Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune Arkivsak: 12/86 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Deltagere: Tom Skare, leder Lindis Heggvik Aune Bjørg Reitan Bjørgvik Johannes Håvik Gunnar Andresen Rådmannen/representanter fra administrasjonen Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Ingen Forfall: Kopi: Ordfører (møterett), 1.varamedlemmer KU, postmottak Hitra Kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS, (RMN)Ann Katharine Gardner RMN, Anne Gråberg RMN og Hitra-Frøya Sakliste 024/12 025/12 026/12 027/12 028/12 029/12 Orientering fra rådmannen om målsettinger, kostnader og erfaringer knyttet til kommunens nettsted. Kontrollutvalgets spørretime Oppfølging av politiske vedtak per 20. juni 2012 Referatsaker Eventuelt Godkjenning av protokoll i møte Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tom Skare (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av1 1

2 Orientering fra rådmannen om målsettinger, kostnader og erfaringer knyttet til kommunens nettsted. Saken behandles i Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 024/12 Arvid Hanssen /117-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Som et ledd i kontrollvirksomheten ber kontrollutvalget om informasjon om ulike forhold eller områder i den kommunale forvaltningen. I kontrollutvalgets møte vedtok kontrollutvalget følgende under sak 19/12 Kontrollutvalgets spørretime: Med bakgrunn i flere tilbakemeldinger på dårlig brukervennlighet av Hitra kommunes nettsted ber Kontrollutvalget rådmannen om en redegjørelse på hvilke mål denne nettsatsningen har hatt, og om disse er oppnådd, samt hvilke ressurser som er benyttet i arbeidet med nettstedet. Sekretariatet har hatt samtaler med rådmannen. Administrasjonen er anmodet om å gi en tilbakemelding i tråd med vedtaket. Eventuell skriftlig redegjørelse vil bli ettersendt eller delt ut i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Ut fra orienteringen og eventuell skriftlig redegjørelse bør kontrollutvalget vurdere om saken kun skal tas til orientering eller om det skal fattes annet vedtak. 2

3 Kontrollutvalgets spørretime Saken behandles i Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 025/12 Arvid Hanssen 12/86-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Som en del av sin arbeidsform har kontrollutvalget pålagt de enkelte medlemmer visse ansvarsområder. Dette gjelder spesielt gjennomgang av sakspapirer for de ulike politiske organ. Dette er satt opp som egen sak til hvert møte. Kontrollutvalget kan vurdere om det er hensiktsmessig å koordinere enkelte orienteringer med fast sak om oppfølging av politiske vedtak. Dette er særlig hensiktsmessig dersom det er konkrete vedtak som skal følges opp, selv om den særskilte vedtaksoppfølgingen så langt stort sett omfatter kommunestyrevedtak. Fordeling av sakspapirer på de enkelte medlemmer i utvalget for 2012 er slik: Leder Tom Skare: Kommunestyre og formannskap Nestleder Lindis Heggvik Aune: Formannskap Bjørg Reitan Bjørgvik: 2ppvekst Gunnar Andresen: Teknisk Johannes Håvik: Helse Aktuelle saker fra utvalgene, samt andre spørsmål eller forhold som utvalgsmedlemmer ønsker å ta opp i møtet tas under denne saken, som så langt er benevnt kontrollutvalgets spørretime. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saker som tas opp i møtet, blir fulgt opp i tråd med signaler eller vedtak som blir gjort i møtet. 3

4 Oppfølging av politiske vedtak per 20. juni 2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 026/12 Arvid Hanssen 033, &17 12/31-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagte liste, med eventuelle justeringer foretatt i møtet, til orientering og ber sekretariatet følge opp videre. Vedlegg Saksliste kommunestyremøte i Hitra kommune 31. mai Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til rådmannen. Dette fremgår av kommuneloven 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget også ha en oppgave i å påse at vedtak blir iverksatt. Dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Kontrollutvalget har i de siste årene hatt en egen oppfølging av politiske vedtak. Oppfølging av politiske vedtak har vært en løpende sak i alle møter gjennom flere år. Kontrollutvalget har hatt som målsetting at utvalgets tilsynsansvar i hovedsak kan gjennomføres gjennom å påse at kommunen har gode rutiner for vedtaksoppfølging. Nedenfor følger litt om historikken i denne saken: På bakgrunn av rådmannens ansvar for å gjennomføre politiske vedtak, vedtok kontrollutvalget følgende i sak 32/10: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om administrasjonens rutiner og praktisk oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune i kontrollutvalgets oktobermøte Dette ble lagt frem som sak 39/10 i møte og følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen om dagens rutiner til orientering. 2. Kontrollutvalget er tilfreds med at administrasjonen vil ta i bruk nye og bedre rutiner for oppfølging av politiske vedtak i løpet av Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding om status på vedtak og en vurdering av praktiseringen av rutinene, innen 1. juni

