Kommunereformen og arkiva. Åfjord kommune

Transkript

1 Kommunereformen og arkiva Åfjord kommune

2 Kommunereformen 50 år siden forrige kommunereform Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet Regionale prosesser som ledes av fylkesmennene Prosessene startet høsten 2014 og avsluttes ved utgangen av kommunene skal gjøre sine vedtak Året etter (våren 2017) skal regjeringen legge fram forslag til ny kommunestruktur Departementet har som utgangspunkt at sammenslåingene vil iverksettes senest fra 1. januar 2020 Anbefaler å lese: http :// - kommunereform/prosess.html?id=

3 Kommunereformen - Prosess i kommunene Utredningsansvar Utredningsperioden Høsten 2014 til høsten 2015 (løp 1) Høsten 2014 til våren 2016 (løp 2) Sak fremmes for kommunestyret som treffer vedtak om sammenslåing eller ikke innen sommeren

4 Kom m u n ereform en - Pl an l agt frem drift Kilde : KMD 4

5 Kom m u n ereform en - N ye oppgaver? Presentasjonen til ekspertutvalget er tilgjengelig på: https :// Kilde : FMNT 5

6 Kom m u n ereform en og arki va Kommunesammenslåing begge/alle kommuner legges ned og ny opprettes Arkiv i samtlige kommuner som slår seg sammen skal avsluttes, ordnes og deponeres B åde papir arkiv og digitale arkiv Ressurskrevende P ersonalmessig Ø konomisk Start planlegginge nå! Anbefaler å lese: Depotdrengen: ( ) Kjetil Reithaug: ( debatt.kommunal - rapport.no/debatt/ radmennenes_skjulte_milliongjeld ) Kronikk i kommunal rapport av Riksarkivar Inga Bolstad: http :// debatt.kommunal - rapport.no/debatt/arkiver_kan_ga_tapt 6

7 Kommunereformen og arkiva Arkivenes betydning For samfunnet For enkeltindividene kommunen dokumenterer viktige deler av hver enkelt innbyggers historie rettighetsdokumentasjon for den enkelte innbygger Kommunens administrative behov dokumentasjon på hva som skjer i kommunen dokumentasjon på hvilke oppgaver kommunen utfører egenforvaltning og drift av kommunen utadretta oppgaver (fagområder)/samfunnsoppgavene 7

8 Kommunereformen og arkiva Plassering av ansvar Det overordnede arkivansvaret = administrativ leder - rådmann Det operative arkivansvaret = arkivleder/arkivansvarlig Depotansvaret = kommunen selv eller IKA Trøndelag Ansvaret må være kjent og erkjent 8

9 Komm un ereform en og arkiva Plassering av ansvar Det overordnede arkivansvaret = administrativ leder rådmann Konkret: Å etablere en arkivtjeneste under ledelse av en arkivansvarlig Sørge for tilstrekkelig bemanning i arkivtjenesten i kommunen Legge til rette for opparbeiding og opprettholdelse av god faglig kompetanse i arkivtjenesten Sørge for tilstrekkelig med ressurser både personalmessig og utstyrsmessig slik at arkivtjenesten kan fungere godt Sørge for krav om rapportering fra arkivtjenesten til ledelsen, slik at det overordnede arkivansvaret kan oppfylles 9

10 Komm un ereform en og arkiva Plassering av ansvar Det operative arkivansvaret = arkivleder/arkivansvarlig Konkret: Utarbeidelse av planer for arkivarbeidet Iverksette planene Melde inn behov for ressurser arkivplan Sørge for at de ansatte i arkivtjenesten har god arkivfaglig kompetanse Påse at arkivarbeidet utføres i tråd med gjeldende regelverk både sentralt og lokalt Rapportering til kommunens ledelse 10

11 Komm un ereform en og arkiva Plassering av ansvar Depotansvaret = kommunen selv eller IKA Trøndelag Konkret: Sørge for ivaretakelse av eldre og avsluttede arkiv Sørge for at arkivene er tilgjengelige for ulike brukergrupper Sørge for hensiktsmessig og godkjente lokaler for oppbevaring av arkivmaterialet Nåværende kommune sitt ansvar å klargjøre arkivene for deponering 11

12 Kommunereformen og arkiva Kommunesammenslåing = nedlegging av to eller flere kommuner og en ny kommune oppstår Arkivfaglig prinsipp ved nedlegging d e gamle kommunenes arkiv avsluttes d en nye kommunen oppretter så nytt arkiv 12

