Konkurransegrunnlag. 14. november. Konkurransegrunnlag Avfallsbasert brensel

Transkript

1 1 Konkurransegrunnlag 14. november 2014 IR IKS skal inngå kontrakt for Transport og behandling av avfallsbasert brensel som skal gjelde i ett (1) år fra kontraktsinngåelse. For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere år på uendrede vilkår. Konkurransegrunnlag Avfallsbasert brensel

2 2 1 INNHOLD 1. Bakgrunn Mål Generelt om anskaffelsesprosedyren oppdraget Opsjon Administrative vilkår og bestemmelser Kontraktsperiode Innlevering av tilbud Dokumentasjon Spørsmål under anbudet Offentlighet Språk Tidsplan Tidsfrister Oppdatering av konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Oppdragsgivers behandling av tilbudet Registrering av innkomne tilbud Tilbudsåpning Fremgangsmåten ved avvisning Avlysning av konkurransen Anskaffelsesprotokoll Konkurransegrunnlaget Supplering av konkurransegrunnlaget Avvik fra konkurransegrunnlaget Forbehold Vedståelsesfrist

3 3 4.5 Betaling Tildelingsskriterier Metode for utvelging Tildelingsbeslutninger Organisasjonen Kvalifikasjonskrav Krav Krav om dokumentasjon øvrig dokumentasjon Vedlegg VEdlegg 1) - Kravspesifikasjon Oppdrag, mengder og hentesteder Omfang av Arbeidet Miljøkrav Generelle vilkår henting og transport Generelle krav ved behandling Rapportering Vedlegg 2 Generelle kontraktsvilkår Kontraktsdokument Overføring av kontraktplikter Eiendomsrett og ansvaret for kontraktsavfallet Samarbeid, partene sine representanter, varsel Kvalitet og miljøsikring Personell og kompetanse Bruk av underleverandører Lønns- og arbeidsvilkår Utstyr og kjøretøy Endringer, priser og prisregulering Manglende henting

4 Dagmulkt og erstatning Heving av avtalen Betaling og fakturering Sikkerhet / Garanti Forsikringer Tvister Kontroll Kontrakstid og oppsigelse Vedlegg 4) Utkast til Avtaledokument Vedlegg 5 Standard Bankgaranti

5 5 1. BAKGRUNN IR IKS skal inngå kontrakt for Transport og behandling av avfallsbasert brensel som skal gjelde i ett (1) år fra kontraktsinngåelse. For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere år på uendrede vilkår. 1.1 MÅL Avtalen skal sikre at oppdragsgiver til enhver tid foretar det mest rasjonelle, økonomiske og samfunnsansvarlige kjøp for sine virksomheter. 1.2 GENERELT OM ANSKAFFELSESPROSEDYREN Anskaffelsen gjennomføres som en åpen konkurranse, jfr Forskrift om offentlige anskaffelser Del III. Det er opprettet en innkjøpskomite som administrerer hele innkjøpet; bestående av Preben Godø (ansvarlig innkjøper), Bjørn Heggelund (driftssjef) og Mette Rostad (nestleder i styret i IR IKS). 1.3 OPPDRAGET Konkurransen gjelder henting og behandling av brennbart restavfall fra Husholdning. Leverandøren henter restavfallet fra oppdragsgivers sitt omlastingsanlegg. Maks fraksjonsstørrelse 800 millimeter. 1.4 OPSJON For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere år på uendrede vilkår. 5

6 6 2 ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER 2.1 KONTRAKTSPERIODE Kontraktsperioden løper fra Øvrige kontraktsvilkår kan sees i Vedlegg INNLEVERING AV TILBUD Alle tilbud skal være i IR IKS sin besittelse senest Kl Adresse: Russerveien Verdal Alle dokumenter skal sendes/leveres i to eksemplarer i forseglet, nøytral konvolutt merket: Anbud Avfallsbasert brensel IR IKS Tilbud som sendes via fax eller epost godtas ikke. Legg ved kopi av tilbudet i elektronisk form. Tilbud som leveres for sent blir avvist. 2.3 DOKUMENTASJON Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm, med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev 1 Dokumentasjon iht. Kvalifikasjonskravene, samt pkt Fullstendig utfylt prisskjema SPØRSMÅL UNDER ANBUDET Spørsmål om anbudet som er av allmenn eller prinsipiell karakter kan stilles til IR IKS via e-post til Preben Godø : prgo@ir.nt.no. Merk e-posten Avfallsbasert brensel. Spørsmål og svar kommer til å bli presentert til samtlige inviterte leverandører, uten å angi hvilken anbudsgiver som har stilt spørsmålet. Siste dag for spørsmål er 12. desember 2014 kl OFFENTLIGHET Alle deler av anskaffelsen, også tilbudene, vil kunne bli offentliggjort overfor enhver som måtte ha interesse i anskaffelsen. Dersom dokumentene inneholder forretnings- eller bedriftshemmeligheter, plikter Leverandøren å merke de deler av dokumenter som ikke skal offentliggjøres. Merkingen skal skje på en tydelig måte. 2.6 SPRÅK

