Helsefremjande leiarskap i Ørsta kommune 2012

Transkript

1 Rapport Helsefremjande leiarskap i Ørsta kommune 2012 Bakgrunn: Ørsta kommune hadde hatt eit relativt høgt sjukefråvere, og har vore gjennom ein krevjande periode, både med skifte i toppleiing og ved at kommunen er godt planta i Robek-registeret. Den økonomiske utfordringa har vore overgripande og pregar arbeidsmiljøet. Kommunen har gjennomført ein OU-prosess og ei omfattande omorganisering. Når kommunen fekk den nye organisasjonen på plass frå 1.mai 2012, var det eit ynske om å setje helsefremjande leiarskap på dagsorden. Kommunestyret bad rådmannen om å setje i gang prosessar for å auke nærveret i kommunen. Rådmannen sette i gang prosessen Helsefremjande leiarskap og helsefremjande arbeidsplassar. Det vart sett opp ein prosessdesign for heile prosessen (sjå vedlegg). Denne vart til svært god støtte, og me klarte å gjennomføre heilt i tråd med planen. Helsefremjande leiarskap er både eit prosjekt og ein prosess. Prosessar er kjenneteikna ved kommunikative handlingar. Prosessen Helsefremjande leiarskap tok til med verdiverkstadene, og heldt fram med leiarutviklingsprosessen utover hausten. Det var avgjerande å halde oppe energien som vart skapt gjennom verdiprosessane, og mellom anna nyheitsbrev som vert sende ut til alle tilsette med jamne mellomrom skulle medverke til dette. Prosessen skal halde fram på alle arbeidsplassane. Prosjektet Helsefremjande leiarskap skulle leggje grunnlag for og vere igangsetjar for den langvarige prosessen. Prosjektet har definerte mål, skal gjennomførast innafor bestemte tids- og kostnadsrammer, og krev tverrfagleg og koordinert innsats.

2 Mål for prosjektet. Effektmål: Medarbeidarar som opplever å verte sett og høyrt Medarbeidarar som ynskjer å ta aktivt del i utvikling av ein helsefremjande arbeidsplass Auka nærvere Auka produktivitet Produktmål: Ein prosess som skaper aktivitet på arbeidsplassane, og som gir leiarane ny giv i arbeidet som personalleiarar Felles plattform for leiing for alle med leiarfunksjonar Auka indre motivasjon, auka trivsel og større arbeidsglede Felles verdiar som dannar plattform for ein sterk og god organisasjonskultur Arbeidsgjevarstrategi for Ørsta kommune som felles referanseramme for leiarar, tillitsvalde og medarbeidarar, og som byggjer på felles grunnverdiar. Målgrupper i arbeidet: Alle tilsette i Ørsta kommune skal verte involvert, oppleve seg sett og høyrt og oppleve seg som aktive deltakarar i prosessen Alle leiarar, IA-kontakter i Nav, representant frå bedriftshelsetenesta, representant frå tillitsvalde og hovudverneombod skal ta del i leiarutviklingsprosessen Alle med leiaransvar skal kjenne seg forplikta til å ta del, både i gjennomføring og i oppfølging mellom og etter samlingane Ei gruppe på 6 prosessrettleiarar skal støtte leiarane i det vidare arbeidet. Tidsplan: Seminar 3. mai - informasjon Gjennomføring av verdiverkstader v. 22 Prosessar for val av endelege kjerneverdiar juni 2012 Gjennomføring av leiarutviklingsprogrammet Helsefremjande leiarskap august desember 2012 Utarbeide arbeidsgjevarstrategi august februar 2013 Ansvarlege i arbeidet: Styringsgruppe: Rådmannen, ordføraren, Leiar personalstab, hovudtillitsvald Fagforbundet og prosjektleiar (Hilde Flotve Mo) Prosessansvarlege: Arbeidsgruppa som tok del i gjennomføring av verdiprosessen, held fram som prosessrettleiarar i det vidare arbeidet: Sylvi Bjørlykhaug rådgjevar institusjon

