Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat Møteinnkalling Møtedato: Møtestad: Gulen kommunehus, rådsalen Møtetid: Kl. 10:15 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, revisor i sak 003/15 og rådmannen i sakene /15. Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme tlf: mobil: Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Sakliste Sak nr. Sakstittel 001/15 Godkjenning av innkalling og sakliste 002/15 Skriv og meldingar /15 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Korrekt handsaming av di sak 004/15 Reglement for Gulen kontrollutval med reglement for høyring 005/15 Årsmelding Gulen kontrollutval 006/15 Møteplan 2015 for Gulen kontrollutval 007/15 Oppfølgingsliste /15 Eventuelt Med helsing Finn Johansen Leiar Side 1 av1

2 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Gulen kontrollutval /15 Sakshandsamar: Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Vedlegg: Ingen vedlegg i saka. Arkiv: FE- Arkivsaknr.: 15/35 Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Gulen kontrollutval /15 Sakshandsamar: Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Vedlegg: Arkiv: FE-033 Arkivsaknr.: 15/18 Dok.dato Tittel Dok.ID Fylkesmannen sin tilsynsrapport 2014, Kommunen som barnehagemyndigheit, 1226 Gulen kommune KOM Driftsrapport 2. tertial 2014, handsama KOM Budsjett 2015 og økonomiplan , handsama Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat Forvaltningsrevisjon tilskotsforvaltning Sogn og Fjordane fylkeskommune 1281 Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Skriv og meldingar vert teke til orientering.

4 TILSYNSRAPPORT Kommunen som barnehagemyndigheit Gulen kommune 1

5 Innhald Samandrag Innleiing Om tilsynet med Gulen kommune Fylkesmannen fører tilsyn med kommunen som barnehagemyndigheit Tema for tilsyn Om gjennomføringa av tilsynet Om den førebelse tilsynsrapporten Rettsleg krav Fylkesmannen si undersøking Fylkesmannen si vurdering Fylkesmannen sin konklusjon Rettsleg krav, barnehagelova Fylkesmannen si undersøking Fylkesmannen si vurdering Fylkesmannen sin konklusjon Rettsleg krav Fylkesmannen si undersøking Fylkesmannen si vurdering Fylkesmannen sin konklusjon Frist for retting av lovbrot Kommunen sin frist til å rette

6 Samandrag Tema Det er gjennomført tilsyn med tema kommunen som barnehagemyndigheit, jf. barnehagelova 8. Hovudtema for tilsynet er kommunen som tilsynsmyndigheit, jf. barnehagelova 16 og kommunen si praktisering av dispensasjonar etter norm for pedagogisk bemanning, jf. barnehagelova 18. Formål med tilsynet Det overordna målet med tilsynet er å styrke kommunen si rolle som barnehagemyndigheit. Gjennom tilsynet ønskjer Fylkesmannen å setje søkelys på barnehagemyndigheita sitt ansvar for å sikre etterleving av krava i barnehagelova, både for kommunen som barnehagemyndigheit og for den enkelte barnehage. Gjennom kontroll med at kommunen følgjer opp ansvaret sitt på dette området, skal eventuell lovstridig praksis avdekkjast og rettast opp. Enkelte av kommunen sine oppgåver er særskilt regulerte i barnehagelova kap. IV Barnehagemyndigheita sine generelle oppgåver. Ansvaret inneber mellom anna kommunen si rettleiing og kontroll med at barnehagane vert drivne etter gjeldande regelverk kommunen som barnehagemyndigheit jf. barnehagelova 8, tilsyn med barnehagane, jf. barnehagelova 16 og kommunen si praktisering av dispensasjonar etter norm for pedagogisk bemanning jf. barnehagelova 18. Gjennomføring Gulen kommune har til saman fire barnehagar der alle er kommunale og vert organiserte i oppvekstsenter. Tilsynet er utført ved gjennomgang av innhenta dokumentasjon og intervju. Det er gjennomført intervju med ansvarleg på kommunenivå, og med rektorane i to av oppvekstsentera i Gulen kommune. Avdekka lovbrot Gulen kommune har ikkje implementert rutine som skildrar systematisk oppfølging og rettleiing av barnehagetilbodet jf. barnehagelova 8. manglande rutine for oppfølging og rettleiing av barnehagane som er basert på risikovurdering implementering av rutine for systematisk oppfølging og rettleiing av barnehagetilbodet Status på rapporten og vegen vidare Etter forvaltningslova 16, fekk Gulen kommune tilsendt førebels tilsynsrapport med varsel om pålegg. Fylkesmannen har ikkje motteke merknad til førebels tilsynsrapport frå Gulen kommune. Det vart gjennomført sluttmøte med avklaring på kva måte kommunen skal rette opp lovbrota. Gulen kommune skal utarbeide og implementere rutine 3

7 for oppfølging og rettleiing av kvalitetsarbeid knytt til barnehagelova. Med bakgrunn i dette set Fylkesmannen to fristar for retting av lovbrota. 1. Innleiing Fylkesmannen har i perioden frå til gjennomført tilsyn med Gulen kommune som barnehagemyndigheit. I denne tilsynsrapporten er det fastsett frist for retting av lovbrot som er avdekte under tilsynet. Gulen har fått to fristar for å retting av lovbrot. Fristane er og Dersom lovbrota ikkje er retta innan desse fristane, vil Fylkesmannen i Sogn og Fjordane vedta pålegg om retting med heimel i kommunelova 60 d. 2. Om tilsynet med Gulen kommune 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med kommunen som barnehagemyndigheit Fylkesmannen fører tilsyn med kommunen som barnehagemyndigheit, jf. barnehagelova 9 andre ledd. Fylkesmannen sitt tilsyn med kommunen som barnehagemyndigheit er tilsyn med dei lovpålagde oppgåvene til kommunen, jf. kommunelova 60 b. Fylkesmannen sitt tilsyn med kommunen som barnehagemyndigheit er utøving av myndigheit og skjer i samsvar med reglane i forvaltningsretten. Tilsynet skal vere prega av openheit, likebehandling, skal kunne etterprøvast og gjennomførast på ein effektiv måte. I dei tilfella der Fylkesmannen konkluderer med at eit rettsleg krav ikkje er oppfylt, vert dette sett på som lovbrot, uavhengig av om det er barnehagelova eller forskrift til barnehagelova som er brotne. 2.2 Tema for tilsyn Det er gjennomført tilsyn med tema, kommunen som barnehagemyndigheit, jf. barnehagelova 8. Hovudpunkta i tilsynet er kommunen som tilsynsmyndigheit, jf. barnehagelova 16 og kommunen si praktisering av dispensasjonar etter norm for pedagogisk bemanning, jf. barnehagelova Om gjennomføringa av tilsynet Tilsyn med Gulen kommune vart opna gjennom brev Kommunen er pålagd å leggje fram dokumentasjon for Fylkesmannen med heimel i kommunelova 60 c. Fylkesmannen sine vurderingar og konklusjonar er basert på skriftleg dokumentasjon og opplysningar frå intervju. 4

8 Følgjande dokument inngår i dokumentasjonsgrunnlaget for tilsynet: organisasjonskart for kommunen delegasjonsreglement for kommunen kommunen si årsmelding årsrapport for barnehageområdet kvalitetsplan for Gulen oppvekst kvalitetsmelding for 2014, oppvekstsektoren kommunale vedtekter for barnehagane plan for tilsyn av barnehagar kopi av vedtak om dispensasjon frå utdanningskravet til styrar/pedagogisk leiar Det vart gjennomført tilsyn på staden Følgjande personar vart intervjua: einingsleiar, Helge Pedersen i Byrknes barnehage og skule einingsleiar, Agnar Mostrøm i Dalsøyra barnehage og skule kommunalsjef for oppvekst, Jan Ove Einebærholm 2.4 Om den førebelse tilsynsrapporten Denne tilsynsrapporten inneheld frist for retting av ulovlege forhold avdekka under tilsyn, jf. kommunelova 60 d. Frist for retting er og Dersom forholda ikkje er retta innan fastsett frist, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting. Eit eventuelt pålegg om retting vil ha status som enkeltvedtak og kan klagast på etter reglane for dette i forvaltningslova, jf. forvaltningslova kapittel VI. 3. Kommunen sitt ansvar, barnehagelova Rettsleg krav Kommunen sitt ansvar, barnehagelova 8 «Kommunen er lokal barnehagemyndigheit. Kommunen skal gi rettleiing og sjå til at barnehagane vert drivne i samsvar med gjeldande regelverk.» Kommunen er lokal barnehagemyndigheit. Kommunen skal sikre eit heilskapleg barnehagetilbod med god kvalitet tilpassa lokale forhold og behov. Kommunen skal gje rettleiing og sjå til at barnehagane vert drivne i samsvar med gjeldande regelverk. Barnehagemyndigheita har eit overordna ansvar for å sikre at barna får eit godt og forsvarleg barnehagetilbod, jf. barnehagelova 8 første ledd. Barnehagetilbodet må samsvare med 5

9 lokale forhold og prioriteringar, samtidig som nasjonale føringar skal takast omsyn til, jf. barnehagelova 8 andre ledd. 3.2 Fylkesmannen si undersøking Fylkesmannen har undersøkt om det er samsvar mellom innlevert dokumentasjon og praksis i kommunen. Dette er gjort med intervju for å kontrollere om praksis er i tråd med kommunale planar og innsendt dokumentasjon. 3.3 Fylkesmannen si vurdering Fylkesmannen har vurdert om Gulen kommune sikrar eit heilskapleg barnehagetilbod med god kvalitet tilpassa lokale forhold og behov. Fylkesmannen har vurdert om kommunen har ei aktiv rettleiing og rutine for å sjå til at barnehagane vert drivne i samsvar med gjeldande regelverk. Gulen kommune har fire kommunale barnehagar som er organisert i oppvekstsenter med rektor som einingsleiar. Alle einingane har barnehagefagleg kompetanse i nestleiarfunksjon. Kommune har sidan hausten 2013 arbeidd med utvikling av kvalitetsplan for oppvekstsektoren for å heve kvaliteten og auke kompetansen til dei tilsette i barnehagen. Kommunalsjef for oppvekst er initiativtakar til utvikling av «Kvalitetsplan for Gulen oppvekst ». Arbeidet starta ut frå regionalt samarbeid i HAFS og grunnlaget i ståstadsanalysen. Kommunen har eit politisk vedtak på utarbeiding av planen, men den er ikkje på tilsynsdatoen vedteken i kommunestyret. Utviklingsrettleiar i regionen, leiarane og nestleiarane i oppvekstsentera har vore aktive deltakarar i prosessen. Planen inneheld visjonar, mål, og fokusområde for heile oppvekstsektoren og skal gi felles plattform for utviklingsarbeidet på einingane. Kvar enkelt eining har utarbeidd eit årshjul for dette arbeidet. I intervjuet med kommunalsjef for oppvekst vart det vist til eit årshjul som inneheld faste møteplassar og oppfølging av fokusområde som einingane skulle jobbe med. Innhaldet i årshjulet vart lite konkretisert og vi har ikkje motteke dokumentasjon som viser at årshjulet samsvarer med kommunen sitt for risikovurderings- og kvalitetssystem. Kommunalsjef for oppvekst er koordinator og har ansvar for rettleiing og oppfølging av prosessar i arbeidet med kvalitet på einingane. Han har eit tydeleg skilje mellom forvaltning og utvikling. Det er oppretta eit leiarteam som har merksemd på kvalitetsarbeid. Dei har fire årlege møte med profesjonell støttegruppe som møtemodell. Møta vert gjennomført med utgangspunkt i barnehagen sitt behov og ikkje ut frå krava om risikovurdering som grunnlag for rettleiing. Lokale og nasjonale føringar, i tillegg til kompetansehevingsbehov, ligg til grunn for val av fokusområde. Utviklingsrettleiar i regionen deltek på desse møta for å sikre samanheng mellom eksternvurdering og arbeid med kvalitetsplanen. 3.4 Fylkesmannen sin konklusjon Gulen kommune har ei klar forståing av krav om forsvarleg barnehagedrift fastsett i barnehagelova. Kommunen er inne i ein omstillingsprosess med å endre merksemda frå rammefaktorane, omtalt som fysiske forhold, til kvalitetsarbeid. Informantane i intervjua 6

