Plan for kommunal kriseledelse Hamar kommune 2015

Transkript

1 Plan for kommunal kriseledelse Hamar kommune 2015 Ytre sperring Innsatsområde Helikopter landing Vente plasser Indre sperring Åsted Fareområde ILKO BRANN 110 Stab POLITI 112 AMK 113 Samleplass skadde Samleplass skadde Evakuerings team Evakuerings punkt Evakuerings punkt Kommunens kriseledelse Ulykkeseier/ andre Psykisk helseteam Psykososialt helseteam Folkets hus Sykehus Evakuerte senter Pårørende senter Legesenter Vedtatt av formannskapet: 18.januar 2012 Ajourført administrativt: 17. mars 2015 Sak arkiv: Sak 12/

2 Planprosessen Planen ble påbegynt august 2011 og har vært til høring som følger: 2. nov 2011: Leder Barn og familie og leder Levekår og helse 6. okt 2011: Gjennomgang i kriseledelsen 7. nov 2011: Tilbakemelding fra Fylkesmannens beredskapsavdeling v/johan Neby 7. nov 2011: Tilbakemelding fra politistasjonssjef Hamar politistasjon v/bjørn Lier 9. nov 2011: Møte med politiet Hamar(Politistasjonssjef Bjørn Lier og P2 Rune Strand) angående mottakssenter pårørende og evakuerte 9. nov 2011: Behandlet i Rådmannens ledergruppe 1. des 2011: Høring i Rådmannens ledergruppe I tillegg er planen kommentert av Hedmarken brannvesen, Kirken og Sykehus innlandet. Arbeid som gjenstår: Ferdigstille øvrige sentrale beredskapsplanverk se pkt 16 Utarbeide tiltakskort pkt 19 og sjekklister pkt 20 Oppfølging av noen punkter blant annet pkt 3.2 (Alternativ lokalisering av kriseledelsen), nødstrømsforsyning til Rådhuset og avtale med HIKT om fremmøte i kriseledelsen. Hamar 02. januar 2012 Jan-Roger Sætren (sign) Beredskapskoordinator Utvalg: FORMANNSKAPET Møtedato: Sak: 61/12 Saksprotokoll Resultat: Arkivsak: 12/ Tittel: PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE Behandling: Vedtak: Formannskapet i Hamar vedtar Plan for kommunal kriseledelse som retningsgivende hvordan kommunens overordnede ledelse skal organisere seg som kommunal kriseledelse og lede kommunens innsats i krisesituasjoner. Med krisesituasjon forstås her en situasjon hvor en uønsket ytre hendelse truer eller rammer et større antall mennesker og/eller betydelige materielle verdier, og hvor skadevirkningene er, eller kan bli, mer omfattende enn hva det ordinære hjelpeapparatet er forutsatt å takle. Enstemmig vedtatt. s. 2

3 Innhold 1. KOMMUNAL KRISELEDELSE Intensjon Beredskapsprinsipper Kommunens rolle i krisesituasjon Varsel om krise FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE ORGANISERING Kommunens kriseledelse Lokalisering av kriseledelsen Beredskapskoordinators ansvar KRISELEDELSENS OPPGAVER I EN KRISESITUASJON BEREDSKAP, VARSLING OG INNKALLING Beredskap Varsling av kriseledelsen. Innkalling OPERATIV ORGANISERING AV KRISELEDELSEN Ledelse Faste funksjoner Annen oppgaveløsing INFORMASJON Politiets rolle i kriseinformasjon Roller i informasjonsarbeidet Mediekontakt Kontaktpunkt for publikum, pårørende og medier Informasjon etter krisen OPPDRAG TIL RESULTATENHETENE MOTTAKSSENTER (EPS) PÅRØRENDESENTER EVAKUERTE SENTER EVAKUERING AVSLUTNING OG EVALUERING Avslutning Evaluering ØVELSER AJOURFØRING OG REVISJON AV PLANEN Årlig kontroll og oppfølging Hovedrevisjon DISTRIBUSJON AV KRISEPLANEN SENTRALE BEREDSKAPSPLANER VIKTIG KONTAKTINFORMASJON INFORMASJONSKANALER TILTAKSKORT SJEKKLISTER s. 3

