Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Arne Morten Johnsen (Leder) Marit Overby Landrø (Nestleder) Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Forfall: Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Sakliste 012/11 013/11 014/11 015/11 016/11 017/11 Godkjenning av protokoll fra møte Referatsaker Orientering om økonomirapport 1. tertial 2011 Bestilling av forvaltningsrevisjon - KOSTRA-rapportering Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid i perioden. Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Arne Morten L. Johnsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek

2 Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/11 Sverre B. Midthjell 033, 11/206-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.

3 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato/tid: kl Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtende medlemmer: Marit Overby Landrø (nestleder) Ola Meistad Oddrun Husby Roger Rian Arne Morten Johnsen (leder) Forfall: Møtende varamedlemmer: Steinar Arvid Johnsen Andre møtende: Sverre B. Midthjell, KonSek (møtesekretær) Katrine Lereggen, rådmann (sak 8,11) Elisabeth Høyem, enhetsleder (sak 11) Knut Nygård, enhetsleder (sak 8) Johnny Kildal, revisjon Midt-Norge (sak 6-8) Saker til behandling: 006/11-011/11 Arkivsak: 11/101-6 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 006/11 007/11 008/11 009/11 010/11 011/11 Godkjenning av protokoll fra møte Referatsaker Årsregnskap og revisjonsberetning kontrollutvalgets uttalelse Vesentlighetsanalyse selskapskontroll Årsmelding for kontrollutvalget 2010 Eventuelt

4 Sak 006/11 - Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato Saknr Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 007/11 - Referatsaker Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble presentert: Rapport fra tilsyn med Skaun overformynderi. Rapport fra Fylkesmannens kommunebesøk i Skaun Kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapport om eiendomsforvaltning. Møte om kontroll og revisjon i Orkdalsregionen. Regnskap for kontrollutvalget Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 008/11 - Årsregnskap og revisjonsberetning 2010 kontrollutvalgets uttalelse Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Skaun kommunes årsregnskap for 2009 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken.

5 Protokoll Johnny Kildal fra Revisjon Midt-Norge orienterte om resultatet av revisjonen. Rådmann Katrine Lereggen og enhetsleder Knut Nygård orienterte om regnskapet. Følgende endringer ble tatt opp i årsmeldingen: Møtedato rettes til Netto driftsresultat rettes til 35 millioner. Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: 2009 rettes til Innstillingen med endringer ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Skaun kommunes årsregnskap for 2010 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Sak 009/11 - Vesentlighetsanalyse selskapskontroll Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet bes merke seg kontrollutvalgets innspill til vesentlighets- og risikovurderinger av kommunens eierskap, og ber om å bli forelagt en ferdig analyse innen utgangen av valgperioden. Protokoll Kontrollutvalget gikk igjennom vurderingene og kom med muntlige innspill. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sekretariatet bes merke seg kontrollutvalgets innspill til vesentlighets- og risikovurderinger av kommunens eierskap, og ber om å bli forelagt en ferdig analyse innen utgangen av valgperioden. Sak 010/11 - Årsmelding for kontrollutvalget 2010 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Årsmeldinga legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Protokoll Saknr

6 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Årsmeldinga legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Sak 011/11 - Eventuelt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Skaun kommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Status for parkeringsanlegg i Børsa Enhetsleder Elisabeth Høyem orienterte om status for saken. NCC har kommet med et muntlig tilbud om reparasjon, som skal vurderes av advokat og ikke er formelt bekreftet. Vedtak: Ingen vedtak fattet.

7

8 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/11 Sverre B. Midthjell 033, 11/206-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Høringsnotat - lovendringer Generalforsamling i Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamshavn AS Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Generalforsamling i TrønderEnergi AS Protokoll representanskapet KonSek Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Høringsnotat om lovendringer i kommuneloven m.m. 2. Rapport fra generalforsamlinger og representantskap i kommunalt eide selskaper.

9 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamshavn AS Snefugl Gård, Buvika Dato og tid: kl 1200 Arkivsaknr: 11/161-2 Møtende repr.: Snillfjord: Arnt Magne Flesvik Orkdal: Gunnar Lysholm Meldal: Jon Drugli Agdenes: Jon Ola Selbekk Hemne: Gudbjørn Singstad Melhus: Ikke til stede Skaun: Jan Ole Sund Fra KU: Fra KonSek: Sverre B. Midthjell Til kontrollutvalg i: Snillfjord, Orkdal, Meldal, Agdenes, Hemne, Melhus, Skaun Generalforsamling i Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamshavn AS 2011 Sakliste 1. Åpning. Konstituering. 2. Virksomhetsbeskrivelse og årsberetning Årsregnskap Fastsetting av honorar for revisor. 5. Valg av medlemmer og varamedlemmer til styret. 6. Fastsetting av godtgjøring til styrets medlemmer. Valg av styre og valgkomité Valgt styre: Arne Grønset, Orkdal (ikke på valg) Oddvar Indregård, Agdenes (gjenvalg) Ingrid Skarstein, Meldal (gjenvalg) Torill G. Hynne, Skaun (ikke på valg) John Lernes, Snillfjord (ny) Valgt valgkomité: Jon P. Husby, Jon Ola Selbekk, Gunnar Hynne Behandling av Årsmelding/regnskap Bompengeinnkrevingen har gått over til automatisk system. Innkjøringsperiode på det tekniske har ført til noe svikt i inntekter. Ingen drift på Thamshavn i 3 måneder førte til 1,2 mil. i tapte inntekter.

