6. Oppfølging av avtalen. Utarbeidet av: Tore Andre Andersen Dato: 25/10-06 Godkjent av: Martha Knapskog Skauge Dato: 25/10-06

Transkript

1 Side 1av7 A. Generell del 1. Formål og virkeområde Avtalen regulerer forholdet mellom tjensteyter (Kontor for drift) og tjenestemottaker Det odontologiske fakultet. Avtalen inneholder: rammer, herunder ansvarsforhold tjenester og leveransetyper samarbeid og kontaktformer Viser også til EIA sine sider på intranett samt regelsamlingen. Hjemmesiden opplyser om hvilken type tjenester brukerne kan få utenom de nevnte punkter i denne avtalen. Nedenfor beskrives en standard avtale. Det vil i tillegg inngås egne særavtaler med de enkelte fakultet med tilhørende tabell, som knyttes sammen med den generelle delen. 2. Generelt om driftstjenestene Universitetets driftsorganisasjon har ansvar for den daglige drift og det daglige vedlikehold av universitetets bygninger med tekniske installasjoner og tilhørende uteområder. Driftstjenestene omfatter det som skal til for at bygninger, tekniske installasjoner og utomhusanlegg skal fungere etter hensikt. I det daglige er dette et delt ansvar mellom brukerne og driftsorganisasjonen. Driftsorganisasjonen utfører og står for kjøp og oppfølging av de mer teknisk spesialiserte tjenestene. Brukerne (de ansatte såvel som studentene) på sin side sørger for riktig bruk av bygninger og anlegg, god framkommelighet og egensikkerhet. 3. Hva driftsorganisasjonen har ansvar for Driftsorganisasjonen har ansvar for å sikre riktig funksjon og følge opp kvaliteten på lys, luft, vann, varme/kjøl, orden, strøm, sikkerhet/brann, samt bygningene generelt. En generell begrensing vil alltid være anleggets/utstyrets kapasitet, slik at driftsorganisasjonen skal bestrebe seg på å utnytte tilgjengelig kapasitet på en best mulig effektiv måte. 4. Hva brukerne har ansvar for Brukerne har ansvar for riktig bruk av bygninger og utomhusanlegg og for framkommelighet og egensikkerheten i eget arbeidsforhold ved UiB. Brukerne har også ansvar for å melde fra til driften om feil, mangler og avvik. Brukere ved fakulteter og institutter har selv ansvar for anskaffelse og drift av brukerutstyr. Fakultetene (brukerne) skal se til at studenter og kunder av UiB anvender utstyr og student-/ publikumsarealer på en riktig måte. De har videre selv ansvar for informasjon og kontakt med disse og for å ta initiativ til «drifts- og serviceforbedringer» med denne målgruppen for øye. 5. Prinsipper og holdninger Holdningen mellom partene skal være preget av gjensidig respekt og partene plikter å følge opp avtalen i henhold til intensjonene. Tjenesteyter skal opptre med en positiv holdning og vektlegge å svare raskt på henvendelser fra brukerne, senest inne påfølgende dag Tjenestemottaker skal på sin side ta sin del av ansvaret for det som skal gjøres, og sørge for god og hensiktsmessig kommunikasjon. Det forutsettes at brukerne organiserer seg på en slik måte at det oppnevnes egne koordinatorer som melder feil og avvik til driftsleder. Alle henvendelser til driften skal gjøres via elektronisk meldesystem som finne på EIAs intranettsider, unntaksvis kan det ringes driftsleder ved akutte situasjoner. 6. Oppfølging av avtalen

