Oslo kommune Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap

Transkript

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap Utdanningsetaten Postboks 6127 Etterstad 0602 OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Thomas Bang, TILDELINGSBREV 2016 FOR UTDANNINGSETATEN 1. Innledning Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap (OVK) viser til Sak 1 og byrådets tilleggsinnstilling 1 og 2 samt bystyrets budsjettvedtak, jf byrådssak 206.1/15, 262/15 og 265.2/15. Budsjettet er det overordnede styringsdokument i all virksomhetsstyring. Gjennom tildelingsbrevet formidles byrådsavdelingens forventninger, krav og føringer for Utdanningsetaten (UDE) for UDE skal iverksette utdanningspolitikken på OVKs område. Etatens pågående aktiviteter og nye tiltak som igangsettes i løpet av 2016 forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Byrådet vedtok videredelegering av budsjettfullmakter til virksomhetslederne. Innenfor disse fullmaktene skal virksomhetsleder lede innenfor gitte rammer, planlegge og utvikle, iverksette, kontrollere og evaluere oppgavene og ressursene i virksomheten, slik at midlene blir brukt forsvarlig og i samsvar med kommunens målstyring, lover, avtaler, regler, instrukser og prinsipper. (Jf. Instruks for virksomhetsledere i Oslo kommune, 3 Virksomhetslederens kompetanse). Byrådet viderefører byrådet Røslands mål og måltall for Det legges opp til en ny gjennomgang av målsetninger, resultatindikatorer og tiltak i budsjett for Overordnede føringer for virksomheten i økonomiplanperioden Med utgangspunkt i byrådserklæringen gir byrådsavdelingen i dette brevet noen overordnede politiske føringer som blir viktige i inneværende bystyreperiode. Føringene vil bli utdypet og operasjonalisert i senere oppdrag og bestillinger, og i byrådets budsjettforslag for Tidlig innsats Osloskolens systematiske arbeid med tidlig innsats, målrettet opplæring og systematikk i læringsarbeidet skal videreføres og forsterkes. Byrådet vil løfte flere skoler opp mot nasjonalt gjennomsnitt på nasjonale prøver på 5. trinn. For å oppnå det, vil byrådet at ressursene i Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no

2 Osloskolen skal brukes mer målrettet og strategisk. Det innebærer at skoler med det mest krevende elevgrunnlaget og de største behovene, skal få økt kompetanse og kapasitet til å følge opp elever som trenger tettere oppfølging. Osloskolen må også arbeide mer forebyggende. Bruken av spesialpedagogisk kompetanse må snus fra i stor grad å bli brukt på ungdomstrinnet til først og fremst å bli brukt på barnetrinnet. PP-tjenesten må komme tettere på skolene. Terskelen for å sette inn enklere spesialpedagogiske tiltak innenfor rammen av tilpasset opplæring må bli lavere. Pedagogisk ledelse Rektor er ansvarlig for skolens utvikling, og skal få økt myndighet til å utøve et aktivt pedagogisk lederskap. Osloskolene har ulikt elevgrunnlag, og verktøy, metoder og virkemidler må derfor velges ut fra skolenes forskjellige faglige og sosiale mål og utfordringer. Utdanningsadministrasjonen må veilede og følge opp skolene slik at de arbeider systematisk og tar kunnskapsbaserte valg. Det skal stimuleres til økt erfaringsdeling mellom skolene. Pedagogisk utvikling Kompetansemålene i læreplanene for Kunnskapsløftet er styrende for opplæringen. Utdanningsadministrasjonen har et spesielt ansvar for å konkretisere kompetansemålene, og å synliggjøre progresjonen i fagene. Det er viktig at elevene utvikler gode læringsstrategier, at de får arbeide praktisk og variert og at de får arbeide med ferdigheter og temaer som går på tvers av fagene. De praktisk-estetiske fagene må styrkes, og brukes mer målrettet til å understøtte utvikling av grunnleggende ferdigheter i grunnskolen. Det skal fortsatt være mulig med forsering av fag, men elever skal i større grad også få ekstra utfordringer gjennom faglig fordypning. Videregående opplæring Elever i studieforberedende utdanningsprogrammer skal bli bedre forberedt til studier i høyere utdanning. Det må etableres et tettere samarbeid mellom videregående skoler med studieforberedende utdanningsprogrammer og relevante institutter og fakulteter ved universiteter og høgskoler. Bedre samarbeid med arbeidslivet må også vurderes. Byrådet vil forbedre rekruttering til og gjennomføring i yrkesfaglige utdanningsprogrammer. Elever skal bli bedre kjent med yrkesfagene i grunnskolen, og de yrkesfaglige utdanningsprogrammene skal ha et innhold og en innretning som gjør elevene godt forberedt på arbeidslivet. Det må bli flere praksisplasser gjennom faget prosjekt til fordypning, og fellesfagene må i større grad yrkesrettes. Det skal stimuleres til økt bruk av kombinerte løp med både yrkes- og studiekompetanse. Osloskolens kunnskapsgrunnlag Osloskolene skal arbeide kunnskapsbasert, og ha tilgang til et bredt kunnskapsgrunnlag om utviklingen i skolen. I dette inngår resultater fra det nasjonale kvalitetsvurderingssystemet, Prøveplan Oslo, skolenes egne undersøkelser og relevant nasjonal og internasjonal utdanningsforskning. Den enkelte skole har et særskilt ansvar for å sikre at den totale prøvebelastningen, altså summen av lokalt gitte og sentralt gitte prøver, ikke blir for stor for elevene. Alle prøver skal brukes i tråd med formålet. Det må sikres at skolene har god analysekompetanse, og at resultater som fremkommer av prøvene følges opp i opplæringen. 2

