Øksnes kommune KONKURRANSEGRUNNLAG

Transkript

1 Øksnes kommune KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Annonsering

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Innledning Presentasjon Om anskaffelsen Omfang: Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre og kunngjøring Opplysningsplikt Offentlighet Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Habilitet Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Generelt om tilbudet Kontraktsbestemmelser Tilleggsopplysninger - oppdragsgivers kontaktperson Avtalens varighet Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist Språk Tilbudsutforming Kostnader Forbehold Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Komplett tilbud skal bestå av Kvalifikasjonskrav og krav til tjenesten og leverandøren Generelt om kvalifikasjonskrav Mangelfull dokumentasjon Tjenestens innhold Bestilling Samarbeid Referanser

3 4.7. Statistikk Implementering av ny avtale/leverandør Oppsigelse og heving av avtalen Ansvar Volum, priser og betingelser Volum Prisene Betalingsbetingelser Oppdragsgiverens behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvising av leverandører Avvising av tilbud Obligatoriske avvisingsgrunner Valgfrie avvisingsgrunner Avklaring Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Avgjørelsen av konkurransen Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Beskrivelse av tildelingskriteriene Innstilling på kontraktstildeling Vedlegg

4 1. Innledning 1.1. Presentasjon. Øksnes kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med ønsket avtale om annonseringstjenester Om anskaffelsen Omfang: Avtalen skal gjelde for Øksnes kommune, Øksnes Havnevesen KF og Øksnes menighetsråd. Muligheten for å kunne benytte seg av avtalen skal gjelde tilsvarende også for eventuelle KF, legater eller kommunalt eide AS som opprettes i avtaleperioden. Kontakt mellom oppdragsgiver og leverandør(er) Oppdragsgiver ønsker èn kontaktperson for bestilling av annonser/formidling mv. Kravspesifikasjon: Innrykk i Bladet Vesterålen Publisering av kunngjøringer, ledige stillinger etc. på annonseplass Fargeannonse Samordning av annonser i ramme/rammer Annonsering på fast ukedag, samt annen ukedag ved behov Øksnes kommune ønsker en dedikert plass for sine samordningsannonser så langt dette lar seg teknisk løse Fast profilering (topp og bunn) Fast kontaktperson Korrekturtjeneste Det ønskes pris på: Setting av annonse Resetting av annonse der deler av opprinnelig annonse skal formidles til annen avis/tidskrift. Formidling av annonse Til annen avis/tidskrift/samkjøring for oppdragsgivers regning. Til nettsted (jobbnorge.no / zett.no / finn.no / nav.no etc.) for oppdragsgivers regning. Innrykk av annonse Antatt årlig annonsevolum: Annonsevolumet for deltakerne samlet er anslått til 0,5 mill NOK pr år eks. mva. Annonsevolum er angitt ut fra Øksnes kommunes, Øksnes Havnevesen KF og Øksnes menighetsråd antatte behov. Det gis ingen garantier for det oppgitte estimerte årlige volum

5 2. Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 2.1. Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlig e anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 07.april For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Loven med forskrifter finnes på Anskaffelsesprosedyre og kunngjøring Anskaffelsesprosedyren er en åpen anbudskonkurranse, utlyst I databasene DOFFIN og TED Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet. hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 pkt V nr 12 gitt i medhold av offentlighetsloven. Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Tilbudene vil ikke bli returnert

6 2.9. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 3. Generelt om tilbudet 3.1. Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte innkjøpsvilkår, jf. Konkurransegrunnlagets vedlegg Tilleggsopplysninger - oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos; Navn: Øksnes kommune Kommunetorget v/linda Rasmussen Postadr: Postboks MYRE E-post: linda.rasmussen@oksnes. kommune. no Telefon Telefaks Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: "Spørsmål til konkurranse om annonseringstjenester" 3.3. Avtalens varighet Rammeavtalen har en avtaleperiode på 2 år. Avtalen kan prolongeres med 1+1 år. Dvs. at avtaleperioden kan vare i inntil 4 år. Avtaleperioden antas å starte Rammeavtalen er bindende og gjelder for Øksnes kommune, Øksnes Havnevesen KF og Øksnes menighetsråd. Muligheten for å kunne benytte seg av avtalen skal gjelde tilsvarende også for eventuelle KF, legater eller kommunalt eide AS som opprettes i avtaleperioden - 6 -