7 7 Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Under selve leveransen, skal all dokumentasjon som omfatter opplæringsmateriell være på norsk. 2.7 TIDSPLAN Det tas sikte på at kontrakt skal gjelde fra TIDSFRISTER Se nedenstående tabell. Fremdriftsplanen kan bli endret fra Oppdragsgivers side. Milepæl Tilbud og vurdering Kunngjøring av konkurranse Innleveringsfrist for tilbud Kl Utvelgelse Avklaringer / Forståelse av tilbudet Tildeling Avklaringer Klagefrist Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. Kostnader til reise i forbindelse med tilbud/forhandlingsprosessen vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. Endringer som for øvrig kan ha betydning for kontrakten, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomheten og lignende, skal meddeles Oppdragsgiver snarest. Kontraktspartnerne kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser uten godkjennelse av Oppdragsgiver. 2.9 OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli sendt via e-post til hver Leverandør AKSEPT AV VILKÅR Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og konkurransegrunnlag er akseptert. 3 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 7

8 8 3.1 REGISTRERING AV INNKOMNE TILBUD Innkomne tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal Oppdragsgiver skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. 3.2 TILBUDSÅPNING Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Leverandørene har ikke anledning til å være til stede selv eller ved representant. 3.3 FREMGANGSMÅTEN VED AVVISNING Oppdragsgiver skal snarest mulig ta stilling til spørsmålet om avvisning. Leverandør som blir avvist skal straks underrettes skriftlig. 3.4 AVLYSNING AV KONKURRANSEN Forutsatt at det foreligger saklig grunn, kan Oppdragsgiver avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Ved avlysning etter denne bestemmelse skal Oppdragsgiver straks skriftlig varsle alle Leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget og innen rimelig tid begrunne hvorfor konkurransen avlyses jfr ANSKAFFELSESPROTOKOLL Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. 8

9 9 4 KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 SUPPLERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å supplere og foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra en av Leverandørene vil bli meddelt alle. 4.2 AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med Leverandør. Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i punkt 4.1 kommer så sent at det er vanskelig for Leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige Leverandører skal snarest varsles om forlengelsen. 4.3 FORBEHOLD Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i eget vedlegg. Dersom Oppdragsgiver ikke tar hensyn til forbeholdene, må leverandøren beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. 4.4 VEDSTÅELSESFRIST Leverandøren er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud seks måneder regnet fra innleveringsfristen. 4.5 BETALING Betalingsbetingelser er netto pr. 30 dager etter mottak av korrekt faktura. For øvrige tjenester skal fakturering skje månedlig, etterskuddsvis og basert på dokumentert og utført arbeid og være selskapet i hende før 5. i hver måned. Fakturering kan utsettes dersom leveransen har vært ubetydelig. Faktura skal ha følgende vedlegg: - Liste over hva som er utført og når, signert av leverandørens ansvarlige representant til oppdragsgiver. - Grunnlag for fakturering er innveid mengde på mottak hos tilbyder. - Sporbare oppdrag og elektronisk 9

10 10 5 TILDELINGSSKRITERIER Innherred Renovasjon vil velge det tilbud som etter en helhetsvurdering er det økonomisk mest fordelaktige. Følgende kriterie vil bli lagt til grunn i vurderingen. Totalkostnader for oppdragsgiver i kontraktsperioden. Tildelingskriteriet: Totalkostnader for oppdragsgiver i kontraktsperioden. I tillegg til vektet tilbudssum vil det kunne bli vektlagt eventuelle andre økonomiske konsekvenser som kan oppstå for oppdragsgiver som en følge av gjennomføring av oppdraget. Vekting 100 % 5.1 METODE FOR UTVELGING Standard for IR IKS. Ved evaluering av tilbudene blir samlet totalkostnad lagt til grunn. Det er bare tilbud som tilfredsstiller kvalifikasjonskriteriene, og som har en gjennomføringsplan i tråd med kravspesifikasjons og kontrakten for øvrig som vil bli vurdert. Av disse vil tilbudet med lavest totalkostnad bli tildelt kontrakten. Alle anbud vil bli sammenlignet med hverandre, og deretter gradert etter tildelingskriteriene. Verdiene for hvert tildelingskriterium vil så bli lagt sammen. Evalueringen kommer til å foregå på følgende måte: 1. For at verdiene skal kunne sammenlignes og vektes mot hverandre, opererer hvert evalueringskriterium med et intervall fra 1 til 10. Oppdragsgiver kan benytte hele skalaen i sin vurdering. 2. Høyeste og beste skåre innenfor et kriterium er Verdien fra det enkelte kriterium multipliseres med kriteriets vekting, og utgjør evalueringskriteriets totalsum. 4. Til slutt legges de vektede evalueringskriteriene sammen. 5. Hvis flere tilbud havner på samme poengsum, vil det tilbudet som har lavest pris få tilbudet. Har tilbudet samme poeng på dette kriteriet, forsetter sammenligningen etter kriteriets vekting. Et vektintervall på 10 % kan altså bli utslagsgivende for tildelingen. 10

11 TILDELINGSBESLUTNINGER Tildelingsvedtaket vil bli kommunisert skriftlig til samtlige tilbydere så snart som mulig etter at anbudet ansees som lukket. Avtalen undertegnes tidligst ti dager etter at tildelingsbeslutningen offentliggjøres. 11

