REPRESENTANTSKAPSMØTE

Transkript

1 Til medlemmene i - Representantskapet - Kontrollkomiteen - Hovedstyret - Ansvarlig revisor Tromsø, 27. februar 2013 REPRESENTANTSKAPSMØTE Det innkalles til representantskapsmøte Torsdag 21. mars 2013 kl i bankens festsal, Storgt. 65 i Tromsø, 3. etg. inngang Fr. Langes gt. Til behandling foreligger: sak 9/2013 sak 10/2013 sak 11/2013 sak 12/2013 Valg av tillitsvalgte Valg av ansvarlig revisor Honorarer og godtgjørelser til tillitsvalgte Fullmakt til rettet emisjon, utstedelse av fondsobligasjon og opptak av ansvarlig lån Saksdokumenter følger vedlagt. I dette representantskapsmøtet deltar det nye representantskapet slik det er sammensatt etter årets valg og kalt Representantskapet 2013, se vedlagte oversikt. Forøvrig er alle som deltar 20. mars invitert som observatører på dette møtet. Med vennlig hilsen SpareBank 1 Nord-Norge Jan-Hugo Sørensen (sign.) Representantskapets leder Jan-Frode Janson konsernsjef SpareBank 1 Nord-Norge Postadresse: Postboks 6800, N-9298 TROMSØ Direktenummer: (+47) Telefon: (+47915) Faks: (+47) Org.nr: NO Swift:SNOWNO22 Hjemmeside: E-post: anniken.aronsen@snn.no

2 Programmet er følgende: Onsdag 20. mars kl Lunsj kl Representantskapsmøte (regnskapsmøte) kl Middag, sosialt samvær Torsdag 21. mars kl Representantskapsmøte (valgmøte, varighet ca 2 timer) Møtene og representantskapets middag er lagt til bankens festsal, mens lunsjen inntas på Rica Ishavshotel. SpareBank 1 Nord-Norge Postadresse: Postboks 6800, N-9298 TROMSØ Direktenummer: (+47) Telefon: (+47915) Faks: (+47) Org.nr: NO Swift:SNOWNO22 Hjemmeside: E-post: anniken.aronsen@snn.no

3 SAMMENSETNING AV REPRESENTANTSKAPET 2013 Medlemmer Valgt til mars Varamedlemmer Valgt Til Mars Innskytervalgte Innskytervalgte 1 Åshild Strømmesen, Sommarøy Line Mikkelsen, Tromsø Reidun K. Flakstad, Gryllefjord Jan-Hugo Sørensen, Hansnes Rita Myrvang, Sørreisa Aina Willumsen, Træna Tone Marie Myklevoll, Tromsø Hilde Sivertsen, Nordfold Trine Stenvold, Fauske Kari Ann Olsen Lind, Stokmarknes Charlotte Ringkjøb, Bodø Britt Dahlberg, Bardu Anders J. H. Eira, Kautokeino Terje Marius Nilsen, Straumsbukta Thone Bjørklund, Hammerfest Stig Gøran Olsen, Sandnessjøen Hugo Thode Hansen, Harstad Villy Konrad Johansen, Alta 2014 Fylkestingsvalgte 13 Tor Asgeir Johansen, Nordland Cecilie Terese Myrseth, Troms Line Miriam Sandberg, Troms Kari Lene Olsen, Finnmark 2016 Fylkestingsvalgte 7 Jon Tørset, Nordland Dag Sigurd Brustind, Troms Ivar B. Prestbakmo, Troms Ellen Johansen, Finnmark 2016 Egenkapitalbeviseiervalgte 17 Kjell Kræmer, Tromsø Kjell Kolbeinsen, Tromsø Erik Sture Larre, Oslo Frode Helgerud, Oslo Trygve Myrvang, Tromsø Odd Erik Hansen, Tromsø Ole-Henrik Hjartøy, Bodø Asbjørg Jensvoll Strøm, Vardø Bente Evensen, Tromsø Oddbjørn Schei, Tromsø Berit Berg, Tromsø Herman Mehren, Oslo Ole Ovesen, Sørreisa Sissel Ditlefsen, Tromsø Marie M. Fangel, Tromsø Tom Rømer Svendsen 2014 Egenkapitalbeviseiervalgte 11 Trond Mohn, Bergen Toril Ringholm, Tromsø Trond Vidar Hansen, Tromsø Ane Kristine Røger, Stokmarknes Stig Vonka, Harstad Jorhill Andreassen, Silsand Linn Knudsen, Alta Stein Kristiansen, Jakobsli 2015 Ansattevalgte 33 May Britt Nilsen, Sørkjosen Hans Olav Gjøvik, Tromsø Einar Frafjord, Tromsø Ann-Kirsten Larsen, Tromsø Ulf Mathisen, Hammerfest Therese Isaksen, Mo i Rana Øyvind Pallesen, Tromsø Daniel Nyhagen, Tromsø 2017 Ansattevalgte 19 Anne Kathrine Nygaard, Mo i Rana Egon Enoksen, Stokmarknes Hilde Hauan, Tromsø Finn Harald Olsen, Bodø Irina S. Møllersen, Kirkenes Linda Bornø, Harstad Vanja Teigland, Finnsnes Fritz Hansen, Tromsø 2015