3 Osloprøvene i lesing for 6. trinn, digitale ferdigheter for 7./10. trinn og lesing/norsk og regning/matematikk for Vg1 skal være frivillig for skolene i Oslo. Rektor på den enkelte skole skal ta stilling til om prøvene skal gjennomføres. Osloprøve i naturfag på 4. og 7. trinn skal være obligatorisk for alle skoler. Utdanningsdirektoratet stiller flere læringsstøttende prøver, utviklet av fagmiljøer, til disposisjon i 2016/17. Osloskolen skal ikke ha overlappende prøver, og utdanningsadministrasjonen må på faglig grunnlag gjennomgå prøveplanen for Osloskolen, og vurdere om de nye læringsstøttende prøvene er overlappende med eksisterende prøver i prøveplanen. Samarbeid og samhandling Laget rundt barn og unge skal styrkes. Osloskolen vil ikke lykkes med sitt samfunnsmandat uten et tett samarbeid med bydelens tjenester, som for eksempel barnehage, barnevern, NAV og skolehelsetjenesten. Det krever økt samarbeid mellom kommunens ulike etater og tjenester. Åpenhet Oslo kommune skal ha en åpen og tillitsbasert kultur med kort avstand mellom byens ledelse, kommunens ledere og ansatte i kommunale virksomheter. Det skal være enkelt for byens innbyggere å komme i kontakt med og få svar fra kommunen. Ansatte i Osloskolen skal stimuleres til å bidra aktivt både på egen skole, i kommunen og i den offentlige debatten om skolen. Økt antall asylsøkere og flyktninger I henhold til opplæringsloven 2-1 har kommunen ansvar for å gi grunnskoleopplæring til barn og unge i opplæringspliktig alder, (til vanlig fra kalenderåret barnet fyller seks år og til det tiende skoleåret er fullført). Retten til opplæring inntreffer fra første dag i landet, dersom det er sannsynlig at barnet skal oppholde seg i mer enn tre måneder i landet. Plikten til opplæring inntreffer når barnet har oppholdt seg i landet i tre måneder. Voksne asylsøkere har rett til 250 timer norskopplæring. Flyktninger har rett og plikt til introduksjonsprogram, der opplæring i norsk og samfunnskunnskap er en svært sentral del. Dette kan skape utfordringer også for skolekapasiteten. OVK og UDE vil ha tett dialog med det sentrale flyktningeprosjektet i Oslo kommune om å legge til rette for opplæring til asylsøkere og flyktninger. 3. Årsbudsjett 2016 bystyrets vedtak 3.1 Tallbudsjettet Etatens pågående aktiviteter og nye tiltak som igangsettes i løpet av 2016 forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende budsjettramme. Investeringsprosjektene forutsettes gjennomført innenfor den styringsrammen virksomheten får seg tildelt. Etatsleder plikter å holde byrådsavdelingen løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med virksomheten for overholdelse av budsjett, jf økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring. 3

