Veileder 1 - til husstyrene ved aktivitetshusene (sist oppdatert chr.v.)

Transkript

1 Veileder 1 - til husstyrene ved aktivitetshusene (sist oppdatert chr.v.) Klargjøring av roller i Røyken kommune og forholdet til RKs samarbeidsparter inklusive meldingsrutiner (vedlegg 1) Hensikten med dette skrivet og vedlegg Ettersom kommunen er inndelt i ulike funksjoner, og i tillegg kjøper tjenester fra ulike leverandører, er det behov for å klargjøre hvor og på hvilken måte husstyrene (Klokkergården og Gamleskolen) skal henvende seg i ulike saker. Dette skrivet tar sikte på både å gi et bakgrunnsteppe for hvordan ting henger sammen og en veiledning i hvordan man går fram rent praktisk samt. Dette siste følger i vedlegg 1. Man kan dele inn RKs engasjement i forhold til aktivitetshusene i 2 hoveddeler. Nemlig Kulturpolitikken overfor lag og foreninger og det bygningsmessige ved aktivitetshusene, med de tjenester det krever. I forhold til det siste er det slik at RK kjøper de fleste tjenester av andre leverandører. Først og fremst Røyken eiendom AS (REAS) og Elite renhold. Disse igjen kan benytte andre underleverandører. Kort beskrivelse av Røyken Kommunes enheter og eksterne leverandører som er relevante i denne sammenheng: Enhet for Kultur og Servicetorg Forvalter politikken som legges overfor lag/foreninger og Kulturlivet og er knyttet til Kulturutvalget som politisk organ. I forhold til Aktivitetshusene er det denne enheten som legger rammer og behandler saker som dreier seg om Husstyret som funksjon, for eksempel sammensetning av og mandat for husstyret. Rådmannens representant i husstyret er oppnevnt fra denne enheten. Eiendomsenheten (funksjonen er f.o.m 2013 overført til REAS) Enheten er den sentrale bestilleren i RK når det gjelder byggninger og er derfor RKs organ for oppfølging av leieavtale og forvaltningsavtale med REAS. Budsjettet for dette ligger på enheten. Røyken eiendom AS (REAS) REAS er et AS som eier de fleste formålsbygg kommunen gjør bruk av herunder aktivitetshusene. RK leier bygningene. REAS er dermed gårdeier i byggene, og har plikter og rettigheter i tråd med dette (avtale RK : REAS). I tillegg leverer de en del driftstjenester. (avtale RK : REAS). Andre selskaper (Renhold) Elite renhold, utfører renholdet f.o.m Mai Vedlegg : Rutinebeskrivelse for hvordan man går fram rent praktisk ved forskjellige forhold, samt et avviksskjema og et meldingsskjema til bruk i den forbindelse. 1

2 Vedlegg 1 MELDINGSRUTINER FOR BYGNINGSMESSIGE TJENESTER Gjelder for husstyrene ved aktivitetshusene Klokkergården og Gamleskolen (Spikkestad gml skole). Informasjonen i tabell 3 Spesielle og akutte hendelser bør henges synlig for alle brukere i aktivitetshusene. Utenom det som er gårdeiers (REAS ) sitt ansvar er det Eiendomsenheten i Røyken kommune (RK) som bestiller og betaler alt av husleie og tjenester til byggene. RK har inngått avtaler med REAS. Disse er igjen detaljert i såkalte Service og leveranseavtaler (SLA), og danner grunnlag for melding av avvik. Det er ikke hensiktsmessig at alle henvendelser går til eiendomsenheten direkte, samtidig som enheten skal holdes orientert gjennom kopier. Hensikten med rutinene er å gjøre det klart hvor og på hvilken måte husstyrene skal henvende seg i forskjellige saker. Til REAS benyttes fortrinnsvis meldingsskjema, eller avviksskjema dersom forholdet kvalifiserer til å være et avvik etter følgende definisjon: Avvik er manglende oppfyllelse av eller brudd på lover, forskrifter eller retningslinjer som regulerer SLA-avtalen mellom Røyken kommune (RK) og REAS, og mellom RK og Røyken Drift AS (RD)/ Røyken kommune bestiller tjenestene i Tabell 1 av Røyken eiendom (REAS) Hvis det er noe av dette som ikke fungerer, bes dette meldt på følgende måte: Tabell 1: Driftsoppgaver Oppgave/tjeneste Varme Renovasjon Snøbrøyting/strøing/feiing Plenklipping Lyspærer /lysstoffrør i fastmontert lysarmatur Avvik meldes slik Dersom dette ikke blir utført bes dere melde fra på meldingsskjema (evt avviksskjema) og sendes på denne måten, fortrinnsvis på mail Mail sendes Johnny Bolstad (REAS) på mailadresse: job@reas.no dersom det er absolutt nødvendig er hans tlf.nr : Med kopi til Arild Dorholt (REAS) på mailadresse: ard@@roykeneiendom.no dersom det er absolutt nødvendig er hans tlf.nr: og kopi til Egil Lund (REAS )på mailadresse: egl@reas.no Tlf

3 Røyken kommune bestiller tjenestene i Tabell 2 av Elite Renhold. Hvis det er noe av dette som ikke fungerer altså et avvik bes, dette meldt på følgende måte: Tabell 2: Renhold Oppgave/tjeneste Renhold Etterfylling av papir og såpe Avvik meldes slik Mangelfullt renhold meldes på mail til Elite Renhold: V / Tove Oppberget Renholdsinspektør tove.oppberget@elite.as Eiendomsenheten og Elite renhold stiller selvsagt krav til at brukerne har oppfylt sin del av etterarbeidet som feiing av gulv, tørking av søl osv. Dersom det er forrige bruker som ikke har oppfylt sin forpliktelse, skal dette ikke meldes i dette systemet, men er en sak for husstyret. Avviksprosedyre og avviksskjema følger som vedlegg. Kommentar Det er avvik iforhold til avtalt renhold som meldes på avviksskjema. Dersom det for eksempel er omfanget /hyppigheten det dreier seg om, eller andre forhold knyttet til renhold meldes dette til Wigdis Bakkke- eiendomsenheten wigdis.bakke@royken.kommune.no / Fortsetter på neste side! 3

4 Ved spesielle og akutte hendelser følges følgende prosedyre: Tabell 3: Spesielle og akutte hendelser Situasjon Brann Medisinsk nødhjelp Politi - assistanse Meldes slik Ringe tlf 110 jfr branninstruks Ringe tlf 113 Ringe tlf 112 Ved andre alvorlige hendelser (der helse eller større verdier trues f. eks. vannlekkasje) tlf utrykningsleder ved brann og redningstjenesten evt (brann og redning ) Leietager vil (etter en konkret vurdering av egen aktsomhet) kunne bli fakturert for evt bistand/utrykning. Ved andre forhold ved bygget I arbeidstiden kontaktes eier av huset REAS, i rekkefølge: 1. Mail sendes Johnny Bolstad (REAS) på mailadresse: job@reas.no dersom det er absolutt nødvendig er hans tlf.nr : Med kopi til Arild Dorholt (REAS) på mailadresse: ard@@roykeneiendom.no dersom det er absolutt nødvendig er hans tlf.nr: og kopi til Egil Lund (REAS )på mailadresse: egl@reas.no Tlf Telefonvarsling kan brukes dersom nødvendig, men skal følges opp med avviksskjema på mail, så raskt som mulig. Tabell 4: Alle andre forhold enn beskrevet i tabell 1-3 Forhold Brukerutstyr, det som er brakt inn av brukerne selv, er brukernes ansvar å vedlikeholde/reparere. Eksempelsvis edb utstyr, løse lamper, løse ovner osv. Alle andre forhold enn det som framkommer av tabell 1 4, og som har med byggene og tjenester inn i disse å gjøre, og også om det er tvil om det omfattes av tabell 1 4 Meldes Håndteres av brukeren selv evt husstyret dersom det er felles for brukerne Egil Lund (REAS)på mailadresse: egl@reas.no dersom det er nødvendig er hans tlf.nr

5 RØYKEN KOMMUNE Eiendom, jus og avtaler Melding om avvik Enhet/sted for avvik Utfylt av Mottatt melding: Leder REAS/RD Avvik: Avvik er manglende oppfyllelse av eller brudd på lover, forskrifter eller retningslinjer som regulerer SLAavtalen mellom Røyken kommune (RK) og REAS, og mellom RK og Røyken Drift AS (RD)/. Beskrivelse av situasjonen / funn: Beskrivelse av årsak til avvik: Evt. forslag for å unngå samme hendelse i framtida (melder, RK): 5

6 RØYKEN KOMMUNE Eiendom, jus og avtaler Melding til REAS (Røyken eiendom) Denne brukes til meldinger som ikke er å betrakte som avvik (mindre alvorlig) Se definisjon i tabellen under. Enhet/sted Utfylt av Mottatt melding: Leder REAS Melding: Melding av forhold som ikke er å anse som et avvik. Beskrivelse av situasjonen / funn: Avvik er manglende oppfyllelse av eller brudd på lover, forskrifter eller retningslinjer som regulerer SLAavtalen mellom Røyken kommune (RK) og REAS, Beskrivelse av årsak til avvik: Evt. forslag for å unngå samme hendelse i framtida (melder, RK): 6