12 12 6 ORGANISASJONEN Innherred Renovasjon IKS driver innsamling av avfall 9 kommuner i Trøndelag. Virksomheten omfatter husholdnings-, nærings-, og hytterenovasjon spredt over store områder fylket. Når vi omtaler Innherred Renovasjon som konsern (IKS), så menes den samlede virksomheten i morselskapet og heleide datterselskap. Innherred Renovasjon IKS er morselskapet i konsernet og forvalter eierkommunenes ansvar vedrørende husholdningsrenovasjon og forbrukeravfall. I dette ligger et ansvar for å gi innbyggerne i kommunene en best mulig renovasjonsløsning. Selskapet kjøper i hovedsak de tjenester som er nødvendig. Dette innebærer også gjennomføring av avtaler knyttet til disse tjenestene. Innherred Renovasjon sørger i tillegg for innkreving av renovasjonsgebyr fra abonnentene. Hovedkontoret ligger på Ørin i Verdal. Retura IR AS er et heleid datterselskap. En stor del av Retura IR AS sin virksomhet er salg av avfallstjenester til næringslivet, der selskapet er markedsleder på Innherred. Retura IR AS har sitt hovedkontor på Mule i Levanger. IR IKS kan kort oppsummeres med følgende tall: Total antall systembrukere: Årlig omsetning: 158 mill kr. Årlig behandlet avfall: tonn Mottatte leverandørfakturaer: ca Sendte kundefakturaer: ca Antall inn/ut veiinger: ca

13 13 7 KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med å stille krav til tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskravene kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. 7.1 KRAV Tilbyderen må tilfredsstille krav til registering gitt av offentlig styresmakt Tilbyderen må være à jour med innbetaling av skatter og avgifter Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling må være slik at kontrakten kan oppfylles i hele avtaleperioden (god soliditet og likviditet). Kvalitetssikringssystem Sorteringsanlegg/mottaksanlegg må ha sentral godkjenning. Grunnleggende kompetanse og referanser. 7.2 KRAV OM DOKUMENTASJON Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift og for skatt. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Årsregnskap HMS-egenerklæring (Se vedlegg) Dokumentert kvalitetssikringssystem innenfor Miljø og/eller kvalitet. Godkjenning av sorteringsanlegg / mottaksanlegg fra Fylkesmann eller tilsvarende. Relevante referanser siste 3 år, Type og omfang. Opplysninger om eventuell bruk av underleverandører. Der leverandøren støtter seg på kapasitet eller kompetansen av underleverandører må det vedlegges en forpliktelseserklæring. 7.3 ØVRIG DOKUMENTASJON Dokumentasjon på miljøkrav i henhold til pkt 9.3.

14 14 8 VEDLEGG Vedlegg 1) Kravspesifikasjon Vedlegg 2) Kontraktsvilkår Vedlegg 3) Grunnlagsdata og Prisskjema Vedlegg 4) Avtaledokument Vedlegg 5) Standard Bankgaranti

15 15 9 VEDLEGG 1) - KRAVSPESIFIKASJON Alle priser skal være eksklusive merverdiavgift. I tilbudet skal alle kostnader forbundet med arbeidet, inklusive alle avgifter, veg-, bom og fergeavgifter, forsikringer og garantikostnader være inkludert. 9.1 OPPDRAG, MENGDER OG HENTESTEDER Selskap Restavfall tonn/år Hentested IR IKS 7000 Mule, Levanger Tilbyder/transportør må påregne at det kan og vil oppstå endringer i perioden. Når oppdragstaker overtar avfallet må det foreligge en godkjenning av sluttbehandler. Prisene er forpliktene i kontraktens første år. Årlige forhandlinger basert på avgifter eller lignende som er utenfor partenes kontroll vil legge føringer for prissetting påfølgende år. Pris og løsning er basert på dagens lover og forskrifter og praktisering av disse. Dersom det innføres endringer i offentlige skatter, avgifter eller lignende som er utenfor partenes kontroll, og som ikke var kjent på avtaletidspunktet, så kan dette danne grunnlag for justering av pris i avtaleperioden og i ytterste fall heving av kontrakt. Eventuell prisnedgang i perioden skal umiddelbart komme oppdragsgiver til gode. 9.2 OMFANG AV ARBEIDET Leverandøren tar på seg ansvaret for at ytelsene er komplette og i samsvar med formålet og spesifikasjonane i kontrakten. Arbeidet vil i så måte omfatte alle aktiviteter som er nødvendige for å oppfylle krav i kontrakten, selv om disse ikke er nevnt spesielt i kontrakten. Det er leverandøren sitt ansvar å gjøre seg kjent med alle forhold relevante for oppdraget, som f.eks. vegstandard, forhold ved hentested, variasjoner i avfallskvalitet osv. 9.3 MILJØKRAV Aller biler over 3,5 tonn som blir benyttet til transport av restavfall fra Oppdragsgiver skal minimum oppfylle krav til utslippsnivå B2 (Euro 5) i 25-11A i forskrift 4. oktober 1994 nr. 918 om tekniske krav og godkjenning av kjøretøy, deler og utstyr (kjøretøyforskriften - FOR nr 918). Ved gjennomføring av kontrakten skal anlegget for energigjenvinning ha en energigjenvinningsgrad (definert som R1. jf. Rammedirektivet for avfall) på minimum 0,65 over kalenderåret. 9.4 GENERELLE VILKÅR HENTING OG TRANSPORT Vektgrunnlag på mottakssted hos oppdragstaker legges til grunn for fakturering. Leverandøren er ansvarlig for at det ikke forekommer overlast.

