Møterom 402, Arkivsenter Dora, Maskinistgata, 7042 Trondheim

Transkript

1 IIKA ~terkornmuna~tark~ Referat representantskapsmøte IKA Trøndelag iks Saksnr - Arkivkode 2013/ &17 Sted: Møterom 402, Arkivsenter Dora, Maskinistgata, 7042 Trondheim Tid: 7.mai2Ol3kl Følgende møtte: Agdenes kommune Bjugn kommune Hemne kommune Hitra kommune Levanger kommune Meldal kommune Meråker kommune Rennebu kommune Rissa kommune Røyrvik kommune Selbu kommune Skaun kommune Steinkjer kommune Trondheim kommune Tydal kommune Verdal kommune NTFK STFK Geir Ove Storstein Hans Eide Eva Randi Oldervik Edel Myhren Eva Kristin Lian Helene Totland Aae Bård Langsåvold May Grete Solberg øyvind Lindseth Ole Jørgen Rødøy Heidi Saur Jon P. Husby Gjertrud Holand Elin Solbu John Paulsby Eva Kristin Lian mlfullmakt Johannes Sandstad Karen Espelund Følgende møtte ikke: Frosta kommune Frøya kommune Grong kommune Holtålen kommune Høylandet kommune Inderøy kommune Klæbu kommune Leksvik kommune Lieme kommune Melhus kommune Midtre-Gauldal kommune Namsskogan kommune Oppdal kommune Orkdal kommune Os kommune Osen kommune Snillfjord kommune Snåsa kommune Røros kommune (påmeldt med Einar Strøm) (påmeldt med Sigmund Gråbakk) (påmeldt med Jan Leif Furuhaug) 7042 Trondheim i Bank: postmottak~ika-trondeiag.no - -

2 IIKA h1terkoi11mlin~it Ark~, TRØNDELAG ørland kommune Åfjord kommune (påmeldt med Knut Ring) (påmeldt med Jon Husdal) Frernmøtte eierkommuner var 18 av 42. Forut for møtet hadde 23 kommuner varslet at de deltok 5 av disse møtte ikke. Trondheim, 13. mai 2013 Jon P. Husby Møteleder Heidi Saur IKA Trøndelag IKS Masklnlstgota I Doro 7042 Trondheim r+mr~++r~+rr~rr~trir i r~r~ -2- Tif: Org.nr: Bank: ~AAA~S~~ ;~,ln +i.-~i~. ~.- --.

3 ~terkommunaitark~ SAK1/2013 Styret forslag til vedtak: Opptelling skjer på møtet Opptelling av medlemmer Representantene godkjente møtet og at Eva Lian møtte med fullmakt for Verdal kommune. Eventuelle klager på Eva Lians fullmakt og manglende fremmøte fra eierkommuner gjør at det må settes opp nytt representantskapsmøte. SAK 2/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Innkalling og saksliste enstemmig godkjent. SAK3/2013 Valg av protokollkomite 2 referenter og 2 personer til å underskrive protokollen velges på møtet Referenter Kan Remseth, IKA Trøndelag (daglig leder) og Liv Olsen, Meråker kommune (styremedlem) Underskrift av protokoll: Heidi Saur, Selbu kommune og Karen Espelund, Sør-Trøndelag fylkeskommune. SAK4/2013 Årsrapport 2012 Årsrapporten for 2012 godkjennes Årsrapporten ble gjennomgått og kommentert. Sør-Trøndelag fylkeskommune: Sykefraværet er i årsmeldingen oppgitt i dager og bør for fremtiden dokumenteres i %. Ordfører i Meråker: Rettet en honnør til styret for en fyllestgjørende og grei rapport. SAK5/2013 Regnskap 2012 Regnskapet med noter og revisjonsberetning vedlagt saken Regnskapet for 2012 godkjennes 7042 Trondheim 3 Bank: postmottak~ika-trondeiag.no - -

4 IIKA h,terkonimunaitark~ SAK6/2013 Opptak av nye konununer/endring selskapsavtalen Agdenes og Frøya kommune godkjennes som medeiere fra 1. januar Verran kommune blir medeier fra i.januar 2014, såfremt vedtak i kommunestyret foreligger SAK7/2013 KDRS Kommuneinstitusjonenes digitale ressurssenter 1. KDRS etableres som permanent fra 1. januar KDRS etablerer felles løsning for lagring av deponerte digitale arkiver for IKA Trøndelag Styrets forslag ble enstemmig vedtatt med følgende tillegg i kursiv pkt. i 1. KDRS etableres som permanent organ fra SAK8/2013 Prosjekt skanning av byggesaker Prosjekt skanning av byggesaker; etablering av Noark-5 og skannerløype som beskrevet i saksfremlegget godkjennes. SAK 9/2013 Virksonihetsplan 2013 Virksomhetsplan for 2013 godkjennes Planene for 2013 ble kommentert, diskutert og spørsmål besvart av styreleder og daglig leder. SAK 10/2013 Strategiplan Trondheim 4 Bank: postmottak ika-trondelag.no - -

