ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2013

Transkript

1 INNKALLING OG AGENDA 2013 ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2013 Ordinær generalforsamling avholdes 2. mai kl 18:00 i aktivitetsrommet i 5. etasje, blokk 26 Møt opp og bruk din stemme! Hilsen styret Sandvigå Borettslag på solsiden av Sandnes

2

3 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING Det innkalles til ordinær generalforsamling i borettslaget: Sted: Sandvikbakken 26, aktivitetsrommet i 5. etasje, blokk 26 Tidspunkt: 2. mai 2013, kl 18:00 Til behandling foreligger: Sak 1: Konstituering i henhold til Brl. 7.9 a) Valg av møteleder b) Valg av sekretær/protokollfører c) Valg av to fremmøtte andelseiere til å medundertegne protokollen d) Spørsmål om generalforsamlingen er lovlig innkalt Sak 2: Årsberetning Styrets beretning om driftsåret 2012 Sak 3: Årsregnskap for 2012 Borettslagets økonomiske status Revisors rapport Sak 4: Sak 5: Sak 6: Valg ihht vedtektene Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til styret og tillitsvalgte Forslag til generalforsamlingen 6.1 Innkomne forslag fra styret Ingen forslag fra styret 6.2 Innkomne forslag fra andelseiere Søknad om innsetting av vindu, leilighet 035/ Søknad om utvidelse av kjøkken, leilighet 239/ Saker til behandling ifb med SFA og svømmehall, leilighet 401/40

4

5 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING SAK 2 STYRETS BERETNING OM DRIFTSÅRET 2012 Orientering fra styret for driftsåret 2012 Hva har styret arbeidet med For å gi et bilde av hva styret har arbeidet med, kan det nevnes at styret eller deler av styret har deltatt i følgende møter og forhandlinger: Åpent kontor hver tirsdag samt styremøte første tirsdag i hver måned Arbeidsmøter i forbindelse med saker som styret har behandlet Informasjonsmøter med SBBL Tilstandsrapportering for bygningsmassen i blokk 26, 36 og 40 Deltakelse ved generalforsamling i SBBL Møter med og i sameiet Sandvika Fellesanlegg Bygge- og prosjektmøter ifb med rehabiliteringen Dette styret har hatt 19 styremøter og behandlet 127 saker. I tillegg har styrets prosjektgruppe deltatt på 24 bygge- og prosjektmøter i løpet av Prosjektgruppen består av Fredrik Larsen, Geir Helland og Anne-Lill Holme. Leilighetsomsetning Det har vært omsatt 13 leiligheter i Sandvigå Borettslag i løpet av 2012, fire leiligheter har blitt overdratt innen familien. Andelseiere Det er i dag 126 personlige og 1 juridisk andelshavere i borettslaget. Driftsleder Driftsleder har i 2012 vært involvert i rehabiliteringsprosjektet i tillegg til de daglige oppgaver som skal uføres: For hver blokk: Heis: Ute: Bygningmasse: Sjekke alle lys og lysrør i hver etasje Sjekke alle nødlys i hver etasje Sjekk av ganger, rømningsveier og dører Sjekke og tømme søppelspann hver etasje Sjekk av inngangsparti inne og i heis Kontroll av renholdet når dette er foretatt Riste gulvmatte i heis Sjekk av Takrenner og nedløp inngangsparti ute Sjekk av lys i heis Tømme utvendig Kummer må sjekkes søppelspann og åpnes hvis tette Generelt renhold i Feie parkeringshaller Sjekke at kameraer heis og portsystem virker Feie andre områder som påvirker Sandvigås utemiljø Bed og grøntområder (om sommeren) Sjekk om bossanlegg er OK Sjekke utvendig lys Sjekke kledning

