ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2014

Transkript

1 INNKALLING OG AGENDA 2014 ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2014 Ordinær generalforsamling avholdes 6. mai kl 18:00 i aktivitetsrommet i 5. etasje, blokk 26 Møt opp og bruk din stemme! Hilsen styret Sandvigå Borettslag på solsiden av Sandnes

2 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41

3 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 Det innkalles til ordinær generalforsamling i borettslaget: Sted: Sandvikbakken 26, aktivitetsrommet i 5. etasje, blokk 26 Tidspunkt: 6. mai 2014, kl 18:00 Til behandling foreligger: Sak 1: Konstituering i henhold til Brl. 7.9 a) Valg av møteleder b) Valg av sekretær/protokollfører c) Valg av to fremmøtte andelseiere til å medundertegne protokollen d) Spørsmål om generalforsamlingen er lovlig innkalt Sak 2: Årsberetning Styrets beretning om driftsåret 2013 Sak 3: Årsregnskap for 2013 Borettslagets økonomiske status Revisors rapport Sak 4: Sak 5: Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til styret og tillitsvalgte Forslag til generalforsamlingen 5.1 Innkomne forslag fra styret Parkering og lading av el-biler i felles garasjeanlegg, ref. saksnr. 17/ Innkomne forslag fra andelseiere Søknad om bygging av utvendige boder for leilighet 433, 435 og 436 i blokk 40, ref. saksnr. 17/ Søknad fra leilighet 206/36 om å overta fellesterrasse første etasje i blokk 36, ref. saksnr. 17/ Søknad fra leilighet 133/26 om bytte av baderomsvindu til større størrelse, ref. saksnr. 17/14-04 Sak 6: Valg ihht vedtektene Valg av styre for neste periode

4 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 SAK 2 STYRETS BERETNING OM DRIFTSÅRET 2013 Orientering fra styret for driftsåret 2013 Hva har styret arbeidet med For å gi et bilde av hva styret har arbeidet med, kan det nevnes at styret eller deler av styret har deltatt i følgende møter og forhandlinger: Åpent kontor hver tirsdag samt styremøte første tirsdag i hver måned Arbeidsmøter i forbindelse med saker som styret har behandlet Informasjonsmøter med BATE Tilstandsrapportering for bygningsmassen i blokk 26, 36 og 40 Deltakelse ved generalforsamling i BATE Møter med og i sameiet Sandvika Fellesanlegg Avsluttende bygge- og prosjektmøter ifb med rehabiliteringen Dette styret har hatt 12 styremøter og behandlet 91 saker. I tillegg har styrets prosjektgruppe deltatt på 12 bygge- og prosjektmøter i løpet av Leilighetsomsetning Det har vært omsatt 12 leiligheter i Sandvigå Borettslag i løpet av 2013, en leilighet har blitt overdratt innen familien. Andelseiere Det er i dag 126 personlige og 1 juridisk andelshavere i borettslaget. Driftsleder Driftsleder har i 2013 vært involvert i rehabiliteringsprosjektet i tillegg til de daglige oppgaver som skal uføres: For hver blokk: Heis: Ute: Bygningmasse: Sjekke alle lys og lysrør i hver etasje Sjekke alle nødlys i hver etasje Sjekk av ganger, rømningsveier og dører Sjekke og tømme søppelspann hver etasje Sjekk av inngangsparti inne og i heis Kontroll av renholdet når dette er foretatt Oppgradering av utemøbler og - områder Riste gulvmatte i heis Sjekk av Takrenner og nedløp inngangsparti ute Sjekk av lys i heis Tømme utvendig Kummer må sjekkes søppelspann og åpnes hvis tette Generelt renhold i Feie parkeringshaller Sjekke at kameraer heis og portsystem virker Feie andre områder som påvirker Sandvigås utemiljø Bed og grøntområder (om sommeren) Sjekk om bossanlegg er OK Male og reparere utemøbler, lage og sette ut blomsterkasser Sjekke utvendig lys Sjekke kledning

