UTKAST PROSJEKTDIREKTIV FOR

Transkript

1 UTKAST PROSJEKTDIREKTIV FOR Implementering av nasjonalt FDV--system for MTU og BHM til Dokumentkontroll Utfylt av Attestert av Godkjent av Børge Godhavn Styringsgruppen v/tor-arne Haug Distribusjonsliste Tittel Navn Institusjon Prosjektgruppen v/børge Godhavn Faveo Prosjektledelse Styringsgruppen v/tor-arne Haug Helse Nord RHF Programkontor Hilde Hordnes Nasjonal IKT Endringslogg Versjon Dato Endring Børge Godhavn Børge Godhavn etter innspill fra Tor-Arne Haug og Kirsti Legernes Børge Godhavn etter innspill fra NIKT Programkontoret Nasjonal IKT Børge Godhavn etter innspill fra NIKT PEF møte 22/11-13 Ansvarlig Arkiv nr.

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. SYSTEMET SOM ANSKAFFES I NASJONAL IKTS TILTAK 37 "ANSKAFFELSE AV FDV SYSTEM FOR MTU/BHM" EIERSKAP OG ORGANISERING BAKGRUNN PÅVIRKNING PÅ NIKTS PORTEFØLJE INNOVASJON INTERESSENTANALYSE MÅL OG LEVERANSER OPPGAVER OG AVGRENSNINGER DELPROSJEKTER FORANKRING I RHF/HF BEMANNING AVGRENSNINGER BUDSJETTRAMMER NIKTS BIDRAG I PROSJEKTET KOST-NYTTE VURDERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN EVALUERING RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER GODKJENNING Ansvarlig Arkiv nr.

3 1. SYSTEMET SOM ANSKAFFES i Nasjonal IKTs tiltak 37 "Anskaffelse av FDV system for MTU/BHM" Systemet som nå anskaffes er et Forvaltning- Drift- og Vedlikeholdssystem (FDV) for Medisinsk Teknisk Utstyr (MTU) og BehandlingsHjelpeMidler (BHM). Systemet vil være hovedverktøyet for alle som jobber med disse fagområdene i norske sykehus. I systemet vil de Medisinsk Tekniske Avdelingene oppfylle kravene som stilles i Lov og Forskrift om Medisinsk Teknisk Utstyr med å registrere alt utstyr som anskaffes, legge inn dokumentasjon, holde oversikt over plassering og eierskap, planlegge og dokumentere vedlikehold, dokumentere feilsituasjoner, bestille deler og holde oversikt over reservedeler. Innen BHM er utlåns- og logistikkfunksjonalitet viktigst, og siden denne delen inneholder sensitive pasientopplysninger er tilgangsstyring en viktig komponent. Motivasjonen for å velge et felles system har flere sider. Miljøene ønsker å dele vedlikeholdsinformasjon for å kunne optimalisere sine vedlikeholdsplaner. Ved anskaffelser er det ønskelig å se erfaringer fra andre HF/regioner på typer utstyr. Fra et styringsperspektiv vil et felles system lettere kunne gi gode beslutningsunderlag i forhold til gjenanskaffelse og investeringer i medisinsk teknisk utstyr med grunnlag i utstyrsparkens alder, teknologi, stabilitet og vedlikeholdskostnader hvor man kan innhente sammenliknbar informasjon på tvers av HF/regioner. En viktig forutsetning for at systemet skal få de ønskede effektene er at det etableres felles arbeidsprosesser knyttet til anvendelsen av systemet. Dette arbeidet vil være krevende og vil medføre omstilling i miljøene. Det positive med dette arbeidet er en utbredelse av beste praksis. 2. EIERSKAP OG ORGANISERING Prosjektet er en forlengelse av det felles prosjektet for anskaffelse av FDV-system for MTU og BHM til, tiltak 37 hos NIKT. Tiltak 37 var opprinnelig tenkt som en rammeavtale og inneholdt derfor ikke noen implementeringsdel. Underveis ble prosjektet endret til en anskaffelse av et sentralisert felles system, og det er derfor naturlig å opprette et nytt prosjekt for implementering av den sentrale installasjonen, samt koordinering/styring av de lokale implementeringsprosjektene. Sentrale målsetninger er etablering av felles arbeidsprosesser og organisering av felles applikasjonsforvaltning. Uten en sentral koordinering av implementeringen vil det bli svært vanskelig å hente ut gevinstpotensialene i prosjektet. Initiativet til anskaffelsesprosjektet ble opprinnelig tatt fra fagmiljøet innenfor Medisinsk teknikk. Prosjekteierskapet ble delegert fra de administrerende direktørene i RHF-ene til Nasjonal IKT. Det er derfor naturlig at Nasjonal IKT også håndterer implementeringsdelen av dette prosjektet. Det ble oppnevnt en styringsgruppe og en prosjektgruppe for anskaffelsesprosjektet. Prosjektgruppen rapporterer til styringsgruppen. Styringsgruppen for prosjektet rapporterer til Nasjonal IKT som igjen rapporterer til de administrerende direktørene i RHF-ene. For implementeringen er det naturlig at Styringsgruppen fortsetter i sin nåværende form. Arbeidet i prosjektgruppen kan deles i to, en mindre prosjektgruppe som jobber sammen med prosjektleder for implementering i Ansvarlig Arkiv nr. Side 1 av 13