10 omtalar dei faste møteplassane som ein arena for oppfølging og rettleiing av kvalitetsarbeid knytt til barnehagelova. Fylkesmannen får stadfesta gjennom intervjua at kommunen som barnehagemyndigheit, ved kommunalsjef for oppvekst, har brei kunnskap om pedagogisk innhald og drift i den enkelte eining. Gjennom dokumentasjon og intervju ser Fylkesmannen at Gulen kommune er i ein prosess med å implementere kvalitetsplanen. Gulen kommune må i prosessen få på plass rutine for oppfølging og rettleiing av barnehagane, for å kunne dokumentere at tilbodet er i samsvar med krava i barnehagelova. Gulen kommune har ikkje laga og implementert rutine som skildrar systematisk oppfølging og rettleiing av barnehagetilbodet. Fylkesmannen vil difor gi Gulen kommune eit varsel om pålegg på desse punkta. Fylkesmannen forventar at Gulen kommune, gjennom sin kvalitetsplan og årshjul, vil få på plass ei slik rutine når arbeidet er implementert i praksis. Årshjulet bør innehalde rutine for systematisk oppfølging og rettleiing som tek utgangspunkt i risikovurdering. På denne måten vil kommunen ha eit kvalitetssystem som sikrar krava i barnehagelova. Korreksjonspunkt: Gulen kommune skal ha: rutine for oppfølging og rettleiing av barnehagane som er basert på risikovurdering dokumentasjon som viser at kommunen driv aktiv oppfølging og rettleiing av barnehagetilbodet 4. Kommunen som tilsynsmyndigheit, barnehagelova Rettsleg krav, barnehagelova 16 «Kommunen fører tilsyn med verksemder etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlege eller ulovlege forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige verksemder. Dersom ein ikkje rettar seg etter fristen for retting, eller dersom forhold ikkje let seg rette, kan kommunen vedta tidsavgrensa eller varig stenging av verksemda.» Kommunen som barnehagemyndigheit fører tilsyn med kommunal og ikkje kommunal barnehage for å sikre at dei vert drivne etter gjeldande regelverk og har ei forsvarleg drift. Tilsyn etter barnehagelova omfattar alle krav stilte i lov og forskrifter. Tilsyn er ei sentral oppgåve som kommunen utfører kontinuerleg. Tilsynet omhandlar revisjonskontroll og rettleiing av barnehagesektoren. Kommunen som barnehagemyndigheit vurderer om barnehagen vert driven etter barnehagelova og om barnehagetilbodet er forsvarleg. Kommunen kan gje pålegg om retting av uforsvarlege eller ulovlege forhold ved godkjende eller godkjenningspliktige verksemder, jf. barnehagelova 16, generelle merknader. 7

11 4.2 Fylkesmannen si undersøking Fylkesmannen har undersøkt om det er samsvar mellom innlevert dokumentasjon og praksis i kommunen. Fylkesmannen har gjennomført intervju for å kontrollere om praksis er i tråd med kommunale planar og innsendt dokumentasjon. 4.3 Fylkesmannen si vurdering Delegasjonsreglementet seier ikkje noko om kven som har delegert ansvar for å føre tilsyn med barnehagane etter barnehagelova 16. Gulen kommunen har plan for å føre tilsyn med barnehagane, men kommunalsjef for oppvekst meiner denne planen ikkje er god nok for å sikre at barnehagetilbodet er forsvarleg. I intervjuet vert det vist til kommunen sine rutinar for rapportering (faste møte, Basil, årsmelding, eksternvurdering og arbeid med kvalitetsplan). Gulen kommune med kommunalsjef for oppvekst, meiner dette samla sett gir kommunen oversikt og grunnlag for å vurdere behov for å føre tilsyn med einingane. Gulen kommune har organisert skule og barnehage i fire oppvekstsenter, og alle er kommunale. Intervjuet stadfestar at kommunalsjef for oppvekst har tett kontakt og oppfølging med den enkelte eining. 4.4 Fylkesmannen sin konklusjon Gulen kommune har ei klar forståing av krav om forsvarleg barnehagedrift fastsett i barnehagelova. Kommunalsjef for oppvekst er klar på at tilsyn med barnehagen skal kontrollere kvaliteten på barnehagetilbodet i tillegg til vurdere rammefaktorane som omhandlar fysiske forhold. Kommunalsjef for oppvekst har tett kontakt med barnehagane. Det vert gjennomført faste møte og kommunen har god oversikt ut frå ulike rapporteringssystem. Utfordringa til kommunen blir å bruke kvalitetsplanen som grunnlag for å vurdere ei forsvarleg drift knytt til barnehagelova. Fylkesmannen vurderer gjennom dokumentasjon og intervju at Gulen kommune sine rutinar for rapportering og tilsyn som tilfredsstillande etter krav fastsette i barnehagelova. Gulen kommune bør likevel få på plass kven som har delegert ansvar for å føre tilsyn med barnehagane jf. barnehagelova Dispensasjon for pedagogisk bemanning Rettsleg krav «Kommunen kan gi dispensasjon frå utdanningskravet i første ledd. Klage på vedtaket frå kommunen kan sendast Fylkesmannen.» 8

12 Pedagogisk leiar må ha utdanning som barnehagelærar. Utdanningskravet er gitt for å sikre at personalet har nødvendig kompetanse til å drive barnehagen til beste for barn og foreldre, ut frå lovkrav og rammeplan. Kommunen som barnehagemyndigheit har ansvar for å gi dispensasjon frå utdanningskravet. Krav om utdanning er heimla i barnehagelova for å sikre at barnehagen har nødvendig kompetanse slik at barna får eit likeverdig pedagogisk tilbod med god kvalitet. Midlertidig dispensasjon frå utdanningskravet er berre aktuelt innafor ein kort periode på inntil eit år. Kommunen kan i vedtaket stille vilkår for å sikre at barnehagen rettleier den tilsette på dispensasjon. 5.2 Fylkesmannen si undersøking Fylkesmannen har motteke dokumentasjon som viser at Gulen kommune har rutine for å lage vedtak om dispensasjon frå utdanningskravet. Intervju med kommunalsjef for oppvekst stadfesta at kommunen har tilsette på dispensasjon frå utdanningskravet. 5.3 Fylkesmannen si vurdering Fylkesmannen har vurdert om Gulen kommune har rutine for å skrive vedtak om dispensasjon etter krav fastsett i barnehagelova. Gulen kommune praktiserer tilsetjing på dispensasjon etter dei krava som ligg i barnehagelova. Det kom fram av intervjuet at kommunen ikkje er kjend med alle detaljane i regelverket knytt til dispensasjon, men kommunen stettar likevel lovkrava i dette tilsynet. Fylkesmannen vurderer gjennom dokumentasjon og intervju at rutinane for dispensasjonssøknad og vedtak, tilfredsstillar krava i barnehagelova. 5.4 Fylkesmannen sin konklusjon Gulen kommune lagar vedtak om dispensasjon som er tilfredsstiller krav fastsette i barnehagelova. 6. Frist for retting av lovbrot Fylkesmannen har jf. barnehagelova 8 konstatert lovbrot. I denne rapporten får Gulen kommune frist til å rette dei ulovlege forholda, jf. kommunelova 60 d. Frist for retting er og Kommunen må innan desse datoane sende Fylkesmannen ei melding om at dei ulovlege forholda er retta, og ei utgreiing om korleis lovbrota er retta. Dersom forholdet ikkje er retta innan den fastsette fristen, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting. Eit eventuelt pålegg om retting vil ha status som enkeltvedtak og kan klagast på etter reglane i forvaltningslova, jf. forvaltningslova kapittel VI. Kommunen har rett til innsyn i saksdokumenta, jf. forvaltningslova 18. 9

13 Gulen kommune får følgjande pålegg om retting, og er ikkje lovbrotet retta innan fristen vert det gjort slikt vedtak: Kommunen sitt ansvar jf. barnehagelova 8 1. Gulen kommune får pålegg om å utarbeide rutine for oppfølging og rettleiing av barnehagane som er basert på risikovurdering. Frist for retting er Gulen kommune får pålegg om dokumentere at rutine for systematisk oppfølging og rettleiing av barnehagetilbodet er ein implementert rutine. Frist for retting er Kommunen sin frist til å rette Som nemnt i kapittel 6 ovanfor, har kommunen fått frist for å rette dei ulovlege forholda som er konstaterte i denne rapporten. Frist for retting er og Kommunen har rett til innsyn i saksdokumenta, jf. forvaltningslova 18. Bodhild Therese Cirotzki rådgjevar 10

14 Arkivsak: 14/1052 Løpenummer: 14/7366 Arkivkode: FE-210, TI-&14 Saksbehandlar: Harald Haugejorden Saksnummer Utval Møtedato 051/14 Formannskapet /14 Kommunestyret Driftsrapport 2. tertial 2014 Kommunestyret har endeleg avgjerdsmynde i saka. Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: 1. Driftsbudsjettet for 2014 vert å regulere slik: Konto Tekst Ansvar Teneste Prosj Endring Satsingstiltak 1: Ny heimel fysioterapeut Fast løn Pensjonsinnskot - KLP Arbeidsgjevaravgift Premieavvik Premieavvik KLP Arbeidsg.avgift premieavvik KLP Tilskot og formidlingslån frå Husbanken Post, banktenester, telefon Mva Tap på krav Renteutgifter, provisjonar og andre finansutgifter Mva.-kompensasjon Skatt på inntekt og formue Overføringar til andre Fråfalne krav Forseinkingsrenter Renteutgifter, provisjonar og andre finansutgifter Mva.-kompensasjon Rammeoverføringar, andre gen. statstilskot Rammeoverføringar Renter/utbytte og lån Renteutgifter, provisjonar og andre finansutgifter Avdragsutgifter Sum regulering 0

15 2. Budsjetterte avsettingar til disposisjonsfondet i 2014 skal tilførast NORM-delen av fondet. 3. Rådmannen får delegert fullmakt til å budsjettregulere pensjonspremie og premieavvik etter nye estimat frå KLP i haust. Reduserte driftsutgifter skal redusere bruken av disposisjonsfondet (premieavviksdelen). 4. Rådmannen får delegert fullmakt til å budsjettregulere utgifter knytt til mottak av flyktningar i 2014, med inndekning gjennom statlege tilskot. 5. Rådmannen set i verk naudsynte tiltak for å unngå driftsmessig meirforbruk i Behandling i Formannskapet : Røysting: Samrøystes FSK-051/14 Vedtak: Administrasjonen sitt framlegg til vedtak vert godkjent. Behandling i Kommunestyret : Røysting: Samrøystes KOM-060/14 Vedtak: Formannskapet sitt framlegg til vedtak vert godkjent. Sakstilfang Ikkje utsend sakstilfang: Rapportar frå tenesteeiningane Interne rapporteringsskriv Administrasjonen si saksutgreiing: Bakgrunn for saka: Kommunelova 47 og Forskrift om årsbudsjett skisserer krava til økonomistyring i kommunane. Kommunen sitt økonomireglement inneheld også krav til dette i kap. 8, der det står: «I løpet av året skal kommunestyret behandle periodiske rapportar pr. tertial.» I samband med tertialrapporten vert trongen for politiske budsjettendringar vurdert. Denne saka byggjer på rapportar frå tenesteeiningane og rådmannsavdelinga (11 av 11 har levert), eigne rekneskaps- og personaldata og informasjon frå kjelder utafor kommunen (SSB, KRD osb.) om faktorar som vil påverke økonomien framover.

16 Hendingar i 2. tertial: Den reviderte arealdelen av kommuneplanen vart vedteken i K-sak 32/14, etter eit langt og grundig arbeid. Revidert trafikktryggingsplan vart godkjend i K-sak 31/14. Planane legg premiss for både drifts- og utviklingstiltak dei neste åra. Markeringa av Grunnlovsjubileet på Tusenårsstaden 28. juni vart særs vellukka. Stortingspresidenten og ei rekkje gjestar med viktige posisjonar og store ressursar var til stades, saman med fleire tusen deltakarar. Sterkt program, bra oppslutning og godt sommarver bidrog til å gjere dagen til ein festdag av dei sjeldne i Gulen. Kompetanseutvikling: - Om lag 20 tilsette, dei fleste frå sentraladministrasjonen, besto eksamen i jus (forvaltningsrett) i juni. Kurset var desentralisert og nettbasert, og eit samarbeid mellom kommunane Gulen, Solund, Hyllestad og Masfjorden. - Omsorgseiningane driv no i større grad enn før fagleg kompetanseutvikling gjennom e- baserte lærings- og kvalitetssikringssystem, noko som gjer at tilsette slepp reise på ekstern opplæring. - Innafor Oppvekst er det gode system for kompetanseutvikling. Ei stadig større utfordring er kompetanse i opplæring av framandkulturelle, som Gulen har fått mange av dei siste åra. Dalsøyra skule har opplegg for vaksenopplæring, og Eivindvik skule har hatt norskkurs på kveldstid, med om lag 20 deltakarar. Auke i framandspråklege er og ei utfordring for barnehagane. - Arbeidet med førebuing til mottak av om lag 10 flyktningar med godkjend opphald i Noreg held fram. Folkemøte vart arrangert i Eivindvik 22. mai, med god oppslutning. I slutten av tertialet vart det klart at 8 personar var tilflyttingsklare i haust. Mottak av flyktningar vart vedtatt i K-sak 72/13, men satsinga (som er venta å ha netto utgifter på kr 0 i år) vart vedtatt for seint til å bli inkludert i budsjettet for Administrativ fullmakt til budsjettregulering vert difor tilrådd gitt no for å inkludere satsinga i budsjettet. IKT: - Arbeidet med elektronisk kvalitetsstyringssystem starta opp i tertialet. Elektronisk avviksrapportering skal startast opp i haust, som første steg. - God innfasing av elektroniske system for telefoni og fakturering har vore prioritert i tertialet. Innfasing av ny teknologi skjer på ei rekkje tenester for tida. - Oppgradering av lokal IKT-infrastruktur på skulane og barnehagane i samsvar med SYS IKT sine krav er fullført i 2. tertial. SYSPED, som er eit administrasjonssystem for styring av arbeidsstasjonar og programvare innafor Oppvekst, er i bruk i heile sektoren frå starten av nytt skuleår. Tilknyting til FEIDE, eit nasjonalt felles identifikasjonssystem for lærarar og elevar, vert løyst med desse tiltaka. Omsorgseiningane fekk til å ta i mot alle utskrivingsklare pasientar frå sjukehus også i 2. tertial. (Samhandlingsrefoma). Vedtatt reduksjon av lærarstillingar frå hausten 2014 er gjennomført. Status for vedtekne satsingar i budsjettet for 2014, oppdatert pr 2. tertial: Nr Tittel Status 2. tertial Ny heimel fysioterapeut Utsett oppstart til juni 2015 gjev innsparing på kr i 2014, og kr i Budsjett redusert med kr etter 1. tertial, tilrådd redusert med kr i denne saka

