Amot. kommune. Plan for kommunal kriseledelse

Transkript

1 Amot kommune Plan for kommunal kriseledelse 2012

2 1. INNLEDNING Kommunens ansvar Beredskapsmessige hensyn i samfunnsplanleggingen Risiko og sårbarhet Forebyggende og risikoreduserende tiltak Krisehåndtering Mål og prioriteringer Kompetanse og ansvar KOMMUNAL KRISELEDELSE Intensjon Beredskapsprinsipper Kommunens rolle i krisesituasjon Varsel om krise FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE ORGANISERING Kommunens kriseledelse Lokalisering av kriseledelsen Beredskapskoordinators ansvar KRISELEDELSENS OPPGAVER I EN KRISESITUASJON BEREDSKAP, VARSLING OG INNKALLING Beredskap Varsling av kriseledelsen. Innkalling OPERATIV ORGANISERING AV KRISELEDELSEN Ledelse Faste funksjoner INFORMASJON Politiets rolle i kriseinformasjon Roller i informasjonsarbeidet Mediekontakt Kontaktpunkt for publikum, pårørende og medier Informasjon etter krisen OPPDRAG TIL VIRKSOMHETENE PÅRØRENDESENTER EVAKUERTE SENTER EVAKUERING AVSLUTNING OG EVALUERING Avslutning Evaluering ØVELSER AJOURFØRING OG REVISJON AV PLANEN Årlig kontroll og oppfølging Hovedrevisjon DISTRIBUSJON AV KRISEPLANEN SENTRALE BEREDSKAPSPLANER VIKTIG KONTAKTINFORMASJON INFORMASJONSKANALER TILTAKSKORT SJEKKLISTER... 22

3 1. INNLEDNING 1.1 Kommunens ansvar Alle kommuner kan bli rammet av kriser og ulykker som medfører betydelige skader og som kan sette liv, helse, miljø og materielle verdier i fare. En krise kommer alltid overraskende og det er for sent å tenke på hva som kunne ha vært gjort når krisa er der. Bl.a. er mye av infrastrukturen som vann-, tele- og elektrisitetsforsyning komplisert oppbygd og sårbare for ekstraordinære belastninger. Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret trådde i kraft 1 januar Kapittel V i loven omhandler kommunens plikt til å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Med utgangspunkt i risiko og sårbarhetsanalysen etter 14 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan. Beredskapsplanen skal inneholde en oversikt over hvilke tiltak kommunen har forberedt for å håndtere uønskede hendelser. Som et minimum skal beredskapsplanen inneholde en plan for kommunens kriseledelse, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplan og plan for informasjon til befolkningen og media. Beredskapsplanen skal være oppdatert og revideres minimum 1 gang pr. år. Kommunen skal sørge for at planen blir jevnlig øvet. Forskrift om kommunal beredskapsplikt trådde i kraft 7 oktober Beredskapsmessige hensyn i samfunnsplanleggingen I kommuneplanleggingen i Åmot blir det tatt grep for å redusere risiko og gjøre lokalsamfunnet mer robust til å tåle alvorlige påkjenninger. Ved utbygging av arealer, kommunikasjoner, forsyningssystemer og ved utrustning av viktige samfunnsfunksjoner skal kommunen ta sikkerhets- og beredskapshensyn. Sikkerhets- og beredskapsmessige hensyn skal vurderes i all arealplanlegging i kommunen. Det samme gjelder ved planlegging av kommunikasjonsanlegg. Forsyning av vann og strøm må sikres ved tosidig utbygging. Kommunens organisasjons-, bemannings- og opplæringsplaner skal være bygget opp for å være forberedt på å møte en krisesituasjon. 1.3 Risiko og sårbarhet Til tross for god planlegging i kommunen er det behov for å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser for å finne ut hvilke risikoer eller faremomenter som finnes og hvor sårbar kommunen er for svikt i samfunnsviktige funksjoner.