4 Sak: 9/2013 Til: Representantskapet VALG AV TILLITSVALGTE Vedlagt følger valgkomiteens innstilling. Innstillingen er enstemmig. Det gjøres oppmerksom på at det vil kunne fremkomme endringer i forhold til ansatterepresentantene. Dette vil det bli redegjort nærmere for under representantskapsmøtet 27. mars. Det vil bli redegjort nærmere for valgkomiteens innstilling i valgmøtet. Tromsø, 27. februar 2013 REPRESENTANTSKAPETS VALGKOMITÉ Charlotte Marie Ringkjøb (sign) Valgkomiteens leder Vedlegg 1

5 Innstilling til valg 2013 I = Innskytervalgt E = F = A = Egenkapitalbeviseiervalgt Fylkesoppnevnt Ansattevalgt Regnskapsårene I Representantskapet Leder Jurist Charlotte Ringkjøb, Bodø (I ) - ny 2013 Nestleder Adm. direktør Frode Helgerud, Oslo (E) - ny 2013 Charlotte Ringkjøb deltok ikke under behandlingen av eget kandidatur. II Representantskapets valgkomité Medlem Kunsthåndverker Marie M. Fangel, Tromsø (E) - ny 2013/14 Seniorrådgiver Einar Frafjord, Tromsø (A) - gjenvalg 2013/14 Varamedlem Advokat Erik Sture Larre, Oslo (E) - gjenvalg 2013/14 Rådgiver Therese Isaksen (A) - gjenvalg 2013/14 III Innskyternes valgkomité Medlem Daglig leder Rita Myrvang, Sørreisa (I) - ny 2013/14 Varamedlem Jurist Tone Marie Myklevoll, Tromsø (I) - gjenvalg 2013/14 Kultursjef Kari Ann Olsen Lind, Stokmarknes (I) - ny 2013/14 IV Egenkapitalbeviseierenes valgkomité Leder Advokat Erik Sture Larre, Oslo (E) - gjenvalg 2013/14 Medlem Kunsthåndverker Marie M. Fangel, Tromsø (E) - gjenvalg 2013/14 Varamedlem Styreleder Kjell Kolbeinsen, Ttomsø (E) - ny 2013/14 2