5 Kontrollutvalget fikk i møte den utdelt rådmannens manuelle oversikt over saker/vedtak som står til rest. I tilknytning til saken orienterte rådmannen om det interne arbeidet som har pågått en tid for å kunne ta i bruk mer rasjonelle rutiner for administrasjonens egen oppfølging av politiske vedtak. Rådmannen opplyste at han ville orientere kontrollutvalget når det administrative systemet for oppfølging endres. Kontrollutvalget valgte og forsette med vedtaksoppfølgingen som gjøres gjennom kontrollutvalgssekretariatet. Da kontrollutvalget gikk igjennom oppfølgingslisten for vedtaksoppfølging på sitt møte den 13.desember 2011 ble følgende omforente forslag i møtet vedtatt i sak 038/11: Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om status for oppfølging av sak 3/2009 Saksbehandling og etikk for oppfølging av politiske vedtak, og ber rådmannen komme med frist for ferdigstilling innen våren Kontrollutvalget ber om at rådmann deltar under oppfølging av politiske vedtak i neste møte, og holde dialogen med komiteen. I kontrollutvalgets møte den 13.februar 2012 la rådmannen fram sine manuelle oversikter slik det ble gjort i tidligere møter for kontrollutvalget, angående saker/vedtak som står til rest. Rådmannen orienterte om utfordringene rundt bruk av ephorte som vedtaksoppfølgingssystem samt de tre manuelle skjemaene som oppdateres kontinuerlig. Kontrollutvalget sa seg fornøyd med rådmannens oversikt over vedtak som står til rest samt den manuelle oversikten over hvilke saker som kommer. Kontrollutvalget ønsket derfor å ta denne saken ut av videre oppfølging, forutsatt at kontrollutvalget ble gitt månedlige oppdaterte oversikter, ifølge vedtak i sak KU-005/12: Kontrollutvalget ser seg svært fornøyd med rådmannens orientering ang saken etikk og saksbehandling og det systemet som er etablert for vedtaksoppfølging i kommunen. Kontrollutvalget ber om å få oversendt månedlige oversikter på vedtaksoppfølging. I kontrollutvalgets møte den ble følgende forslag vedtatt i sak 20/12: Kontrollutvalget etterlyser månedlige oversikter fra rådmannen på vedtaksstatus som kontrollutvalget ba om i sitt møte den 13.februar 2012, og ber om at dette følges opp for ettertiden. Rådmannen vil delta i møtet den Dette med rutiner for oppfølging av politiske vedtak har vært en gjenganger i mange møter gjennom en årrekke. Ut fra sekretariatets vurdering kan det være hensiktsmessig at en i møte denne gang bruker noe tid og diskuterer/avklarer hvordan en på en god og rasjonell måte oppnår nødvendig sikkerhet for at politiske vedtak blir fulgt opp. Tidligere saker til oppfølging Fra tidligere møter i kontrollutvalget står en del saker til oppfølging, selv om saker tas ut fortløpende når de er avklart. Listen inneholder kun kommunestyresaker, eller saker som går videre til kommunestyret. Sekretariatet har før dette møte ikke hatt en spesiell gjennomgang med rådmannen og kontrollutvalgets leder om saker som eventuelt skal ut av oppfølgingslisten, men forutsetter at dette tas direkte i møte. Det kan være hensiktsmessig å 5