4 Driftsbudsjettet i 1000 kr Beløp i mill. Dok 3 Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett Endring Netto driftsbudsjett pr kapittel Utdanningsetaten (OVK) 263,4 270,0 268,5 262,1 256,4 2,5 % 203 Pedagogisk-psykologisk tjeneste (OVK) 155,3 161,5 163,3 164,2 164,9 4,0 % 210 Grunnskolen (OVK) 6 950, , , , ,6 12,1 % 211 Aktivitetsskolen (Skolefritidsordningen) (OVK) 170,5 199,5 218,7 217,3 215,9 17,0 % 230 Videregående skoler (OVK) 2 564, , , , ,7 5,2 % 231 Fagopplæring (OVK) 102,6 114,3 128,6 128,3 128,0 11,4 % 250 Fagskolen (OVK) 33,8 33,1 33,3 33,1 33,0-2,2 % 260 Spesialundervisning i egne grunnskoler (KOU) 374,6 0,0 0,0 0,0 0,0-100 % 261 Spesialundervisning i egne videreg. skoler (KOU) 57,7 0,0 0,0 0,0 0,0-100 % 290 Oslo musikk- og kulturskole (OVK) 63,8 65,1 65,0 64,7 64,4 2,1 % 294 Voksenopplæring (OVK) 365,1 371,1 370,5 368,4 366,4 1,6 % Sum Oppvekst og kunnskap (OVK) , , , , ,3 5,4 % Investeringsbudsjettet Beløp i mill. Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett Brutto investeringsbudsjett Utdanningsetaten (OVK) 315,9 209,3 120,0 120,0 ØKONOMIPLAN (brutto) 315,9 209,3 120,0 120, Budsjettforutsetninger og -fullmakter Byrådsavdelingen har følgende utfyllende informasjon til omtalen av UDEs driftsbudsjett i Sak 1/2016 og byrådets Tilleggsinnstilling: Flyktningtilskudd Bevilgningen på kap. 200 er økt med 11,8 mill. i 2016, grunnet økt antall bosatte flyktninger i Oslo kommune til personer i Økt antall bosatte flyktninger vil gi seg utslag i form av økt bevilgningsbehov i grunnskolen, videregående skole, PPT og Voksenopplæringen. Bevilgningsøkningen er foreløpig lagt på kap. 200, da fordelingen av bevilgningsbehovet mellom UDEs kapitler ennå ikke er kjent. UDE må derfor fordele midlene til de berørte kapitlene i tråd med faktisk behov. Offentlig-privat samarbeid (OPS) Det har tidligere vært budsjettert med 5 mill. på kap. 200 til prosjektering av OPS-prosjekter. Oslo kommune skal ikke benytte seg av OPS i rehabilitering eller bygging av kommunale bygg, og det vil derfor ikke være behov for avsetningen. Bevilgningen på kap. 200 er følgelig redusert med 5 mill. Demografikompensasjon De senere år er skolebudsjettet (kap. 203, 210 og 230) kompensert for elevtallsvekst (demografikompensasjon), med en sats tilsvarende 80 % av gjennomsnittlig undervisningsrettet utgift per eksisterende elev. I budsjett 2016 og økonomiplan er satsen økt til 85 %. Økt antall lærere Byrådet vil legge til rette for at elever på skoler med et krevende elevgrunnlag får lærere med bedre tid og mer spesialisert kompetanse rundt seg. Byrådet vil som et ledd i en opptrapping mot å styrke trinn med 200 lærere, at det ansettes 35 nye lærere i Osloskolen utover det som følger av elevtallsvekst. Bevilgningen på kap. 210 er økt med 10,5 mill. til formålet i

5 Midlene skal fordeles med tilsvarende 5 ekstra lærerstillinger til skolene Bjørndal, Tøyen, Vahl, Veitvet, Rommen og Mortensrud. Lærerne skal bidra til at skolene får en mer spesialisert kompetanse som har høy relevans for skolens elevgrunnlag. I tillegg skal det etableres et felles kompetanseteam (5 lærerstillinger) for de 6 skolene med erfarne lærere som er eksperter på begynneropplæring i norsk og matematikk. Det er viktig at Utdanningsetaten samler erfaringer fra denne særskilte satsingen. Byrådsavdelingen kommer tilbake til eventuell ny innretning på denne lærersatsingen i Sak 1 for Byrådsavdelingen vil også komme tilbake med eventuell ny fordeling av midlene fra den statlige satsingen på økt lærertetthet i trinn, med virkning fra skolestart 2016/17. Naturfagstime Timetallet i naturfag vil bli økt med én uketime fra høsten 2016 på trinn. UDE avgjør hvilket trinn styrkingen skal legges til. Skolebudsjettet er økt med 7,9 mill. i 2016 for å dekke merutgiften. Lær kidsa koding Byrådet vil legge til rette for at alle elever på 4. trinn skal får opplæring i grunnleggende koding og programmering. Opplæringen skal skje i regi av Aktivitetsskolen, også for de elevene som ikke deltar i AKS. OVK vil oversende en nærmere beskrivelse av oppdraget. Bevilgningen på kap. 211 er økt med 2 mill. til formålet i Gratis kjernetid i AKS Fra skolestart 2016/17 skal det tilbys gratis kjernetid (gratis halvdagsplass) i AKS til alle 1.- klassinger i bydelene Alna, Stovner, Grorud og Søndre Nordstrand. Foresatte som ønsker heldagsplass skal betale tilsvarende differansen mellom sats for hel- og halvdagsplass, i tråd med praksis for gratis AKS ved Tøyen skole. Kap. 211 er styrket med 16,4 mill. til formålet. Utdanningsetaten må utarbeide retningslinjer for det tidsmessige omfanget av gratis kjernetid, for å sikre ensartet praksis ved skolene. Lærlingtilskudd Satsen for lærlingtilskuddet er økt med kr. til UDEs budsjett, kap er økt med 4 mill. i Utviklingen i utgifter til lærlingtilskudd som følge av økt sats og økt antall lærlinger vil være tema ved etatsstyringsmøte per 1. kvartal. Spesialundervisning i egne skoler Kap. 260 Spesialundervisning i egne grunnskoler og kap. 261 Spesialundervisning i egne videregående skoler utgår fra 2016, og bevilgningene innlemmes i henholdsvis kap. 210 Grunnskolen og kap. 230 Videregående skoler. Byrådsavdelingen understreker at dette er en ren teknisk endring, og ikke skal føre til en endring i de økonomiske rammene for spesialundervisning i egne grunn- og videregående skoler. Forskningsprosjekt «Tid til læring» i Osloskolen Det skal gjennomføres et eksternt forskningsprosjekt om tid til læring i Osloskolen. Forskningsprosjektet skal anskaffes av OVK og det skal settes av 3 mill. til formålet på UDEs driftsbudsjett. Pensjonssats OPF I Sak 1/2016 er det forutsatt en årlig pensjonskostnadssats på 23 % for alle virksomheter. 5

