Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Gulen kontrollutval Møtested: Gulen kommunehus, rådsalen Dato: Tid: Kl. 10:15 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, revisor i sak 03/17 Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: mobil: Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/17 Skriv og meldingar 03/17 Revisor sin eigenvurdering av uavhengigheit for /17 Årsmelding Gulen kontrollutval 05/17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Med helsing Margrethe Thune Trædal Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 01/17 Gulen kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 02/17 Gulen kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Åpenheitsrapport KRYSS Revisjon Møtereferat Omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane Referat frå møte i styringsgruppa : Eventuell omorgansiering av den interkommunale revisjon i Sogn og Fjordane KRYSS Revisjon: Rådmannen sitt tilsyn i høve risiko for misleghald i kommunen KOM-096/16 Handlings- og økonomiplan med budsjett for 2017, handsama Fylkesmannen: Tilsyn med Gulen kommune - Eivindvik og Brekke skule Skatteoppkrevjaren i Gulen kommune - Årsrapport for 2016 med vedlegg Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert teke til vitande.

4 Fra: Terje Førde Sendt: 30. november :35 Til: Arnar Helgheim; Audhild Ragni Vie Alme Emne: Åpenheitsrapport KRYSS Revisjon Vedlegg: Åpenheitsrapport 2015 KRYSS Revisjon, handsama Samstyret , signert.pdf Vedlagt følgjer vår Åpenheitsrapport for 2015, handsama/signert versjon, til orientering til kontrollutvala i eigarkommunane av KRYSS Revisjon. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31 Fra: Terje Førde Sendt: 10. januar :45 Til: Reidun Halland; Gulen Postmottak Kopi: Hallvard Oppedal; Sekom postmottak; Asgeir Tveit Emne: Rådmannen sitt tilsyn i høve risiko for misleghald i kommunen Vedlegg: Gulen, Rådmannen tilsyn risiko misleghald, pdf Hei. Vedlagt følgjer vårt årlege skriv til rådmannen om rådmannen sine vurderingar kring rådmannen sitt interne tilsyn i høve risiko for misleghald, m.v., i kommunen. Skrivet er forankra i internasjonal revisjonsstandard for vårt arbeid. Vi viser til innhaldet i vårt skriv og tør be om tilbakemelding i saka innan Svar kan gjerne sendast attende hit pr. e-post. Vi gjer merksam på at vårt brev er sendt kun elektronisk som vedlegg her; i pdf.format. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

32

33

34 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Reidun K. Halland Arkivsak - Journalpost 16/979-16/9326 Arkivkode FE Dato Saksdokument Handlings- og økonomiplan med budsjett for 2017 Saksnr. utval Utval Møtedato 045/16 Formannskapet /16 Hovudutval for omsorg /16 Hovudutval for oppvekst /16 Hovudutval for plan og utvikling /16 Formannskapet Ungdomsrådet 005/16 Råd for menneske med nedsett funksjonsevne /16 Eldrerådet /16 Arbeidsmiljøutvalet /16 Kommunestyret Behandling i Kommunestyret Nytt fellesframlegg v/arnhild Kjellevold (SP): Som formannskapet sitt framlegg, men med slik endring: 1. a) Nye tiltak finansierte over drift Infrastruktur/næringsliv 2.3 Auka tilskot til veglys Barn og unge/kultur 3.5 Utvida prestestilling Sum b) Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering 3 Redusere tiltaket Tilpassing til nasjonale moderasjonssatsar 4 Fjerne tiltaket Flytte"møteplassen" Fjerne tiltaket Redusere tilskot til GMU AS Auke NORM-inntekt Redusere margin Sum c) Desse netto budsjettrammene gjeld i 2017:

35 Rammeområde Budsjettramme (i kr) 1xx Ymse formål * xx Oppvekst xx Omsorg xx Plan og utvikling *inkl. Kyrkjeleg fellesråd kr Nytt framlegg frå Høgre v/ Ivar Eide: Tilleggspunkt, 1. a): 1 Regulere trasè for fv. 57, forprosjekt kr Skogrydding langs veg, organisere kr Samarbeid skule/næringsliv, grunderbedrift kr Byrknes barnehage, forprosjekt i høve utbetring kr Inndekking, 1. b): Lengre avdragstid på lån kr Handsaming og røysting Først vart det røysta over fellesframlegget (mot framlegget frå formannskapet). SP sitt framlegg vart samrøystes vedtatt. Etter dette vart det røysta enkeltvis over framlegga frå Høgre (H) til tilleggspunkt. Punkt 1 vart godkjent. Desse 8 røysta mot: Ingolf Wergeland (Krf), Johnny Langvatn (SP), Hallvard Oppedal (SP), Lars Atle Larsen (SP), Rolf-Daniel Midtun (SP) og Nils Inge Ynnesdal (SP), Odd Harald P. Eide (AP) og Gerd Ingunn Ynnesdal (AP). Punkt 2 fell. Desse 10 røysta for: Alle frå H, Jon Ivar Steine (SP), Arnhild Kjellevold (SP), Kristin M. Byrknes (SP), Lars M. Neverdal (SP) og Bjarte Undertun (V). Punkt 3 fell. Desse 6 røysta for: Alle frå H, og Jon Ivar Steine (SP). Punkt 4 vart samrøystes godkjent. Til slutt vart det røysta over heile budsjettet, som vart samrøystes godkjend. Vedtak KOM sak 096/16 1. a) Desse nye satsingane ligg i økonomiplanen: Nye tiltak finansierte over drift Busetnad/kommunale tenester 1.1 Konsulentkjøp, gjennomføring av omsorgsplan Auka driftsutgifter, omsorgsbustader Dalsøyra Infrastruktur/næringsliv 2.1 Deltaking, Strategisk handlingsplan for kysten Breiband i Nordgulen og Dingja Auka tilskot til veglys Regulere trasèfor fv. 57, forprosjekt Barn og unge/kultur 3.1 Auka driftsutgifter, Brekke barnehage Auka driftsutgifter, Hovden barnehage Auka tilskot til Sogn og Fjordane museum Tilskot til Utkant Utvida prestestilling Byrknes barnehage, forprosjekt i høve utbetring

36 Sum b) Desse innsparingane ligg i økonomiplanen: Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering 1 Reduksjon av avsett ramme til effektiviseringstiltak 2 Innsparing av pott til tiltak etter vernerunde 3 Delvis tilpassing til nasjonale moderasjonssatsar 4 Driftsomlegging sentraladministrasjonen 5 Driftsomlegging oppvekst Driftsomlegging PU Driftsomlegging omsorg etter revidert omsorgsplan 8 Driftsomlegging PLT Legge ned frivilligsentralen Ny inntekt fråhavbruksfond Redusere margin frå1,8% (kr 3, mill.) 12 Auke NORM-inntekt Lengre avdragstid på lån Sum c) Desse netto budsjettrammene gjeld i 2017: Rammeområde Budsjettramme (i kr) 1xx Ymse formål * xx Oppvekst xx Omsorg xx Plan og utvikling *inkl. Kyrkjeleg fellesråd kr Rådmannen får fullmakt til å justere rammene for dei ulike områda i tråd med kommunestyret sitt vedtak. 2. For år 2017 skriv Gulen kommune ut forskotsskatt på inntekt og formue med dei maksimaltakstar som vert fastsett av Stortinget. 3. Ved heimel i eigedomsskattelova 2 og 3 vert i 2017 skrive ut eigedomsskatt på alle faste eigedomar i Gulen kommune. Skattesatsen blir etter 11 fastsett til 7 promille, men 3,5 promille for bustaddelen i eigedomar med sjølvstendige bustaddelar (jf. 12 a). Vedtekter er godkjende i K-sak 51/08. Eigedomsskatten skal betalast i fire terminar; mars, juni, september og desember i skatteåret. a. Desse eigedommane får fritak etter 7 a) i eigedomsskattelova: i. Alle fylkesvegar ii. Asheim grendahus, Austgulen grendahus, Brandangersund samfunnshus, Breidvik/Bålen grendahus, Byrknes samfunnshus, Dalsgrend grendahus, Grendahuset Gulatun, Hisarøy grendahus, Mjømna bygdehus, Nordgulfjorden grendahus, Oppedal grendahus, Sande grendahus, Sygnefest grendahus, Sørøyane grendahus, Takle grendahus, ungdomshuset Vårtun, Brekke stadion, Eivindvik stadion, skyteanlegg på Henriksbø, skyteanlegg på Tjørnleite, skyteanlegg på indre Oppedal, Brekke MC sitt lagshus på Ortneset, Brekke bedehus, Byrknes bedehus, Dalsøyra bedehus, Fivelsdal bedehus.

