KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for leie av vikarer

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for leie av vikarer Tilbudsfrist: klokken 12.00

2 Innholdsfortegnelse 1 Kort beskrivelse av oppdraget Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Frister Spørsmål til konkurransen Innlevering av tilbud Tilbudsåpning Omkostninger Kravspesifikasjon Beskrivelse av anskaffelsen Generelle krav Behandlingstid ved forespørsel om tjenesteoppdrag Vederlagsfri avbestilling Arbeidsforhold Avtaleforutsetninger Avtaleperiode Betalingsbetingelser Statusmøter og statistikk Leverandørens tilbud Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudsopplysninger Pristilbud Kvalifisering av leverandør... 7 Økonomiske og tekniske minstekrav Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest for betalt merverdiavgift Økonomisk gjennomføringsevne HMS-erklæring Referanser Valg av leverandør Kontrakt Vedlegg Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Leverandørens dokumentasjonsliste GKI standard avtalevilkår

3 1 Kort beskrivelse av oppdraget Konkurransen gjelder rammeavtale for leie av vikarer til Drangedal-, Kragerø-, Porsgrunn- og Skien kommune, heretter kalt GKI (GKI Grenlandskommunenes Innkjøpsenhet). Bamble- og Siljan kommune skal ha opsjon på avtalen og kan knytte seg til avtalen når de måtte ønske det. 2 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Anskaffelsesprosedyre Konkurranse med forhandlinger 2.2 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: Onsdag Tilbudsfrist (tilbudet skal være GKI i hende): Tirsdag kl Vedståelsesfrist: Tirsdag For sent innlevert tilbud blir avvist 2.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Kontaktperson: Åsmund Gusfre Adresse: Postboks 158, 3701 Skien Telefon: Telefaks: E-post: asmund.gusfre@skien.kommune.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere. 3

4 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Tilbud leie av vikarer. Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat Ett 1 - sett elektronisk, enten på USB eller CD. Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Mottaker: GKI Grenlandskommunenes Innkjøpsenhet Kontaktperson: Åsmund Gusfre Postadresse: Postboks 158, 3701 Skien Besøksadresse: Leirvollen 14, 3736 Skien Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av GKI. 3 Kravspesifikasjon 3.1 Beskrivelse av anskaffelsen Konkurransen gjelder rammeavtale for leie av vikarer til Drangedal-, Kragerø-, Porsgrunn- og Skien kommune. Konkurransen gjelder for følgende stillingskategorier: Sykepleiere Vernepleiere Barnevernspedagoger Førskolelærere Lærere Formålet med anskaffelsen er å sikre tilgang til kvalifisert arbeidskraft ved kortvarige behov. Avtale om leie av vikarer kommer i tillegg til kommunenes eventuelle egne vikarer/vikarbaser. Antatt årsvolum for denne varegruppen er (eks. mva): Drangedal kommune: Ca kr ,- Kragerø kommune: Ca kr ,- Porsgrunn kommune: Ca kr ,- Skien kommune: Ca. kr ,- Sum Ca. kr ,- Antagelsen i forhold til volumet er gjort på bakgrunn av erfaringer fra tidligere år. Volumet for leie av vikarer vil variere fra år til år, men dette gir et anslag på omfanget. Kommunenes helse- og omsorgsvirksomheter er døgnkontinuerlige. Turnusplaner vil variere for den enkelte virksomhet. Vikarene plikter å følge virksomhetenes gjeldende arbeidstider. 4

