Handlingsprogram for perioden

Transkript

1 Handlingsprogram for perioden Viktige målsettinger for perioden som ble vedtatt av Bridgetinget 1. Beholde nåværende medlemmer og rekruttere nye gjennom et allsidig tilbud med høy kvalitet 2. Intern og ekstern og kommunikasjon skal videreutvikles. 3. Organisasjonsmessig utvikling ved bl.a. å gi gode tilbud (kurs/videreutdanning) til tillitsvalgte. 4. Regionstruktur til erstatning for dagens kretsstruktur må vurderes 5. Innføre honorarstruktur for tillitsvalgte 6. Styrke kontorets kapasitet og profesjonalitet. 7. Videreutvikle IT løsningene med vekt på SparTi 8. Videreutvikle festivalkonseptet og samspillet med partnere 9. Videreutvikle NBF Fordelsprogram og medlemstilbud 10. Lokale/regionale rekrutteringsaktiviteter skal systematiseres 11. Opplæringsmateriell skal videreutvikles og tilbud for utdanning/sertifisering av bridgelærere systematiseres 12. Utvikle nordisk standard for opplæring 13. Nordisk nettklubb for rekruttering, opplæring og tilbud til NBF medlemmer etableres 14. NBF skal i samarbeid med andre organisasjoner styrke relasjonene til norske myndigheter 15. NBF skal bidra aktivt til å utvikle Tankesportforbundet til en reell pådriver for utvikling av bridgen. 16. NBF skal videreutvikle engasjementet i internasjonal bridgepolitikk med vekt på den nordiske plattformen 17. Revidere vedtektene slik at det åpnes for at klubber i utlandet kan være medlem av NBF Tiltaksplan for å nå målene i handlingsprogrammet Styret har utarbeidet en tiltaksplan for å konkretisere målsettingene i handlingsprogrammet, hvor det fremgår strategien, tiltak og virkemidler, planlagt gjennomføringstidspunkt og hvem som er ansvarlig: Målsetting for perioden Strategi Tiltak og virkemidler Behandlings- / gjennomføringstidspunkt og hvem 1. Beholde nåværende medlemmer og rekruttere nye gjennom et allsidig tilbud med høy kvalitet 2. Intern og ekstern og kommunikasjon skal videreutvikles. 3. Organisasjonsmessig utvikling ved bl.a. å Gjennomgå innhold og kvalitet på forbundets turneringstilbud, samt utvikle nye tilbud til nye målgrupper. Aktiv bruk av medlemsbladet og nye elektroniske kanaler for kommunikasjon, markedsføring og informasjon Videreutvikle dagens tilbud av opplæringstiltak TMU og festivalutvalget evaluerer og gjennomfører tiltak for å heve kvaliteten på eksisterende turneringstilbud. Etablere en arbeidsgruppe som utvikler nye tilbud kalt seniortilbud. Etablere en arbeidsgruppe som skal utarbeide forslag til informasjon og kommunikasjonsstrategi Organisasjonsdagene Bridgelærerseminar Evaluering av turneringstilbud og festivalen behandles av styret i møte juni 2009 Seniortilbud etablert fra høsten 2009, behandles av styret på møte i mars 2009 Første del av utvalgets forslag behandles av styret i møte i mars 2009 Hvert år Hvert år 1

2 gi gode tilbud (kurs/videreutdannin g) til tillitsvalgte 4. Regionstruktur til erstatning for dagens kretsstruktur må vurderes 5. Innføre honorarstruktur for tillitsvalgte 6. Styrke kontorets kapasitet og profesjonalitet for tillitsvalgte, bridgelærer og turneringsleder Avklare hva som er forventningene til kretser og klubber, og hva som ikke kan løses innenfor dagens struktur Avklare retningslinjer for honorarstrukturen Øke bemanningen i tråd med det økonomiske grunnlaget Turneringslederseminarer Utrede muligheter for samarbeid med studieforbund og avklare videre strategi Kretsledermøtet diskuterer forventninger til kretser og klubber, og hvordan dette best kan løses hhv innenfor dagens struktur eller i regioner Valgkomiteen i samarbeid med styret utarbeider forslag til retningslinjer som tas opp på kretsledermøtet. Valgkomiteen