4 1. KOMMUNAL KRISELEDELSE 1.1. Intensjon Denne planen gjør rede for hvordan kommunens overordnede ledelse skal organisere seg som kommunal kriseledelse og lede kommunens innsats i krisesituasjoner. Her tenkes det primært på krisesituasjoner innenfor Hamar kommunes territorium, derunder kriser som angår kommunens egen virksomhet. Men det kan også være krisesituasjoner utenfor kommunens territorium, hvor Hamar kommune blir bedt om å yte assistanse, eller hvor kommunens innbyggere blir berørt. Med krisesituasjon forstås her en situasjon hvor en uønsket ytre hendelse truer eller rammer et større antall mennesker og/eller betydelige materielle verdier, og hvor skadevirkningene er, eller kan bli, mer omfattende enn hva det ordinære hjelpeapparatet er forutsatt å takle. Redningsinnsatsen ved ulykker og alvorlige skadesituasjoner ledes vanligvis av den lovbestemte overordnede operative kriseledelse (politiet). Den kommunale kriseledelsen skal da handle innenfor de rammer som angis av den overordnede kriseledelsen. Men det kan også oppstå krisesituasjoner knyttet til kommunens egen virksomhet (eksempelvis smitte, avbrudd i vannforsyningen) hvor kommunen selv har det overordnede ansvaret Beredskapsprinsipper Beredskapsprinsippene som ligger til grunn for alt sikkerhets- og beredskapsarbeid i all offentlig sektor er: Ansvarsprinsippet: Betyr at den som har ansvar for et fagområde i en normal situasjon, også har ansvaret for å håndtere uønskede hendelser og/eller ekstraordinære hendelser og kriser på samme området. Likhetsprinsippet: Betyr at den organisering man opererer med til daglig, og den organisering som benyttes under uønskede og/eller ekstraordinære hendelser og kriser, skal være mest mulig lik. Nærhetsprinsippet: Betyr at uønskede og/eller ekstraordinære hendelser skal håndteres på lavest mulig nivå. Unntatt fra dette prinsippet er atomhendelser og sikkerhetspolitiske kriser som håndteres på sentralt nivå. Samvirkeprinsippet: Betyr at det stilles krav til at myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering Kommunens rolle i krisesituasjon Ved starten av en kriseinnsats skal kommunens kriseledelse klargjøre hva dens rolle(r) er. s. 4

5 Kommunens rolle er en av følgende, eventuelt begge: 1. Støtteenhet Dersom politi/lokal Redningssentral (LRS), eventuelt Fylkesmann, har overordet operativ kriseledelse, skal kommunen være støtteenhet og bistå med ressurser, kompetanse, oppgaveløsning osv. Som støtteenhet skal kommunen ivareta egen virksomhet i forbindelse med krisesituasjonen, blant annet ved å sikre, forebygge, avhjelpe og informere med hensyn til egne brukere, ansatte, bygninger, anlegg med videre. Utgangspunkt for håndteringen er kommunens beredskapsplaner. 2. Hovedansvar I visse krisesituasjoner knyttet til kommunens egen virksomhet vil kommunen ha hovedansvaret for krisehåndteringen Varsel om krise Kommunen kan bli varslet om potensielle krisesituasjoner fra egne ansatte, andre myndigheter og fra publikum. Varslingsmottakere i Hamar kommune er: Funksjon Navn Telefonnr. Beredskapskoordinator Jan-Roger Sætren Jobb: Mobil: Privat: Kontorsjef Sindre Molstad Jobb: Mobil: Privat: Leder politikk og samfunnsutvikling Kjell E. Vada Jobb: Mobil: Privat: Konstituert rådmann Terje Halvorsen Jobb: Mobil: Varslingsmottakerne varsler videre til ordfører og rådmann eller den som fungerer i deres sted. Rådmannen (eventuelt den som fungerer i rådmannens sted) bestemmer om kriseledelsen skal kalles inn. Tiltakskort Etablering av kommunal kriseledelse 2. FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE I krisesituasjoner har kommunens kriseledelse ved rådmann eller hans stedfortredere fullmakt til å iverksette nødvendig hjelp til kriserammede, tiltak for å begrense skade og sikre liv, verdier og miljø, samt innsats ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. s. 5