10 Ny driftsoperatør er valgt etter anbud: Bro- og Tunnelselskapet, etter klagerunde på originalt anbud. Det er en tvist med selskapet ang. kostnader til administrasjon som E39 mener er for høyt i forhold til anbud (i størrelsesorden 8 ganger forventet beløp). Kan skyldes en svakhet i anbudsdokumentene. Styret skriver i årsmeldinga at det må jobbes hardt for å klare å nå målet om nedbetaling innen Takstene har foreløpig ikke blitt justert ut over konsumprisindeks. Evt. vedtektsendringer Ingen. Andre kommentarer fra møtet Ny administrativ støtte (Skaun kommune): Geir Evjen Krav om godtgjørelse fra revisor forelå ikke. Ny godtgjørelse til styreleder: kr. Styreleder fungerer også som daglig leder i selskapet. Vedlegg Årsberetning Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamsavn AS Regnskap Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamsavn AS

11 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Revisjon Midt-Norge IKS Quality Hotell Panorama, Tiller Dato og tid: , Arkivsaknr: 11/161-4 Møtende repr.: Se protokoll Fra KU: Hanne D. Søttar, STFK I tillegg møtte følgende valgte representanter som er KU-ledere: Per Ervik, Hitra Gunnar Lohse, Malvik Jomar Aftret, Klæbu (vara for Ivar Skei) Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal, Agdenes, Meldal, STFK og Frøya. Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 1. Orientering fra daglig leder. 2. Regnskap og årsberetning Deltakelse i revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap. Orienteringer fra daglig leder, sak 1. Det ble orientert om følgende saker: Nye kontorlokaler i Orkanger. Innflytting før sommeren. Klæbu kommune, vurdering av konkurranseutsetting av revisjonen. Sak i kommunestyret 26.mai Kontrollutvalget innstiller (enstemmig) på at dagens ordning opprettholdes. Endringer av årshjulet. Revisjonen følger fra 2011 kalenderåret. Tidligere ble revisjonsåret definert til Benchmarking Daglig leder gjennomgikk kostnader knyttet til regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og andre oppgaver for samarbeidskommunene. Totale prosentvise kostnader til revisjon, andel forvaltningsrevisjon mv, ble målt opp mot snittet for de øvrige 15 revisjonsenheter som deltar i NKRF`s benchmarking. Flere uttalte at det var viktig å få frem resultatet av benchmarkingen for eierkommunene. Tallene for 2010 presenteres til høsten. Behandling av årsregnskap2010, sak 2. Få kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet viste et overskudd på kr , som ble vedtatt avsatt til disposisjonsfond.

12 Deltakelse i revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap, sak 3. Daglig leder orienterte om bakgrunnen for etableringen og senere nedleggelsen av RMN Revisjon AS. Nordmøre Distriktsrevisjon og Revisjon NOR AS har meldt interesse for at bl.a RMN IKS kan bli deltaker i selskapet. Daglig leder understreket viktigheten av at ansatte kan få den nødvendige praksisen for å bli registrerte revisorer og at dette kan oppnås gjennom deltakelse i et større revisjonsselskap, slik det er invitert til gjennom saksutredningen. Han understreket også viktigheten av å kunne revidere kommunale aksjeselskap, da flere kommuner velger å organisere virksomhet i denne selskapsformen. Representantskapet vedtok å gi styret fullmakt til å utrede mulighetene for deltakelse i et nytt revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap. Sak fremmes for representantskapet høsten Andre kommentarer fra møtet Ingen spesielle forhold..

13 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Dora, Trondheim Dato og tid: Arkivsaknr: 11/161-4 Møtende repr.: Fra KU: Se protokoll (87 % av totalt antall stemmer) Ingen Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal. (Meldal medlem fra ). Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Sakliste 1. Opptelling medlemmer 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av protokollkomite, (Referenter og 2 til å skrive under protokollen.) 4. Årsrapport Regnskap Opptak av nye kommuner 7. KDRS Kommuneinstitusjonenes digitale ressurssenter 8. Endring i selskapsavtalen 9. Virksomhetsplan Strategiplan Strategiplan Godtgjøring verv 12. Budsjett Økonomiplan Valg til styret. Behandling av årsregnskap, sak 5. Ingen kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet er gjort opp i balanse etter avsetning og bruk av fond. Regnskapet er ført etter kommunale regnskapsforskrifter. Selskapet har 6,3 mill.i disposisjonsfond per Opptak av nye kommuner, sak 6.. Rennebu fra Meldal Snåsa Inderøy Det ble spurt om dette får innvirkning på bemanningen. Styreformannen opplyste at bemanningen vurderes løpende,.