37 b. Desse bygningane får fritak etter 7 b) i eigedomsskattelova: Sellevåg treskofabrikk på gbnr. 76/3, Lovisendal på gbnr. 130/4 og våningshuset på Skjerjehamn pågbnr. 85/2. c. Desse bygningane får fritak etter 7 c) i eigedomsskattelova: Bygning som heilt eller i nokon mon vert nytta til husvære (heilårsbustad), og som er/blir oppført eller rehabilitert etter til ein kostnad på minst kr , dokumentert etter faktura. Fritaket gjeld i 10 år frå den tid bygningen er/vart ferdig/rehabilitert. For bustaddelen av eigedomar (gjeld og fritidseigedomar) som ikkje vert nytta til næringsverksemd gjeld et botnfrådrag på kr kroner av takstverdien (jf. 11). 4. Sats for etableringstilskot i 2017 vert sett til kr For utleigeeining kr a) Slikt investeringsnivå for vert godkjent (2017-summane er bindande): Brutto investeringar (i kr) Sum Busetnad/kommunale tenester IKT ymse ( ) Bustadfelt Ortneset (646x) Bustadfelt Dalsøyra (6450) Sentrumstiltak Eivindvik (xxxx) Bilar ymse (2100) Ombygging og utstyr, reinhaldsfunksjonar Byrknes skule ventilasjon (xxxx) Byrknes skule - gjerde Dalsøyra barnehage - ventilasjon Eivindvik skule etablering av bossanlegg og drenering av skuleplass (xxxx) Eivindvik skule - lys langs veg Kommunehuset - etablere bosstasjon Eivindvik og Byrknes skule, kommunehus - brann og sikringstiltak Bu- og omsorgssenter - universell utforming, dører Gulen sjukeheim - kjøle- og fryseanlegg, SDovervaking osb. Infrastruktur/næringsliv Trafikksikringstiltak (4510) Investeringar kommunale vegar (4530 og 4550) Opprusting Ånneland vassverk (xxxx) Kloakksanering Eivindvik sone 6 og 8 (3300) Barn og unge/kultur Symjeanlegg (4400) Omsorgsbustader Dalsøyra inkl. sprinkling (5220, ) Tusenårstaden Gulatinget (6150) Ymse Investeringstilskot til Gulen kyrkjelege fellesråd (6110) Eigenkapitalinnskot - KLP (7020) Sum b) Investeringane i 2017 skal finansierast slik: Finansiering av brutto Alle tal i 1000 kr investeringar Lån Disposisjonsfond 700

38 Disposisjonsfond: NORM-fond 0 Mva.komp. fråinvesteringar Eigne tilskot 0 Tilskot fråandre 0 Sum c) I tillegg skal investeringsbudsjettet for 2017 innehalde ei ramme for nye startlån på kr 2 mill. d) Ikkje fullførte investeringsprosjekt frå 2016 vert å ta stilling til overføring av i eigen sak. e) Administrasjonen får fullmakt til å fordele investeringramme på prosjekt IKT, Bilar og Investering kommunale vegar. 6. Låneopptak i 2017 på kr 15,15 mill. til investeringar og kr 2 mill. til vidare utlån (startlån) vert godkjent. 7. Framlegget til handlings- og økonomiplan med budsjett for 2017 vert godkjent. Vedlegg Dok.ID Framlegg til handlings- og økonomiplan med budsjett for Statsbudsjettet kommuneøkonomi KS Prognosemodell 1603treaar Skjematisk oppstilling opp i mot satsingar i samfunnsplanen Fylgjeskriv til budsjettinnspel Sak 16/25 - Lokal medfinansiering av prestetenesta i Solund, Gulen og Masfjorden Sak 16/30 - Budsjett-innspel frå GKF til Gulen kommune Budsjett for Gulen kontrollutval Innspel til budsjett 2017 frå Gulen frivilligsentral Vurdering av etableringstilskot Referat drøftingsmøte med HTV Tiltak: Endring i søskenmoderasjon for barnehagar og SFO Tiltak: Flytting av møteplassen Tiltak: Nedlegging av frivilligsentralen Tiltak: Reduksjon av stillingar ved Gulen sjukeheim Tiltak: Reduksjon av to stillingar som nattevakt PU Tilskotsbrev - Breibandutbygging i Dingja og Norgulfjorden Innspel om tilskot til førarkort for flyktningar Bakgrunn for saka: Førebels framlegg til handlings- og økonomiplan med budsjett for 2017 vert lagt fram til gjennomgang og drøfting på møte i formannskapet Endeleg saldert framlegg vert lagt fram av rådmannen til møte i formannskapet Saksvurdering og konklusjon: Framlagt handlings- og økonomiplan er basert på lover og føresegner, samfunnsdelen i kommuneplanen og vidareføring av drifta i dag. I tillegg er det tilrådd endringar i drifta gjennom nye tiltak og omprioriteringar ut frå politiske vedtak som er gjort både sentralt og lokalt i løpet av Det er fastsett at Gulen kommune frå og med 2017 skal 4-årig økonomiplan og handlingsplan for Gulen kommune samanstillast i eitt dokument.

39 Kommunestyret vil difor finne at prioriteringar (nye utgifter/inntekter, omprioriteringar og kuttforslag) i budsjett og økonomiplanen i vedlagt dokumentasjon er sortert i høve satsingsområder i samfunnsplanen. Framlegg om investeringar er skissert ut frå politiske vedtak kombinert med nye innspel. Den administrative prosessen har involvert einingsleiarane, fagorganisasjonane og andre tilsette i kommunen. Det vert i den politiske behandlingsprosessen lagt vekt på brei høyring av saka hjå innbyggarar og ulike interessegrupper. A. Drift I statsbudsjettet er det berekna at løns- og prisveksten for kommunesektoren vert på 2,6 % frå 2016 til Gulen kommune kan rekne med ein vekst i overføringane gjennom inntektssystemet på 0,9 %, noko som reelt sett gjev reduksjon i inntektene i Budsjettframlegget er basert på vidareføring av drifta pr oktober 2016, justert for kjende, vedtekne endringar. Inntektene er berekna etter dei mest positive men realistiske modellane for rammeoverføring og skatteinntekter. Heile summen vi reknar med å få i NORM-kompensasjon vert budsjettert i drifta. Dei seinare åra har kommunen likevel hatt høve til å sette av til fond midlar på nær same nivå som den mottekne NORM kompensasjonen. Inntekta er noko usikker då kommunen er i tvist med deponieigar. Det er lagt inn driftsmargin kvart år. Det er viktig at den kommunale drifta vert tilpassa slik at vi kan ha ein driftsmargin. KS tilrår at kommunane har ein driftsmargin på 1,8%. For Gulen kommune vil det bety mellom kr 3-4 mill. At kommunen har ein driftsmargin gjer situasjonen mindre sårbar for uføresette svingingar på inntekts- og utgiftssida. Sidan kommunen oppnådde økonomisk balanse i 2006, har kommunen opplevd nokre år med høgre inntekter og meir handlefridom. I dag ser vi det tydeleg igjen på utgiftssida. Når no inntektssida ikkje lenger heng med betyr det at vi igjen står i ein situasjon med underbalanse. Det er lagt opp til betydeleg omstilling utover i økonomiplanperioden. Driftsmargin i 2018 og 2019 vert særleg viktig for å kunne fange opp forseinkingar i omstillingsarbeidet og dekke andre uføresette utgifter. I rådmannen sitt framlegg til budsjett 2017 ligg det nye satsingar kr 1,285 mill og prioritering av driftsmargin kr 0,4 mill. Utfordringane for budsjettframlegg for 2017 ligg i hovudsak i: Mindre overføring frå staten Auka finanskostnader på bakgrunn av store investeringar Heilårsverknader av tiltak i 2016 Rådmannen finn det derfor naudsynt å føreslå både innsparingstiltak på drift, og auke i inntektene. Omtale av enkeltelement i framlegget. 1. Auka inntekt. Det vert føreslått å auke eigedomsskatt på hus og hytter med 0,5 promille. Det er vidare rekna med ny inntekt frå Havbruksfond. Det vert føreslått å auke gebyr satsar noko. Sjå eiga gebyrsak. 2. Driftsmargin. Det vert føreslått å sette av driftsmargin i perioden. Administrasjonen kan ikkje tilrå at ein køyrer utan driftsmargin. 3. Nye innsparingstiltak:

40 Her er det utarbeidd tiltakskort på dei største tiltaka (sjå vedlegg). 4. Av nye tiltak har rådmannen gjeve prioritet til: Busetnad/kommunale tenester Konsulentkjøp, gjennomføring av omsorgsplan Auka driftsutgifter, omsorgsbustader Dalsøyra 80% st. som reinhaldsleiar Infrastruktur/næringsliv Deltaking, Strategisk handlingsplan for kysten Breiband i Nordgulen og Dingja Barn og unge/kultur Auka driftsutgifter, Brekke barnehage Auka driftsutgifter, Hovden barnehage Auka tilskot til Sogn og Fjordane museum Tilskot til Utkant B. Investering. Det er nytta bruttobudsjettering i framlegget. Investeringsplanen er oppdatert i høve forventa framdrift i prosjekta. I tillegg er det kome nokre nye mindre prosjekt inn. Store prosjekt som symjeanlegg og visningsbygg Gulatinget har uavklart finansiering og vert plassert sist i økonomiplanperioden. Investeringstiltak som fekk løyving i 2016, men som ikkje er gjennomført, står på lista utan løyvingar i Det vert tidleg i 2017 lagt fram eiga sak for kommunestyret om løyvingar frå 2016 som skal overførast til 2017, eventuelt om det er tiltak som skal gå ut. Administrasjonen vil elles peike på at lista over investeringstiltak er lang. Det kan vere vanskeleg å få klargjort alle for utføring etter tidsplanen. Viser til hovuddokumentet for meir detaljar. Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: 1. a) Desse nye satsingane ligg i økonomiplanen: Nye tiltak finansierte over drift Busetnad/kommunale tenester 1.1 Konsulentkjøp, gjennomføring av omsorgsplan Auka driftsutgifter, omsorgsbustader Dalsøyra Infrastruktur/næringsliv 2.1 Deltaking, Strategisk handlingsplan for kysten Breiband i Nordgulen og Dingja Barn og unge/kultur 3.1 Auka driftsutgifter, Brekke barnehage Auka driftsutgifter, Hovden barnehage Auka tilskot til Sogn og Fjordane museum Tilskot til Utkant Ymse % st. som reinhaldsleiar Sum b) Desse innsparingane ligg i økonomiplanen: 1 Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering Reduksjon av avsett ramme til effektiviseringstiltak