6 Det vises til Tilleggsinnstillingen hvor pensjonsprosenten reduseres fra 23,0 % til 20,9% for virksomheter med over 50 ansatte som er med i ordningen med egenandeler for nye uførepensjonister og førtidspensjonister. Det understrekes i den forbindelse at pensjonskostnadssatsen er et uttrykk for kostnaden knyttet til det gjennomsnittlige innmeldte medlem i pensjonsordningen. Årets samlede kostnad som regnskapsføres sentralt av bykassen vil avhenge av dem som til enhver tid er tilknyttet ordningen, deres kjønn, alder, gjenstående opptjeningstid og lønnsnivå. Budsjettfullmakter Vi viser til byrådssak 1009/16 Økonomireglementet for 2016 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltningen i etater og Byrådens sak 6/2016 Videredelegering av budsjettfullmakter på kunnskaps- og utdanningsområdet. 3.2 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Verbalvedtak vedtatt i forbindelse med behandlingen av budsjett Lærlinger I tildelingen av kommunalt tilskudd til lærlinger i aktivitør-, helsearbeider- og barne- og ungdomsarbeiderfagene skal Oslo-elever med opplæringsrett prioriteres. Dersom det er ledige midler skal det innvilges kommunalt tilskudd til lærebedrifter som tar inn Oslolærlinger uten opplæringsrett og deretter bedrifter som tar inn utenbys lærlinger. Tilskuddet utbetales fra OVK. UDE må i tråd med vedtaket utarbeide oversikt over tilskudd til utbetaling Områdesatsing Tøyen 5,3 mill. til gratis kjernetid i Aktivitetsskolen ved Tøyen skole, skal finansieres av midlene på kapittel 483 Områdesatsing Tøyen. Midlene forvaltes av Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester. OVK vil følge opp at midlene til Aktivitetsskole overføres til UDE Gratis for barnehager og skoleelever på kommunens kulturinstitusjoner Det legges til rette for at det skal være gratis adgang for alle barnehagebarn og skoleelever å besøke Oslos kommunale kulturinstitusjoner i barnehagetiden og skoletiden. Vedtaket følges opp av byrådsavdeling for kultur, idrett og frivillighet. K28. Forbedret GSI-rapportering Byrådet tar initiativ overfor staten for å få endret GSI-rapportering fra skolene slik at det er mulig å telle antall elever og årsverk per trinn per skole, samt arealet hvert trinn disponerer til daglig, spesialrom unntatt. Vedtaket følges opp av OVK. 6

7 K30. Læringsteknologi Byrådet bes legge frem en helhetlig og langsiktig plan for kompetanseheving i læringsteknologi i løpet av første halvår Saken vil bli utarbeidet av OVK, vi vil komme tilbake med bestilling av innspill fra UDE. K31. Tilpasset undervisning Skolen skal ha frihet til å selv velge pedagogisk opplegg og verktøy som er tilpasset deres elevgruppe. Følges opp av UDE. Vi viser for øvrig til omtale av pedagogisk ledelse under kap. 2 Overordnede føringer for virksomheten i økonomiplanperioden. K33. Måltall Elevundersøkelsen skal ikke brukes som resultatindikator for hvordan skolene skal få bistand til å håndtere særskilt utfordrende elever. Følges opp av UDE. K42 Uranienborg skole flerbrukshall Bystyret ber byrådet legge frem et notat der det vurderes om det er hensiktsmessig å bygge flerbrukshallen ved Uranienborg skole i fase 1 av prosjektet. Følges opp av byrådsavdeling for næring og eierskap (NOE). K47. Ressursfordelingsmodell Det igangsettes en evaluering av ressursfordelingsmodellen for videregående skole. OVK vil utarbeide bestilling til UDE. K48. Likeverdig bruk av partene i arbeidslivet I tråd med trepartssamarbeidet i norsk arbeidsliv skal også fagforeningene sikres plass på skoler som samarbeider med næringslivet og arbeidsgiversiden. Det er særlig relevant å bruke fagforeningene for å sikre at elevene har kunnskaper om sine rettigheter i arbeidslivet. Følges opp av UDE Verbalvedtak fra tidligere budsjettbehandlinger som fortsatt gjelder K43/2009 Elevorganisasjonen Elevorganisasjonen i Oslo tildeles en årlig driftsstøtte fra Oslo kommune Følges opp av UDE. Beløpet som tildeles Elevorganisasjonen skal justeres for generell prisvekst. K161/2013 Kommunalt lærlingtilskudd - justering av innretning Det kommunale lærlingtilskuddet utvides til også å gjelde lærlinger innen TAF-helse. Tilskuddet periodiseres slik at involverte lærebedrifter får en andel av dette som speiler andelen av utbetalt lærlinglønn. 7