17 2 Auka tilskot til kyrkja OK Frivilligsentral Fått tilskot kr til oppstart Tilsetjingsprosess er starta opp. Kr er førebels brukt til «Møteplassen». 4 Veglys OK Sum Oppstart av nattevaktsordninga i Brekke vert i september, som varsla i rapport frå 1. tertial. Status for vedtekne kostnadsreduserande tiltak i budsjettet for 2014, oppdatert pr 2. tertial (budsjettmessige endringar vart stort sett gjennomført etter 1. tertial berre tiltak nr 2 er tilrådd regulert no): Nr Kostnadsreduserande tiltak/ Status 2. tertial Auka finansiering 1 Generelt kutt på rammenivå; Gjennomført/under innkjøp, kurs/reise 2 KLP - omlegging utgiftsføring/ innfasing fond 3 Kutt i stilling sentraladministrasjonen 4 Redusere driftsmargin frå kr 4,1 mill. til kr 1,5 mill. 5 Oppvekst effektivisere/tilpasse til tal born 6 PU-tenesta meir samordna ressursbruk 7 GS omlegging drift pga. ambulant nattevakt 8 Nattevakt omlegging drift Eivindvik 9 PLT generelt krav utg.reduksjon /innt.auke gjennomføring. Delvis reversert på grunn av lågare betaling til KLP (som no har varsla vesentleg lågare auke i pensjonspremie enn tidlegare estimat. Tilrådd budsjettregulert seinare av administrasjonen) Delvis løyst i år gjennom vakanse og permisjon. Noko uviss i haust. OK OK OK Starta opp framleis forventa kr mindre innsparing enn føresett (budsjettregulert 1. tertial). Oppstart av tiltak i juni og september - redusert verknad i 2014 med kr Uviss noko oppjusterte prosjektinntekter mogleg. Reversert i 2014 med kr Konsesjonskraft - overgang til OK men redusert inntekt likevel forvaltningsavtale pga. lågare kraftprisar. 11 Eigedomsskatt - halvere fritaksår Redusert verknad med kr Generell innsparing Omsorg Prosessen for oppstart av tiltaket er skissert i K-sak 11/14. Reversert i 2014 med kr Innsparing vert forsøkt løyst med kortsiktige tiltak fram til langsiktige tiltak er vedteke Bruk av disposisjonsfond (NORM) Sum Driftsutgiftene i høve til budsjett pr. 2. tertial (31.08.): Løn: OK

18 Vi har brukt kr 67,5 mill. i fast løn til og med august, som utgjer 63,9 % av budsjettet. I fjor hadde vi på same tid brukt kr 63,0 mill., som utgjorde 62,3 % av rekneskapstala i fjor. Forbruket av anna løn (vikar, ekstrahjelp, overtid, støttekontaktar/omsorgsløn, folkevalde) er på kr 12,5 mill. til no i år, samanlikna med kr 13,9 mill. på same tid i fjor. Pensjonspremie og arbeidsgjevaravgift utgjorde kr 24,5 mill. (80,3 % av budsjettet), samanlikna med kr 20,6 mill. i fjor. Dei samla lønsutgiftene så langt i år ligg på kr 104,5 mill. (kr 97,6 mill. i fjor), som utgjer 67,3 % av budsjettet, og er kr 6,9 mill. (7,1 %) høgare enn på same tid i fjor. I høve til eit "normalforbruk" på om lag 9 % kvar månad (og 0 i feriepengemånaden juni) ligg lønsutgiftene over 4% over budsjettrammene. Kr 1,7 mill. av lønsutgiftsauken skuldast at pensjonsutgiftene er belasta i rekneskapen med for høg sats (KLP har justert ned sine estimat i september i år), og korrigerer ein for dette er forbruket i år kr 5,2 mill. (5,3 %) høgare enn pr 2. tertial i fjor. Sjukefråværet er 6,2 % i 2. kvartal 2014, mot 7,0 % på same tida i fjor. I 2. tertial har fråværet vore høgast på Plan, landbruk og teknisk eining (inkl. Drift og vedlikehaldsavdelinga). Andre driftsutgifter: Budsjettkontrollen ser ut til å vere grei i organisasjonen. Det nye økonomireglementet frå 1. tertial inneheld auka delegert fullmakt til administrasjonen når det gjeld å regulere budsjettet utifrå endra føresetnader gjennom året. Hovudutvala og kommunestyret vil difor få færre postar å ta stilling til framover når det gjeld budsjettreguleringar. Nokre av einingane har gjennomført regulering av eigne budsjett i samband med rapport for 2. tertial. Driftsinntektene (900 Finansielle føremål) i høve til budsjett pr. 2. tertial (31.08.): Skatt og rammeoverføringar: Prognosemodellen frå KS, versjon 1403, datert , er oppdatert etter vedtak om revidert statsbudsjett. Basert på eit skatteinntektsnivå utifrå eit gjennomsnitt av åra reknar modellen med kr i 2014, som er 2,9 % høgare enn i Til og med august-14 er skatteinngangen i Gulen (eks. selskapsskatt, som er statleg) 4,19 % høgare enn fjoråret. Med noverande skattevekst resten av året vil skatteinntektene i Gulen auke med om lag kr 0,5 mill. i høve til KS-modellen. Prognose for skatteinntektsauke på landsnivå vart justert ned frå 3,3 % til 3,0 % i revidert nasjonalbudsjett (RNB). Rammeoverføringane er i den nyaste prognosemodellen rekna å verte kr , dvs. kr høgare enn budsjettert. Summen er tilrådd budsjettregulert. Folketalet gjekk ned med 6 personar i første halvår Om denne utviklinga held fram resten av året, vil inntektene frå skatt og rammeoverføringar bli noko redusert i høve til budsjett. Andre driftsinntekter: Kompensasjonsinntekter for NORM-deponi utgjorde kr 1,4 mill. i tertialet. Meldingar til no i år summerer seg opp til kr 4,5 mill. i inntekter. Administrasjonen tilrår å halde på kr 5 mill. som budsjetterte NORM-inntekter i år. KLP har i haust endra estimatet for pensjonsinnskot for Gulen kommune i år. Premieinnbetalingane og premieavviket, som tidlegare var venta på rekordhøgt nivå, blir lågare enn budsjettert. På grunn av det høge nivået vart budsjettet for 2014 saldert med kr 2,8 mill. i ekstra bruk frå premieavviksfondet. Administrasjonen tilrår at denne bruken vert redusert tilsvarande reell reduksjon i premieavviket (truleg kr 1,8 mill.), med administrativ fullmakt til å regulere budsjettet når innbetalingane i 2014 er avklart i oktober. Finansinntektene/-utgiftene:

19 Framleis lågt rentenivå ser ut til å gje finansinntekter og utbyte frå BKK om lag som budsjettert. Rente- og avdragsutgiftene vert om lag kr lågare enn budsjettert på grunn av lågt rentenivå og lågare framdrift i investeringsprosjekt enn rekna med. Innsparinga er tilrådd nytta til å redusere budsjettert premieavvik i år, og dekkje inn ikkje budsjetterte tap på krav, etter gjennomgang av eldre ubetalte restansar. Venta driftsresultat i år: Med ekstra fokus på å halde budsjettbalansen resten av året, ser det pr 2. tertial ut som at vedtatt driftsnivå i 2014 er mogleg å gjennomføre utan rekneskapsmessig meirforbruk. Kommunen brukar då NORM-inntektene for i år (kr 5 mill.) og disposisjonsfond (om lag kr 1 mill.) for å få dette til. Tilpassing av utgiftsnivået til reduserte skatte- og overføringsinntekter i 2015 vert ei stor økonomisk utfordring for kommunen i budsjett- og økonomiplanarbeidet i haust, etter signala i kommuneproposisjonen for 2015 (framlagt i mai). Investeringane: Pr 2. tertial er kr 5,9 mill. av investeringsramma på kr 22 mill. brukt. Prosjekt 4310 Nybygg barnehage Eivindvik har ei overskriding på om lag 0,6 mill., og prosjektet er i sluttfasen. Eit etterslep i framdrifta for investeringstiltaka gjer at administrasjonen ikkje tilrår endring av budsjettet no.

20 Arkivsak: 14/776 Løpenummer: 14/8808 Arkivkode: FE-151 Saksbehandlar: Reidun K. Halland Saksnummer Utval Møtedato 059/14 Formannskapet /14 Formannskapet /14 Kommunestyret Budsjett 2015 og økonomiplan Kommunestyret har endeleg avgjerdsmynde i saka. Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: 1. a) Desse nye satsingane ligg i økonomiplanen: Nye tiltak finansierte over drift Auka tilskot kyrkja ny gravplass Tilskot Utkantfestivalen Biblioteket sluttføre digitaliseringsprosjekt Sum b) Desse innsparingane ligg i økonomiplanen: Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering Auke gebyr / leiger 0,2 0,2 0,2 0,2 2 Auke eigedomsskatt 1,65 1,65 1,65 1,65 4 Færre folkevalde 0,2 0,2 0,2 5 Pensjon - endre rekneskapsprinsipp frå ,6 1,6 1,6 1,6 6 Driftsomlegging omsorg/pu 0,9 0,9 7 Legge ned utekontor legar Brekke Byrknes 0,19 0,19 0,25 0,25 8 Endre organisering folkehelsearbeidet 0,3 0,3 0,3 0,3 9 Ikkje sette i gang frivilligsentralen 0,225 0,225 0,225 0, Redusere tal plassar Gulen sjukeheim 0,7 0,7 0,7 0,7 11 Omlegging kjøkkenvakt 0,3 0,4 0,4 0,4 12 Driftsomlegging Oppvekst 0,5 0,5 13 Trekke inn 0,7 st. vegvaktar 0,3 0,3 0,3 0,3 14 Driftsomlegging PLT Ta vekk tilskot veglys 0,05 0,05 0,05 0,05 c) Desse bindande rammene for netto driftsutgifter i 2015 vert godkjent: Rammeområde Budsjettramme (i 1000 kr) 1xx Ymse formål * xx Oppvekst xx Omsorg xx Plan og utvikling *inkl. Kyrkjeleg fellesråd kr