vedtar endelig retningslinjer basert på innspill fra Kretsledermøtet Forutsatt økonomisk grunnlag: Tilsette en ny medarbeider senest 1. kvartal 2009, deretter ytterligere en ny medarbeider fra 2010 / 2011 Evaluering av administrasjonens arbeid, organisering og kompetansebehov Utarbeide organisasjons og bemanningsplan for forbundskontoret som grunnlag for ny tilsetting i 2010/2011 Fortløpende I løpet av perioden Kretsledermøtet vår 2009 Styremøte august 2009 vurderer videre prosess etter innspillene fra kretsledermøtet Forslag til retningslinjer ferdig innen mars 2009 Tema på kretsledermøtet vår 2009 Sluttbehandles av valgkomiteen innen 1. oktober 2009 Generalsekretær foretar tilsettinger i 2009 og 2010/2011 Mars 2009 Desember Videreutvikle IT løsningene med vekt på SparTi 8. Videreutvikle festivalkonseptet og samspillet med partnere 9. Videreutvikle NBF Fordelsprogram og medlemstilbud 10. Lokale/regionale rekrutteringsaktivitet Ha gode IKT-løsninger som letter de administrative rutinene i alle ledd, og legge til rette for bruk av systemene Videreføre dagens festivalkonsept med fokus på kvalitet. Avklare festivalens fremtidig profil i sammenheng med forbundets øvrige tilbud Vurdere behovet for fordelsprogram og hvilket tilbud som skal inngå Legge til rette for at klubber og kretser kan Alle klubber og kretser skal ha tatt i bruk SparTi innen 2010, samt etablert adresse senest 1. kvartal 2009 Evaluere erfaringene med dagens IKT-verktøy Konsolidere kvalitet og bruk av systemene Videreutvikle kvalitet og funksjonalitet i IKTløsningene Konsolidere festivalen med fokus på å heve kvalitet og markedføring av dagens tilbud Avklare festivalens profil på sikt for å øke oppslutningen Vurdere festivalkonseptet inn i det totale tilbudet Arbeidsgruppe vurderer og fremmer forslag Rekrutteringsutvalget og administrasjonen Generalsekretær Fortløpende, i samarbeid med de nordiske bridgeforbundene Generalsekretær og styret, fortløpende i perioden Festivalutvalg fram til festival 2009 Styremøte juni 2009 Arbeidsgruppe vurderer og fremmer forslag innen juni 2009 Styret behandler saken i august 2009 Rekrutteringsutvalget og administrasjonen vurderer 2

3 er skal systematiseres 11. Opplæringsmateriell skal videreutvikles og tilbud for utdanning/sertifiserin g av bridgelærere systematiseres 12. Utvikle nordisk standard for opplæring 13. Nordisk nettklubb for rekruttering, opplæring og tilbud til NBF medlemmer etableres 14. NBF skal i samarbeid med andre organisasjoner styrke relasjonene til norske myndigheter 15. NBF skal videreutvikle engasjementet i internasjonal bridgepolitikk med vekt på den nordiske plattformen 16. Revidere vedtektene slik at det åpnes for at klubber i utlandet kan være medlem av NBF gjennomføre rekrutteringsaktiviteter Følge opp bridgelærerseminaret og videreutvikle tilbudet til bridgelærerne Etablere samarbeid og avtale i NBU regi om felles nordisk undervisningssystem Nordisk Standard.. Etableres som delprosjekt i NBU samarbeidet om Nordisk Standard. Jobbe for at NBF er en støtteberetiget organisasjon over statsbudsjettet Norge skal jobbe for å være representert i EBL Etablere et tilknytningsform for nordmenn som spiller bridge i utlandet vurderer behov for materiell og bistand i kretsene og klubbenes rekrutteringsaktivitet Etablere epostgruppe for videre oppfølging av deltakerne på bridgelærerseminaret Gjennomføre bridgelæreropplæring hvert år Videreutvikle opplæringsmateriell og veiledning til bridgelærer Nordisk Styringskomite koordinerer arbeidet i samsvar med planer og budsjett godkjent av NBU. Prosjektgruppe etableres og denne rapporterer til Styringskomiteen for