6 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING Dugnad Vedlikehold - Påkostninger Dugnad Det ble gjennomført 4 dugnader i Dette er noe alle kan være med og vi håper at flere blir med. Det har dessverre vært lite oppmøte i 2012, vi håper 2013 blir bedre. Vedlikehold og påkostninger: Det er ikke foretatt større vedlikehold eller påkostninger i løpet av Dette fordi rehabiliteringsprosjektet nå er i sin avsluttende fase, og det har ikke vært behov utover det arbeidet som har blitt utført ifb med rehabiliteringen. Rehabiliteringsprosjektet Prosjektet har nå pågått i mer enn to år. Blokk 40 og 26 er ferdigstilt med unntak noen mindre mangler ifb med ferdigbefaring. Blokk 36 er nesten ferdigstilt. Hele rehabiliteringen ferdigstilles juli Rehabiliteringen har, som styret tidligere har rapportert, avdekket en del svakheter i bygningsmassen, noe som viser at Generalforsamlingen fattet korrekte vedtak om å rehabilitere borettslaget med tilhørende låneopptak. Felles kjøp av strøm Strømprisen har det siste året variert mye, imidlertid ser det ut til at vi fremdeles har en god avtale med Lyse og styret ønsker å beholde denne avtalen. Felles avtale for TV og internett løsninger Borettslaget har i mange år benyttet seg av Lyse sin AltiBox-løsning. Dette har vært en grei og fungerende løsning. Imidlertid har styret notert seg at det har kommet andre tilbydere inn på markedet som kan tilby konkurransedyktige produkter og priser. Styret vil derfor i 2013 ta opp dagens avtale med Lyse til vurdering. Styrets planer fremover Ny strategiplan utarbeides når rehabiliteringen er fullført. Regnskap og økonomi Sandnes Boligbyggelag er fremdeles forretningsfører for borettslaget. Siste del av økningen av felleskostnadene grunnet rehabiliteringslån ble aktivert januar Styret forventer ikke overskridelser ift til siste låneopptak som ble godkjent i ekstraordinær generalforsamling 15. oktober Regnskap vedlegges generalforsamlingsdokumentene. Parkering Det har i året som har gått vært problemer med parkering i borettslaget. Styret har derfor satt i gang en prosess for å få til en avtale med et selskap som vil: Merke og skilte alle parkeringsplasser korrekt Håndheve parkeringsforbud og feilparkering Håndtere borttauing av hensatte og feilparkerte biler Avtalen vil sannsynligvis tre i kraft fra sommeren 2013.

7 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING Sandvika Fellesanlegg SFA er et felleseie med alle borettslagene i Sandvika, der hvert borettslag eier en andel. SFA består i dag av 285 leiligheter og Sandvigå Borettslag representerer 139 leiligheter innenfor sin andel. Regnskap og årsmelding til SFA er vedlagt. Annet Meldinger til styret kan nå gjøres via: vår hjemmeside på internett: til styret via e-post: sandvigaa.borettslag@lyse.net eller til driftsleder via e-post: driftsleder.sandvigaa@lyse.net

8 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING SAK 3 ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Se de neste sider for regnskapet

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING SAK 4 VALG IHHT Vedtektenes 7 Valgkomiteens forslag til generalforsamlingen 2012 Valgkomiteen dette året har bestått av: Johannes Øyre - Leil. 236/36 Jan Erik Holme - Leil. 235/36 Runar Abelseth - Leil. 139/40 Avtroppende styre: Styreleder: Anne-Lill Holme På valg Styremedlem: Geir Helland På valg Styremedlem: Bernhard Olsen På valg Styremedlem: Bjørn Henriksen Ikke valg, fratrer grunnet flytting Styremedlem: Fredrik Larsen Ikke på valg Varamedlem: Torunn Pedersen På valg, for 1 år Varamedlem: Kjell Inge Gramstad På valg, for 1 år Varamedlem: Representant SBBL Utnevnes av SBBL Valgkomiteens innstilling til nye styremedlemmer 2013 er: Styret: Styreleder: Anne-Lill Holme (411/40) Velges for 2 år Styremedlem: Geir Helland (110/26) Velges for 2 år Styremedlem: Bernhard Olsen (404/36) Velges for 2 år Styremedlem: Kjell I. Gramstad (409/40) Velges for 1 år i stedet for Bjørn Henriksen Kandidater til varamedlemmer: Varamedlem: Torunn Pedersen (423/40) Velges for 1 år Varamedlem: Pål Østvold (205/36) Velges for 1 år SBBL: Varamedlem: Representant SBBL Valgkomite Johannes Øyre Jan Erik Holmen Runar Abelset Utnevnes av SBBL Velges for 1 år Velges for 1 år Velges for 1 år Dugnadskomite Velges ikke Styret overtar denne rollen for 2013