4 forhold til kontraktens leveranser, og en større prosjektgruppe for felles arbeidsprosesser. Justering av prosjektgruppen kan skje etter vedtak om prosjektdirektivet. Dagens Styringsgruppe og prosjektgruppe: Rolle Navn Enhet E-post Prosjektansvarlig Tor-Arne Haug Helse Nord RHF Medl. styrgr. Leiv Hellefossmo Universitetssykehuset Nord-Norge HF Medl. styrgr Hans Nielsen Helse Sør-Øst RHF Medl. styrgr Hauge Kirsti Legernes Helse Bergen HF Medl. styrgr Ørjan Andersen Helse Vest IKT Medl. styrgr Karin Isaksen Steen Helse Midt RHF Medl. styrgr Stig Koteng St Olavs Hospital HF Prosjektleder Børge Godhavn Faveo prosjektledelse ledelse.no Medl. Prosjgr. Leiv Hellefossmo Universitetssykehuset Nord-Norge HF Medl. Prosjgr. Per Arne Jørgensen Oslo Universitetssykehus HF Medl. Prosjgr. Anders Løvig Oslo Universitetssykehus HF Medl. Prosjgr. Elisabeth Fahlstrøm Akershus Universitetssykehus HF Medl. Prosjgr. Anders Falla Sykehuset Innlandet HF Medl. Prosjgr. NN Helse Vest Medl. Prosjgr. NN Helse Vest Medl. Prosjgr. Øystein Bitnes St. Olavs Hospital HF Medl. Prosjgr. Bjørn Grytli St. Olavs Hospital HF Medl. Prosjgr. Øyvind Høyland St. Olavs Hospital HF Medl. Prosjgr. Geir-Erlend Myhre Johansen St. Olavs Hospital HF Geir- v.no Medl. Prosjgr. Bjørn Kjøndahl Universitetssykehuset Nord-Norge HF Medl. Prosjgr. Ørjan Midttun Helse Vest IKT Medl. prosjgr Hallgeir Nisja Hemit Medl. prosjgr NN Sykehuspartner Medl. prosjgr Arild Wolff Norsk helsenett 3. BAKGRUNN Gjennom Nasjonal IKTs Tiltak 37 blir det nå anskaffet et felles FDV-system for MTU og BHM i. Systemet vil ha en sentral database med lokale integrasjoner. Fra kontraktsinngåelse vil det gå et implementeringsløp som først gjelder den sentrale installasjonen og som så tar for seg installasjon og ibruktakelse hos de første helseforetakene (pilotene). I løpet av denne perioden skal det legges planer for når og hvordan de øvrige helseforetakene skal ta systemet i bruk. Det anses som meget viktig at det startes et parallelt arbeid fra kontraktsinngåelsestidspunktet med å etablere felles arbeidsprosesser basert på valgt system. Et sentralt element i prosjektet er informasjonsdeling, og da er det essensielt at systemet benyttes likt i de forskjellige helseforetakene. Ansvarlig Arkiv nr. Side 2 av 13

