Lunsj serveres i spisesalen på fru Haugans Hotell fra kl. 12:00. Fru Haugans Hotell er bankens nabobygg og ligger i gangavstand fra banken.

Transkript

1 Til: Medlemmene av forstanderskapet, styret, kontrollkomiteen, revisor, og bankens ledergruppe. Innkalling til konstituerende møte i forstanderskapet Helgeland Sparebank onsdag den 20. mars 2013 kl. 14:00 Sted: Bankens lokaler i Mosjøen (Forstanderskapssalen) Lunsj serveres i spisesalen på fru Haugans Hotell fra kl. 12:00. Fru Haugans Hotell er bankens nabobygg og ligger i gangavstand fra banken. Denne innkallingen er også sendt til varamedlemmene i forstanderskapet som orientering. Disse skal kun møte hvis et fast medlem melder forfall. Varamedlem vil i så fall bli innkalt per telefon eller e-post. Til behandling foreligger: 1. Åpning av møtet ved forstanderskapets leder Grete Bang. 2. Godkjenning av møteinnkallingen. 3. Valg av to representanter til å underskrive protokollen sammen med møteleder. 4. Valg av: a) Leder for forstanderskapet for ett år (2013) b) Nestleder for forstanderskapet for ett år (2013) c) Leder for styret for to år (2013/2014) d) Nestleder for styret for gjenværende del av Thore Michalsens valgperiode (----/2013) e) 3 medlemmer til styret for to år (2013/2014) f) 1 medlem til styret for gjenværende del av Ove Brattbakks valgperiode (----/2013) g) 3 varamedlemmer til styret for ett år (2013) h) 2 medlemmer til kontrollkomiteen for 2 år (2013/2014) i) 2 varamedlemmer til kontrollkomiteen for 2 år (2013/2014) j) Leder for forstanderskapets valgkomité for valgene i 2014/2015 k) 1 medlem til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2014/2015 l) 2 varamedlemmer til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2014/2015 m) 1 medlem til innskyternes valgkomité for valgene i 2014/2015 n) 1 varamedlem til innskyternes valgkomité for valgene i 2014/2015 o) Leder for egenkapitalbeviseiernes valgkomité for valgene i 2014/2015 p) 1 medlem til egenkapitalbeviseiernes valgkomité for gjenværende del av Nils Terje Furunes valgperiode; valgene i 2014 q) 1 varamedlem til egenkapitalbeviseiernes valgkomité for valgene i 2014/ Fastsettelse av honorarsatser for tillitsvalgte 6. Andre gangs behandling av forslag om nedsettelse av eierandelskapitalen og vedtektsendringer 7. Andre gangs behandling av nedlegging av lokalbank på Vevelstad og vedtektsendring 8. Andre gangs behandling av øvrige vedtektsendringer 9. Andre gangs behandling av forslag om fullmakt til styret til å gjennomføre rettet emisjon mot ansatte til bruk i bankens incentivordning

2 Er du forhindret fra å delta, vennligst gi beskjed så snart som mulig til: Brit Søfting; e-post telefon , mobil (send helst SMS) eller til bankens sentralbord , slik at varamedlem kan kalles inn. Mo i Rana den 27. februar 2013 Grete Bang (sign.) Forstanderskapets leder Vedlegg

3 F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 20. mars 2013 Sak: 4. Valgkomiteenes innstilling til valgene i konstituerende møte i Helgeland Sparebanks forstanderskap Innstilling fra Forstanderskapets valgkomité: Forstanderskapet: a) Leder for forstanderskapet for ett år (2013) På valg er Grete Bang, Brønnøysund, som har vært forstanderskapets leder i Hun er valgbar. Grete Bang, Brønnøysund (gjenvalg) b) Nestleder for forstanderskapet for ett år (2013) På valg er Anne Påsche Jakobsen, Dalsgrenda, som har vært forstanderskapets nestleder i Hun er valgbar. Anne Påsche Jakobsen, Dalsgrenda (gjenvalg) Styret: c) Leder for styret for to år (2013/2014) På valg er Bjørn Johansen, Brønnøysund, som har vært styrets leder i 2011/2012. Han er valgbar, men ønsker ikke å ta gjenvalg. Thore Michalsen, Mo i Rana (ny som leder) d) Nestleder for styret for gjenværende del av Thore Michalsens valgperiode (----/2013) Ove Brattbakk, Mosjøen (ny som nestleder) Valgkomiteenes innstilling 2013 Side 1 av 6