6 ta inn også vedtak fra kontrollutvalget og andre utvalg på denne oversikten. Jf saker som eventuelt tas opp gjennom saken Kontrollutvalgets spørretime. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom sakene fra kommunestyret og har gitt noen kommentarer i skjemaet nedenfor. Oversikt over saker ligger med som vedlegg. Møteinnkalling og protokoll fra møte ligger på Hitra kommunes hjemmesider. Kontrollutvalget gjennomgår tidligere og nye saker og avklarer hvilke saker som skal følges opp videre. Saker for videre oppfølging: Oversikten nedenfor inneholder i hovedsak saker som kontrollutvalget tidligere har satt opp på oppfølgingslisten og som ikke er avklart. På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker foreslår kontrollutvalget eller sekretariat nye saker settes til oppfølging. Eventuelle nye saker tas inn på denne oppfølgingslisten etter en diskusjon i kontrollutvalgets møte den Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging: Sak KS 42/10 Tittel Kommentar Forvaltningsrevisjon srapport Oppfølging av byggeprosjekt i Hitra kommune Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om oppfølging av byggeprosjekt i Hitra kommune til etterretning og vil med henvisning til revisjonsrapporten understreke at Hitra kommunes økonomireglement skal følges ved gjennomføring av alle investeringsprosjekter. Til oppfølging Kommunestyret merker seg at økonomireglementet mangler rutiner for oppfølging av leverandørenes garantiansvar i større byggeprosjekter og ber rådmannen ta initiativ til at en rutine for oppfølging av garantier tas inn i økonomireglementet. Følges opp. Arbeidet med oppdatering er på gang iflg økonomisjefen. Rådmannen orienterte 13.2 om at garantiansvar for entreprenører er bla innarbeidet og at øk.reglement skal komme opp i k.styre. Rådmannen vil gi KU tilbakemelding på saken. PS 84/10 Disponering av overskudd/undersku dd - modell 1. Hitra kommunestyre slutter seg til at disponering av rammeområdenes/enhetenes resultat skjer i forhold til de modeller som er skissert i sakspremissene. 2. Bestemmelsene/modellene innarbeides i økonomireglementet. 6 Endring øk.reglement følges opp. Det gjenstår noen endringer av øk.reglement. Omtalt i årsmeldingen til KU

7 Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Enstemmig Modell er innarbeidet i budsjett 2011, jf pkt 5 i sak 151/10. Rådmann orienterte 13.2 om at innarbeidelser i øk.reglement og at det skal komme til k.styret. Rådmannen vil gi KU tilbakemelding på saken. Avventer utkvittering til behandlet i k.styret JF kommentarer under sak 54/12 nedenfor. PS 143/10 KU 73/11 Forarbeid til gjennomføring av selskapskontroll Kommunalt eierskap KU 83/11 Kommunalt eierskap Behandling: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Følges opp i første møte etter valgperiodens utløp Vedtak (143/10) Kommunestyret ber rådmannen om at arbeidet med utarbeidelse av eierstrategi/eierskapsmelding gis prioritet. Eierskapsmelding/eierstrategi inneholdende generelle retningslinjer for eierstyring og formål med det enkelte eierskap fremmes for kommunestyret innen utgangen av inneværende kommunestyreperiode. Kommunalt eierskapårsmeldinger og regnskap behandlet som sak 73 i KS og utsatt til neste møte i KS som sak 83. Utsatt også i dette møtet til neste møte. Saken er vedtatt og politisk utvalg nedsettes etter k.møte Vedtatt i k.styremøte Politisk utvalg settes ned. Avventer utkvittering til saken er ferdigbehandlet av k.styret. PS 167/10 Energi- og klimaplan for Hitra kommune Til oppfølging jan 1. Formannskapet anbefaler at Energi- og Klimaplan for Hitra kommune vedtas. 2013, eller at saken kommer på rådmannens 2. Rådmannen bes prioritere 3-5 tiltak (av de oppfølgingsliste. foreslåtte 71) for gjennomføring innen utgangen av Benevnelsen Folkeversjon endres til Kortversjon. 7 Rådmann orienterte i møte at saken