16 16 Ved avtalt frekvens sender Oppdragsgiver en elektronisk oversikt over hvor mye restavfall som er lagret på Mule slik at oppdragstaker har anledning til å planlegge transporten. Leverandøren skal hente avfallet på virkedager i samsvar med retningslinjer fra Oppdragsgiver (mandag til fredag). Åpningstidene er Mengdene som ligger på lager skal ikke overstige maksgrensen på 150 tonn. Dersom mengdene av avfall på lager er mer enn den definerte grensen kan Oppdragsgiver kreve dagmulkt. Oppdragsgiver skal selv laste opp restavfallet og dette skal skje innenfor åpningstiden til hentestedet. Om ikke annet er avtalt skal leverandørene varsle henting 24 timer i forveien og møte opp og være klar til opplasting minimum 1,5 timer før stengetid. Lastebærerne skal tåle stamping/pakking med hjullaster og lastemaskin. Containeren skal ikke ha tverrstag som hindrer stamping/pakking med hjullaster med en bredde på 3 m. Transportøren skal kun ta med avfall som Oppdragsgiver laster opp. Tilbyder er pliktig til å sikre lasten. Leverandør skal skrive ut, og er ansvarlig for dokument/søknader som er lovpålagt, og ved evt. grensekryssing. 9.5 GENERELLE KRAV VED BEHANDLING Leverandør har rett til å skrifte mottak-/transport- og/eller behandlingsløsning i løpet av kontraktsperioden. Vilkåret for dette er likevel at løsningen ikke skal føre til merarbeid eller ekstrakostnader for oppdragsgiver, og miljøkvaliteten ikke er dårligere enn kravene i pkt RAPPORTERING Oppdragsgiver kan kostnadsfritt be om rapporter, men ikke oftere enn 1 gang per mnd. Leverandøren skal utarbeide en årsrapport som skal leveres oppdragsgiver senest 1. februar hvert år. Første gang 1. februar Rapporten skal inneholde: Anlegg som avfallet er levert til Mengder til hvert anlegg siste år Spesielle hendelser, avvik med forslag til endringer Oversikt over hvordan transporten fordeler seg på ulike Euroklasser Oversikt over anlegg som dokumenterer at R1-kravet er tilfredsstilt jf. Pkt

17 17 10 VEDLEGG 2 GENERELLE KONTRAKTSVILKÅR 10.1 KONTRAKTSDOKUMENT Følgende dokumenter er gjeldende som en del av kontrakten: 1. Avtaledokumentet 2. Møtereferat fra avklaringsmøte-kontraktsmøte 3. Eventuelle skriftlige meldinger fra oppdragsgiver om endringer i konkurransegrunnlaget før innleveringsfrist. 4. Oppdragsgiver sitt konkurransegrunnlag; med følgende dokument i prioritert rekkefølge: a. Kravspesifikasjon b. Prisskjema c. Generelle kontraktsvilkår d. Oppdragsgivers konkurransegrunnlag 5. Tilbudet fra leverandøren. Dokumentene er oppført i prioritert rekkefølge. Yngre vilkår gjelder fremfor eldre, spesielle vilkår fremfor generelle og særskilte vilkår for kontrakten fremfor standardiserte vilkår. Kontrakten skal gjennomføres etter gjeldende norske lover og forskrifter, tekniske vilkår og andre offentlige vedtak som er relevante for oppdraget, og alle nødvendige tillatelser fra styresmaktene OVERFØRING AV KONTRAKTPLIKTER Oppdragsgiver kan overdra sine rettigheter og plikter i kontrakten til en tredjepart dersom det kan dokumenteres at vedkommende har nødvendig økonomisk soliditet til å oppfylle oppdragsgivers plikter i kontrakten. Leverandør kan ikke overdra eller pantsette hele, deler eller spesifikke interesser i kontrakten til en tredjepart uten oppdragsgivers samtykke EIENDOMSRETT OG ANSVARET FOR KONTRAKTSAVFALLET Leverandøren overtar eiendomsretten og ansvaret for all videre håndtering av kontraktsavfallet ved grensesnitt spesifisert i Kravspesifikasjon. Oppdragsgiver har ikke ansvar for eventuelle skader på leverandøren eller underleverandørene sitt utstyr som skyldes avfallets innhold, inkludert eventuelle feilsorteringer som man må kunne forvente. Leverandør overtar alt ansvar for produsert sluttprodukt i samsvar med Lov om produktansvar fra Dette omfatter også nødvendige kontroller av avfallsråvare som inngår i produksjonen og/eller sluttproduktet; det kan med andre ord ikke videreføres et krav til oppdragsgiver ved avvik i avfallet sin kvalitet. Dersom leverandør ved uhell eller andre årsaker tilgriser omgivelser eller gjør skade på utstyr, skal det straks ryddes for egen regning. Det skal videre skrives avviksmelding eller skademelding SAMARBEID, PARTENE SINE REPRESENTANTER, VARSEL