Nordisk Standard. Tilbudet søkes etablert i samarbeid med BBO. Følge opp frivillighetsmeldingen Etablere en arbeidsgruppe for samfunnskontakt og omdømme Revitalisere Tankesportsforbundet Fremme norsk kandidat til styremedlem i EBL Etablere en særkrets for klubber i utlandet og avklare kretsens organisatoriske tilknytning og eventuelle behov for vedtektsendringer dette fortløpende Rekrutteringsutvalget, innen desember 2008 Rekrutteringsutvalget, avhengig av budsjettmidler men senest juli 2010 Rekrutteringsutvalget og administrasjonen, fortløpende oppgave Totalprosjektet Nordisk Standard skal få en felles introduksjon og lanseres 1. september Nettportal og nordisk bridgeklubb søkes klart til lansering 1. september Generalsekretær / Styret sesongen 2008/2009 Avventes Avventes Fram mot valg på styre i EBL i 2010 Styremøte senest i desember 2008 Behov for vedtektsendringer behandles på Bridgetinget NBF skal bidra aktivt til å utvikle Tankesportforbundet til en reell pådriver for utvikling av bridgen Utvikle Tankesportforbundet slik at det får en størrelse og struktur som gjør det til en reell aktør overfor offentlige myndigheter Revitalisere Tankesportforbundet Avventes til NBF har kapasitet til å være i førersetet og det er hensiktsmessig Kvantitative mål pr medlemmer i 2012 hvorav juniorer 10 Bridgelærere med dokumentert bridgepedagogisk kompetanse Egenkapital > 4 MNOK 5 ansatte på kontoret 3

4 Internasjonale titler årlig i lukkede klasser 50 % økning i deltakelsen på Norsk Bridgefestival Forutsetninger for handlingsprogrammet og tiltaksplanen Eksterne rammer - et samfunn i endring En stadig økende profesjonalisering av samfunnet rundt oss gir merkbare utslag for en organisasjon som NBF. Dette stiller større krav til kvaliteten på de tjenester og tilbud NBF og tillitsvalgte i alle ledd leverer, og fører til økt behov for kompetanse og kontinuitet hos ansatte og tillitsvalgte. Profesjonaliseringen av samfunnet fører også til større fokus på personlig økonomi, både sportslig og administrativt. I stadig større grad stilles det krav om økonomisk kompensasjon for å bidra ved gjennomføring av bridgeaktiviteter og det registreres større omfang av privat sponsing og utøvere med økonomiske insentiver for deltakelse. Myndighetenes regulering av frivillig sektor får stadig større betydning for NBF. Automatinntektene som var en vesentlig del av inntektsgrunnlaget for NBF falt bort i Samtidig legges det opp til større og mer avanserte muligheter til ulike former for offentlig støtte for vår virksomhet. Dette støtteapparatet stiller krav til mottakeren, og alle ledd i organisasjonen har vist behov for styrket kompetanse for å kunne utnytte disse mulighetene bedre. Interne rammer Visjon og verdigrunnlag for NBF Bridge er tankesport som kan utøves av alle gjennom hele livet. Bridge utøves i et fellesskap basert på redelig konkurranse i et trygt og godt sosialt miljø. Alle aktiviteter er basert på verdiene trivsel, likeverd, ærlighet og fellesskap. Organisatoriske rammer Vedtektene er den viktigste organisatoriske rammebetingelse for virksomheten. Virksomhetens aktivitetsnivå skal baseres på en sunn økonomi, hvor basisvirksomheten er finansiert gjennom medlemsavgifter og NBFs turneringsaktiviteter. Økonomiplanen skal danne grunnlaget for økonomistyring og planlegging av virksomheten. Ved å synliggjøre bundne kostnader og frie midler, skal Bridgetinget kunne foreta overordnet prioritering av ressursene. Prioritering og økonomistyring i perioden mellom bridgeting er styrets ansvar. Egenkapitalen skal til enhver tid utgjøre minimum 3 millioner kroner. Alle turneringer skal i prinsippet være