5 3.2 Generelle krav Alt personell som tilbys skal være autorisert i henhold til fastsatte lovkrav for stillingskategoriene. Dokumentasjon på dette skal medfølge bekreftelse om levering av vikaroppdrag. Innleid personell må skrive under på erklæring om taushetsplikt. Det er krav om at alt personell snakker, skriver og forstår norsk. Ved sykdom eller annet fravær hos vikarer forplikter leverandøren å skaffe ny vikar til oppdraget. Dette gjelder også dersom vikaren av ulike årsaker velger å avslutte oppdraget i den aktuelle kommunen, tidligere enn avtalt. Det forutsettes at leverandøren organiserer botilbud til vikarene, uten kostnad for oppdragsgiver. Dokumentasjon på at hjelpepleiere er godkjent for å dele ut medisiner må foreligge ved oppstart av vikaroppdraget. Dette kravet gjelder ikke for Skien kommune som gjennomfører egne kurs. Helsepersonell som tilbys skal ha førerkort klasse B. I enkelte tilfeller vil oppdragsgiver kreve at vikarer disponere egen bil. Godtgjørelse for bruk av egen bil vil følge statens satser. For helsepersonell skal leverandøren dekke lønnsutgifter for inntil tre opplæringsvakter (to dagvakter og en kveldsvakt, evt. to nattevakter). Med opplæringsvakter menes den tiden det tar for opplæring av vikaren på det enkelte tjenestested. Oppdragsgiver har rett til å avslutte vikaroppdraget dersom det oppstår forhold hvor vikaren bryter gjeldende lover og forskrifter for arbeidstagere. Oppdragsgiver står fritt til å avslå tilbud fra leverandøren i avtaleperioden, dersom tilbudt vikar etter oppdragsgivers vurdering er lite egnet for det aktuelle oppdraget. 3.3 Behandlingstid ved forespørsel om tjenesteoppdrag Tilbyder skal i sitt tilbud redegjøre for maksimal behandlingstid ved forespørsel om tjenesteoppdrag i avtaleperioden, i følgende to tilfeller: Vikaroppdrag i perioden juni, juli og august. Vikaroppdrag utover ovennevnte periode. Med behandlingstid menes den tiden leverandøren trenger for å gi tilbakemelding på om de kan levere det forespurte oppdraget. 3.4 Vederlagsfri avbestilling Tilbyder skal i sitt tilbud oppgi gjeldende frister for vederlagsfri avbestilling, i følgende to tilfeller: Ved bestilte enkeltvakter. Ved bestilte oppdrag på sammenhengende to uker eller mer. I tillegg skal tilbyder redegjøre for eventuelle gebyrer som belastes oppdragsgiver dersom avbestilling skjer utover fristene beskrevet i tilbudet. 3.5 Arbeidsforhold GKI forutsetter at leid personell følger gjeldende lover og avtaler i arbeidslivet, eventuelt viser til gjeldende dispensasjoner. 5

6 3.6 Avtaleforutsetninger GKI forbeholder seg retten til å inngå parallelle rammeavtaler med flere leverandører innenfor hver stillingskategori. De leverandørene som får tildelt kontrakt vil bli rangert i henhold til tildelingskriteriet i pkt. 6. Tildeling av oppdrag vil deretter skje på bakgrunn av rangeringen. Leverandøren som er høyest rangert vil først bli forespurt. Dersom denne ikke har kapasitet til å utføre den ønskede tjenesten, til ønsket tidspunkt, vil leverandøren som er rangert som nummer to bli forespurt osv. Dersom ingen av de valgte leverandørene har kapasitet til å utføre ønsket oppdrag står kommunen fritt til å velge en annen leverandør. Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Med deler av oppdraget menes i denne sammenheng et eller flere av de oppgitte fagområdene. Det vil ikke være anledning til å levere inn tilbud om levering til kun enkelte kommuner eller til perioder i året. 3.7 Avtaleperiode Kontrakten vil ha en varighet på 1 år med mulighet for prolongering i år. 3.8 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. Månedlig samlefaktura til det enkelte innkjøpspunkt (evt. annen rasjonell fakturering etter avtale). Se vedlagte GKI standard avtalevilkår. 3.9 Statusmøter og statistikk Statusmøter Leverandøren skal innkalle til statusmøte med GKI før prøvetiden på 6 mnd. utløper, og siden en gang pr. år. Begge parter har ved behov anledning til å innkalle til ytterligere statusmøter når som helst i avtaleperioden. ellers Statistikk Leverandøren skal uoppfordret oversende årlig statistikk, som nevnt nedenfor, til GKIs kontaktperson. Statistikken leveres elektronisk i MS Excel format. Statistikken bør inneholde oppdatert oversikt over omsetning på stillingskategori, omsetning på helg-/natt tillegg, antall salgsenheter og sum norske kroner. Statistikken skal gis på tre nivåer; samlet for GKI, pr. kommune og pr. virksomhet. Statistikkutarbeidelsen skal være kostnadsfri for kjøper. 4 Leverandørens tilbud Tilbudet skal inneholde (se også vedlegg 1 Leverandørens dokumentasjonsliste): 4.1 Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 5. Kvalifikasjon av leverandør. 4.2 Tilbudsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 3. Kravspesifikasjon. 6