8 Følges opp av UDE Vedtak opphevet i forbindelse med behandling av budsjett Vedtak 15 fra behandling av skolebehovsplan 2012: Offentlig-privat samarbeid Offentlig privat samarbeid (OPS) skal som hovedregel legges til grunn ved utvikling av nye skoler. Det vises i den forbindelse til vårt brev av til etaten, hvor det fremgår at alle nye skoleprosjekter som hovedregel skal gjennomføres i kommunal regi. Dette innebærer endret gjennomføringsmodell for prosjekter som tidligere har vært planlagt gjennomført i OPS-regi. Vi minner om at vi i samme brev har bedt etaten vurdere om arbeidet med standardisering av kontrakter kan videreføres for leiekontrakter for innleie av skolearealer Vedtak 16 fra behandling av skolebehovsplan 2012: Skolebehovsplan Fremtidig skolebehovsplaner skal ha et eget kapittel som omtaler kostnader ved de enkelte prosjekter. Dette ble utkvittert i skolebehovsplanen for , side Vedtatte takster og avgifter 9.2 Månedlig oppholdsbetaling i aktivitetsskolen Månedlig oppholdsbetaling i aktivitetsskolen Inntekt under Inntekt fra (2,25G)*til kr 360 (2,25G)* 288 (4G) Inntekt over kr (4G) Heldagsplass Halvdagsplass *Inntektsgrensene justeres i samsvar med endring i Folketrygdens grunnbeløp (G) fra Det kreves ikke oppholdsbetaling i aktivitetsskolen for barn med særskilte behov fra trinn. 9.3 Tilbud til barn med særskilte behov fra trinn og på videregående skole Det kreves ikke oppholdsbetaling for tilbud før og etter skoletid til barn med særskilte behov fra trinn og på videregående skole. 9.4 Egenbetaling for elevplasser ved Oslo musikk- og kulturskole Egenbetaling for ordinære elevplasser i Oslo musikk- og kulturskole økes med 2,7 % til kr pr. elev pr. år fra Byrådet gis fullmakt til å fastsette avgifter utenom ordinære elevplasser innen rammen av vedtatt budsjett. 9.5 Fastsettelse av kurspriser og avgifter for opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere 8

9 Byrådet gis fullmakt til å fastsette følgende satser innenfor rammen av vedtatt budsjett: Kurspriser for opplæring i norsk og samfunnskunnskap for betalingselever. Prøveavgifter for avsluttende prøve i norsk og avsluttende prøve i samfunnskunnskap for betalingselever og personer med rett, som må gå opp til ny prøve. 3.3 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Byrådet viderefører byrådet Røslands mål og måltall for Osloskolen for Det legges opp til en ny gjennomgang av målsetninger, resultatindikatorer og tiltak i budsjett for Hovedmålene for 2016 er: 1. Alle skal lære mer elevenes grunnleggende ferdigheter og kunnskaper i basisfagene skal styrkes 2. Flere elever og lærlinger skal fullføre og bestå videregående opplæring 3. Alle skal ha et godt lærings- og arbeidsmiljø, preget av ro og orden, fritt for mobbing, vold og krenkelser 4. Skolekapasiteten skal dekke fremtidig elevtallsvekst 5. Alle elever i Aktivitetsskolen skal sikres et aktivitetstilbud som støtter opp under skolens arbeid med ferdigheter og fag Tiltak og måltall er presentert i Sak 1 for Risikovurdering av gjennomføring, måloppnåelse og leveranser Virksomheten skal gjennomføre risikovurdering av større oppdrag som er gitt i tildelingsbrevet. På bakgrunn av risikovurderingene skal virksomheten utarbeide og gjennomføre risikoreduserende tiltak for å sikre måloppnåelse. 4. Andre områder for oppfølging i Forhold som gjelder alle virksomheter Nedenfor følger forventninger som gjelder alle virksomheter. Det dreier seg om prioriterte områder i 2016 hvor måloppnåelse i kommunen krever felles innsats. Etaten skal: For at Oslo kommune skal nå sin målsetning om å kutte 50 % i klimagassutslipp fra nivå innen 2020, må alle virksomheter bidra. UDE skal i budsjettforslaget for 2017 angi hvilke tiltak virksomheten har planlagt eller igangsatt for å bidra til å nå dette målet. 9