selvfinansierende. Avvik fra dette skal dekkes inn gjennom overskudd fra andre aktiviteter og som en konsekvens av prioriteringer. Budsjettet skal ta høyde for usikkerhet rundt deltakelse i turneringene. Forbundet skal være den ledende aktør og konkurransedyktig innen salg av bridgemateriell og -utstyr. For å delfinansiere det sentrale rekrutteringsarbeidet og landslagenes deltakelse i mesterskap, kan det gjennomføres inntektsbringende aktiviteter. Rammebetingelser for handlingsprogramperioden - utgangspunkt Finansieringsgrunnlaget er inntekter hovedsakelig fra medlemmene, gjennom kontingenter, startavgifter, mesterpoengordningen, diverse inntektsbringende aktiviteter og salg av materiell. Forbundet har ingen direkte offentlig støtte og lite sponsorinntekter. Organisasjonens kapasitet til å gjennomføre nye tiltak med få ansatte er begrenset. Andre begrensinger er tilgjengelige økonomiske ressurser og svak organisasjonskultur. 4

5 Dataverktøyet SparTi er stilt gratis til disposisjon for samtlige klubber og kretser. Dette er et administrativt IT-system som gir klubber og kretser den støtte som trengs for administrasjon, kommunikasjon og gjennomføring av tiltak. Det utarbeides hvert år en terminliste for turneringsvirksomheten og andre viktige begivenheter og tidsfrister. Hovedutfordringen i programperioden: Organisasjonsstruktur Kontoret representerer kjernen i vår virksomhet. De ansatte er vårt ansikt utad og er viktige kontinuitetsbærere. En vesentlig del av vår virksomhet organiseres gjennom utvalg som består av frivillig tillitsvalgte og er oppnevnt av styret. Noen av disse utvalgene har operativt ansvar. Denne strukturen bør i legges om slik at kontinuitet, kapasitet og kompetanse ivaretas. Det er et økende problem at tillitsvalgte i kortere eller lengre perioder ikke prioriterer NBF. I slike perioder må kontoret eller andre tillitsvalgte ta byrdene, noe som ikke fører til høyt nok servicenivå på NBFs tjenester. Kontoret må ha en sentral rolle i markedsføring av NBFs tjenester og produkter, både internt og eksternt. Den økende andelen av administrative tjenester som kjøpes inn illustrerer kontorets kapasitetsutfordringer. I konkurransen om offentlige midler vil videreføring av dagens struktur være et kraftig handicap. Det nye styret bør gjennomføre en revisjon av strukturen, slik at kontoret styrkes og blir mer operativt samtidig som styret og utvalgene spisser sin overordnede funksjon. Utvalgenes oppgaver er svært ulike. Det er mange funksjoner som med fordel kan overføres til kontoret. Dette vil gi kontoret en helt annen funksjon og føre til behov for økt bemanning. Omfang og struktur på kontorets bemanning bør være en prosess i prosessen. De siste års utvikling med stadig økende arbeidsmengde og ditto grad av outsourcing indikerer kapasitetsmangel på kontoret. Utover at regnskapsfunksjonen fortsatt legges til Viego, vil det være naturlig å fokusere på følgende behov i tillegg til dagens serviceoppgaver: Forbedre kommunikasjon og informasjon utnytte Norsk Bridge, hjemmesider, IT verktøy, støtte Norsk bridgepresse etc: Videreutvikling, koordinering og samkjøring av IT plattform. Støttefunksjon til klubbene. Serviceressurs knyttet til rekruttering, medlemsservice og organisasjonsutvikling Fagressurs som styrker Haralds kapasitet når flere operative utvalgsfunksjoner tillegges kontoret. Medlemsservice, bistand til klubber, registrering, turneringsvirksomheten, Norsk Bridgefestival, salgsvirksomheten etc. I tillegg til dette vil forbundskontoret måtte håndtere daglige administrative gjøremål samt være en sentral funksjon i relasjonen med myndighetene. Debatten om kretsstrukturen er moden