31 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING SAK 5 GODTGJØRELSE TIL STYRET Valgkomiteens innstilling er som følger: Styrets godtgjørelse for 2012 Styreleder kr Nestleder kr Sekretær kr Styremedlem kr I tillegg møtehonorar (alle) pr møte kr 700 (styre-, bygge- og prosjektmøter) Møte som overstiger 3 timer på kveldstid kr Valgkomiteen Valgkomiteen, tre personer kr per person Godtgjørelse til andre tillitsvalgte utbetales for driftsåret Dugnadsansvarlige Utbetales ikke i år

32 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING SAK 6 INNKOMNE FORSLAG TIL GENERALFORSAMLINGEN 6.1 Innkomne forslag styret Ingen innkomne forslag fra styret 6.2 Innkomne forslag andelseier Søknad om innsetting av vindu, leilighet 035/26, styresaksnr 27/13 Inger og dag Hølland, 035/36 søker om å sette inn vindu i fasade vest. Se vedlegg for mer informasjon. Forslag til vedtak: Styret har behandlet saken og anbefaler godkjenning forutsatt at Sandnes kommune godkjenner fasadeendringen. Saken foreslås godkjent av generalforsamlingen Søknad om utvidelse av kjøkken, leilighet 239/36, styresaksnr 28/13 Morten Nielsen, 239/36 søker om å bygge ut kjøkken mot vest. Se vedlegg for mer informasjon Forslag til vedtak: Styret har behandlet saken og anbefaler godkjenning forutsatt at Sandnes kommune godkjenner fasadeendring ift utbyggingen. Saken foreslås godkjent av generalforsamlingen Saker til behandling ifb med SFA og svømmehall, leilighet 401/40 Styret henviser til innkommet sak til styret, saksnr 29/13, ang. organisering av SFA og borettslagets representant i SFA sitt styre. Styret har innhentet vurdering fra jurist for å sikre korrekt behandling av denne saken. I innkommet sak stilles det spørsmål ved hvordan SFA fungerer. SBBLs jurist kom med følgende innledende bemerkning: Vedtektsendringer i et borettslag reguleres av borettslagsloven og vil således aldri i seg selv kunne stride mot sameieloven, og sameieloven kan ikke stenge for at forslagene vedtas. Likevel er det slik at innholdet i noen av forslagene kan stride mot sameieloven, og på denne måten ikke være gjennomførbare/ha rettskraft selv om de vedtas. Det bemerkes også at det er borettslaget som rettssubjekt som er sameier i SFA, og ikke den enkelte andelseier i Sandvigå borettslag.

33 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING Representant fra borettslaget skal velges av årsmøtet blant andelshaverne. Representanten skal stå til rette og redegjøre for aktivitet og økonomi i SFA for styret og generalforsamlingen a. Forslag: Årets representant redegjør i henhold til det overstående Forslag til vedtak: Det er opp til borettslaget hvem de ønsker skal representere laget i SFA, og hvordan denne velges. Det er imidlertid mest hensiktsmessig at representanten i SFA er ett av styremedlemmene, da en andelseier utenfor styret ville måtte møte på styremøter kun for å redegjøre for aktivitet i SFA, for så å forlate styremøtet. a) Dersom lagets representant skal redegjøre ihht overstående må det presiseres nærmere hva som skal redegjøres for. Dette krever en vedtektsendring. Vedtak: Styret ønsker ingen endring på valg av representant til SFA. a) Ønsket endring av vedtekter meldes inn til neste GF. 2. Valgt representant skal kreve en formell innkalling til styremøter i SFA i god tid før møtet skal avholdes. Denne innkallingen med agenda skal fremlegges på borettslagets styrerom for gjennomsyn av andelseiere. Forslag til vedtak: Sameieloven stiller ingen krav til form eller frister for å sende ut innkalling til styremøter. Da sameieloven i all hovedsak er fravikelig, åpnes det for at sameiet kan vedtektsfeste at innkalling alltid skal sendes ut med en gitt frist. Det vil ikke ha noen virkning å vedtektsfeste dette forslaget i borettslagets vedtekter, dersom det samme ikke er vedtektsfestet i SFAs vedtekter også. Formell innkalling sendes av SFA i god tid før hvert møte. Møtekalender etableres på første konstituerende møte i SFA. Den personen som er oppnevnt av borettslaget til å ivareta borettslagets interesser i SFA, bør ha tillit fra andelseierne til å ivareta borettslagets interesser på best mulig måte. Styret ber om forslag 2 avvises. 3. Andelshavere skal ha rett til å komme med innsigelser til styret for Sandvigå borettslag vedrørende drift av SFA Forslag til vedtak: Å vedtektsfeste dette i borettslagets vedtekter vil i praksis ikke ha noen virkning. Ingen som er valgt til å representere borettslaget i SFA vil være

