ALMINNELIGE INNKJØPSVILKÅR

Transkript

1 ALMINNELIGE INNKJØPSVILKÅR for Narvik kommune

2 Avtalens omfang. Avtalen omfatter Narvik kommune Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder lov om kjøp av 13. mai Ansvar. Leverandør er ansvarlig for at alle leveringer med referanse til denne kontrakt blir levert i overensstemmelse med de vilkår som er beskrevet her. De produkter som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrert e.l. dersom slik godkjenning er pålagt. Medisinsk engangsutstyr skal være registrert i Statens institutt for folkehelse i henhold til forskrifter av 23. juni For kjemikalier skal norske produktdatablader vedlegges kontrakten. Produktene skal være merket på norsk i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser og gjeldende regelverk for dette, jfr. forskrift 453, 505 og SFT s veiledning TA 690. Leverandøren er ansvarlig for at de produkter som tilbys holder de kvalitetskrav som er vanlig i bransjen. Kommersielle betingelser Prisene er basert på: NOK. Tilbud fra leverandøren til andre - gitt etter inngåelse av avtalen og som er gunstigere enn inngåtte avtale skal automatisk gjelde for kommunen. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte v4.7 som omfattes av avtalen. Dersom prisene på avtaleproduktet faller i perioden skal de nye prisene omgående gjøres gjeldende for kommunen. Prisendringer De avtalte prisene er faste, og gjelder for ett år fra avtaletidspunktet. Deretter kan prisene justeres med 80% av endringene i konsumprisindeksen. Ved eventuell forlengelse av avtalen, benyttes samme justeringsprinsipp Ved kurskappresisering ut over +/- 5% kan partene forlange forhandlinger om justering av prisene for den valutaavhengige andel av prisgrunnlaget. Utgangspunktet skal være gjennomsnittlig salgskurs for Norges Bank for den måned tilbudet er gitt, sammenliknet med gjennomsnittskurs for de tre siste måneder før anmodning om prisjustering sendes. Prisen er basert på valuta: (fylles ut av Kursen på avtaletidspunktet: (fylles ut av Andel av prisen i utenlandsk valuta er: (fylles ut av. Tilbyder må oppgi kursforholdet norske kroner mot tilbyders oppgjørsvaluta på tilbudsdagen. Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som virker inn på prisene, endres denne tilsvarende fra det tidspunkt endringen trer i kraft. Underretning om endringen skal være skriftlig. Forslag om prisendringer vil være gjenstand for forhandlinger. Prisøkning må kunne dokumenteres. Dersom leverandørens produkter får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlige sammenlignbare produkter fra andre leverandører er dette grunnlag for oppsigelse av avtalen. Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før kommunen v/innkjøpssjef har godkjent prisendringen. Etter at kommunen skriftlig har godkjent prisendringen er prisene faste i 12 måneder. Leverandøren plikter å distribuere de nye prislistene til virksomheter som omfattes av rammekontrakten. Kommunen skal ha innsynsrett i leverandørens kalkyler og regnskaper for å kontrollere at avtalte priser og betingelser overholdes. Leverandøren skal, som ledd i kontrollen, oversende sin innkjøpsfaktura på den leveransen som kommunen til enhver tid ønsker å kontrollere. Eventuell kontroll vil bli gjennomført av intern eller ekstern revisor. 5. Betalingsbetingelser - fakturering 8. Leveringsbetingelser Side 2 av 5