7 3.4. Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal være merket: " Tilbud på annonseringstjenester til Øksnes kommune" 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 4. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post 5. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer 6. Tilbudet skal i tillegg leveres på cd eller minnepenn 7. Sladding av bedriftssensitiv informasjon a. Det bes om at leverandøren i tillegg til det ordinære tilbudet på papir og elektronisk form, leverer en elektronisk utgave av tilbudet (cd eller minnepenn) som er sladdet for det leverandøren påberoper som bedriftssensitiv informasjon. Sammen med denne utgaven skal det punktvis, i eget vedlegg, gjøres rede for nødvendigheten av sladding av spesifikk tekst Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jfr pkt 3.9, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Øksnes kommune Postboks MYRE Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i tre måneder regnet fra tilbudsfrist Språk Alle dokumenter eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk Tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er angitt i konkurransegrunnlaget, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder Kostnader Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Leverandøren skal henvise til de eventuelle punkter i konkurransegrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens det får dersom kommunen ikke kan akseptere forbeholdet

8 Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget må dette komme fram. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Komplett tilbud skal bestå av a) Skatteattester for merverdiavgift b) Skatteattest for annen skatt c) HMS- erklæring d) Foretakets siste årsberetning m.m årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysundregisteret, inkl. revisors vurdering) e) Referanser f) Leverandørens gjennomføringsevne Manglende dokumentasjon er avvisningsgrunn. 4. Kvalifikasjonskrav og krav til tjenesten og leverandøren 4.1. Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak Mangelfull dokumentasjon Dersom forespurt dokumentasjon om kvalifikasjonskravene ikke er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister, og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd

9 For nærmere informasjon mht. avvisning se punkt 7.3 og 7.4 Avvisningsgrunner Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt Tjenestens innhold Avtalen skal i prinsippet omfatte all annonsering. Oppdragsgiver skal sende annonsens innhold, fortrinnsvis elektronisk, til mediabyrået. De øvrige oppgavene skal utføres av annonseformidlingsbyrået. Medieformidling Leverandøren skal utføre lay-out/sats i henhold de profiler man blir enig om og besørge innrykk, samt kontrollere innrykk/gjengivelse. Leverandøren skal også besørge eventuelle reklamasjoner. Fakturering De forskjellige mediene skal sende fakturaene direkte til mediebyrået. Mediebyrået fakturerer til hver enkelt bruker av avtalen. Opplæring av brukere Leverandøren skal gi brukerne av avtalen profesjonell mediaveiledning. Vi ønsker at opplæring og informasjon til brukerne skal kunne gjennomføres både som kurs og som skriftlig og elektronisk informasjon. I tilbudet bør leverandøren beskrive et opplegg for informasjon/opplæring av brukerne. Fremforhandling av rabattavtaler Leverandøren skal i samarbeid med oppdragsgiver forhandle med aviser og tidsskrifter om rabatter på annonser. Oppdragsgiver ønsker også å annonsere på internett. Det bør fremkomme av tilbudet hvordan leverandøren vil anbefale at dette gjennomføres Bestilling Bestilling av annonseformidling vil skje direkte fra den enkelte bruker. All kommunikasjon skal kunne skje elektronisk. Kommunen, menighetsrådet og havnevesenet har egne grafiske profiler som skal benyttes ved all annonsering. Leverandøren skal sørge for at alle annonser skjer i henhold til disse malene. Det må fremkomme av tilbudet hvor lang tid før innrykk våre brukere må sende annonsen inn til leverandøren Samarbeid Leverandøren skal på henvendelse gi råd om valg av medier for de enkelte annonser. På henvendelse skal leverandøren foreslå mediavalg ut fra den mest kostnadseffektive annonseringsmåte. Leverandøren skal på eget initiativ også komme med forslag til eventuelle forbedringer av annonsene Referanser Leverandøren skal sette opp en referanseliste i tilbudet. Vi ønsker fortrinnsvis store konsern eller store offentlige virksomheter med mange brukere som leverandøren har fast avtale med som referanser. Listen skal inneholde opplysninger om kontaktperson og telefonnummer

