1.1 Driftstjenester - Bygninger og utomhusanlegg - Generell leveranseavtale Side 1av6

Transkript

1 1.1 Driftstjenester - Bygninger og utomhusanlegg - Generell leveranseavtale Side 1av6 1.1 Driftstjenester - Bygninger og utomhusanlegg - Generell leveranseavtale A. Generell del 1. Formål og virkeområde Avtalen regulerer forholdet mellom tjensteyter (Kontor for drift) og tjenestemottaker (fakultet). Avtalen inneholder: rammer, herunder ansvarsforhold tjenester og leveransetyper samarbeid, kontaktformer og rapportering Viser også til EIAs hjemmesider på intranett. Hjemmesiden opplyser om hvilke type tjenester brukerne kan få utenom de nevnte punkter i denne avtalen. Nedenfor beskrives en standard avtale. Det vil i tillegg inngås egne særavtaler med de enkelte fakulteter med tilhørende tabell, som knyttes sammen med den generelle delen. 2. Generelt om driftstjenestene Universitetets driftsorganisasjon har ansvar for den daglige drift og det daglige vedlikehold av universitetets bygninger med tekniske installasjoner og tilhørende uteområder. Driftstjenestene omfatter det som skal til for at bygninger, tekniske installasjoner og utomhusanlegg skal fungere etter hensikt. I det daglige er dette et delt ansvar mellom brukerne og driftsorganisasjonen. Driftsorganisasjonen utfører og står for kjøp og oppfølging av de mer teknisk spesialiserte tjenestene. Brukerne (de ansatte såvel som studentene) på sin side sørger for riktig bruk av bygninger og anlegg, god framkommelighet og egensikkerhet. 3. Hva driftsorganisasjonen har ansvar for Driftsorganisasjonen har ansvar for å sikre riktig funksjon og følge opp kvaliteten på lys, luft, vann, varme/kjøl, orden, strøm, sikkerhet/brann, samt bygningene generelt. En generell begrensing vil alltid være anleggets/utstyrets kapasitet, slik at driftsorganisasjonen skal bestrebe seg på å utnytte tilgjengelig kapasitet på en best mulig effektiv måte. 4. Hva brukerne har ansvar for Brukerne har ansvar for riktig bruk av bygninger og utomhusanlegg og for framkommelighet og egensikkerheten i eget arbeidsforhold ved UiB. Brukerne har også ansvar for å melde fra til driften om feil, mangler og avvik. Brukere ved fakulteter og institutter har selv ansvar for anskaffelse og drift av brukerutstyr. Fakultetene (brukerne) skal se til at studenter og kunder av UiB anvender utstyr og student-/ publikumsarealer på en riktig måte. De har videre selv ansvar for informasjon og kontakt med disse og for å ta initiativ til «drifts- og serviceforbedringer» med denne målgruppen for øye. 5. Prinsipper og holdninger Holdningen mellom partene skal være preget av gjensidig respekt og partene plikter å følge opp avtalen i henhold til intensjonene. Tjenesteyter skal opptre med en positiv holdning og vektlegge å svare raskt på henvendelser fra brukerne, senest innen påfølgende dag Tjenestemottaker skal på sin side ta sin del av ansvaret for det som skal gjøres, og sørge for god og hensiktsmessig kommunikasjon. Det forutsettes at brukerne organiserer seg på en slik måte at det oppnevnes egne koordinatorer som melder feil og avvik til driftsleder i sitt respektive driftsområde. Alle henvendelser til driften skal gjøres via elektronisk meldesystem som finnes på EIAs hjemmesider, unntaksvis kan det ringes driftsleder ved akutte situasjoner. 6. Oppfølging av avtalen Begge parter er ansvarlig for at avtalen følges opp, og begge parter bør aktivt være pådriver for at jevnlige møter mellom partene blir gjennomført, der avvik i forhold til avtalen skal gjennomgås for å hindre at slike avvik skjer igjen. 7. Byggutstyr og brukerutstyr Byggutstyr defineres som bygnings(fast) tilknyttet innredning og utstyr som i hovedregel inngår i planlegging av byggeprosjekt. Dette gjelder anskaffelser som er nødvendig for bygningens drift og generell funksjon. Byggutstyr anskaffes som egen byggebevilgning. Brukerutstyr defineres som virksomhetstilknyttet utstyr og inventar. Dette er i prinsippet slike ting som brukerne kan bringe med seg ved flytting både til å fra det aktuelle bygg. Brukerutstyr belastes inventar- og utstyrsbevilgningen for brukers kostnad og ansvar. Viser til matrisen som klargjør ansvarsforholdet mellom drift og vedlikehold av bygg- og brukerutstyr.