3 Forskudd vil ikke bli utbetalt. Betalingsbetingelsene er: Fri faktureringsmåned +30 dager. Månedlig samlefaktura til den enkelte virksomhet, dersom denne ønsker det. Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra kommunen skyldes mangelfull, eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel, følgebrev, faktura etc. fra leverandøren eller kvalitetssvikt i leveransen. Gebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke såfremt det ikke er avtalt på forhånd. For å sikre rettidig betaling, må kommunen ha mottatt og godkjent leveringen og ha faktura i hende senest fire dager etter fakturadato. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente til Lov om renter ved forsinket betaling med mer av 17 desember Morarentesatsen i henhold til denne lov er for tiden 12%. Fakturaen skal referere til ordrenummer, eller rekvisisjons nummer gitt av kommunen. Videre skal det alltid oppgis navn på den som har bestilt varen og hvor den ble levert. Leverandøren skal i tillegg alltid referere til det avtalenummer som er angitt på kontraktens første side ved fakturering. Betaling innebærer ingen godkjenning av leveransen. Bestillingsprosedyrer Alle bestillinger skal være skriftlig fra det enkelte innkjøpspunkt. Alle bestillinger skal spesifisere, produkt, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted. Alle avtalenummer skal alltid være påført bestillingen. Alle bestillinger skal omgående bekreftes av leverandør dersom leveringstiden blir lengre enn avtalt leveringstid. Bekreftelsen skal inneholde spesifikasjon av produkt, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted. Eiendomsrett. Utstyr som leveres etter denne avtale blir kommunens eiendomsrett fra og med betalingstidspunktet Leveringsbetingelsene er fritt levert den enkelte enhet, dvs. franko/ddp i henhold til incoterms Kjøperen er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har kjøperen rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. Leverandøren forplikter seg til å emballere alle forsendelser på en betryggende og forsvarlig måte. Samt å fjerne emballasjen med mindre annet blir avtalt. Hvis ønskelig kan det kreves at leverandør skal spesifisere avfallsdestruksjon av emballasje og produkt Følgeseddel skal følge med hver forsendelse. Den skal inneholde følgende: - leverandørens navn og adresse - leverandørens varebeskrivelse og antall - mottakerens bestillingsnummer og navn, hvis anført - mottakerens vareadresse - mottakerens artikkelnummer, hvis anført - antall kolli - dato for ekspedering - signatur for ansvarlig ekspeditør - dokumentene skal være skrevet på norsk dersom ikke annet er avtalt. Leveringstid Hvis annet ikke er fastsatt gjelder misligholdelsesreglene (forsinkelse, mangler og ansvar) i lov om kjøp av 13 mai 1988, nr 127. Leveringstidspunkt/tid avtalt mellom leverandør og mottaker er bindende. Leveringstid for de produkter denne avtalen dekker er: (fylles ut av arbeidsdager etter mottatt bestilling, dersom ikke annet er avtalt. Ved hastebestilling, påfølgende arbeidsdag etter bestilling, forutsatt mottatt bestilling før kl. (fylles ut av Eventuell restlevering skal finne sted senest en uke etter hovedlevering. Tidspunkt for restlevering skal gis ved ordrebekreftelse. 9.3 Dersom leverandøren ikke greier å overholde avtalt leveringstid skal mottaker uten opphold bli informert. for produktet ved løpende tilvirkning for alminnelig salg. Denne garanti omfatter bare feil som oppstår ved riktig lagring og bruk av materiellet og som ikke skyldes normalslitasje. Side 3 av 5

4 Leverandøren er forpliktet til å lagerføre de produkter som avtalen gjelder. Ved vareknapphet skal leverandøren gi kommunen høyeste prioritet. Må varene kjøpes fra annet sted kan den kontraktsfestede leverandør bli gjort økonomisk ansvarlig. Etter nærmere avtale med den enkelte virksomhet, skal leverandøren kunne opprette sikkerhetslager for varer der det er hensiktsmessig. Dette skal skje uten omkostninger for kommunen hvis ikke helt spesielle forhold foreligger. Leverandøren kan henvise til annen leverandør hvor den enkelte enhet skal plassere ordren inntil den valgte leverandør igjen er leveringsdyktig. Avtalte betingelser vil da gjelde. Forsinkelse, feil, og mangler/force Majeure. Ved forsinkelser i leveranser ut over de kontraktsfestede leveringsfrister, som ikke skyldes force majeure eller andre forhold godkjent av kommunen, vil det bli gjort krav om konvensjonalbot Konvensjonalbotens størrelse beregnes til 5,0 promille av verdien av den forsinkede del av leveransen pr. hverdag forsinkelsen vedvarer, dog begrenset oppad til den høyeste verdi av henholdsvis 20% av totalverdien av den forsinkede del av leveransen. Kommunens krav om konvensjonalbot vil bli gjort Gjeldende uten noen dokumentasjon av økonomisk tap e Leverandøren kan påberope seg force majeure hvis det viser seg at de ikke er i stand til å foreta rettidig levering. Leverandøren skal da godtgjøre at denne forsinkelsen er forårsaket av forhold utenfor leverandørens kontroll, som de ikke har hatt muligheter til å forhindre eller burde med rimelighet ha sett på det tidspunkt da kontrakten ble inngått. Dersom ikke annet er avtalt i bestillingen påtar leverandøren seg, i de første 12 måneder etter at leveransen er mottatt, ansvar for feil og mangler som måtte påvises ved det materiellet som leveransen omfatter. Leverandøren skal i denne garantitid snarest mulig og for egen regning bytte ut defekte deler eller reparere materiellet slik at de leverte gjenstander er uten feil og mangler av noe slag. Nevnte garantitid skal likevel ikke være kortere enn den som er vanlig Produktopplysning/samarbeid. Leverandøren skal ta kontakt med aktuelle virksomheter som omfattes av avtalen for å gi de nødvendige produktopplysninger og informasjon om leveringsforhold. Dette skal inkludere varekatalog og oppdatering av denne For deler som skiftes ut eller reparert i henhold til punkt 10.1 påtar leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiell regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftningen er foretatt. Leverandørens ansvar etter dette punkt skal dog ikke vare ut over 24 måneder etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. Manglende leveringer fra underleverandør fritar ikke leverandøren for det ovennevnte ansvar med mindre den manglende levering skyldes force majeure hos underleverandøren. Manglende leveringer eller forsinkelse fra underleverandør, som ikke er force majeure eller forhold godkjent av kommunen i henhold til denne artikkel begrenser ikke leverandørens ansvar i henhold til punkt 9 - leveringstid. For forståelsen av force majeure legges norsk rettspraksis til grunn. Reklamasjon Leverandøren er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Hvis en leveranse eller deler derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan kjøperen tilbakevise eller vrake den eller deler av den. Avviste varer skal byttes omgående for leverandørens regning. Kjøperens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har pådratt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra kjøpers side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter. Leverandøren tar det totale ansvaret for de skader et levert produkt eventuelt skulle forårsake på kommunens utstyr. Retur av varer Kommunen har rett til å returnere ubrukte varer for Kreditt forutsatt at varene er i originalemballasje og forøvrig i fullgod stand og salgbar. I tilfeller av feillevering plikter mottaker å rapportere dette til leverandøren umiddelbart. Leverandøren plikter å levere erstatningsutstyr uten ekstra kostnad. Returen krediteres med den pris som ble betalt for varen. Oppsigelse Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 6 måneder. Ved vesentlig misligholdelse av avtalen kan denne Sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Side 4 av 5