4 e) 3 medlemmer til styret for to år (2013/2014) På valg er: Gislaug Øygarden, Mo i Rana, som har vært styremedlem i 2011/2012 Monica Skjellstad, Sandnessjøen, som har vært styremedlem i 2011/2012 May Heimdal, Mo i Rana (ansattes representant), som har vært styremedlem i 2011/2012. Samtlige er valgbare. Gislaug Øygarden, Mo i Rana (gjenvalg) Monica Skjellstad, Sandnessjøen (gjenvalg) May Heimdal, Mo i Rana - ansattes representant (gjenvalg) f) 1 medlem til styret for gjenværende del av Ove Brattbakks valgperiode (----/2013) Haavard Strømmen, Brønnøysund (ny) g) 3 varamedlemmer til styret for ett år (2013) På valg er: Bjørn Audun Risøy, Mo i Rana, som har vært 1. varamedlem i Tone Helen Hauge, Mosjøen, som har vært 2. varamedlem i 2012 Svein Hansen, Mosjøen, som har vært ansattes fast møtende varamedlem i Samtlige er valgbare. 1. varamedlem: Bjørn Audun Risøy, Mo i Rana (gjenvalg) 2. varamedlem: Tone Helen Hauge, Mosjøen (gjenvalg) Ansattes fast møtende varamedlem: Svein Hansen, Mosjøen (gjenvalg) Kontrollkomiteen: h) 2 medlemmer til kontrollkomiteen for 2 år (2013/2014) På valg er: Kåre Johan Åsli, Mosjøen som har vært medlem i 2011/2012 Frank Høyen, Mo i Rana som har vært medlem i 2012 Begge er valgbare. Kåre Johan Åsli, Mosjøen (gjenvalg) Frank Høyen, Mo i Rana (gjenvalg) Valgkomiteenes innstilling 2013 Side 2 av 6

5 i) 2 varamedlemmer til kontrollkomiteen for 2 år (2013/2014) På valg er: Kai Henriksen, Mo i Rana som har vært varamedlem i 2011/2012 Marit Bye, Nesna som har vært varamedlem i 2011/2012 Begge er valgbare, men verken Henriksen eller Bye ønsker å ta gjenvalg. Frank-Robert Johansen, Mosjøen (ny) Karle Øvereng, Mosjøen (ny) Forstanderskapets valgkomité: j) Leder for forstanderskapets valgkomité for valgene i 2014/2015 På valg er Øyvin Trønsdal, Mo i Rana (representant for egenkapitalbeviseierne) som har vært leder for valgene i Han er valgbar. Øyvin Trønsdal, Mo i Rana (gjenvalg) k) 1 medlem til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2014/2015 (representant for de innskytervalgte medlemmene) På valg er Inger Robertsen, Mo i Rana som har vært de innskytervalgtes representant i valgkomiteen i 2012/2013. Hun er valgbar. Inger Robertsen, Mo i Rana (gjenvalg) l) 2 varamedlemmer til forstanderskapets valgkomité for valgene i 2014/2015; 1 representant for de innskytervalgte og 1 representant for de ansattevalgte På valg er Wenche Drevland, Mosjøen som har vært de innskytervalgtes varamedlem for valgene i 2012/2013 Roger Ditlefsen, Mo i Rana som har vært de ansattevalgtes varamedlem for valgene i 2012/2013 Begge er valgbare. Valgkomiteenes innstilling 2013 Side 3 av 6

6 Wenche Drevland, Mosjøen (gjenvalg) Roger Ditlefsen, Mo i Rana (gjenvalg) Mo i Rana den 11. februar 2013 Forstanderskapets valgkomité Øyvin Trønsdal Inger Robertsen Kai Henriksen Liv Sund (sign.) (sign.) (sign.) (sign.) Valgkomiteenes innstilling 2013 Side 4 av 6

7 Innstilling fra innskyternes valgkomité: Innstillinger vedr innskyternes valgkomité ivaretas av innskyternes egen valgkomité. Denne valgkomiteen har i møte den 11. januar 2013 foreslått følgende: m) 1 medlem til innskyternes valgkomité for valgene i 2014/2015 På valg er Helge Stanghelle, Mo i Rana, som har vært medlem av innskyternes valgkomité for valgene i Han er valgbar. Helge Stanghelle, Mo i Rana (gjenvalg) n) 1 varamedlem til innskyternes valgkomité for valgene i 2014/2015 På valg er Håkon Lund, Lurøy, som har vært varamedlem av innskyternes valgkomité for valgene i 2012/2013. Han er valgbar. Håkon Lund, Lurøy (gjenvalg) Mosjøen den 11. januar 2013 Innskyternes valgkomité Inger Robertsen Wenche Drevland Helge Stanghelle Sign. Sign. Sign. Valgkomiteenes innstilling 2013 Side 5 av 6

