PLAN for KOMMUNAL KRISELEDELSE

Transkript

1 PLAN for KOMMUNAL KRISELEDELSE Plan utarbeidet Vedtatt av kommunestyret Hovedrevisjon ved beredskapsansvarlig Vedtatt av kommunestyret

2 2 PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE INNHOLDSFORTEGNELSE 1. KOMMUNAL KRISELEDELSE GENERELT: DEFINISJONER: KOMMUNENS ROLLE I EN KRISESITUASJON FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE ORGANISERING AV KRISELEDELSEN KOMMUNENS KRISELEDELSE OPERASJONSROM, SAMBAND, NØKLER, ETC VIKTIG KONTAKTINFO KRISELEDELSENS OPPGAVER BEREDSKAP, VARSLING OG INNKALLING BEREDSKAP VARSLING AV KRISELEDELSEN. INNKALLING INFORMASJON GENERELT: ROLLER I INFORMASJONSARBEIDET EKSTERNE INFORMASJONSKANALER INFORMASJONSKONTORET FOR PUBLIKUM, PÅRØRENDE OG MEDIER PÅRØRENDESENTER OG EVAKUERINGSMOTTAK PÅRØRENDESENTER EVAKUERING OG FORPLEINING AVSLUTNING OG EVALUERING AVSLUTNING EVALUERING ØVELSER AJOURFØRING OG REVISJON AV PLANEN ÅRLIG KONTROLL OG OPPFØLGING HOVEDREVISJON FORDELING/DISTRIBUSJON BEREDSKAPSPLANER... 11

3 3 1. Kommunal kriseledelse 1.1 Generelt: Denne planen gjør rede for hvordan kommunens overordnede ledelse skal organisere seg som kommunal kriseledelse, og lede kommunens innsats i krisesituasjoner. Her tenkes det primært på krisesituasjoner innenfor Steinkjer kommunes grenser, herunder kriser som angår kommunens egen virksomhet, men også krisesituasjoner utenfor kommunens grenser, hvor Steinkjer kommune blir bedt om å yte assistanse. Etablering av kommunens kriseledelse er hjemlet i lov om kommunal beredskapsplikt. Administrasjonen har utarbeidet flere beredskapsplaner for større uønskede hendelser. Flere av disse planene, som er hjemlet i særlover, er lagt inn i CIM, som er kommunens krisehåndteringsverktøy og i EQS, som er kommunens kvalitetsstyringssystem. 1.2 Definisjoner: Krise Med en krisesituasjon forstås her en situasjon hvor en uønsket ytre hendelse truer eller rammer et større antall mennesker og/eller betydelige materielle verdier, og hvor skadevirkningene er, eller kan bli, mer omfattende enn hva det ordinære hjelpeapparatet er forutsatt å takle Ansvarsprinsippet Den myndighet, virksomhet eller etat som til daglig har ansvaret for et område, har også ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og for håndtering ved kriser og katastrofer og for eventuelt å gjenopprette egne funksjoner Likhetsprinsippet Den organisasjon man opererer med under kriser skal være mest mulig lik den organiseringen man har til daglig Nærhetsprinsippet Kriser skal organisatorisk håndteres på et lavest mulig nivå Samvirkeprinsippet Myndigheter har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med andre myndigheter med hensyn til forebygging, beredskap og krisehåndtering.

4 4 1.3 Kommunens rolle i en krisesituasjon Redningsinnsatsen ved ulykker og alvorlige skadesituasjoner ledes av politiet. Kommunen skal være støtteenhet for politiet og bistå med ressurser, kompetanse og oppgaveløsning mv. Dessuten skal kommunen ivareta sin egen virksomhet i forbindelse med krisesituasjoner, blant annet ved å forebygge og hjelpe egne brukere og ansatte, samt sikre bygninger og anlegg. I visse krisesituasjoner knyttet til kommunens egen virksomhet, vil kommunen selv ha hovedansvaret for krisehandteringen. 2. Fullmakt til kommunal kriseledelse I krisesituasjoner har kommunens kriseledelse ved ordfører/rådmann eller disses stedfortredere fullmakt til å iverksette nødvendig hjelp til kriserammede, tiltak for å begrense skade og sikre liv, verdier og miljø, samt innsats ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. Alle i kriseledelsen, med unntak av organisasjonsansvarlig, beredskapsleder og beredskapskoordinator er oppført med stedfortreder. Rådmann og ordfører har myndighet til å kalle inn hele eller deler av kriseledelsen, avhengig av krisens karakter og omfang. Normalt kalles hele kriseledelsen inn ved oppstart, og det tas deretter stilling til hvem som eventuelt dimitteres. Det er en forutsetning at alle ledere i kriseledelsen, gruppe 1, med unntak av loggfører, skal kunne ivareta rådmannens rolle ved behov. 3. Organisering av kriseledelsen 3.1 Kommunens kriseledelse Kriseledelsen, gruppe 1 Ordfører overordnet leder Rådmannen - strategisk leder Plansjef Helsesjef Utviklingssjef Informasjonsansvarlig - kontorsjef Organisasjonsansvarlig - personalsjef Beredskapskoordinator Fagkonsulent IKT/info, loggfører Kriseledelsen, gruppe 2 Informasjonsmedarbeider