41 2 Innsparing av pott til tiltak etter vernerunde Tilpassing til nasjonale moderasjonssatsar Flytte "møteplassen" Driftsomlegging sentraladministrasjonen Driftsomlegging oppvekst Driftsomlegging PU Driftsomlegging omsorg etter revidert omsorgsplan Driftsomlegging PLT Legge ned frivilligsentralen Redusere tilskot til GMU AS Auka eigedomsskatt hus og hytter, 0,5 promille Ny inntekt frå havbruksfond Redusere margin frå 1,8% (kr 3,5 mill.) Sum c) Desse netto budsjettrammene gjeld i 2017: Rammeområde Budsjettramme (kr) 1xx Ymse formål * xx Oppvekst xx Omsorg xx Plan og utvikling *inkl. Kyrkjeleg fellesråd kr Rådmannen får fullmakt til å justere rammene for dei ulike områda i tråd med kommunestyret sitt vedtak. 2. For år 2017 skriv Gulen kommune ut forskotsskatt på inntekt og formue med dei maksimaltakstar som vert fastsett av Stortinget. 3. Med heimel i Eigedomsskattelova 2 og 3 vert i 2017 skrive ut eigedomsskatt på alle faste eigedomar i Gulen kommune. Skattesatsen blir etter 11 fastsett til 7 promille, men 4,0 promille for bustaddelen i eigedomar med sjølvstendige bustaddelar (jf 12 a). Vedtekter er godkjende i K-sak 51/08. Eigedomsskatten skal betalast i fire terminar; mars, juni, september og desember i skatteåret. Desse eigedommane får fritak etter 7 a) i eigedomsskattelova: i. Alle fylkesvegar ii. Asheim grendahus, Austgulen grendahus, Brandangersund samfunnshus, Breidvik/Bålen grendahus, Byrknes samfunnshus, Dalsgrend grendahus, Grendahuset Gulatun, Hisarøy grendahus, Mjømna bygdehus, Nordgulfjorden grendahus, Oppedal grendahus, Sande grendahus, Sygnefest grendahus, Sørøyane grendahus, Takle grendahus, Ungdomshuset Vårtun, Brekke stadion, Eivindvik stadion, skyteanlegg på Henriksbø, skyteanlegg på Tjørnleite, skyteanlegg på indre Oppedal, Brekke MC sitt lagshus på Ortneset, Brekke bedehus, Byrknes bedehus, Dalsøyra bedehus, Fivelsdal bedehus. Desse bygningane får fritak etter 7 b) i eigedomsskattelova: Sellevåg treskofabrikk på gbnr. 76/3, Lovisendal på gbnr. 130/4 og våningshuset på Skjerjehamn på gbnr. 85/2. Desse bygningane får fritak etter 7 c) i eigedomsskattelova: Bygning som heilt eller i nokon mon vert nytta til husvære (heilårsbustad), og som er/blir oppført eller rehabilitert etter til ein kostnad på minst kr

42 , dokumentert etter faktura. Fritaket gjeld i 10 år frå den tid bygningen er/vart ferdig/rehabilitert. For bustaddelen av eigedomar (gjeld og fritidseigedomar) som ikkje vert nytta til næringsverksemd gjeld et botnfrådrag på kr kroner av takstverdien (jf. 11). 4. Sats for etableringstilskot i 2017 vert sett til kr For utleigeeining kr a) Slikt investeringsnivå for vert godkjent (2017-summane er bindande): Brutto investeringar (i kr) Sum Busetnad/kommunale tenester IKT ymse ( ) Bustadfelt Ortneset (646x) Bustadfelt Dalsøyra (6450) Sentrumstiltak Eivindvik (xxxx)* Bilar ymse (2100) Ombygging og utstyr, reinhaldsfunksjonar Byrknes skule ventilasjon (xxxx) Byrknes skule - gjerde Dalsøyra barnehage - ventilasjon Eivindvik skule etablering av bossanlegg og drenering av skuleplass (xxxx) Eivindvik skule - lys langs veg Kommunehuset - etablere bosstasjon Eivindvik og Byrknes skule, kommunehus - brann- og sikringstiltak Bu- og omsorgssenter - universell utforming, dører Gulen sjukeheim - kjøle- og fryseanlegg, SD-overvaking osb. Infrastruktur/næringsliv Trafikksikringstiltak (4510)* Investeringar kommunale vegar (4530 og 4550) Opprusting Ånneland vassverk (xxxx) Kloakksanering Eivindvik sone 6 og 8 (3300) Barn og unge/kultur Symjeanlegg (4400)* Omsorgsbustader Dalsøyra inkl. sprinkling (5220, 5270)* Tusenårstaden Gulatinget (6150)* Ymse Investeringstilskot til Gulen kyrkjelege fellesråd (6110) Eigenkapitalinnskot - KLP (7020) Sum b) Finansieringsbehovet i 2017 vert dekt slik: Finansiering av brutto investeringar Alle tal i 1000 kr Lån Disposisjonsfond 700 Disposisjonsfond: NORM-fond 0 Mva.komp. frå investeringar Eigne tilskot 0

43 Tilskot frå andre 0 Sum c) I tillegg skal investeringsbudsjettet for 2017 innehalde ei ramme for nye startlån på kr 2 mill. d) Ikkje fullførte investeringsprosjekt frå 2016 vert å ta stilling til overføring av i eigen sak. e) Administrasjonen får fullmakt til å fordele investeringsramme på prosjekt IKT, Bilar og Investering kommunale vegar. 6. Låneopptak i 2017 på kr 15,15 mill. til investeringar og kr 2 mill. til vidare utlån (startlån) vert godkjent. 7. Framlegget til handlings- og økonomiplan med budsjett for 2017 vert godkjent. Tidlegare behandlingar: Formannskapet Vedtak FSK sak 045/16: Formannskapet tek framlegget til orientering og budsjettframlegget vert realitetshandsama i formannskapsmøtet Hovudutval for plan og utvikling Vedtak HPU sak 053/16: Budsjettframlegget frå rådmannen vart teke til orientering. Hovudutval for omsorg Vedtak HOM sak 011/16: Hovudutvalet for omsorg (HOM) tek budsjettet til etterretning. HOM er kritisk til storleiken på innsparingane som er skissert i økonomiplanen. Råd for menneske med nedsett funksjonsevne Vedtak RMF sak 005/16: Ikkje legge ned frivillegsentralen, dette er ei teneste som ivaretar ein del av våre interesser. At kommunen tenker universell utforming av nye bygg og rehabilitering/ oppgradering av eldre bygg. Samt støttar prosjekt som tenkjer universell utforming. Eldrerådet Vedtak ELD sak 006/16: Eldrerådet har ingen merknad til saka. Hovudutval for oppvekst Vedtak HOP sak 033/16: HOP tar framlegget til Handlings- og økonomiplan med budsjett for 2017 til etterretning. Arbeidsmiljøutvalet Vedtak AMU sak 008/16:

44 1. AMU vil presisere at det er viktig med arbeidsfellesskap for reinhaldarande, og ber administrasjonen om å legge til rette for dagarbeidstid så langt det lar seg gjere også for denne yrkesgruppa. 2. AMU tar framlegg til handlingsplan og budsjett 2017 til orientering, og ber om at det vert teke omsyn til dei tilsette sitt arbeidsmiljø i den vidare budsjettprosessen. Formannskapet Vedtak FSK sak 050/16: 1.a) Desse nye satsingane ligg i økonomiplanen: Nye tiltak finansierte over drift Busetnad/kommunale tenester 1.1 Konsulentkjøp, gjennomføring av omsorgsplan Auka driftsutgifter, omsorgsbustader Dalsøyra Infrastruktur/næringsliv 2.1 Deltaking, Strategisk handlingsplan for kysten Breiband i Nordgulen og Dingja Barn og unge/kultur 3.1 Auka driftsutgifter, Brekke barnehage Auka driftsutgifter, Hovden barnehage Auka tilskot til Sogn og Fjordane museum Tilskot til Utkant Sum b) Desse innsparingane ligg i økonomiplanen: Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering 1 Reduksjon av avsett ramme til effektiviseringstiltak 2 Innsparing av pott til tiltak etter vernerunde 3 Tilpassing til nasjonale moderasjonssatsar 4 Flytte "møteplassen" Driftsomlegging sentraladministrasjonen 6 Driftsomlegging oppvekst Driftsomlegging PU Driftsomlegging omsorg etter revidert omsorgsplan 9 Driftsomlegging PLT Legge ned frivilligsentralen Redusere tilskot til GMU AS Ny inntekt frå havbruksfond Redusere margin frå 1,8% (kr 3,5 mill.) Sum c) Desse netto budsjettrammene gjeld i 2017: Rammeområde Budsjettramme (kr) 1xx Ymse formål * xx Oppvekst xx Omsorg xx Plan og utvikling

45 *inkl. Kyrkjeleg fellesråd kr Rådmannen får fullmakt til å justere rammene for dei ulike områda i tråd med kommunestyret sitt vedtak. 2. For år 2017 skriv Gulen kommune ut forskotsskatt på inntekt og formue med dei maksimaltakstar som vert fastsett av Stortinget. 3. Med heimel i Eigedomsskattelova 2 og 3 vert i 2017 skrive ut eigedomsskatt på alle faste eigedomar i Gulen kommune. Skattesatsen blir etter 11 fastsett til 7 promille, men 3,5 promille for bustaddelen i eigedomar med sjølvstendige bustaddelar (jf 12 a). Vedtekter er godkjende i K-sak 51/08. Eigedomsskatten skal betalast i fire terminar; mars, juni, september og desember i skatteåret. a. Desse eigedommane får fritak etter 7 a) i eigedomsskattelova: i. Alle fylkesvegar ii. Asheim grendahus, Austgulen grendahus, Brandangersund samfunnshus, Breidvik/Bålen grendahus, Byrknes samfunnshus, Dalsgrend grendahus, Grendahuset Gulatun, Hisarøy grendahus, Mjømna bygdehus, Nordgulfjorden grendahus, Oppedal grendahus, Sande grendahus, Sygnefest grendahus, Sørøyane grendahus, Takle grendahus, ungdomshuset Vårtun, Brekke stadion, Eivindvik stadion, skyteanlegg på Henriksbø, skyteanlegg på Tjørnleite, skyteanlegg på indre Oppedal, Brekke MC sitt lagshus på Ortneset, Brekke bedehus, Byrknes bedehus, Dalsøyra bedehus, Fivelsdal bedehus b. Desse bygningane får fritak etter 7 b) i eigedomsskattelova: Sellevåg treskofabrikk på gbnr. 76/3, Lovisendal på gbnr. 130/4 og våningshuset på Skjerjehamn på gbnr. 85/2. c. Desse bygningane får fritak etter 7 c) i eigedomsskattelova: Bygning som heilt eller i nokon mon vert nytta til husvære (heilårsbustad), og som er/blir oppført eller rehabilitert etter til ein kostnad på minst kr , dokumentert etter faktura. Fritaket gjeld i 10 år frå den tid bygningen er/vart ferdig/rehabilitert. For bustaddelen av eigedomar (gjeld og fritidseigedomar) som ikkje vert nytta til næringsverksemd gjeld et botnfrådrag på kr kroner av takstverdien (jf. 11). 4. Sats for etableringstilskot i 2017 vert sett til kr For utleigeeining kr a) Slikt investeringsnivå for vert godkjent (2017-summane er bindande): Brutto investeringar (i kr) Sum Busetnad/kommunale tenester IKT ymse ( ) Bustadfelt Ortneset (646x) Bustadfelt Dalsøyra (6450) Sentrumstiltak Eivindvik (xxxx)*