2 1.1 Driftstjenester - Bygninger og utomhusanlegg - Generell leveranseavtale Side 2av6 7.1 Tjenestetype 1: Driftsleveranser Driftsaktiviteter defineres etter NS 3454: Aktivitetene skilles fra langsiktig, planlagt vedlikehold. Posten omfatter aktiviteter knyttet til hovedpostene løpende drift, renhold, energi, vann og avløp, avafallshåndtering, vakt og sikring, utendørs og akutt skade. Oppgave/utstyr Orden Aktivitet Hyppighet Kapasitet Avfallshåndtering Containertømminger Daglig/to ganger pr. uke full kapasitetsutnyttelse eller etter avtale Problemavfallsbehandling. ( 1.3 Behandling av avfall) tømming/fjerning (beholdere/emballasje) Annen hver uke (onsdag) materiell supplert og tilgjengelig Renhold rengjort areal Frekvens iht. spesifikasjon spesifisert renhetsgrad etter UiBs normer Utomhus (snørydding/strøing, bossplukking, kosting mv.) «belagt» areal etter behov ryddet og framkommelig VARME/KJØL Romtemperatur Varme-/kjølekilder (radiatorer, elektriske ovner, kabler etc.) til enhver tid (i byggets definerte brukstid) i tråd med kapasitet og standard på anlegget Kjøle-/fryserom Kjøle-/fryseutstyr kontinuerlig optimal kapasitet VANN Tappevann kraner kontinuerlig Tilstrekkelig rent, trykk, temperatur Avløp avløpspunkt (sluk, servanter etc.) kontinuerlig (åpen) luktfritt, tett mot lekkasje Takvann og ytre avløp avløpspunkt kontinuerlig (åpen) optimal kapasitetsutnyttelse LYS Allmenn belysning lyspunkt (armatur) 90% lys av lyspunkter i hvert rom 80 % av maksimum lu LUFT Ventilasjon luftbehandlingsanlegg/vent. aggregater skal virke i byggets brukstid optimal kapasitet (i tråd med teknisk spesifikasjon) STRØM Allmennstrøm («220v») strømuttak (kontakter) alltid fungerer sikker i henhold til forskrift

3 1.1 Driftstjenester - Bygninger og utomhusanlegg - Generell leveranseavtale Side 3av6 SIKKERHET/BRANN Teknisk brannvernutstyr Adgangskontroll Innbruddssikring Sikring av bygninger mot tyveri, innbrudd, hærverk m.v. installasjoner (apparater, sprinkler etc.) adgangspunkt (dører, porter etc) sikringspunkt (detektorer etc.) Gjelder skallsikring alltid tilgjengelig autorisert bruker har alltid tilgang er operativ i tråd med avtale at utstyret alltid virker At tilgangen alltid fungerer fungerer i tråd med spesifikasjon matrisen under vil inneholde ansvarsforholdene mellom partene i avtalen som blir gjenstand for forhandling mellom partene Oppgave/utstyr Kontor for Brukers ansvar Kontor for drifts Merknader drifts ansvar og kostnad og kostnad ansvar, brukers kostnad Orden Avfallshåndtering Problemavfall Renhold Utomhus Varme/kjøl Kjøle/fryserom Ettermonterte kjøle-/fryserom Spesialovner Varmeskap Kjøleskap Frysebokser Kjøle-/klimaanlegg Befuktere Vann Tappevann Avløp Takvann og nedløp Lys Allmenn belysning Spesiallys til utstillinger m.v Annet spesiallys

4 1.1 Driftstjenester - Bygninger og utomhusanlegg - Generell leveranseavtale Side 4av6 Luft Ventilasjon Strøm Vanlig spenning 220V Spesialstrøm Sikkerhet/brann Brannvern Alle har et ansvar, se eget punkt nr Adgangskontroll Skallsikring Innbruddsikring Samme Utstyrssikring Nøkler/nøkkelkort Diverse Autoklaver Oppvaskemaskiner Vaskemaskiner for laboratorieutstyr AV-utstyr Gass til brukerutstyr Trykkluft Kokeplater, kaffetraktere etc Kantineutstyr Diverse filtre som er montert til brukerutstyr Laboratorieutstyr som eksempel vakuumpumper, mikroskoper etc Utstyr i forbindelse med disputas Radio/tv/antenner Planter i beholdere/kar Gipsutskillere Se eget punkt nr 8.5