5 5 Sentralbordansvarlig IKT-ansvarlig Førstesekretær IKT/info, loggfører 2 Omsorgssjef Oppvekstsjef Kriseledelsen Ordfører overordnet leder Varaordfører Rådmannen - strategisk leder Plansjef/Beredskapsleder Helsesjef Utviklingssjef Informasjonsansvarlig - kontorsjef Organisasjonsansvarlig - personalsjef Beredskapskoordinator Fagkonsulent IKT/info, loggfører 1 Informasjonsmedarbeider Sentralbordansvarlig IKT-ansvarlig Førstesekretær IKT/info, loggfører 2 Omsorgssjef Oppvekstsjef Kommuneoverlegen (NY) Hele kriseledelsen kalles inn ved varsling. Ved oversikt over krisens omfang dimitteres personell etter behov Stedfortredere for kriseledelsen Stedfortreder for ordfører varaordfører Stedfortreder for rådmannen plansjef nr. 1, kontorsjef nr.2 Stedfortreder for informasjonsansvarlig konsulent IKT/kontorstøtte Stedfortreder for infomedarbeider førstesekretær IKT/kontorstøtte Stedfortreder for sentralbordansvarlig sekretær informasjon/servicekontoret Stedfortreder for IKT-ansvarlig fagansvarlig arkiv/it-konsulent Stedfortreder for loggfører (3) personalsekretær Stedfortreder for utviklingssjef enhetsleder byggesak og oppmåling Stedfortreder for helsesjef enhetsleder barn og familie Stedfortreder for omsorgssjef enhetsleder bolig- og tildelingskontoret Stedfortreder for oppvekstsjef rådgiver skole

6 Overordnet leder - ordfører Ordføreren er overordnet leder av kriseledelsen. Ordføreren vil i slike situasjoner ha en viktig ombudsfunksjon som krever tilstedeværelse blant annet på pårørendesenter og evakueringsmottak. Ordføreren eller dennes stedfortreder har en sentral rolle i kontakt med media Strategisk leder - rådmannen Rådmannen er strategisk leder for kriseledelsen, med ansvar for den praktiske oppfølgingen av krisen. I rådmannens fravær ivaretas oppgaven av rådmannens stedfortreder. Dersom ingen av disse personene er tilgjengelig, ivaretas kriseledelsen av en av lederne i krisegruppe 1. kriseledelsen. Rådmannen disponerer de andre medlemmene i kriseledelsen etter behov Helsesjef Helsesjefen har ansvar for følgende oppgaver i tillegg til linjeansvaret: Opprettelse og drift av pårørendesenter Kommunens kriseteam Utviklingssjef Utviklingssjefen har ansvar for følgende oppgaver i tillegg til linjeansvaret: Opprettelse og drift av evakuertmottak mottak for evakuerte Befolkningsvarsel Transport ved evakuering Informasjonsansvarlig Informasjonsansvarlig har ansvar for følgende: Utforming og formidling av kommunens informasjon om krisen og krisehåndteringen, samt ansvar for pressekontakt. Informasjonssystemene og bemanning av disse Kontakt med mediene og leder av pressekonferanser i regi av kommunen Holder informasjonsleddene oppdaterte Overvåke TV-kanaler og sosiale medier Opprettes et internt informasjonsnettverk, når situasjonen krever det Tilrettelegging og sikring av kommunens IKT-funksjoner/-utstyr i forhold til krisen og krisearbeidet, både i fast operasjonsrom/rådhuset og i alternative plasseringer Organisasjonsansvarlig Organisasjonsansvarlig har ansvaret for følgende: Holde oversikt og kontakt med de enheter/avsnitt som kriseledelsen organiseres i, samt med andre kommunale innsatsgrupper som engasjeres i krisearbeidet Eventuell evakuering av Steinkjer Rådhus Forsyningstjenesten til de evakuerte fra rådhuset og utestyrke Debrifing av ansatte i kommunen som trenger det Behov for avløsning/etablering av turnus, samt mulighet for dimittering Vurdere behov for, og eventuelt å organisere debrifing Forpleining