10 Ivareta overordnede føringer om formålstjenlige, kosteffektive og innovative anskaffelser som fremmer miljøhensyn og bruk av lærlinger og motvirker arbeidslivskriminalitet. Dette skal også reflekteres i virksomhetens lokale tiltaksplan som skal revideres innen og ha en risikobasert tilnærming. Planen i henhold til mal på UKEs sider sendes OVK, med kopi til UKE. Opprette og klargjøre 65 læreplasser. Gjennomføre Ledelsens gjennomgang (LG) på informasjonssikkerhetsområdet innen i ht mal på UKEs intranettsider: Utfylt LG sendes respektive byrådsavdeling. Ha rutiner for løpende rapportering av informasjonssikkerhetshendelser til respektive byrådsavdeling, FIN og UKE. Ha rutiner for rapportering til UKE om planlagte endringer i sektor/fagsystemer som påvirker felles kommunal IKT-infrastruktur. I dette ligger at virksomheten må foreta både risikovurdering og konsekvensvurdering. Enkelttiltak må også vurderes i forhold til hvordan de i sum påvirker infrastrukturen. Ha internkontrollrutiner som sikrer etterlevelse av arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser, jf rundskriv 24/2013, og sørger for medvirkning fra vernetjenesten. Gjennomføre årlig medarbeiderundersøkelse innen Resultatet av denne skal forelegges byrådsavdelingen. Følge opp at ledere på alle nivåer foretar årlige gjennomganger av etiske regler med sine medarbeidere knyttet til eget ansvarsområde. Etablere en heltidskultur og tilby flest mulig hele og faste stillinger. Sørge for nødvendig medvirkning fra vernetjenesten i alle typer endringsprosesser som påvirker arbeidsmiljømessige forhold i forkant av rapportering til byrådsavdelingen. Følge opp sykefraværet og angi tiltak som er planlagt/planlegges gjennomført for å nå måltallet for Ivareta hensyn til universell utforming i utvikling av tjenestetilbud, jf bystyresak 158/14 om felles prinsipper for universell utforming i Oslo kommune. Begrense bruken av eksterne konsulenter til det som er absolutt nødvendig. Arbeide for en åpen og tillitsbasert kultur, herunder tydeliggjøre at ansatte skal ha mulighet til offentlig å uttale seg om forhold på egen arbeidsplass. Oslo kommune skal være en åpen kommune der innbyggerne skal ha mulighet til innsyn i saker som behandles. Dokumenter og opplysninger skal derfor i minst mulig utstrekning unntas fra offentlighet. 10

11 Alle Oslo kommunes virksomheter skal praktisere et klart språk og kommunisere på en forståelig og framtidsrettet måte. Budsjetter og alle offentlige dokumenter skal være skrevet slik at de er tilgjengelige for publikum. Alle Oslo kommunes virksomheter skal arbeide aktivt for å stimulere til mangfold i lederstillinger med særlig vekt på å rekruttere ledere med minoritetsbakgrunn. Det skal også aktivt legges til rette for at personer med nedsatt funksjonsevne skal kunne jobbe i Oslo kommune. Alle Oslo kommunes virksomheter som er førsteinstans i klagesaker skal gjennomgå organiseringen av saksbehandlingen for kommuneinterne klager, føre restanselister over innkomne klager og fastsette gode rutiner for oppfølging av restansesituasjonen. 4.2 Forhold som gjelder spesifikt for Utdanningsetaten Lokal medvirkning i planer I dagens investeringsregime, forutsettes det at lokal medvirkning i forbindelse med planlagte skoleprosjekter skjer i konseptvalgutredningen. I byrådserklæringen legges det vekt på å sikre god lokal medvirkning samt «styrke bydelenes rolle i planarbeidet». Etaten bes fremme forslag til hvordan lokal medvirkning konkret kan styrkes ytterligere i skolebehovsplanprosessene. Frist for forslaget er Inventar og utstyr Det har over tid akkumulert seg et mindreforbruk knyttet til inventar og utstyr. Dette skyldes i hovedsak avvik i periodisering og usikkerhetsavsetninger. Avsetningen til inventar og utstyr ble derfor redusert i forbindelse med Revidert budsjett Til budsjettet 2016 og økonomiplan er det lagt inn budsjettmidler til inventar og utstyr i tråd med etatens forslag mottatt høsten Byrådsavdeling for finans har signalisert at det kan bli aktuelt å be om en spesifisert rapportering per inventarprosjekt. Etaten bes følge opp dette feltet særskilt i 2016 og samarbeide med UBF for å sikre at midlene blir benyttet/fakturert slik det er planlagt. Det bes om en særskilt rapportering per prosjekt etter 1. tertial. Kartlegging av eksisterende bygg Det vises til «arbeidsgruppen for utgående kapasitet» og arbeidet som planlegges der rundt kartlegging av eksisterende kapasitet, vedlikeholdsplaner per skole og fremtidige utvidelsesmuligheter. Dagens bruk/utnyttelse av eksisterende skoleanlegg er for lite dokumentert, og det er risiko for at det eksiterer kapasitet som kommunen i plansammenheng ikke har kunnskap om eller at skolene har tatt i bruk anleggene i større grad enn hva byggene er dimensjonert for. Arbeidsgruppen skal derfor utrede disse problemstillingene. Arbeidsgruppens ansvar vil også inkludere følgende temaer fra byrådserklæringen: o Foreslå tiltak for å «sikre at planlegging, utbygging og drift- og vedlikeholdsoppgaver ses i sammenheng» o Sørge for at dagens arealer til skolebibliotek blir kartlagt o Sørge for at dagens skolehager og bruk blir kartlagt 11