18 18 Partene plikter å samarbeide og vise aktsomhet ved gjennomføring av kontrakten. Oppdragsgiver og leverandør skal til en hver tid holde hverandre skriftlig orientert om egen organisasjon. Begge parter skal opplyse om hvem som har fullmakt til å inngå avtaler på oppdragsgivers og leverandør sine vegne. Skriftlig kommunikasjon skal skje på norsk om ikke annet er avtalt. Leverandøren skal ha en person som er hovedansvarlig for oppfølging. Denne personen skal også være kontaktpersonen mot oppdragsgiver. Leverandøren skal kunne nåes på telefon både i arbeidstiden og på vakttelefon utenom arbeidstid. Leverandøren må alltid ha beredskap slik at feil og mangler ved oppdraget kan ordnes snarest. Leverandøren skal også være tilgjengelig på e-post slik at dokumenter kan sendes elektronisk. Leverandøren sin kontaktperson skal sørge for at alle skriftlige rutiner, beredskapsplaner etc. oppdatert til en hver tid. Alle varsl, krav og andre meldinger som blir gitt etter kontraktens vilkår, skal gis skriftlig til representanten til vedkommende part. Viktige muntlige varsel, krav og meldinger skal alltid dokumenteres skriftlig. Bruk av e- post (men ikke SMS) er i denne sammenheng også regnet som skriftlig. Leverandøren har plikt til å delta på møter som oppdragsgiver kaller inn til uten ekstra kostnader for oppdragsgiver. Leverandør kan selv be om møte dersom det er grunn til det. Alle møter skal holdes hos oppdragsgiver dersom ikke annet er avtalt. Generelt skal forhold som leverandøren mener kvalifiserer til tilleggspris, meddeles oppdragsgiver straks og skriftlig med opplysninger om tid, sted og grunnlag for kravet. Generelt skal forhold som leverandør mener er kvalifisert til fristforlengelse, tilleggspris og lignende dokumenteres med en tilfredsstillende måte. Leverandørens ansatte og eventuelle underleverandører har taushetsplikt om opplysninger som de får tilgang til gjennom utføringen av oppdraget. Taushetsplikten gjelder også for forhold som ikke direkte er relevante for kontrakten KVALITET OG MILJØSIKRING For å sikre at leverandøren til en hver tid overholder krav i lover, forskrifter, utslippstillatelser mm. må det utøves internkontroll i samsvar med de til en hver tid gjeldende regelverk. Leverandøren er forpliktet til å ha et system for sikring av kvalitet og service ved gjennomføring av arbeidet i kontrakten. Dette bør være i samsvar med relevante krav i NS-EN ISO Kvalitetssystemet skal ha prosedyrer som sikrer at: a) Tidsfrister blir overholdt b) Det finnes en beredskapsplan for tiltak ved manglende transport eller permanent eller delvis driftsstans. c) Arbeidet skjer i samsvar med de vilkår som er avtalt d) Leverandørens ansatte får fortløpende opplæring i arbeidsmiljø, service og miljøkunnskap. e) Rutiner for rapportering og kontroll blir fulgt opp f) Rutiner for håndtering av avvik blir fulgt opp Leverandøren skal legge frem dokumentasjon på et tilfredsstillende system for kavitet og internkontroll innen fristen som er gitt i avtaledokumentet PERSONELL OG KOMPETANSE 18

19 19 Leverandøren skal til en hver tid sørge for å ha kvalifisert personell til å utføre arbeidet. Leverandøren skal gi nødvendig opplæring til personell som skal utføre arbeidet samtidig som det skal være kvalifisert reservepersonell i tilfelle sykdom, ferieavvikling etc BRUK AV UNDERLEVERANDØRER Leverandør har rett til å la deler av sine plikter i kontrakt utført av underleverandører. Leverandørens ansvar ovenfor oppdragsgiver endres ikke ved bruk av underleverandører. Før det blir inngått kontrakt med underleverandør skal det meldes til oppdragsgiver om hvilke deler av kontrakten underleverandøren skal knyttes til. Oppdragsgiver kan kreve innsyn i avtale mellom leverandør og underleverandør. Oppdragsgiver kan ved saklig grunn nekte å godta leverandøren sin avtale med underleverandør LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandøren skal som minimum oppfylle allmenne tariffer for sine ansatte. Leverandøren har ansvar for at også egne underleverandører oppfyller dette kravet. Dersom oppdragsgiver krever dette, skal leverandøren dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som er knyttet til kontrakten. Oppdragsgiver kan overlate denne kontrollen til en tredjepart. Ved forespørsel skal leverandøren dokumentere at utført arbeid i løpet av siste periode er i samsvar med disse vilkårene. Dersom det viser seg at lønns- og arbeidsvilkårene ikke oppfyller vilkårene i kontrakten, kan oppdragsgiver holde tilbake et beløp tilsvarende dagmulkten frem til forholdet er korrigert. Oppdragsgiver skal ikke bli skadelidende for et eventuelt brudd på regelverket om lønns- og arbeidsvilkår hos Leverandøren UTSTYR OG KJØRETØY Leverandøren skal holde nødvendig utstyr for gjennomføring av oppdraget. Utstyret skal være tilpasset avfallet som skal transporteres og behandles. Materiellet skal være i god teknisk stand og må tilfredsstille krav fra veiog trafikkmyndighetene. Leverandøren skal ha reservemateriell, slik at arbeidet til en hver tid kan utføres i samsvar med kontrakten. Leverandøren er selv ansvarlig for skade på eget materiell med mindre særskilte forhold skulle tilsi noe annet. Skader på utstyr eller konstruksjoner eid av oppdragsgiver eller en tredjepart som skyldes uforsiktig håndtering fra Leverandøren sin side, skal dekkes av leverandør ENDRINGER, PRISER OG PRISREGULERING Oppdragsgiver har rett til å kreve endringer i utførelsen av oppdraget. Endringene må stå i sammenheng med det arbeidet som er omfattet av kontrakten. Leverandøren plikter til å utføre endringene selv om partene er uenige om vederlaget for endringene. Dersom enhetsprisene i kontrakten er relevante skal disse benyttes ved justering av vederlaget. Om ikke annet er spesifisert gir ikke endring i årlig tonnasje kontraktavfall rett til endring av enhetsprisene. 19