8 Innstilling fra egenkapitalbeviseiernes valgkomité: Innstillinger vedr. egenkapitalbeviseiernes valgkomité ivaretas av egenkapitalbeviseiernes egen valgkomité. Denne valgkomiteen har i møte den 9. januar 2013 foreslått følgende: o) Leder for egenkapitalbeviseiernes valgkomité for valgene i 2014/2015 På valg er Tom R. Svendsen, Oslo som har vært leder for egenkapitalbeviseiernes valgkomité for valgene i 2012/2013. Han er valgbar. Nils Terje Furunes, Oslo(ny som leder) Nils Terje Furunes anses som representant for Sparebankstiftelsen Helgeland. p) 1 medlem til egenkapitalbeviseiernes valgkomité for den gjenværende del av Nils Terje Furunes valgperiode; valgene i ----/2014 Tom Rømer Svendsen, Oslo (gjenvalg) q) 1 varamedlem til egenkapitalbeviseiernes valgkomité for valgene i 2014/2015 På valg er Kristian Strauman, Mosjøen, som har vært varamedlem av egenkapitalbeviseiernes valgkomité for valgene i 2012/2013. Han er valgbar. Kristian Strauman, Mosjøen (gjenvalg) Mosjøen den 9. januar 2013 Egenkapitalbeviseiernes valgkomité Tom Svendsen Frank Høyen Nils Terje Furunes sign. sign. sign. Valgkomiteenes innstilling 2013 Side 6 av 6

9 F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 20. mars 2013 Sak: 5. Fastsettelse av honorarsatser for tillitsvalgte 2013 Forstanderskapets valgkomité foreslår å endre honorarsatsene slik: Tillitsverv Satser fra Tidsrom Forstanderskapets leder Per år Forstanderskapets Per møte medlemmer/varamedlemmer Styrets leder Per år Styrets nestleder Per år Øvrige styremedlemmer Per år Ansattes fast møtende varamedlem Per år 1. varamedlem til styret Per år Per møte Øvrige varamedlemmer styret Per møte Kontrollkomiteens leder Per år Øvrige kontrollkomitémedlemmer Per år Varamedlemmer kontrollkomiteen Per møte Leder forstanderskapets valgkomité Per år Per møte Leder og medlemmer i øvrige Per møte valgkomiteer Revisjonsutvalget - leder Per år Per møte Revisjonsutvalget medlem Per år Per møte Honorar til forstanderskapets leder foreslås endret fra kr per år til kr per år. Honorar til styrets leder foreslås endret fra kr per år til kr per år. Honorar til styrets nestleder foreslås endret fra kr per år til kr per år. Honorar til øvrige styremedlemmer foreslås endret fra kr per år til kr per år. Honorar til ansattes fast møtende varamedlem foreslås endret fra kr per år til kr per år. Valgkomiteen foreslår å beholde øvrige honorarer uendret i Side 1 av 2

10 Forslag til vedtak: Honorar til forstanderskapets leder foreslås endret fra kr per år til kr per år. Honorar til styrets leder foreslås endret fra kr per år til kr per år. Honorar til styrets nestleder foreslås endret fra kr per år til kr per år. Honorar til øvrige styremedlemmer foreslås endret fra kr per år til kr per år. Honorar til ansattes fast møtende varamedlem foreslås endret fra kr per år til kr per år. Øvrige honorarer beholdes uendret i Side 2 av 2

11 F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 20. mars 2013 Sak: 6. Andre gangs behandling av forslag om nedsettelse av eierandelskapitalen og vedtektsendringer Forstanderskapet vil i møte kl den 20. mars 2013 behandle for første gang styrets forslag til kapitalnedsettelse og vedtektsendring, hvor forstanderskapet er invitert til å treffe følgende vedtak: Styrets forslag om nedsettelse av eierandelskapitalen med tilhørende vedtektsendringer legges frem for andre gangs behandling i forstanderskapet for endelig vedtak. Etter første gangs behandling i forstanderskapet inviteres forstanderskapet til å treffe følgende vedtak om å godkjenne kapitalnedsettelsen: I samsvar med styrets forslag nedsettes eierandelskapitalen med NOK fra NOK til NOK ved endring av egenkapitalbevisenes pålydende fra NOK 50,- til NOK 10,-. Nedsettelsesbeløpet skal benyttes til avsetning til overkursfondet. Som følge av kapitalnedsettelsen endres vedtektene 2-2 første ledd til å lyde som følger: Sparebankens eierandelskapital utgjør kr fordelt på egenkapitalbevis á kr 10 fullt innbetalt. Andre gangs behandling av forslag om nedsettelse av eierandelskapitalen og vedtektsendringer Side 1 av 1