6 V Hovedstyret Regnskapsårene Leder Adm. direktør Kjell Olav Pettersen, Tromsø - gjenvalg 2013/14 Medlemmer Kringkastingssjef Hans-Tore Bjerkaas, Oslo - ny 2013/14 Hovedtillitsvalgt Vivi Ann Pedersen, Tromsø - gjenvalg 2013/14 Varamedlem Ingeniør Erik Sture Larre jr., Oslo - gjenvalg 2013 Adm. direktør Trond Slettbakk, Harstad - ny 2013 Tillitsvalgt Gunnar Kristiansen, Sortland - gjenvalg 2013 Tillitsvalgt Kjetil Ask Olsen, Tromsø - gjenvalg 2013 VI Regionstyrer Region Helgeland Leder Sivilingeniør Stig Roald Frammarsvik, Mo i Rana - gjenvalg 2013/14 Medlem Daglig leder Brynjar Kroknes, Brønnøysund - gjenvalg 2013/14 Varamedlemmer Adm. sjef Stig Sørra, Sandnessjøen - gjenvalg 2013 Daglig leder Nina Rødahl Friis, Nesna - gjenvalg 2013 Tillitsvalgt Wenche Solli, Mosjøen - gjenvalg 2013 Verneombud Anne Kirsti Øyjord, Mo i Rana - ny 2013 Region Salten Leder Daglig leder Trond Sigurd Tørdal, Bodø - gjenvalg 2013/14 Medlemmer Konsern dir. Sten-Rune Brekke, Fauske - gjenvalg 2013/14 Daglig leder Christen Selstad, Neverdal - ny 2013/14 Varamedlemmer Distriktssekretær Rita Lekang, Bodø - gjenvalg 2013 Daglig leder Stein Valle, Hamarøy - gjenvalg 2013 Tillitsvalgt Aud Jorun Skaret, Meløy - gjenvalg 2013 Tillitsvalgt Svein Ove Aspmo, Bodø - ny 2013 Region Hålogaland Leder Daglig leder Berit Pettersen, Sortland - gjenvalg 2013/14 Nestleder Adm. direktør Mona Kristine Rosvold, Harstad -gjenvalg 2013 Medlemmer Adm. direktør Svein Helland, Svolvær - gjenvalg 2013/14 Daglig leder Alf Lie, Leknes (suppleringsvalg) - ny 2013 Tillitsvalgt Vivi Ann Movik, Harstad - gjenvalg 2013/14 Varamedlemmer Stipendiat Knut Foshaug, Narvik - gjenvalg 2013 Direktør Ørjan Robertsen, Sortland - ny 2013 Tillitsvalgt Dag Inge Lund, Stokmarknes - gjenvalg 2013 Verneombud Johannes Frivåg, Sortland - gjenvalg

7 Region Troms Regnskapsårene Nestleder Daglig leder Kjetil Arnesen, Tromsø - ny 2013/14 Medlemmer Adm. Direktør Geir Sagelv, Storslett - ny 2013/14 Tillitsvalgt Kjetil Ask Olsen, Tromsø - gjenvalg 2013/14 Varamedlemmer Daglig leder Bjørnar Heimly, Skjervøy - gjenvalg 2013 Daglig leder Eva Kristin Lyshoel, Finnsnes - gjenvalg 2013 Tillitsvalgt Elena Rushfeld, Tromsø - gjenvalg 2013 Tillitsvalgt Trude Jakobsen, Tromsø - gjenvalg 2013 Region Finnmark Nestleder Daglig leder Ann Kristin Kvalsvik, Akkarfjord - gjenvalg 2013/14 Medlemmer Adm. direktør Anne Wikan, Kirkenes - ny 2013/14 Tillitsvalgt Arnhild Stenvoll, Hammerfest - gjenvalg 2013/14 Varamedlemmer Daglig leder Mona Wisløff Vonheim - gjenvalg 2013 Kontorleder Åge Antonsen, Kirkenes - ny 2013 Tillitsvalgt Trond Mikalsen, Kautokeino - gjenvalg 2013 Tillitsvalgt Rita Strøm, Alta - gjenvalg 2013 Representantskapets valgkomité Cecilie Myrseth (sign) Trygve Myrvang (sign) Einar Frafjord (sign) Charlotte Ringkjøb (sign) valgkomiteens leder 4