20 20 Enhetsprisene for henting og transport blir indeksregulert en gang per år (januar), med utgangspunkt i indeks for desember året før. Første regulering skjer Enhetsprisene skal justeres i samsvar med SSB totalt kostnadsindeks for lastebiltransport, «langtransport 3-akselet bil m/henger» konsumpris, totalindeks. De indeksregulerte enhetsprisene skal gjelde uendret i ett år. Alle utgifter til bompenger, etc. er inkludert i enhetsprisene for kontrakten. Enhetsprisen for behandling skal holdes fast, uten regulering. Unntaket er ved følgende vilkår: - Endringer som skyldes endring i lov/forskrift i landet der aktiviteten skjer, og når leverandøren kan dokumentere at det ikke eksiterer rimeligere behandlingsanlegg i et annet land. Dersom partene ikke blir enige om endringer på grunnlag av de to vilkårene ovenfor, har oppdragsgiver rett til å avslutte kontrakten. Endringer i valutakurser, markedsmessige endringer i energipriser, endringer i omfanget av bompenger, variasjoner i mengde, kvalitet, brennverdi el.l. i avfallet gir ikke grunnlag for prisendring. Det blir likevel gjort unntak for valutaendringer fra tilbudsfrist til tidspunkt for signering av kontrakt. Midlertidige eller permanent omlegging av vei i kontraktsperioden skal gi grunnlag for prisendring dersom dette kommer Oppdragsgiver til gode MANGLENDE HENTING Oppdragstaker er ansvarlig for at avfallet blir hentet på avtalt lokalitet og i samsvar med gjennomføringsplan og prosedyrer som er godkjente av oppdragsgiver. Avfallet skal hentes etter plan godkjent av oppdragsgiver. Dersom avfallet ikke blir hentet til avtalt tidspunkt, uansett årsak, plikter oppdragsgiver straks å iverksette tiltak for alternativ løsning slik at avfallet blir hentet. Videre skal oppdragsgiver varsles med melding om årsak til avvik, og om hvilke tiltak som er iverksatt. Dersom leverandør på grunn av streik/lockout eller force majeure ikke får utført kontraktarbeidet, har oppdragsgiver mulighet til å utføre kontraktarbeidet i egenregi eller ved hjelp av andre. Det samme gjelder dersom mengden avfall på lager hos oppdragsgiver overstiger maksimalgrensen, og at leverandøren ikke kan vise til tilfredsstillende planer for å rydde opp i dette DAGMULKT OG ERSTATNING Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt dersom: a) Oppstart av oppdraget ikke skjer i samsvar med kontraktfestet dato for oppstart. b) Henting er vesentlig forsinket, og der leverandør ikke har rett til fristforlening, eller dersom mengden på lager hos oppdragsgiver overstiger maksgrensen. c) Kvalitetsplan eller annen dokumentasjon ikke legges frem til avtalt tidspunkt i kontrakt. d) Brudd på lønns- og arbeidsvilkår. e) Overskridelse av avtale tidsfrister for lukking av kontraktavvik med økonomisk konsekvens for oppdragsgiver, eller andre forhold som har vesentlig påvirkning på tjenestenivået i kontrakten. Dette kan f.eks. gjelde innblanding av annet materiale i kontraktsavfallet, eller manglende oppfylling av avtalt miljøkvalitet. Dagmulkta utgjør følgende for de overstående tilfellene: a) 2,0 promille pr. kalenderdag av årlig kontraktssum, inkl. mva. minimum per dag. 20

21 21 b) NOK pr. dag. c) og e) NOK pr. dag d) 1,0 promille pr. kalenderdag av årlig kontraktsum, inkl. mva. Minimum 6000 pr. dag. Samlet årlig dagmulkt skal ikke utgjøre mer enn 10 % av årlig kontraktsum. Ved brudd på vilkåret om maksimal mengde på lager, trer dagmulkta i kraft automatisk. Ved brudd på øvrige vilkår skal oppdragsgiver straks varsle leverandøren dersom han ønsker å kreve dagmulkt. Mulkten gjelder fra tidspunktet som oppdragsgiver krever, men tidligst fra det tidspunkt leverandøren får varselet. Dersom leverandøren ikke har utbedret forholdene som er grunnlag for mulkten innen 14 kalenderdager etter varselet er sendt, kan oppdragsgiver heve kontrakten HEVING AV AVTALEN Den ene part har rett til å heve kontrakten dersom den andre parten i vesentlig grad misligholder pliktene, og ikke retter og forholdet innen den frist som er fastsatt etter skriftlig varsel. Vesentlig mislighold er f.eks. når den ene part gjentatte ganger ikke betaler krav til rett tid som ikke er konfliktsbelagte. Vesentlig mislighold fra leverandøren kan være: a) Forsinket oppstart med mer enn 3 dager sammenlignet med oppstartdato i kontrakt. b) Overskridelse av tidsfrister, etter at leverandøren er blitt varslet om dette, samt at mengder på lager ved flere tilfeller overskrider maksgrensen. c) Manglende eller svært mangelfull rapportering. d) Manglende garantier eller forsikringer. e) Stadige eller vesentlige brudd på rutiner i egne kontrollsystemer eller kvalitetssystemer. f) Brudd på lover og forskrifter g) Endring av henting-/transport-/behandlingsløsning som ikke tilfredsstiller avtalte miljøkrav h) Feil og mangler ved oppdragsgjennomføringen som gir grunnlag for dagmulkt som i sum overstiger 10 % av årlig kontraktssum. Dersom leverandøren går konkurs eller blir erkjent insolvent, kan oppdragsgiver heve kontrakten, med mindre det kan dokumenteres at arbeidet kan fortsette i samsvar med kontrakten. Heving skjer ved at oppdragsgiver gir leverandøren skriftlig varsel om dette. Ved heving av kontrakten skal: a) Oppdragsgiver betale for utført arbeid i samsvar med avtalen. Oppdragsgiver kan holde tilbake et tilstrekkelig beløp for å få dekket tap dersom misligholdet skyldes forsettlig eller grovt uaktsomme forhold hos leverandøren. b) Leverandør straks, og uten vederlag levere tilbake alt eksiterende materiale utlevert av oppdragsgiver BETALING OG FAKTURERING Leverandør sender faktura til oppdragsgiver første gang etter første månedsskifte etter oppstart, deretter etterskuddsvis hver måned for mottatte mengder i samsvar med kontrakt. Om ikke annet er avtalt skal fakturaen ta utgangspunkt i innveid mengde på behandlingsanlegg hos oppdragstaker. Fakturagrunnlaget er veid tonnasje og enhetsprisene i kontrakten. Leverandør skal følge oppdragsgiver sine ønsker når det gjelder utforming av fakturaen. Denne skal ha følgende vedlegg: 21