8 Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging: Sak PS 12/11 Tittel Evaluering av legevaktsordningen i øyregionen Kommentar Til oppfølging Enstemmig kommer til k.styret i oktober Evalueringen av legevaktsamarbeidet mellom Hitra og Frøya (LHF) og kommunene i Orkdalsregionen (LIO) viser at vaktsamarbeidet fungerer godt, både med hensyn til kvalitet på legevaktarbeidet, fastlegenes arbeidsbetingelser og økonomi. Samarbeidet sikrer også befolkningens behov for øyeblikkelig hjelp hele Følges opp i Dette området bør ikke prioriteres i FR, men KU kan se på rapporten som kommer i Pkt 3 Foreslås lagt på oppfølgingslisten døgnet i tråd med lov og forskrift. Rådmann orienterte om at 2. Kommunestyret i Hitra kommune vedtar å evaluering kommer fortsette i denne egevaktsordningen,dersom ila 2012, ant. kommunestyret i Frøya kommune gjør samme november. Se også vedtak Legevaktsamarbeidet ble iverksatt med virkning er.no fra og evalueres på nytt etter 3 års drift. Som et ledd i denne evalueringen i 2012 bør det foretas enbrukerundersøkelse som både omfatter akuttmedisinsk hjelp og legekontorenes ordinære helsetilbud til publikum i øyregionen. Enstemmig PS 71/11 Forvaltningsrevisjonsr apport kostnadsutvikling innen helse- og omsorg kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten Kostnadsutviklingen innen helse og omsorg til etterretnig. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger knyttet til rammeområde Kommunestyret ber rådmannen fortsette pågående prosess internt i kommunen for å sikre gode rutiner for budsjettering og rapportering, herunder praktisk oppfølging. Følges opp, tillagt av KU i møte ! Rådmannen orienterte i møte Rådmannen oversender liste på nærværstiltak til KU, utkvittering avventes til så har skjedd. Enstemmig. Saker i kommunestyret som sekretariatet mener kan være aktuelt e å ta med på oversikten. Viser til saker nedenfor PS 54/12 Regnskap 2011 I pkt 4 i vedtaket gjengis : Kommunestyret merker seg at rådmannen ikke har oppfylt kommunestyrets vedtak vedrørende enhetenes ansvar knyttet til over-/underskudd. PS 65/12 Plan for selskapskontroll Hitra kommune Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende aktuelle prosjekter/selskaper: DalPro AS TrønderEnergi AS Hamos Forvaltning IKS 8 Punktet må følges opp, jf sak 84/10, som fortsatt står åpen.. Generelt: Planer blir vedtatt i alle kommunestyrer i løpet av De fleste kommunestyrer har/vil vedta planene, senest i første møte i høst.

9 Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 2. Kontrollutvalget bes om å gå i dialog med kontrollutvalget i Frøya kommune om et felles prosjekt angående DalPro AS. Vedrørende pkt 2. KonSek tar dette inn i saksfremlegg til kontrollutvalget på Frøya. Møte TrønderEnergi AS og Hamos Forvalting IKS er under forutsetning av at flere eierkommuner inngår i et samarbeid om en selskapskontroll, og Hitra kommune ønsker å invitere flest mulige eierkommuner med på et felles prosjekt rundt disse selskapene. I TrønderEnergi AS kan det alternativt vurderes en selskapskontroll av TrønderEnergi Nett AS, herunder med eventuell fokus på forsyningssikkerhet og nettkvalitet. 4. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig. 5. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I selskaper med dominerende offentlig eierskap som ikke omfattes av kommuneloven 80, skal kommunens eierrepresentanter reise spørsmål om hjemling av innsynsrett for eiernes kontrollorganer i selskapets vedtekter. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Oversikt over saker gjennomgås med henblikk på videre oppfølging. 9 Vedrørende pkt 3. KonSek videreformidler dette til aktuelle kontrollutvalg. Samordning på hensiktsmessig måte må foretas. KU-ledere i kommuner som ønsker fellesprosjekt må møtes?

10 Saksliste kommunestyret 31.mai Utvalgssaksnr. PS 53/12 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 54/12 Regnskap 2011 PS 55/12 Hitra Storkjøkken KF - regnskap 2011 PS 56/12 Årsrapport 2011 PS 57/12 Økonomisk rapportering tertial PS 58/12 Ny FV valg av styremedlem og vara PS 59/12 Barnehagene i Hitra kommune - Kapasitetsutfordringer barnehageåret PS 60/12 Barnehage- og skolebruksplan i Hitra kommune - Gjennomføring av prosess PS 61/12 Flerspråklige barn i barnehagene - etablering av språkstimuleringsgrupper PS 62/12 Kvenvær oppvekstsenter - Strukturendring PS 63/12 Hitra næringsforening - samarbeidsavtale PS 64/12 Stiftelsen Aunøya - søknad om tilskudd PS 65/12 Plan for selskapskontroll for Hitra kommune PS 66/12 Merknadsbehandling og egengodkjenning av forvaltningsdok. hjortevilt PS 67/12 Brann i Fillan sentrum Melding PS 68/12 Årsmelding fra Kontrollutvalget Melding PS 69/12 Møteprotokoll - representantskapet KonSek - Melding PS 70/12 Årsberetning KonSek - Melding PS 71/12 Protokoll fra kontrollutvalget Melding Referatsaker RS 8/12 Uttalelse fra Hitra formannskap om veivedlikehold mai