46 Bilar ymse (2100) Ombygging og utstyr, reinhaldsfunksjonar Byrknes skule ventilasjon (xxxx) Byrknes skule - gjerde Dalsøyra barnehage - ventilasjon Eivindvik skule etablering av bossanlegg og drenering av skuleplass (xxxx) Eivindvik skule - lys langs veg Kommunehuset - etablere bosstasjon Eivindvik og Byrknes skule, kommunehus - brann og sikringstiltak Bu- og omsorgssenter - universell utforming, dører Gulen sjukeheim - kjøle- og fryseanlegg, SDovervaking osb. Infrastruktur/næringsliv Trafikksikringstiltak (4510)* Investeringar kommunale vegar (4530 og 4550) Opprusting Ånneland vassverk (xxxx) Kloakksanering Eivindvik sone 6 og 8 (3300) Barn og unge/kultur Symjeanlegg (4400)* Omsorgsbustader Dalsøyra inkl. sprinkling (5220, )* Tusenårstaden Gulatinget (6150)* Ymse Investeringstilskot til Gulen kyrkjelege fellesråd (6110) Eigenkapitalinnskot - KLP (7020) Sum b) Finansieringsbehovet i 2017 vert dekt slik: Finansiering av brutto investeringar Alle tal i 1000 kr Lån Disposisjonsfond 700 Disposisjonsfond: NORM-fond 0 Mva.komp. frå investeringar Eigne tilskot 0 Tilskot frå andre 0 Sum c) I tillegg skal investeringsbudsjettet for 2017 innehalde ei ramme for nye startlån på kr 2 mill. d) Ikkje fullførte investeringsprosjekt frå 2016 vert å ta stilling til overføring av i eigen sak. e) Administrasjonen får fullmakt til å fordele investeringsramme på prosjekt IKT, Bilar og Investering kommunale vegar. 6. Låneopptak i 2017 på kr 15,15 mill. til investeringar og kr 2 mill. til vidare utlån (startlån) vert godkjent. 7. Framlegget til handlings- og økonomiplan med budsjett for 2017 vert godkjent.

47 Fra: Pedersen, Helge Sendt: 22. desember :43 Til: Audhild Ragni Vie Alme Emne: SV: Tilsyn med Gulen kommune - Eivindvik og Brekke skule Vedlegg: Vidare pålegg Brekke skule.pdf; Vidare pålegg Eivindvik skule.pdf SEKOM-sekretariat v/audhild Ragni Vie Alme Vi viser til e-post frå SEKOM-sekretariat med spørsmål om vi har avslutta dei to tilsyna med Eivindvik skule og Brekke skule. Fylkesmannen har ikkje avslutta tilsyna, jf. vedlagde brev som er sendt til Gulen kommune v/postmottak i dag. Breva inneheld m.a. Fylkesmannens vurderingar og konklusjonar på bakgrunn av kommunens tilbakemelding etter pålegg med Brekke skule og Eivindvik skule. Vi viser til våre brev i si heilheit. Gulen kommune har ikkje dokumentert at Brekke skule har sett i verk tiltak eller sannsynleggjort at tidlegare pålegg er retta. Fylkesmannen opprettheld tidlegare pålegg. Ny frist er Med eit par unntak har ikkje Gulen kommune dokumentert at Eivindvik skule har satt i verk tiltak eller sannsynleggjort at tidlegare pålegg er retta. Fylkesmannen oppretteheld tidlegare pålegg. Frist er Helsing Helge Pedersen Seniorrådgjevar Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Fra: Audhild Ragni Vie Alme [<mailto:audhild.ragni.vie.alme@sekom.no>] Sendt: 21. desember :41 Til: Pedersen, Helge <fmsfhpe@fylkesmannen.no <mailto:fmsfhpe@fylkesmannen.no>> Emne: SV: Tilsyn med Gulen kommune - Eivindvik og Brekke skule Fint Med helsing Audhild Ragni Vie Alme Rådgjevar SEKOM-sekretariat Sekretariat for kontrollutvala i 15 kommunar:

48 Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen Gulen, Hyllestad, Hornindal, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Mobil: , Tlf: E-post: Adresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Fra: Pedersen, Helge Sendt: 20. desember :51 Til: Audhild Ragni Vie Alme Kopi: Solberg, Lill Mona Emne: Re: Tilsyn med Gulen kommune - Eivindvik og Brekke skule Hei Vi har vurdert tilbakemeldingane frå Gulen kommune som gjeld tilsynet med Brekke skule og Eivindvik skule. Vi sender svaret til kommunen i morgon og sender kopi til SEKOM slik du ber om. Helsing Helge Pedersen Seniorrådgjevar Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Den 20. des kl skrev Audhild Ragni Vie Alme <Audhild.Ragni.Vie.Alme@sekom.no <mailto:audhild.ragni.vie.alme@sekom.no>>: Hei, Gulen kontrollutval fekk framlagt Fylkesmannen sine rapportar frå tilsyn med skulens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa - Eivindvik skule, og skulebasert vurdering - Brekke skule, under skriv og meldingar i møte Kontrollutvalet fekk i møte framlagt Gulen kommune sine svarbrev til Fylkesmannen. Dersom de har avslutta dei to tilsyna, ber vi om å få tilsendt kopi av dykkar brev til Gulen kommune, slik at vi kan legge det fram for Gulen kontrollutval. Med helsing Audhild Ragni Vie Alme Rådgjevar SEKOM-sekretariat

49 Sekretariat for kontrollutvala i 15 kommunar: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen Gulen, Hyllestad, Hornindal, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Mobil: , Tlf: E-post: arva@sekom.no <mailto:arva@sekom.no> Adresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde

50 Sakshandsamar: Lill Mona Solberg Vår dato Vår referanse Telefon: / E-post: Dykkar dato Dykkar referanse Gulen kommune 5966 Eivindvik Gulen kommune - om pålegg etter tilsyn med Brekke skule Gulen kommune har ikkje dokumentert at Brekke skule har sett i verk tiltak eller sannsynleggjort at tidlegare pålegg er retta. Fylkesmannen opprettheld tidlegare pålegg. Ny frist er Fylkesmannen har i perioden og fram til dags dato ført tilsyn med Brekke skule i Gulen kommune. Etter førebels tilsynsrapport datert fekk vi Gulen kommunes merknader til rapporten den Kommunens merknader vart vurdert i den endelege tilsynsrapporten datert , og i rapporten vart det fastsett frist for retting av regelverksbrot og utgreiing om retting til Fylkesmannen. Kommunens frist for retting og tilbakemelding var Vi fekk ikkje Gulens kommunes erklæring om retting i forhold til tilsynet med Brekke skule innan fristen. Vi etterlyste dette i form av både e-post og telefonkontakt med kommunalsjef. På bakgrunn av dette konkluderte vi med at kommunen ikkje hadde retta regelverksbrota. I brev gav vi Gulen kommune pålegg om retting av regelverksbrota ved Brekke skule. På grunn av sommarferien vart fristen for innsending av erklæring til Fylkesmannen satt til Då vi ikkje hadde motteke noko frå kommunen innan fristen, kontakta vi rådmannen om forholdet og dette vart gjort med telefonkontakt Telefon Organisasjonsnummer N Nettstad fylkesmannen.no/sfj E-post fmsfpost@fylkesmannen.no Besøksadresse Hovudkontor: Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Landbruksavdelinga: Fjellvegen 11, 6800 Førde Postadresse Hovudkontor: Njøsavegen, Leikanger Landbruksavdelinga: Postboks 14, 6801 Førde