7 4.3 Pristilbud Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Timebetaling beregnes fra det tidspunkt vikaren møter opp på tjenestestedet. Prisregulering i avtaleperioden reguleres av vedlagte GKI standard avtalevilkår. 5 Kvalifisering av leverandør Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.2 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.3 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanserregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som GKI kan akseptere. 5.4 HMS-erklæring Dokumentasjon: HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 8-8 og (skjema vedlagt) 7

8 5.5 Referanser Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 6 Valg av leverandør Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Pris 90 % Service 10 % Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. Priser og kostnader 90 % vekt Herunder vurderes prisen som fremgår av vedlagte prisskjema og i henhold til konkurransegrunnlagets pkt Service 10 % vekt Herunder vurderes informasjonen som fremgår av konkurransegrunnlagets pkt. 3.3 og 3.4, når det gjelder behandlingstid ved forespørsel om tjenesteoppdrag og vederlagsfri avbestilling 7 Kontrakt GKIs beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den/de leverandør(er) som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt 6). Kontrakten utarbeides av GKI og undertegnes av begge parter. GKIs standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av kontrakten. Det henvises spesielt til pkt Krav til lønns- og arbeidsforhold. 8

9 8 Vedlegg 8.1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato:

10 8.2 Leverandørens dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt. 5.1) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 5.2) Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 5.3). HMS-erklæring (jfr. pkt. 5.4) Referanseliste (jfr. pkt. 5.5) Vedlegg nr. Andre opplysninger: Dokumentasjon Redegjørelse for behandlingstid ved forespørsel om tjenesteoppdrag (jfr. pkt. 3.3) Informasjon om vederlagsfri avbestilling (jfr. pkt. 3.4) Prisskjema (jfr. pkt. 4.3) Vedlegg nr. 10

11 8.3 GKI standard avtalevilkår 1. AVTALENS OMFANG 1.1 Avtalen omfatter alle Kundens virksomheter, og regulerer kjøp av varer og/eller tjenester (heretter kalt produkter). Blir det inngått flere avtaler står de enkelte enheter/avdelinger hos Kunden fritt med hensyn til hvilke avtaleleverandører de vil kjøpe fra, dersom annet ikke er avtalt. 1.2 Om det i avtaleperioden blir endringer i antall virksomheter hos Kunden, gjelder avtalen for de enheter/avdelinger som til enhver tid er tilsluttet Kunden. 1.3 Virksomheter som har et innkjøpssamarbeid med Kunden har etter nærmere avtale mellom Kunden og Leverandøren adgang til denne avtalen på samme vilkår som Kunden. Dette gjelder også for selskaper som Kunden yter driftstilskudd til eller eier. 1.4 Dersom Kundens virksomheter i løpet av avtaleperioden skulle skille ut deler av driften til egne rettssubjekter (f.eks. i form av aksjeselskap, stiftelser etc.), skal disse ha opsjon til å kunne tilknytte seg inngått avtale etter nærmere avtale med Kunden og Leverandøren. 1.5 Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder «Lov om kjøp» av ANSVAR 2.1 Leverandøren er ansvarlig for at alle leveringer med referanse til denne avtale blir levert i samsvar med de vilkår som er beskrevet i kontrakten. 2.2 De produkter som leveres Kunden skal til enhver tid være i overensstemmelse med lover, forskrifter og retningslinjer på området. Leverandøren er ansvarlig for at de produkter som tilbys holder de kvalitetskrav som er vanlig i bransjen. 2.3 Dersom Leverandøren engasjerer underleverandører til å utføre arbeidsoppgaver som følge av denne avtalen, er leverandøren ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen. 3. KOMMERSIELLE BETINGELSER 3.1 Alle priser og kostnader er basert på NOK i henhold til tilbud fra Leverandøren. Ikke spesifiserte produkter kalkuleres som spesifiserte. Dersom ikke annet er avtalt er prisen fast og eksklusive merverdiavgift, men inkluderer emballasje, toll, frakt, skatter og andre avgifter. Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som innvirker på prisen, skal denne endres tilsvarende. 3.2 Hvis Leverandøren i avtaleperioden tilbyr markedet spesielle tilbud/kampanjer, hvor prisene og kostnadene i slike tilfeller er lavere enn de avtalte betingelser, skal Kunden ved alle sine bestillinger uoppfordret bli informert om dette. Beste tilbud vil til enhver tid være gjeldende. 11