10 4.7. Statistikk Leverandøren skal to ganger i året, pr og pr , uoppfordret sende Øksnes kommune en spesifisert oversikt over annonsemengde samlet og fordelt på annonsør og annonsemedium, for den enkelte deltaker Implementering av ny avtale/leverandør Etter at avtale er inngått må den nye avtalen implementeres hos alle brukerne. Dette må være et samarbeid mellom Øksnes kommune og den valgte leverandør. Leverandørene skal beskrive hvilke tiltak de kan iverksette for å gjøre avtalene kjent ute hos brukerne Oppsigelse og heving av avtalen Ved mislighold kan begge parter si opp avtalen med tre måneders varsel. Avtalen kan heves med øyeblikkelig virkning dersom leverandøren innstiller sin virksomhet. 5. Ansvar Leverandøren påtar seg ansvar for feil på annonsemateriell som er produsert og korrekturlest av leverandøren, og for at innrykk skjer i henhold til annonsørens spesifikasjoner. Leverandøren er ikke ansvarlig for feil i manus. Dersom det oppstår forhold som gjør at annonsene ikke kan innrykkes i henhold til annonsørens ønsker, skal annonsøren umiddelbart underrettes. Leverandøren har ansvar for at alle annonser blir rettidig betalt til media. Leverandøren har ansvar for at annonsene ikke er i strid med gjeldene lov. 6. Volum, priser og betingelser 6.1. Volum Annonsevolumet for deltakerne samlet er anslått til 0,5 mill NOK pr år eks. mva. Volumet er estimert ut ifra statistikk for samme kjøpergruppe korrigert for de endringer vi kjenner til. Volumet må derfor betraktes som anslag og er ikke bindende Prisene Prisene skal oppgis eksklusive mva. Alle priser som vil påløpe ved annonseformidlingen og de tjenester som vi forespør i dette konkurransegrunnlaget, skal fremkomme av tilbudet. Det kreves at leverandørens tilbudte priser og rabattsatser står fast i ett år. Ved eventuelle prisendringer etter dette skal leverandøren dokumentere nødvendigheten av prisøkningen, og at prisene fortsatt er i tråd med den opprinnelige prismodellen Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er "fri leveringsmåned + 30 dager"

11 7. Oppdragsgiverens behandling av tilbudene 7.1. Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted kl Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen Avvising av leverandører Oppdragsgiveren har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS - erklæring innen de angitte fristene, og de leverandørene som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiveren kan i tillegg avvise leverandører av andre årsaker Avvising av tilbud Obligatoriske avvisingsgrunner Oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet når det: a) ikke er levert innen fastsatte frister b) ikke er levert i samsvar med pkt 3.7 nr. 1 og 3 c) Ellers ikke er i overensstemmelse med FOA (1) Valgfrie avvisingsgrunner Oppdragsgiveren kan avvise tilbudet når det: 7.5. Avklaring a) Inneholder ubetydelige avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter el. b) På grunn av forhold nevnt i a) kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. c) virker unormalt lavt i forhold til produktet som tilbys d) ikke er undertegnet Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a) klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist

12 b) når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt. c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram 7.6. Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 8. Avgjørelsen av konkurransen 8.1. Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende vektede kriterier: 1. Pris 50 % 2. Service og oppfølging 35 % 3. Referanser 15 % 8.3. Beskrivelse av tildelingskriteriene Pris I tillegg til at det blir lagt vekt på prisene på de forskjellige tjenestene, vil det også bli lagt vekt på at leverandøren har kostnadseffektive systemer for bl.a. fakturering. Deltakernes administrasjonskostnader ved gjennomføring og bruk av avtalen vil bli vektlagt. Service og oppfølging I pkt. 4 "Krav til tjenesten og leverandøren" i dette konkurransegrunnlaget har vi satt opp en del krav som vi vil at leverandørene skal tilfredsstille på en best mulig måte. Ved valg av leverandør vil vi legge vekt på i hvor stor grad de forskjellige leverandørene tilfredsstiller våre krav. Leverandørens produksjons-/bestillingstid vil bli tillagt vekt. Referanser Oppdragsgiver kan ta kontakt med referanser som leverandøren oppgir i tilbudet og benytte deres vurderinger av leverandøren ved evalueringen

13 8.4. Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig senest 10 dg før kontrakt inngås. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget

14 9. Vedlegg Vedlegg 1 Alminnelige innkjøpsvilkår 1. Avtalens omfang Avtalen gjelder for Øksnes kommune, Øksnes Havne vesen KF og Øksnes menighetsråd Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder "lov om kjøp" av 13. mai Ansvar Leverandør er ansvarlig for at alle leveringer med referanse til denne kontrakt blir levert i overensstemmelse med de vilkår som er beskrevet her De produkter som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrert e.l. dersom slik godkjenning er pålagt Medisinsk engangsutstyr skal være registrert i Statens institutt for folkehelse i henhold til forskrifter av 23. jm For kjemikalier skal norske produktdatablader vedlegges kontrakten. Produktene skal være merket på norsk i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser og gjeldende regelverk for dette, jfr. forskrift 453, 505 og SFT's veiledning TA Leverandøren er ansvarlig for at de produkter som tilby: 4.5 holder de kvalitetskrav som er vanlig i bransjen. 3. Kommersielle betingelser 3.1. Prisene er basert på: NOK Tilbud fra leverandøren til andre - gitt etter inngåelse av avtalen og som er gunstigere enn inngåtte avtale skal automatisk gjelde for kommunen. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte 4. Prisendringer 4.1. De avtalte prisene er faste, og gjelder for 2 år fra avtaletidspunktet. Deretter kan prisene justeres med 80% av endringene i konsumprisindeksen. Ved eventuell forlengelse av avtalen, benyttes samme justeringsprinsipp Ved kurskappresisering ut over +/- 5% kan partene forlange forhandlinger om justering av prisene for den valutaavhengige andel av prisgrunnlaget.utgangspunktet skal være gjennomsnittlig salgskurs for Norges Bank for den måned tilbudet er gitt, sammenliknet med gjennomsnittskurs for de tre siste måneder før anmodning om prisjustering sendes. Prisen er basert på valuta: NOK (fylles ut av leverandøren). Kursen på avtaletidspunktet: (fylles ut av Ieverandøren) Andel av prisen i utenlandsk valuta er: (fylles ut av leverandøren) Tilbyder må oppgi kursforholdet norske kroner mot tilbyders oppgjørsvaluta på tilbudsdagen Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som virker inn på prisene, endres denne tilsvarende fra det tidspunkt endringen trer i kraft. Underretning om endringen skal være skriftlig Forslag om prisendringer vil være gjenstand for forhandlinger. Prisøkning må kunne dokumenteres. Dersom leverandørens produkter tar en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlige sammenlignbare produkter fra andre leverandører er dette grunnlag for oppsigelse av avtalen Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før kommunen v/innkjøpssjef har godkjent prisendringen Etter at kommunen skriftlig har godkjent prisendringen er prisene faste i 12 måneder. Leverandøren plikter å distribuere de nye prislistene til virksomheter som omfattes av rammekontrakten.som omfattes av avtalen. Dersom prisene på avtaleproduktet faller i perioden skal de nye prisene omgående gjøres gjeldende for kommunen

15 5. Betalingsbetingelser fakturering 5.1. Forskudd vil ikke bli utbetalt Betalingsbetingelsene er: Fri faktureringsmåned +30 dager. Månedlig samlefaktura til den enkelte virksomhet, dersom denne ønsker det Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra kommunen skyldes mangelfull, eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel, følgebrev, faktura etc. fra leverandøren eller kvalitetssvikt i leveransen. Gebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke såfremt det ikke er avtalt på forhånd For å sikre rettidig betaling, må kommunen ha mottatt og godkjent leveringen og ha faktura i hende senest fire dager etter fakturadato. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente til "Lov om renter ved forsinket betaling med mer" av 17 desember Morarentesatsen i henhold til denne lov er for tiden 12,75% Fakturaen skal referere til ordrenummer, eller rekvisisjons nummer gitt av kommunen. Videre skal det alltid oppgis navn på den som har bestilt varen og hvor den ble levert. Leverandøren skal i tillegg alltid referere til det avtalenummer som er angitt på kontraktens første side ved fakturering Betaling innebærer ingen godkjenning av leveransen. 6. Bestillingsprosedyrer 6.1. Alle bestillinger skal være skriftlig fra det enkelte innkjøpspunkt Alle bestillinger skal spesifisere, produkt, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted Alle avtalenummer skal alltid være påført bestillingen Alle bestillinger skal omgående bekreftes av leverandør dersom leveringstiden blir lengre enn avtalt leveringstid. Bekreftelsen skal inneholde spesifikasjon av produkt, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted. 7. Eiendomsrett Utstyr som leveres etter denne avtale blir kommunens eiendomsrett fra og med betalingstidspunktet. 8. Leveringsbetingelser 8.1. Leveringsbetingelsene er fritt levert den enkelte enhet dvs. franko/ddp i henhold til incoterms Kjøperen er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har kjøperen rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette Leverandøren forplikter seg til å emballere alle forsendelser på en betryggende og forsvarlig måte. Samt å fjerne emballasjen med mindre annet blir avtalt Hvis ønskelig kan det kreves at leverandør skal spesifisere avfallsdestruksjon av emballasje og produkt 8.5. Følgeseddel skal følge med hver forsendelse. Den skal inneholde følgende: Leverandørens navn og adresse Leverandørens varebeskrivelse og antall Mottakerens bestillingsnummer og navn, hvis anført Mottakerens vareadresse Mottakerens artikkelnummer, hvis anført Antall kolli Dato for ekspedering

