Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II (Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten pre-kvalifisering)

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II (Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten pre-kvalifisering) for kjøp av Prosjektstøtte/kvalitetssikrer til Kommunal- og moderniseringsdepartement i f m prosjekt Nytt regjeringskvartal Saksnummer i WebSak 14/5114 Tilbudsfrist: 20. august 2014 kl 1200

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Omfang og kontraktsverdi Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Fremdriftsplan REGLER FOR KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Videre deltakelse i konkurransen Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Opplysningsplikt Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling... 9 Bilag 1. Kravspesifikasjon Problem og målbeskrivelse... Feil! Bokmerke er ikke definert. Bakgrunn... Feil! Bokmerke er ikke definert. Oppdraget... Feil! Bokmerke er ikke definert. Bilag 2 Standard kontraktsvilkår...11 Bilag 3 HMS-egenerklæring

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Konkurransegrunnlag for kjøp av prosjektstøtte/kvalitetssikring Regjeringen har besluttet at Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) skal lede planleggingen og gjennomføringen av prosjekt Nytt Regjeringskvartal. Første fase i dette arbeidet er tilbakelagt ved at det er utført en konseptvalgutredning (KVU) og gjennomført en første kvalitetssikring (KS1) i h t Finansdepartementets regelverk for kvalitetssikring av store statige investeringsprosjekter. Etter regjeringens valg av konsept i mai 2014 har KMD startet arbeidet med planprogram, reguleringsplan, samt rom- og funksjonsprogram. Når det gjelder arbeidet med rom- og funksjonprogram har KMD lagt opp til et tett samarbeide med brukerne (departmentene, Statsministerens kontor og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon), de tillitsvalgte, vernetjenesten og øvrige interessenter av offentlig og privat karakter. Statsbygg (SB) er departementets utførende organ (byggherre). Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Thorvald Wettestad Postadresse: Postboks 8004 Dep Besøksadresse: Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Akersgata 59 (R5), Oslo E-post: twe@kmd.dep.no Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen pr. e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Vi ønsker å inngå kontrakt med en leverandør som kan tilby erfaren og dyktig kompetanse i forbindelse med prosjektstøtte/kvalitetssikring av de oppgaver som er beskrevet ovenfor. Det må kunne dokumentere bred erfaring fra gjennomføring, styring og koordinering av store kompliserte byggeprosjekter/-prosesser. Det kreves videre god forståelse av departementenes egenart. 1.3 Omfang og kontraktsverdi Oppdraget har en økonomisk ramme på inntil kr ,- eks. mva. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: - Bilag 1: Kravspesifikasjon - Bilag 2: Standard kontraktsvilkår - Bilag 3: HMS-egenerklæring 3

4 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen (se Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 1.7 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for å levere tilbud kl 1200 Forhandlinger med kvalifiserte leverandører Uke 35/36 Evaluering Uke 36 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 36 Klagefrist leverandører 7 dager etter meddelelse Kontraktsinngåelse Uke 38 Oppstartsmøte Uke 38 Vi gjør oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfrist er å betrakte som veiledende. 2 REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens Del I og Del II, (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). 2.2 Videre deltakelse i konkurransen Oppdragsgiver vil forhandle med fra 2 5 tilbydere og det vil bli foretatt en utvelgelse til forhandlinger basert på hvilke tilbydere som anses best kvalifisert. Kun leverandører som er kvalifisert, vil få anledning til å delta i konkurransen. For kvalifiserte tilbydere vil det skje en reduksjon med utgangspunkt i tildelingskriteriene. Den innledende delen av forhandlingene kan evt. skje skriftlig. Deretter tas det sikte på muntlige forhandlinger med inntil tre leverandører. 4