21 Rådmannen får fullmakt til å justere rammene for dei ulike områda i tråd med kommunestyret sitt vedtak. 2. For år 2015 skriv Gulen kommune ut forskotsskatt på inntekt og formue med dei maksimaltakstar som vert fastsett av Stortinget. 3. Med heimel i Eigedomsskattelova 2 og 3 vert i 2015 skrive ut eigedomsskatt på alle faste eigedomar i Gulen kommune. Skattesatsen blir etter 11 fastsett til 7 promille, men 3,5 promille for bustaddelen i eigedomar med sjølvstendige bustaddelar (jf 12 a). Vedtekter er godkjende i K-sak 51/08. Eigedomsskatten skal betalast i fire terminar; mars, juni, september og desember i skatteåret. a. Desse eigedommane får fritak etter 7 a) i eigedomsskattelova: a. Alle fylkesvegar b. Asheim grendahus, Austgulen grendahus, Brandangersund samfunnshus, Breidvik/Bålen grendahus, Byrknes samfunnshus, Dalsgrend grendahus, Grendahuset Gulatun, Hisarøy grendahus, Mjømna bygdehus, Nordgulfjorden grendahus, Oppedal grendahus, Sande grendahus, Sygnefest grendahus, Sørøyane grendahus, Takle grendahus, Ungdomshuset Vårtun, Brekke stadion, Eivindvik stadion, skyteanlegg på Henriksbø, skyteanlegg på Tjørnleite, skyteanlegg på indre Oppedal, Brekke MC sitt lagshus på Ortneset, Brekke bedehus, Byrknes bedehus, Dalsøyra bedehus, Fivelsdal bedehus Desse bygningane får fritak etter 7 b) i eigedomsskattelova: Sellevåg treskofabrikk på gbnr. 76/3, Lovisendal på gbnr. 130/4 og våningshuset på Skjerjehamn på gbnr. 85/2. Desse bygningane får fritak etter 7 c) i eigedomsskattelova: Bygning som heilt eller i nokon mon vert nytta til husvære (heilårsbustad), og som er/blir oppført eller rehabilitert etter til ein kostnad på minst kr , dokumentert etter faktura. Fritaket gjeld i 10 år frå den tid bygningen er/vart ferdig/rehabilitert. For bustaddelen av eigedomar (gjeld og fritidseigedomar) som ikkje vert nytta til næringsverksemd gjeld et botnfrådrag på kr kroner av takstverdien (jf. 11). 4. Sats for etableringstilskot i 2015 vert sett til kr For utleigeeining kr a) Slikt investeringsnivå for vert godkjent (2015-summane er bindande): Brutto investeringar (i kr) Sum IKT ymse ( ) Medisinskteknisk utstyr Gulen sjukeheim 100 Bil barnevern (xxxx) Bil flyktningetenesta (xxxx) Bil open omsorg PU (xxxx) Bil ymse Lastebil /traktor PLT (xxxx) Opprusting Eivindvik vassverk (xxxx) Utbygging vassverk Sløvåg (3280) Kloakksanering Eivindvik sone 6 og 8 (3300) Kloakktiltak jf. Rammeplan avlaup (3310) Oppgradering kommunale bygg Brekke skule ventilasjon Eivindvik skule ventilasjon Symjeanlegg (4400) Trafikksikringstiltak, eigendel (4510) Investeringar kommunale vegar (4530 og 4550)

22 Omsorgsbustader Dalsøyra inkl. sprinkling (5270) Tusenårstaden Gulatinget, eigendel (6150) Bustadfelt Dalsøyra (6450) Bustadfelt Eivindvik (xxxx) Nybygg Eidsbotn barnehage Utviding Brekke barnehage Eigenkapitalinnskot - KLP (7020) Sum b) Investeringane i 2015 skal finansierast slik: Finansiering av brutto investeringar 2015 Alle tal i 1000 kr Lån Disposisjonsfond Disposisjonsfond: NORM-fond Mva.komp. frå investeringar Eigne tilskot Tilskot frå andre Sum c) I tillegg skal investeringsbudsjettet for 2015 innehalde ei ramme for nye startlån på kr 2 mill. og inntekter frå sal av eigedommar med netto kr 0,2 mill., som skal tilførast ubunde investeringsfond. d) Ikkje fullførte investeringsprosjekt frå 2014 vert å ta stilling til overføring av i eigen sak. 6. Låneopptak i 2015 på kr mill. til investeringar og kr 2 mill til vidare utlån (startlån) vert godkjent. 7. Framlegget til budsjett 2015 og økonomiplan vert godkjent. Behandling i Formannskapet : Nye framlegg: Formannskapet tek framlegget frå rådmannen til orientering, og avventar behandling til neste møte. Administrasjonen utreier sak om reduksjon av tal folkevalde. Røysting: Samrøystes FSK-059/14 Vedtak: Formannskapet tek framlegget frå rådmannen til orientering, og avventar behandling til neste møte. Administrasjonen utreier sak om reduksjon av tal folkevalde.

23 Behandling i Formannskapet : Til møtet vart lagt fram eit fullstendig saksframlegg frå rådmannen med oppdatering av punkta 1 b), 5. og 6.: 1. a) Desse nye satsingane ligg i økonomiplanen: Nye tiltak finansierte over drift Auka tilskot kyrkja ny gravplass Tilskot Utkantfestivalen Biblioteket sluttføre digitaliseringsprosjekt Sum b) Desse innsparingane ligg i økonomiplanen: Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering Auke gebyr / leiger Auke eigedomsskatt Færre folkevalde Pensjon - endre rekneskapsprinsipp frå Driftsomlegging omsorg/pu Legge ned utekontor legar Brekke Byrknes Endre organisering folkehelsearbeidet Ikkje sette i gang frivilligsentralen Redusere tal plassar Gulen sjukeheim Omlegging kjøkkenvakt Driftsomlegging Oppvekst Trekke inn 0,7 st. vegvaktar Driftsomlegging PLT Ta vekk tilskot veglys Sum c) Desse bindande rammene for netto driftsutgifter i 2015 vert godkjent (eks. punkt 1): Rammeområde Budsjettramme (i 1000 kr) 1xx Ymse formål * xx Oppvekst xx Omsorg xx Plan og utvikling *inkl. Kyrkjeleg fellesråd kr Rådmannen får fullmakt til å justere rammene for dei ulike områda i tråd med kommunestyret sitt vedtak. 2. For år 2015 skriv Gulen kommune ut forskotsskatt på inntekt og formue med dei maksimaltakstar som vert fastsett av Stortinget. 3. Med heimel i Eigedomsskattelova 2 og 3 vert i 2015 skrive ut eigedomsskatt på alle faste eigedomar i Gulen kommune. Skattesatsen blir etter 11 fastsett til 7 promille, men 3,5 promille for bustaddelen i eigedomar med sjølvstendige bustaddelar (jf 12 a). Vedtekter er godkjende i K-sak 51/08. Eigedomsskatten skal betalast i fire terminar; mars, juni, september og desember i skatteåret. b. Desse eigedommane får fritak etter 7 a) i eigedomsskattelova: c. Alle fylkesvegar d. Asheim grendahus, Austgulen grendahus, Brandangersund samfunnshus, Breidvik/Bålen grendahus, Byrknes samfunnshus, Dalsgrend grendahus, Grendahuset Gulatun, Hisarøy grendahus, Mjømna bygdehus, Nordgulfjorden grendahus, Oppedal grendahus, Sande grendahus, Sygnefest grendahus,

24 Sørøyane grendahus, Takle grendahus, Ungdomshuset Vårtun, Brekke stadion, Eivindvik stadion, skyteanlegg på Henriksbø, skyteanlegg på Tjørnleite, skyteanlegg på indre Oppedal, Brekke MC sitt lagshus på Ortneset, Brekke bedehus, Byrknes bedehus, Dalsøyra bedehus, Fivelsdal bedehus Desse bygningane får fritak etter 7 b) i eigedomsskattelova: Sellevåg treskofabrikk på gbnr. 76/3, Lovisendal på gbnr. 130/4 og våningshuset på Skjerjehamn på gbnr. 85/2. Desse bygningane får fritak etter 7 c) i eigedomsskattelova: Bygning som heilt eller i nokon mon vert nytta til husvære (heilårsbustad), og som er/blir oppført eller rehabilitert etter til ein kostnad på minst kr , dokumentert etter faktura. Fritaket gjeld i 10 år frå den tid bygningen er/vart ferdig/rehabilitert. For bustaddelen av eigedomar (gjeld og fritidseigedomar) som ikkje vert nytta til næringsverksemd gjeld et botnfrådrag på kr kroner av takstverdien (jf. 11). 4. Sats for etableringstilskot i 2015 vert sett til kr For utleigeeining kr a) Slikt investeringsnivå for vert godkjent (2015-summane er bindande): Brutto investeringar (i kr) Sum IKT ymse ( ) Medisinskteknisk utstyr Gulen sjukeheim Bil barnevern (xxxx) Bil flyktningetenesta (xxxx) Bil open omsorg PU (xxxx) Bil ymse Lastebil /traktor PLT (xxxx) Opprusting Eivindvik vassverk (xxxx) Utbygging vassverk Sløvåg (3280) Kloakksanering Eivindvik sone 6 og 8 (3300) Kloakktiltak jf. Rammeplan avlaup (3310) Oppgradering kommunale bygg Brekke skule ventilasjon Eivindvik skule ventilasjon Symjeanlegg (4400) Trafikksikringstiltak, eigendel (4510) Investeringar kommunale vegar (4530 og 4550) Omsorgsbustader Dalsøyra inkl. sprinkling (5270) Tusenårstaden Gulatinget, eigendel (6150) Bustadfelt Dalsøyra (6450) Bustadfelt Eivindvik (xxxx) Nybygg Eidsbotn barnehage Utviding Brekke barnehage Eigenkapitalinnskot - KLP (7020) Sum b) Investeringane i 2015 skal finansierast slik: Finansiering av brutto investeringar Alle tal i 1000 kr Lån Disposisjonsfond 500 Disposisjonsfond: NORM-fond Mva.komp. frå investeringar Eigne tilskot Tilskot frå andre

25 Sum c) I tillegg skal investeringsbudsjettet for 2015 innehalde ei ramme for nye startlån på kr 2 mill. og inntekter frå sal av eigedommar med netto kr 0,2 mill., som skal tilførast ubunde investeringsfond. d) Ikkje fullførte investeringsprosjekt frå 2014 vert å ta stilling til overføring av i eigen sak. 6. Låneopptak i 2015 på kr 15,3 mill. til investeringar og kr 2 mill. til vidare utlån (startlån) vert godkjent. 7. Framlegget til budsjett 2015 og økonomiplan vert godkjent. Nye framlegg: Frå H v/mjømen Drift - endring i høve til framlegg frå rådmannen (minus tyder lågare inndekking): Tittel Eigedomsskatt, 2,0 promille Færre folkevalde Etableringstilskot, halvering Behalde utekontor legar Etablere frivillegsentral GS mindre nedtak Ikkje omlegging kjøken Byrknes Veglys Nedtak administrasjon Tiltak sjukefråvær Nye skatteobjekt verk og bruk Nattevakt Byrknes og Brekke Driftsmargin og NORM Sum Frå H v/mjømen Investeringar - endring i høve til framlegg frå rådmannen (minus tyder lågare inndekking): Tittel Omsorgsbustader Tusenårsstaden Gulatinget Ikkje bustadfelt Eivindvik Ikkje bustadfelt Dalsøyra Utviding Byrknes barnehage Sum Frå V v/midtun Drift - Endring i høve til framlegg frå rådmannen (minus tyder lågare inndekking): Tittel Eigedomsskatt, 3,0 promille Behalde utekontor legar Etablere frivillegsentral

26 GS mindre nedtak Omorganisering nattevakt Byrknes og Brekke til heimevakt Redusere driftsmargin Sum Frå SP og AP Drift - Endring i høve til framlegg frå rådmannen (minus tyder lågare inndekking): Tittel Behalde utekontor legar Tilskot til veglys Redusert driftsmargin Sum Røysting: H sitt framlegg til endring i drift: 1 (H) mot 4 H sitt framlegg til endring investering: 1 (H) mot 4 V sitt framlegg til endring i drift: 1 (V) mot 4 SP/AP sitt framlegg til endring i drift: 3 (SP og AP) mot 2 (H og V) FSK-065/14 Vedtak: Framlegget frå rådmannen, med endringar som fylgjer av felles framlegg frå SP og AP, vert godkjent. Etter dette vert vedtaket slik: 1. a) Desse nye satsingane ligg i økonomiplanen: Nye tiltak finansierte over drift Auka tilskot kyrkja ny gravplass Tilskot Utkantfestivalen Biblioteket sluttføre digitaliseringsprosjekt Sum b) Desse innsparingane ligg i økonomiplanen: Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering Auke gebyr / leiger Auke eigedomsskatt Færre folkevalde Pensjon - endre rekneskapsprinsipp frå Driftsomlegging omsorg/pu Endre organisering folkehelsearbeidet Ikkje sette i gang frivilligsentralen Redusere tal plassar Gulen sjukeheim Omlegging kjøkkenvakt Driftsomlegging Oppvekst Trekke inn 0,7 st. vegvaktar Driftsomlegging PLT Sum c) Desse bindande rammene for netto driftsutgifter i 2015 vert godkjent: Rammeområde Budsjettramme (i 1000 kr) 1xx Ymse formål *