5 Styringsgruppen for anskaffelsesprosjektet har utarbeidet en innstilling til NIKT for organisering av forvaltning av systemet samt håndtering av felles driftsoppgaver. I tillegg har NIKT blitt forelagt en innstilling til hvem som skal forestå den tekniske driften av det sentrale systemet. Dette er elementer som det er viktig å få på plass så raskt som mulig. 4. PÅVIRKNING PÅ NIKTs PORTEFØLJE Det vises til satsningsområde: Kliniske informasjonssystemer Forvaltningen av et slikt nasjonalt system vil ha en grenseoppgang i forhold til Nasjonal IKTs egen organisering og ansvarsområder. Det må avklares om denne type varige oppgaver er en del av Nasjonal IKTs ansvarsområde eller om det skal organiseres på annen måte. Dette spørsmålet gjelder ikke implementeringsprosjektet som er en naturlig forlengelse av anskaffelsesprosjektet. 5. INNOVASJON Dette systemet vil være et av de første nasjonale systemene som spesialisthelsetjenesten har gått sammen om å anskaffe. Det innebærer at det vil kunne være en viktig erfaring for større og mer dyptgripende felles systemer som kommer senere. 6. INTERESSENTANALYSE Her kommenteres kort tiltakets viktigste interessenter ved å fylle ut følgende tabell. Prosjekthåndboken inneholder en forklaring og veiledning på utfylling av interessent analyse. Interessent Medisinsk tekniske avdelinger Behandlingshjelpemiddelen heter Leverandører av medisinsk teknisk utstyr Tredjeparts leverandører av MTU-tjenester Interne brukere av informasjon fra MTU og BHM Interesse (H.M, L) Interessentområde Påvirkning Metode for forankring H Medisinsk teknikk H Deltakelse i prosjektet H Behandlingshjelpemidler H Deltakelse i prosjektet M Medisinsk L teknisk/behandlingshjelpemi dler L Medisinsk L teknisk/behandlingshjelpemidler M Økonomi og regnskap, drift M (FDV), innkjøp internt og HINAS, utveksling pasientinfo BHM Avklaring mot IKT og evt avdelingsledere regnskap, drift og BHMansvarlige Norsk Helsenett M IKT M Deltakelse i prosjektet Regionenes IT-selskaper M IKT M Deltakelse i prosjektet Ansvarlig Arkiv nr. Side 3 av 13

6 7. MÅL OG LEVERANSER Hovedmål: Å få implementert det kontraherte systemet sentralt og lokalt i de enkelte helseforetakene på en koordinert måte, samt å sørge for felles arbeidsprosesser og igangsetting av drift og forvaltning. Effektmål A Tilgjengeliggjøre et felles nasjonalt system for alle helseforetak Effektmål B Et system som inneholder sammenliknbare og gjenfinnbare data på tvers av helseforetak Effektmål C Et system som fungerer som forutsatt og som kan danne et grunnlag for de ønskede gevinstene Effektmål D En forvaltning av systemet som sikrer en hensiktsmessig videreutvikling for å kunne hente ut gevinstpotensialene Resultatmål A1 Etablere sentral installasjon hos driftsleverandør Resultatmål B1 Etablere felles nasjonale arbeidsprosesser for systemet Resultatmål C1 Etablere og verifisere systemet i drift hos pilothelseforetakene Resultatmål D1 Etablering av en felles organisering for de driftsoppgavene som bør utføres sentralt Resultatmål D2 Etablering av en nasjonal forvaltningsorganisering Resultatmål D3 Samordning av anskaffelser av MTU og BHM mer effektivt i samarbeid med HINAS 8. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER Som en del av anbudsdokumentene er implementeringsprosjektet skissert slik: Første trinn vil være å opprette en prosjektorganisering for både Kunden og Leverandøren. Leverandøren har ansvaret for å detaljere fremdriftsplanen i prosjektet i samarbeid med Kunden. Leveransen vil inkludere en sentral installasjon hos driftsleverandør som er testet og godkjent av Kunden i forhold til kravene i Bilag 1. Den sentrale installasjonen skal inneholde både et test- (staging) og et produksjonsmiljø. Påfølgende aktiviteter vil være å gjennomføre de nødvendige tiltak, installasjoner, oppsett og integrasjoner for å tilgjengelig gjøre systemet for pilothelseforetakene. Disse blir Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) og helseforetakene i Helse Midt-Norge (St Olavs hospital, Helse Nord-Trøndelag og Helse Møre og Romsdal). Prosjektet skal bestå av følgende faser: Planfase Spesifiseringsfase Utviklingsfase Leveringsfase Idriftsettelsesfase For innføringsprosjektene for de øvrige helseforetakene vil det bli inngått egne avtaler basert på SSA-O. Ansvarlig Arkiv nr. Side 4 av 13

7 Leveransen frem til Leveringsdag skal inneholde alle nødvendige faser for en forsvarlig idriftsettelse av de to pilotinstallasjonene på UNN og Helse Midt-Norge (HMN). Dette innebærer at innføringsaktivitetene for pilotene skal inkluderes i prosjektet. Leverandøren skal bistå Kundens prosjektgruppe i arbeidet med å fastsette felles struktur av data, oppsett for deling av data og innlegging av felles kodeverk (oransje pil). Leverandøren skal i spesifiseringsfasen lede en gjennomgang med Kunden av kravspesifikasjonen for å oppnå en entydig felles forståelse av kravenes innhold. Basert på dette skal Leverandøren ferdigstille sin løsning. Leverandøren skal også lede arbeidet med Driftsleverandøren for å sette Driftsleverandøren i stand til å sette opp tilfredsstillende testog driftsmiljøer. Leverandøren gjør det nødvendige arbeidet med installasjon i samarbeid med Driftsleverandøren for at løsningen skal bli klar for testing og godkjenning. I etterkant av utsendelse av konkurransegrunnlaget har OUS varslet at også de ønsker å delta som en pilot/være blant de første til å ta systemet i bruk. 8.1 Delprosjekter Arbeidet etter signert kontrakt kan deles inn i delprosjektene: Utrulling av sentral installasjon Utrulling av lokale installasjoner Utarbeidelse av felles arbeidsprosesser Opprettelse av forvaltningsorganisasjon Etablering av sekretariat for sentrale driftsoppgaver Utrulling av sentral installasjon Under dette delprosjektet ligger håndtering av leverandøren av systemet og teknisk driftsleverandør i forhold til Planfase, Spesifiseringsfase, Utviklingsfase og Leveringsfase (inkludert kundens tester). Prosjektleder for implementeringsprosjektet vil ha hovedansvaret for dette delprosjektet og Prosjektgruppe Implementering vil delta i tillegg til sekretariatet. Utrulling av lokale installasjoner For hvert helseforetak eller region som tar systemet i bruk skal det opprettes en egen lokal prosjektgruppe med en egen lokal prosjektleder. Prosjektleder Implementering vil for de lokale installasjonene bistå den lokale prosjektlederen i arbeidet med leverandøren og i Ansvarlig Arkiv nr. Side 5 av 13

8 forhold til lokale integrasjoner. Det vil av Prosjektleder Implementering bli utarbeidet en gjennomføringsmal for de øvrige helseforetakene etter som de første helseforetakene blir ferdige for å sikre effektiv og lik gjennomføring av lokal innføring. Prosjektleder Implementering vil også ha ansvar for å jobbe med fremdriftsplanen for alle helseforetakene både i forhold til leverandørens kapasitet og for å få på plass beslutninger om implementering i de forskjellige regionene. I dette arbeidet inngår også å bistå helseforetakene med å få på plass en lokal prosjektgruppe og legge lokale planer. Utarbeidelse av felles arbeidsprosesser Umiddelbart etter kontraktsignering bør arbeidet med etablering av felles arbeidsprosesser påbegynnes (oransje pil i diagram over). Det skal opprettes en Prosjektgruppe arbeidsprosesser BHM og en Prosjektgruppe arbeidsprosesser MTA som kan jobbe parallelt. Ansvaret for dette arbeidet ligger hos sekretariatet, med bistand fra Prosjektleder Implementering og leverandøren. Hensikten med arbeidet er å etablere felles rutiner/arbeidsprosesser for helseforetakene som skal benytte systemet på et nivå som sikrer at data legges inn likt og at systemet understøtter arbeidsprosesser som i størst mulig grad er effektive og hensiktsmessige for alle helseforetakene. Arbeidet med felles arbeidsprosesser vil også være tett knyttet til hvordan integrasjoner med andre systemer skal utformes. Hvilke data skal eies av hvilke system og hvilke operasjoner/funksjoner skal utføres hvor må kartlegges med større detaljering enn det som er gjort i kravspesifikasjonen. Det vil være svært viktig med bred representasjon i dette arbeidet, også blant de som ikke har lagt konkrete planer for når de skal ta systemet i bruk. Opprettelse av forvaltningsorganisasjon I henhold til innstilling til organisering av forvaltning skal det opprettes et nettverk av systemeiere regionalt og nasjonalt. Prosjektleder Implementering vil kontakte helseforetakene for å få disse systemeierne på plass og delta på de første systemeiermøtene. Prosjektleder Implementering vil også lage rutiner/årshjul for hvordan forvaltningsorganisasjonen skal fungere. Sekretariatet vil håndtere kontakten mellom forvaltningsorganisasjonen og leverandøren. Etablering av sekretariat for sentrale driftsoppgaver I henhold til innstilling til organisering av forvaltning skal det opprettes et sekretariat for sentrale driftsoppgaver. Det er beregnet at dette sekretariatet vil bestå av 3 årsverk på sikt, og det er for 2014 bevilget støtte til ett årsverk I 2014 vil oppgavene bestå av utarbeidelse av felles arbeidsprosesser, etablering av rutiner for sentrale driftsoppgaver og delta i forvaltningsorganisasjonen som et bindeledd mot leverandøren. 8.2 Forankring i RHF/HF Ved oppstart av prosjekt må det lages en detaljert plan over hvordan forankring av prosjektet skal foregå regionalt, og ikke minst lokalt. Den lokale forankringer er kanskje den viktigste fordi FDV-systemet skal være operasjonelle i sykehusene. Mulige forankringstiltak kan være: Informasjonsmøter Kursing Tett dialog med leverandør Tett dialog med forvaltningsorganisasjonen Tett dialog med systemoperatør Ansvarlig Arkiv nr. Side 6 av 13

9 Prosjektet har pr i dag ikke kontroll over utrullingshastigheten etter signert kontrakt. Denne vil være avgjørende for hvor raskt man vil kunne hente ut gevinster. Prosjektgruppen er av den oppfatning at når kontrakten er signert vil prosjektet få en større oppslutning enn hittil siden man da vet hvilket system man får og usikkerheten dermed går ned. Det blir viktig å få bred deltakelse i arbeidet med å etablere felles arbeidsprosesser. Gjennom denne prosessen vil kjennskapet til systemet øke derigjennom forankringen i det enkelte HF. Videre vil implementeringen i pilotsykehusene og erfaringene derfra bidra til å senke risikoen for de øvrige HFene slik at det skal bli lettere å akseptere en overgang til felles system. 8.3 Bemanning I tiltak 37 "Anskaffelse av FDV-system for MTU/BHM" er det lagt planer for en forvaltningsorganisasjon som tar seg av driften av FDV-systemet. Ved oppstart av implementeringsprosjektet må det raskt kartlegges følgende: Kompetansebehov for prosjektdeltagerne Tidsbruk for prosjektdeltagerne Identifisere nøkkelpersoner i RHF/HF Definere i hvilke faser av prosjektet det er behov for ulik kompetanse og ressursbruk Regional/lokal sammensetning av prosjektdeltagere 8.4 Avgrensninger Hvert enkelt helseforetak må sette opp sin egen prosjektgruppe som har hovedansvaret for lokal implementering. Opplæring, fremdriftsstyring, integrasjoner, konvertering av data og testing er elementer som inngår i de lokale prosjektgruppenes ansvarsområde. 9. BUDSJETTRAMMER Totale budsjettmidler vil fylles inn her basert på bevilgning fra SG. Bevilgningen vil være basert på estimert omfang av oppgavene presentert i kapittel 7 og 8. Kostnadene knyttet til selve implementeringen vil være regulert av kontrakten. Nasjonal IKT har allerede bevilget en pott for å dekke de sentrale komponentene. Ut over disse vil det være noen sentrale driftskostnader (hovedsakelig teknisk drift og sekretariat for felles driftsoppgaver) som bør dekkes av RHFene etter en fordelingsbrøk basert på størrelse. Øvrige kostnader knyttet til implementering og drift må dekkes av det enkelte helseforetak. Bakgrunnen for at RHFene bør dekke de sentrale driftskostnadene er at pilotsykehusene ikke må «straffes» økonomisk med å bære store felleskostnader alene i den første perioden. Det må ikke bli slik at det lønner seg å avvente å ta systemet i bruk. Dette prosjektdirektivets kostnader vil i all hovedsak være knyttet til prosjektledelse og reiser/møter. I tabellen under er det ført opp estimerte timer, og kostnaden knyttet til disse vil være avhengig om det velges en innleid prosjektleder eller en prosjektleder fra et HF eller RHF. Fra prosjektets styringsgruppe er det et ønske om kontinuitet i prosjektet, altså at det ikke settes inn en prosjektleder som ikke kjenner til prosjektet fra før. I estimatet er det satt opp et fullt årsverk i både 2014 og I 2014 vil det være fullt fokus på implementering, felles nasjonale arbeidsprosesser og å få pilothelseforetakene på plass. Over i 2015 er ønsket å få på plass øvrige helseforetak i et så høyt tempo som leverandøren har kapasitet til. Ansvarlig Arkiv nr. Side 7 av 13

10 Prosjektets budsjettrammer settes opp i følgende tabell og gjelder for 2014 og 2015 (det er benyttet 750,- for intern prosjektleder og 1500,- inkl mva): Aktivitet Sum Finansiering Kostnader til interne/eksterne konsulenter - prosjektledelse - reiser 1) - møter 2) Intern prosjektleder: 1,43 mnok Intern prosjektleder: 1,445 mnok Intern prosjektleder: 2,875 mnok Nasjonal IKT Egne administrasjonskostnader Ekstern prosjektleder: 2,78 mnok Basert på: 1800 timer 10 reiser 8 møter a 14 deltakere 4 møter a 8 deltakere Ekstern prosjektleder: 2,795 mnok Basert på: 1800 timer 15 reiser 8 møter a 8 deltakere Ekstern prosjektleder: 5,575 mnok Egenfinansiering RHF/HF Egenfinansiering RHF/HF Egeninnsats fra Helseforetak/RHF Møtedeltakelse Sum 1) Reiser til møter med prosjektgruppen og styringsgruppen, samt NIKT, leverandøren og lokale HF. 2) 8 møter i prosjektgruppen hvor hovedtema er arbeidsprosesser. 4 møter i styringsgruppen. Estimerte møtekostnader pr år 9.1. NIKTs bidrag i prosjektet Nasjonal IKT har allerede vedtatt to elementer for implementeringsfasen: Støtte til ett årsverk til forvaltning/sekretariat for bruk hos helseforetakene 3 MNOK i støtte til anskaffelse av den sentrale installasjonen I dette prosjektdirektivet etterspørres det ytterligere midler til en heltids prosjektleder i de to første årene etter kontraktsinngåelse. Helseforetakene må dekke kontraktens kostnader knyttet til det enkelte HF, inkludert integrasjoner. RHFene bes dekke sentrale driftskostnader etter en størrelsesbrøk for å unngå en skjev kostnadsfordeling i den tidlige fasen og derigjennom fremme økt utbredelse av systemet. 10. KOST-NYTTE VURDERING Å anskaffe et felles FDV-system gir liten eller ingen gevinst i seg selv. Det er derfor essensielt å få til en god gjennomføring av implementeringen. Potensiell gevinst: FDV systemet som dokumentasjonsgrunnlag for lokale/regionale anskaffelser av MTU/BHM Beskrivelse: Fra et styringsperspektiv vil et felles system lettere kunne gi gode beslutningsunderlag i forhold til investeringer i medisinsk teknisk utstyr i form av sammenlikninger mellom HF/regioner på utstyrsparkens Ansvarlig Arkiv nr. Side 8 av 13