14 KDRS, jf sak 7: Samvirkeforetak, stiftet mai 2010 som et 3-årig prosjekt. IKA er forpliktet til å tilføre kr i perioden. Endring av selskapsavtale, sak 8. Selskapsavtalen endres/justeres årlig i tråd med endringer i deltakerkommuner. Budsjett, sak 12.: Vedtatt å øke grunnbeløpet per kommune med kr i 2011 og samme beløp for Det ble kommentert at økningen for 2011 burde vært klar tidligere, da kommunene har behandlet sine budsjetter før jul Valg av styre, sak 14. Medlemmer frem til våren 2013: Kjell Fosse, Stjørdal kommune leder (var ikke på valg) Liv Olsen Meråker kommune (Ikke på valg) Medlemmer frem til våren Tove Jebens STFK, gjenvalgt som nestleder Randi Segtnan, Melhus kommune, valgt som fast medlem. Det ble stilt spørsmål i forhold til kjønnssammensetning. Andre kommentarer fra møtet Generelt få kommentarer i møtet.

15 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Dato og tid: Arkivsaknr: Møtende repr.: Fra KU: Fra KonSek: Til kontrollutvalg i: Generalforsamling i TrønderEnergi AS Sakliste: Sak 01/11 Sak 02/11 Sak 03/11 Sak 04/11 Sak 05/11 Sak 06/11 Sak 07/11 Sak 08/11 Sak 09/11 Sak 10/11 Sak 11/11 Sak 12/11 Sak 07/11 Navneopprop Fullmakter Valg av møteleder Godkjenning av innkalling og dagsorden Valg av to deltakere til å undertegne protokollen sammen med møteleder Protokoll fra forrige møte Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2010 og styrets forslag til utbytte for TrønderEnergi AS 2010 Godtgjørelse til revisor Valg av revisor Valg av 10 medlemmer til bedriftsforsamlingen Valg av valgkomite Fastsettelse av godtgjørelse for bedriftsforsamling og valgkomite for 2011 Eventuelt Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for var preget av oppkjøp av Trondheim Energi, både mht aktivitet, organisering og regnskapsresultater. Selskapets driftsresultat har hatt en jevn stigning over flere år. Utbytte til eierkommuner vedtatt satt til kr Årsresultat 2010 var kr. Sak 10/11: Valg av bedriftsforsamling: Følgende ble valgt til bedriftsforsamlingens faste medlemmer:

16 Medlemmer: Arnfinn Astad, Bjugn (leder) Ola Røtvei, Oppdal (nestleder) Karin Galaaen, Selbu Ole Haugen, Hitra Erling Lenvik, Midtre Gauldal John Lernes, Snillfjord Gunnar Lysholm, Orkdal Ståle Vaag, Hemne Jon P. Husby, Skaun Erling Bøhle, Melhus Interne representanter: Edvard Hjertås, Ansattevalg Helge Grønning, Ansattevalg Rune Aagesen, Ansattevalg Stein Inge Solum, Ansattevalg Astrid Houen Ler, Ansattevalg

17

18

19

20

21 Orientering om økonomirapport 1. tertial 2011 Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Vedlegg Økonomirapport 1. tertial Saksutredning Møtedato Saksnr

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74 Bestilling av forvaltningsrevisjon - KOSTRA-rapportering Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saksutredning Møtedato Saksnr

75

76 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

77 Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid i perioden. Saken behandles i Møtedato Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Vedlegg Oversikt over forvaltningsrevisjonsprosjekter Saksutredning Saksnr

78

79

80

81 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

82 UTKAST Rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Skaun kommune

83 Forvaltningsrevisjonsrapporter som har vært behandlet i perioden

84 Innledning 1. Barneverntjenesten Problemstillinger Rapportens konklusjoner Politisk behandling

85 Administrativ oppfølging

86 2. Offentlige anskaffelser følges regelverket Problemstillinger Rapportens konklusjoner

87 Politisk behandling Administrativ oppfølging

88

89 3. Oppfølging av kompetansestrategien i grunnopplæringen Problemstillinger Rapportens konklusjoner Politisk behandling Administrativ oppfølging

90

91 4. Sykefravær Problemstillinger Rapportens konklusjoner Politisk behandling

92 Administrativ oppfølging

93 5. Eiendomsforvaltning Problemstillinger Rapportens konklusjoner Politisk behandling

94 Administrativ oppfølging

95 Eventuelt Saken behandles i Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Sverre B. Midthjell 033, 11/206-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saksnr