8 NOTAT Sak 10/2013 Til representantskapet VALG AV ANSVARLIG REVISOR FOR PERIODEN Valg av ansvarlig revisor er fastsatt gjennom Sparebanklovens 34 og bankens vedtekter. KPMG har vært bankens ansvarlige revisor siden 1996, og funksjonstiden i hht gjeldende avtale går ut etter årsoppgjøret SpareBank 1 Nord-Norge er godt fornøyd med dagens eksterne revisor, og KPMG v/ansvarlig revisor Stig Tore Richardsen har både vært en sterk faglig støtte innenfor ulike fagområder, og ivaretar både kravene til integritet og uavhengighet på en god måte. Dagens ansvarlige revisor kan etter endringer i revisorloven ha ansvaret for SpareBank 1 Nord-Norge med datterselskaper i tre år til før han/hun må ut i karantene i to år. Banken har i sine vurderinger vurdert at en ny anbudsrunde med stor sannsynligvis ville endt med en innstilling på forlengelse av dagens avtale med tre nye år. Administrasjonen har derfor anbefalt at dagens avtale med KPMG v/ansvarlig revisor Stig Tore Richardsen forlenges for perioden Banken har i sine vurderinger lagt vekt på at KPMG med dagens ansvarlige revisor kan tilfredsstille følgende krav: Være en faglig samarbeidspartner, herunder faglig støtte nye rammebetingelser Selskapenes bankkompetanse og lignende er tilfredsstillende o Lokalt team o Manager/partner o Nasjonalt Selskapet håndterer etikk, holdninger og konfliktområder på en tilfredsstillende måte o Spesielt i forhold til felles kunder Ekstern revisors samarbeid med bankens intern revisjon og bankens avdeling for risikostyring og compliance er tilfredsstillende Mulig synergi innenfor alliansen gjenbruk av kompetanse og erfaring God kommunikasjon med banken både muntlig og skriftlig o Rapportering (form) problemhåndtering åpen dialog Anerkjent revisjonsmetodikk Konkurransedyktig pris/honorar 1

9 Siden dagens ansvarlige revisor kan sitte i tre år til valgte administrasjonen derfor å be om pristilbud for revisjon av morbanken og datterselskaper for tre nye år. Pristilbudet omfatter selskapene (sammenlignet med tilbud fra 2008): 2013 ex mva 2008 ex mva SpareBank 1 Nord-Norge SpareBank 1 Finans Nord-Norge AS SpareBank 1 Nord-Norge Invest AS¹ EiendomsMegler 1 Nord-Norge AS SpareBank 1 Nord-Norge Forvaltning ASA SpareBank 1 Nord-Norge Securities ASA² Eiendomsdrift AS³ SpareBank 1 Factoring SpareBank 1 Nord-Norge Regnskapshus AS SpareBank1 Nord-Norges Pensjonskasse Sum honorar norske selskaper North West 1 Alliance Bank 5 o IFRS (pliktig i Russland) RUB ca o Statutory audit Russia RUB ca Sum honorar alle selskaper ex mva ¹) Ved eventuell avvikling av SpareBank 1 Nord-Norge Invest AS vil revisjonshonoraret bortfalle ²) Selskapet er delvis fusjonert med SpareBank 1 Nord-Norge. Øvrig virksomhet ligger i SpareBank 1 Nord-Norge Forvaltning ASA ³) Selskapet er fusjonert med SpareBank 1 Nord-Norge 4 ) Selskapet er solgt 5 ) Kontrollomfanget og regulatoriske krav i Russland er betydelig større enn det vi er vant med i Norge. Sammenlignet med honoraret i 2011 og 2012 er honoraret for 2013 redusert. Økning i honorarer øvrige selskaper skyldes i all hovedsak prisstigning, innfusjonert virksomhet, vekst og etablering av nye produkter og forretningsområder. Hensyntatt indeksregulering siden 2008 vurderer vi at revidert tilbud er akseptabelt og fullt ut konkurransedyktig i dagens marked. SpareBank 1 Nord-Norge har også vurdert muligheten for skifte av ansvarlig revisor. Når vi ser bort fra Ernst & Young som er bankens ansvarlige interne revisor, er det i dag ingen av de store revisjonsselskapene som har bygd opp bankkompetanse ved sitt kontor i Tromsø. Et viktig moment i vurderingene har som nevnt vært at KPMG har god bankkompetanse i Tromsø, og at banken i denne perioden er blitt godt kjent med selskapets revisjons- og kontrollfilosofi. KPMG sin kontrollfilosofi stemmer godt overens med de prinsipper som konsernets ledelse legger til grunn for styring og kontroll av virksomheten, og KPMG har i sitt tilbud valgt å fortsette med Stig-Tore Richardsen (KPMG Tromsø) som ansvarlig partner. Etter utløpet av denne perioden mener vi SpareBank 1 Nord-Norge bør foreta en ny vurdering av fremtidig revisjonsselskap, spesielt siden KPMG må skifte lokal ansvarlig partner for å være aktuell for en eventuell ny periode. 2