12 o Sørge for at dagens kulturstasjoner/ arealer tilgjengelige for kulturaktivitet blir kartlagt o Koordinering av kapasitetskartleggingen over OVK vektlegger at arbeidsgruppens arbeid er et langsiktig samarbeid mellom Utdanningsetaten, Undervisningsbygg og byrådsavdelingene. Arbeidsgruppen vil ha fokus på koordinering, felles mål og fremdrift. Avklaring av bestiller-utførermodellen for utgående skolekapasitet Det vises til brev datert om bestillingsrutiner for rehabiliteringsprosjekter. Kommende rehabiliteringsprosjekter skal følge ordinær bestiller-utfører modell og rutiner i samsvar med kommunens investeringsregime. Dette betyr at Utdanningsetaten skal være bestiller av større rehabiliteringsprosjekter når behovet for rehabilitering er meldt fra Undervisningsbygg. Rehabiliteringsbehovet vil dermed være utløsende for behovet for et skoleprosjekt. Befolkningsframskrivingene For å forbedre beslutningsgrunnlaget for skolebehovsplanen er det igangsatt et arbeid for å kvalitetssikre prognosene. Det har vært tett dialog med Byrådsavdelng for finans og følgende tiltak er det enighet om: Tidspunktene for leveranse flyttes fra 15. mai til 1. oktober. Dette for å få bedre tid til å utarbeide tallene Nivåjusterte framskrivinger leveres på våren (april/mai) Det skal være økt dialog/flere møter i forbindelse med utarbeidelsen av tallene og det vil bli nedsatt en arbeidsgruppe med representanter fra UDE,FIN og OVK. Første møte er berammet til 03. mars. Det er sendt særskilt innkalling til etaten om dette møte. Videre viser vi til vårt oppdragsbrev til etaten av vedrørende kartlegging av elevtallsutviklingen og etatens svarbrev av OVK forutsetter tett dialog om dette arbeidet. Skolebehovsplan I forbindelse med bystyrets behandling av Skolebehovsplanen den ble følgende vedtak fattet: 1. Rullering av skolebehovsplanen flyttes slik at behandlingen foregår i partallsår og ikke i oddetallsår. Neste rullering legges frem i september 2016 sammen med sak 1/2017, og neste rullering deretter legges fram i Bystyret ber byrådet vurdere utvidelse av Bygdøy skole i forbindelse med neste rullering av skolebehovsplan. 3. Byrådet bes ta en runde med UDE om skolegrenser, særlig tilknyttet til elever som går på Stig skole i dag, før skolestart Byrådet bes orientere Oslo bystyre om dette. 4. Bystyret ber byrådet avvente endring av skolekretsen til Hagaveien og Stovnerskogen borettslag, og komme tilbake til bystyret med en ny vurdering ved neste rullering av skolebehovsplanen. 5. Bystyret ber byrådet sikre at prosjektering av flerbrukshallen på Tokerud starter opp i 2016 og at det settes av midler til utbygging i forbindelse med 2017-budsjettet. 6. Ved fremtidige rulleringer av skolebehovsplanen skal høringsuttalelser, konseptvalgutredninger og annet bakgrunnsmateriale gjøres offentlig tilgjengelig samtidig med fremleggingen av byrådets forslag til skolebehovsplan. 7. Bystyret tar for øvrig forslaget til skolebehovsplan til orientering 12