11 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 027/12 Arvid Hanssen 12/86-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Tilbakemelding etter årsrevisjon 2011 Hitra kommune Svarbrev, datert , til revisjonen etter årsrevisjon 2011 Klage på KU-avgjørelse i sak Brev fra KonSek datert Klage, datert , fra innbygger på KU`s avgjørelse av habilitetsspørsmålet i sak Bekreftelse på mottatt klage, datert , på kontrollutvalgets avgjørelse av habilitetsspørsmål i sak 21/12. Epost, datert , fra KonSek til Wenche Ulvan. Møteprotokoll representantskapet KonSek Representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS 27.april Hamos Forvaltning AS - Representantskapsmøte 2012 Representantskap Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 65/12 Plan for selskapskontroll , behandlet i møtet Kommunestyrets behandling av sak 68/12 Årsmelding for kontrollutvalget i Hitra kommune 2011, behandlet i møtet Brev fra Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) til Hitra kommune, datert , tilbakemelding etter årsrevisjonen Svar fra Hitra kommune til RMN, datert ,vedrørende årsrevisjonen Kontrollutvalgets brev, datert , til innbygger etter vedtak i sak 21/12 i kontrollutvalget. (Vedlagt) 6. Klage, datert , på kontrollutvalgets avgjørelse av habilitetsspørsmål i sak 21/12. (Vedlagt) 7. Bekreftelse datert , på mottatt klage på kontrollutvalgets avgjørelse av habilitetsspørsmål i sak 21/12. (Vedlagt) 8. E-post fra KonSek til Wenche Ulvan datert Kun e-posten er vedlagt som referatsak. Kontrollutvalgets leder og eventuelt sekretariatet orienterer i møtet. Det har 11

12 gått mange e-poster mellom Ulvan og Hitra kommune, hvor kontrollutvalgets leder har vært kopimottaker. Sak 41/12 i Teknisk komite viser klagesaken. 9. Protokoll fra møte i representantskapet for KonSek (Vedlagt) 10. Rapport/referat fra møte i representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS (Vedlagt) 11. Møtebok fra møte i representantskapet i HAMOS Forvaltning AS Rapport/referat fra møte i representantskapet i IKA Trøndelag IKS (Vedlagt) 13. Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene. Kommunal - og regionaldepartementet (Pressemelding vedlagt) 14. Orientering fra fagkonferanse og årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn i Trondheim 6.og 7. juni Tom Skare og Bjørg R. Bjørgvik deltok. Det er denne gangen mange referatsaker. Kontrollutvalget må vurdere om det er behov for å ta opp enkelte punkter som egne saker eller fatte vedtak i tilknytning til noen av punktene. 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 HITRA KOMMUNE Rådmannen Revisjon Midt-Norge IKS Statens hus 7300 ORKANGER Dato Deres ref. Vår ref. / Arkivkode 2012/966-6 / 200 Saksbehandler Edel Øyen Myhren Tilbakemelding - årsrevisjon 2011 Viser til skriv av om tilbakemelding av årsrevisjon for Hitra kommunes regnskap for 2011 er avlagt innen de frister som er satt og vår opplevelse er at regnskapsavleggelsen er skjedd i tråd med lover, forskrifter og standarder. Når det gjelder tilbakemeldingen innen de enkelte områder besvares disse ut fra den rekkefølge de er satt i revisors skriv. Driftsmiddelområdet Feilposteringer vil kunne forekomme, og det er etter vår oppfatning helt normalt. De blir korrigert når dette oppdages. Korrigeringer gjøres i året eller ved årsavslutningen. Når det gjelder avsetningene til ubundet investeringsfond med kr så må det ses i sammenheng med at det mangler en budsjettjustering. Finansområdet Avstemming startlån har ikke vært fulgt opp kontinuerlig, men er nå under avstemming. Nødvendige posteringer blir foretatt etter hvert og løpende avstemminger vil bli fulgt opp. Hitra kommunes lån til DalPro AS på kr , er både revisjonen og vi kjent med over flere år, og vil bli omgjort ved revidering av budsjett Innkjøp Skoleskyssfakturaen det vises til gjelder 2010 og var ikke kjent før etter at regnskapet for 2010 var ferdig. Derfor ble denne fakturaen ført i 2011, noe som etter vårt syn ikke har vesentlig betydning, og forhold som kan forekomme. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: 17