12 3.3 Tilbud fra Leverandøren til andre - gitt etter inngåelse av denne avtalen og som er gunstigere, skal automatisk gjøres gjeldende for Kunden, forutsatt at avtalen har et tilnærmet likt omfang og innhold. Leverandøren forplikter seg til å gjøre Kunden kjent med slike forhold. 3.4 Om nye produkter lanseres eller erstatter andre i avtaleperioden, skal de leveres i henhold til gjeldende avtalevilkår og etter samme prismodell / kalkyle. 4. PRISENDRING 4.1 De avtalte prisene er bindende, og gjelder for 1 år fra avtaletidspunktet, dersom annet ikke er avtalt. 4.2 Prisendringer skal begrunnes og dokumenteres skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Kunden v/avtaleforvalter har godkjent prisendringen. Leverandøren kan ikke øke prisene utover det som kan begrunnes og dokumenteres som kostnadsøkning for det enkelte kostnadselement, f.eks. relatert til material- og lønnskostnader. Etter godkjent prisendring er prisene igjen faste i 1 år. 4.3 Ved valutakursendringer ut over +/- 5% kan partene forlange forhandlinger om justering av prisene for den valutaavhengige andel av prisgrunnlaget. Gjennomsnittlig salgskurs for Norges Bank for den måned tilbudet er gitt skal være utgangspunktet, sammenliknet med gjennomsnittskurs for de tre siste måneder før anmodning om prisjustering sendes. Elementer av betydning er: Hvilken valuta prisen er basert på. Kursen på avtaletidspunktet. Andel av prisen i utenlandsk valuta. Kursforholdet norske kroner mot tilbyder sin oppgjørsvaluta ved tilbudsfristen. 4.4 Om Leverandørens produkter får en prisstigning som etter Kundens vurdering går ut over naturlig sammenliknbare produkter fra andre leverandører, er dette grunnlag for oppsigelse av avtalen. Hvis prisene på avtalte produkter faller i perioden, skal de nye prisene gjøres gjeldende for Kunden. 4.5 Kunden skal ha innsynsrett i Leverandørens kalkyler og regnskaper for å kontrollere at avtalte priser og betingelser overholdes. Leverandøren forplikter seg til, som et ledd i kontrollen, å oversende sin innkjøpsfaktura på den leveransen som Kunden til enhver tid ønsker å kontrollere. En eventuell kontroll vil bli gjennomført av intern eller ekstern revisor. 5. BETALING OG FAKTURERING 5.1 Forskudd vil ikke bli utbetalt, dersom annet ikke er avtalt. 5.2 Betalingsbetingelsene er: Fri leveringsmåned + 30 dager. Månedlig samlefaktura til den enkelte enhet/avdeling, eventuelt annen rasjonell fakturering etter avtale. 12