16 Signatur for ansvarlig ekspeditør Dokumentene skal være skrevet på norsk dersom ikke annet er avtalt. 9. Leveringstid 9.1. Hvis annet ikke er fastsatt gjelder misligholdelses reglene (forsinkelse, mangler og ansvar) i lov om kjøp av 13 mai 1988, nr Leveringstidspunkt/tid avtalt mellom leverandør og mottaker er bindende. Leveringstid for de produkter denne avtalen dekker e(fylles ut av leverandøren) arbeidsdager etter mottatt bestilling, de1 annet er avtalt. Ved hastebestilling, påfølgende arbeidsdag etter bestilling, forutsatt mottatt bestilling før kl- (fylles ut av leverandøren) Eventuell restlevering skal finne sted senest en uke etter hovedlevering. Tidspunkt for restlevering skal gis ved ordrebekreftelse Dersom leverandøren ikke greier å overholde avtalt leveringstid skal mottaker uten opphold bli informert Leverandøren er forpliktet til å lagerføre de produkter som avtalen gjelder. Ved vareknapphet skal leverandøren gi kommunen høyeste prioritet. Må varene kjøpes fra annet sted kan den kontraktsfestede leverandør bli gjort økonomisk ansvarlig. Etter nærmere avtale med den enkelte virksomhet, skal leverandøren kunne opprette sikkerhetslager for varer der det er hensiktsmessig. Dette skal skje uten omkostninger for kommunen hvis ikke helt spesielle forhold foreligger Leverandøren kan henvise til annen leverandør hvor den enkelte enhet skal plassere ordren inntil den valgte leverandør igjen er leveringsdyktig. Avtalte betingelser vil da gjelde. 10. Forsinkelse, feil, og mangler/force Majeure Ved forsinkelser i leveranser ut over de kontraktsfestede leveringsfrister, som ikke skyldes force majeure eller andre forhold godkjent av kommunen, vil det bli gjort krav om konvensjonalbot Konvensjonalbotens størrelse beregnes til 5,0 promille av verdien av den forsinkede del av leveransen pr. hverdag forsinkelsen vedvarer, dog begrenset oppad til den høyeste verdi av henholdsvis 20% av totalverdien av den forsinkede del av leveransen Kommunens krav om konvensjonalbot vil bli gjort Gjeldende uten noen dokumentasjon av økonomisk tap Leverandøren kan påberope seg force majeure hvis det viser seg at de ikke er i stand til å foreta rettidig levering. Leverandøren skal da godtgjøre at denne forsinkelsen er forårsaket av forhold utenfor leverandørens kontroll, som de ikke har hatt muligheter til å forhindre eller burde med rimelighet ha sett på det tidspunkt da kontrakten ble inngått Dersom ikke annet er avtalt i bestillingen påtar leverandøren seg, i de første 12 måneder etter at leveransen er mottatt, ansvar for feil og mangler som måtte påvises ved det materiellet som leveransen omfatter. Leverandøren skal i denne garantitid snarest mulig og for egen regning bytte ut defekte deler eller reparere materiellet slik at de leverte gjenstander er uten feil og mangler av noe slag. Nevnte garantitid skal likevel ikke være kortere enn den som er vanlig for produktet ved løpende tilvirkning for alminnelig salg. Denne garanti omfatter bare feil som oppstår ved riktig lagring og bruk av materiellet og som ikke skyldes normalslitasje For deler som skiftes ut eller reparert i henhold til punkt I 0.1 påtar leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiell regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftningen er foretatt. Leverandørens ansvar etter dette punkt skal dog ikke vare ut over 24 måneder etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del Manglende leveringer fra underleverandør fritar ikke leverandøren for det ovennevnte ansvar med mindre den manglende levering skyldes force majeure hos underleverandøren Manglende leveringer eller forsinkelse fra underleverandør, som ikke er force majeure eller forhold godkjent av kommunen i henhold til denne artikkel begrenser ikke leverandørens ansvar i henhold til punkt 9 - leveringstid.