18 Likvid Når det gjelder tilgang via nettbank, er det nødvendig med tilgang for fire personer. Imidlertid er det kun tre personer som har registreringstilgang, og dermed mener vi risikoen er minimalisert så mye som det er mulig i vår organisasjon. Oppgjørsskjema kasse underskrives nå av to personer, slik det har vært gjort gjennom alle år. Endringer i bemanning i servicetorget var årsak i svikt i denne rutinen. Kassaboka har hele tiden vært underskrevet av to personer, noe som vi anser som viktigst. Lønn Dokumentasjon og riktig utfylling av reiseregninger er utfordringer det har vært arbeidet med, og som fortløpende følges opp. Innføring av web-løsning for reiseregning vil løse utfylling, dokumentasjon vil fortsatt bli en utfordring, men denne skal vi løse etter beste evne. Sykepengerefusjon vil bli fulgt opp slik vi har sagt, men vi er avhengig av at Agresso bistår oss, og dette har vi ikke lykkes med så langt i år. Saken følges opp. Når det gjelder skattetrekk, er det ikke avsatt for lite, men betalt for mye. Kr ,- gjelder Det er utarbeidet og innsendt ny oppgave til skattekontoret, og beløpet vil bli tilbakebetalt til kommunen. Differansene har oppstått ved reversering av lønn fra tidligere periode, noe som ikke har blitt med i rapport ved betaling av skattetrekk. Kr ,- er feil fra 2009, i overgangen til nytt lønnssystem. Dette vil bli rettet. Salg Sporbarhet i interne kontroller blir/vil bli synliggjort. Avstemming PA-systemet er utført for april, mai, juni, juli og august og desember. Kommunale avgifter faktureres i april og oktober, så avstemmingen i desember er etter vårt syn også kontroll for 2. termin. I tillegg har vi egen bankkonto for PA, som blir avstemt mot Agresso hver måned. Oppholdsbetaling på sykehjem er en utfordring, og innhenting av opplysninger for å kunne foreta riktige beregninger vil bli fulgt opp, slik at dette systemet blir i henhold til forskriften. Med vennlig hilsen Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Kopi til: Kontrollutvalget v/kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS Side 2 av 2 18

19 19

20 20

21 21

22 Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/71-9 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Jonny Oseth Postboks HITRA Bekreftelse på mottatt klage, datert , på kontrollutvalgets avgjørelse av habilitetsspørsmål i sak 21/12. Vi bekrefter å ha mottatt Deres begjæring om lovlighetskontroll etter kommuneloven 59 nr 1. Slik begjæring kan etter første punktum fremsettes av tre eller flere medlemmer av kommunestyret. Oversendte begjæring er ikke signert av noen medlemmer av kommunestyret, og tas derfor ikke til behandling som sak om lovlighetskontroll, og oversendes ikke til fylkesmannen. Fylkesmannen kan eventuelt etter eget initiativ ta en beslutning til lovlighetskontroll etter kommuneloven 59 nr. 5. Det hviler i så fall på Dem selv å eventuelt oversende slik sak til fylkesmannen. Vi opplyser også om at en beslutning om habilitet heller ikke er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2, bokstav b, og det er derfor heller ingen klagerett på beslutningen etter forvaltningsloven kapittel V. Den informasjon De kommer med vil bli forelagt kontrollutvalget til orientering. Utvalget kan eventuelt etter eget initiativ ta habilitetsspørsmålet til ny behandling dersom det finner grunnlag for det. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen daglig leder Kopi til: Kontrollutvalget medlemmer Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Revisjon Midt-Norge IKS Quality Hotell Panorama, Tiller Dato og tid: 27.april 2012 Arkivsaknr: 11/161-9 Møtende repr.: Hans B. Meland, Gudbjørn Singstad, Tom Skare, Jomar Aftret, Per Walseth, Are Hilstad, Sigmund Gråbak, Bjørn Enge, Oddbjørn Bang, Per Røsseth, Bjørn Hammer, John Geir Stølan og Hans Wendelbo. Alle kommuner utenom Tydal var representert. Følgende møtende representanter er KU-ledere: Tom Skare, Hitra Per Walseth, Malvik Jomar Aftret, Klæbu Fra KU: Fra KonSek: Fra styret: Eva Bekkavik og Arvid Hanssen Sivert Løvseth, styreleder Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal, Agdenes, Meldal, STFK og Frøya. Representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS 27.april Sakliste 01/ / / / /2012 Valg av leder og nestleder i representantskapet Valg av styret Orienteringer fra daglig leder Regnskap og årsberetning 2012 Reglement for godtgjøring styret 30