13 5.3 Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra Kunden skyldes mangelfull eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel, følgebrev, faktura etc. fra Leverandøren eller kvalitetssvikt i leveransen. Gebyrer og andre former for tillegg aksepteres ikke, med mindre annet er avtalt på forhånd. 5.4 For å sikre rettidig betaling må Kunden ha mottatt og godkjent leveringen, og ha faktura i hende senest fire dager etter fakturadato. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til «Lov om renter ved forsinket betaling m.m.» av 17. desember Fakturaer skal referere til den enhet/avdeling og navnet på den som har bestilt produktet, samt hvor det ble levert. Alternativt refereres til ordrenummer eller rekvisisjonsnummer gitt av Kunden. Det skal kun faktureres for levert kvantum. 6. BESTILLINGSPROSEDYRER 6.1 Kunden foretar bestillinger etter de rutiner/prosedyrer som den til enhver tid finner mest hensiktsmessig, samt har et tilfredsstillende kvalitetssikringsnivå relatert til de enkelte produktområder. Bestillinger kan eksempelvis skje i form av brev, telefax, e-post, elektroniske innkjøpssystemer og telefon, vurdert opp mot hensiktsmessighet og kvalitetssikring. 6.2 Alle bestillinger skal spesifisere: Enhet/avdeling og navn på bestiller. Produkter, kvantum og pris. Leveringsdato. Leveringssted. 6.3 Alle bestillinger skal omgående bekreftes av Leverandør dersom leveringstiden blir lenger enn avtalt leveringstid. Bekreftelsen skal inneholde spesifikasjon av: Enhet/avdeling og navn på bestiller, produkter, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted. 7. EIENDOMSRETT 7.1 Utstyr og materiell som leveres etter denne avtalen blir Kundens eiendomsrett fra og med betalingstidspunktet ved ordinære kjøp. For andre finansieringsformer som blant annet leie, leasing og avbetaling avtales det spesielt. 8. LEVERINGSBETINGELSER 8.1 Leveringsbetingelsene er: Fritt levert den enkelte enhet/avdeling på anvist sted, dvs. franko/ddp i henhold til INCOTERMS Montering og fjerning av emballasje etter avtale. 8.2 Kunden er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottak å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen er mangelfull eller deler av den lider av en vesentlig mangel har Kunden rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi Leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. 13

14 8.3 Leverandøren forplikter seg til å emballere alle forsendelser på en sikker og forsvarlig måte. 8.4 Følgeseddel skal følge med hver forsendelse. Den skal inneholde følgende: Leverandørens navn og adresse. Leverandørens produkter og antall. Kundens bestillingsnummer og navn, hvis anført. Kundens vareadresse. Kundens artikkelnummer, hvis anført. Antall kolli. Dato for ekspedering. Signatur ansvarlig ekspeditør. Dokumentene skal være skrevet på norsk dersom annet ikke er avtalt. 9. RETUR AV VARER 9.1 Kunden har rett til å returnere ubrukte produkter for kredit, forutsatt at de er i originalemballasje og for øvrig i fullgod stand og salgbar. Returen krediteres med den pris som ble betalt for varen. 9.2 I tilfeller av feillevering eller feilbestilling plikter Kunden å rapportere dette til Leverandøren umiddelbart. Dersom feillevering skyldes forhold Leverandøren har ansvaret for i henhold til avtalen, plikter Leverandøren å levere Kunden erstatningsprodukter uten ekstra kostnad. 10. LEVERINGSTIDER 10.1 Leveringstid og leveringsfrekvens avtales nærmere mellom Leverandør og Kunde, og er bindende. Elementer av betydning er: Normal leveringstid for avtaleprodukter. Maksimal leveringstid for avtaleprodukter. Normal leveringstid for skaffeprodukter. Maksimal leveringstid for skaffeprodukter. Leveringsfrekvens for enheter/avdelinger. Eventuell restlevering skal finne sted senest èn uke etter hovedlevering, dersom annet ikke er avtalt. Tidspunkt for restlevering skal gis ved ordrebekreftelse Dersom Leverandøren ikke greier å overholde avtalt leveringstid skal Kunden uten opphold bli informert Leverandøren er forpliktet til å skaffe de produkter som avtalen gjelder innenfor den avtalte leveringstid, jfr. punkt Ved vareknapphet skal Leverandøren gi Kunden høyeste prioritet. Må produktene kjøpes fra annet sted kan den kontraktsfestede Leverandør bli gjort økonomisk ansvarlig. Etter nærmere avtale med den enkelte virksomhet, skal Leverandøren kunne opprette sikkerhetslager for produkter der det er hensiktsmessig. Dette skal skje uten omkostninger for Kunden hvis ikke helt spesielle forhold foreligger Leverandøren kan henvise til annen leverandør hvor den enkelte virksomhet skal plassere ordren inntil den valgte Leverandør igjen er leveringsdyktig. Avtalte betingelser vil da gjelde Der hvor annet ikke er fastsatt gjelder misligholdsreglene (forsinkelser, mangler og ansvar) i «Lov om kjøp» av