10 Saken har vært til behandlig i revisjonsutvalget og hovedstyret. Vedlagt følger revisjonsutvalgets anbefaling. Forslag til vedtak: Representantskapet i Sparebanken Nord-Norge velger KPMG som ansvarlig revisor for Sparebanken Nord-Norge med datterselskaper for perioden Ansvarlig partner på oppdraget vil være statsautorisert revisor Stig-Tore Richardsen. Konsernsjefen gis fullmakt til å inngå ny avtale med KPMG. Tromsø, 27. februar 2013 SpareBank 1 Nord-Norge Kjell Olav Pettersen (sign.) Hovedstyrets leder Jan-Frode Janson konsernsjef 3

11

12 Sak: 11/2013 Til Representantskapet HONORARER OG GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE Honorarsatsene ble sist endret på representantskapsmøte i mars Ved vurderingen av justering av honorarer og godtgjørelse til tillitsvalgte i SpareBank 1 Nord-Norge, har valgkomiteen blant annet sett hen til satsene som er foreslått i SpareBank 1 SMN, SpareBank 1 SR-Bank og Sparebanken Hedmark. Valgkomiteen tilrår følgende vedtak: Valgkomiteens innstilling vedrørende honorarsatser og godtgjørelser datert 30. januar 2013 vedtas som honorarsatser og godtgjørelser for SpareBank 1 Nord- Norges tillitsvalgte, med virkning fra 1. januar Tromsø, 27. februar 2013 REPRESENTANTSKAPETS VALGKOMITÉ Charlotte Marie Ringkjøb (sign.) Valgkomiteens leder

13 Honorarsatser og godtgjørelser for bankens tillitsvalgte 2013 Representantskapet Leder Medlemmer/varamedlemmer Kontrollkomitéen Leder Medlemmer Fast møtende varamedlem Hovedstyret Leder Nestleder Medlemmer Fast møtende varamedlem Øvrige møtende varamedlemmer Revisjonsutvalg Leder Medlem Regionstyrene Leder Medlemmer Fast møtende varamedlem Øvrige møtende varamedlemmer Ved flere enn 2 forfall trekkes per forfall Regionstyreutvalg Fast godtgjørelse Varamedlemmer Representantskapets valgkomité Leder Medlemmer Varamedlemmer Øvrige valgkomitéer Leder Medlemmer/varamedlemmer kr ,- per år kr 3.700,- per møte kr 3.700,- per møte kr ,- per år kr ,- per år kr ,- per år kr ,- per år kr ,- per år kr ,- per år kr ,- per år kr ,- per møte kr ,- per år kr 6.500,- per møte kr ,- per år kr 6.500,- per møte kr ,- per år kr ,- per år kr ,- per år kr 1.700,- per møte - kr 1.700,- per møte kr ,- per år kr 1.700,- per møte kr ,- per år kr 3.700,- per møte kr 3.700,- per møte kr 3.700,- per møte kr ,- per år kr 3.700,- per møte kr 3.700,- per møte Øvrige godtgjørelser Ad hoc-komitéer blant representantskapets medlemmer gis normalt godtgjørelse med kr 2.800,- pr møte. Legitimert tapt arbeidsfortjeneste eller betaling for stedfortreder dekkes med inntil kr 1.950,- pr dag. For arbeidstakere skal dokumentasjon fra arbeidsgiver fremlegges. For selvstendige næringsdrivende skal det fremlegges dokumentasjon for hva det koster å leie hjelp eller angis hvor stort tapet blir. Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste kan dekkes med inntil kr 1.100,- pr dag. Reiseregning dekkes etter bankens til enhver tid gjeldende reglement.

14 Sak: 12/2013 Til Representantskapet FULLMAKT TIL RETTET EMISJON, UTSTEDELSE AV FONDSOBLIGASJON OG OPPTAK AV ANSVARLIG LÅN Det vises til sak 8/2013, herunder forslag til vedtak slik dette fremkommer i pkt. 7 i saksfremlegget. Det foreslås at Representantskapet fatter vedtak i tråd med forslaget i pkt. 7 i saksfremlegget. Tromsø, 27. februar 2013 SpareBank 1 Nord-Norge Jan-Frode Janson konsernsjef