27 2xx Oppvekst xx Omsorg xx Plan og utvikling *inkl. Kyrkjeleg fellesråd kr Rådmannen får fullmakt til å justere rammene for dei ulike områda i tråd med kommunestyret sitt vedtak. 2. For år 2015 skriv Gulen kommune ut forskotsskatt på inntekt og formue med dei maksimaltakstar som vert fastsett av Stortinget. 3. Med heimel i Eigedomsskattelova 2 og 3 vert i 2015 skrive ut eigedomsskatt på alle faste eigedomar i Gulen kommune. Skattesatsen blir etter 11 fastsett til 7 promille, men 3,5 promille for bustaddelen i eigedomar med sjølvstendige bustaddelar (jf 12 a). Vedtekter er godkjende i K-sak 51/08. Eigedomsskatten skal betalast i fire terminar; mars, juni, september og desember i skatteåret. Desse eigedommane får fritak etter 7 a) i eigedomsskattelova: a. Alle fylkesvegar b. Asheim grendahus, Austgulen grendahus, Brandangersund samfunnshus, Breidvik/Bålen grendahus, Byrknes samfunnshus, Dalsgrend grendahus, Grendahuset Gulatun, Hisarøy grendahus, Mjømna bygdehus, Nordgulfjorden grendahus, Oppedal grendahus, Sande grendahus, Sygnefest grendahus, Sørøyane grendahus, Takle grendahus, Ungdomshuset Vårtun, Brekke stadion, Eivindvik stadion, skyteanlegg på Henriksbø, skyteanlegg på Tjørnleite, skyteanlegg på indre Oppedal, Brekke MC sitt lagshus på Ortneset, Brekke bedehus, Byrknes bedehus, Dalsøyra bedehus, Fivelsdal bedehus Desse bygningane får fritak etter 7 b) i eigedomsskattelova: Sellevåg treskofabrikk på gbnr. 76/3, Lovisendal på gbnr. 130/4 og våningshuset på Skjerjehamn på gbnr. 85/2. Desse bygningane får fritak etter 7 c) i eigedomsskattelova: Bygning som heilt eller i nokon mon vert nytta til husvære (heilårsbustad), og som er/blir oppført eller rehabilitert etter til ein kostnad på minst kr , dokumentert etter faktura. Fritaket gjeld i 10 år frå den tid bygningen er/vart ferdig/rehabilitert. For bustaddelen av eigedomar (gjeld og fritidseigedomar) som ikkje vert nytta til næringsverksemd gjeld et botnfrådrag på kr kroner av takstverdien (jf. 11). 4. Sats for etableringstilskot i 2015 vert sett til kr For utleigeeining kr a) Slikt investeringsnivå for vert godkjent (2015-summane er bindande): Brutto investeringar (i kr) Sum IKT ymse ( ) Medisinskteknisk utstyr Gulen sjukeheim Bil barnevern (xxxx) Bil flyktningetenesta (xxxx) Bil open omsorg PU (xxxx) Bil ymse Lastebil /traktor PLT (xxxx) Opprusting Eivindvik vassverk (xxxx) Utbygging vassverk Sløvåg (3280) Kloakksanering Eivindvik sone 6 og 8 (3300) Kloakktiltak jf. Rammeplan avlaup (3310) Oppgradering kommunale bygg Brekke skule ventilasjon Eivindvik skule ventilasjon

28 Symjeanlegg (4400) Trafikksikringstiltak, eigendel (4510) Investeringar kommunale vegar (4530 og 4550) Omsorgsbustader Dalsøyra inkl. sprinkling (5270) Tusenårstaden Gulatinget, eigendel (6150) Bustadfelt Dalsøyra (6450) Bustadfelt Eivindvik (xxxx) Nybygg Eidsbotn barnehage Utviding Brekke barnehage Eigenkapitalinnskot - KLP (7020) Sum b) Investeringane i 2015 skal finansierast slik: Finansiering av brutto investeringar Alle tal i 1000 kr Lån Disposisjonsfond 500 Disposisjonsfond: NORM-fond Mva.komp. frå investeringar Eigne tilskot Tilskot frå andre Sum c) I tillegg skal investeringsbudsjettet for 2015 innehalde ei ramme for nye startlån på kr 2 mill. og inntekter frå sal av eigedommar med netto kr 0,2 mill., som skal tilførast ubunde investeringsfond. d) Ikkje fullførte investeringsprosjekt frå 2014 vert å ta stilling til overføring av i eigen sak. 6. Låneopptak i 2015 på kr 15,3 mill. til investeringar og kr 2 mill. til vidare utlån (startlån) vert godkjent. 7. Framlegget til budsjett 2015 og økonomiplan vert godkjent. Behandling i Kommunestyret : Kommunestyret vedtok i sak 069/14 å behalde tal folkevalde for neste valperiode. Innsparing om færre folkevalde går derfor ut. Nye framlegg: Frå V v/midtun Som framlegg til vedtak i formannskapet Frå H v/mjømen Endring i høve Høgre sitt framlegg i formannskap : - Helse og omsorgstenestene vert å konkurranseutsette i løpet av Reinhaldsoppgåver vert å konkurranseutsette i løpet av Nattevakt på Byrknes og Brekke vert å oppretthalde fram til ny evaluering i Kr vert dekka inn ved å redusere på drift (brøyting) Endring investering:

29 - Dalsøyra omsorgssenter som formannskapet sitt framlegg - Gulatinget tusenårsstaden vert redusert med i Prosjektering symjehall utsett til 2017, ingen avsetting til investering - Byrknes barnehage kr til forprosjekt 2015, investering kr i 2016 Frå KRF v/brosvik 1. Kommunestyret vil ikkje redusere plassar på Gulen sjukeheim Tittel Ikkje reduksjon Gulen sjukeheim Ny driftsmargin Reduksjonen av plassar på sjukeheimen er avhengig av at det til ei kvar tid er fagleg forsvarleg. Dersom budsjettvedtaket krev auka bemanning i open omsorg utover det som ligg inne av nattevakter, skal den auken kome på sjukeheimen 3. Etablere frivillegsentral Tittel Etablere frivillegsentral Inndekning «Nye skatteobjekt verk og bruk» Sum Frå SP v/ellingsen Endring knytt til investeringspostar frå formannskap: Brutto investeringar (i kr) Klatrepark Brekke 200 Administrasjonen får fullmakt til å korrigere handlingsprogrammet i samsvar med søknaden. Frå FRP v/johansen 1. Symjehall: Gulen kommune ikkje har kapital til utbygging av symjehall utan stønad frå det private næringsliv. Det har vi ikkje i dag. Kommunestyret takka nei til 25 mill frå næringslivet. Gulen FRP meiner at vi ikkje må skrinlegge anlegget, men forskyve desse planane eit par år framover. Vi meiner dette bind for stor kapital til eit enkelt prosjekt. Vi må i ny dialog med næringslivet før vi tek ein så viktig avgjersle. Vårt forslag er derfor. Utsett desse planar til neste kommunestyreperiode. 2. Kommunale bilar: Bilkjøp til forskjellige etatar bør vurderast på nytt. Det lyt vurderast om kostnadar ved leasing av bilar kan vere mest lønsamt for kommunen. Der vil vi få høve til å bytte ut bilane kvart tredje år. Vi vil då til ein kvar tid ha nybilgaranti på bilane slik at vi vil sleppe verkstadskostnader på bilane. Kommunen vil då til ein kvar tid ha driftssikre bilar. Dette må vurderast før vi eventuelt kjøper bilar. 3. Byggefelt Eivindvik og Dalsøyra: Utbygging av byggefelt må utførast av private byggefirma. Kommunen må ikkje vere konkurrent til private utbyggarar. Kommunen/teknisk etat må kun vere eit kontrollorgan. Privat utbygging vil frigi kapasitet til teknisk etat for andre viktige kontrolloppgåver. Vårt forslag er dermed. Nei til kommunal utbygging. Dette vil spare kommunen for kr 20 mill.

30 Røysting: Framlegg frå V: 3 (V) mot 18 Framlegg frå H: 6 (H og FRP) mot 15 Framlegg frå KRF pkt 1 om reduksjon sjukeheim: 5 (KRF og V) mot 16 Framlegg frå KRF pkt 2 om bemanning sjukeheim: Samrøystes Framlegg frå KRF om frivillegsentral: 20 mot 1 (SP v/larsen) Framlegg frå SP: 17 mot 4 (H minus Åshild Eide) Framlegg frå FRP pkt 1 om symjehall: 7 (FRP, H og Jon Ivar Steine) mot 14 Framlegg frå FRP pkt 2 om kommunale bilar: 9 mot 12 (SP, KRF, AP og V v/midtun) Framlegg frå FRP pkt 3 om byggefelt: 6 (FRP og H) mot 15 Det vart deretter røysta over framlegg som heilheit. Budsjett 2015 og økonomiplan vart samrøystes vedteke. KOM-071/14 Vedtak: Framlegget frå formannskap, med endringar som fylgjer av framlegg frå SP og KRF, vert godkjent. Etter dette vert vedtaket slik: 1. a) Desse nye satsingane ligg i økonomiplanen: Nye tiltak finansierte over drift Auka tilskot kyrkja ny gravplass Tilskot Utkantfestivalen Biblioteket sluttføre digitaliseringsprosjekt Sum b) Desse innsparingane ligg i økonomiplanen: Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering Auke gebyr / leiger Auke eigedomsskatt Nye skatteobjekt verk og bruk Pensjon - endre rekneskapsprinsipp frå Driftsomlegging omsorg/pu Endre organisering folkehelsearbeidet Redusere tal plassar Gulen sjukeheim Omlegging kjøkkenvakt Driftsomlegging Oppvekst Trekke inn 0,7 st. vegvaktar Driftsomlegging PLT Sum Reduksjonen av plassar på sjukeheimen er avhengig av at det til ei kvar tid er fagleg forsvarleg. Dersom budsjettvedtaket krev auka bemanning i open omsorg utover det som ligg inne av nattevakter, skal den auken kome på sjukeheimen c) Desse bindande rammene for netto driftsutgifter i 2015 vert godkjent: Rammeområde Budsjettramme (i 1000 kr) 1xx Ymse formål *

31 2xx Oppvekst xx Omsorg xx Plan og utvikling *inkl. Kyrkjeleg fellesråd kr Rådmannen får fullmakt til å justere rammene for dei ulike områda i tråd med kommunestyret sitt vedtak. 2. For år 2015 skriv Gulen kommune ut forskotsskatt på inntekt og formue med dei maksimaltakstar som vert fastsett av Stortinget. 3. Med heimel i Eigedomsskattelova 2 og 3 vert i 2015 skrive ut eigedomsskatt på alle faste eigedomar i Gulen kommune. Skattesatsen blir etter 11 fastsett til 7 promille, men 3,5 promille for bustaddelen i eigedomar med sjølvstendige bustaddelar (jf 12 a). Vedtekter er godkjende i K-sak 51/08. Eigedomsskatten skal betalast i fire terminar; mars, juni, september og desember i skatteåret. Desse eigedommane får fritak etter 7 a) i eigedomsskattelova: c. Alle fylkesvegar d. Asheim grendahus, Austgulen grendahus, Brandangersund samfunnshus, Breidvik/Bålen grendahus, Byrknes samfunnshus, Dalsgrend grendahus, Grendahuset Gulatun, Hisarøy grendahus, Mjømna bygdehus, Nordgulfjorden grendahus, Oppedal grendahus, Sande grendahus, Sygnefest grendahus, Sørøyane grendahus, Takle grendahus, Ungdomshuset Vårtun, Brekke stadion, Eivindvik stadion, skyteanlegg på Henriksbø, skyteanlegg på Tjørnleite, skyteanlegg på indre Oppedal, Brekke MC sitt lagshus på Ortneset, Brekke bedehus, Byrknes bedehus, Dalsøyra bedehus, Fivelsdal bedehus Desse bygningane får fritak etter 7 b) i eigedomsskattelova: Sellevåg treskofabrikk på gbnr. 76/3, Lovisendal på gbnr. 130/4 og våningshuset på Skjerjehamn på gbnr. 85/2. Desse bygningane får fritak etter 7 c) i eigedomsskattelova: Bygning som heilt eller i nokon mon vert nytta til husvære (heilårsbustad), og som er/blir oppført eller rehabilitert etter til ein kostnad på minst kr , dokumentert etter faktura. Fritaket gjeld i 10 år frå den tid bygningen er/vart ferdig/rehabilitert. For bustaddelen av eigedomar (gjeld og fritidseigedomar) som ikkje vert nytta til næringsverksemd gjeld et botnfrådrag på kr kroner av takstverdien (jf. 11). 5. Sats for etableringstilskot i 2015 vert sett til kr For utleigeeining kr a) Slikt investeringsnivå for vert godkjent (2015-summane er bindande): Brutto investeringar (i kr) Sum IKT ymse ( ) Medisinskteknisk utstyr Gulen sjukeheim Bil barnevern (xxxx) Bil flyktningetenesta (xxxx) Bil open omsorg PU (xxxx) Bil ymse Lastebil /traktor PLT (xxxx) Opprusting Eivindvik vassverk (xxxx) Utbygging vassverk Sløvåg (3280) Kloakksanering Eivindvik sone 6 og 8 (3300) Kloakktiltak jf. Rammeplan avlaup (3310) Oppgradering kommunale bygg Brekke skule ventilasjon Eivindvik skule ventilasjon