13 Kommunereformen og arkiva Praktisk vil det si: Skarpt periodeskille både i papirbaserte og elektroniske arkiv Det avsluttede papirarkivet skal listeføres og klargjøres for deponering De avsluttede elektroniske arkivene = alle systemer som lager arkivverdig dokumentasjon både saksarkivet og fagsystemene tas uttrekk av databasene e n kopi av hvert uttrekk skal deponeres hos kommunens arkivdepot umiddelbart etter at uttrekket er foretatt 13

14 Kommunereformen og arkiva Den nye kommunens arkiv: Den nye arkivtjenesten må etableres Den nye kommunens arkivordning må planlegges godt i forkant av sammenslåingen B åde arkivtjenesten og de ulike systemene må fungere godt fra første stund To tanker i hodet på en gang! Nedlegging av nåværende kommune med avslutting og klargjøring av kommunens arkiver, både papirbaserte og elektroniske Planlegging og oppstart av ny kommune 14

15 Kommunereformen og arkiva Viktige faktorer for å lykkes: Arkivorganisering K largjøre hvordan arkivarbeidet skal foregå S entralisert arkivtjeneste for hele kommunen/alle enheter? Ansvarsforhold H vem skal ha det operative arkivansvaret i den nye kommunen Grunnlaget for den kommende arkivdanningen må legges i planleggingsfasen før sammenslåingen Arkivlederen i den nye kommunen vil være sentral Den nye kommunen bør avklare tidlig hva slags depotinstitusjon den nye kommunen skal benytte 15

16 Kommunereformen og arkiva Viktige faktorer for å lykkes: Kompetanse: f agfeltet arkiv er i rask utvikling v iktig at arkivtjenesten holder tritt med utviklingen f aglig kompetanse viktig v iktig å ta vare på den kompetanse som allerede er i de gamle kommunene Elektroniske systemer: k ommunene har et stort antall elektroniske systemer som genererer og lagrer arkivverdig informasjon e n kommunesammenslåingir en god anledning til å rydde opp i porteføljen t a en kritisk gjennomgang av hvilke typer systemer det er behov for prosesser for anskaffelse av nye systemer vedlikehold av eksisterende/avsluttede systemer 16

17 Kommunereformen og arkiva Viktige faktorer for å lykkes: Rutiner: rutiner for arkivdanningen må være på plass i god tid før selve sammenslåingen b åde arkivtjenesten, saksbehandlerne og lederne vil både ha og få viktige oppgaver i forhold til arkivdanningen opplæring, med gjennomgang og forklaring av rutinene er viktig rutinene skal registreres i arkivplan! 17

18 Kommunereformen og arkiva Viktige faktorer for å lykkes: Arkivenes indre oppbygging: Stor variasjon fra kommune til kommune Særlig for objektarkivene (eksempelvis elev, personal, byggesak ) To modeller. En mappe pr objekt objektet er på saksnivå i systemet a lle dokumenter på objektet arkiveres i denne «mappen»/saken En sak pr hendelse/henvendelse/forespørsel sakene på objektet knyttes sammen gjennom en egen objektkode (= identifikator, gjerne fødselsnummer/ gbnr ) 18

19 Kommunereformen og arkiva Kommunesammenslåing gir nye muligheter m ulighet til å starte med blanke ark «og rette opp att feila fra i går «Muligheter til både å sikre de gamle kommunenes arkiv og å legge til rette for at framtidig arkivdanning foregår på en effektiv og trygg måte 19

20 Kommunereformen og arkiva Hvorfor fokus på kommunereformen og arkiva? Fordi den vil ha stor betydning for arkivene i kommunen Fordi arbeidet må starte nå! Fordi det er arbeidskrevende! Fordi det koster penger! Fordi mye av det som per i dag ikke er på plass hos kommunene blir ekstra viktig å starte med nå når det blir endring i kommunestrukturen 20

21 Kommunereformen og arkiva 10 ting du må vite om arkiv og kommunereform Hva skjer med opplysninger om deg og dine rettigheter hvis kommunen din blir slått sammen med en annen? I verste fall kan dokumentasjon av rettighetene dine gå tapt. Det er kommunestyret i din kommune som har det øverste ansvaret for at arkivene blir tatt vare på ved en sammenslåing. arkivverket.no/arkivverket/arkivverket/om - oss/aktuelt/nyhetsarkiv/10 - ting - du - maa - vite - om - arkiv - og - kommunereform 21