22 22 Spesifikasjon av eventuelt tilleggsarbeid, jf. Punkt 10.4 Oppdragsgiver plikter å betale faktura innen 30 dager etter at denne er mottatt. Men det er en forutsetning at fakturaen er utformet i samsvar med kontrakten. Dersom leverandøren er skyldig dagmulkt, eller dersom oppdragsgiver har andre krav som relatert til avvik, kan oppdragsgiver holde tilbake tilsvarende beløp som er tilstrekkelig sikring for å dekke et spesifikt krav. For øvrig plikter oppdragsgiver å betale krav innen fastsatte betalingsfrister. Ved for sen betaling skal den skyldige parten betale morarente i samsvar med lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved for sen betaling. Leverandør kan sende sluttoppgjør for arbeidet senest 28 dager etter utløpet av kontrakten. Fakturaen med sluttoppgjøret skal inneholde alle krav fra leverandøren. Krav som tidligere er varslet, men som ikke er avgjort eller betalt, skal inkluderes i sluttoppgjøret dersom kravet fremdeles står ved lag. Krav som ikke er med i sluttoppgjøret kan ikke fremmes ved en senere anledning. Oppdragsgiver skal betale sluttfaktura senest 30 dager etter at denne er mottatt. Har oppdragsgiver merknader til sluttfakturaen, skal disse varsles innen 30 dager SIKKERHET / GARANTI Leverandør skal for egen regning stille sikkerhet for sine plikter i kontrakten, her under morarenter og kostnad ved innkreving. Dokumentasjon for sikkerhet skal legges fram for oppdragsgiver senest innen tidsfristen spesifisert i avtaledokumentet. Garantiansvaret skal ikke gjøres gjeldende uten av leverandøren har fått tilstrekkelig tid til å rette opp i forhold som er påklaget. Garantien skal gjelde i hele kontraktsperioden inkludert eventuelle opsjonsår. Dersom leverandør ikke henter avfallet innen avtalt frist etter varsel fra oppdragsgiver, og oppdragsgiver må få andre til å hente avfallet på leverandøren sin regning, skal også disse kostnadene kunne trekkes fra garantien. Det samme gjelder lignende type kostnader der oppdragsgiver må betale andre for å utføre plikter som etter avtalen skal utføres av leverandøren. Garantisten plikter å betale straks, uten innvendinger eller merknader om forhold mellom leverandør og oppdragsgiver. Sikkerhetens størrelse skal være på 10 % av kontraktssummen. Oppdragsgiver stiller ingen sikkerhet FORSIKRINGER Om ikke annet er avtalt skal leverandøren ha en ansvarsforsikring med vanlige vilkår. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for skade han og underleverandører kan påføre oppdragsgiver eller en tredjepart sin person eller eiendom under utførelsen av oppdraget. Forsikringssummen for hvert skadetilfelle skal ikke være mindre enn 150 G, men leverandøren sitt ansvar er ikke avgrenset til denne summen. Dersom leverandør får ulevert nøkler til låste dører og porter på hentestedet skal forsikringen også omfatte tyveri som skyldes tap av nøkler. 22

23 23 Forsikringspolisen skal ikke inneholde vilkår som reduserer oppdragsgivers sin rett til å kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet. Polisene skal legges frem for oppdragsgiver for kontroll dersom dette etterspørres TVISTER Partene sine rettigheter og plikter ved inngåelse av denne kontrakten er underlagt norsk lov, og skal tolkes i samsvar med dette. Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkningen av kontrakten, skal tvisten først bli forsøkt løst ved forhandling. Dersom dette ikke fører frem innen to måneder, kan begge parter forlange at tvisten blir endelig avgjort i norsk domstol. Partene velger tingretten for oppdragsgiveren sitt kontorsted som verneting ved slik tvist KONTROLL Oppdragsgiver har rett til å føre kontroll med gjennomføringen av arbeidet, inkludert bl.a. lønns- og arbeidsvilkår, kvalitetssystem, internkontrollsystem, behandlingsløsning for avfallet og leverandøren sitt utstyr og eventuelle kjøretøy som benyttes i kontrakten. Dersom oppdragsgiver blir gjort oppmerksom på forhold som han mener er i strid med kontrakten, skal han straks sende skriftlig melding til leverandør. Leverandøren skal snarest mulig rette opp til aktuelle forholdene. Leverandør skal straks, og uten kompensasjon, skaffe opplysninger som oppdragsgiver ber om i sitt arbeid med kontroll av arbeidet KONTRAKSTID OG OPPSIGELSE Kontrakten gjelder fra det tidspunkt den ble inngått, og oppdraget skal fysisk iverksettes og være operativt fra og med det tidspunkt som er gitt i avtaledokumentet. Dersom kontrakten ikke blir oppsagt eller forlenget av årsaker som fremgår av dette dokumentet, gjelder den frem til tidspunktet for avslutting gitt i avtaledokumentet. Dersom det går frem av avtaledokumentet, har oppdragsgiver opsjon (ensidig rett) til å forlenge kontrakten med samme vilkår og priser som denne kontrakten i år. Dersom oppdragsgiver velger å benytte denne opsjonen, må leverandøren varsles om dette senest 3 måneder før kontrakten opphører. Oppdragsgiver har under kontraktsperioden rett til å avslutte kontrakten. Denne oppsigelsen skal gjøres skriftlig og i så god tid som mulig. Minimum varslingstid er 6 måneder. Ved en slik oppsigelse skal oppdragsgiver betale leverandøren det han har til gode for utført arbeid. Det kan ikke kreves kompensasjon utover dette. Leverandøren kan kun stanse arbeidet ved vesentlig mislighold jf. Punkt Utenom dette kan ikke leverandøren si opp kontrakten. Ved avslutning av kontrakt, og dersom arbeidet skal overtas av andre, plikter leverandøren å yte bistand i forbindelse med overgangen til ny leverandør. Leverandør må da levere fra seg alt av materiale som han tidligere har fått av oppdragsgiver. 23