51 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2/5 Fylkesmannens pålegg om retting ved Brekke skule Fylkesmannen vedtek med heimel i kommunelova 60 d følgjande pålegg om retting: 1. Gulen kommune må syte for at Brekke skule jamleg vurderer i kva grad organiseringa, tilrettelegginga og gjennomføringa av opplæringa medverkar til å nå dei måla som er fastsette i Læreplanverket for Kunnskapsløftet, jf. forskrift til opplæringslova 2-1. Gulen kommune må i samband med dette sjå til at: a. Skulen vurderer kva for kunnskapsgrunnlag som krevst for å vite om måla i læreplanverket er nådd av alle elevgrupper. b. Skulen bruker kunnskapsgrunnlaget til å vurdere oppnåing av måla i læreplanverket. c. Kunnskapsgrunnlaget som skulen nyttar, er relevant for å vurdere elevane si måloppnåing. d. Skulen vurderer organiseringa, tilrettelegginga og gjennomføringa av opplæringa basert på konklusjonane om måloppnåing. e. Endringane blir sette i verk når den skulebaserte vurderinga viser behov for endringar. f. Det er brei og representativ medverknad i arbeidet med skulebasert vurdering. g. Skulen gjennomfører skulebasert vurdering jamleg. Vår vurdering i tilsynsrapporten knytt til pålegget For å kunne vurdere om skulen sitt arbeid bidrar til å nå måla i læreplanverket/anna godkjent læreplan, må skulen vurdere samanhengen mellom elevane sitt læringsutbytte, arbeidsprosessane og ressursbruken ved skulen. For å kunne gjere dette må skulen ha eit kunnskapsgrunnlag. Kunnskapsgrunnlaget må avgrensast opp mot kva som er tema for den skulebaserte vurderinga. Vi kan ikkje sjå at skulen har gjort ei slik avgrensing av kunnskapsgrunnlaget opp mot bestemt tema. Den skulebaserte vurderinga må også planleggast langsiktig og utførast systematisk i samsvar med krava til innhald og gjennomføring av vurderinga. Ei forsvarleg skulebasert vurdering er viktig for at skulene skal kunne avdekke eventuelle behov for endring og setje i verk nødvendige tiltak. Skulen skal difor jamleg gjennomføre skulebasert vurdering. Dette inneberer at det i utgangspunktet skal gjerast ei årlig vurdering. Det kjem fram at Brekke skule gjer endringar i organiseringa av opplæringa og ressursbruken, gjerne på bakgrunn av vurderingar gjort på team- eller personalmøte. Desse endringane er meir eit resultat av skulen sitt løpande arbeid og ikkje som ein del av ei planlagt skulebasert vurdering. For å kunne sikre krav til gjennomføring av den skulebaserte vurderinga må alle konklusjonar være skriftlige. Konklusjonane som vert gjort på fellesmøte vert ikkje skriftleggjort i form av referat og distribuert. Forholdet er stadfesta i intervju med rektor og lærarar.

52 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 3/5 Skulen må sjå elevvurdering, skulebasert vurdering og nasjonal vurdering i samanheng. Elevvurdering har som føremål å vurdere den enkelte elev sitt læringsutbytte, medan skulebasert vurdering er skulens jamlege vurdering av eiga verksemd og måloppnåing. I eigenvurderingane og i intervju forklarar både leiinga og lærarar på Brekke skule seg hovudsakleg om elevvurdering når vi spør om arbeidsprosessane som gjeld skulebasert vurdering. Vi finn difor at Brekke skule ikkje har eit avklart forhold til skilnaden mellom elevvurdering og skulebasert vurdering. Skulen må også sjå til at alle lærarane er kjende med forskrifta om skulebasert vurdering. Då Fylkesmannen i andre runde etterlyste grunnlagsdokument for arbeidet med skulebasert vurdering, sende skulen inn Kvalitetsplan for Gulen oppvekst som dokumentasjon. Eit system kan forståast som både å gje føringar òg ha oppfølging, for mellom anna å sikre at systemet er kjent og sett i verk. Det er skuleeigar som skal sjå til at skulane gjennomfører skulebasert vurdering. Skuleeigar har gjennom Kvalitetsplan for Gulen oppvekst gjeve føringar for arbeidet i grunnskulane i kommunen. Vi meiner at skuleeigar gjennom kvalitetsplanen har gitt føringar for arbeidet med skulebasert vurdering, men at føringane enno ikkje er implementert ved Brekke skule. Fylkesmannen kan ikkje finne at det er medvite kunnskap på skulen om forskrift til opplæringslova 2-1 sine krav om skulebasert vurdering eller at slik aktivitet vert gjennomført jamleg ved skulen. Kommunens tilbakemelding om retting datert Om val av kunnskapsgrunnlag Kommunen skriv at Brekke skule etter tilsynet har gjennomført Utdanningsdirektoratet sin ståstadsanalyse for å sikre breidda i kunnskapsgrunnlaget. Analysen er utført i lag med HAFS-regionens utviklingsrettleiar for å sikre kvalitet på arbeidet og sikre røynsler med arbeidsmetoden, skriv kommunen. Dette forholdet er omtalt i tilsynsrapporten som gjennomført hausten 2015: I intervju kjem det fram at skulen har gjennomført ståstadsanalysen fase 2 i haust. Bakgrunnen er at skulen skulle ha ekstern skulevurdering i regi av HAFSregionen og som ei innleiing til skulevurderinga skal skulen gjennomføre ståstadsanalyse for å finne fokusområde for vurderinga. Skulen har slik vi forstår det ikkje gjennomført ståstandsanalysen fase 1 der ein etablerer eit datagrunnlag for analysen eller ståstadsanalysen fase 3 der leiinga og personalet ser på materiale frå dei to forutgåande fasane for analyse, prioritering og konklusjon. Brekke skule har uavhengig av ståstadsanalysen bestemt fokusområdet for den eksterne vurderinga, på bakgrunn av utdanninga i klasseleiing som skulen har vore igjennom.

53 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 4/5 I rapporten frå HAFS-vurderinga datert 17. mars 2016 står det om val av vurderingstema: Skulen har gjennomført eigenvurderinga (fase 2) i ståstadsanalysen med tilleggsmodulen på klasseleiing. I prosjektet Motivasjon og meistring hadde skulen temaet klasseleiing for alle stega med støtte frå Høgskulen i Sogn og Fjordane. Dette er bakgrunnen for at skulen valde å verte vurdert på temaet. Ståstadsanalysen som kommunen viser til er allereie vurdert i tilsynsrapporten, fase 1 som gjeld utval av datagrunnlag er ikkje gjennomført ved skulen og analysen av fase 2 er heller ikkje gjennomført i fase 3. Val av tema for eksternvurdering knyter an til andre forhold enn tilsynstemaet. Om årshjul Kommunen skriv vidare i si tilbakemelding Årshjulet viser korleis vi tenkjer at einingane arbeider med vurderingsinformasjonen som årleg vert innsamla, nasjonale prøvar, kartleggingsprøvar, elevundersøkinga, eksamen og standpunktkarakterar. Prosessen skal ende i at SU ved skulen vedtar ein tiltaksplan for arbeidet med kvalitet. Evaluering av tiltaksplanen er sak i SU ved minst to høve for å sikre god oppfølging av arbeidet. Andre opplysningar Kommunen viser elles til deltaking i skuleeigarprogrammet Den gode barnehage- og skuleeigar, kommunen si organisering i oppveksteiningar, Utdanningsdirektoratet si språkkommunesatsing og eit planlagt dialogmøte våren 2017: Våren 2017 skal HOP ha dialogmøte med SU ved Brekke barnehage og skule der ein går gjennom arbeidet med kvalitetsutvikling ved eininga. Dette vil fungere som eit tilsynspunkt for korleis eininga fylgjer opp fylkesmannen sine pålegg.

54 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 5/5 Fylkesmannens vurdering og konklusjon Då Gulen kommune ikkje har overhalde pålagde fristar, har kommunen på den måten fått lang tid til å rette varsel om pålegg i tilsynsrapporten og seinare vedtak om pålegg. Vi vurderer at dette har ført til at ulovleg praksis har kunne fortsetje utan at kommunen har gjort nødvendige tiltak for å rette lovbrota. I vår vurdering har vi vurdert om det sannsynleggjort at kommunen no har retta lovbrota. Pålegga er formulerte slik at det er tiltak Brekke skule har sett i verk som er viktige å få fram med tanke på å sannsynleggjere at regelversbrota er retta. Kommunen sitt overordna system er relevante i den grad dette er innarbeidd på skulen. Gulen kommune har ikkje dokumentert at Brekke skule har sett i verk tiltak for å rette pålegg om skulebasert vurdering, slik det går fram av punkt a til g ovanfor. Kommunen får frist til med å dokumentere at pålegget er retta ved Brekke skule. Fylkesmannen vi i samband med kommunens tilbakemelding vurdere behovet for eit oppfølgingstilsyn med kommunen og Brekke skule. Med helsing John Ole Vange utdanningsdirektør Lill Mona Solberg seniorrådgjevar Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Brekke skule Yndesdalsvegen BREKKE

55 Sakshandsamar: Helge Pedersen Vår dato Vår referanse Telefon: / E-post: Dykkar dato Dykkar referanse Gulen kommune 5966 Eivindvik Gulen kommune - om pålegg etter tilsyn med Eivindvik skule Med eit par unntak har ikkje Gulen kommune dokumentert at Eivindvik skule har satt i verk tiltak eller sannsynleggjort at tidlegare pålegg er retta. Fylkesmannen oppretteheld tidlegare pålegg. Frist er Fylkesmannen har i perioden frå og fram til dags dato ført tilsyn med Eivindvik skule. Etter førebels tilsynsrapport datert fekk vi Gulen kommunes merknader til rapporten den Kommunens merknader vart vurdert i den endelege tilsynsrapporten datert , og i rapporten vart det fastsett frist for retting av regelverksbrot og utgreiing om retting til Fylkesmannen. Kommunens frist for retting og tilbakemelding var Vi fekk ikkje Gulens kommunes erklæring om retting i forhold til tilsynet med Eivindvik skule innan fristen. Vi etterlyste dette i form av både e-post og telefonkontakt med kommunalsjef. På bakgrunn av dette konkluderte vi med at kommunen ikkje hadde retta regelverksbrota. I brev gav vi Gulen kommune pålegg om retting av regelverksbrota ved Eivindvik skule. På grunn av sommarferien vart fristen for innsending av erklæring til Fylkesmannen satt til Då vi ikkje hadde motteke noko frå kommunen innan fristen, kontakta vi rådmannen om forholdet og dette vart gjort med telefonkontakt Telefon Organisasjonsnummer N Nettstad fylkesmannen.no/sfj E-post fmsfpost@fylkesmannen.no Besøksadresse Hovudkontor: Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Landbruksavdelinga: Fjellvegen 11, 6800 Førde Postadresse Hovudkontor: Njøsavegen, Leikanger Landbruksavdelinga: Postboks 14, 6801 Førde