7 Beredskapsleder/beredskapskoordinator Beredskapsleder har ansvaret for følgende: Bistå strategisk leder med å klarlegge krisens årsak, forløp og omfang, samt sannsynlig utvikling Sjekke ut at de materielle forutsetningene for kriseledelsens arbeid er på plass Vurdere og foreslå forebyggende og avhjelpende tiltak som meldes til strategisk leder. Dette kan dels være innspill til bistand overfor ekstern operativ ledelse, og dels aktuelle tiltak innenfor kommunens eget ansvarsområde (eksempelvis bygg, anlegg, brukere) Motta og utføre oppgaver som besluttes av kriseledelsen Evaluering og rapportering i etterkant av krisesituasjoner Holde denne planen oppdatert Loggfører Loggfører har ansvar for følgende: Føring av loggen og referat fra møter i kriseledelsen i CIM Støtte kriseledelsen i forbindelse med krisevarsling i CIM Ressurs for kriseledelsen i forbindelse med opplæring og bruk av CIM Loggfører sender meldinger og fører loggen i CIM på vegne av kriseledelsen Operasjonsrom, samband, nøkler, etc Primært operasjonsrom for kriseledelsen: Rom nr. 303, Hilmar Aleksandersen i rådmannsfløyen i 3. etasje i Steinkjer Rådhus er møterom for kriseledelsen. Rommet skal være forberedt og utstyrt for dette formålet Alternativt operasjonsrom for kriseledelsen(1) Dersom rådhuset ikke er tilgjengelig/ forsvarlig å bruke, settes kriseledelsen i møterom i Murbygget på Egge (tidl. Egge vg skole- Bygg G). Lokalene skal være forberedt for formålet Alternativt operasjonsrom for kriseledelsen (2) Inderøy kommunes administrasjonsbygg på Venna. 3.3 Viktig kontaktinfo Viktige kontakter er lagret i egne distribusjonslister krisehåndteringsverktøyet CIM. 4. Kriseledelsens oppgaver Kriseledelsens hovedoppgaver i en krisesituasjon er: 1. I krisesituasjon som ledes av politiet/ Lokal Redningssentral (LRS), eventuelt Fylkesmann: å etablere og deretter holde løpende kontakt med overordnet operativ kriseledelse. I krisesituasjon som ledes av kommunen: å etablere kontakt med politiet og eventuelt annen relevant myndighet.

8 8 2. Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser den kan ha. Vurdere sikrings- og hjelpebehov både generelt og i forhold til kommunens egne virksomheter/virksomhetsområder. Dette følges opp fortløpende. 3. Iverksette de tiltak situasjonen krever, derunder tiltak etter anmodning fra redningsledelse/overordnet myndighet, samt i henhold til relevante kommunale beredskapsplaner, herunder evakuering og forpleining (se punkt 9) og etablering av pårørendesenter (se punkt 8). 4. Iverksette informasjonstiltak overfor myndigheter, publikum og ansatte. 5. Det skal føres logg over alle relevante hendelser og aktiviteter under kriseledelsens arbeid. 5. Beredskap, varsling og innkalling 5.1 Beredskap Kriseledelsen skal ha en beredskapsordning så den til enhver tid er operasjonsdyktig. Et tilstrekkelig antall av kriseledelsens medlemmer eller deres stedfortredere skal kunne møte på kort varsel. Rådmannen har ansvar for beredskapsordningen, samt for ordninger for varsling og innkalling. Kriseledelsens medlemmer skal holde rådmannen orientert når de i perioder ut over en lengre periode ikke kan møte (ferier, reiser, sykdom eller lignende), samt oppgi stedfortreder. 5.2 Varsling av kriseledelsen. Innkalling. Varsling av krisesituasjoner til kommunens kriseledelse skal formidles til rådmannen, ordfører eller rådmannens stedfortreder. Rådmannen og/eller ordføreren avgjør om kriseledelsen skal innkalles og setter i verk innkalling. Hvis rådmannen, rådmannens stedfortreder eller ordfører ikke er tilgjengelig, ivaretas innkallingen av annet medlem av kriseledelsen, gruppe 1. Leder av pårørendesenter forhåndsvarsles samtidig med kriseledelsens medlemmer. Allerede ved starten av en kriseinnsats skal kriseledelsen klargjøre sin rolle i forhold til den aktuelle krisen.. 6. Informasjon 6.1 Generelt: Informasjon som blir gitt til pårørende, kommunens innbyggere, ansatte og media skal være basert på fakta, opplysende, korrekt og presis. Det skal ikke gis spekulerende uttalelser til media. Etterforskning og evaluering av hendelsen vil gi svar på årsaker til og konsekvenser av hendelsen.