34 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING pliktig til å underkaste seg instruks fra andre. Dette er et grunnleggende prinsipp som både borettslagsloven og sameieloven bygger på. Man kan i visse tilfeller tvert imot være pliktig til å ikke etterkomme slike innsigelser, dersom man vurderer dette som det beste for laget. Styret ber om at forslag 3 avvises. 4. Borettslagets representant skal arbeide for at leiepriser på idrettsanleggene skal avstemmes slik at leietakere (skoler, årskort ol.) skal betale en like høy andel som for andelshaver Forslag til vedtak: I all hovedsak som kommentar til forslag 3. Selv om man vedtektsfester en instruks, vil representanten ikke være pliktig til å underkaste seg denne. Markedspris ligger til grunn for utleiepriser i SFA. Ved foreslått økning av pris, meldte Sandnes Kommune at de da ikke lenger ville kunne leie svømmehallen for de skoler/lag som bruker denne. Borettslagets representant vil kontinuerlig arbeide for at priser ved utleie og bruk av fasilitetene for ikke-boende brukere skal holdes høyest mulig. 5. Representant for borettslaget skal arbeide for at andelshavere skal ha fri benyttelse av anleggene når det passer for den enkelte, og at bruken foregår på eget ansvar. Kun stengning på grunn av tekniske og sikkerhetsmessige årsaker skal aksepteres. Forslag til vedtak: I all hovedsak som kommentar til forslag 3. Selv om man vedtektsfester en instruks, vil representanten ikke være pliktig til å underkaste seg denne. Den personen som er oppnevnt av borettslaget til å ivareta borettslagets interesser i SFA, bør ha tillit fra andelseierne til å ivareta borettslagets interesser på best mulig måte. Styret ber om at forslag 5 avvises. 6. Representanten forpliktes til å kreve på vegne av andelshaverne i Sandvigå borettslag at alle andelshavere i Sandvika har rett til å møte på generalforsamlingen i SFA med stemme og forslagsrett. Samt at generalforsamlingen innkalles til på foreskreven måte på lik linje som for de enkelte borettslag. Forslag til vedtak: Det er ikke den enkelte andelseier i Sandvigå borettslag, men Sandvigå borettslag som rettssubjekt som er sameier i fellesanlegget. Det er riktig organisering at styret i borettslaget skal ha møte, stemme og forslagsrett, og ikke den enkelte andelseier. Dette fremgår klart av SFAs vedtekter, og er i tråd med sameieloven. Det foreligger ingen juridisk grunnlag for å gi de

35 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING enkelte andelseiere møte, stemme og forslagsrett, da de ikke juridisk sett er sameiere i SFA. Det er heller ikke åpnet for bruk av fullmakter ved årsmøte i SFA, i SFAs vedtekter. Dette betyr at styret i borettslaget heller ikke kan la andelseiere representere borettslaget via fullmakter på generalforsamling i SFA. Styret ber som at forslag 6 avvises.

36

37

38

39

40

41

42

43 SANDVIGÅ BORETTSLAG ORDINÆR GENERALFORSAMLING Til Borettslagets ordinære generalforsamling 2. mai 2013 kl Hver andelseier kan kun avgi en stemme på generalforsamlingen. Er du som andelseier forhindret fra å møte, kan du la deg representere ved fullmakt. Det gjøres oppmerksom på at hver andelseier kun kan ha med seg EN fullmakt. Siden fullmektigen også kan være andelseier, kan en andelseier møte på generalforsamling med 2 stemmer. Jeg gir herved min fullmakt til: Navn Leilighet/blokk - som vil representere meg på den ordinære generalforsamlingen den 2. mai 2013 Underskrift fullmaktsgiver Leilighet/blokk Fullmakten gjelder ikke på følgende saker: Sak nr. Sak nr. Sak nr. Sak nr. Sak nr. Sak nr. Sak nr. Leveres til tellekorps ved ankomst.

44