56 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2/7 Fylkesmannens pålegg om retting Pålegg om retting av regelverksbrota ved Eivindvik skule: Skulens arbeid med opplæring i fag 1.Gulen kommune må syte for at det lokale arbeidet med læreplanar ved Eivindvik skule oppfyller krava til opplæringslova 2-3, jf. forskrift til opplæringslova 1-1, 3-1 og 3-2. a. Rektor sikrar at undervisningspersonalet knyter innhaldet i opplæringa til kompetansemål i det enkelte faget. b. Rektor sikrar at undervisningspersonalet tek vare på elevens rett til å kjenne til mål for opplæringa, kva som blir vektlagt i vurderinga av kompetanse, og kva som er grunnlaget for vurderinga. c. Rektor sikrar at opplæringa samla dekkjer alle kompetansemåla på hovudtrinnet / i faget og individuelle opplæringsmål i IOP. 2.Gulen kommune må syte for at arbeidet med individuelle opplæringsplanar ved Eivindvik skule er i samsvar med opplæringslova 5-1 og 5-5. Gulen kommune må i samband med dette sjå til at: a. Skulen utarbeider IOP kvart år for alle elevar som har vedtak om spesialundervisning. b. Innhaldet i IOP samsvarer med enkeltvedtaket når det gjeld innhaldet i opplæringa, medrekna når det er gjort avvik frå LK06. c. IOP-en har eigne mål for opplæringa nå eleven si opplæring skal avvike frå ordinære læreplanar. d. Skulen har ein implementert rutine for å sikre at IOP-en er samordna med planane for den ordinære opplæringa (klassen). Undervegsvurdering for å auke eleven sitt læringsutbytte 3.Gulen kommune må syte for at den individuelle undervegsvurderinga ved Eivindvik skule medverkar til at elevane får realisert sine moglegheiter til å nå måla for opplæringa, jf. opplæringslova 5-5 og forskrift til opplæringslova 3-1, 3-2, 3-11, 3-12 og Gulen kommune må i samband med dette sjå til at: a. Lærarane rettleier elevane om kva for kompetansemål frå LK06 / mål i IOP som opplæringa er knytt til. b. Lærarane rettleier elevane i kva det blir lagt vekt på i vurderinga i det enkelte faget. c. Lærarane gjev elevane tilbakemeldingar på kva dei meistrar i faga. d. Lærarane syter for å involvere elevane i vurderinga av eige læringsarbeid. e. Skulen har implementert rutine som sikrar at det i halvårsvurderinga - blir gjeve informasjon om eleven sin kompetanse i faga. - blir gjeve rettleiing om korleis eleven kan auke kompetansen sin. f. Skulen har implementert rutine som sikrar at årsrapporten inneheld ei vurdering av utviklinga til eleven ut frå måla i IOP-en.

57 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 3/7 Undervegsvurdering som grunnlag for tilpassa opplæring og spesialundervisning 4.Gulen kommune må syte for at Eivindvik skule sikrar at utbyttet av opplæringa for den enkelte eleven blir systematisk vurdert og følgt opp, jf. opplæringslova 1-3, 5-1, 5-4 og 5-5 og forskrift til opplæringslova Gulen kommune må i samband med dette sjå til at: a. Skulen har ein innarbeidd framgangsmåte for å sikre at det for elevar som ikkje får tilfredsstillande utbytte av opplæringa, blir gjennomført vurdering av - arbeidsmåtar - vurderingspraksis - læringsmiljøet Vurdering av behov for særskild språkopplæring 5.Gulen kommune må syte for at Eivindvik skule sikrar at elevar som ikkje har norsk eller samisk som morsmål, får vurdert sitt behov for særskild språkopplæring, jf. opplæringslova 2-8. Gulen kommune må i samband med dette sjå til at: a. Skulen har rutinar som sikrar at det blir vurdert om eleven òg har behov for morsmålsopplæring og tospråkleg fagopplæring når eleven har behov for særskild norskopplæring. Vår vurdering i tilsynsrapporten knytt til pålegga Skulens arbeid med opplæringa i fag Rektor gir føringar om at det ved skulestart om hausten skal lagast årsplanar i fag. Ved skulen utarbeider lærarane vekeplanar for 14 dagar som konkretiserer innhaldet i dei ulike faga. Årsplanar og vekeplanar vert vanlegvis lagt ut på skulen sine interne sider og på skulen sine heimesider. Rektor har likevel ikkje eit system for oppfølging som sikrar at undervisningspersonalet knyter innhaldet i opplæringa til kompetansemål i faga. Systemet er i praksis basert på at rektor i stor grad stoler på at lærarane gjer dette. I dette ligg òg at skulen ikkje kan dokumentere eit system for t.d. å fange opp endringar/revisjonar av læreplanar. Når det gjeld om rektor sikrar at undervisningspersonalet tek vare på eleven sin rett til å kjenne til mål for opplæring og kva som blir vektlagt i vurderinga av eleven sin kompetanse, er det forventa at lærarane særleg skal informere elevane om innhaldet i årsplanane i faga om hausten, men også elles utover året. Elevane svarer at læraren gjer elevane kjent med kva som vert forventa av dei t.d. ved oppstart av eit nytt kapittel. Rektor skriv i si eigenvurdering at det er store «sprang» innafor faga. Forholdet vert også stadfesta både gjennom dokumentasjon og intervju spesielt gjeld dette å sikre elevane sin rett til å kjenne kva som vert vektlagt i vurdering av kompetanse. Om rektor sikrar at opplæringa samla dekkjer alle kompetansemåla på hovudtrinnet og dei individuelle opplæringsmåla i IOP, peikar rektor i si eigenvurdering på at skulen ikkje er god nok på dette. Ved skulen utarbeider lærarane ikkje IOP for elevar med vedtak om spesialundervisning der desse kan følgje kompetansemåla etter ordinær læreplan.

58 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 4/7 Denne praksisen er i strid med opplæringslova, jf. 5-5, første ledd. I samband med tilsynet har vi ikkje motteke IOP ar som avvik frå kompetansemåla i læreplanane. Undervegsvurdering for å auke eleven sitt læringsutbytte Vi ser av det innleverete førebuingsskjemaet varierande tilbakemeldingar til eleven når det gjeld måloppnåing i faga. Her finn vi både grundige tilbakemeldingar til ingen tilbakemeldingar, eller tilbakemeldingar som er knytt til innsats i fag, der dette ikkje skal vere ein del av vurderingsgrunnlaget. I tillegg kjem det fram i intervju og i eigenvurderingsskjema at lærarane er usikre på kva rutinar som gjeld. Vi finn difor at skulen ikkje kan dokumentere ein innarbeidd framgangsmåte som sikrar desse lovkrava. Kravet om rettleiing til elevane om kva det blir lagt vekt på i vurdering i fag inneber at eleven skal kjenne til kriteria/kva det blir lagt vekt på før eleven er i ein vurderingssituasjon. Føremålet med vurdering er både å fremje læring og gje uttrykk for kompetanse undervegs og ved avslutninga av opplæringa. Undervegsvurdering er eit reiskap i denne læreprosessen, og skal gje lærarane grunnlag for tilpassa opplæring og elevene høve til å auke kompetansen sin i det enkelte faga. Dette inneberer at elevane må få tydeleg og god tilbakemelding og rettleiing i løpet av opplæringa. Undervegsvurderinga skal gjevast løpande og systematisk, og kan gjevast både munnlig og skriftleg. På fleire av kontrollspørsmåla svarer rektor både i eigenvurderingsskjema og intervju at ein ved skulen har forbetringspotensiale når det gjeld undervegsvurdering til elevane, t.d. kva det blir lagt vekt på i vurderinga i faget og om lærarane syter for å involvere elevane i vurderinga av eige læringsarbeid. På bakgrunn av intervju, innlevert dokumentasjon og eigenvurderingar kan vi på fleire av kontrollspørsmåla ikkje konkludere med at skulen har innarbeidde framgangsmåtar. Dette gjeld m.a. konkretisering av kompetansemål, uklare vurderingskriterier, uklar praksis rundt halvårsvurderingar og ulik konkretisering i tilbakemeldingar og framovermeldingar. Skulen utarbeider ikkje IOP for elevar med vedtak om spesialundervisning der eleven skal følgje ordinær læreplan som er lovstridig og kjem att på fleire av kontrollspørsmåla. Undervegsvurdering som grunnlag for tilpassa opplæring og spesialundervisning Gjennom intervju med rektor og innleverte eigenvurderingsskjema kan vi ikkje konkludere med at skulen har ein innarbeidd framgangsmåte for å sikre at det for elevar som ikkje har tilfredsstillande utbytte av opplæringa, blir gjennomført vurdering av arbeidsmåtar, vurderingspraksis og læringsmiljøet, jf. kontrollspørsmål 17. Dette inneber at skulen først må vurdere eigen praksis før eleven ev. vert meldt til PPT. Vurdering av behov for særskild språkopplæring Når det gjeld det rettslege kravet om at skulen også skal vurdere om eleven har behov for morsmålsopplæring og tospråkleg fagopplæring, må skulen ha ein beredskap dersom elevar har desse behova, dvs. at elevane har manglande norskferdigheiter i så stor grad at dei ikkje kan følgje opplæringa gjeve på norsk. Kommunen har t.d. høve til å legge morsmålopplæringa til ein annan skule enn det eleven til vanleg går. Dersom morsmålsopplæring og tospråkleg fagopplæring ikkje