3 Ingvild Endal - folkehelsekoordinator Toril Boska Bjørke rådgjevar personalstaben Børild Skåra landbruk/tillitsvald Delta Lars Vatne Nielsen inspektør skule Prosessleiar: Hilde Flotve Mo - personalstaben Prosessen, og prosjektet i 2012 hadde tre hovudelement: 1. Verdiprosessen 2. Leiarutviklingsprosessen 3. Utarbeiding av arbeidsgjevarstrategi Verdiprosessen Me valde å invitere alle dei om lag 1000 tilsette til verdiverkstader. Det vart arrangert i alt 9 verkstader, 4 på dagtid og 2 på kveldstid i sentrum, to på dagtid på Vartdal og ein på dagtid på Sæbø. Kvar verkstad var på 2,5 time. I alt 260 medarbeidarar møtte opp, alle yrkesgrupper var representert, og nesten alle arbeidsplassane. Deltakarane vart delte inn i grupper, og til saman 47 grupper var i sving. Det vart gjennomført i god regi med kreative prosessar etter verkstadmodell, med idemyldring, gule lappar, tavler, utveljing og presentasjonar for kvarandre. Målet var at alle skulle verte involverte og at alle var like viktige. Det som kom fram i alle dei 47 gruppene vart sortert i excel-skjema, slik at alle gruppemedlemmene kunne sjå at deira prioriterte verdi-ord var teke med. Vidare vart excel-skjemaet nytta til sortering og endeleg utveljing. Prosessrettleiargruppa, som hadde teke del på verdiverkstadene stod føre den endelege utveljinga, som vidare vart lagt fram for rådmannen og kommunestyret 21. juni 2012, ikkje som vedtak, men som stadfesting og godkjenning av heile prosessen. I utveljinga vart mellom anna Ingebrigt Steen Jensen sine råd om å finne fram til menneskelege verdiar lagt til grunn, og litt på denne bakgrunnen valde me å teikne verdigrunnlaget vårt inn i ein menneskefigur med armar og bein (sjå vedlegg). Leiarutviklingsprosessen Til saman 75 leiarar, tillitsvalde og sentrale medarbeidarar i stab gjennomførte leiarutviklingsprosessen, som gjekk over 4,5 dagar i tida august - desember Erik Slinning og Rune Haugen frå Vida+ står ansvarlege for opplegget, og me var svært godt nøgde med samarbeidet med Vida+. Leiarutviklingsprosessen bygde på kommunen sine grunnverdiar. Me ynskte at leiarane skulle sitje att med: Tryggleik verte tryggare leiarar, som både stiller krav, gir handlingsrom og tillit

4 Erkjenning og sjølvinnsikt i høve til eige, personleg leiarskap Prosessleiarkunnskapar korleis involvere og engasjere medarbeidarar Sjølvleiing korleis ta vare på seg sjølv som leiar, auke den samla innsatsen, og levere betre tenestekvalitet til innbyggjarane. Leiarutviklingsprosessen Helsefremjande leiarskap Drive prosessar vidare Praktisere og øve i eige arbeid Kontinuerleg forbetring 4 Praktisere og øve i eige arbeid Sjølvleiing 3 Praktisere og øve i eige arbeid Prosessleiing 2 Leiar- og medarbeidarskap 1 Ørsta kommune sitt verdigrunnlag Hilde Flotve Mo 14. september 2012 Det var ein føresetnad at heile prosessen var forankra politisk og i rådmannen si leiargruppe. Me fekk også gode tilbakemeldingar på at me inviterte NAV arbeidslivssenter, NAV lokalt, BHT, hovudtillitsvalde og hovudverneombod med i leiarutviklingsprosessen. Dette la eit godt grunnlag for vidare samarbeid og felles forståing. Frå seinhausten 2012 skulle prosessane på arbeidsplassane ta til. Kva ville den einskilde leiaren ta tak i mot målet om helsefremjande arbeidsplassar? Alle tilsette skal verte involverte, oppleve seg sett og høyrt og oppleve å vere aktive deltakarar i prosessen. Rådmannen har oppfordra leiarane til å nytte seg av dei interne prosessrettleiarane. Rettleiarane kan brukast som assistanse i ulike møte og lokalt utviklingsarbeid, for å kome med innspel eller vere med på å planleggje det som arbeidsplassen vil gjennomføre (sjå faldar).