4 Risiko uttrykker den fare som uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø, økonomiske verdier og samfunnsviktige funksjoner. Risiko er et resultat av sannsynligheten for og konsekvensene av uønskede hendelsen. Begrepet brukes mest om negative eller farlige hendelser som ulykker, naturkatastrofer og epidemier. Sårbarhet er et uttrykk for et systems evne til å fungere og oppnå sine mål når det utsettes for påkjenninger. For at en hendelse skal gi grunnlag for spesielle tiltak må det være en viss sannsynlighet for at hendelsen inntreffer oftere enn hvert år og at den medfører store konsekvenser når den inntreffer. Risiko- og sårbarhetsanalyser ble gjennomført i Åmot i De er et grunnlag for denne planen og følger som vedlegg. Risiko- og sårbarhetsanalysene skal videreutvikles ved rullering av kommuneplanen. 1.4 Forebyggende og risikoreduserende tiltak Forebyggende tiltak reduserer sannsynligheten for at en uønsket hendelse inntreffer, dvs. tiltak settes inn mot årsakene til uønskede hendelser og minsker sannsynligheten for disse. Dette er en viktig del av den kommunale planlegging og drift. Eksempel på et slik tiltak er flomsonekart langs Glomma som fastsetter flomfare i ulike høydenivåer og som avklarer hvor det ikke skal bygges eller etableres anlegg som ikke tåler flom. Brannvesenet arbeider i stor grad med brannforebyggende oppgaver. 1.5 Krisehåndtering Ikke alle uønskede hendelser kan forebygges. Skadebegrensende tiltak må settes inn mot konsekvensene av uønskede hendelser for derved å redusere skadevirkningene. Slike skadebegrensende tiltak kan være kriseplaner som bl.a. blir utarbeidet av kommunen. Beredskapsplanen er et slik hjelpemiddel. Videre utarbeides det i kommunen del- og fagplaner som gir et godt grunnlag for en effektiv innsats i en krisesituasjon. Det vises til kap 6 som viser oversikt over del- og fagplaner. Et eksempel på en godt utbygd beredskap er brannvesenet som yter effektiv hjelp på kort tid. Sammen med Forsvaret, Østerdalen Garnison er fredsinnsatsgruppene til sivilforsvaret (FIG) er viktige ledd i totalberedskapen. 1.6 Mål og prioriteringer Hensikten med å lage beredskapsplan er å gjøre organisasjonen bedre i stand til å takle kriser. Planen skal sikre at beste avgjørelse fattes, at viktige beslutninger ikke uteblir og at ressurser og personell innkalles og tas i bruk i tide.

5 Planen skal være et verktøy som brukes ved enhver krise eller hendelse slik at skader på mennesker, miljø og materiell unngås eller reduseres. I kriseplanen må det avklares hvilke funksjoner kommunen utfører, hvilke av disse det er viktig blir utført til enhver tid, og hvilke funksjoner som kan tåle et avbrudd. 1.7 Kompetanse og ansvar En krisesituasjon vil medføre store utfordringer. For å kunne håndtere en krise på best mulig måte, må det gjennomføres øvelser og andre kompetansehevende tiltak. Alle som er tiltenkt en rolle i en krisehåndtering må kjenne til planen og dens innhold. Alle i kommunen må være seg sin rolle og sitt ansvar bevisst. Det må også utpekes stedfortredere. Organisasjonens ordinære ledelse fungerer som kriseledelse med visse tilpasninger, for å fange opp de oppgavene som ventes å måtte løses i en krise eller katastrofe. En slik organisering av kriseledelsen vil sannsynligvis løse oppgavene best. Det må aldri være tvil om hvem som er lederen. I en krisesituasjon vil oppmerksomheten være rettet mot toppledelsen. 2. KOMMUNAL KRISELEDELSE 2.1 Intensjon Skulle en katastrofelignende hendelse inntreffe kan kommunen i løpet av svært kort tid måtte sette i verk ekstraordinære tiltak. I slike tilfelle vil det ikke være mulig å følge kommunens ordinære beslutningsprosess. Det vil da bli opprettet et særskilt administrativt organ, kriseledelse, som har et overordnet ansvar for å gjennomføre de tiltak som kreves av kommunen. Det bør i utgangspunkt være kommunens ordinære ledelse som fungerer som kriseledelse. Kriseledelsen vil bli satt sammen av personer som til vanlig inngår i kommunens administrative ledelse og som ut fra sitt virkeområde har et særskilt beredskapsansvar. Kriseledelsen må kunne etableres raskt, være i kontinuerlig beredskap og derfor bestå av få personer. Kriseledelsen skal gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å redusere virkningene av krisen, men det er også nødvendig å opptre på en slik måte at kommunens troverdighet er i behold. Det er derfor viktig å ha en talsmann for kriseledelsen overfor media og befolkningen. Leder for kriseledelsen og talsmann for kriseledelsen vil hensiktsmessig være rådmann og ordfører. En krise vil kunne ha ulik karakter og ved iverksetting av tiltak vil kommunen ha behov for personer med ulik fagkunnskap. Det forutsettes derfor at den faste kriseledelsen kan suppleres med andre fagpersoner etter behov. Denne planen gjør rede for hvordan kommunens overordnede ledelse skal organisere seg som kommunal kriseledelse og lede kommunens innsats i krisesituasjoner.