9 9 6.2 Roller i informasjonsarbeidet I akuttfasen har Politiet som regel hovedansvaret for å formidle informasjon til publikum direkte gjennom NRK Trøndelag, eller gjennom forberedte pressekonferanser, som er samordnet med kommunens kriseledelse. Ordfører og/eller rådmann deltar på pressekonferansen. Avdelingsleder som er ansvarlig for fagfelt som krisen omfatter, deltar når kriseledelsen finner dette hensiktsmessig. Ledere på alle nivå har ansvar for informasjon i egen organisasjon. Når situasjonen krever det, oppretter kriseledelsen et internt informasjonsnettverk som omfatter kommunens tjenesteområder som er berørt av hendelsen. Kriseledelsen benytter det interne informasjonsnettverket til å gi samordnet kriseinformasjon. 6.3 Eksterne informasjonskanaler I en krisesituasjon vil hjemmesiden kombinert med mediekontakt, være kommunens informasjonskanal ut til både befolkningen. Kommunen bruker et varslingssystem for at innbyggeren i et definert område kan varsles med SMS til mobiltelefon ved viktige hendelser, og i ekstremtilfeller med talemelding til fasttelefon. Varslingssystemet er integrert med et kartsystem som gjør at kommunen raskt kan varsle alle som bor i et geografisk område. I akuttfasen har NRK Trøndelag en særskilt viktig rolle i forhold til informasjonsformidling til befolkningen. Trønder-Avisa, Steinkjer-Avisa og Adresseavisen benyttes også som nyhetsformidlere under krisen. Distribusjonslister til mediene er lagt inn i CIM. 6.4 Informasjonskontoret for publikum, pårørende og medier. Informasjonskontor opprettes i Rådhuset, 1. etasje, telefon Dersom rådhuset må evakueres, etableres det alternativt sentralbord på de forhåndsdefinerte oppmøtestedene for kriseledelsen. Informasjon i tilknytning til pårørendesenter og evakueringsmottak gjennomføres i tråd med gjeldende beredskapsplaner for de nevnte områder. 7. Pårørendesenter og evakueringsmottak 7.1 Pårørendesenter Steinkjer kommune har hovedansvaret for å opprette pårørendesenter i samråd med politiet. Kommunen har forberedt pårørendesenter følgende steder, se intensjonsavtaler som er lagt i CIM: NAV`s kontor i Steinkjer Rådhus Samfunnshuset på torget Steinkjer samfunnshus

10 10 Tingvold Park Hotel Quality Grand Hotel Jægtvolden fjordhotell Stiklestad hotell Pårørendesenter opprettes primært i NAV 's kontor i rådhuset eller samfunnshuset. 7.2 Evakuering og forpleining Det er Politiet som har myndighet til å iverksette evakuering fra et skadestedsområde. Innsatsleder i politiet bestemmer hvilket område som skal evakueres etter eventuelt å ha rådført seg med andre myndigheter. Kommunen har kan etter henvendelse fra politiet få ansvaret for å etablere evakueringsmottak. Med evakueringsmottak forstås her mottak for innbyggere som av politiet er besluttet evakuert fra sitt normale bosted. Typisk kan dette skje ved fare for større naturhendelser som skred/flom og lignende. Evakueringsmottaket kan også få i oppdrag å motta (primært uskadde) personer fra et større skadested. Steinkjerhallen er definert som hovedmottak for evakuerte. Kommunen har inngått intensjonsavtaler med storhalleiere, samfunnshuseiere og hoteller både i egen kommune og andre kommuner om opprettelse og drift av evakueringsmottak, dersom det oppstår behov for det, jf. egen oversikt over evakueringsmottak i CIM og EQS. Kriseledelsen skal, sørge for forpleining til de evakuerte. Avdeling for samfunnsutvikling v/utviklingssjefen har ansvaret for etablering og drift mv. av evakueringsmottakene. Det er utarbeidet egen instruks for dette, som er lagt i CIM og EQS. Det er inngått avtale med Norske Kvinners Sanitetsforening, sanitetslagene i Steinkjer, om bistand i krisesituasjoner, bl.a. i forhold til evakuering, transport og forpleining. Kommunens avdelingsledere har ansvar for at det foreligger oppdatert evakueringsplan for institusjoner på eget ansvarsområde. 8. Avslutning og evaluering 8.1 Avslutning Når krisesituasjonen er over, besluttes og informeres om følgende: At kriseledelsens arbeid avsluttes. Om hvorvidt (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjonen skal opprettholdes. Igangsetting av eventuelle tiltak for oppfølging av innsatspersonell. Oppfølging av de evakuerte og personer som trenger særskilt hjelp, f.eks. psykososial oppfølging.