15 11. MONTERING / INSTALLASJON 11.1 Monteringsarbeider inngår ikke i leveransen med mindre dette er spesielt avtalt. I så tilfelle gjelder følgende bestemmelser: 11.2 Leverandøren skal i god tid før montering/installasjon finner sted, framlegge en plan for de ytelser som Kunden skal stå for ifølge avtalen Dersom montering/installasjon utføres etter en fast avtalt pris, omfatter denne alle utgifter og ytelser som ikke er spesielt unntatt i bestillingen, samt prøvedrift og idriftsettelse hvor dette må anses forutsatt Monteringsarbeidet skal utføres innenfor rammen av de forskrifter, arbeidsordning, arbeidsreglement og sikkerhets- og kontrollbestemmelser som gjelder på arbeidsstedet. Kunden kan kreve at Leverandørens personell skal undertegne Kundens vanlige taushets- og ansvarserklæringer Under og i forbindelse med monteringsarbeid skal Leverandør besørge nødvendig og tilstrekkelig forsikringsdekning for arbeid og materiell frem til leveringstidspunktet, samt ansvar for skade som måte voldes på Kundens eller annen persons liv og helse eller eiendom frem til leveringstidspunktet, i den grad dette ikke dekkes av Kundens egne forsikringer. 12. FORSINKELSE, FEIL OG MANGLER 12.1 Ved forsinkelser i leveranser ut over de kontraktsfestede leveringsfrister, som ikke skyldes force majeure eller andre forhold godkjent av Kunden, vil det bli gjort krav om konvensjonalbot Konvensjonalbotens størrelse beregnes til 0,5% pr. virkedag av verdien av den forsinkede del av leveransen så lenge forsinkelsen vedvarer, men begrenset oppad til 20% av totalverdien av den forsinkede del av leveransen Kundens krav om konvensjonalbot vil bli gjort gjeldende uten noen dokumentasjon av økonomisk tap eller skade Leverandøren kan påberope seg force majeure hvis det viser seg at den ikke er i stand til å foreta rettidig levering. Leverandøren skal da godtgjøre at denne forsinkelsen er forårsaket av forhold utenfor Leverandørens kontroll, som den ikke har hatt muligheter til å forhindre eller burde med rimelighet ha sett på det tidspunkt da kontrakten ble inngått Dersom annet ikke er avtalt påtar Leverandøren seg i de første 12 måneder etter at leveransen er mottatt, ansvar for feil og mangler som måtte påvises ved produkter som leveransen omfatter. Leverandøren skal i denne garantitid snarest mulig og for egen regning bytte ut defekte deler eller reparere materiellet, slik at de leverte produkter er uten feil og mangler av noe slag. Nevnte garantitid skal likevel ikke være kortere enn den som er vanlig for produktet ved løpende tilvirkning for alminnelig salg. Denne garanti omfatter bare feil som oppstår ved riktig lagring og bruk av materiellet og som ikke skyldes normal slitasje For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til punkt 12.5, påtar Leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiell, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftningen er foretatt. Leverandørens ansvar etter dette punkt skal allikevel ikke vare ut over 24 måneder etter at det første garantiarbeidet er avsluttet på vedkommende del. 15

16 12.7 Manglende levering eller forsinkelse fra underleverandør, som ikke skyldes force majeure eller forhold godkjent av Kunden i henhold til denne artikkel, fritar eller begrenser ikke Leverandørens ansvar i henhold til kapittel For forståelsen av force majeure legges norsk rettspraksis til grunn. 13. REKLAMASJONER 13.1 Leverandøren er ansvarlig for at de produkter som leveres er i samsvar med bestillingen. Hvis en leveranse eller deler derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Kunden tilbakevise eller vrake den eller deler av den. Avviste produkter byttes omgående for Leverandørens regning. Kundens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke Leverandøren for de forpliktelser den har påtatt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra Kundens side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter. 14. PRODUKTOPPLYSNING / SAMARBEID 14.1 Når avtalen er inngått skal Leverandøren ta kontakt med aktuelle virksomheter som omfattes av avtalen for å gi nødvendige produktopplysninger og informasjon om leveringsforhold. Dette skal inkludere produktkatalog og oppdatering av denne. På forespørsel skal Leverandør levere produktopplysninger (produktblad) for alle produkter. Ellers gjelder «Lov om produktkontroll» av 11. juni 1976 nr Leverandøren skal i nødvendig grad gi brukeropplæring på egnet sted for å sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene, uten ekstra kostnader for Kunden Kunden forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter i avtaleperioden, også fra andre leverandører dersom dette anses nødvendig Leverandøren skal innkalle Kundens brukergruppe til evalueringsmøter. Frekvens avtales nærmere mellom partene. 15 DOKUMENTASJON 15.1 All nødvendig dokumentasjon for normalt bruk av utstyr og materiell skal være inkludert i leveransen. Språket skal være norsk dersom annet ikke er beskrevet. 16. STATISTIKK 16.1 På forespørsel skal Leverandør, uten omkostninger for Kunden, utarbeide leveringsstatistikk for Kunden på nivåene: Konsern, Enhet og Avdeling. Leverandøren må kunne levere statistikk pr. halvår, pr. år og for hele avtaleperioden senest 1 måned etter utløp. 16