2 Side 2av7 Begge parter er ansvarlig for at avtalen følges opp, og begge parter bør aktivt være pådriver for at jevnlige møter mellom partene blir gjennomført. Avvik i forhold til avtalen skal gjennomgås for å sikre at slike avvik ikke skjer igjen. 7. Byggutstyr og brukerutstyr Byggutstyr defineres som bygnings(fast) tilknyttet innredning og utstyr som i hovedregel inngår i planlegging av byggeprosjekt. Dette gjelder anskaffelser som er nødvendig for bygningens drift og generelle funksjon. Byggutstyr anskaffes som egen byggebevilgning. Brukerutstyr defineres som virksomhetstilknyttet utstyr og inventar. Dette er i prinsippet slike ting som brukerne kan bringe med seg ved flytting både til å fra det aktuelle bygget. Brukerutstyr belastes inventar- og utstyrsbevilgningen for brukers kostnad og ansvar. Viser til vedlegg som klargjør ansvarsforholdet mellom drift og vedlikehold av bygg- og brukerutstyr. 8. Tjenestetype 1: Driftsleveranser Driftsaktiviteter defineres etter NS 3454: Aktivitetene skilles fra langsiktig, planlagt vedlikehold. Posten omfatter aktiviteter knyttet til hovedpostene løpende drift, renhold, energi, vann og avløp, avfallshåndtering, vakt og sikring, utendørs og akutt skade. Oppgave/utstyr Orden Aktivitet Hyppighet Kapasitet Avfallshåndtering Container-tømminger Daglig/to ganger pr. uke full kapasitetsutnyttelse eller etter avtale Spesialavfallsbehandling. ( 1.3 tømming/fjerning (beholdere/embal.) Innen 3 dg materiell supplert og tilgjengelig Behandling av avfall) Renhold rengjort areal frekvens iht. spes. renhetsgrad Utomhus (snørydding/strøing, bossplukking, kosting mv.) VARME/KJØL Romtemperatur spesifikasjon «belagt» areal etter behov ryddet og framkommelig varme/kjølekilder (radiatorer, el.ovner, kabler etc.) til enhver tid (i byggets def. brukstid) i tråd med kapasitet og standard på anlegget Kjøl/fryserom kjøl/fryseutstyr kontinuerlig optimal kapasitet VANN Tappevann kraner kontinuerlig Tilstrekkelig rent, trykk, temp. Avløp avløpspunkt (sluk, servanter etc.) kont. (åpen) luktfritt, tett mot lekkasje Takvann og ytre avløp avløpspunkt kont. (åpen) optimal kap.utnyttelse LYS Allmenn belysning lyspunkt (armatur) 90% lys av lyspkt. i hvert rom 80 % av maximum lux

3 Side 3av7 LUFT Ventilasjon luftbehandlingsanlegg/vent. aggregater skal virke i byggets brukstid optimal kapasitet (i tråd med teknisk spesifikasjon) STRØM Allmennstrøm («220v») strømuttak (kontakter) alltid fungerer sikker i.h.t. forskrift SIKKERHET/BRANN Brannvern Adgangskontroll Innbruddssikring Sikring av bygninger mot tyveri, innbrudd, hærverk m.v. DIVERSE(eks. på tjenester som kan variere i områdene - må avtales særskilt i den enkelte leveranseavtale) installasjoner (apparater etc.) adgangspunkt (dører m/adgangskontroll mv.) sikringspunkt (detektorer etc.) Se egen matrise i avtalen alltid tilgjengelig autorisert bruker har alltid tilgang er operativ i tråd med avtale at utstyret alltid virker tilgangen fungerer fungerer i tråd med spesifikasjon Forbruk utover på vann, elektrisitet, fjernvarme og avfall må dekkes av brukerne, som eksempel forbruk i prosjekter, forsøk mer mer. Matrisen under vil inneholde ansvarsforholdene mellom partene i avtalen (Tippekupongen) Oppgave/utstyr Kontor for drifts ansvar og kostnad Brukers ansvar og kostnad Kontor for drifts ansvar, brukers kostnad Merknader Orden Avfallshåndtering Gjelder ikke utover Spesialavfall Gjelder ikke defekte kjøle-fryseskap, labutstyr etc Renhold Utomhus Varme/kjøl Kjøle/fryserom Ettermonterte kjøle/fryserom Spesialovner Varmeskap Kjøleskap Frysebokser Kjøle/klimaanlegg/ Befuktingsanlegg er

4 Side 4av7 befuktere brukers ansvar Fjernvarme Gjelder ikke utover Vann Tappevann Gjelder ikke utover Avløp Takvann og ytre avløp Lys Allmenn belysning Spesiallys til utstillinger m.v Annet spesiallys Luft Ventilasjon Gjelder ikke utover Strøm Vanlig spenning 220V Spesialstrøm Gjelder ikke utover Sikkerhet/brann Brannvern Alle har et ansvar, se eget pkt nr Adgangskontroll Skallsikring Innbruddsikring Skallsikring Utstyrssikring Nøkler/nøkkelkort Se eget pkt 10.1 Diverse Autoklaver Oppvaskemaskiner Vaskemaskiner for labutstyr Gass til brukerutstyr Trykkluft Kokeplater, kaffetraktere etc Kantineutstyr Diverse filtre som er montert til brukerutstyr Se eget pkt nr 10.5 Kaffetraktere sikres med elektriske tidsur