22 Kommunereformen og Åfjord Hva har skjedd i Åfjord kommune med tanke på kommunereformen? Hvordan er prosessen fremover? Samtaler med andre kommuner om sammenslåing? Har kommunen gjort retningsvalg? Planer vedr håndtering av kommunens arkiver? Papirbaserte Elektroniske, inkludert fagsystemene 22

23 Arkivplan 23

24 Arkivplan Åfjord kommune Nåværende arkivplan: Arkivplan godkjent Nei Periodisert Nei Plan for periodisering fremover? Ikke g jort aktiv og tilgjengelig Ajourhold/oppdatering? Plan for vedlikehold? 24

25 Vå re ei erkom m u n er Agdenes kommune Melhus Kommune Snåsa kommune Bjugn Kommune Meråker kommune Snillfjord kommune Frosta Kommune Midtre Gauldal Kommune Steinkjer kommune Frøya kommune Namsskogan kommune Stjørdal Kommune Grong Kommune Nord - Trøndelag Fylkeskommune Sør - Trøndelag Fylkeskommune Hemne Kommune Oppdal Kommune Trondheim kommune Hitra Kommune Orkdal kommune Tydal kommune Holtålen Kommune Os Kommune Verran kommune Høylandet kommune Osen Kommune Ørland kommune Inderøy Kommune Rennebu kommune Åfjord Kommune Innherred Samkommune (Levanger og Verdal) Klæbu Kommune Leksvik Kommune Lierne Kommune Malvik Kommune Meldal kommune Rissa Kommune Roan Kommune Røros Kommune Røyrvik Kommune Selbu Kommune Skaun kommune Prioritering! Ferdigstil l i n g og h ol de arki vpl an en oppdatert! 25

26 Kom m u n ereform en og arki vpl an Uansett Kommunen må ha oversikt o ver alt av papirbaserte arkiv De ulike arkivdelene o ver alt av elektroniske arkiv Sakarkivsystemet Fagsystemene» få fagsystem er Noark - godkjente» papirbaserte o ver Interkommunalt samarbeid Hvem har arkivansvaret? Hva sier avtalen om håndtering av arkivene ved opphør av samarbeidet? rutinene skal registreres i arkivplan! 26

27 Kommunereformen og arkivplan Rutinene for arkivdanningen må være på plass ( for alle arkiv/arkivdeler i alle enheter i kommunen ) Bevaring - og kassasjonsplan( BKplan ) Nye regler trådte i kraft 1. februar 2014 Tilbakevirkende kraft på alt arkivmateriale skapt etter 1950 Veileder til B/K - bestemmelsene for kommuner og fylkeskommuner: http :// - forvalting/bevaring - og - kassasjon/for - kommunar/veiledning - b - k - regler 27

28 Deponeringer papirarkiv Åfjord kommune Åfjord kommune har deponert: Uordnet prosjekt i depot 3 hm fra PPT Nord - Fosen (deponert i 2013) Leier 80 hm Åfjord kommune i arkivportalen eller via I KA Trøndelags hjemmeside Randi Leistad tar en titt i arkivboks fra Åfjord kommune. Foto: SDW 28

29 Digital e depon erin ger Åfjord kom m u ne Arkiv System År deponert Sammen med Barnevern og Sosial PPT Emnearkiv Kontor 2000 (Noark- 3) PPT Familia, Humanus 2007 PPT - HK 2008 Osen og Roan 2008 PPT - HK 2011 Osen og Roan 29

30 Digitalt depot hva er det? Lovpålagt Arkivforskriften (AF) 5-11 Kommunale og fylkeskommunale organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til eit kommunalt arkivdepot, med mindre Riksarkivaren har fastsett noko anna, jf. Arkivlova 10 tredje ledd. Fullelektronisk arkiv skal generere uttrekk For system som er avsluttet skal det genereres uttrekk som skal legges i digitalt depot Ved periodedeling av arkivdeler bør arkivtjenesten generere uttrekk til digitalt depot I KA Trøndelag anbefaler også uttrekk fra fagsystem har en deponeringsturnu som rullerer over 3 år Digitalt depot er forskjellig fra historisk base på egen server i kommunen 32

31 Digitalt depot hva er det? Tap av data - Arkivtap Ved konvertering til nye system System som ikke blir vedlikehold vil kassere seg selv over tid Formidling fra digitalt depot S upplement til papirdepot Kontaktperson digitalt depot Petter Pedryc, rådgiver petter.pedryc@ika - trondelag.no 33

32 Fagdag Sted : Scandic Nidelven, Trondheim Dato : 2. desember