5 Arbeidsgjevarstrategi Kommunestyret forankra arbeidet i vedtak 21. juni Kommunen støtta seg til rettleiaren frå KS; Stolt og unik. I kommunestyret sitt mandat for arbeidet med strategien vart det peika på 8 innsatsområde som strategien skal omfatte: 1. Visjon, verdiar og etikk 2. Identitet og omdømme 3. Helsefremjande leiarskap 4. Helsefremjande medarbeidarskap 5. Konkurransedyktige vilkår 6. Medverknad 7. Mangfald og likeverd 8. Arbeidsmiljø IA-arbeid Kommunestyret bad om at strategien skulle liggje føre til handsaming innan utgangen av februar 2013, etter ein brei høyringsrunde i organisasjonen. Kommunestyret peika ut ein politisk vald representant i arbeidsgruppa og rådmannen peika ut ei arbeidsgruppe med to seksjonsleiarar, to einingsleiarar og leiar personalstab. Ein hovudtillitsvald og hovudverneombodet tok også del. Prosjektleiar Hilde Flotve Mo har vore sekretær og ansvarleg for å utforme dokumentet. Det vart sett opp ein plan for gjennomføring av arbeidet, med milepålar og møtedatoar. Gruppa har gjennomført arbeidet i tråd med denne planen og har hatt 6 møte. Det har vore ein svært god prosess i arbeidsgruppa, med stor deltaking og høgt engasjement. Dokumentet vart sendt ut til høyring i organisasjonen, og fråsegnene gav gode innspel til å gjere dokumentet endå betre og tydelegare. Arbeidsgjevarstrategien er eit felles verdifundament for folkevalde, leiarar, medarbeidarar og tillitsvalde. Strategien skal medverke til å styrke kommunen sitt omdømme, både internt og i høve til omgjevnadene. Arbeidsgjevarstrategien skal peike på dei innsatsområda som kommunen må vere god på for å utvikle organisasjonen og medarbeidarane, for å verte ein attraktiv arbeidsgjevar som er konkurransedyktig, og som tilbyr gode tenester til innbyggjarar og brukarar. Ein strategi er ein plan som integrerer organisasjonen sine hovudmål, politikk og handlingar i ein samanfatta heilskap. Ein effektiv strategi må ta omsyn til og vere forankra i organisasjonen sine grunnleggjande verdiar, som vert delt med dei tilsette. Felles verdiar skal byggje opp under det biletet og det omdømmet som me ynskjer at omverda skal ha av Ørsta kommune. Omdømmebygging er eit langsiktig arbeid. Arbeidsgjevarstrategien fortel kva arbeidsgjevar står for og ynskjer å ha som kjenneteikn. Strategien skal medverke til utvikling, måloppnåing, arbeidsmiljø og trivsel, den skal brukast positivt i kommunikasjon med omgjevnadene og skal danne grunnlag for kommunen sine handlingsplanar og reglement. Arbeidsgjevarstrategien skal såleis ikkje vere ein handlingsplan som er tiltaksretta.

6 Strategien vart vedteken i kommunestyret 31. januar (sjå vedlegg). I samband med dette arbeidet fekk kommunen leige ein reklamefotograf, som tok situasjonsbilete ute på nokre av arbeidsplassane våre. Desse skal nyttast til å illustrere arbeidsgjevarstrategien no når den går i trykken (vert ettersend). Oppsummering og vegen vidare: Tiltak som har vorte planlagt i 2012 har vorte gjennomført i tråd med planane, og med godt resultat. Verdiprosessen og leiarutviklingsprosessen har lagt godt grunnlag for vidare arbeid. Arbeidsgjevarstrategien er eit godt og viktig grunnlagsdokument og verdifundament, som skal peike på dei innsatsområda som kommunen må vere god på for å utvikle organisasjonen og medarbeidarane, for å verte ein attraktiv arbeidsgjevar som er konkurransedyktig, og som tilbyr gode tenester til innbyggjarar og brukarar. Det har vore stor aktivitet i organisasjonen, og den vidare prosessen ute på dei ulike einingane er godt i gang. Det er for tidleg endå å sjå etter resultat i retning av høgare nærvær eller dokumentert betre trivsel. Den økonomiske situasjonen har vorte endå strammare i 2013, noko som gjer at organisasjonen i endå større grad vert sett på prøve. Det har vorte gjennomført leiarsamling i egen regi i februar, der det særleg har vorte sett fokus på verdigrunnlaget og arbeid med dette i høve til faktiske utfordringar i kvardagen. Vida+ skal ha ny leiarsamling med heile gruppa i mai 2013, der arbeidet vert ført vidare. Det handlar om å halde plata varm. Prosessen skal halde fram og dei tilsette skal vere involvert. Kommunen som no er deltakar i Saman om ein betre kommune skal arbeide vidare med Omdømmebygging gjennom kommunikasjon, med utgangspunkt i at Eit godt omdømme kjem innafrå. Det handlar om å byggje kultur gjennom helsefremjande leiarskap. Ørsta, 14. mars 2013 Hilde Flotve Mo Prosessleiar for Helsefremjande leiarskap og prosjektleiar i Saman om ein betre kommune