17 Statistikken skal inneholde opplysninger om: Type produkter og modeller. Levert mengde pr. produkt. Forbruk i kroner pr. produkt. Eventuelle andre opplysninger pr. enhet. Statistikken skal være utarbeidet i elektronisk form, fortrinnsvis i regneark og Excel-format. Alternativt andre løsninger som er konverterbare til nevnte format. Den sendes Kunden. 17 ENDRINGER / NYE PRODUKTER 17.1 Hvis produkter som omfattes av kontrakten skal endres eller utgå av produksjon, skal Kunden informeres snarest mulig. Ved lansering av ny produkter i avtaleperioden, skal tilbud sendes Kunden. Prisstrukturen på nye produkter skal ikke være dårligere enn på de produktene som allerede omfattes av avtalen. Kunden vil ta stilling til om de tilbudte produkter skal omfattes av gjeldende avtale. 18. MISLIGHOLD 18.1 Mislighold fra Leverandørens side gir Kunden rett til heving av kontrakten uten kostnader. Som mislighold regnes: Leveringsforsinkelse. Feil og mangler ved avtaleprodukter. Service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan Kunden kreve erstatning etter vanlig kjøpsrettslige regler. Misligholdsforføyelser av samme art kan også gjøres av den enkelte kommunale bruker, uavhengig av tiltak fra Kunden sentralt. 19. OPPSIGELSE 19.1 Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder Ved vesentlig mislighold av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Som vesentlig mislighold regnes blant annet: Leverandøren fakturerer til andre priser enn avtalt. Prisendringer, jf. punkt 4.4. Leverandørens produkter og servicetilbud er av en vesentlig dårligere kvalitet/ytelse/funksjonalitet enn forutsatt i tilbudet. Betalingsbetingelser ikke overholdes Om det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. 20. PRØVETID 20.1 Så lenge annet ikke er avtalt, blir de første seks måneder å betrakte som en prøvetid sett fra Kundens side. Dette gjelder forhold relatert til kvalitet, funksjonalitet, ytelse, levering og Leverandørens kontakt/oppfølging hos Kunden. Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på en måned i prøveperioden. 17