31 Sak 1 Valg av leder og nestleder i representantskapet Følgende ble valgt: Leder: Hans Wendelbo, Sør-Trøndelag fylkeskommune Nestleder: Berit Flåmo, Frøya kommune Sak 2 Valg av styre Det kom frem noen kommentarer til prosessen knyttet til valgkomiteens arbeid. Flere mente at en før neste valg bør gå bredere ut til kommunene for å få forslag til kandidater. Følgende ble valgt: Sivert Løvseth, leder Randi Berg, nestleder Finn Skogvang Karin Galåen Personlig vara Knut Sundet Mildrid Gimseng Jorun W. Asbøll Gunnar Lohse I tillegg har de ansatte valgt Anne Gråberg til styret, med Frode Singstad som personlig varamedlem. Sak 3 Orienteringer fra daglig leder Daglig leder ga en generell orientering om selskapet og om årshjulet. Årshjulet er et hjelpemiddel for styret til å planlegge aktiviteten i selskapet. Daglig leder orienterte videre om at strategiske dokumenter for selskapet vil bli presentert på nytt representantskapsmøte til høsten. Sak 4 Regnskap og årsberetning 2012 Det var få kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet viste et overskudd på kr som er avsatt til disposisjonsfond. Sak 5 Reglement for godtgjøring styret Daglig leder orienterte om at representantskapets medlemmer fra 2012 skal få sin godtgjørelse fra de enkelte kommuner. Fremlagt forslag til reglement ble vedtatt uten endringer. Andre kommentarer fra møtet Ingen spesielle forhold. 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Arkivsenteret, Dora, Trondheim Dato og tid: kl 1200 Arkivsaknr: 11/ Møtende repr.: Bjugn Kommune Hans Eide Frosta Kommune Tove Rolseth Bratsvedal Hemne Kommune Eva Randi Oldervik Hitra Kommune Edel Myhren Holtålen kommune Ragnhild Volden Klæbu kommune Lillian Waaden Leksvik kommune Einar Strøm Levanger kommune Eva Kristin Lian Meldal Kommune Roy Fritzon m/fullmakt Meråker kommune Bård Langsåvold Midtre Gauldal komune Kristin Gunhildsøien Oppdal kommune Gerd S. Måren Orkdal kommune Anne Grethe Hovde Rennebu kommune Gerd Krovoll Rissa kommune Øyvind Lindseth Røros kommune Erling Sven Busch Selbu kommune Heidi Saur Skaun kommune Jon P. Husby Snillfjord kommune John Geir Støren Steinkjer kommune Gjertrud Holand Stjørdal kommune Ole Sandvik Trondheim kommune Elin Solbu Tydal kommune John Paulsby Verdal kommune Eva Kristin Lian Ørland kommune Britt Brevik NTFK Johannes Sandstad STFK Stein Terje Eriksen Fra KU: Fra KonSek: Sverre B. Midthjell Til kontrollutvalg i: Hitra, Holtålen, Klæbu, Meldal, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal og STFK Representantskap Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS Sakliste 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Valg av setteleder, referenter og 2 personer til å underskrive protokollen 36

37 3. Valg av leder og nestleder til representantskapet 4. Årsrapport Regnskap Virksomhetsplan Strategiplan Budsjett Økonomiplan Kontor og depot (tilleggssak) Valg av leder og nestleder til representantskapet Jon P. Husby (Skaun) ble valgt til leder. Bård Langsåvold (Meråker) ble valgt til nestleder. Valg av styre Styret var ikke på valg. Behandling av Årsmelding/regnskap Styrets forslag ble enstemmig vedtatt. Selskapet tærer på sine disposisjonsfond, på tross av driftsoverskudd. Dette på grunn av store avsetning til bundne fond (prosjektmidler). I forbindelse med økonomiplan ble det reist spørsmål fra Klæbu, på bakgrunn av diskusjon i kommunestyret, om muligheter for effektivisering av selskapets drift med bakgrunn av at det har kommet til flere eiere. Evt. vedtektsendringer Ingen. Andre kommentarer fra møtet Tilleggssak ble lagt frem angående lokaler for kontor og depot. Selskapet har behov for større arealer, men tilbud fra Dora på kostnader er etter styrets mening for høyt. Styret er på jakt etter et rimeligere alternativ. Representanter fra Holtålen, Meldal og Steinkjer kommuner møtte med fullmakt. Dette er i strid med Lov om interkommunale selskaper. Representant for Sør-Trøndelag fylkeskommune møtte etter fullmakt fra fylkesrådmannen. I følge selskapets daglige leder anser fylkesrådmannen dette for å være tillatt når fylkesrådmannen er valgt av fylkestinget til representant. 37