11 Evaluering Når krisen er avsluttet, skal det snarest mulig foretas en gjennomgang av krisesituasjonen, samt en evaluering av kommunens kriseinnsats. Det skal utarbeides en skriftlig rapport, hvor blant annet forbedringspunkter vurderes og om det er behov for endring av kommunens beredskapsplaner. Beredskapsleder er ansvarlig for gjennomføring av dette punktet. 8.3 ØVELSER Det skal holdes beredskapsøvelse for kommunal kriseledelse hvert år. I tillegg bør det gjennomføres Table Top øvelser og/eller stabsøvelser Øvelsene som gjennomføres skal samordnes med andre større øvelser, f.eks. i regi av LRS (lokal redningssentral). 9. Ajourføring og Revisjon av Planen 9.1 Årlig kontroll og oppfølging Plan for kommunal kriseledelse skal gjennomgås i løpet av oktober hvert år. Ved forslag av reelle endringer fremmes sak for formannskapet som vedtas av kommunestyret. Redaksjonelle endringer (endring av deltagere til kriseledelsen, stillingsbetegnelser, beredskapsplaner etc.) gjøres av rådmannen fortløpende. Revisjon av ROS-analyse og overordnet beredskapsplan skjer i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt Hovedrevisjon Det foretas en hovedrevisjon av planen hvert 4. år, første gang i Fordeling/distribusjon Plan for kommunal kriseledelse lagt ut på kommunens hjemmeside. I tillegg ligger planen i CIM og EQS. Følgende skal i tillegg ha planen elektronisk (epost): Kriseledelsens medlemmer Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, skal også ha den digitalt til postmottak@fmnt.no Politi, skal også ha den digitalt til vakt-nord-trondelag@politet.no Brannvesenet Midt IKS Kommunelegen Steinkjer Legevakt 10. Beredskapsplaner Overordnede beredskapsplaner Steinkjer kommune sine beredskapsplaner er lagt i både CIM (CIM er et dataverktøy som Fylkesmannen og kommunene bruker under krisehendelser. Føring av logg er kjernen i CIM) og EQS (EQS er et elektronisk kvalitetssystem som håndterer al-

12 12 le prosedyrer og kvalitetsdokumenter i kommunen. Det er både et praktisk hjelpemiddel til kvalitet og et internkontrollsystem). Nedenfor er disse planene opplistet. Det fram går av oversikten i EQS når disse planene skal oppdateres og hvem som har ansvaret for den enkelte planen. Andre beredskapsplaner som er gyldig for en eller flere enheter og/eller avdelinger er lagt i EQS. Ansvaret for etablering og oppdatering mv. av slike planer følger linjeansvaret. Beredskapsplan for vannforsyning og avløp Ulykkes og katastrofeplan Beredskapsplan for brann- og redningsvesen Akutt forurensningsplan for distriktet Beredskapsplan for skole og barnehager Beredskapsplan for helse- og sosialinstitusjoner (evakuering) Plan for det psykososiale støtteteamet (POSOM) Smittevernplan Plan for organisering av mottakssenter for pårørende Plan for helsemessig og sosial beredskap Beredskapsplan for sentralkjøkkenet Beredskapsplan renovasjon Steinkjer kommune har samla om lag 120 beredskapsplaner. De fleste av disse er rettet mot den enkelte enhet/institusjon. 22 av planene er definert som overordnete beredskapsplaner for egne tjenester. I tillegg forholder kommunen seg til 12 eksterne overordnete beredskapsplaner (brann, vegvesen, oljevern et cetera). Beredskapsplanene listes ikke opp i foreliggende dokument. Foreliggende dokument underlegges politisk behandling hvert fjerde år mens beredskapsplanene oppdateres ved behov/kontinuerlig. Nye beredskapsplaner vurderes fortløpende. En opplisting med godkjenningsdato vil derfor fort bli misvisende. Det henvises til EQS hvor alle disse planene er listet opp med angitt ansvarlig avdeling, godkjenningsdato, navn på ansvarlig person for oppdatering samt dokumentadministrator. Steinkjer kommune har per dato ingen beredskapsplan for IKT og telefoni. Å utarbeide en beredskapsplan for IKT og telefoni skal prioriteres.