5 Side 5av7 Lab utstyr som eksempel vakuumpumper, mikroskoper etc Utstyr i forbindelse med disputas Radio/tv/antenner Planter i beholdere/kar Vannkarafler, mikrofoner/av, ugler etc. Ommøblering utføres av TPS, bestilles på mail 2 uker før disputas. Gjelder ikke utearealer og planter som er plassert av tjenesteyter Gipsutskillere Utarbeide bedre teknisk løsning for å redusere omfang av arbeidet Vannautomater Kaffeautomater Fastmonterte øyedusjer og nød dusjer 9. Tjenestetype 2: Vedlikehold Vedlikeholdsaktiviteter defineres etter NS 3454: Vedlikehold omfatter aktiviteteter som er nødvendig for å opprettholde bygningen og de tekniske installasjoner på et fastsatt kvalitetsnivå- nødvendig for å kunne bruke bygningen til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid.utskifting av bygningsdler med kortere levetid enn resten av bygningen defineres som vedlikehold. Aktiviteter som hever kvaliteten er en investering som hører innunder utvikling. EIA utarbeider prioriterte lister for planlagte vedlikeholdstiltak hvert år som sendes faltutetene. 10. Nærmere omtale av noen utvalgte tjenester 10.1 Sikring av bygninger mot tyveri, innbrudd, hærverk m.v. Ansvar for sikring Driftsorganisasjonen har daglig ansvar for sikring av bygningene m.h.t. utvendige dører og vinduer m.m (skallsikring). Den enkelte bruker må selv sørge for lukking av vindu, slukking av lys og låsing av dør til eget kontor/egen arbeidsplass når det/denne forlates. Brukerne må selv sikre utstyr som oppbevares i lokalene. Der driftsorganisasjonen har installert alarmer, har den også ansvaret for at disse alarmene virker etter sin hensikt. EIA har avtale med eksterne vaktselskap, og for tiden er det 1 tilgjengelig vekter døgnet rundt som utfører diverse oppdrag for UIB. Vekteren vil måtte prioritere mellom mange oppgaver, og følgende oppgaver har hovedfokus:

6 Side 6av7 låse personer ut fra heis ved teknisk svikt følge opp ved brann, ulykker, større lekkasjer etc foreta diverse sjekk av tekniske anlegg, følge opp ved alarmer og avvik. Låser Driftsorganisasjonen står for bestilling og installering av låssystem og adgangskontrollanlegg. Nøkler og nøkkelkort styres henholdsvis av driftsområdet og kortsenteret Renhold Ansvar Driftsorganisasjonen har ansvar for renholdstjenesten ved universitetet, i egne og - i de fleste tilfelle - i leide lokaler. Hva som omfattes av renholdet Renhold blir utført i henhold til fastlagte frekvenser for de forskjellige typer rom og arealer, se oppslag ved instituttet/avdelingen. Renholdet omfatter daglig rengjøring og tilsyn, utført i egen regi eller ved innleid hjelp. Se for øvrig EIAs intranettsider Gardiner Gardiner blir fornyet og rengjort etter behov, disponible budsjettmidler og administrativ kapasitet. Se for øvrig EIAs intranettsider Brannvern Brann-og sikkerhetsingeniør er brannvernleder i alle driftsområdene. Som brannvernleder har han i oppgave å se til at brannutstyr, rømningslys, skilting og branninstrukser er i henhold til brannforskriftene. Opplæring i bruk av brannredskap, samt brann- og rømningsøvelser er avdelingenes/fakultetenes ansvar, men brannvernleder støtter / veileder ved behov. Brukerne har ansvar for å påse at trapper, korridorer og andre rømningsveier er farbare, samt sette seg inn i regelverket Intern transport, postleveranser, flytting, montasje av hyller etc. Henvendelser til dette skjer via EIA sine intranettsider, der brukerne kan melde inn sine behov Gass til brukermiljøene Gjeldene forskrifter på sentrale gassanlegg definerer en ansvarsfordeling mellom eier og bruker av bygget. Dette punktet vil således bli definert som et særskilt punkt som blir en forhandlingssak mellom Kontor for drift og fakultet som gjør nytte av slike gassanlegg. Det skal utarbeides en avtale mellom partene innen 28. februar Andre tjenester Driftsområdene kan i enkelte tilfeller være behjelpelig med å innhente priser etc for brukerne, men i all hovedsak vil driftsområdene oppgi erfaringstall. Ønsker brukerne mer detaljert informasjon, skal det rettes en skriftlig henvendelse til EIA sentralt. Brukerne skal aldri bestille arbeider fra leverandører for å utføre arbeid i bygningsmassen uten godkjennelse fra driftsområdene.

7 Side 7av7 17. november 2006