11 Økonomiske fordeler/besparelser Sentral drift Bedre arbeidsprosesser alder, teknologi, stabilitet og vedlikeholdskostnader. Gjennom å få på plass felles arbeidsprosesser og kostnadsbesparelser gjennom å samle felles driftsoppgaver vil helseforetakene og RHFene kunne hente ut gevinster gjennom informasjonsdeling, beslutningsstøtte, beste praksis sammenlikninger, innkjøpssamarbeid, erfaringsdeling osv. Prosjektet baserer seg på en sentral drift, noe som bør medføre reduserte driftskostnader slik det er antydet Hoved effekten vil sannsynligvis ligge i bedre arbeidsprosesser som øker tilgjengeligheten for medisinsk teknisk utstyr og for beslutningstakere som får et bedre underlag ved investeringer Disse gevinstene er ikke enkle å tallfeste, men gitt omfanget av investeringer innen MTU skal det kun små forbedringer til for at systemet gir store gevinster. Gjennom prisstrukturen i kontrakten har prosjektet tilstrebet å legge den økonomiske terskelen for hvert HF så lav som mulig. «Inngangsbilletten» vil koste relativt lite og dreier seg stort sett om lokale integreringskostnader. Kostnadene med teknisk drift har prosjektet bedt om at blir dekket av RHFene i de første årene, dermed vil rekkefølgen HFene tar systemet i bruk spille liten rolle (slik at de ikke er få som må dekke en stor kostnad i de første årene). DevoteamdaVinci gjorde en kost/nytte vurdering i forprosjektet. Det er Alternativ 3 Nasjonalmodellen som dette prosjektet har endt opp med. Utdrag fra denne rapporten: DevoteamdaVinci har sett på alle kvantifiserbare nytte- og kostnadsvirkninger, og skilt mellom nytte og kostnadsvirkningene ved de ulike alternativene. I tillegg har de vurdert om det er nyttevirkninger som ikke er mulige å kvantifisere, men som likevel vil kunne være viktige faktorer å ta hensyn til ved valg av løsning. Deres vurderinger er oppsummert i tabellen nedenfor: Verdsatte virkninger Nyttevirkninger Reduserte forvaltningskostnader MTU/BHM 3 mill kr Reduserte 7,5 mill kr driftskostnader IKT Investeringskostnad 8 mill kr Driftskostnader - Omstillingskostnader 5,8 mill kr Netto nåverdi: 82 mill kr Ikke verdsatte virkninger Nyttevirkninger Økt pasientsikkerhet (++) Bedre tjenester (+++) brukere/pasienter pga bedre kvalitet Tidsgevinst for pasienter/brukere pga økt tilgang til utstyr (++) Ansvarlig Arkiv nr. Side 9 av 13

12 Bedre styringsverktøy (+++) Kostnadsvirkninger Omstillingskostnader (eks. frustrasjon ansatte, HF) (--) (+) Samlet vurdering (1 er 1 best) Figur 1 Oppsummering av virkninger sammenlignet med basisalternativet (tall i nåverdi i mill.kr (2011 kr) der tall er oppgitt. (----) til (++++) indikerer en rangering av effektene, der (++++) betyr at tiltaket har størst positiv effekt, mens (----) betyr at tiltaket har størst negativ effekt. (0) betyr at tiltaket har null virkning. Frem til en kontrakt er skrevet er det vanskelig å korrigere tallene i ovenstående analyse. 11. RISIKOVURDERING Her kommenteres hovedfunnene fra risikovurderingen gjort på Mal 06 Risiko. Den utfylte malen legges ved prosjektdirektivet. Den største risikoen ligger i å få et stort antall helseforetak til å benytte løsningen og til en ensartet bruk av løsningen som muliggjør gevinstrealisering. Det er også risiko knyttet til finansiering både av løpende kostnader og investeringskostnader lokalt i forbindelse med implementering, samt varig enighet mellom regionene i forhold til forvaltning. Et annet risikoelement som prosjektgruppen har jobbet mye med er skjerming av sensitive data som ikke kan deles mellom HF. Dette gjelder spesielt for BHM-delen av databasen. Øvrige data skal deles i størst mulig grad. 12. PROSJEKTPLAN I dette kapitlet presenteres overordnede milepæler fra prosjektplanen *) som er kjent ved initieringstidspunktet. M 1 M 2 M 3 M 4 Milepæler Kontrakt signert Installasjonsdag kontrakt Leveringsdag kontrakt Leveringsdag x pr HF I tillegg beskrives kort prosjektets totale varighet. Før kontrakt er signert er nøyaktig varighet vanskelig å si. Den enkelte tilbyder er bedt om å beskrive varigheten av de enkelte aktivitetene som er beskrevet i anbudet. Total varighet av prosjektet avhenger av hvor raskt helseforetakene velger å ta i bruk systemet etter at pilothelseforetakene er på plass. Ansvarlig Arkiv nr. Side 10 av 13

13 13. EVALUERING Resultatene må evalueres i forhold til graden av ibruktaking av systemet. Målet er at innen 4 år etter inngåelse av kontrakten skal alle helseforetakene ha tatt systemet i bruk. For øvrige gevinstindikatorer vises det til Kost-/Nytterapporten. (Se tabellen i kap. 10 ovenfor). 14. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Rettighet til produsert materiale spesifiseres. 15. GODKJENNING Prosjektdirektivet er behandlet i Nasjonal IKTs styringsgruppe og godkjent [dato] Vedlegg: Forvaltning av FDV for MTU og BHM Innstilling til organisering v0.8 Risikoanalyse NIKT FDV Implementering v1.1 Ansvarlig Arkiv nr. Side 11 av 13