6 Fullmakten omfatter: o Disponere inntil kr 5 millioner (Arkivsak: 11/2968 2) o Omdisponere kommunalt personell, maskiner og redskaper o Midlertidig stanse utførelsen av kommunale oppgaver for å omdirigere ressurser o Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 3. ORGANISERING 3.1 Kommunens kriseledelse Kommunens kriseledelse består av følgende personer: Funksjon i kriseledelse Ansvarlig pr 1. jan 2015 Mobiltelefon Tel. privat Operativ leder Konstituert rådmann Terje Halvorsen Ass. operativ leder Ass. rådmann +47 Strategisk rådgiver Leder Politikk og samfunnsutvikling Kjell E. Vada *) Resultatenhetsledere Se pkt 17 Medisinskfaglig rådgiver Kommuneoverlege Hege R. Basmo Beredskapskoordinator Jan-Roger Sætren Logistikkansvarlig Sindre Molstad Leder service og Hilde Huse kommunikasjon Kommunikasjonsrådgiver Tonje K. Bertini Informasjons-/web Ingse Kjernmoen Loggfører Keth J. Nafstad Loggfører Anne Lisbeth H. Sveen Loggfører Rita Kristiansen Politiet - politistasjonssjef Bjørn Lier Hedmarken brannvesen Torgeir Dybvig *) Rådmannen kaller inn alle resultatenhetsledere eventuelt stedfortredere. Avhengig av krisens karakter og omfang, beslutter rådmannen hvem som skal delta videre i kriseledelsen. For ansvar og oppgaver til den enkelte funksjon, se pkt. 6: Operativ organisering av kriseledelsen. s. 6

7 3.2. Lokalisering av kriseledelsen Kriseledelsen etableres i kommunestyresalen i 1 etasje i Hamar Rådhus. Kriseledelsen disponerer møterom 101, Salongen og Formannskapssal. Rommene skal være forberedt og utstyrt for dette. Rom 101: Oppholds-/arbeidsrom for presse/media - telefon Salong: Til disposisjon for kriseledelsen/logistikk telefon Formannskapssal: Pressekonferanser telefon Rom 185: Beredskap info telefon Kommunestyresalen: o Beredskap o Beredskap sekretær o Beredskap info Telefoner til møterommene er lagret på indre lager bortsettingsarkiv U1. Hvis Rådhuset ikke kan benyttes, beslutter rådmannen alternativ lokalisering. Alternative lokalisering av kriseledelsen kan være: Vikingskipet Kjonerud (HIKT) Olsrud Blæstad Folkets hus Stange Rådhus 3.3. Beredskapskoordinators ansvar Beredskapskoordinator har ansvar for at denne planen er tidsmessig og oppdatert, og for at de materielle forutsetningene for kriseledelsens arbeid til enhver tid er på plass. Videre skal beredskapskoordinator fungere som koordineringsansvarlig når kriseledelsen er i aksjon og ha ansvar for evaluering og rapportering i etterkant av krisesituasjoner. Beredskapskoordinator er ansvarlig for varslingsliste hos 110 alarmsentralen. Opplæring og øvelser er også beredskapskoordinators ansvar. 4. KRISELEDELSENS OPPGAVER I EN KRISESITUASJON Kriseledelsens hovedoppgaver i en krisesituasjon er: 1. I krisesituasjon som ledes av politi/lokal Redningssentral (LRS), eventuelt Fylkesmann: Etablere og deretter å ha løpende kontakt med overordnet operativ kriseledelse. s. 7

8 I krisesituasjon som ledes av kommunen: Etablere kontakt med politiet og eventuelt annen relevant myndighet. 2. Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser den kan ha. 3. Innkalle ledere/stedfortredere av berørte enheter/virksomheter. 4. Vurdere sikrings- og hjelpebehov både generelt og i forhold til kommunens egne virksomhetsområder. Dette følges opp fortløpende. 5. Iverksette de tiltak situasjonen krever, herunder tiltak etter anmodning fra redningsledelse/overordnet myndighet, samt i henhold til relevante kommunale beredskapsplaner. Dette kan være evakuering og forpleining og etablering av og etablering av evakuerte - og pårørendesenter. 6. Iverksette informasjonstiltak overfor myndigheter, publikum og ansatte. 7. Loggføre i CIM krisestøtteverktøy alle relevante hendelser og aktiviteter under kriseledelsens arbeid. 8. Rapportere til Fylkesmann iht. retningslinjer. 5. BEREDSKAP, VARSLING OG INNKALLING 5.1 Beredskap Kriseledelsen skal ha en beredskapsordning slik at den til enhver tid er operasjonsdyktig. Et tilstrekkelig antall av kriseledelsens medlemmer eller deres stedfortredere skal kunne møte på kort varsel (1 2 timer). Rådmannen har ansvar for beredskapsordningen, samt for ordninger for varsling og innkalling. Kriseledelsens medlemmer skal holde rådmannen orientert når de i lengre perioder ikke kan møte (ferier, reiser, sykdom eller lignende), samt oppgi navn på stedfortreder. 5.2 Varsling av kriseledelsen. Innkalling. Varsling av krisesituasjoner til kommunen skal formidles videre fra varslingsmottaker til rådmannen. Avhengig av alvorlighetsgrad på hendelsen vil Rådmannen avgjør hvem som skal innkalles. Hvis rådmannen eller rådmannens stedfortreder ikke er tilgjengelig, ivaretas dette av annet medlem av kriseledelsen. Alvorlighetsgrad ØKT AKTSOMHET: Kalle inn forparti til Rådmannens kontor i 5. etg s. 8

9 Alvorlighetsgrad ALARM OG KRISEHÅNDTERING: Kalle inn kriseledelsen, stedfortredere og nøkkelpersoner til Rådmannens kontor i 5. etg for deretter å etablere seg i Kommunestyresalen. Innkalling av kriseledelsen formidles fra 110 alarmsentralen som benytter seg av UMS (Unified Messaging System). Beredskapskoordinator er ansvarlig for å oppdatere varslingsliste og formidle oppdateringer til 110 alarmsentralen. Ordfører informeres snarest om hendelsen av rådmannen eller assisterende rådmann. 6. OPERATIV ORGANISERING AV KRISELEDELSEN 6.1. Ledelse Rådmannen er operativ leder for kriseledelsen Rådmannen har ansvar for den praktiske oppfølgingen av krisen. I rådmannens fravær ivaretas oppgaven av rådmannens stedfortreder. Rådmannen knytter til seg ledere og ressurspersoner til en strategisk gruppe. Normalt vil denne gruppen bestå av assisterende rådmann, leder Politikk og samfunnsutvikling og beredskapskoordinator. Ordføreren har en viktig ombudsfunksjon som krever tilstedeværelse blant annet på skadested og mottakssenter (EPS). Ordføreren vil også ha en sentral funksjon mot media. Strategisk rådgiver har ansvaret for kontakt med politiets operasjonssentral enten via egne liaisonledd eller via politiets representant i kriseledelsen Faste funksjoner Kriseledelsen har følgende faste funksjoner, som brukes og tilpasses etter behov: Resultatenhetsledere Ledere av berørte avdelinger er ansvarlig for kriseoppfølging og skal bistå rådmannen med å klarlegge krisens årsak, forløp og omfang, samt sannsynlig utvikling. Ansvarlig for kriseoppfølging skal ikke samtidig ha større driftsmessige oppgaver i kriseledelsen. Vedkommende skal vurdere å foreslå forebyggende og avhjelpende tiltak som meldes til operativ leder. Dette kan være innspill til bistand overfor ekstern operativ ledelse, og aktuelle tiltak innenfor kommunens eget ansvarsområde (eksempelvis bygg, anlegg, brukere). Logistikkansvarlig Logistikkansvarlig skal sørge for at følgende ivaretas overfor de som tjenestegjør i krisearbeidet: s. 9

10 Etablering av turnus/avløsning, samt mulighet for dimittering i kriseledelsen Forpleining Transport I samråd med medisinskfaglig rådgiver å vurdere behov for og eventuelt organisere debrifing Logistikkansvarlig har videre ansvar for: Tilrettelegging og sikring av kommunens el-forsyning (nødstrømsaggregat) samt IKTfunksjoner og -utstyr i forhold til krisen og krisearbeidet, både i kriseledelsens lokaler i Rådhuset og i alternative lokaliseringer. Beredskapskoordinator Koordinator skal holde oversikt og kontakt med de enheter som kriseledelsen organiseres i, samt med andre kommunale innsatsgrupper som engasjeres i krisearbeidet. Koordinator skal sørge for jevnlig samling av kriseledelsens medlemmer til oppdatering og koordinering. Medisinskfaglig rådgiver Kommuneoverlegen er medisinskfaglig rådgiver for kriseledelsen. Kommuneoverlegen har en særlig oppgave knyttet til koordinering på tvers av berørte resultatenheter og nivåer i helsetjenesten. Kommuneoverlegen har ansvar for smittevern og miljørettet helsevern i kommunen. Kommuneoverlegen skal bidra i samlet kommunikasjonsstrategi. Kommunikasjonsansvarlig Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for at det blir utformet og formidlet informasjon om krisen og krisehåndteringen internt og eksternt (se også kapittel 7). Kommunikasjonsansvarlig koordinerer med øvrig kriseledelse hva som til enhver tid skal kommuniseres og formidler dette videre til ansvarlig for informasjon/web. Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for organisering av pressekonferanser og eventuelle presseomvisninger i innsatsområdet. Informasjons-/webansvarlig Informasjons-/webansvarlig utformer og formidler budskap til presse/media og publiserer meldinger på kommunens egen web Kommunens kriseweb skal kunne tas i bruk. Kriseweb skal til enhver tid ligge klar med faste data oppdatert. I en krisesituasjon erstatter kommunens kriseweb kommunens webforside, alltid med samme adresse og publisering skjer på denne siden. s. 10

11 Informasjons-/webansvarlig formidler til Service og kommunikasjon hvilken informasjon de til enhver tid kan gi ved telefonhenvendelser. Orienterer videre Service og kommunikasjon om hva kommunen legger ut på web og om tidspunkt for pressekonferanser. Informasjons-/webansvarlig deltar i organisering av pressekonferanser, mediekontakt osv. Liaison til politiet For å sikre bindeledd mellom Politiets operasjonssentral og kommunens kriseledelse utpeker kommunen minst 2 personer som ved behov ivaretar en slik rolle. Loggførere Det skal til enhver tid være minst én loggfører til stede i kriseledelsen. Loggførere skal registrere i krisestøtteverktøyet CIM alle relevante hendelser, meldinger, beslutninger osv. som oppstår under kriseledelsens arbeid. Service og kommunikasjon Servicekontoret skal håndtere henvendelser om krisesituasjonen på telefon og i skranken i Rådhuset og har ansvar for presserommet. Servicekontoret skal registrere i krisestøtteverktøyet CIM innkommende henvendelser som har betydning for kriseledelsen håndtering av krisesituasjonen Annen oppgaveløsing Rådmannen disponerer de andre medlemmene i kriseledelsen etter behov. 7. INFORMASJON 7.1. Politiets rolle i kriseinformasjon Politiet har et overordnet ansvar for å iverksette nødvendige tiltak for å avverge fare for og begrense skade i forbindelse med alle ulykkes- og katastrofesituasjoner. Det er politiet som gir informasjon i disse tilfellene Roller i informasjonsarbeidet Kommunens rolle er å informere om egen virksomhet i samarbeid og etter avtale med politistaben. Operativ leder (rådmann) har ansvar for at informasjon blir gitt - korrekt, raskt og målrettet. Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for iverksetting og gjennomføring av informasjonsarbeidet på oppdrag fra operativ leder. Kommunikasjonsansvarlig koordinerer i kriseledelsen hva som til enhver tid skal kommuniseres. s. 11

12 Kommunikasjonsansvarlig skal snarest mulig etablere kontakt med politiets informasjonsansvarlig. Informasjons/webansvarlig har ansvar for utarbeiding og distribusjon av informasjon, herunder pressemeldinger og publisering på egen web. Presseverter bistår journalister som kommer til Rådhuset ved pressekonferanser og/eller for å arbeide. Bistand kan være formidling av informasjon fra kriseledelsen og praktisk tilrettelegging ift. arbeidsplass, strøm/nett-tilgang etc. Servicekontoret svarer på telefonhenvendelser, og skal til enhver tid vite fra kriseledelsen hvilken informasjon som skal formidles eksternt. Servicekontoret henviser videre til informasjon på web eller til pressekonferanser som blir avholdt. Servicekontoret skal formidle til kriseledelsen innkommende henvendelser som har betydning for håndtering av krisesituasjonen. Logistikkansvarlig har ansvaret for informasjonssystemene, data og telefoni. Ledere på alle nivå har ansvar for informasjon i egen organisasjon. Linjeorganisasjonen opprettholdes Mediekontakt I tillegg til de oppgaver som er definert i pkt gjelder følgende: Ordføreren eller dennes stedfortreder har en sentral rolle i kontakt med media. All informasjon gjøres i samarbeid og etter avtale med politistaben. I situasjoner der Fylkesmannen har samordningsrollen (samfunnskritiske hendelser), samordnes informasjonen med Fylkesmannens informasjonsansvarlig. Rådmannen eller dennes stedfortreder, som operativ leder, deltar normalt på pressekonferanser, men prioriterer ut over dette ledelse av kriseledelsen. Avdelingsleder for berørt avdeling deltar aktivt i mediekontakten. Andre, som kriseledelsen utpeker, kan tildeles en rolle i mediekontakten Kontaktpunkt for publikum, pårørende og medier. Publikum og medier Servicekontoret i Rådhuset er primært kontaktpunkt for publikum og medier telefon (sentralbordet) og (servicekontor). De formidler informasjon til rette instans via e-post, telefon eller direkte kontakt. Under ingen omstendighet skal slike telefoner formidles direkte til kriseledelsen. s. 12

13 Dersom sentralbordet må flyttes gjelder følgende: Dersom teknisk løsning på Rådhuset er intakt, og ny lokasjon har fibertilknytning til Rådhuset, etableres alternativt sentralbord?? Dersom nytt lokale har eget sentralbord, benyttes dette. Pårørende Kriseledelsen avtaler med politiet hvem som skal informere om pårørendesenter og hvilken informasjon som går ut. Kriseledelsen avtaler med politiet vedrørende kontakttelefon til pårørendesenter. 7.5 Informasjon etter krisen Kriseledelsen utarbeider en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med kriseteamet. 8. OPPDRAG TIL RESULTATENHETENE Følgende ressursene skal være til disposisjon for kriseledelsen når kriseledelsen trenger ressursene: Avdeling Alle avd. Helse og omsorg Familie og levekår Kultur og frivillighet Opplæring og oppvekst Plan, miljø og teknisk Oppdrag Forberedt på at leder eventuelt stedfortreder inngår i kriseledelsen å stille ressurser (personell og materiell) til disposisjon for kriseledelsen å etablere alternativ lokalisering av enhetens/avdelingens Rådhusfunksjoner Forberedt på: å forpleie og finne overnattingsfasiliteter til evakuerte å avgi 1 medarbeider til Servicekontoret Forberedt på: å etablere, lede og drifte mottakssenter (evakuerte- og pårørendesenter (EPS)) å innkalle psykisk helseteam (inkl interkommunalt kriseteam) at Folkets hus blir disponert av kriseledelsen til evakuerte-/pårørendesenter at Olsrud voksenopplæringssenter kan bli brukt som samlingssted ved evakuering å hjelpe barn i en katastrofesituasjon å avgi 1 medarbeider til Servicekontoret NAV: å hjelpe befolkningen i en krisesituasjon også utenfor kontortid å bistå i drift av mottakssenter ved behov å bistå evakueringsteamet med fagpersoner Forberedt på: stille Kulturhuset til disposisjon for kriseledelsen (alternativ mottakssenter) avgi 2 medarbeidere til Servicekontoret avgi inntil 10 medarbeidere til kriseledelsen Forberedt på: å hjelpe barn og unge i en katastrofesituasjon å avgi medarbeidere til Servicekontoret Forberedt på: lede kommunens evakueringsteam s. 13

14 Økonomiavd. HR og organisasjon Politikk og samfunnsutvikling å bistå politiet med nødvendig personell/materiell i en evakuerings- eller redningssituasjon (inntil 20 personer) å avgi 4 medarbeider til Servicekontoret å avgi inntil 15 medarbeidere til kriseledelsen (logistikkstøtte, kart, fagpersoner) å avgi 1medarbeider til informasjonsarbeid i kriseledelsen Forberedt på: å avgi medarbeidere til Servicekontoret å avgi inntil 10 medarbeidere til kriseledelsen Forberedt på: ivareta HMS perspektivet for egne ansatte avgi 2 medarbeider til Servicekontoret avgi IKT fagperson til kriseledelsen Forberedt på: å avgi medarbeidere til kriseledelsen (kommuneoverlege, loggførere, logistikk, informasjon, liaison) ved behov å avgi liaison (kontaktpersoner) til politistaben og Fylkesmannen ansvar for pressevertrollen Servicekontoret utfører informasjonsoppgaver i.hht egen plan HIKT Administrasjonsavdelingen etablerer Sentralt beredskapssekretariat i kommunestyresalen innen en tidsramme på 2 timer fra oppdrag er gitt Loggføring i kriseledelsen (min 3 loggførere) Forberedt på: alternativ lokalisering av kriseledelsen å avgi inntil 2 medarbeidere til kriseledelsen utvidet drift av kantina endrede behov for vaktmestertjeneste Forberedt på: å avgi en fagperson til kriseledelsen å etablere og drifte data og telefonløsninger i kriseledelsens operasjonsrom i.hht plan. Etablering innen en tidsramme på 2. timer fra varsel gitt 9. MOTTAKSSENTER (EPS) Mottakssenteret består av et pårørendesenter og evakuertesenter. Kommunen har ansvaret for etablering og drift av EPS på anmodning fra politiet. Politiet har ansvaret for å registrere personopplysninger og gi informasjon til de berørte og fremmøtte. Overordnet ansvar Leder mottakssenter (EPS) Leder pårørende senter Leder evakuertesenter Leder Familie og levekår: Anne Olen Aasen Camilla Haagensen Mosveen Sjefshelsesøster: Margit Nordstoga Leder voksenopplæring: Sverre Nes Tlf: Tlf: / Tlf: Tlf: PÅRØRENDESENTER Et pårørendesenter er et oppholdssted for pårørende som har behov for informasjon, hjelp, omsorg og samtaletjeneste. Det er kommunens ansvar å opprette og drifte pårørendesenter. Den praktiske delen overlates til kommunen ved avdeling Familie og levekår. s. 14

15 Lokaler for pårørendesenter er Folkets Hus - 4. etasje. Ansvarlig for pårørendesenteret sørger for logistikk, forpleining, eventuelt overnatting og informasjon til pårørende. I tillegg gi tilbud om psykososiale tiltak i mottaket. Pårørendesenter kan også etableres i kommunens regi ved behov, fortrinnsvis etter avklaring med politiet/lokal redningssentral (LRS). Kommunens kriseledelse avtaler med politiet kontakttelefon til pårørendesenter. Dersom kommunen selv har overordnet ansvar for pårørendesenteret, opprettes eget telefonnummer. 11. EVAKUERTE SENTER Et evakuertesenter er et oppholdssted for fysisk uskadde personer som har vært involvert i en hendelse, og som har behov for hjelp, som gjenforening med pårørende, samtaletjeneste og omsorg. Det er kommunens ansvar å etablere og drifte evakuertesenteret. Politiet skal bistå med å registrere personopplysninger samt utføre andre politioppgaver. Den praktiske delen overlates til kommunen ved avdeling Familie og levekår. Lokaler for evakuertesenter er Folkets Hus - 3. etasje. Ansvarlig for evakuertesenter sørger for logistikk, forpleining, eventuelt overnatting og informasjon til evakuerte. I tillegg gi tilbud om psykososiale tiltak i mottaket. Kommunens kriseledelse avtaler med politiet kontakttelefon til evakuertesenter. 12. EVAKUERING Resultatenhetsledere har ansvar for at det foreligger oppdaterte evakueringsplaner for institusjoner innen eget ansvarsområde. Evakueringsplan for Hamar kommune er et supplement til Plan for kommunal kriseledelse. Planen omfatter evakuering av personer fra et skadeområde eller et utsatt område i kommunen til et annet område/sted i kommunen. Planen regulerer følgende oppgaver: Ansvar for å initiere og lede selve evakueringsarbeidet Oppgaver til de som skal lede og gjennomføre evakueringen. Aktuelle innkvarteringssteder i Hamar kommune. Kontakt med kriseledelse, samarbeid med aktuelle kommunale enheter og eksterne samarbeidspartnere. Organisering av transport s. 15

16 Evakueringsteamet har ingen permanent funksjon, men vil bli aktivisert i forbindelse med ulykker av større omfang som skjer innenfor kommunens grenser. Evakueringsteamet aktiviseres normalt etter anmodning fra politiet og/eller etter ordre fra Rådmannen (kriseledelsen). Leder plan, miljø og teknisk er ansvarlig for at evakueringsteamet etableres og er operative. Overordnet ansvar Leder evakueringsteam Nestleder Leder plan, miljø og teknisk: Reidar Aas Odd Einarsrud Leif Rune Erstad AVSLUTNING OG EVALUERING 13.1 Avslutning Når krisesituasjonen er over, besluttes og informeres det om følgende: At kriseledelsens arbeid avsluttes. Om hvorvidt (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjonen skal opprettholdes. Igangsetting av eventuelle tiltak for oppfølging av innsatspersonell Evaluering Når krisen er avsluttet, skal det snarest mulig foretas en gjennomgang av krisesituasjonen, samt en evaluering av kommunens kriseinnsats. Det skal utarbeides en skriftlig rapport, hvor det blant annet vurderes behov for endring av kommunens beredskapsplaner. Beredskapskoordinator er ansvarlig for gjennomføring av dette punktet. 14. ØVELSER Det skal holdes beredskapsøvelse for kommunal kriseledelse minst annet hvert år. Øvelsene bør alternere mellom teoretisk papirøvelse og praktisk øvelse. Kommunens beredskapsplan skal øves hvert annet år. (Forskrift om kommunal beredskapsplikt ). Større øvelser sammen med eksterne instanser bør gjennomføres med jevne mellomrom, minimum hvert fjerde år. 15. AJOURFØRING OG REVISJON AV PLANEN 15.1 Årlig kontroll og oppfølging Plan for kommunal kriseledelse skal gjennomgås i løpet av januar hvert år. Rapport av gjennomgangen forelegges formannskapet. Ved forslag av reelle endringer fremmes sak for formannskapet. s. 16

17 Redaksjonelle endringer (endring av navn, stillingsbetegnelser, beredskapsplaner etc.) gjøres fortløpende av beredskapskoordinator Hovedrevisjon Det foretas en hovedrevisjon av planen hvert 4. år, første gang i Revisjonen skjer fortrinnsvis parallelt med revisjon av kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). 16. DISTRIBUSJON AV KRISEPLANEN Plan for kommunal kriseledelse legges ut på kommunens internett og i EQS. Følgende instanser skal i tillegg ha planen i papirutgave: o Kriseledelsens medlemmer o Rådmannens ledergruppe o Fylkesmannen i Hedmark/beredskapsavdelingen o Politiet v/politistasjonssjef Hamar politistasjon o Brannvesenet v/brannsjef Hedemarken brannvesen o Akuttmottak Hamar sykehus v/ postmottak@sykehuset-innlandet.no o Beredskapsrådets medlemmer s. 17

18 17. SENTRALE BEREDSKAPSPLANER Beredskapsplaner som følger Plan for kommunal kriseledelse: Nr Plan Ansvar Status 1 Risiko og sårbarhetsanalyse Hamar kommune Beredskapskoordinator Behandlet politisk høst Beredskapsplan generell del 2012 Sak 12/ Beredskapskoordinator Godkjent Evakueringsplan for Hamar kommune Leder plan, miljø og teknisk 4 Plan for organisering av mottakssenter pårørende Leder Familie og levekår 5 Plan for organisering av evakuerte senter Leder Familie og levekår 6 Plan for helsemessig og sosial beredskap (jamfør lov om helsemessig og sosial beredskap) Koordineres av kommuneoverlege 7 Beredskapsplan for brann- og redningsvesen Brannsjef 8 Akutt forurensningsplan for distriktet Brannsjef 9 Informasjonsplan Service og kommunikasjon Beredskapsplanene er administrative planer som revideres kontinuerlig. Behov for nye planer utløser at slike utarbeides og vedlegges Plan for kommunal kriseledelse. 18. VIKTIG KONTAKTINFORMASJON Kommunen vil trenge bistand til å håndtere ulike oppgaver i en krisesituasjon, eksempelvis: Evakuering Innkvartering og forpleining Forsyningsstøtte til redningsmannskaper Nødstrøm ved strømstans Ivaretakelse av skadde personer Kriseledelse Vakthold ved ras og vegbrudd Eksterne kontakter Kontakt Telefon Politiet (Lokal Redningssentral, LRS) 02800, , Politistasjonssjef Hamar politistasjon Hedemarken brannvesen (Overbefalsvakt) (T Dybvig) Fylkesmannens beredskapsavdeling (Vakttelefon) (Neby) (Fossum) Sivilforsvaret Hedmark (Vakttelefon) / s. 18