12 STYRETS REDEGJØRELSE FOR NEDSETTELSE AV EIERANDELSKAPITAL 1 INNLEDNING Finansieringsvirksomhetsloven 2b-22 åpner for at sparebanker kan nedsette eierandelskapitalen ved endring av egenkapitalbevisenes pålydende, og overføre nedsettelsesbeløpet til overkursfondet. Styret foreslår at det gjennomføres en nedsettelse av eierandelskapitalen i Helgeland Sparebank ved endring av egenkapitalbevisenes pålydende fra NOK 50 til NOK 10 og at nedsettelsesbeløpet på NOK benyttes til avsetning til overkursfondet. Antallet egenkapitalbevis vil være det samme. Bankens samlete eierandelskapital slik denne er definert i finansieringsvirksomhetsloven 2b-1 vil også være uforandret. Det er kun sammensetningen av eierandelskapitalen som endres ved at den vedtektsfestede eierandelskapital settes ned med et beløp som overføres til overkursfondet. Kapitalbrøken som bl.a. ligger til grunn for fordeling av overskudd mellom grunnfondskapital og eierandelskapital etter finansieringsvirksomhetsloven 2b-18 vil også være den samme. Det foreslås samtidig en endring av vedtektene som følge av kapitalnedsettelsen. Styrets behandling av forslaget om kapitalnedsettelse skjer samtidig med at styret behandler forslaget til årsregnskap for Grunnlaget for styrets beregning av nedsettelsesbeløpet fremgår av balanseoppstillingen i forslaget til årsregnskap for 2012 med tilhørende noter. Styrets redegjørelse er utarbeidet i samsvar med finansieringsvirksomhetsloven 2b-22 (1), jf. allmennaksjeloven Forstanderskapets vedtak om kapitalnedsettelse skal godkjennes av Finanstilsynet og vil ikke tre i kraft før slik godkjennelse foreligger. Styret vil foreta de nødvendige avklaringer for en slik søknad før forstanderskapet behandler saken. 2 BAKGRUNN FOR FORSLAG OM KONVERTERING AV GRUNNFONDSKAPITAL TIL EIERANDELSKAPITAL Kapitalnedsettelsen foreslås gjennomført for å legge til rette for større fleksibilitet og beredskap til å kunne gjennomføre kapitalendringer dersom endringer i regulatoriske krav til finansinstitusjoner som kan bli innført med grunnlag i internasjonalt regelverk (Basel III/CRD IV og Solvens II) skulle kreve det. Det foreligger ingen konkrete planer om kapitalendringer. Kapitalnedsettelsen foreslås behandlet av forstanderskapet i møte som også behandler bankens årsberetning, årsregnskap og revisjonsberetning for regnskapsåret Årsregnskapet behandles som egen sak i forstanderskapet før kapitalnedsettelsen som skal behandles i to møter i samsvar med sparebankloven 5 om vedtektsendringer. 1

13 3 FORSLAG TIL VEDTAK OM NEDSETTELSE AV EIERANDELSKAPITAL Styret foreslår at forstanderskapet treffer følgende vedtak, jf. finansieringsvirksomhetsloven 2b-22, jf. allmennaksjeloven 12-3 og 12-1 (2) flg.: Eierandelskapitalen nedsettes med NOK fra NOK til NOK ved endring av egenkapitalbevisenes pålydende fra NOK 50,- til NOK 10,-. Nedsettelsesbeløpet skal benyttes til avsetning til overkursfondet. Som følge av nedsettelse av eierandelskapitalen endres vedtektene 2-2 første ledd til å lyde som følger: Sparebankens eierandelskapital utgjør kr fordelt på egenkapitalbevis á kr 10 fullt innbetalt. Mo i Rana, 26. februar 2013 Styret i Helgeland Sparebank ***** Bjørn Johansen Thore Michalsen Gislaug Øygarden Ove Arnstein Brattbakk Monica Skjellstad May Lisbeth Heimdal 2