38 Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene (nkrf.no /uke 21) Regjeringen la i dag fram en lovproposisjon med forslag til endringer i bl.a. kommuneloven. 1 Regjeringen følger opp forslag om å styrke kommunenes egenkontroll, og la i dag fram en lovproposisjon med flere gode endringsforslag. Proposisjonen ligger nær opp til høringsutkastet, og har derfor også mange av de samme svakhetene. Lovproposisjonen er et resultat av arbeidet i Kommunal- og regionaldepartementet for en bedre egenkontroll i kommunene, og en oppfølging av arbeidsgrupperapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane». Lovproposisjonen avviker ikke mye fra høringsutkastet som kom for ett år siden. Blant forslagene er bl.a. at åpne møter blir hovedregelen også for både kontrollutvalg og styrer i kommunale foretak. I tilknytning til forslaget om åpne møter i kontrollutvalgene presiserer departementet at dette ikke er til hinder for at revisor - til tross for sin taushetsplikt uttaler seg i et åpent møte i kontrollutvalget. Videre foreslås det at kontrollutvalget og revisor får rett til innsyn i alle interkommunale samarbeid etter kommuneloven 27 og i alle aksjeselskaper som er direkte eller indirekte eid av kommunen. - Ansvaret for ein styrkt eigenkontroll ligg fyrst og fremst hos kommunane. Departementet sitt ansvar er mellom anna å sørgje for eit godt regelverk. Desse lovframlegga vil bidra til det, sier Navarsete i en pressemelding. Styrket egenkontroll er viktig for å sikre tilliten innbyggerne har til kommunen. Det sikrer også effektiv og rett ressursbruk i kommunen. Statsråden peker også på sammenhengen mellom egenkontrollen og statlig tilsyn i pressemeldingen: Eg ser det slik at i kommunar med aktiv forvaltningsrevisjon og eigenkontroll bør statlege tilsynsetatar ta omsyn til det og redusere tilsynet sitt. 38

39 Forslagene innebærer også at kontrollutvalget skal velges på det konstituerende møtet i kommunestyret, samt at utvalget trer i funksjon fra det samme møtet. Regjeringen fremmer ikke forslag om å øke det lovbestemte antallet i kontrollutvalget fra 3 til 5 medlemmer. Spørsmålet bør vurderes av hver enkelt kommune. Det fremmes heller ikke forslag om å gi mindretallet i utvalget særskilte rettigheter eller å lovregulere at mindretallet i kommunestyret skal ha flertallet i kontrollutvalget. Det samme for gjelder spørsmålet om å lovregulere at ledere og styremedlemmer i kommunale selskaper ikke er valgbare til kontrollutvalget. Etter forslaget skal kommunen i sin årsberetning redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll i virksomheten. Dette er en endring i forhold til høringsutkastet, og i samsvar med intensjonen i NKRFs høringssvar. Regjeringen foreslår dessuten at hvitvaskingsloven utvides til også å gjelde for oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer i kommuner og kommunale foretak. Denne bestemmelsen vil merkelig nok ikke omfatte oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Høringsutkastets forslag angående kommunenes adgang til å ta opp lån, foreslås avgrenset til netto anskaffelseskost og vil først gjelde fra 1. januar Her kan du lese hele Prop. 119 L ( ) En dringar i kommunelova m.m. (eigenkontroll mv.)» 39

40 Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Arvid Hanssen 12/86-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 40 Saksnr 028/12

41 Godkjenning av protokoll i møte Saken behandles i Kontrollutvalget i Hitra kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 029/12 Arvid Hanssen 12/86-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokoll fra kontrollutvalgets møte den vedtas. Saksutredning I tråd med ny praksis skal protokollen gjennomgås og vedtas i møtet. 41