5 På forespørsel skal leverandør levere Produktopplysninger (produktblad) for alle produkter. Ellers gjelder lov av 11. juni 1976 om produktkontroll. Leverandøren skal i nødvendig grad utføre brukeropplæring på egnet sted for å sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene, uten ekstra kostnad for kommunen. Kommunen forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter i avtaleperioden, også fra andre leverandører dersom dette anses nødvendig. Kvalitet Leverandør skal ha tilfredsstillende kvalitetssikringssystem tilpasset kjøpets art. Leverandøren skal sørge for at produktet/varen er forskriftsmessig merket i henhold til standard i bransjen. Kjøper har til enhver tid rett til å foreta undersøkelser hos leverandør og eventuelle underleverandører for å sikre seg om at sikringssystemet fungerer. Statistikk På forespørsel skal leverandøren, uten omkostninger for kommunen, utarbeide leveringsstatistikk for den enkelte virksomhet etter avtale. Kjøpegruppen skal også kunne få dette for alle virksomheter samlet. Statistikken må inneholde opplysninger om levert mengde, forbruk i kroner og eventuelle andre aktuelle opplysninger per enhet. Mislighold Mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til heving av kontrakten uten kostnad. Foruten leveringsforsinkelse og mangler ved avtaleproduktene, skal det også regnes som mislighold at leverandørens service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. Det samme gjelder manglende godkjenning av dokumenterte krav om prisendring henhold til punkt 3 og 4. I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. De samme misligholdsbeføyelser kan også gjøres av den enkelte bruker, uavhengig av tiltak fra kommunen sentralt Med vesentlig mislighold menes: Dersom leverandøren fakturerer til andre priser enn det som er avtalt, eller hvis leverandørens produkter og servicetilbud er av en vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. Forøvrig kan avtalen sies opp ved prisendringer jfr. punkt 3.3. Om det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. Prøvetid Så lenge ikke annet er avtalt, blir de første seks Måneder å betrakte som en prøvetid sett fra kommunens side. Dette gjelder så vel kvalitet, bruksegenskaper, levering av og leverandørens kontakt/oppfølging hos kjøper. Lov og tvister Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten løses definitivt ved voldgift. At en tvist er brakt til avgjørelse ved voldgift fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle forpliktelser ifølge avtalen. Hvis ikke annet avtales, skal voldgiftsretten bestå av 3 medlemmer, hvorav hver av partene oppnevner et medlem og et i fellesskap. Oppnås ikke enighet om valget, oppnevnes det tredje medlemmet av fylkesmannen. Verneting er Narvik byrett. Alle avvik/endringer i denne avtalen må foreligge i skriftlig form og undertegnet av partene for å være gyldig. Reklame/offentliggjørelse Leverandøren skal ikke sende ut offentlig meddelelse eller offentliggjøre noe av innholdet i denne kontrakt, med mindre kommunen v/innkjøpssjef har godkjent formuleringen av det som ønskes utsendt. Side 5 av 5