14

15 F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 20. mars 2013 Sak: 7. Andre gangs behandling av nedlegging av lokalbank på Vevelstad og vedtektsendringer Forstanderskapet vil i møte den 20. mars 2013 kl behandle for første gang styrets forslag om nedleggelse av lokalbanken på Vevelstad med tilhørende vedtektsendring, hvor forstanderskapet er invitert til å treffe følgende vedtak: Styrets forslag om nedleggelse av lokalbanken på Vevelstad med tilhørende vedtektsendringer legges frem for andre gangs behandling i forstanderskapet for endelig vedtak. Etter første gangs behandling i forstanderskapet inviteres forstanderskapet til å treffe følgende vedtak om å godkjenne nedleggelsen av lokalbanken på Vevelstad: I samsvar med styrets forslag nedlegges bankens kontor på Vevelstad. Som følge av nedleggelsen endres vedtektenes pkt 1-1, 2. avsnitt til å lyde som følger: "Sparebanken skal ha sin forretningsadresse i Rana kommune og avdelinger i Grane, Hattfjelldal, Brønnøy, Vega, Sømna, Alstahaug, Hemnes, Herøy, Lurøy, Rødøy, Nesna og Vefsn kommuner." Side 1 av 1

16 F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 20. mars 2013 Sak: 08. Andre gangs behandling av øvrige vedtektsendringer Bankens styre har behandlet saken i møte 26. februar 2013 og foreslår at forstanderskapet vedtar å endre vedtektenes pkt 5-3 og pkt 5-5. Forstanderskapet vil i møte kl den 20. mars 2013 behandle for første gang styrets forslag til vedtektsendring, hvor forstanderskapet er invitert til å treffe følgende vedtak: Styrets forslag om endring av vedtektenes pkt 5-3 og pkt 5-5 legges frem for andre gangs behandling i forstanderskapet for endelig vedtak Etter første gangs behandling i forstanderskapet inviteres forstanderskapet til å treffe følgende vedtak om å godkjenne vedtektsendringen: I samsvar med styrets forslag endres vedtektenes 5-3, 5. avsnitt til å lyde som følger: "Adm. direktør eller to av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter den ved sin underskrift. Styret kan gi prokura og spesialfullmakter." Vedtektenes pkt. 5-5, 1. avsnitt endres til å lyde som følger: "Adm. direktør har den daglige ledelse av sparebanken og skal følge instruks godkjent av styret og de pålegg styret har gitt." Vedtektenes pkt. 5-5, 3. avsnitt endres til å lyde som følger: "Adm. direktør skal sørge for at bankens bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte." Andre gangs behandling av øvrige vedtektsendringer Side 1 av 1

17 F O R S T A N D E R S K A P E T Dato: 20. mars 2013 Sak: 9. Andre gangs behandling av forslag om fullmakt til styret til å gjennomføre rettet emisjon mot bankens ansatte til bruk i bankens incentivordning Styrets forslag om fullmakt til styret til å gjennomføre en rettet emisjon mot ansatte til bruk i bankens incentivordning legges frem for andre gangs behandling Det foreslås at forstanderskapet treffer følgende VEDTAK: Styret tildeles fullmakt til kapitalforhøyelse i henhold til finansieringsvirksomhetsloven 2b-23 (2) på følgende vilkår: 1. Eierandelskapitalen skal, i en eller flere omganger, i alt kunne forhøyes med inntil (i) NOK ved pålydende NOK 50 per egenkapitalbevis eller (ii) NOK etter reduksjon av pålydende til NOK 10 per egenkapitalbevis. 2. Fullmakten kan benyttes for utstedelse av egenkapitalbevis i forbindelse med incentivprogram for bankens ansatte. 3. Fullmakten kan benyttes fra det tidspunkt den er (i) godkjent av Finanstilsynet og (ii) registrert i Foretaksregisteret. Fullmakten skal gjelde til ordinært forstanderskapsmøte i 2014, likevel senest til 30. april Fortrinnsretten for eiere av egenkapitalbevis skal kunne fravikes. 5. Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlig plikter. 6. Fullmakten omfatter ikke beslutning om fusjon. 7. Styret kan foreta de vedtektsendringer som kapitalforhøyelse i henhold til fullmakten gjør påkrevd. Andre gangs behandling av forslag om fullmakt til styret til å gjennomføre rettet emisjon mot ansatte til bruk i bankens incentivordning Side 1 av 1