13 Når det gjelder vedtakspunkt 1, hvor det ble vedtatt å rullere planen allerede fra 2016, ble dette behandlet på nytt av bystyret i møte og hvor følgende vedtak ble fattet: 1. Vedtaket om rullering av skolebehovsplanen allerede i forbindelse med behandlingen av 2017-budsjettet oppheves. 2. I forbindelse med budsjettet for 2017 gis en omfattende og bredere redegjørelse om kapasitetssituasjonen, samt omtale av eventuelle nye prosjekter og status for pågående prosjekter. 3. Ny rullering av skolebehovsplanen legges frem i forbindelse med behandlingen av og 2019-budsjettet. Deretter behandles planen i partallsår og ikke oddetallsår. OVK vil ta initiativ til egne møter om skolebehovsarbeidet. Skolehagearealer: Bystyret har tidligere vedtatt, i behandlingen av sak 36 i møte Privat forslag fra Harald A. Nissen (MDG) av Satsing på Oslos skolehager at: Alle grunnskoler og ungdomsskoler skal få tilbud om å benytte seg av en skolehage. Byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap oversendte vedtaket til orientering og videre oppfølging OVK er kjent med at driften av dagens skolehager er varierende og at det avhenger av den enkelte skole om og hvordan disse benyttes. Byrådet vil at alle grunnskoler i Oslo skal få mulighet til å bruke skolehager. Derfor bes det om at Utdanningsetaten på nytt vurderer virkemidler som kan fremme skolenes bruk av skolehager i undervisningen og aktivitetsskolen. Herunder tettere oppfølging av skolene, bedre tilrettelegging av tilbudet og alternativ driftsform av skolehagene. Videre bes det om at Utdanningsetaten i fremtidige konseptvalgutredninger vurderer muligheten for innpassing av skolehager ved nye skoler eller rehabilitering av eksisterende skoler. Dersom innpassing av skolehager ikke er mulig skal avstanden til aktuelle skolehager som kan benyttes av nye skoler kartlegges. 5. Styringsdialog og resultatoppfølging Byrådsavdelingen understreker at Utdanningsetaten skal drive sin virksomhet innenfor rammene av de til enhver tid gjeldende lover, avtaler, fullmakter, rutiner og instrukser samt kommunens verdigrunnlag. Byrådsavdelingen forventer at virksomheten setter seg inn i overordnede styringsdokumenter som gjelder for Oslo kommune. Det vises blant annet til Økonomireglementet, Instruks for økonomiforvaltningen og Instruks for virksomhetsstyring (byrådsak 1070/15). Byrådsavdelingen forutsetter at virksomheten i sine investeringsprosjekter følger Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (byrådssak 1038/14). 5.1 Styringsdialog og møteplan Virksomheten skal risikovurdere målene i forkant av hvert etatsstyringsmøte, og utarbeide tiltak med effekt på måloppnåelsen. Virksomheten skal rapportere til byrådsavdelingen om kritiske risikoer. Rapporteringen skal også beskrive eventuelle risikoreduserende tiltak virksomheten gjennomfører eller planlegger. 13

14 OVK avholder etatsstyringsmøter i etterkant av rapporteringen til 1.kvartal og 2. tertial. 1. kvartal: kl tertial: kl OVK avholder kontaktmøter med UDE hver 14. dag. I tillegg avholdes særskilt kontaktmøte for skolebygg i etterkant av hvert ordinære kontaktmøte. UDE skal gjennom deltagelse i mandagsmøtet, tverretatlig gruppe og de faste møtene med OVK ta opp saker som trenger avklaring og samordning. 5.2 Rapportering og resultatoppfølging Byrådsavdeling for finans fastsetter innholdet i og fristene for rapporteringene pr. 1.kvartal og 2. tertial gjennom egne rundskriv. Den skriftlige rapporteringen er knyttet til følgende: Prognoser for driftsbudsjettet i forhold til budsjett Prognoser for investeringsbudsjettet i forhold til budsjett Prognoser for oppnåelse av resultatkrav Status for oppfølging av verbale vedtak og flertallsmerknadene Status og endringer for sykefravær og HMS-arbeidet Utkvittering av aktivitetsplikt for antidiskrimineringsarbeid I tillegg viser vi til egne rapporteringskrav som fremkommer i dette brevet Byrådsavdelingen forutsetter at etaten har rutiner for kvalitetssikring av alle data som er en del av et rapporteringssystem enten til byrådet eller staten. For å bedre kvaliteten på KOSTRA-tallene forutsettes at virksomhetens konteringspraksis vedr bruk av funksjon 120/420 Administrasjon er i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans, jf rundskriv 25/2013. Virksomheten forutsettes også å sikre riktig kontering av utgifter til konsulenttjenester. 6. Tildeling Under henvisning til ovennevnte vil byrådsavdelingen med dette meddele at UDE er tildelt og har adgang til å disponere bevilgningene som beskrevet i dette brevet. ****** Vi ser frem til et konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i

15 Med hilsen Bente Fagerli kommunaldirektør Ole Christian Melhus seksjonssjef Godkjent og ekspedert elektronisk Vedlegg: Økonomiplanskjema Tiltaksskjema 15