32 Symjeanlegg (4400) Trafikksikringstiltak, eigendel (4510) Investeringar kommunale vegar (4530 og 4550) Omsorgsbustader Dalsøyra inkl. sprinkling (5270) Tusenårstaden Gulatinget, eigendel (6150) Bustadfelt Dalsøyra (6450) Bustadfelt Eivindvik (xxxx) Nybygg Eidsbotn barnehage Utviding Brekke barnehage Eigenkapitalinnskot - KLP (7020) Klatrepark Brekke Sum Administrasjonen får fullmakt til å korrigere programmet i samsvar med søknaden b) Investeringane i 2015 skal finansierast slik: Finansiering av brutto investeringar Alle tal i 1000 kr Lån Disposisjonsfond 500 Disposisjonsfond: NORM-fond Mva.komp. frå investeringar Eigne tilskot Tilskot frå andre Sum c) I tillegg skal investeringsbudsjettet for 2015 innehalde ei ramme for nye startlån på kr 2 mill. og inntekter frå sal av eigedommar med netto kr 0,2 mill., som skal tilførast ubunde investeringsfond. d) Ikkje fullførte investeringsprosjekt frå 2014 vert å ta stilling til overføring av i eigen sak. 6. Låneopptak i 2015 på kr 15,5 mill. til investeringar og kr 2 mill. til vidare utlån (startlån) vert godkjent. 7. Framlegget til budsjett 2015 og økonomiplan vert godkjent. Sakstilfang Vedlegg: Samla oversikt moglege tiltak budsjett 2015 Søknad frå Stiftinga Utkant om tilskot til festivalane Utkant`14 - `16 (L)(118592).pdf Innspel frå Gulen folkebibliotek med ynskje om midlar.docx Sak 7/14 Godkjenning av tilbod, Gravfelt F og I, Gulen kyrkjelege fellesråd Utbetring og gjenbruk av gravfelt F og I på Gulen kyrkjegard Kommuneøkonomi - budsjettåret 2015.pdf Sak Budsjett for kontrollutvalet i Gulen 2015 Budsjett Økonomisk oversyn drift før saldering Nye vedlegg til møte Budsjett 2015 og økonomiplan framlegg til hovuddokument (utgår og vert erstatta av nytt) Kommentarar og innspel til budsjett 2015 Fylgjeskriv Gulen Sjukeheim Utekontora i Gulen 1 Utekontora i Gulen 2

33 Nye vedlegg til møte Budsjett 2015 og økonomiplan framlegg til hovuddokument frå formannskap Samla oversyn over fråsegn til budsjett 2015 og økonomiplan frå kommunale utval Administrasjonen si saksutgreiing: Bakgrunn for saka: I K-sak 72/09 vedtok kommunestyret at administrasjonen skal legge fram for formannskapet eit framlegg til saldert budsjett og økonomiplan. Deretter tek det politiske nivået over styringa fram mot endeleg vedtak i kommunestyret. Rådmannen legg i denne saka fram eit hovuddokument i økonomisk balanse. Dokumentet er basert på lover og føresegner, samfunnsdelen i kommuneplanen og vidareføring av drifta i dag. I tillegg er det tilrådd endringar i drifta gjennom nye tiltak og omprioriteringar ut frå politiske vedtak som er gjort både sentralt og lokalt i løpet av Til slutt er det gjort framlegg om investeringar som vi meiner bør gjerast for å vere godt rusta for framtidig utvikling. Den administrative prosessen har involvert einingsleiarane og andre tilsette i kommunen, fagorganisasjonane og verneombod. Vurderingar: A. Drift I statsbudsjettet er det berekna at løns- og prisveksten for kommunesektoren vert på 3,0 % frå 2014 til Gulen kommune kan rekne med ein vekst i overføringane gjennom inntektssystemet på 3,0 %, noko som er lågare enn gjennomsnittsveksten i fylket (4,3%) og landet (4,8%). Budsjettframlegget er basert på vidareføring av drifta pr oktober 2014, justert for kjende, vedtekne endringar. Inntektene er berekna etter dei mest positive men realistiske modellane for rammeoverføring og skatteinntekter. Heile summen vi reknar med å få i NORM-avgift vert brukt i drifta. Det er lagt inn ei driftsmargin på kr 2,44 mill. Det er svært viktig at den kommunale drifta vert tilpassa slik at vi kan fortsetje å ha ein driftsmargin. Det gjer situasjonen mindre sårbar ved at ein får betre handlingsrom for investering, og ein har litt å gå på dersom det kjem opp uføresette ting.. Tabell fondsmidler utvikling: Ubunde fond pr (mill. kr.) NORM-midlar 3,7 3,9 Pensjonspremiereserve 7,0 5,7 Anna 25,2 22,9 Sum disposisjonsfond 35,9 32,5 Som vi ser av tabellen over har kommunen noko fondsmidlar, men det er sterkt nedadgåande. Sidan kommunen oppnådde økonomisk balanse i 2006, har kommunen opplevd nokre år med høgre inntekter og meir handlefriheit. I dag ser vi det tydeleg igjen på utgiftssida. Når no inntektssida ikkje lenger heng med betyr det at vi igjen står i ein situasjon med underbalanse. Med desse føresetnadane, har vi ein underbalanse på om lag kr. 7,7 mill. kr i høve driftsbudsjettet for I tillegg er det ynskjer om nye satsingar kr. 0,775 og prioritering av driftsmargin kr. 2,44 mill. Samla utfordringsbilete er på kr. 10,915 mill.

34 Utfordringane for budsjettframlegg for 2015 ligg i hovudsak i: Heilårsverknadar av nye stillingar som vart vedteke i budsjett for Dette gjeld i hovudsak pleie- og omsorg, og stillingar knytt til nye brukarar innan PU. Høgare lønns- og prisauke enn berekna, fordi vi har større del av utgiftene som løn enn gjennomsnittsberekninga byggjer på. Rådmannen finn det derfor naudsynt å føreslå både innsparingstiltak på drift, og auke i inntektene. I tillegg til tiltak som ligg i rådmannen sitt forslag, er det nokre andre forslag som administrasjonen meiner er forsvarleg å gjennomføre, og som kan fremjast som alternativ. Omtale av enkeltelement i framlegget. 1. Auka inntekt. Det vert føreslått å auke satsen for eigedomsskatt med Endra bokføringsprinsipp for pensjonspremieavvik Endring frå 1 år amortisering (avskriving) av pensjonspremieavvik til 7 år, med verknad frå og med premieavvik oppstått i Avslutting av avsetting til/bruk av fond for å finansiere framtidig amortisering. 3. Driftsmargin. Det vert føreslått å sette av ein driftsmargin på kr 2,44 mill. Administrasjonen kan ikkje tilrå at ein køyrer utan driftsmargin. 4. Innsparingstiltak. Det vert føreslått å ikkje gjennomføre desse tidlegare vedtekne tiltaka: a. Starte opp frivilligsentral b. Gje tilskot til veglys. 5. Nye innsparingstiltak: Her er det utarbeidd eigne tiltakskort (sjå vedlegg). Alle rammeområder har presentert kuttframlegg. 6. Av nye tiltak har rådmannen funne rom for: Auka av kyrkja si ramme i samband med behov for opparbeiding av ny gravplass. Tilskot til Utkantfestival 2015 og 2016 Auka ramme til sluttføring av biblioteket sitt digitaliseringsprosjekt Sjå eigne vedlegg. B. Investering. I høve til førre økonomiplan er no investeringsprosjekta gjennomgått og budsjettsum oppjustert til eit nivå som administrasjonen meiner er meir realistisk. Det gjort framlegg om nokre nye større tiltak: Brutto investeringar (i kr) Sum IKT ymse ( ) Medisinskteknisk utstyr Gulen sjukeheim 100 Bil barnevern (xxxx) Bil flyktningetenesta (xxxx) Bil open omsorg PU (xxxx) Bil ymse

35 Lastebil /traktor PLT (xxxx) Opprusting Eivindvik vassverk (xxxx) Utbygging vassverk Sløvåg (3280) Kloakksanering Eivindvik sone 6 og 8 (3300) Kloakktiltak jf. Rammeplan avlaup (3310) Oppgradering kommunale bygg Brekke skule ventilasjon Eivindvik skule ventilasjon Symjeanlegg (4400) Trafikksikringstiltak, eigendel (4510) Investeringar kommunale vegar (4530 og 4550) Omsorgsbustader Dalsøyra inkl. sprinkling (5270) Tusenårstaden Gulatinget, eigendel (6150) Bustadfelt Dalsøyra (6450) Bustadfelt Eivindvik (xxxx) Nybygg Eidsbotn barnehage Utviding Brekke barnehage Eigenkapitalinnskot - KLP (7020) Sum Investeringstiltak som fekk løyving i 2014, men som ikkje er gjennomført, står på lista utan løyvingar i Det vert tidleg i 2015 lagt fram eiga sak for kommunestyret om løyvingar frå 2014 som skal overførast til 2015, eventuelt om det er tiltak som skal gå ut. Administrasjonen vil elles peike på at lista over investeringstiltak er lang. Med noverande administrativ kapasitet kan det vere vanskeleg å få klargjort alle for utføring etter tidsplanen. Viser til hovuddokumentet for meir detaljar.

36 SEKOM-sekretariat Notat Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon Frå Etikkonferansen 2014 Dato: Vår referanse: 14/804 Arkiv: FE-007 Klipp frå KS sine nettsider den med ein artikkel som var publisert Vi legg dette notatet ved som informasjon under skriv og meldingar i kontrollutvala. Her finn du lenke til Etikkportalen der du finn meir om emnet. Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

37 Vår referanse: 14/804 Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf / ah@sekom.no 2

38 SEKOM-sekretariat Notat Skriv og melding i kontrollutvala og styret for SEKOM-sekretariat Dato: Vår referanse: 15/79 Arkiv: FE-000 Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat Til informasjon Kommunal- og moderniseringsdepartementet har tinga rapport med evaluering av kontrollutval og sekretariat frå Deloitte. Klipp frå Regjeringen.no pr : Pdf-versjon av rapporten: -> Dokumenter -> Rapporter og planer. Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf / ah@sekom.no Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

39 Fra: Einar Kåre Ulla Sendt: 24. november :24 Til: Audhild Ragni Vie Alme Emne: SV: Revisjons papirer. Hei Audhild Vi har fått gjennomført ein forvaltningsrevisjon vedr. tilskotsforvaltning. Eg antek at det er denne forvaltningsrevisjonen det vert peika på i eposten du viser til. Den skal til handsaming i kontrollutalet i morgon, 25. nov. Du finn saka og rapporten frå revisor ved å gå inn på linken under. < ument&frame=yes> Med helsing Einar Kåre Ulla sekretariatsleiar, sekretariatet for kontrollutvalet Sogn og Fjordane fylkeskommune Askedalen 2, 6863 Leikanger < Einar.Kare.Ulla@sfj.no <mailto:einar.kare.ulla@sfj.no> tlf: mob: Fra: Audhild Ragni Vie Alme [<mailto:audhild.ragni.vie.alme@sekom.no>] Sendt: 24. november :56 Til: Einar Kåre Ulla Emne: VS: Revisjons papirer. Hei, Einar Har de hatt ein forvaltningsrevisjon som gjeld tildeling av næringsfond frå Fylkeskommunen? Eg har fått ein førespurnad frå leiar i kontrollutvalet i Gulen, sjå e-posten nedanfor. Med helsing Audhild Ragni Vie Alme Rådgjevar SEKOM-sekretariat Mobil: Tlf jobb: E-post: arva@sekom.no <mailto:arva@sekom.no> Hafstadvegen 42,Pb 338,6802 Førde Fra: finn.johansen@enivest.net <mailto:finn.johansen@enivest.net> [<mailto:finn.johansen@enivest.net>] Sendt: 21. november :31 Til: Audhild Ragni Vie Alme Emne: Revisjons papirer.

40 Fikk opplysninger om at "Kontrollutvalget" i fylket bestilte revisjon på 7 spørsmål til fylkeskommunen. Revisor stilte en del spørsmål med svarene dem fikk. Det gjelder hvordan penger til næringsfonn og andre fonn som blir delt ut til kommunene. Hørte at midler fra næringsfonn har blitt delt ut til andre ting. Kunne tenke meg at vi i "Kontrollutvalget" i Gulen fikk disse papirene. Slik at vi kan stille våre egne spørsmål hva våre fonn går til. Håper du kan få tak i disse papirene. Hilsen Finn Johansen Kontrollutvalgsleder i Gulen.

41 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Gulen kontrollutval /15 Sakshandsamar: Audhild Ragni Vie Alme Arkiv: FE-217 Arkivsaknr.: 15/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Korrekt handsaming av di sak Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Rapport: Korrekt handsaming av di sak, Gulen kommune, datert pdf 1208 Tilråding: (Saka går vidare til kommunestyret). 1. Kommunestyret tek forvaltningsrevisjonsrapport «Korrekt handsaming av di sak» datert til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen ta tilrådingane frå revisor med seg i det vidare arbeidet for å sikre at Gulen kommune held fristar i forvaltningslova i forhold til sakshandsaming, førebels svar og informasjon om rett til innsyn. 3. Kommunestyret ber rådmannen vurdere om meir aktiv bruk av førehandskonferanse kan betre informasjonen ved handsaming av søknad om tiltak.. 4. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan om kva som er gjort i forhold til tilrådingane i rapporten. Saksutgreiing: Kontrollutvalet handsama og godkjende tinging av forvaltningsrevisjonsprosjektet: Korrekt handsaming av di sak, i møte , sak 021/13. Tingingsdokumentet vart sendt til KRYSS-revisjon same dag, og frist for levering var sett til 1. november Klipp frå tingingsdokumentet: Aktuelle problemstillingar og vilkår for prosjektet Etterlever Gulen kommune regelverk for:

42 Sakshandsaming Overheld kommunen svarfristar etter gjeldande lover og reglar. I starten av november fekk SEKOM-sekretariat melding frå KRYSS Revisjon v/revisor Stig Årdal om at han ikkje klarde å halde frist for levering av forvaltningsrevisjonsrapporten, grunna at han venta på ein del dokumentasjon frå Gulen kommune. Det planlagde møte for kontrollutvalet 19. november vart difor utsett 1 månad. KRYSS Revisjon v/revisor Stig Årdal sende e-post datert om at forvaltningsrevisjonsrapporten vart ferdig i veke 50. Kontrollutvalsmøte vart då flytta til 20. januar KRYSS Revisjon leverte rapport for forvaltningsrevisjonsprosjektet Korrekt handsaming av di sak, Revisor kjem med følgjande konklusjon og tilråding i forhold til byggesak på side 13 (sjå utklipp nedanfor): Vidare kjem revisor med følgjande konklusjon og tilråding i forhold til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) på side 15 i rapporten (sjå utklipp nedanfor): Kontrollutvalet viser til vedlagde forvaltningsrevisjonsrapport «Korrekt handsaming av di sak» datert , og sender rapporten over til kommunestyret for endeleg handsaming. 2

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Gulen kontrollutval /15 Sakshandsamar: Audhild Ragni Vie Alme Arkiv: FE-033 Arkivsaknr.: 15/34 Reglement for Gulen kontrollutval med reglement for høyring Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Framlegg til reglement for Gulen kontrollutval Framlegg til reglement for høyring i Gulen kontrollutval 1284 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). 1. Framlegg til reglement for Gulen kontrollutval datert , vert vedteke.. 2. Framlegg til reglement for høyringar i Gulen kontrollutval datert , vert vedteke. Saksutgreiing: Reglementet for kontrollutvalet i Gulen vart vedteke av kommunestyre i 2006, sak 110/06. Her heiter det i 5 at møta skal haldast for lukka dører. Kommunelova 77 nr. 8 om at møta i kontrollutvalet skulle haldast for lukka dører vart oppheva frå 1. juli Dette inneber at den alminnelege regelen om møteoffentlegheit i 31 også vil gjelde for kontrollutvalet. SEKOM-sekretariat held difor på med gjennomgang av reglementa for kontrollutvala i dei 15 kommunane som vi føl opp. Tanken er at reglementa skal vere oppdaterte til gjeldande lovverk før valet. (Kommunelova sine reglar gjeld sjølv om ikkje ordlyden i det lokale reglementet er endra). Gulen kontrollutval har 3 medlemer som er minstekravet i kommunelova 77 nr.1. Dei fleste kommunane innanfor SEKOM-sekretariat sitt område har 5 medlemer, og vi tilrår at Gulen kontrollutval vert auka frå 3 til 5 medlemer etter kommunevalet i Dette gjer at utvalet vert mindre sårbart ved forfall, og det er lettare å unngå utskifting av alle medlemene samstundes ved nyval, og det vil også auke statusen til kontrollutvalet.

71 Nokre kommunar har i samband med nytt reglement også vedteke reglement for høyring i kontrollutvalet. Her er lenke til rettleiaren for høyring i kontrollutvala, som Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) har utarbeidd. Etter avklaring med leiaren for kontrollutvalet, legg vi difor fram ei samla sak med framlegg til nytt reglement for kontrollutvalet og reglement for høyringar i kontrollutvalet. Rådmannen har ikkje innvendingar mot at SEKOM-sekretariat førebur sak om endra reglement for Gulen kontrollutval. 2

72 SEKOM-sekretariat Notat Dato: Vår referanse: 15/85 Arkiv: FE-033 Framlegg til reglement for Gulen kontrollutval Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og kommunar (Kommunelova) i tillegg til Forskrift om revisjon og Forskrift om kontrollutval fastsett av kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med heimel i nemnde lov er bindande og gjeld i sin heilskap. 1 Kontrollutvalet sitt føremål Kontrollutvalet skal føre tilsyn med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret, irekna å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Utvalet skal gjennom sitt arbeid sørgje for at innbyggjarane og andre interessentar har tillit til kommunen, og at kommunen leverer sine tenester og utfører sitt mynde effektivt og målretta i samsvar med lov, forskrift og andre reglar samt kommunestyret sine føresetnader og vedtak. Utvalet skal vere eit kompetent, uavhengig, objektivt og synleg organ med høg integritet. Det er berre kommunestyret som kan pålegge kontrollutvalet oppgåver utanom dei oppgåvene som er lovfesta. 2 Val samansetjing Kontrollutvalet skal ha 3 medlemar. Det skal veljast minst 3 varamedlemar. Minst ein av medlemane skal veljast blant kommunestyret sine medlemar. Dei andre medlemane vert valde på fritt grunnlag. Leiar og nestleiar vert valde på fritt grunnlag. Leiaren bør veljast frå eit av partia/gruppene i kommunestyret som ikkje har ordførar. Kontrollutvalet skal veljast som første utval etter val av formannskap, ordførar og varaordførar jf kommunelova 17. Ved val av medlemar og varamedlemar skal omsynet til representativitet i kommunestyret særleg ivaretakast. Det bør vidare leggast vekt på å få medlemar og varamedlemar med god erfaring frå arbeidet som folkevald. Om mogeleg bør omsynet til kontinuitet blant medlemane i kontrollutvalet ha merksemd ved valet. Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

73 Vår referanse: «Sdo_DokID» Utelukka frå val er ordførar, varaordførar, medlem og varamedlem av formannskapet, medlem av kommunal nemnd/utval med mynde til å ta avgjersle på kommunen sine vegne og tilsette i kommunen. Det same gjeld den som leiar eller har leiande stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for eit selskap mv. som kan vere gjenstand for selskapskontroll, jf kommunelova 77 nr. 5. Utover dette gjeld kommunelova sine reglar om val av faste utval. Valretten ligg til kommunestyret. 3 Kontrollutvalet sine oppgåver - Arbeidsområde og saksgang Kontrollutvalet sine oppgåver er gitt i kommunelova kap. 12 forskrift om kontrollutval og forskrift om revisjon. Kommunestyret kan be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på sine vegne. Kontrollutvalet skal i følgje kommunelova sørgje for at følgjande oppgåver vert utført: Rekneskapsrevisjon, sjå til at rekneskapa vert revidert på ein trygg måte, gje uttale til årsrekneskapen for kommunen og sjå til at revisor og kommunestyret sine merknader vert fylgt opp. Forvaltningsrevisjon, som er systematiske vurderingar av kommunen sin økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnadar. Kontrollutvalet skal utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal leggast fram for kommunestyret. Utvalet skal rapportere resultata av gjennomførte forvaltningsrevisjonar til kommunestyret. Selskapskontroll, som inneber å føre kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap. Kontrollutvalet utarbeider plan for selskapskontroll. Vidare skal utvalet sørgje for å få gjennomført selskapskontrollar i samsvar med planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomførte selskapskontrollar. Granskingar eller undersøkingar. Kontrollutvalet kan på eige initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskingar eller undersøkingar av kommunen si verksemd. Kontrollutvalet skal, innan utgangen av året etter nytt utval er på plass, legge fram Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll til kommunestyret. Det er kommunestyret som vedtek desse planane. Kontrollutvalet skal vedta årsmelding for eiga verksemd. Årsmeldinga vert lagt fram for kommunestyret. Kommunestyret skal sørgje for at kontrollutvalet har eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde. Kontrollutvalet gir tilråding om budsjett for drift av kontrollutvalet. Denne tilrådinga vert av formannskapet vurdert innarbeidd i formannskapet sitt samla framlegg til budsjett. Tilrådinga frå kontrollutvalet skal følgje budsjettsaka til kommunestyret.kontrollutvalet har fullmakt til å omfordele budsjettet mellom tenester/ansvar. 2

74 Vår referanse: «Sdo_DokID» 4 Møte og sakshandsaming i kontrollutvalet Saksgang Ordinære møte vert avvikla i samsvar med fastsett møteplan for kontrollutvalet. Kontrollutvalet sine møte er opne. Lukking av møta må skje etter gjeldande lovverk. Møteinnkalling vert sendt ut ei veke før møte til medlemane i utvalet, med kopi til ordførar, rådmann, revisor og varamedlemar. Møta vert i utgangspunktet avvikla på kommunehuset, men kan leggast til andre stader når kontrollutvalet finn dette formålstenleg. Kontrollutvalet gjer alle sine vedtak i møte. Det vert ført protokoll frå møta i utvalet. Protokollen vert godkjent i møtet. Protokollen vert sendt utvalsmedlemane, varamedlemane, revisor, ordførar og rådmann i etterkant av møta på e-post. Protokollen vert lagt ut på heimesida til kommunen og sekretariatet. Melding om vedtak i kontrollutvalet vert sendt til rett instans i etterkant av møta. Utvalet kan avvikle ekstraordinære møte når det er behov for det. Leiaren tek avgjerd om ekstraordinært møte skal gjennomførast. Innkalling til ekstraordinære møte kan skje med kortare, men høveleg varsel enn for ordinære møte. I særlege tilfelle kan utvalet gjennomføre kontrollutvalsmøtet som videokonferanse, telefonmøte eller på liknande måte, men det må sikrast at sakene får ein forsvarleg handsaming og at omsynet til ope møte kan ivaretakast. Rådmannen eller tilsett i kommunen kan kallast inn til møte i kontrollutvalet for å svare på spørsmål om faktiske forhold eller klargjere eit saksforhold. Rådmannen skal alltid orienterast dersom tilsette vert kalla inn til utvalet. Kontrollutvalet eller einskildmedlemar av utvalet kan delta i andre møte, studiereiser, synfaringar, konferansar og samlingar m.v som eit ledd i tilsynsansvaret, og få dekning av tapt arbeidsforteneste, reiseutgifter m.v etter kommunen sine reglar for slik deltaking. Kontrollutvalet fastset sjølv omfanget innanfor eige budsjett. 5 Møte- og talerett Ordførar har møte- og talerett i kontrollutvalet. Ansvarleg revisor, eller den han peikar ut, har møte- og talerett i kontrollutvalet. Kontrollutvalsleiar og nestleiar i kontrollutvalet har møte- og talerett i kommunestyret i samband med handsaming av saker lagt fram av kontrollutvalet. Kontrollutvalet har høve til å møte i representantskapsmøte og generalforsamlingar til selskap som er 100% kommunalt eigde og som kommunen eig eller er medeigar i. Kontrollutvalet har ikkje talerett i desse møta. 3

75 Vår referanse: «Sdo_DokID» 6 Sekretariat Kontrollutvalet skal ha ei eiga sekretariatsordning som er tilpassa utvalet sitt behov. Sekretariatet skal ha kompetanse til å støtte kontrollutvalet på alle funksjonsområda til utvalet. Sekretariatsfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgåver for kommunen kan ikkje utøve sekretariatsfunksjon for kontrollutvalet. Det same gjeld medlemmar av kontrollutvalet eller kommunestyret. Tilsette i sekretariatet skal vere uavhengig av administrasjonen i kommunen og uavhengig til kommunen sine revisorar. Kommunestyret fastset kva sekretariatsordning kontrollutvalet skal ha etter tilråding frå kontrollutvalet. Sekretariatet sine oppgåver Sekretariatet skal sjå til at dei saker som skal handsamast av kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd og gjev tilråding til utvalet i sakene. Sekretariatet sørgjer for at innkalling og føring av møtebok i samband med møta i kontrollutvalet. Sekretariatet skal sjå til at kontrollutvalet sine vedtak, og kommunestyret sine vedtak i saker som kontrollutvalet fremjar for kommunestyret, vert effektuerte. Sekretariatet skal følgje opp at saker som gjeld kontrollutvalet sitt ansvar og sine oppgåver etter lov og forskrift vert ivareteke og forsvarleg løyste. Kontrollutvalet kan leggje andre arbeidsoppgåver til sekretariatet i den grad lov eller forskrift ikkje er til hinder for dette. Sekretariatet har fullmakt til å ta avgjerd i samråd med leiar i saker som er kurante der det haster med ei avgjerd med melding til utvalet i neste møte. Sekretariatet kan, i samråd med leiar, tinge ekstraordinære kontrollhandlingar når det haster å få sett i gang kontrollen. Sekretariatet kan, i samråd med leiar, kalle inn til ekstraordinært møte i kontrollutvalet når dette er naudsynt. 7 Revisjon Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet kan evaluere revisjonsordninga og tilpasse denne til lovmessige krav og kommunestyret sitt tilsynsbehov. Kontrollutvalet legg opp til revisjonsordning tilpassa kommunestyret sitt tilsynsbehov. Kommunestyret vedtek revisjonsordning og val av revisor etter tilråding frå kontrollutvalet. 4