5 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 Dugnad Vedlikehold - Påkostninger Dugnad Det ble gjennomført 3 dugnader i Dette er noe alle kan være med og vi håper at flere blir med. Styret har notert seg at det dessverre har vært veldig lite oppmøte i 2013, vi håper 2014 blir bedre. Vedlikehold og påkostninger: Det er ikke foretatt større vedlikehold eller påkostninger i løpet av 2013 utover det som har vært foretatt ifb. med siste del av rehabiliteringen. Dette fordi rehabiliteringsprosjektet ble avsluttet i 2013 med unntak av de siste 1-årsbefaringer. Dessverre har vi hatt noen lekkasjer grunnet tette sluk på terrasser. Dette har medført noe ekstra vedlikeholdskostnader. Rehabiliteringsprosjektet Prosjektet har nå pågått i mer enn to år. Blokk 40 og 26 er ferdigstilt med unntak noen mindre mangler ifb med ferdigbefaring. Blokk 36 er ferdigstilt. Hele rehabiliteringen ble ferdigstilt i juli Felles kjøp av strøm Strømprisen har det siste året variert mye, imidlertid ser det ut til at vi fremdeles har en god avtale med Lyse og styret ønsker å beholde denne avtalen. Felles avtale for TV og internett løsninger Borettslaget har i mange år benyttet seg av Lyse sin AltiBox-løsning. Dette har vært en grei og fungerende løsning. Imidlertid har styret notert seg at det har kommet andre tilbydere inn på markedet som kan tilby konkurransedyktige produkter og priser. Styret har derfor fått inn anbud fra flere tilbydere på denne tjenesten og har fått slått fast at Lyse fortsatt lever et bedre tilbud enn de andre. Styrets planer fremover Arbeidet med å utarbeide ny strategiplan for borettslaget påbegynnes høsten 2014 og presenteres på neste generalforsamling. Regnskap og økonomi Sandnes Boligbyggelag er fremdeles forretningsfører for borettslaget. Siste del av økningen av felleskostnadene grunnet rehabiliteringslånet ble aktivert januar Det forventes ikke behov for ytterligere lån eller lånekostnader i forbindelse med rehabilitering. Eventuelle økninger i felleskostnader vil bero på andre, uforutsette økte utgifter, så som kommunale avgifter, renteøkninger, forretningsførerhonorar etc. Regnskap vedlegges generalforsamlingsdokumentene. Sandvika Fellesanlegg SFA er et felleseie med alle borettslagene i Sandvika, der hvert borettslag eier en andel. SFA består i dag av 285 leiligheter og Sandvigå Borettslag representerer 139 leiligheter innenfor sin andel. Regnskap og årsmelding til SFA er vedlagt.

6 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 Annet Meldinger til styret kan nå gjøres via: vår hjemmeside på internett: til styret via e-post: sandvigaa.borettslag@lyse.net eller til driftsleder via e-post: driftsleder.sandvigaa@lyse.net

7 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 VEDLEGG TIL STYRETS BERETNING OM DRIFTSÅRET 2013 Lyse/Altibox TV Styret har etter siste generalforsamling innhentet tilbud fra tre tilbyder av TV-løsninger, inkludert Lyse. Lyse/Altibox hadde det beste tilbudet. Den nye avtalen innebærer at vi har samme pris på avtalen, kr 243 for 50 kanaler i grunnpakken, til og med Fra og med vil prisen øke til kr 265. Denne prisen er garantert frem til Tilbudene fra tilbyder 2 og 3 ift Lyse sin avtale ville i snitt økt kostnaden med kr 215 per måned per leilighet. Avtalen innebærer også at alle beboere vil få ny og oppdatert «gateway»-boks med trådløs, innebygget ruter uten ekstra kostnad. Lyse vil også i løpet av sommeren/høsten møte opp i Sandvigå og bistå med bytte av dekoder samt tilby mulighet for hjelp til å sette opp dekoder for beboer. Forsikring av bygningsmassen Styret har arbeidet videre med å se på mulige besparelser. I den anledning har styret vurdert eksisterende forsikringsavtale og innhentet nye tilbud. Styret fant at borettslaget kan spare inntil kr per år ved å bytte leverandør. Valgt assurandør, Berkely Insurance Norway, hadde like gode eller bedre betingelser enn nåværende assurandør som var If. Fra og med 2. mai trer ny avtale i kraft og besparelsen for 2014 vil være kr Dugnad i borettslaget Styret ønsker å legge opp til 4 faste dugnader i året og vil med dette informere om når styret ønsker å legge opp til dugnad: Dugnad 1: Dugnad 1: Dugnad 3: Dugnad 4: April/mai Juni Oktober September Dugnadskalender vil bli lagt ut på borettslagets hjemmesider så snart som mulig.

8 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 SAK 3 ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Se de neste sider for regnskapet

9 9 av 41

10 10 av 41

11 11 av 41

12 12 av 41

13 13 av 41

14 14 av 41

15 15 av 41

16 16 av 41

17 17 av 41

18 18 av 41

19 19 av 41

20 20 av 41

21 21 av 41

22 22 av 41

23 23 av 41

24 24 av 41

25 25 av 41

26 26 av 41

27 27 av 41

28 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 SAK 4 GODTGJØRELSE TIL STYRET Valgkomiteens innstilling er som følger: Styrets godtgjørelse for 2013 Styreleder kr Nestleder kr Sekretær kr Styremedlem kr I tillegg møtehonorar (alle) pr møte kr 700 (styre-, bygge- og prosjektmøter) Møte som overstiger 3 timer på kveldstid kr Valgkomiteen Valgkomiteen, tre personer kr per person Godtgjørelse til andre tillitsvalgte utbetales for driftsåret Dugnadsansvarlige Utbetales ikke for 2013