24 24 11 VEDLEGG 4) UTKAST TIL AVTALEDOKUMENT (Skal ikke utfylles ved levering av tilbudet) Avtaledokumentet er et utkast og kan justeres ved inngåelse av kontrakt. Avtaledokument Mellom: Innherred Renovasjon IKS, som oppdragsgiver Organisasjonsnummer: Adresse: Russervegen 10, 7652 Verdal Og., som leverandør Organisasjonsnummer:.. Adresse:.. er det inngått følgende avtale: 1. Kontraktsobjekt Leverandøren tar på seg følgende oppdrag: Henting og behandling av restavfall fra Innherred Renovasjon IKS Og i samsvar med følgende dokumenter: 1. Avtaledokument 2. Eventuelle møtereferat 3. Eventuelle skriftlige meldinger fra Oppdragsgiver om endringer i tilbudsgrunnlaget før tilbudsfrist. 4. Oppdragsgivers tilbudsgrunnlag med følgende dokumenter i prioritert rekkefølge: a. Kravspesifikasjon b. Prisskjema c. Generelle kontraktsvilkår d. Oppdragsgivers konkurransegrunnlag 5. Tilbudet fra leverandøren Dokumentene er oppført i prioritert rekkefølge. 2. kontraktssummen Oppdraget skal gjennomføres for:

25 25 Kr XXX Generelt: Prisene er i norske kroner eks. mva. 3. Kontraktstid Oppdraget settes i operativ drift fra og med XXXX Kontrakten gjelder fra kontraktsinngåelse og varer i ett år med mulighet for påfølgende opsjonsår. 4. Tidsfrister/ Dagmulkt Leverandøren er kjent med tidsfristene som gjelder for oppdraget. Ved overskridelse av disse skal leverandøren betale dagmulkt i samsvar med kontraktsdokument pkt Sikkerhet, Garanti Leverandøren skal stille sikkerhet for sine plikter i kontrakten med bankgaranti tilsvarende kr XXXXXX,- ( 10 % av årlig kontraktssum), jf. Kontraktsdokument pkt Forsikring Leverandøren skal egge fra forsikringspolise for kontroll til oppdragsgiver senest XXXXXX 7. Mislighold Kontrakten kan heves ved vesentlig mislighold jf. Kontraktsdokument pkt Underskrift Dette avtaledokumentet med alle kontraktsdokumentene (jf. Punkt 1) er i 2 to like eksemplarer. Med dette stadfester leverandøren at han har gjort seg kjent med, og akseptertinnholdet i kontraktsdokument, inkludert alle vedlegg i tillegg til gjeldende lover og forskrifter. Undertegnet for og på vegne av partene. For Oppdragsgiver den Signatur Navn Stilling For Leverandør.den.. Signatur Navn Stilling 25

26 26 12 VEDLEGG 5 STANDARD BANKGARANTI (Skal ikke utfylles ved levering av tilbudet) Garantierklæring Garanti nr. VI er kjent med at.(leverandøren) har inngått en kontrakt (kontrakten) av. (dato) med..(oppdragsgiver) vedrørende..(kontraktens navn). Vi (Garantisten),..(Navn)..(adresse)..(organisasjonsnummer) Stiller herved en betingelsesløs «on demand»/påkravsgaranti ovenfor oppdragsgiver på de vilkår som følger denne garantierklæring (garantien) for leverandøren med et beløp på inntil NOK.. som utgjør 10 % av kontraktssummen pluss mva. som sikkerhet for riktig oppfyllelse av alle leverandørens forpliktelser under kontrakten. Garantien gjelder i hele kontraktens løpetid. Krav under garantien kan fremmes inntil maksimalbeløpet ovenfor er nådd. Krav under garantien skal fremsettes skriftlig og skal inneholde en erklæring om at leverandøren har misligholdt en eller flere av sine forpliktelser som følger av kontrakten. Garantisten plikter i så tilfelle å betale straks («on demand»), uten at det kan gjøres gjeldende innsigelser av noe slag fra forholdet mellom leverandør og oppdragsgiver eller innsigelser for øvrig som knytter seg til andre forhold. Garantien kan ikke tilbakekalles. Garantien skal tilbakeleveres garantisten når den ikke lenger gjelder. Denne garantien skal være undergitt og fortolkes i samsvar med norsk rett. Med mindre partene avtaler noe annet, skal søksmål i tilfelle reises ved tingretten for oppdragsgivers hovedkontor. Sted/dato Garantistens underskrift 26