76 SEKOM-sekretariat Notat Dato: Vår referanse: 15/86 Arkiv: FE-033 Framlegg til reglement for høyring i Gulen kontrollutval 1. Verkeområde og føremål 1. Kontrollutvalet kan halde høyringar innan sitt ansvarsområde. Med høyring vert meint eit møte i kontrollutvalet der ein mottar munnlege forklaringar frå personar som er bedne om å møte for å få belyst ei spesiell sak eller eit saksområde. 2. Føremålet med reglementet er å sikre kontrollutvalet og kommunestyret sitt informasjonsbehov i kontrollsaker og ei god framdrift i høyringa, samtidig som omsynet til dei innkalla sin rettstryggleik vert ivareteken. 3. Kontrollutvalet sine høyringar skal haldast i tråd med dette reglementet. 2. Førebuing av høyring 1. Kontrollutvalet kan med vanleg fleirtal bestemme at det skal haldast høyring i ei kontrollsak, og kven som skal kallast inn for å møte. Høyringa skal i utgangspunktet vere open, men kontrollutvalet kan likevel med vanleg fleirtal bestemme at heile eller deler av høyringa skal vere lukka. Avgjerda om heilt eller delvis å gjennomføre høyringa for lukka dører må grunngjevast med gyldig lovheimel. 2. Kontrollutvalet må klart definere føremålet med høyringa og kva utvalet ventar å oppnå. I tillegg bør kontrollutvalet ha ein forventing om kva lærdom som kan trekkast ut av høyringa kontra bruk av andre verkemiddel. 3. Før høyringa gjennomfører kontrollutvalet særskilde saksførebuande møte. Kontrollutvalet bør gå gjennom dei problemstillingane som ein ønskjer å belyse, med sikte på å gjere utspørjinga mest mogeleg effektiv. Utvalet må også ta stilling til kor mykje bakgrunnsinformasjon som er naudsynt å innhente for gjennomføringa. Vidare bør det fastsetjast ein framdriftsplan for høyringa. 4. Under dei saksførebuande møta bestemmer kontrollutvalet kven som skal veljast som hovudutspørjar under høyringa, jf 4 tredje ledd. Kontrollutvalet kan i tillegg til hovudutspørjar, også velje fleire utspørjarar blant utvalet sine medlemar. Valet av hovudutspørjarar bør skje ut frå omsynet til å få saka allsidig belyst. 3. Den innkalla si stilling 1. Rådmannen har møteplikt ved innkalling til høyring. Andre tilsette i kommunen kan kallast inn direkte for å møte i høyring. Rådmannen skal i slike tilfelle alltid varslast, og gjevast høve til å vere til stades. Spørsmål stillast direkte til den innkalla, men rådmannen skal gjevast høve til å supplere forklaringa om ønskjeleg. 2. Eksterne aktørar kan inviterast til å møte til høyring for å gje opplysningar. Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

77 Vår referanse: «Sdo_DokID» 3. Den som kallast inn / inviterast til å møte til høyring, skal varslast i så god tid som mogeleg. Innkallinga skal opplyse om den eller dei saker som kontrollutvalet ønskjer forklaring om. Kopi av dette reglement skal leggast ved. Det skal vidare opplysast om at høyringa skal vere open, og om at det skal skrivast referat. Dei som møter skal ha tilgang til kontrollutvalet sine saksdokument med mindre reglar om unnatak frå offentleg innsyn / teieplikt tilseier noko anna. 4. Dersom eit spørsmål ikkje kan svarast på utan å røpe opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, bør den innkalla gjere kontrollutvalet merksam på dette. Den innkalla kan be kontrollutvalet om å få forklare seg heilt eller delvis for lukka dører. Dersom eit slikt spørsmål kjem opp, skal kontrollutvalet avbryte høyringa, og handsame spørsmålet i lukka møte. 5. Den innkalla skal ha høve til å peike ut ein person som vedkomande møter saman med. Den innkalla har rett til å konferere med denne personen før svar på spørsmål. Dersom møteleiar gir høve til dette, kan også denne personen supplere forklaringa til den innkalla. Dersom den som møter saman med den innkalla krev honorar, må dekking av slike utgifter avklarast på førehand. 4. Gjennomføring av høyringa 1. Kontrollutvalet sin leiar skal innleiingsvis orientere om temaet for høyringa og dei prosedyrar som gjeld. Leiaren ser til at spørsmåla held seg innanfor det tema som er oppgitt, og at den innkalla sin rettstryggleik vert ivareteken. 2. Før kontrollutvalet startar utspørjinga, skal den innkalla gjevast inntil 10 minutt til å gi sin versjon av saka. Leiaren kan utvide den innkalla si taletid i den grad det vert sett på som naudsynt for å opplyse saka. 3. Høyringa vert innleia med at den valde hovudutspørjar stiller sine spørsmål. Deretter får dei andre medlemane i kontrollutvalet ordet til spørsmål i den rekkefølgje dei ber om dette. Etter at utspørjinga er ferdig, skal den innkalla gjevast høve til å gi ein kort sluttkommentar. 4. Meiningsutveksling mellom kontrollutvalet sine medlemar skal ikkje finne stad under høyringa. Medlemane skal heller ikkje kommentere dei svar som vert gjevne, anna enn der dette går inn som ein naturleg del av eit oppfølgingsspørsmål. Upassande eller fornærmande åtferd eller spørsmål er ikkje tillate. Dette skal påtalast av møteleiar. 5. Eit medlem av kontrollutvalet kan krevje at høyringa vert avbroten for at kontrollutvalet skal behandle den vidare framdrifta, inkludert framlegg om at høyringa skal avsluttast eller halde fram for lukka dører. Kontrollutvalet kan berre ta mot teiepliktbelagde opplysningar for lukka dører. Under open høyring må kontrollutvalet sine medlemar ikkje gjengi eller vise til opplysningar som er underlagt lov- eller instruksfesta teieplikt. 5. Etterarbeid 1. Kontrollutvalet skal utarbeide rapport frå høyringa. Rådmannen skal gjevast høve til å uttale seg til rapporten, jf koml 77 nr 6. Rådmannen sin uttale skal ligge ved rapporten. 2. Rapporten vert send over til kommunestyret for slutthandsaming, med innstilling frå kontrollutvalet. 2

78 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Gulen kontrollutval /15 Sakshandsamar: Audhild Ragni Vie Alme Arkiv: FE-040 Arkivsaknr.: 15/19 Årsmelding Gulen kontrollutval Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Årsmelding Gulen kontrollutval 1247 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Årsmelding 2014 frå Fjaler kontrollutvalet vert godkjent.. Saksutgreiing: Utkast til årsmelding 2014 frå Gulen kontrollutval til kommunestyret følgjer vedlagt. Årsmeldinga er stila til kommunestyret og er eit ledd i rapporteringa til dette organet, jfr. kommunelova 77 pkt. 6, som seier at kontrollutvalet skal rapportere resultatet av sitt arbeid til kommunestyret. Årsmeldinga inneheld opplysningar om medlemer i kontrollutvalet, kven som har vore sekretariat og revisor for kontrollutvalet, omtale av saker som har blitt handsama og sendt vidare til kommunestyret, orienteringar frå rådmannen, og rekneskaps- og forvaltningsrevisjon.

79 SEKOM-sekretariat Gulen kontrollutval Årsmelding 2015 Kontrollutvalet si handsaming Dato: Saksnummer: Referanse: 15/55

80 Vår referanse: «Sdo_DokID» Innleiing Virkeområda til kontrollutvalet er fastsett i kommunelova 77. Til denne paragrafen er det ei eiga forskrift: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Kontrollutvalet skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltinga på vegner av kommunestyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. SEKOM-sekretariat har vore sekretariat for kontrollutvalet i KRYSS Revisjon har vore revisor både for rekneskaps-/og forvaltningsrevisjon. Medlemar Faste medlemar 1 Finn Johansen, leiar 2 Erna Kjelby, nestleiar 3 Jarle Nordgulen Varamedlemar 1 Gjert Knarvik 2 John Vatnøy 3 Bjørn K Hjartholm 4 Åse L Vatne Møte og saker Utvalet hadde 3 møte i 2014 og handsama 18 saker, det siste planlagde møte 19. november vart utsett til 20. januar I 2013 var det 4 møte og 23 saker. Saker til kommunestyret Desse sakene har gått vidare frå kontrollutvalet til kommunestyret anten til handsaming eller til orientering: Møtedato Sak nr Sakstittel Årsmelding 2014 frå kontrollutvalet i Gulen Årsrekneskapen 2013 for Gulen kommune Budsjett for kontrollutvalet i Gulen 2015 Kontrollutvalet har enno ikkje fått framlagt prosjektrekneskap. Orienteringar frå rådmannen Kontrollutvalet har ikkje kalla inn rådmannen for å gje orienteringar i løpet av

81 Vår referanse: «Sdo_DokID» Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Det har ikkje vore gjennomført selskapskontroll i Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Korrekt handsaming av di sak» vart godkjent av kontrollutvalet i møte sak 06/14. Frist for levering av rapporten var sett til , men vart levert av KRYSS Revisjon. Rekneskapsrevisjon Det vart ikkje gitt noko spesiell orienterte om rekneskapsrevisjon for Gulen utanom gjennomgang i samband med årsrekneskapen for 2013 i møte 12. mai. Kontrollutvalet tok oppdragsansvarleg revisor for Gulen kommune, si eiga vurdering av ubundenskap, til orientering i møte , sak 05/14. Oppsummering Alle saklister med vedlegg og møtebøker for kontrollutvalet er tilgjengeleg på sekretariatet sine nettsider: Underskrifter Eivindvik, Finn Johansen, leiar Erna Kjelby Jarle Nordgulen 3

82 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Gulen kontrollutval /15 Sakshandsamar: Audhild Ragni Vie Alme Arkiv: FE-033 Arkivsaknr.: 14/373 Møteplan 2015 for Gulen kontrollutval Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Korrigert møteplan for politiske møte 2015, notat Gulen kommune datert pdf Oversending av møteplan for Gulen kommune, brev datert pdf 1114 Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Møteplan 2015 for Gulen kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar: 20. januar, 4. mai, 2. september og 20. november.. Saksutgreiing: I arbeidet med å koordinere møta til kontrollutvala i SEKOM-sekretariat sitt område, og for at kontrollutvalsmedlemane skal kunne koordinere sine planar og gjeremål, har ein funne det tenleg å lage planar for kva tid kontrollutvalsmøta skal haldast i dei 15 kommunane. I planen for kvar kommune er det, teke omsyn til kva tid det skal vere formannskaps- og kommunestyremøte. Planen må sjåast på som eit utgangspunkt for møte. Det kan kome endringar som følgje av saker som kjem til og som hastar, eller av andre årsaker. Møteinnkalling vert sendt ut ei veke før møtedato. Nedanfor er det sett opp samla møteplan 2015 for kontrollutval, formannskap og kommunestyre i Gulen. MÅNAD JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES KONTROLLUTVAL FORMANNSKAP KOMMUNESTYRET Nytt kommunestyre etter valet 14 september, vert konstituert i møte 22. oktober. Det er lagt opp til folkevaldopplæring 24. september og 15. oktober, jfr. Møteplan 2015 for Gulen kommune datert SEKOM-sekretariar startar med møter og opplæring av kontrollutvala, etter at kommunane har føreteke val av nye kontrollutval og sendt ut opplysningar om dette.

83 GULEN KOMMUNE «Sse_Navn» Internt notat Til: Reidun K. Halland Rådmann Referanse Saksansvarleg Direkte telefon Dato 14/ JP 14/10060 RKH Framlegg til møteplan 2015 Månad Kom.st Form.sk Adm. HPU HOM HOP AMU utv januar februar mars april mai juni juli august september 3. og oktober 15. og og november desember 10. Formannskapsmøta er lagt til fredag bortsett frå 15. januar (torsdag), og kommunestyremøta til torsdag er valår og det vert lagt opp til folkevaldopplæring den og Konstituerande kommunestyremøte vert den Med helsing Reidun K. Halland Rådmann Dette brevet er godkjent elektronisk i Gulen kommune og har derfor ingen signatur.

84 GULEN KOMMUNE Ekspedisjonsavdelinga SEKOM-sekretariat Hafstadvegen 42 Postboks FØRDE Vår referanse Dykkar referanse Saksansvarleg telefon (saksbehandlar) Dato 14/ JP 14/10300 Reidun K. Halland (HET) Oversending av møteplan for Gulen kommune 2015 Hei. Vedlagt følger møteplan for politiske utval i Gulen kommune Med helsing Henrik Tveit Møtesekretær/ konsulent ekspedisjon Dette brevet er godkjent elektronisk i Gulen kommune og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Korrigert møteplan for politiske møte 2015 Adresse Telefon Bankgiro Org.nr. E-post Heimeside Eivindvikvegen postmottak@gulen.kommune.no Eivindvik