6 Her tenkes det primært på krisesituasjoner innenfor Åmot kommunes territorium, derunder kriser som angår kommunens egen virksomhet. Men det kan også være krisesituasjoner utenfor kommunens territorium, hvor Åmot kommune blir bedt om å yte assistanse, eller hvor kommunens innbyggere blir berørt. Med krisesituasjon forstås her en situasjon hvor en uønsket ytre hendelse truer eller rammer et større antall mennesker og/eller betydelige materielle verdier, og hvor skadevirkningene er, eller kan bli, mer omfattende enn hva det ordinære hjelpeapparatet er forutsatt å takle. Redningsinnsatsen ved ulykker og alvorlige skadesituasjoner ledes vanligvis av den lovbestemte overordnede operative kriseledelse (politiet). Den kommunale kriseledelsen skal da handle innenfor de rammer som angis av den overordnede kriseledelsen. Men det kan også oppstå krisesituasjoner knyttet til kommunens egen virksomhet (eksempelvis smitte, avbrudd i vannforsyningen) hvor kommunen selv har det overordnede ansvaret. 2.2 Beredskapsprinsipper Beredskapsprinsippene som ligger til grunn for alt sikkerhets- og beredskapsarbeid i all offentlig sektor er: Ansvarsprinsippet: Betyr at den som har ansvar for et fagområde i en normal situasjon, også har ansvaret for å håndtere uønskede hendelser og/eller ekstraordinære hendelser og kriser på samme området. Likhetsprinsippet: Betyr at den organisering man opererer med til daglig, og den organisering som benyttes under uønskede og/eller ekstraordinære hendelser og kriser, skal være mest mulig lik. Nærhetsprinsippet: Betyr at uønskede og/eller ekstraordinære hendelser skal håndteres på lavest mulig nivå. Unntatt fra dette prinsippet er atomhendelser og sikkerhetspolitiske kriser som håndteres på sentralt nivå. 2.3 Kommunens rolle i krisesituasjon. Ved starten av en kriseinnsats skal kommunens kriseledelse klargjøre hva dens rolle(r) er. Kommunens rolle er en av følgende, eventuelt begge: 1. Støtteenhet Dersom politi/lokal Redningssentral (LRS), eventuelt Fylkesmann, har overordet operativ kriseledelse, skal kommunen være støtteenhet og bistå med ressurser, kompetanse, oppgaveløsning osv. Som støtteenhet skal kommunen ivareta egen virksomhet i forbindelse med krisesituasjonen, blant annet ved å sikre, forebygge, avhjelpe og informere med hensyn til egne brukere,

7 ansatte, bygninger, anlegg med videre. Utgangspunkt for håndteringen er kommunens beredskapsplaner. 2. Hovedansvar I visse krisesituasjoner knyttet til kommunens egen virksomhet vil kommunen ha hovedansvaret for krisehåndteringen. 2.4 Varsel om krise. Kommunen kan bli varslet om potensielle krisesituasjoner fra egne ansatte, andre myndigheter og fra publikum. Varslingsmottakere i Åmot kommune er: Funksjon Navn Telefonnummert Rådmann Randi Dørum Jobb: Mobil: Privat: HR-sjef/Assisterende rådmann Knut Hellwege Jobb: Mobil: Privat: Beredskapskontakt Terje Bjørgmo Jobb: Mobil: Privat: Virksomhetsleder RHF Eva Aastad Jobb: Mobil: Privat: Fagleder Informasjon og service Vivi Nysveen Jobb: Mobil: Privat: Varslingsmottakerne varsler videre til ordfører og rådmann eller den som fungerer i deres sted. Rådmannen (eventuelt den som fungerer i rådmannens sted) bestemmer om kriseledelsen skal kalles inn. 3. FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE. I krisesituasjoner har kommunens kriseledelse ved rådmann eller hans stedfortredere fullmakt til å iverksette nødvendig hjelp til kriserammede, tiltak for å begrense skade og sikre liv, verdier og miljø, samt innsats ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser.

8 Fullmakten omfatter: o Disponere inntil kr 1 millioner, jfr ksak o Omdisponere kommunalt personell, maskiner og redskaper o Midlertidig stanse utførelsen av kommunale oppgaver for å omdirigere ressurser o Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 4. ORGANISERING 4.1 Kommunens kriseledelse Kommunens kriseledelse består av følgende personer: Funksjon i kriseledelse Funksjon i kriseledelsen Ansvarlig pr. mars 2012 Mobiltelefon Telefon privat Operativ leder Rådmann Randi Dørum Ass operativ leder HR-sjef Knut Hellwege Strategisk rådgiver Teknisk sjef Dag Hoffmann Virksomhetsleder RHF Eva Aastad Virksomhetsledere Se pkt.17 Koordinator og Beredskapskontakt logistikkansvarlig Terje Bjørgmo Kommunikasjonsansvarlig Fagleder informasjon og service Vivi Nysveen Informasjon og Web ansvarlig Gitte C Langaas Kihl Loggfører Bjørg Johnsen Loggfører Anniken Nygård Mediakontakt Ordfører Espen Andre Kristiansen Tiltredende Lensmann Bjørg Steine *) Rådmannen kaller inn alle virksomhetsledere eventuelt stedfortredere. Avhengig av krisens karakter og omfang, beslutter rådmannen hvem som skal delta videre i kriseledelsen. For ansvar og oppgaver til den enkelte funksjon, se pkt. 7: Operativ organisering av kriseledelsen.