17 10.9. For forståelsen av force majeure legges norsk rettspraksis til grunn. 11. Reklamasjon Leverandøren er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Hvis en leveranse eller deler derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan kjøperen tilbakevise eller vrake den eller deler av den. Avviste varer skal byttes omgående for leverandørens regning. Kjøperens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har pådratt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra kjøpers side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter Leverandøren tar det totale ansvaret for de skader et levert produkt eventuelt skulle forårsake på kommunens utstyr. 12. Retur av varer Kommunen har rett til å returnere ubrukte varer for Kreditt forutsatt at varene er i originalemballasje og forøvrig i fullgod stand og salgbar. I tilfeller av feillevering plikter mottaker å rapportere dette til leverandøren umiddelbart. Leverandøren plikter å levere erstatningsutstyr uten ekstra kostnad. Returen krediteres med den pris som ble betalt for varen. 13. Produktopplysning/samarbeid Leverandøren skal ta kontakt med aktuelle virksomheter som omfattes av avtalen for å gi de nødvendige produktopplysninger og informasjon om leveringsforhold. Dette skal inkludere varekatalog og oppdatering av denne. På forespørsel skal leverandør levere Produktopplysninger (produktblad) for alle produkter. Ellers gjelder lov av 11.juni 1976 om produktkontroll Leverandøren skal i nødvendig grad utføre brukeropplæring på egnet sted for å sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene, uten ekstra kostnad for kommunen Kommunen forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter i avtaleperioden, også fra andre leverandører dersom dette anses nødvendig. 14. Kvalitet Leverandør skal ha tilfredsstillende kvalitetssikringssystem tilpasset kjøpets art. Leverandøren skal sørge for at produktet/varen er forskriftsmessig merket i henhold til standard i bransjen. Kjøper har til enhver tid rett til å foreta undersøkelser hos leverandør og eventuelle underleverandører for å sikre seg om at sikringssystemet fungerer. 15. Statistikk På forespørsel skal leverandøren, uten omkostninger for kommunen, utarbeide leveringsstatistikk for den enkelte virksomhet etter avtale. Kjøpegruppen skal også kunne få dette for alle virksomheter samlet. Statistikken må inneholde opplysninger om levert mengde, forbruk i kroner og eventuelle andre aktuelle opplysninger per enhet. 16. Mislighold Mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til heving av kontrakten uten kostnad. Foruten leveringsforsinkelse og mangler ved avtaleproduktene, skal det også regnes som mislighold at leverandørens service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. Det samme gjelder manglende godkjenning av dokumenterte krav om prisendring henhold til punkt 3 og 4. I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. De samme misligholdsbeføyelser kan også gjøres av den enkelte bruker, uavhengig av tiltak fra kommunen sentralt. 17. Oppsigelse Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 6 måneder Ved vesentlig misligholdelse av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Med vesentlig mislighold menes: - Dersom leverandøren fakturerer til andre priser enn det som er avtalt, eller hvis leverandørens produkter og servicetilbud er av en vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. Forøvrig kan avtalen sies opp ved prisendringer jfr. punkt 3.3.

18 17.3. Om det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. 18. Prøvetid Så lenge ikke annet er avtalt, blir de første seks måneder å betrakte som en prøvetid sett fra kommunens side. Dette gjelder så vel kvalitet, bruksegenskaper, levering av og leverandørens kontakt/oppfølging hos kjøper. 19. Lov og tvister Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten løses definitivt ved voldgift. At en tvist er brakt til avgjørelse ved voldgift fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle forpliktelser ifølge avtalen Hvis ikke annet avtales, skal voldgiftsretten bestå av 3 medlemmer, hvorav hver av partene oppnevner et medlem og et i fellesskap. Oppnås ikke enighet om valget, oppnevnes det tredje medlemmet av fylkesmannen. Verneting er Narvik byrett Alle avvik/endringer i denne avtalen må foreligge i skriftlig form og undertegnet av partene for å være gyldig. 20. Reklame/offentliggjørelse Leverandøren skal ikke sende ut offentlig meddelelse eller offentliggjøre noe av innholdet i denne kontrakt, med mindre kommunen v/innkjøpssjef har godkjent formuleringen av det som ønskes utsendt.