5 2.3 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal: 1. Være merket: 2. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 3. Inneholde komplett utfylt priser/prisskjema 4. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk 5. Leveres på e-post til med kopi til Vi gjør oppmerksom på at i henhold til offentleglova 23 tredje ledd er innleverte tilbud offentlige etter at valg av leverandør er bestemt. Tilbydere bes derfor vurdere om de vil legge med en versjon av sitt tilbud der eventuelle forretningshemmeligheter i henhold til forvaltningsloven 13 første ledd pkt (2) er sladdet. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene og i konkurransegrunnlaget er akseptert, eller gi opplysninger om ikke vesentlige forbehold, avvik eller presiseringer til konkurransegrunnlaget. 2. Skatteattester, (én attest for skatt som utstedes fra kemner/kommunekasserer og én attest for betalt merverdiavgift som utstedes av skattefogden ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen) 3. HMS-egenerklæring 4. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon) 5. Finansiell og økonomisk stilling (etterspurt dokumentasjon) 6. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon) 7. Tekniske spesifikasjoner (besvarelse med etterspurt dokumentasjon) 8. Komplette elektroniske versjoner av referanseprosjekt 9. Leverandørens løsningsforslag/spesifikasjon. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 2.4 Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er 20. august 2014 klokka Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 120 kalenderdager regnet fra innleveringsfristen. 2.6 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg. Vesentlige forbehold og avvik kan føre til at tilbudet avvises. 5

6 2.7 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: - Tilbudet avvises - Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.8 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 2.9 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Testemerknad da «Forespørsel om tilleggsopplysninger for konkurranse om samfunnsøkonomisk analyse av tilgjengeliggjøring av offentlige geodata (13/2437)» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling. Det kreves at leverandøren har et fungerende HMS-system. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav - Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. - Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. HMS-egenerklæring (Se bilag 2 til konkurransegrunnlaget) Firmaattest 6

7 3.2 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende oppdrag i løpet av de fem siste årene. Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Bemanningen for dette oppdraget skal være fast og ha den nødvendige kompetansen for å gjennomføre oppdraget Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens tre mest relevante oppdrag i løpet av de siste fem årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets innhold, verdi, tidspunkt og referanseperson hos oppdragsgiver (navn, telefon og e-post). Med unntak for referanseprosjekt der leveransen er fortrolig ber vi om at komplette, elektroniske versjoner av referanseprosjektenes sluttprodukter legges ved tilbudet. Referanser blir kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for bemanning, organisering og metode relevant for oppdraget. CV (samt eventuelt autorisasjoner der det er påkrevd) med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring for hver person som skal delta i oppdraget. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Avvisning av leverandører Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMSegenerklæring innen tilbudsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiver kan i tillegg avvise leverandører som: - er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, - er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, - ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, - i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i bransjen, - ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, - ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar 7

8 med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, eller - har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger som her er nevnt eller krav til leverandøren. 4.2 Avvisning av tilbud Tilbudet skal avvises når: a) Det ikke er levert i tide b) Det ikke er levert i samsvar med tilbudets utforming c) Det er et alternativt tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget d) Det inneholder forbehold og avvik fra konkurransegrunnlagets bestemmelser om: - Kontraktsvilkårene - Kravspesifikasjonene - Tilbud på deler av oppdraget - Vedståelsesfrist - Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Tilbudet kan avvises når: a) Det ikke inneholder alle de opplysninger som er forlangt b) Det ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget c) Det virker unormalt lavt i forhold til ytelsen som tilbys d) Tilbudet ikke er undertegnet e) Det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt lavt, skal oppdragsgiver skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt. Oppdragsgiveren kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for tjenestens nyskapende karakter. 4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.3 Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 4.4 Kriterier for valg av tilbud Kontraktstildelingen skjer på grunnlag av følgende tildelingskriterier: Kriterier Vekt Dokumentasjonskrav Fagmiljø 50 % Tilbyderens kompetanse innen formelle, tekniske og økonomiske forhold knyttet til større prosjekter, samt tilbyderens kjennskap til og kompetanse på styring av store kompliserte plan- og byggeprosjekter. 8