29 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 SAK 5 INNKOMNE FORSLAG TIL GENERALFORSAMLINGEN 5.1 Innkomne forslag styret Parkering og lading av el-biler i felles garasjeanlegg, ref. 17/14-05 Det foregår i dag en del uautorisert lading av el-biler i borettslaget. Dette skaper problemer generelt for strømnettet og spesielt i garasjene. Forslag til vedtak: Styrets anbefaling er at generalforsamlingen godkjenner at den enkelte andelseier kan sette opp ladepunkt for el-bil på sin parkeringsplass. Ladepunktet må settes opp av godkjent elektriker og ha korrekt amper. Det må i tillegg beregnes en årlig kostnad ihht forbruk som betales av den aktuelle andelseier på forskudd per år. 5.2 Innkomne forslag fra andelseiere Søknad om bygging av utvendige boder for leilighet 433, 435 og 436 i blokk 40, ref. saksnr. 17/14-02 Se vedlagte tegninger for plassering og størrelse av bodene. Forslag til vedtak: Styrets anbefaling er at søknaden godkjennes med følgende forbehold: Sand-/dreneringskum på tunet må ikke blendes og det må være tilgang til denne. Vedlikehold og maling faller på den enkelte andelseier Søknad fra leilighet 206/36 om å overta fellesterrasse første etasje i blokk 36, ref. saksnr. 17/14-03 Forslag til vedtak: Styrets anbefaling er at søknaden godkjennes med følgende forbehold: Andelseier overtar alt vedlikehold av fellesterrassen. Området kan ikke bygges inn i leilighetens areal uten at det foreligger ny søknad om dette til borettslagets generalforsamling Søknad fra leilighet 133/26 om bytte av baderomsvindu til større størrelse, ref. saksnr. 17/14-04 Se vedlagte tegninger for mer informasjon Forslag til vedtak: Styrets anbefaling er at søknaden godkjennes med følgende forbehold: Maksimum størrelse på nytt baderomsvindu skal være 800 x 600 mm. Vinduet skal plasseres på samme sted som eksisterende vindu og være av samme utførelse og fra samme leverandør som de øvrige vinduer i borettslaget.

30 30 av 41

31 31 av 41

32 32 av 41

33 33 av 41

34 34 av 41

35 35 av 41

36 36 av 41

37 37 av 41

38 38 av 41

39 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 SAK 6 VALG IHHT Vedtektenes 7 Valgkomiteens forslag til generalforsamlingen 2014 Valgkomiteen dette året har bestått av: Johannes Øyre - Leil. 236/36 Jan Erik Holmen - Leil. 235/36 Runar Abelseth - Leil. 139/40 Avtroppende styre: Styremedlem: Fredrik Larsen Styremedlem: Tor Sørensen Varamedlem: Pål A. Østvold Varamedlem: Natali Bore På valg, ønsker ikke gjenvalg Fratrer grunnet flytting På valg Velges for 1 år Valgkomiteens innstilling til nye styremedlemmer 2014 er: Styret: Styreleder: Anne-Lill Holme Ikke på valg Styremedlem: Bernhard Olsen Ikke på valg Styremedlem: Torunn Pedersen Styremedlem: Pål Østvold På valg. Velges for 2 år På valg. Velges for 1 år (i stedet for Tor Sørensen) Styremedlem: Hege Kristin Kjærvoll Velges for 2 år Kandidater til varamedlemmer: Varamedlem Pamphile Birgirimana Velges for 1 år Varamedlem Natali Bore Velges for 1 år BATE: Varamedlem: Representant BATE Utnevnes av BATE Forslag til vedtak: Styrets forslag til vedtak er at Pål Østvold trer inn for Tor Sørensen for 1 år (siste året i Tor Sørensens valgperiode). Nytt forslag til varamedlem er Pamphile Birgirimana. Utover dette ber styret om at valgkomiteens forslag godkjennes. Valgkomite Johannes Øyre Jan Erik Holmen Runar Abelseth Velges for 1 år Velges for 1 år Velges for 1 år Forslag til vedtak: Styret ber om at valgkomiteens forslag godkjennes Dugnadskomite Jan Erik Holmen Jan Ove Myklebust Velges for 2 år Velges for 2 år Forslag til vedtak: Styret ber om at valgkomiteens forslag godkjennes

40 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41

41 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING av 41 Til Borettslagets ordinære generalforsamling 6. mai 2014 kl Hver andelseier kan kun avgi en stemme på generalforsamlingen. Er du som andelseier forhindret fra å møte, kan du la deg representere ved fullmakt. Det gjøres oppmerksom på at hver andelseier kun kan ha med seg EN fullmakt. Siden fullmektigen også kan være andelseier, kan en andelseier møte på generalforsamling med 2 stemmer. Jeg gir herved min fullmakt til: Navn Leilighet/blokk - som vil representere meg på den ordinære generalforsamlingen den 6. mai 2014 Underskrift fullmaktsgiver Leilighet/blokk Leveres til tellekorps ved ankomst.