18 21. LOV OG TVISTER 21.1 Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten løses definitivt ved voldgift. At en tvist er brakt til avgjørelse ved voldgift fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle forpliktelser ifølge avtalen Hvis ikke annet avtales, skal voldgiftsretten bestå av 3 medlemmer, hvorav hver av partene oppnevner et medlem og et i fellesskap. Oppnås det ikke enighet om valget, oppnevnes det tredje medlemmet av Fylkesmannen i Telemark. Verneting er Skien og Porsgrunn tingrett Alle avvik/endringer i denne avtalen må foreligge i skriftlig form og undertegnet av partene for å være gyldig. 22 TRANSPORT AV AVTALEN 22.1 Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter og plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. 23. REKLAME/OFFENTLIGGJØRELSE 23.1 Leverandøren skal ikke sende ut offentlig meddelelse eller offentliggjøre noe av innholdet i denne kontrakt, med mindre Kunden v/avtaleforvalter har godkjent formuleringen av det som ønskes utsendt. 24. INNKJØPSPOLITIKK Grenlandskommunene har vedtatt at følgende innkjøpspolitikk skal følges: 24.1 Generelt Innkjøp av varer og tjenester til kommunene skal foretas etter konkurranseprinsippet. Ved valg av produkt/leverandør skal forretningsmessighet og likebehandling legges til grunn. Valget skal sikre at kommunenes interesser ivaretas best mulig Miljøhensyn og livsløpskostnader Kommunene skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livsløpskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen Universell utforming Kommunene skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til universell utforming. Dette for å sikre at produkter, kommunikasjonsmidler, bygde omgivelser etc., blir mer anvendelige, med små eller ingen kostnader for brukere uavhengig av funksjonsnivå Etiske krav til produksjon av varer og tjenester Barnearbeid Kommunene skal stille følgende krav i kontrakter om levering av varer og tjenester, kontrahering av bygg- og anlegg: Leverandører til kommunene skal kun tilby, og levere produkter og tjenester som ikke er produsert ved hjelp av barnearbeid og således i strid med ILO konvensjonens regler. På oppfordring skal tilbydere / leverandører dokumentere at ILO konvensjonens regler om barnearbeid ikke er brutt. 18

19 Dersom ovennevnte kontraktsvilkår ikke oppfylles vil kontrakten knyttet til produktet/tjenesten heves. For øvrig gjelder vanlige kontraktsvilkår Rettferdig handel Kommunene skal søke å anskaffe produkter der produksjonen tilfredsstiller de grunnleggende ILO konvensjonene, uansett hvor produktet har sin opprinnelse. Kravet gjelder for varer hvor det finnes konkurrerende produkter. I første omgang iverksettes kravet ved innkjøp av kaffe og te. Kravet iverksettes for nye områder når det oppnås konkurranse. Dokumentasjon på at produksjonen tilfredsstiller de grunnleggende ILO konvensjonene og kriteriene til MAX Havelaar, eller tilsvarende skal følge tilbudet Entreprenørenes plikter Kommunene skal stille følgende krav i kontrakter om bygg- og anleggsanskaffelser: Antikontraktørklausul Arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte. Entreprenøren skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftlig begrunnelse fra entreprenøren. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmiljølovens og Entreprenøren plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egne ansatte, enmannsforetak og innleid arbeidskraft inntas i kontrakter med under-entreprenører. Etter ligningsloven 6-1 med tilhørende forskrifter, plikter næringsdrivende som har gitt noen oppdrag på byggeplass å gi melding til Sentralskattekontoret for utenlands-saker om enhver utenlandsk oppdragstaker eller utenlandsk arbeidstaker som utfører oppdrag på byggeplassen. Entreprenøren er ansvarlig for å rapportere fortløpende om bruk av utenlandsk arbeidskraft i alle ledd i kontraktspyramiden, herunder framskaffe og framlegge for byggherren kopi av innsendt melding for den enkelte utenlandske oppdragstaker eller utenlandske arbeidstaker. Byggherren kan kreve dagmulkt dersom entreprenøren selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre 1 - en promille av kontraktssummen, med ikke mindre enn kr 1000,- per hverdag Krav til lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Under enhver omstendighet er minstesats for lønn den allmenngjorte tariff for byggfag. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende krav. Leverandøren skal på anmodning legge fram all dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkår som benyttes. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører og underleverandører. Dersom entreprenøren bryter disse bestemmelsene, kan oppdragsgiver heve kontrakten umiddelbart. Entreprenøren er videre erstatningsansvarlig for alt økonomisk tap som oppstår på oppdragsgivers hånd. For øvrig gjelder ILO konvensjonens regler Andre tjenesteområder For andre tjenesteområder stilles krav til oppdragstaker i henhold til ILO konvensjonens regler 19

20 24.7 Språkkrav For oppdrag hvor det er relevant kan det stilles krav om at oppdragstaker skal ha representant på byggeplassen/under utøvelsen av tjenesten som behersker norsk muntlig og skriftlig Lærlinger For arbeid som skal utføres for kommunene, kan det settes som betingelse for gjennomføring, at norske leverandører skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Slik betingelse kan likevel kun settes dersom det er et klart definert behov for lærlingplasser i den aktuelle bransje. 20