MØTEINNKALLING TRANØY KOMMUNE. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 2/12 10/133 REVIDERING AV VEGPLAN

Transkript

1 TRANØY KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: TRANØY KOMMUNESTYRE Møtested: Møterommet Tranøy helsesenter : Tid: 1000 Det innkalles herved til møte i Tranøy kommunestyre, tirsdag I etterkant av møtet vil det som avtalt bli avholdt et arbeidsmøte ifm kommunal planstrategi og planprogram, tidsbruk ca 1,5 time. Eventuelt forfall meldes i god tid til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalte: Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Odd Arne Andreassen, Ap Nestleder Ragnar Svendsen, H Medlem Ann-Iren Stokmo Johansen, Ap Medlem Arnt-Einar Nilsen, Ap Medlem Gunnar M Torgersen, Ap Medlem Janne Røds, Ap Medlem Bente Johansen, Ap Medlem Geir Tormod Eidissen, Ap Medlem Margareth Edvardsen, H Medlem Morten Svegre, H Medlem Inger Andreassen, Sp Medlem Solfrid Hanne Olsen, Sp Medlem Torkel Johnsen, Frp Medlem Knut Johnsen, Tfl Medlem Finn Andor Isaksen, Tfl Medlem Malene Jenssen, Tfl Medlem John Arnar Hansen, V SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 2/12 10/133 REVIDERING AV VEGPLAN 3/12 11/555 UTREDNING AV VOKSENOPPLÆRING I TRANØY 4/12 10/1261 TILPASNING AV ORGANISASJONSMODELLEN I TRANØY

2 5/12 12/82 SØKNAD OM LÅNEGARANTI EIDET BÅTFORENING 6/12 12/87 ATOMBEREDSKAPSPLAN 7/12 12/91 KRISEPLAN 8/12 12/59 ÅRSRAPPORT SKATTEOPPKREVEREN FOR /12 11/961 VEDRØRENDE VALG AV SKATTEUTVALG /12 11/995 VALG AV REPRESENTANT TIL REPRESENTANTSKAPET FOR INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) /12 11/1110 VALG AV LEGATSTYRE FOR JOHANNA IVERSONS OG FREDRIK JØRGENSENS LEGATER 12/12 11/1150 VALG AV TILFLYTTINGS- OG INNKVARTERINGSNEMNDER /12 11/1151 SAK TREKKES FRA SAKSKARTET 14/12 11/1152 VALG AV KRIGSSKADENEMND /12 11/1153 VALG AV HEIMEVERNSNEMND /12 11/1162 UTPEKING AV TJENESTEMANN MED SÆRSKILT ANSVAR FOR BARNS INTERESSER I BYGNINGSRÅDET 17/12 11/1164 VALG AV REPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALG FOR FORVALTNING SMÅVILTJAKT/ INNLANDSFISKE PÅ STATENS GRUNN /12 12/113 Unntatt offentlig ofl 24 OVERSENDELSE AV SAK TIL KONTROLLUTVALGET