59 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 5/7 kan gjevast av eige undervisningspersonale, kan kommunen legge til rette for anna opplæring tilpassa føresetnadane til elevane. Kommunens tilbakemelding om retting datert Gulen kommune skriv i tilbakemeldinga i samband med tilsynet med Eivindvik skule: Eivindvik skule har som resultat av tilsynet lagt om arbeidet med lokale lærplanar og har fokus på å sjå fagopplæringa i samanheng gjennom stega og sikre at ein har planar som dekkar heile fagplanen på ein teneleg måte. Dei lagar og oversikter over kriterium for måloppnåing på ulike kompetansenivå. Dette for at elevane skal kjenne krava som vert stilte til dei. Eksempel frå dette arbeidet vert ettersendt. Skulen lagar IOPar for alle som har enkeltvedtak. Kommunen skal ha ein ny gjennomgang av årshjulet for arbeid med spesialundervisning for å tilpasse malar og rutiner til Udir sine tilrådingar. Dette skjer i samarbeid med PPT og skal gjelde for heile regionen. Rutine for å sikre ei samordning mellom IOP og den ordinære opplæringa er ikkje utarbeidd. Kommunen skal følgje opp dette. Skulen har tilpassa undervegsvurderingsrutinane til krava i tilsynet der dei særleg har lagt vekt på å gje god informasjon om mål og gje tilbakemeldingar på mestring. Å involvere elevane meir i vurderingsarbeidet er ei utviklingsoppgåve. Dette reknar vi med skal syne att i kvaliteten på halvårsvurderingane og årsrapporteringa knytt til IOPar. Kommunen skal følgje opp dette arbeidet. Oppmelding til PPT kan berre gjennomførast dersom skulen leverer ein pedagogisk rapport som syner kva arbeid skulen har gjort med kartlegging, tilpassing og utprøving for å sikre læringsutbytte for elevane. Dette er innarbeidd i spesialundervisningsrutinane. Kommunen har og eit kvalitetsårshjul med rutinar for å sikre kontinuerleg fokus på læringsmiljøet. Klasseleiing er eit satsingsområde i kommunen og skulane har gjennomført tiltak både førre og inneverande skuleår. Gulen kommune har no ein eigen ressursperson som kartlegg kompetansen til barn med minoritetsspråkleg bakgrunn som buset seg i kommunen. Kartlegginga vert, om mogeleg, gjennomført på morsmålet til eleven, og dannar grunnlaget for enkeltvedtaket om særskilt norskopplæring. Gulen kommune nyttar malen som Udir har utarbeidd for desse enkeltvedtaka. Det vert gjort enkeltvedtak for alle elevar som er aktuelle for slik opplæring. Det ligg og i rutinane at det skal gjerast enkeltvedtak når ein avsluttar denne opplæringa. Gulen er med i Udir si språkummunesatsing og har språkstimulering for minorittsspråklege som eit satsingsområde. Faglege opplegg og rutiner knytt til denne norskopplæringa kan verte justert som resultat av dette arbeidet.

60 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 6/7 Fylkesmannens vurdering av kommunens tilbakemeldingar Pålegga er formulerte slik at det er tiltak Eivindvik skule har sett i verk som er viktige å få fram med tanke på å sannsynleggjere at regelverksbrota no er retta. Kommunens overordna system eller rutinar er relevante i den grad dei er innarbeidde på skulen. Skulens arbeid med opplæring i fag Kommunen viser til at Eivindvik skule har lagt om arbeidet med lokale læreplanar og har fokus på å sjå fagopplæringa i samanheng gjennom stega og sikre at ein har planar som dekker heile fagplanen. Vidare er det vist til at skulen lagar oversikter over kriterium for måloppnåing på ulike kompetansenivå for at elevane skal kjenne krava som vert stilte til dei. Kommunen vil ettersende eksempel frå dette arbeidet. Fylkesmannen har ikkje motteke eksempel slik kommunen skriv i tilbakemeldinga. Vidare skriv kommunen at Eivindvik skule lagar IOP ar for alle som har enkeltvedtak. Det går fram at kommunen skal ha gjennomgang av årshjul for arbeid med spesialundervisning for å tilpasse malar og rutinar. Dette skal skje i samarbeid med PPT i regionen, men rutinane er ikkje utarbeidd. Vi aksepterer kommunens forklaring av Eivindvik skule fattar IOP for alle elevar med enkeltvedtak om spesialundervisning. Tiltaka som kommunen seier at dei vil setje i verk i form av rutinars og malar er ikkje utarbeidde, og det ligg ikkje føre anonymiserte IOP ar som kan sannsynleggjere overfor tilsynsmyndigheita at regelversbrota er retta. Undervegsvurdering for å auke eleven sitt læringsutbytte Kommunen skriv i tilbakemeldinga at skulen har tilpassa rutinane for undervegsvurdering til krava i tilsynet der dei særleg har lagt vekt på å gje god informasjon om mål og gje tilbakemeldingar på mestring. Vidare er det å involvere elevane meir i vurderingsarbeidet ei utviklingsoppgåve. Kommunen reknar med at i kvaliteten på halvårsvurderingane og årsrapporteringa knytt til IOP ar vil verte betre. Sjølv om kommunen skriv at dei skal følgje opp dette arbeidet, er desse tilbakemeldingane for generelle og heller ikkje konkrete nok for å sannsynleggjere overfor tilsynsmyndigheita at regelversbrota er retta. Undervegsvurdering som grunnlag for tilpassa opplæring og spesialundervisning I kommunens tilbakemelding vert det vist til at oppmelding til PPT berre kan gjennomførast dersom skulen leverer ein pedagogisk rapport som syner kva arbeid skulen har gjort med kartlegging, tilpassing og utprøving for å sikre læringsutbytte for elevane. Kommunen skriv at dette er innarbeidd i spesialundervisningsrutinane. Kommunen viser til kvalitetsårshjulet med tanke på læringsmiljøet og at klasseleiing er eit satsingsområde i kommunen. I vårt pålegg går det fram at Gulen kommune må sjå til at Eivindvik skule har ein innarbeidd framgangsmåte for å sikre at det for elevar som ikkje får tilfredsstillande utbytte av opplæringa, blir gjennomført vurdering av: - arbeidsmåtar,- vurderingspraksis og læringsmiljøet. Vårt pålegg gjeld ikkje elevar med behov for spesialundervisning. Men gjeld forhold som skulen skal vurdere dersom elevar som ikkje får tilfredsstillande utbytte av opplæringa, dvs. tilpassa opplæring. Vi kan ikkje sjå at skulen har synleggjort ein slik framgangsmåte

61 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 7/7 overfor tilsynsmyndigheita og vi kan derfor ikkje konkludere med at dette regelversbrotet er retta. Vurdering av behov for særskild språkopplæring Gulen kommune skriv i tilbakemeldinga at ein har no ein eigen ressursperson som kartlegg kompetansen til barn med minoritetsspråkleg bakgrunn, og at kartlegginga dannar grunnlaget for enkeltvedtaket. Kommunen skriv også at ein ev. kan nytte tolk i samband med kartlegginga. Kommunen vil nytte Utdanningsdirektoratets mal for enkeltvedtak og det går fram at det vert gjort enkeltvedtak for alle elevar med rettar etter opplæringslova 2-8. Kommunen vil også gjere enkeltvedtak når opplæring vert avslutta. Kommunen peikar på at Gulen kommune er med på språkkommunesatsinga som også vil omfatte språkstimulering for minoritetsspråklege. I vårt pålegg går det fram at skulen må ha rutinar som sikrar at det blir vurdert om eleven òg har behov for morsmålsopplæring og tospråkleg fagopplæring når eleven har behov for særskild norskopplæring. På bakgrunn av kommunens tilbakemelding finn vi at kommunen har sannsynleggjort overfor tilsynsmyndigheita at kommunen er i ferd med å gjere endringar og tiltak under dette området, dvs. at dette regelverksbrotet difor vil bli retta. Vår konklusjon At Gulen kommune ikkje har overhalde oppsette fristar har for det første ført til at kommunen har fått lang tid til å rette varsel om pålegg/seinare pålegg. For det andre har ein akseptert at ulovleg praksis har kunne fortsetje utan å rette lovbrota. For det tredje at elevane opplever ein praksis på skulen som er i strid med elevanes rettar i opplæringslova. Med eit par unntak har ikkje Gulen kommune dokumentert at Eivindvik skule har satt i verk tiltak eller sannsynleggjort at tidlegare pålegg er retta. Kommunen får frist til med å dokumentere at pålegga er retta ved Eivindvik skule. Fylkesmannen vil etter kommunens tilbakemelding vurdere om det er behov for oppfølgingstilsyn med kommunen og Eivindvik skule. Med helsing John Ole Vange utdanningsdirektør Helge Pedersen seniorrådgjevar Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Eivindvik skule

62 Gulen kommune Økonomiavdelinga Sakshandsamar Maike Norman Bøe Tlf Skatt Vest Regional kontrolleining Njøsavegen LEIKANGER Vår referanse 17/90 17/611 Dykkar referanse Dato Årsrapport for 2016 med vedlegg Hei. Vedlagt ligg årsrapport og årsrekneskapen med forklaring, frå Skatteoppkrevjaren i Gulen kommune. Med helsing Maike Norman Bøe Skatteoppkrevjar/konsulent Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur Vedlegg: Årsrapport og årsrekneskap med forklaring SKO 2016 Kopi til: SEKOM Sekretariatet Postboks FØRDE Sogn og Fjordane Fylkeskommune Askedalen LEIKANGER Adresse Telefon Bankgiro Org.nr. E-post Heimeside Eivindvikvegen Eivindvik postmottak@gulen.kommune.no

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 03/17 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Revisor sin eigenvurdering av uavhengigheit for 2017 Vedlegg i saka: Oversending frå Kryss Revisjon datert KRYSS Revisjon: Vurdering av uavhengigheit 1411 Gulen kommune 6743 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek oppdragsansvarleg revisor for Gulen kommune, Terje Førde, si eiga vurdering av revisor sin uavhengigheit datert til vitande. Saksutgreiing: Terje Førde, oppdragsansvarleg revisor for Gulen kommune, har i brev datert gjeve ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengigheit, sjå vedlagde erklæring. I fylgje revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengigheit til kontrollutvalet. Krav til uavhengigheit og objektivitet gjeld også revisor sine medarbeidarar, men det er berre oppdragsansvarleg revisor som er pliktig til å legge fram ei skriftleg vurdering for kontrollutvalet. Oppdragsansvarleg revisor har vurdert sin uavhengigheit med utgangspunkt i dei objektivitetskrav som kjem til uttrykk i Kommunelova 79 og Forskrift om revisjon 13 og 14. Det er ikkje opplysningar i eigenvurderinga som kan svekke oppdragsansvarleg revisor sin tillit, med omsyn til uavhengigheit og objektivitet, ovanfor Gulen kommune.