5 ~terkornmuna~tark~ Strategiplan godkjennes SAK 11/2013 Godtgjoring verv Valgnenindas forslag til vedtak: Honorarer endres med defiator i statsbudsjettet 2012 (3.25%) og 2013 (3.30%) Styreleder Kr ,- Styremedlemmer Kr ,- Varamedlemmer Kr 1 600,- Valdnemndas forslag ble vedtatt med følgende tillegg: Beløpene justeres til nærmeste hele hundre: Styreleder Kr Styremedlemmer Kr Varamedlemmer Kr i 600 Honorar representantskapets leder økes tilsvarende dvs fra kr 4800 til kr 5100,- SAK 12/20 13 Budsjett 2013 Budsjettet for 2013 godkjennes SAK 13/2013 økonomiplan økonomiplanen godkjennes SAK 14/2013 Styreinstruks Instruks for styret godkjennes Styrets forslag ble enstemmig vedtatt med følgende endringer: Maskinistgata I, Dora Org.nr: 97! Trondheim 5 Bank: postmottak~ika-trond&ag.no - -

6 hiterkornmunaitark~ Pkt. 2.5: Pkt. 2.6: Pkt : Pkt : 2. setning: Styret kan foreslå endringer i antall styremedlemmer for representantskapet Utgår da det er egen instruks for daglig leder 2. kulepunkt: gjelder styreleders dobbeitstemme... gjelder møteleders dobbeitstemme SAK 15/2013 Instruks for daglig leder Instruks for daglig leder er godkjent av styret og legges frem for representantene til orientering Saken tas til orientering. SAK 16/2013 Instruks for valgnenmd Instruks for valgnemnd godkjennes Styrets forslag ble enstemmig vedtatt med følgende endring: Det er i instruksen benyttet begrepet valgnemnd og valgkomite. Endres til én betegnelse dvs. valgnemnd. SAK 17/2013 Etablering av brukergruppe Etablering av brukergruppe for IKA Trøndelag iks godkjennes Det ble diskusjon rundt organisasjonsmodellen som var utydelig i forhold til ansvarsfordeling. Det ble presisert at daglig leder har ansvar for administrasjonen og oppgaveløsningen i IKA. Det var spørsmål om daglig leders oppgave i henhold til brukergruppen bl.a. sekretærrollen. SAK 18/2013 Valg til styre Valgnemndas forslag til styre i IKA Trøndelag: Faste medlemmer: Medlemmer som er valgt frem til våren 2015: 7042 Trondheim 6 Bank: postmottak~ika-trondeiag.no - - wwwjka-trondelag.no

7 Interkommunalt Arkiv TRØNDELAG Tove Jebens, Sør-Trøndelag fylkeskommune (nestleder) ikke på valg Randi Segtnan, Melhus kommune ikke på valg Medlemmer som velges frem til våren 2017: Kjeil Fosse, Stjørdal kommune (gjenvelges som leder) Ola Stene, Levanger kommune (nytt fast medlem etter Liv Olsen som har sagt nei til gjenvalg) Varamedlemmer i rekke: 1. Tore Wolden, Midtre Gauldal konunune (gjenvelges frem til våren 2017) 2. Ingrid Rolset Holt, Selbu kommune (ikke på valg, valgt til våren 2015) 3. Gerd Hammer, Steinkjer kommune (gjenvelges frem til våren 2017) Valgnemndas forslag ble enstemmig vedtatt. SAK 19/2013 Valg til valgnemnd Valgnemndas forslag til ny valgnemnd i IKA Trøndelag: Vara: 1. Kan Aames Steinkjer kommune, valgt som leder (frem til våren 2017) 2. Morten Johansen Trondheim kommune (frem til våren 2015) 3. Steinar Lianes Klæbu kommune (frem til våren 2017) 1. Solveig Melum, Bjugn kommune (frem til våren 2017) 2. Solrun Bergin, Grong kommune (frem til våren 2015) 3. Liv Olsen, Meråker kommune (frem til våren 2017) 7042 Trondheim 7 Bank: postmottak@ika-trondetag.no - -