9 4.2. Lokalisering av kriseledelsen Kriseledelsen har normalt sine møter i rådhusets 1. etasje i sydøstre del, ved siden av servicekontoret. Kriseledelsens lokaler må være utstyrt med telefon, telefaks, mobiltelefon, e-post, videoprosjektor, pc utstyr og internettilgang, Kriseledelsens lokaler må utstyres med nødstrøm. Nødstrømsaggregatet bør også dekke informasjonskontoret og datasentralen. Hvis rådhuset ikke kan benyttes, beslutter rådmannen alternativ lokalisering. Alternative lokalisering av kriseledelsen: Rena sentrum barnehage Beredskapskoordinators ansvar Beredskapskoordinator har ansvar for at denne planen er tidsmessig og oppdatert, og for at de materielle forutsetningene for kriseledelsens arbeid til enhver tid er på plass. Videre skal beredskapskoordinator fungere som koordineringsansvarlig når kriseledelsen er i aksjon og ha ansvar for evaluering og rapportering i etterkant av krisesituasjoner. Beredskapskoordinator er ansvarlig for varslingsliste hos 110 alarmsentralen. Opplæring og øvelser er også beredskapskoordinators ansvar. 5. KRISELEDELSENS OPPGAVER I EN KRISESITUASJON Kriseledelsens hovedoppgaver i en krisesituasjon er: 1. I krisesituasjon som ledes av politi/lokal Redningssentral (LRS), eventuelt Fylkesmann: Etablere og deretter å ha løpende kontakt med overordnet operativ kriseledelse. I krisesituasjon som ledes av kommunen: Etablere kontakt med politiet og eventuelt annen relevant myndighet. 2. Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser den kan ha. 3. Innkalle ledere av berørte enheter/virksomheter. 4. Vurdere sikrings- og hjelpebehov både generelt og i forhold til kommunens egne virksomhetsområder. Dette følges opp fortløpende.

10 5. Iverksette de tiltak situasjonen krever, derunder tiltak etter anmodning fra redningsledelse/overordnet myndighet, samt i henhold til relevante kommunale beredskapsplaner, herunder evakuering og forpleining (se punkt 11) og etablering av pårørendesenter (se punkt 10). 6. Iverksette informasjonstiltak, (se punkt 8) overfor myndigheter, publikum og ansatte. 7. Loggføre i CIM alle relevante hendelser og aktiviteter under kriseledelsens arbeid. 8. Rapportere til Fylkesmann iht. retningslinjer (Retningslinjer for varsling og rapportering på samordningskanal DSB av ) 6. BEREDSKAP, VARSLING OG INNKALLING 6.1 Beredskap Kriseledelsen skal ha en beredskapsordning slik at den til enhver tid er operasjonsdyktig. Et tilstrekkelig antall av kriseledelsens medlemmer eller deres stedfortredere skal kunne møte på kort varsel (1 2 timer). Rådmannen har ansvar for beredskapsordningen, samt for ordninger for varsling og innkalling. Kriseledelsens medlemmer skal holde rådmannen orientert når de i lengre perioder ikke kan møte (ferier, reiser, sykdom eller lignende), samt oppgi navn på stedfortreder (pkt 18). 6.2 Varsling av kriseledelsen. Innkalling. Varsling av krisesituasjoner til kommunen skal formidles til rådmannen. Rådmannen avgjør om kriseledelsen skal innkalles, og iverksetter innkalling. Hvis rådmannen eller rådmannens stedfortreder ikke er tilgjengelig, ivaretas dette av annet medlem av kriseledelsen. Innkalling av kriseledelsen formidles fra 110 alarmsentralen som benytter seg av UMS (Unified Messaging System). Beredskapskoordinator er ansvarlig for å oppdatere varslingsliste og formidle oppdateringer til 110 alarmsentralen. Ordfører informeres snarest om hendelsen av rådmannen eller rådmannens stedfortreder. 7. OPERATIV ORGANISERING AV KRISELEDELSEN Ledelse Rådmannen er operativ leder for kriseledelsen

11 Rådmannen har ansvar for den praktiske oppfølgingen av krisen. I rådmannens fravær ivaretas oppgaven av rådmannens stedfortreder. Rådmannen knytter til seg ledere og ressurspersoner til en strategisk gruppe. Normalt vil denne gruppen bestå av personalsjef og teknisk sjef. Ordføreren har en viktig ombudsfunksjon som krever tilstedeværelse blant annet på skadested og pårørendesenter. Ordføreren vil også ha en sentral funksjon mot media Faste funksjoner Kriseledelsen har følgende faste funksjoner, som brukes og tilpasses etter behov: i) Virksomhetsledere Ledere av berørte virksomheter er ansvarlig for kriseoppfølging og skal bistå operativ leder med å klarlegge krisens årsak, forløp og omfang, samt sannsynlig utvikling. Ansvarlig for kriseoppfølging skal ikke samtidig ha større driftsmessige oppgaver i kriseledelsen. Vedkommende skal vurdere å foreslå forebyggende og avhjelpende tiltak som meldes til operativ leder. Dette kan være innspill til bistand overfor ekstern operativ ledelse, og aktuelle tiltak innenfor kommunens eget ansvarsområde (eksempelvis bygg, anlegg, brukere). ii) Logistikkansvarlig/Koordinator Logistikkansvarlig skal sørge for at følgende ivaretas overfor de som tjenestegjør i krisearbeidet: Etablering av turnus/avløsning, samt mulighet for dimittering Forpleining Transport I samråd med medisinskfaglig rådgiver, vurdere behov for og eventuelt organisere debrifing Logistikkansvarlig har videre ansvar for: Tilrettelegging og sikring av kommunens el-forsyning (nødstrømsaggregat) samt IKT- funksjoner og -utstyr i forhold til krisen og krisearbeidet, både i kriseledelsens lokaler i Rådhuset og i alternative lokaliseringer. Koordinator skal holde oversikt og kontakt med de enheter som kriseledelsen organiseres i, samt med andre kommunale innsatsgrupper som engasjeres i krisearbeidet. Koordinator skal sørge for jevnlig samling av kriseledelsens medlemmer til oppdatering og koordinering. iii) Medisinskfaglig rådgiver Virksomhetsleder RHF/Kommunelegen har ansvar for kommunikasjon i helsetjenestelinja til overordnet fagmyndighet (Fylkeslegen), kommunal kriseorganisasjonen (fagleder helse (skadested), legevakt, interkommunalt psykososialt kriseteam) og spesialisthelsetjenesten. Virksomhetsleder RHF/Kommunelegen har det faglige koordineringsansvaret på tvers av berørte virksomheter.

12 Virksomhetsleder RHF/Kommunelegen skal i kriseledelsen ha oversikt over omfang/antall skadde og helsetjenestens ressursbehov/situasjon. iv) Kommunikasjonsansvarlig Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for at det blir utformet og formidlet informasjon om krisen og krisehåndteringen internt og eksternt (se også kapittel 8). Kommunikasjonsansvarlig koordinerer med øvrig kriseledelse hva som til enhver tid skal kommuniseres og formidler dette videre til ansvarlig for informasjon/web. Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for organisering av pressekonferanser og eventuelle presseomvisninger i innsatsområdet. v) Informasjons-/webansvarlig Informasjons-/webansvarlig utformer og formidler budskap til presse/media og publiserer meldinger på kommunens egen web Kommunens kriseweb skal kunne tas i bruk. Kriseweb skal til enhver tid ligge klar med faste data oppdatert. I en krisesituasjon erstatter kommunens kriseweb kommunens webforside, alltid med samme adresse og publisering skjer på denne siden. Informasjons-/webansvarlig formidler til Informasjon og Service hvilken informasjon de til enhver tid kan gi ved telefonhenvendelser. Orienterer videre Informasjon og Service om hva kommunen legger ut på web og om tidspunkt for pressekonferanser. Informasjons-/webansvarlig deltar på pressekonferanser. vi) Loggførere Det skal til enhver tid være minst én loggfører til stede i kriseledelsen. Loggførere skal registrere i krisestøtteverktøyet CIM alle relevante hendelser, meldinger, beslutninger osv. som oppstår under kriseledelsens arbeid. vii) Servicekontoret Informasjon og Service skal håndtere henvendelser om krisesituasjonen på telefon og i skranken i Rådhuset og har ansvar for presserommet. Informasjon og Service skal registrere i krisestøtteverktøyet CIM innkommende henvendelser som har betydning for kriseledelsen håndtering av krisesituasjonen Annen oppgaveløsing Rådmannen disponerer de andre medlemmene i kriseledelsen etter behov.

13 8. INFORMASJON 8.1. Politiets rolle i kriseinformasjon Politiet har et overordnet ansvar for å iverksette nødvendige tiltak for å avverge fare for og begrense skade i forbindelse med alle ulykkes- og katastrofesituasjoner (Politiets beredskapssystem PBS 1.1 Del 1). Det er politiet som gir informasjon i disse tilfellene Roller i informasjonsarbeidet Kommunens rolle er å informere om egen virksomhet i samarbeid og etter avtale med politistaben. Operativ leder (rådmann) har ansvar for at informasjon blir gitt - korrekt, raskt og målrettet. Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for iverksetting og gjennomføring av informasjonsarbeidet på oppdrag fra operativ leder. Kommunikasjonsansvarlig koordinerer i kriseledelsen hva som til enhver tid skal kommuniseres. Informasjons/webansvarlig har ansvar for utarbeiding og distribusjon av informasjon, herunder pressemeldinger og publisering på egen web. Informasjon og Service svarer på telefonhenvendelser, og skal til enhver tid vite fra kriseledelsen hvilken informasjon som skal formidles eksternt. Informasjon og Service henviser videre til informasjon på web eller til pressekonferanser som blir avholdt. Service og Informasjon utpeker presseverter som bistår journalister som kommer til Rådhuset ved pressekonferanser og/eller for å arbeide. Bistand kan være formidling av informasjon fra kriseledelsen og praktisk tilrettelegging ift. arbeidsplass, strøm/nett-tilgang etc. Informasjon og Service skal formidle til kriseledelsen innkommende henvendelser som har betydning for håndtering av krisesituasjonen. Logistikkansvarlig har ansvaret for informasjonssystemene, data og telefoni. Ledere på alle nivå har ansvar for informasjon i egen organisasjon. Linjeorganisasjonen opprettholdes Mediekontakt I tillegg til de oppgaver som er definert i pkt gjelder følgende: Ordføreren eller dennes stedfortreder har en sentral rolle i kontakt med media. All informasjon gjøres i samarbeid og etter avtale med politistaben. I situasjoner der Fylkesmannen har samordningsrollen (samfunnskritiske hendelser), samordnes informasjonen med Fylkesmannens informasjonsansvarlig.

14 Rådmannen eller dennes stedfortreder, som operativ leder, deltar normalt på pressekonferanser, men prioriterer ut over dette ledelse av kriseledelsen. Avdelingsleder for berørt avdeling deltar aktivt i mediekontakten. Andre, som kriseledelsen utpeker, kan tildeles en rolle i mediekontakten Kontaktpunkt for publikum, pårørende og medier. Publikum og medier Informasjon og service i Rådhuset er primært kontaktpunkt for publikum og medier (telefon +47 ). De formidler informasjon til rette instans via e-post, telefon eller direkte kontakt. Under ingen omstendighet skal slike telefoner formidles direkte til kriseledelsen. Dersom sentralbordet må flyttes gjelder følgende: Dersom teknisk løsning på Rådhuset er intakt, og ny lokasjon har fibertilknytning til Rådhuset, etableres alternativt sentralbord. Dersom nytt lokale har eget sentralbord, benyttes dette. Pårørende Kriseledelsen avtaler med politiet hvem som skal informere om pårørendesenter og hvilken informasjon som går ut. Kriseledelsen avtaler med politiet vedrørende kontakttelefon til pårørendesenter. 8.5 Informasjon etter krisen Kriseledelsen utarbeider en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med kriseteamet. (se punkt 13.1.) 9. OPPDRAG TIL VIRKSOMHETENE Følgende ressursene skal være til disposisjon for kriseledelsen når kriseledelsen trenger ressursene: Virksomhet Alle virksomheter/ fagområder Personal/info og service Oppdrag Forberedt på: At virksomhetsleder/stedfortreder inngår i kriseledelsen Å stille ressurser (personell og materiell) til disp. for kriseledelsen Å etablere alternativ lokalisering av virksomheten/ fagområdets rådhusfunksjoner. Etablere: Sentralt beredskapssekretariat i rådhusets første etasje innenfor en tidsramme på 2 timer etter at oppdrag er gitt. Loggføring i kriseledelsen (minimum 2 loggførere) Forberedt på: Alternativ lokalisering av kriseledelsen.

15 RHF Institusjonstjenesten NAV Åmot Skole og barnehage Kultur Tekniske tjenester IKT Utføre informasjonsoppgaver i krisesituasjonen ihht egen plan Forberedt på: Å etablere pårørendesenter. Å avgi psykisk helseteam til kriseledelsen sin disposisjon. At Trudvang Hotell blir disponert av kriseledelsen til evakuerte- /pårørendesenter At kulturhuset kan bli brukt som samlingssted ved evakuering Å avgi en medarbeider til kriseledelsen Forberedt på: Forpleie og finne overnattingsfasiliteter til evakuerte Forberedt på: Å hjelpe befolkningen i en krisesituasjon også utenom kontortid. Å bistå i driften av evakuerte og pårørendesenter. Å bistå evakueringsteamet med fagpersoner Forberedt på: Å hjelpe barn i en krisesituasjon Å etablere evakuertesenter At skolene kan brukes til evakuertesenter Å avgi 3 medarbeidere til servicekontoret Forberedt på: Å avgi 2 personer til servicekontoret Å avgi 3 personer til kriseledelsen Utvidet drift av Kafe`Åmøte Å avgi Anne Berit Bakke Strand til Informasjon og Web Forberedt på: Lede kommunens evakueringsteam Endrede behov for vaktmestertjenester Å bistå politiet med nødvendig personell/materiell i en evakueringredningssituasjon (5 personer) Avstå 4 personer til kriseledelsen Avgi Erna Andersen til informasjonsarbeid i kriseledelsen Forberedt på: Å avgi fagpersoner til kriseledelsen Å drifte data og telefonløsninger i kriseledelsens operasjonsrom. Å skaffe 3 bærbare PC èr til kriseledelsen Etablering innenfor en tidsramme på 2 timer. 10. PÅRØRENDESENTER Det er normalt politiets ansvar å opprette pårørendesenter. Den praktiske delen overlates til kommunen ved RHF. Lokaler for pårørendesenter er Trudvang hotell. Ansvarlig for pårørendesenteret sørger for logistikk, forpleining, eventuelt overnatting og informasjon til pårørende. I tillegg gi tilbud om psykososiale tiltak i mottaket.

16 Pårørendesenter kan også etableres i kommunens regi ved behov, fortrinnsvis etter avklaring med politiet/lokal redningssentral (LRS). Kommunens kriseledelse avtaler med politiet kontakttelefon til pårørendesenter. Dersom kommunen selv har overordnet ansvar for pårørendesenteret, opprettes eget telefonnummer. Overordnet ansvar: Virksomhetsleder Eva Aarstad mob Leder pårørendesenter Helsesøster mob EVAKUERTE SENTER Det er normalt politiets ansvar å opprette evakuertesenter. Den praktiske delen overlates til kommunen ved Tekniske tjenester, kommunal eiendom. Lokaler for evakuertesenter er Rena barneskole. Ansvarlig for evakuertesenter sørger for logistikk, forpleining, eventuelt overnatting og informasjon til evakuerte. I tillegg gi tilbud om psykososiale tiltak i mottaket. Kommunens kriseledelse avtaler med politiet kontakttelefon til evakuertesenter. Overordnet ansvar: Fagleder kommunal eiendom Tor Yngve mob Johnsen priv Leder evakuerte senter Skole og barnehagekoordinator mob EVAKUERING Virksomhetsledere har ansvar for at det foreligger oppdatert evakueringsplaner for institusjoner innen eget ansvarsområde og å informere egne ansatte. Evakueringsplan for Åmot kommune er et supplement til Plan for kommunal kriseledelse. 13. AVSLUTNING OG EVALUERING 13.1 Avslutning Når krisesituasjonen er over, besluttes og informeres det om følgende: At kriseledelsens arbeid avsluttes. Om hvorvidt (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjonen skal opprettholdes. Igangsetting av eventuelle tiltak for oppfølging av innsatspersonell.

17 13.2 Evaluering Når krisen er avsluttet, skal det snarest mulig foretas en gjennomgang av krisesituasjonen, samt en evaluering av kommunens kriseinnsats. Det skal utarbeides en skriftlig rapport, hvor det blant annet vurderes behov for endring av kommunens beredskapsplaner. Beredskapskoordinator er ansvarlig for gjennomføring av dette punktet. 14. ØVELSER Det skal holdes beredskapsøvelse for kommunal kriseledelse minst annet hvert år. Øvelsene bør alternere mellom teoretisk papirøvelse og praktisk øvelse. Kommunens beredskapsplan skal øves hvert annet år. (Forskrift om kommunal beredskapsplikt ). Større øvelser sammen med eksterne instanser bør gjennomføres med jevne mellomrom, minimum hvert fjerde år. 15. AJOURFØRING OG REVISJON AV PLANEN 15.1 Årlig kontroll og oppfølging Plan for kommunal kriseledelse skal gjennomgås i løpet av januar hvert år. Rapport av gjennomgangen forelegges formannskapet. Ved forslag av reelle endringer fremmes sak for formannskapet. Redaksjonelle endringer (endring av navn, stillingsbetegnelser, beredskapsplaner etc.) gjøres fortløpende av beredskapskoordinator Hovedrevisjon Det foretas en hovedrevisjon av planen hvert 4. år, første gang i Revisjonen skjer fortrinnsvis parallelt med revisjon av kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). 16. DISTRIBUSJON AV KRISEPLANEN Plan for kommunal kriseledelse legges ut på kommunens internett og i EQS. Følgende instanser skal i tillegg ha planen i papirutgave: Kriseledelsens medlemmer Rådmannens ledergruppe Fylkesmannen i Hedmark/beredskapsavdelingen Politiet v/lensmannen i Åmot Brannvesenet v/brannsjef Åmot brannvesen Akuttmottak Elverum sykehus v/ Postmottak@sykehuset-innlandet.no Beredskapsrådets medlemmer

18 Plan for kommunal kriseledelse, Åmot kommune Vedtatt: 17. SENTRALE BEREDSKAPSPLANER Beredskapsplaner som følger Plan for kommunal kriseledelse: Nr. Plan Ansvar Status 1 Beredskapsplan generell del Beredskapskoordinator Revideres Evakueringsplan for Åmot kommune Fagleder kommunal eiendom 3 Beredskap skoleskyting alvorlige hendelser. Åmot ungdomsskole Virksomhetsleder 4 Plan for organisering av evakuerte senter Skole og barnehagekoordinator 5 Plan for organisering av mottakssenter pårørende Virksomhetsleder RHF 6 Overordnet nasjonal helse og sosialberedskapsplan Koordineres av kommunelegen 7 Smittevernplan Kommunelegen Godkjent des Brannordningen for Åmot kommune Brannsjef Godkjent des Beredskapsplan IUA Hemark Brannsjef Godkjent nov Beredskapsplan for store ulykker Kommunelegen Godkjent des Plan for psykisk førstehjelp og psykososial støtte ved kriser Virksomhetsleder RHF 12 Informasjonsplan Fagleder informasjon og service 13 Beredskapsplan for Birkebeinerrennet Rennleder Sølvi A. Aas Godkjent des.2006 Beredskapsplanene er administrative planer som revideres kontinuerlig. Behov for nye planer utløser at slike utarbeides og vedlegges Plan for kommunal kriseledelse.

19 18. VIKTIG KONTAKTINFORMASJON Eksterne kontakter Kontakt Telefon Politiet (Lokal Redningssentral, LRS) 02800, Åmot Lensmannskontor Åmot brannvesen (befalsvakt) Fylkesmannens beredskapsavdeling (vakttelefon) (Neby) (Fossum) Sivilforsvaret Hedmark (vakttelefon) Sykehuset Innlandet Eidsiva as Mattilsynet Kirken (Prest i Åmot) anniken.urianstad@amot.kommune.no Heimevernet Områdesjef Elverum Åmot Engerdal bilselskap Vakt nettsent El vakt Vakttlf Gauldal-Østerdal Buss as Hedmark Trafikk Telenor??????? Elverum Kommune Stor_Elvdal Kommune Trysil Kommune Rendalen Kommune Engerdal Kommune Tolketjenesten (Døgnvakt) Tolketjenesten i Hedmark

20 Interne kontakter Kontakt Mobil Privat Rådmann : Randi Dørum Knut Hellwege Ordfører Espen Andre Kristiansen Varaordfører Sissel Frang Rustad Leder Info og service Vivi Nysveen Brannsjef/beredskapskon Terje Bjørgmo Åge Straume Økonomisjef Martin Wilisoo Personalsjef Arne Hansen Rena sentrum barnehage Dorota Jansen Skyssveien barnehage Hanne Wilhelmsson Trollhaugen barnehage Inger Lund Nes Osen Oppvekstsenter Aksel Berget Kathe Hågensen Deset oppvekstsenter Karen Nergaard Vidar Endal Rena skole Trond Ole Myrvold Åmot ungdomsskole Åshild Vassend Holm RHF Eva Aarstad Institusjonstjenesten Gunnvor Stormoen NAV Inger Grønlien Eriksen Marie E. Sollid Hjemmetjenesten Knut Erik Skaret Kultursjef Caroline Rolstad Teknisk sjef Dag Hoffmann Vaktmester Stein Rune Larsen Vaktmester Stig Nordby Info.tjeneste Erna Andersen kriseledelsen Informasjon og web Anne Berit Bakke Strand

21 19. INFORMASJONSKANALER I en krisesituasjon vil kommunen ha to primære informasjonskanaler ut til befolkningen og egne ansatte: Hjemmesiden Presse/media Lokale kontakter presse/media: 1. NRK Hedmark og Oppland: ho@nrk.no 2. NRK tekst-tv/nrk sentralt: / Se også nettsiden nyheter@nrk.no 3. NRK P nyhetstips@nrk.no NTB vaktsjef@ntb.no Radio Midt-Østerdal: red@exact24.no P4: eller p4@p4.no Østlendingen AS redaksjonen@ostlendingen.no Hamar Arbeiderblad: red@h-a.no Lokalavisa Sør-Østerdalen red@lokal-avisa.no Østerdølen AS Epost: nkvaerne@online.no 20. TILTAKSKORT Tiltakskort som skal følge Plan for kommunal kriseledelse Nr. Tiltak Ansvar revidert Atomulykke Brann/eksplosjon eller tilsvarende i institusjon/skoler/offentlige lokaler Brudd i telekommunikasjon Svikt i strømforsyningen Svikt i vannforsyningen Ulykke med farlig gods Epidemier/pandemier Bombetrussel

22 21. SJEKKLISTER Sjekklister som følger Plan for kommunal kriseledelse Nr. Tekst Ansvar revidert Roller og ansvar i kriseledelsen Beredskapskoordinator Organisering av kriseledelsen Beredskapskoordinator Varsling av kriseledelsen og sentrale varslingsmottakere Beredskapskoordinator Informasjon Fagleder informasjon og service Pressekonferanser og pressemeldinger Fagleder informasjon og service Rapportering Beredskapskoordinator Evaluering Beredskapskoordinator Nøkkelinstruks Fagleder informasjon og service Strømutfall i Rådhuset Fagleder kommunal eiendom CIM krisestøtteverktøy Informasjon og Web ansvarlig UMS varslingssystem Beredskapskoordinator