for en ny runde. Det er store ulikheter mellom de ulike kretsenes administrative standard og funksjonsmåte. I enkelte sammenheng er et ikkefungerende kretsledd en stor byrde for resten av organisasjonen. Styret er av den oppfatning at det er behov for et koordinerende ledd mellom klubbnivået og det nasjonale nivå. Dersom dagens kretsstruktur skal videreføres, må funksjonaliteten i kretsleddet utvikles ellers vil det medføre uforholdsmessig forbruk av tid og kostnader for kontoret uten at klubbene får den støtte og oppfølging de er berettiget. 5

6 Organisering i større og mer slagkraftige regioner kan være en attraktiv modell på sikt. I enkelte deler av landet har kretsene utforming som regioner allerede, mens i andre deler av landet er kretsene uhensiktsmessig små. Kretsstrukturen ble justert i 1998 og tidspunktet for en ny organisasjonsgjennomgang må vurderes. Tilpasning til standardiserte strukturer for å bli berettiget til ulike former for offentlig støtte kan bli førende. Stadig flere nordmenn tilbringer deler av året i utlandet f. eks. i Spania eller andre land ved Middelhavet. I disse miljøene er det opprettet "norske" bridgeklubber. Flere av disse spillerne deltar bl.a. på bridgefestivalen eller andre turneringer i den delen av året de befinner seg i Norge. NBF har mottatt henvendelser fra spillere som ønsker at slike klubber skal kunne etablere et formelt medlemskap i NBF. Dette vil medføre at disse medlemmene får regulert sine rettigheter og plikter vis a vis NBF. Svensk Bridge har tilrettelagt for at klubber i utlandet kan etablere medlemskap. Rekruttering og samarbeid Alderssammensetning av medlemsmengden er en utfordring for NBF. Forbundet må aktivt arbeide for å tiltrekke nye medlemmer og spesielt yngre. Arbeidet som er iverksatt mht. nytt opplæringsmateriell på nordisk basis, samt utdanning av bridgepedagoger, nettklubb (nordisk regi?) må intensiveres. Samarbeid med andre organisasjoner gjennom Frivillighet Norge, Idrettsbevegelsen og Tankesportforbundet bør intensiveres. Dette vil kunne gi bidrag både til rekruttering, opplæring, økonomi og kompetanseoppbygging blant tillitsvalgte. Honorarstruktur NBF må gjennomføre en grundig vurdering av å innføre en honorarstruktur for tillitsvalgte. I dag honoreres omtrent alle mulige andre funksjoner enn sentrale tillitsverv i NBF. Honorarer vil være en ny kostnad for NBF, men det fører til konkret ansvarliggjøring av tillitsvalgte, som er meget viktig for NBF i framtida. En konkret honorarstruktur vil synliggjøre organisasjonens verdsettelse av kyndig ledelse og vil ha betydning for arbeidet i framtidige valgkomiteer. Økonomiplanen for perioden Økonomiplanen utarbeides etter mal for regnskapet, hvor de punktene som det er ønskelig å spesifisere foretas i noter tilsvarende regnskapet. Øvrig informasjon og premisser for økonomiplanen (kontingenter, antall medlemmer, antall årsverk, etc) legges inn som innledning til økonomiplanen. Første gang med ny mal så forklares sammenhengen mellom gammel og ny økonomiplan. Dette legges fram på kretsledermøtet i 2009, slik at kretsledermøtet både kan gå gjennom format på ny økonomiplan og akseptere overgangen fra gammel til ny økonomiplan. Tiltakene i handlingsplanen knyttes opp mot økonomiplanen gjennom nummerering av postene. De tiltak som ikke inngår i økonomiplanen kvitteres ut i handlingsplanen med forventet gjennomføringstidspunkt. Det er generalsekretæren som utarbeider forslag til økonomiplan. Opplegg for arbeidet med økonomiplanen behandles av styret i august, et foreløpig forslag til økonomiplan og årsbudsjett behandles i desember, og endelig budsjett og økonomiplan behandles i mars