5 1.1 Driftstjenester - Bygninger og utomhusanlegg - Generell leveranseavtale Side 5av6 7.2 Tjenestetype 2: Vedlikehold Vedlikeholdsaktiviteter defineres etter NS 3454: Vedlikehold omfatter aktiviteter som er nødvendig for å opprettholde bygningen og de tekniske installasjoner på et fastsatt kvalitetsnivå som er nødvendig for å kunne bruke bygningen til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid.utskifting av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen defineres som vedlikehold. Aktiviteter som hever kvaliteten er en investering som hører innunder utvikling. EIA utarbeider prioriterte lister for tiltak hvert år som sendes faltutetene. 8. Nærmere omtale av noen utvalgte tjenester 8.1 Sikring av bygninger mot tyveri, innbrudd, hærverk m.v. Ansvar for sikring Driftsorganisasjonen har daglig ansvar for sikring av bygningene m.h.t. utvendige dører og vinduer m.m (skallsikring). Den enkelte bruker må selv sørge for lukking av vinduer, slukking av lys og låsing av dører til egne kontorer/ arbeidsplasser når disse forlates. Brukerne må selv sikre utstyr som oppbevares i lokalene. Der driftsorganisasjonen har installert alarmer, har den også ansvaret for at disse alarmene virker etter sin hensikt. EIA har avtale med eksterne vaktselskap, og for tiden er det 1 tilgjengelig vekter døgnet rundt som utfører diverse oppdrag for UIB. Vekteren vil måtte prioritere mellom mange oppgaver, og følgende oppgaver har hovedfokus: Låser låse personer ut fra heis ved teknisk svikt følge opp ved brann, ulykker, større lekkasjer etc foreta diverse sjekk av tekniske anlegg, følge opp ved alarmer og avvik. Driftsorganisasjonen står for bestilling og installering av låssystem og adgangskontrollanlegg. Nøkler og nøkkelkort styres av kortsenteret. 8.2 Renhold Ansvar Driftsorganisasjonen har ansvar for renholdstjenesten ved universitetet. I egne og leide lokaler Hva som omfattes av renholdet Renhold blir utført i henhold til fastlagte frekvenser for de forskjellige typer rom og arealer, se oppslag ved instituttet/avdelingen. Renholdet omfatter daglig rengjøring og tilsyn, utført i egen regi eller ved innleid hjelp. Se for øvrig EIAs hjemmesider Gardiner Gardiner blir fornyet og rengjort etter behov, disponible budsjettmidler og administrativ kapasitet. Se for øvrig EIAs hjemmesider. 8.3 Brannvern Brann-og sikkerhetsingeniør er brannvernleder i alle driftsområdene. Som brannvernleder har han i oppgave å se til at brannutstyr, rømningslys, skilting og branninstrukser er i henhold til brannforskriftene. Opplæring i bruk av brannredskap, samt brann- og rømningsøvelser er avdelingenes/fakultetenes ansvar, men brannvernleder støtter / veileder ved behov. Brukerne har også et ansvar for å påse at trapper, korridorer og andre rømningsveier er farbare., samt sette seg inn i regelverket. 8.4 Intern transport, postleveranser, flytting, montasje av hyller etc. Henvendelser til dette skjer via EIAs hjemmesider, der brukerne kan melde inn sine behov.

6 1.1 Driftstjenester - Bygninger og utomhusanlegg - Generell leveranseavtale Side 6av6 8.5 Gass til brukermiljøene Gjeldene forskrifter definerer en ansvarsfordeling på sentrale gassanlegg mellom eier og bruker av bygget. Dette punktet vil således bli definert som et særskilt punkt som blir en forhandlingssak mellom Kontor for drift og fakultetet som gjør nytte av slike gassanlegg. 8.6 Intern husleie 8.7 Andre tjenester Driftsområdene kan i enkelte tilfeller være behjelpelig med å innhente priser etc for brukerne, men i all hovedsak vil driftsområdene oppgi erfaringstall. Ønsker brukerne mer detaljert informasjon, skal det rettes en skriftlig henvendelse til EIA sentralt. Brukerne skal aldri bestille arbeider fra leverandører for å utføre arbeid i bygningsmassen uten godkjennelse fra driftsområdene.