78 Fra: Terje Førde Sendt: 9. januar :54 Til: Sekom postmottak Emne: Revisor sin uavhengigheit 2017 Vedlegg: Uavhengigheitserklæring Askvoll 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Bremanger 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Fjaler 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Flora 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Førde 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Gaular 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Gulen 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Hyllestad 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Jølster 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Naustdal 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Solund 2017, pdf Vedlagt følgjer oppdragsansvarleg (underteikna) sine uavhengigheitserklæringar for 2017; ein for kvar av dei 11 kommunane i KRYSS Revisjon. Dei avløysar eksisterande erklæringar for Det vert vist til ordlyden i kvar av erklæringane. Vi gjer merksam på at einkvar medarbeidar hos oss utferdigar eigne/særskilde erklæringar for alle oppdrag. Desse dokumenta har vi internt hos oss, slik forskriftene/revisjonsttandardene stiller krav om, og for ein eventuell gjennomgang/kontroll ved ekstern kvalitetskontroll; om vi skulle bli utsett for det i året. Det er oppdragsansvarleg si erklæring som skal handsamast som sak i kontrollutvalet i kommunen, med rapportering frå KU til kommunestyret/bystyret. Vi sender kopi av erklæringa til kommunestyret/bystyret v/ordførar, og ein kopi til rådmannen, i kvar av kommunane, til orientering. Er det spørsmål til erklæringane, ta gjerne kontakt med underteikna. Vedlagt følgjer 11 vedlegg; - (Uavhengigheitserklæring overfor kommunane Askvoll, Bremanger, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gulen, Hyllestad, Naustdal og Solund) Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

79

80

81

82 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 04/17 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Årsmelding Gulen kontrollutval Vedlegg i saka: Årsmelding Gulen kontrollutval 6729 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Årsmelding 2016 frå Gulen kontrollutval vert godkjent. Saksutgreiing: Utkast til årsmelding 2016 frå Gulen kontrollutval til kommunestyret følgjer vedlagt. Årsmeldinga er stila til kommunestyret og er eit ledd i rapporteringa til dette organet, jfr. kommunelova 77 pkt. 6, som seier at kontrollutvalet skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Årsmeldinga inneheld opplysningar om medlemer i kontrollutvalet, kven som har vore sekretariat og revisor for kontrollutvalet, omtale av saker som har blitt handsama og sendt vidare til kommunestyret, orienteringar frå rådmannen, og rekneskaps- og forvaltningsrevisjon.

83 SEKOM-sekretariat Gulen kontrollutval Årsmelding 2017 Kontrollutvalet si handsaming Dato: Saksnummer: Referanse: 17/11

84 Vår referanse: 17/11 Innleiing Virkeområda til kontrollutvalet er fastsett i kommunelova 77. Til denne paragrafen er det ei eiga forskrift: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Kontrollutvalet skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltinga på vegner av kommunestyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. SEKOM-sekretariat har vore sekretariat for kontrollutvalet i KRYSS Revisjon har vore revisor for både rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Medlemar Faste medlemar Margrethe Thune Trædal, leiar Marit Austgulen Wick, nestleiar Jarle Nordgulen, medlem Varamedlemar 1 Finn Johansen 2 Erene Wilberg 3 Bjørn Kåre Hjartholm 4 May-Lynn Osland Møte og saker Kontrollutvalet hadde 5 møte i 2016 og handsama 36 saker. I 2015 var det 4 møte og 28 saker. Kontrollutvalet fekk utdelt nettbrett i starten av 2016, og opplæring i bruk av nettbrett vart gitt i starten av møte , sak 02/16. Saker til kommunestyret Desse sakene har gått vidare frå kontrollutvalet til kommunestyret til handsaming: Møtedato Sak nr Sakstittel Årsmelding Gulen kontrollutval Uttale til rekneskapen 2015 for Gulen kommune Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Gulen kommune Budsjett for Gulen kontrollutval

85 Vår referanse: 17/11 Rekneskapsrevisjon Revisor sin eigenvurdering av uavhengigheit for 2016 vart handsama i møte sak 07/16, og vart teke til vitande av kontrollutvalet. Det vart vidare i sak 08/16 informert om ekstern kvalitetskontroll hos KRYSS Revisjon. Kontrollutvalet ga i møte , sak 15/16 Uttale til rekneskapen 2015 for Gulen kommune, og viste til dei to presiseringane i revisjonsmeldinga (sjå nedanfor): 1. Revisor viser til anordningsprinsippet, der inntekter og utgifter skal førast det året dei tilhøyrer. Det var i 2015 inntektsført inntekter som høyrde til I rekneskapen for 2016 er det inntektsført kr , som skulle vore inntektsført i Revisor viser til at årsmeldinga for Gulen kommune er datert og motteken , og den skulle vore levert innan Kontrollutvalet tilrådde at rekneskapen for Gulen kommune vart godkjent. Kontrollutvalet fekk orientering om rekneskapsrevisjon for 2016 i møte sak 27/16, der revisor viste korleis revisjonsarbeidet vert utført og dokumentert i fagprogrammet Descartes. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalet vedtok si tilråding til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Gulen kommune i møte 18. august, sak 21/16. Dette arbeidet starta med drøfting av overordna analyse og eigarskapskontroll. Både overordna analyse og notat om eigarskapskontroll er utarbeidde av KRYSS Revisjon, og dokumenta var viktige som grunnlag i utvalet sitt planarbeid: Møtedato Sak nr Sakstittel Overordna analyse 6 Eigarskapskontroll Gulen kommune Overordna analyse ny drøfting Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Gulen kommune Forvaltningsrevisjon: Inntektsområdet - tinging Opplæring / konferanse Alle dei tre faste medlemane i kontrollutvalet deltok på fylkesdekkande opplæring på Skei 25. januar, arrangert av Sogn og Fjordane Kommunerevisorforening. Orienteringar frå rådmannen m.m. Kontrollutvalet har ikkje bedt om orientering frå rådmannen i Det vart i møte teke opp forventningsavklaring med ordførar og rådmann i sak 04/16, for å få ei slik avklaring tidleg i perioden. Vidare vart saker og oppgåver for kontrollutvalet gjennomgått i sak 09/16. 3

86 Vår referanse: 17/11 Meir om utvalet Alle saklister med vedlegg, møtebøker og møteplan frå kontrollutvalet er tilgjengeleg på sekretariatet sine nettsider Underskrifter Eivindvik, Margrethe Thune Trædal leiar Marit Autgulen Wick nestleiar Jarle Nordgulen medlem 4

87 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 05/17 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status 002/15 Skriv og meldingar 03/16 Skriv og meldingar Fylkesmannen sin tilsynsrapport med Gulen kommune som barnehagemyndigheit. Frist for retting E-post til Gulen kommune, ber om å få tilsendt svarbrev til Fylkesmannen. Sendt purring på svar til Gulen kommune. Svar frå rådmannen om at sluttdokumentasjon ikkje er sendt inn, dei tek tak i saka og sluttfører. Dei sender kopi av svarbrev til SEKOM. Ny etterspurnad til Gulen kommune. Svar frå Gulen kommune at tilsynet skal gjennomførast 31. mai. Sendt ny etterspurnad til Gulen kommune. Ny etterspurnad til Gulen kommune. Ny etterspurnad til Gulen kommune Fylkesmannen sine tilsynsrapportar datert for Eivindvik skule og Brekke skule. Frist for retting Sendt e-post til Gulen kommune og bedt om kopi av svarbrev til Fylkesmannen. Svar frå Gulen kommune om at Fylkesmannen har gitt endeleg frist til , for å komme med tilbakemelding Sendt ny etterspurnad til Gulen kommune Ny etterspurnad til Gulen kommune.

88 09/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 21/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Gulen kommune /16 Budsjett for Gulen kontrollutval Fått tilsendt Gulen kommune sine svar til Fylkesmannen Sendt e-post til Fylkesmannen med førspurnad om tilsyna er avslutta, og bedt om kopi av brev Fylkesmannen sendt nye brev til Gulen kommune med ny frist til å rette tidlegare pålegg Aktuelle skriv og meldingar: Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Tertialrapportar Skatterekneskapen Årsmelding SEKOM Årsrapport KRYSS Revisjon Særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan Vedtak: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Inntektsområdet 2. Vedlikehald av bygg/eigedom 3. Oppfølging av politiske vedtak 4. Selskapskontroll 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden Sendt til Gulen kommune/kommunestyret KOM-062/16 vedteke i kommunestyret Vedtak: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet på teneste 11051: Forvaltningsrevisjon: Inntektsområdet Sendt til Gulen kommune for vidare handsaming. KOM-096/16 vedteke i kommunestyret Sak 28/16 tinging, vedtak: Gulen kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Inntektsområdet, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Korleis sikrar kommunen seg at ein får dei inntekter ein kan? Har kommunen oversyn over tilskotsordningar og fristar, og vert dette nytta? Vert inntekts- og avgiftsgrunnlag nytta fullt ut? Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte Sendt til KRYSS Revisjon, frist for plan oktober Fått prosjektplan frå KRYSS Revisjon Sak 33/16 Prosjektplan vedtak: