DERES REF.: DATO:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD Styremedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.: Vidar DERES REF.: DATO: Vi viser til vedtatt møteplan og innkaller med dette til styremøte i Fosen Regionråd Fredag kl 1000 (kl 0930 rep.skap Fosen Helse IKS) (kaffe serveres fra kl 0915) Kommunestyresalen, Rissa rådhus, Rissa kommune (NB! Endret møtested) Vi gjør oppmerksom på at det vil bli innkalt til representantskapsmøte for Fosen Helse IKS til kl (styremøtet i Fosen Regionråd starter umiddelbart etter dette møtet) Ordfører Ove Vollan ønsker velkommen til Rissa og gir en orientering om kommunen. Saksliste: Sak 15/14 Oppfølging av styrets vedtak Sak 16/14 Sluttrapport - Prosjekt Utredning av felles kompetanse-/forvaltningsenhet på Fosen Sak 17/14 Henvendelse fra Vest-Telemarkrådet Støtte til rettssak ang redusert postombering i distrikta Sak 18/14 Kommunestruktur 2014 fra sju til en Fosen kommune Innbyggerundersøkelse Sak 19/14 Skjønnsmiddelsøknader 2015 Eventuelt andre saker Orienteringer/drøftinger: Utviklingsprosjekt Ørland kommune Studentsamarbeid Digital Døgnåpen Forvaltning på Fosen (DDF) orientering v/prosjektleder Videregående skole ref fra møte mellom AU og rektorer Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Med hilsen Fosen Regionråd Ove Vollan styreleder Åmyra 5, 7170 Åfjord Telefon E-post: fosen.regionraad@fosen.net Internett:

2 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Styret i Fosen Regionråd SAK FRA: Sekretariatet/VD Møtedato: Sak 15/14 Oppfølging av styrets vedtak AC SAKSNR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 10/14 Oppfølging av styrets vedtak Ingen tiltak påkrevd Sak 11/14 Sak 12/14 Årsmelding Fosen Regionråd 2013 Fosen Regionråd regnskap 2013 Styrets vedtak ble behandlet i rådets møte samme dag. Styrets og rådets vedtak er gjort kjent for kommunene og mottakere av styrepapirer gjennom utsendelse av protokoller ( ) fra styrets og rådets møter den 13. juni. Vedtatt årsmelding er lagt ut på «Fosenportalen» d=23718 Ingen andre tiltak iverksatt. Styrets vedtak ble behandlet i rådets møte samme dag. Styrets og rådets vedtak er gjort kjent for kommunene og mottakere av styrepapirer gjennom utsendelse av protokoller ( ) fra styrets og rådets møter den 13. juni. Sak 13/14 Regnskap og årsmeldinger 2013 for regionale samarbeidsordninger (orientering til styret og rådet) Styrets vedtak ble behandlet i rådets møte samme dag. Styrets og rådets vedtak er gjort kjent for kommunene og mottakere av styrepapirer gjennom utsendelse av protokoller ( ) fra styrets og rådets møter den 13. juni. Sak 14/14 Evaluering av funksjonen Regional koordinator / prosjektleder helse Styrets vedtak er oversendt til lederforum for helse og til Fosen Helse IKS Eventuelt Ref. sak fra rådmannsmøtet RM 08/14 Budsjettbrev/Budsjettkriterier 2015 Styrets konklusjon er i brev oversendt til de ulike IKS, som har Fosen Regionråd sine medlemskommuner som eiere. 2

3 SAKSNR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Styresemin ar, Regional plan for behandling av kommunereformen Styrets vedtak er oversendt til styremedlemmer, kommunene og pressen i brev av Drøftinger/ orientering er Videre prosess rundt temaet kommunestruktur Styrets konklusjon resulterte bla i arbeidsseminar for styre og rådmannsgruppe. (se sak over her) Orientering om Næringsalliansen på Fosen Orientering om Digital Døgnåpen forvaltning Orientering om laboratorieselskapet PreBio AS Orientering om Radio P5 Fosen Åpen runde Nytt fra kommunene, fylkeskommuner, fylkesmannen og Kysten er klar. Orienteringen tatt til etterretning. Orienteringen tatt til etterretning. Videre fremdrift klareres med rådmannsgruppen. Styreleder Ove Vollan, som styremedlem i selskapet, ivaretar Fosen Regionråd sine interesser i den pågående prosessen om fusjon. Ingen tiltak iverksatt fra sekretariatet. Regner med at kommunene har svart på henvendelsen fra Radio P5 Fosen Grei runde i møtet, utrolig mye nyttig informasjon fremkommer. Ingen spesielle tiltak iverksatt Referat fra styrets møte, 13. juni, ble utsendt den Oppsummering av styreseminaret ble utsendt til styremedlemmer, presse og kommuner den 3. september. Sekretariatets innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: Orienteringen tas til etterretning. Behandling i styremøte: Styrets vedtak: 3

4 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 13/ SB Sluttrapport - Prosjekt Utredning av felles Arbeidsutvalget 16/ VD kompetanse-/forvaltningsenhet på Fosen Styret 16/ VD Vedlegg: 1. Sluttrapport Prosjekt utredning av felles kompetanse-/forvaltningsenhet på Fosen (eget dokument) Andre dokumenter: (ikke vedlagt, kan fås ved henvendelse til sekretariatet) 1. Særutskrift av styresak 02/12 «Samhandlingsreformen, etablering av stilling som regional koordinator» 2. Retningslinjer for saksbehandling 3. Praktiske rutiner/prosedyrer for saksbehandling (er også laget som enkeltprosedyrer i mal for Risk Manager) 4. Rutinehåndbok for beregning av egenandel 5. Rutiner elektronisk arkiv for Visma Profil 6. Kvalitetsstandard for helse- og omsorgstjenesten 7. Rutinehåndbok for praktisk anvendelse av kvalitetsforskriften 8. Verdihåndbok Skap gode dager 9. Rutiner elektronisk arkiv/vsa for EPJ Profil Saksfremstilling: Det vises til sak 02/12 i Fosen Regionråd (utklipp) I forbindelse med søknad om skjønnsmidler for 2012, (styresak 26/11) ble det bla vedtatt å sende inn en søknad om Utredning av felles kompetanse-/ forvaltningsenhet innen Pleie og omsorg. I søknaden skrives blant annet: MÅL: - Utøve god saksbehandling og en enhetlig skjønnsutøvelse i Fosenregionen - Kompetanseheving/kompetanseutvikling ifht å forvalte nytt, endret lovverk i henhold til Samhandlingsreformen og brukerrettigheter - Samle spisskompetanse på utfordrende enkeltområder i en gruppe/enhet på Fosen - På sikt utvikle en egen forvaltningsenhet i Fosenregionen Bakgrunn/begrunnelse: - Fosen-kommunene samarbeider i utgangspunktet tett på mange områder innenfor helse-/omsorgstjenesten. Det er bl.a utarbeidet felles overordnet strategisk helse- og omsorgsplan for kommunene Rissa, Åfjord, Roan, Bjugn, Ørland og Leksvik. Plana er til høring i kommunene. - Planen har eget punkt om forvaltning der målet er : Fosenkommunene utøver god forvaltningspraksis som ivaretar innbyggernes rettssikkerhet. Delmål: - Fosen har samsvarende utøvelse av fagskjønn og tjenestetildeling. - Saksbehandlerkompetansen er i dag ulik på enkeltområder i de ulike kommunene, men en er omforent om at tjenestene skal oppleves likeverdige uavhengig av bosted på Fosen. I denne sammenheng er det diskutert mulighet for felles forvaltningsenhet på områder en opplever som utfordrende, som f.eks egenbetaling/vederlag for institusjonsopphold, tjenestetildeling i "tunge/ sjeldne saker" og ressurskrevende tjenester En ønsker at noen personer opparbeider seg spisskompetanse på det nye lovverket som vil gjelde fra 2012 og at spisskompetanse også på andre enkeltområder kan samles i en kompetanse-/forvaltningsenhet som alle kommunene kan benytte seg av. Utgangspunktet er at vi har felles strategi for elektroniske hjelpemidler, eks felles fagprogram. I tildelingsbrevet fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag heter det (utklipp): 4

5 Foruten velferdsteknologi, og folkehelse har det vært av særskilt interesse få til felles prosjekter knyttet til forvaltningskompetanse og styringsdata. Mange kommuner vil kunne bli sårbar ihht forvaltningskompetanse på helse og omsorgsområdet, og Fylkesmannen ønsker å se hvordan vi best sikrer robuste forvaltningsmiljøer på et regionalt nivå. Ut fra søknader fra kommunene vil Fylkesmannen i 2012 støtte 2 prosjekter innenfor dette området; Fosen Regionråd tildeles støtte til å etablere felles forvaltningskompetanse/forvaltningsenhet for kommunene Åfjord, Ørland, Bjugn, Rissa, Roan og Leksvik. Beløpet som tildeles er kr og er de sørtrønderske kommunens andel i prosjektet. Fylkesmannen forutsetter at begge prosjekter blir gjennomført i nært samarbeid med Fylkeskommunen og Fylkesmannen, og erfaringer og dokumentasjon fra dette prosjektet skal gjøres tilgjengelig for andre regioner/kommuner - rapporteringsplikt Med bakgrunn i ovenfor nevnte søknad om, og tildeling av skjønnsmidler fra Fylkesmannen, ble det fra ansatt prosjektleder for å gjennomføre utredning av Mulighet for felles kompetanse-/forvaltningsenhet på Fosen. Prosjektgruppen som ble oppnevnt har jobbet konstruktivt og mener nå at mål og delmål skissert i søknaden er oppfylt gjennom resultat av arbeidet i form av felles retningslinjer, rutiner og kvalitetsstandarder. Dette arbeidet har gått fortløpende i prosjektet og har vært en lærerik, men også tidkrevende prosess. Retningslinjene for saksbehandling kap.2 kan gi inntrykk av at tjenesteområdet har mange inntaksteam. Bakgrunn for den detaljerte oppdelingen ligger i at kommunene organiserer dette ulikt. I praksis vil det kunne være det samme inntaks-/forvaltningsteamet som behandler flere eller alle type saker. I tillegg til den generelle kompetansehevingen gjennom prosjektet og utarbeidelsen av detaljerte retningslinjer og rutiner er kommunene tilført ny spisskomptanse gjennom at 6 personer fra fem av kommunene har gjennomført videreutdanning ved Høgskulen i Volda i Saksbehandling og tjenester i helse- og omsorgstjenesten. Halvårsstudiet ble gjennomført høsten Under arbeidet har prosjektgruppen kommet fram til at en på nåværende tidspunkt ikke ser betydelig gevinst ved å opprette en ny, felles organisatorisk enhet for forvaltningen i helse- og omsorgstjenesten. Gruppen mener samstemt at kompetansutvikling og kompetansedeling, felles rutiner og nettverksarbeid vil gi innbyggerne et tilnærmet entydig inntrykk av forvaltningen i helse- og omsorgstjenesten i Fosen. En ser at forvaltningen på Fosen allerede har en styrke i eksisterende faggrupper, samarbeidsfora og fellesprosjekter. Gjennom disse nettverkene har en god kjennskap til hverandre og hvem som er god på hva. Dette utgjør lav terskel for å ta kontakt på tvers av kommunene. En tenker mye likt ut fra lang erfaring med samarbeid, bl.a. Profilgruppa der flere av de systemansvarlige også er saksbehandlere i tjenesteområdet, samt også Lederforum Helseog omsorg Fosen. Det er tett og godt samarbeid med utviklingsaktøren Fosen Helse IKS og Folkehelse Fosen. Felles Helse- og omsorgsplan for Fosen med tilhørende tiltaksplan bidrar også til fellesløsninger, samarbeid og omforent tankesett omkring tjenester, tildeling og organisering. Dette er formelle og uformelle, til dels tverrfaglige kompetansenettverk som en kan bygge videre på også direkte inn i forvaltningen. De som gjennomførte den nye videreutdanningen i forvaltning er forpliktet til å utgjøre et Fagnettverk Forvaltning i Sør Trøndelag i regi av Fylkesmannen som bekostet studieavgiften. Tilsvarende vil disse ressurspersonene også utgjøre et lokalt Fosen-nettverk. 5

6 Disse allerede eksisterende faggruppene og nettverkene bør benyttes i fortsatt arbeid med å vedlikeholde og videreutvikle felles rutiner, prosedyrer og standarder. Tjenesteområdet er langt fra statisk. Stadig endrede krav og forventninger, både lokalt og nasjonalt, utløser behov for jevnlig å gjennomgå og tilpasse rutiner og prosedyrer. Videreutvikling og nødvendig revisjon må utføres i tett samarbeid med ledelsen i Helse og omsorg i kommunene. Det vises for øvrig til prosjektgruppens sluttrappport av og de fellesdokumenter, retningslinjer og rutiner som er utarbeidet i prosjektet. Lederforum Helse og omsorg Fosens forslag til vedtak: Lederforum slutter seg til prosjektgruppens vurderinger og konklusjoner og de fellesdokumenter med retningslinjer, rutiner og prosedyrer som er utarbeidet for tjenesteområdet helse og omsorg Fosen. Betydningen av nærhet til brukere og tjenesteutøvende nivå er vurdert å være en avgjørende faktor for best mulig ivaretakelse av bruker/søker, saksbehandlingen med tjenesteutmåling og kvalitet, og derigjennom økonomi. Lederforum ser på grunnlag av dette at det ikke er formålstjenlig å opprette en ny, felles organisatorisk enhet for forvaltningen i helse- og omsorgstjenesten i Fosen, men anbefaler følgende: 1. Felles retningslinjer, rutiner og prosedyrer implementeres og etterfølges i deltakerkommunene fortløpende. 2. De 6 personene fra Fosen som gjennomførte videreutdanning i «Saksbehandling og tjenester i helse- og omsorgstjenesten» har, gjennom fylkesmannens dekning av studieavgift, forpliktet seg til å delta i regional nettverksgruppe i Sør-Trøndelag for kompetanseutveksling og kompetanseutvikling. 3. Tilsvarende pkt. 2 danner denne gruppen «Fagnettverk forvaltning helse- og omsorg Fosen». Gruppen skal utgjøre en kompetansepool/fagnettverk for saksbehandling, samstemming av vedtaksmaler og en enhetlig og god forvaltningspraksis i Fosen. 4. Fagnettverket er ansvarlig for årlig gjennomgang og oppdatering av fellesrutiner. Oppdatering gjøres også ved endringer i relevante lov- og regelverk. 5. Fagnettverket sørger for at dokumentene fra prosjektet og oppdateringer er tilgjengelige på fellesområde i Risk Manager. 6. Forvaltningssamarbeid på tvers av kommuner inngår som standard praksis for å redusere sårbarhet ved knapphet på saksbehandlere i tjenesteområdet og ved utfordringer omkring habilitet. Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannsgruppen vil anbefale at styret i Fosen Regionråd slutter seg Lederforum for Helse og omsorg Fosen sine konklusjoner og anbefalinger i ovennevnte forslag til vedtak; 1. Det opprettes ikke en ny, felles organisatorisk enhet for forvaltningen i helse- og omsorgstjenesten i Fosen. 2. Det opprettes et «Fagnettverk forvaltning helse- og omsorg Fosen» 6

7 3. Fagnettverkets organisering og mandat fremkommer av Lederforum for Helse sine punktvise, ovennevnte, anbefalinger. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: Rådmannsgruppen vil anbefale at styret i Fosen Regionråd slutter seg Lederforum for Helse og omsorg Fosen sine konklusjoner og anbefalinger i ovennevnte forslag til vedtak: 1. Det opprettes ikke en ny, felles organisatorisk enhet for forvaltningen i helse- og omsorgstjenesten i Fosen. 2. Det opprettes et «Fagnettverk forvaltning helse- og omsorg Fosen». 3. Fagnettverkets organisering og mandat fremkommer av Lederforum for Helse sine punktvise, ovennevnte, anbefalinger. Arbeidsutvalgets innstilling: Styret i Fosen Regionråd slutter seg Lederforum for Helse og omsorg Fosen sine konklusjoner og anbefalinger i ovennevnte forslag til vedtak: 1. Det opprettes ikke en ny, felles organisatorisk enhet for forvaltningen i helse- og omsorgstjenesten i Fosen. 2. Det opprettes et «Fagnettverk forvaltning helse- og omsorg Fosen». 3. Fagnettverkets organisering og mandat fremkommer av Lederforum for Helse sine punktvise, ovennevnte, anbefalinger. Styrets vedtak: 7

8 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa Arbeidsutvalget 17/ VD Styret 17/ VD Navn på saken Henvendelse fra Vest-Telemarkrådet Støtte til rettssak ang redusert postombering i distrikta Vedlegg: Brev fra Vest-Telemarksrådet Redusert postombering i distrikta Saksfremstilling: I juni mottok sekretariatet følgende henvendelse fra Vest-Telemarkrådet: Til regionråd/kommunar Redusert postombering i distrikta. Oppfordring til regionråda/kommunane om økonomisk støtte i samband med ankesak mellom Samferdselsdepartementet/Posten Norge AS og 8 privatpersonar i Nome. Vi viser til vedlagte brev der vi ber regionråd/kommunar om økonomisk støtte i samband med ein ankesak i lagmansretten mellom Samferdselsdepartementet/Posten Norge AS og 8 oppsittarar i Nome kommune i Telemark. Saken er av stor prinsipiell betydning, og gjeld truleg tusenvis av husstandar på landsbasis. Dei nemnde 8 oppsittarane med Harald Omnes i spissen har vunne fram i Oslo Tingrett, og vårt engasjement er i høve mogleg tap i ankesaken. Som det går fram av vårt brev har vi så langt fått på plass desse løyvingane: Vest-Telemarkrådet: kr ,- Telemark fylkeskommune: kr ,- Nome kommune: kr ,- Eit mogleg tap i lagmannsretten vil kunne medføre samla sakskostnader i storleik kr ,-, noko vi synest er galt at dei 8 privatpersonane skal stå åleine om. Vi ber dykkar regionråd/kommunar om å bidra med eit økonomisk beløp saman med oss. I tillegg til den økonomiske avlastinga, vil dette også gje sterke signal til Staten/Posten Norge AS at ein ikkje godtek reduksjon i postomberinga i distrikta. Nærare bakgrunn for saken går fram av vedlagte brev og notat frå Harald Omnes datert 5. juni Med ynskje om positiv handsaming: Venleg helsing Vest-Telemarkrådet Kjell Gunnar Heggenes Regionrådsleiar Sekretariatet presenterte saken for rådmannsgruppens ekstramøte Her var konklusjonen følgende: Rådmannsgruppens anbefaling: Fosen Regionråd gir ikke signaler om økonomisk støtte til den pågående saken. I ettertid har det kommet henvendelse til styreleder ang forhold lokalt på Fosen ang postombringing. Det er sagt at dette skal drøftes i styremøtet i Fosen Regionråd. 8

9 Fra Vest-Telemarkrådet har vi nå fått opplyst at det er gitt positive signaler om økonomisk støtte til ovennevnte sak fra 3 regionråd, beløpene varierer fra kroner til 1000 kroner pr medlemskommune. 2 regionråd har gitt negativ tilbakemelding. Sekretariatets forslag til vedtak: Med bakgrunn i rådmannsgruppens anbefaling ønsker sekretariatet at saken drøftes i arbeidsutvalget. AU må også beslutte om saken skal legges frem for behandling i styret. Arbeidsutvalgets behandling: Arbeidsutvalget har vurdert hendvendelsen fra Vest-Telemarkrådet og vil slutte seg til rådmannsgruppens anbefaling om at det ikke gis økonomisk støtte til den pågående saken. Med bakgrunn i avisomtale og innspill ang omlegging av postens rutiner i forbindelse med levering av post, ønsker Arbeidsutvalget en generell drøfting i neste styremøte. Arbeidsutvalget ber styremedlemmene om å presentere innspill som de har mottatt ang problemer med postomdelingen. Dersom det viser seg at det er problemer i et stort antall av våre medlemskommuner bør det resultere i at Fosen Regionråd retter en henvendelse til posten med oppfordring til dialog. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Styret i Fosen Regionråd vil ikke imøtekomme henvendelsen fra Vest-Telemarkrådet om økonomisk støtte i samband med ankesak mellom Samferdselsdepartementet/Posten Norge AS og 8 privatpersonar i Nome. 2. Med bakgrunn i opplysninger fremkommet i møte vil Fosen Regionråd be om et møte med Posten ang problemer/utfordringer med postomdelingen på Fosen. Styrets vedtak: 9

10 10

11 11

12 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa Drøft VD Kommunestruktur 2014 fra sju til en Arbeidsutvalget 18/ VD Fosen kommune Innbyggerundersøkelse Styret 18/ VD Vedlegg: Ingen Saksfremstilling: Med bakgrunn i vedtak gjort på arbeidsseminaret 31/8 2/9 har sekretariatet i rådmannsgruppens møte den 26. september presentert/diskutert et utkast til hvordan vi kan legge opp arbeidet som styret har bedt om. Utkast til utredningsmandat ble også drøftet i Arbeidsutvalgets møte den 30. september. Det fremlagte utkast vil i sin helhet bli presentert i styrets møte. Oppdraget / utredningsmandatet: Innledning: Styret i Fosen Regionråd behandlet i arbeidsseminar 31/8-2/9 temaet framtidig kommunestruktur. Høsten 2014 vil Fosen kommunene hver for seg, og sammen gjennom Fosen Regionråd, se på mulighetsrommet og vurdere flere konkrete kommuneinndelinger. Bakgrunn Med bakgrunn i vedtak i Stortinget, er alle landets kommuner invitert til å delta i prosesser fra med sikte på å vurdere og avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Fylkesmennene har fått ansvar med å igangsette og lage rammer rundt de lokale prosessene. Både Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag har utfordret kommunene til høsten 2014 å komme raskt i gang med arbeidet, og til å lage et konkret opplegg for å gå gjennom prosessen. I Sør-Trøndelag er kommunene utfordret til å ta stilling til geografiske retningsvalg allerede vinteren Vår tilnærming og ambisjoner Fosen kommunene vil arbeide for løsninger for kommunestrukturen som står seg i et langsiktig (30-50 år) perspektiv, som underbygger og videreutvikler bo-, arbeids- og servicemarkeder og som gir gode løsninger for innbyggerne. Kommunene på Fosen skal ta aktivt del i kommunereformen og finne løsninger som for innbyggerne på Fosen vil stå seg i tiår framover. Prosessen og debatten skal pågå i hver enkelt kommune, men må også tas i et Fosen/regionalt perspektiv. Målene for reformen er gitt av Stortinget: sikre gode og likeverdige tjenester til innbyggerne en helhetlig og samordnet samfunnsutvikling kommuner som er bærekraftige og et styrket lokaldemokrati 12

13 Fosen kommunene står foran felles samfunnsendringer som gir store muligheter for en positiv samfunnsutvikling, både gjennom nasjonalt oppdrag om kampflybase, utvikling i maritim sektor, vindkraftutbygging og økende næringssamarbeid. Dette krever aktiv tilrettelegging og god samhandling mellom offentlig privat - samfunnsliv dersom Fosen kommunene skal kunne utnytte egne muligheter og nærheten til Trondheim. Fosen kommunene har vist at vi kan få til gode samarbeidsløsninger både innenfor lovpålagte tjenester, administrative fellestjenester, kommunikasjoner/samferdsel og forvaltningsområder. Vedtak gjort av styret ved avslutningen av arbeidsseminaret: Styret i Fosen Regionråd vil påta seg ansvaret med å utrede alternativet med én felles Fosen kommune. a) Utredningen må vise ambisjonene med en felles kommune og beskrive oppgaver, struktur, styring og lokal organisering. b) Utredningen skal ha en enkel form og begrenses i omfang, men være tilstrekkelig til å holde framdrift i forhold til fylkesmannens prosjektplan vedtatt i KS Sør-Trøndelag sitt fylkesmøte. c) En Fosen kommune må kunne ivareta at det i dag er flere sentra og sørge for at det blir en balansert fordeling av oppgaver og tjenester. d) Vi vil vurdere dette alternativet opp mot regjeringens kriterier for god kommuneinndeling, og gi et helhetlig bilde av utfordringer og muligheter for regionen. e) Styret i Fosen Regionråd er prosjekteier og styringsgruppe. f) Rådmannsgruppa er prosjektgruppe, og skal foreslå et opplegg for organisering og framdrift av arbeidet. g) Fosen Regionråd gjennomfører så snart som mulig en innbyggerundersøkelse. Forslag til undersøkelse legges fram til godkjenning i styre. h) Sekretariatet for regionrådet i samarbeid med rådmannsgruppen har utredningsansvaret. Det forutsettes at det ikke skal brukes eksterne konsulenter. i) Arbeidet starter straks og resultatet skal foreligge til regionrådets styremøte i desember slik at det kan brukes i kommunenes arbeid med kommunereformen. j) Det forutsettes at kommunene selv sørger for involvering og deltakelse fra sine innbyggere, ansatte, nærings- og samfunnsliv. En sammenslått Fosenkommune organisering av utredningsarbeidet: 13

14 Styringsgruppe: Prosjektgruppe: Styret i Fosen Regionråd Rådmannsgruppa (Hva med tillitsvalgte?) Prosjektgruppa oppnevner arbeidsgrupper etter behov Prosjektleder: Seniorrådgiver Harald S. Jensen Referansegrupper / høringsinstanser: Kommunestyrene på Fosen Tillitsvalgte Innbyggerne Næringsalliansen Andre Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppen tilrår at det arbeides videre med prosessen ut fra det presenterte forslaget til utredningsmandat. Arbeidsutvalgets behandling: Arbeidsutvalget fikk presentert forslag til utredningsmandat. Styret har lagt opp til at resultatet av utredningen skal presenteres i styrets møte i desember (vedtakets pkt i). Videre sier et punkt (g) i vedtaket at; Fosen Regionråd gjennomfører så snart som mulig en innbyggerundersøkelse. Forslag til undersøkelse legges fram til godkjenning i styre. Arbeidsutvalget sluttet seg til forslaget til utredningsmandat. Videre drøftet de dette med innbyggerundersøkelse og kom frem til at dette arbeidet må igangsettes snarest dersom vi skal klare å overholde styrets tidsramme. Dersom forslaget til undersøkelse skal presenteres for styret så må dette gjøres i møtet den 10. oktober. Sekretariatet presenterte forslag til konkurransegrunnlag og fikk i oppdrag å innhente tilbud for gjennomføring av spørreundersøkelse hos 3 firma: TNS Gallup NIVI Analyse AS Telemarkforskning I det utsendte konkurransegrunnlaget står bla: Oppdraget skal gjennomføres ut fra følgende forutsetninger: a) Det skal gjennomføres en kommunerepresentativ innbyggerundersøkelse blant personer med fast bosted i følgende syv kommuner Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Ørland, Rissa og Leksvik. Minimum antall informanter pr. kommune er 200, men større utvalg forventes å gi mindre feilmargin. Totalt antall informanter = ca b) Spørreskjema skal ha et omfang på substansspørsmål med tillegg av sosiale bakgrunnsvariabler som kjønn, alder, utdanningsnivå, yrkesaktivitet og botid i kommunen. c) Aktuelle måletema dreier seg om innbyggerens tilhørighet, deres opptreden på arbeids- og servicemarkedet, synspunkter på kommunestruktur samt synspunkter på hvilken geografisk retning kommunen bør orientere seg i kommunereformen. d) Leverandør skal lage forslag til spørreskjema og utvalgsplan for å sikre kommunerepresentative data i samarbeid med oppdragsgiver. 14

15 e) I undersøkelsen tas det ikke sikte på nedbrytninger av resultatene innenfor den enkelte kommune. Nødvendig utvalg og ekstra kostnader ved evt. kretsrepresentative data skal synliggjøres i tilbudet. f) Oppdragsgiver skal godkjenne spørreskjema og utvalgsplan før oppstart av intervjufasen. g) Oppdraget skal rapporteres i form av en tabellrapport med statistisk dokumentasjon, samt en analyserapport med presentasjon av hovedresultater. Oppdragsgiver skal motta alle rapporter i elektronisk form, herunder statistiske hovedtall og kommentarrapport. Arbeidsutvalget har som mål at de mottatte tilbud og spørsmålsstillinger skal presenteres i styrets møte den 10. oktober. Grunnet kort tidsfrist må denne presentasjonen skje i møtet. Arbeidsutvalget er også gjort kjent med at den enkelte kommune vil motta skjønnsmidler til gjennomføring av reformarbeidet. AU vil innstille på at utgifter til innbyggerundersøkelsen og noe av utredningsarbeidet dekkes av disse midlene. Som fordelingsmodell anbefales det at dette dekkes ut fra antall informanter fra hver kommune. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Styret vedtar at det inngås avtale med NN. for gjennomføring av innbyggerundersøkelsen. 2. Den presenterte spørsmålsstilling godkjennes. 3. Kommunene faktureres for utgifter til innbyggerundersøkelsen og kostnader til utredningsarbeidet, fordelt ut fra antall informanter i hver kommune. Styrets vedtak: 15

16 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa Drøft VD Søknader om tildeling av skjønnsmidler for Arbeidsutvalget Drøft VD 2015 Styret 19/ Vedlegg: Ingen (Søknader presenteres i styremøtet) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag opplegg for fordeling av skjønnsmidler KRD retningslinjer for skjønnstildelingen Kommuneokonomi/Skjonnsmidler/ Saksfremstilling: Rådmannsgruppen drøftet spørsmålet om skjønnsmidler i sitt møte den 26. september og konkluderte med at vi ved årets tildeling konsentrerer oss om to søknader. Her vil rådmannsgruppen anbefale at søknad ang prosjektet Digital Døgnåpen forvaltning prioriteres som nr 1. Videre vil rådmannsgruppen anbefale at det søkes om skjønnsmidler til videre arbeid med organisering av Næringsalliansen på Fosen. Arbeidsutvalget i Fosen Regionråd drøftet også saken i sitt møte den 30. september og støtter rådmannsgruppens konklusjon; 1. Søknad ang Digital Døgnåpen forvaltning. 2. Videre arbeid med organisering av Næringsalliansen på Fosen. I fylkesmannens retningslinjer står bla følgende: Med bakgrunn i departementets retningslinjer og gjennom konsultasjon med kommunene har Fylkesmannen i Sør-Trøndelag utviklet en egen tildelingsmodell med tilhørende retningslinjer. Modellen, som er førende for embetets arbeid med fordeling av skjønnsmidlene i fylket, har følgende elementer: 1. Grunnskjønn - Føringer fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet - Basismodellen 2. Fylkesgrep 3. Søknadsskjønn - Kommunespesifikke forhold - Fornyings- og innovasjonsprosjekter - Uforutsette hendelser (kriseskjønn) Under element 3 står bla følgende: 3 Søknadsskjønn Det kan søkes om midler gjennom søknadsskjønnet til følgende 3 forhold: 1. Kommunespesifikke forhold 2. Fornyings- og innovasjonsprosjekter 3. Uforutsette hendelse (kriseskjønn) 16

17 3.2 Fornyings- og innovasjonsprosjekter Fylkesmannen har mulighet til å gi en del av skjønnsrammen som støtte til fornyings- og innovasjonsprosjekter i kommunene. Formålet med prosjektmidlene er å gi kommunene støtte til å prøve ut nye løsninger på sine utfordringer. Midlene skal med andre ord fungere som risikoavlastning for kommunene for å kunne jobbe med fornying og innovasjon. Prosjektene kan omfatte alle tjenesteområdene i kommunen (inkl. områdene som er prioritert som fylkesgrep). Både kommunene og regionrådene kan søke om slik støtte, men for å få tildelt midler må prosjektet ha som formål å styrke kommunen(e) i minst én av følgende roller: Tjenesteprodusent - Myndighetsorgan - Lokaldemokratisk arena - Samfunnsutvikler. Sekretariatets forslag til vedtak: Legges frem i møtet Rådmannsgruppens innstilling: Arbeidsutvalgets innstilling: Styrets vedtak: 17