9 Kriterier Vekt Dokumentasjonskrav Pris Leveringsdyktig het 20 % Samlet pris for hele leveransen. Tilbudet bør også beskrive hvordan denne prisen er beregnet. 30 % Leveringsdyktighet vil bli vurdert ut ifra tilbudet i sin helhet. I tillegg vil leveringsdyktighet bli vurdert ut ifra leverandørens referanser. 4.5 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på syv kalenderdager. Når klagefristen er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 9

10 Bilag 1. Kravspesifikasjon Konkurransegrunnlag for kjøp av prosjektstøtte/kvalitetssikring Regjeringen har besluttet at Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) skal lede planleggingen og gjennomføringen av prosjekt Nytt Regjeringskvartal. Første fase i dette arbeidet er tilbakelagt ved at det er utført en konseptvalgsutredning (KVU) og gjennomført en første kvalitetssikring (KS1) i h t Finansdepartementets regelverk for kvalitetssikring av store statige investeringsprosjekter. Etter regjeringens valg av konsept i mai 2014 har KMD startet arbeidet med planprogram, reguleringsplan, samt rom- og funksjonsprogram. Når det gjelder arbeidet med rom- og funksjonprogram har KMD lagt opp til et tett samarbeide med brukerne (departmentene, Statsministerens kontor og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon), de tillitsvalgte, vernetjenesten og øvrige interessenter av offentlig og privat karakter. Statsbygg (SB) er departementets utførende organ (byggherre). KMD står således foran store utfordringer som prosjekteier og oppdragsgiver. Vi ønsker i den anledning å inngå kontrakt med en leverandør som kan tilby erfaren og dyktig kompetanse i forbindelse med prosjektstøtte/kvalitetssikring av de oppgaver som er beskrevet ovenfor. Det må kunne dokumentere bred erfaring fra gjennomføring, styring og koordinering av store kompliserte byggeprosjekter/-prosesser. Det kreves videre god forståelse av departementenes egenart. Hovedoppgavene vil bl.a. være å: - gi KMD etter behov faglig støtte i rollen som prosjekteier og oppdragsgiver - gi råd om den faglige kvalitet på alle viktige beslutningsunderlag av juridisk, teknisk og økonomisk karakter som utarbeides og/eller legges frem for KMD til avgjørelse - kunne delta i prosjektmøter, råd og undergrupper etter departemententets ønsker og behov, samt gjennomføre avgrensede utredningsoppgaver etter oppdrag direkte fra KMD - regelmessig (ca månedlig) gi sine vurderinger til departementets ledelse (departementsråd og ekspedisjonssjef) som en del av den overordnede styringen av prosjektet. Oppdraget vil dekke perioden frem til ferdigstillelse av reguleringsplan inklusive utkast til rom- og funksjonprogram, anslagvis 2 år ( ), men med opsjon på forlengelse inntil ett år, til sammen maksimum 3 år. 10

11 Bilag 2 Standard kontraktsvilkår Jf. statens standardavtale om konsulentbistand (SSA-B):

12 Bilag 3 HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 12

13 Bilag 4 Prisbestemmelser Den totale økonomiske rammen for oppdraget er satt til kr eks mva. Timepriser for kvalifisert bistand er som følger: Art bistand Valuta Beløp Totalt Avtalen punkt 6.2 Fakturering (Fyll ut dersom det er avtalt annet enn Honoraret betales på grunnlag av førte timelister eller avtalte honorarer for enkeltoppdrag. Fakturering skjer normalt etterskuddsvis per måned med mindre annet er avtalt Fakturaadresse: Alle fakturaer som skal til KMD skal sendes elektronisk i EHF-standard (elektronisk handelsformat EHF) til følgende adresse: Faktura skal merkes med referansenummer KMD5474 navn Thorvald Wettestad Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat): Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted 13