3 Vangsvik, Odd Arne Andreassen ordfører

4 Sak 2/12 REVIDERING AV VEGPLAN Saksbehandler: Fred Inge Fredriksen Arkiv: 122 Q14 Arkivsaksnr.: 10/133 3/10 Komité for plan, næring og drift /10 Komité for plan, næring og drift /10 Komité for plan, næring og drift /10 Tranøy kommunestyre /11 Komité for plan, næring og drift / Komité for plan, næring og drift 62/11 Tranøy kommunestyre /12 Tranøy kommunestyre Vedlegg: Ettersendes Bakgrunn for saken: Revidering av veiplanen har tidligere vært behandlet i komité for Plan Næring og drift i møter 17.2 og Den var etter det lagt ut på høring og innkomne merknader ble behandlet av komiteen i møte den Planen ble så tatt opp til godkjenning i kommunestyret den Saken ble da utsatt. Saken ble så tatt opp i komité for PND i møte hvor den også ble utsatt. Saksprotokoll fra kommunestyrets behandling lyder som følgende: Behandling: Inger Andreassen, Sp: Viser til at planen ikke er helt oppdatert i forhold til tidligere endringer. Ønsker en videre diskusjon om hva vi skal gjøre i forhold til dette. Flere uklarheter må sees på i forhold til endringer. Rådmann informerer om at vegplan blir ajourført i forhold til det som er gjort av arbeid. Signal fra kommunestyret: veger hvor det ikke er fastboende, bør ikke brøytes av kommunen. Ordfører legger fram forslag om at saken bør utsettes. Forslaget fra Ordfører Odd Arne Andreassen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes. Saken ble tatt opp til ny behandling i komité for plan næring og drift i møte Her ble vedtaket at saken ble utsatt. Det blir avholdt et arbeidsmøte i komiteen den 10.februar hvor saken gjennomdrøftes. Med bakgrunn i dette vil selve veiplanen ikke bli lagt med Side 4 av 29

5 Sak 2/12 sakspapirene nå. Det vil også være nødvendig å drøfte om planen etter ny komiteens behandling evt. må ut på ny offentlig høring. Vurdering: En har avventet nytt kommunestyre og komité etter valget før en har tatt saken opp til ny behandling. Dette med bakgrunn i at denne planens innhold bør være retningsgivende for de nye politikerne under arbeid med fremtidige budsjett og handlingsplaner. En ber spesielt om at komiteen vurderer evt nedleggelser av kommunale veier samt retningslinjer for prioritering av veivedlikehold. Det fremkommer også i veiplanen noen innkomne forslag til oppgradering av private veier til kommunale veier som komiteen må vurdere. Forslag til nødvendige utbedringstiltak ligger også i planen. Dersom det fremkommer store endringer i planen slik den nå foreligger må planen utlegges til offentlig ettersyn på nytt. Forslag til vedtak vil bli fremmet på møte i PND Dette med bakgrunn i arbeidsmøtet Side 5 av 29

6 Sak 3/12 UTREDNING AV VOKSENOPPLÆRING I TRANØY Saksbehandler: Alf Rørbakk Arkiv: A02 Arkivsaksnr.: 11/555 22/11 Komité oppvekst, kultur og omsorg /11 Tranøy kommunestyre /11 Komité oppvekst, kultur og omsorg /11 Tranøy kommunestyre /12 Tranøy kommunestyre /12 Komité oppvekst, kultur og omsorg Bakgrunn for saken: Kommunestyret har i sak 55/11 den fattet slikt vedtak: Kommunestyret slutter seg til at det arbeides videre med tanke på en samlokalisering og samorganisering av voksenopplæring og flyktningetjenesten. Kommunestyret ønsker ei utredning av alternativene: 1. Tjenesten forblir som i dag 2. Tjenesten samlokaliseres til Stonglandseidet 3. Tjenesten samlokaliseres til Vangsvik 4. Tjenesten kjøpes fra Lenvik kommune Det kan i 2011 bosettes flere enn de 10 som allerede er vedtatt, der det ligger til rette for det. Dagens løsning med en to-delt tjeneste kan kort beskrives slik: Antall elever på Stonglandseidet: Norsk og samfunnsfag: 6 Grunnskole: 0 Antall elever på Finnsnes: Norsk og samfunnsfag: 13 Grunnskole: 3 Kostnader Finnsnes: Timepris per elev kr 70,- + fast adm. kostnad kr ,- for alle på norsk og samfunnsfag, samme timepris men redusert adm.kostnad for grunnskole, kr 5.400,- Hvis vi legger til grunn et timetall på årsbasis på snitt 800 timer, koster VO-Finnsnes etter dette: 13 x 70 kr/time x 800 timer + 13 x ,- = kr ,- 3 x 70 kr/time x 800 timer + 3 x 5.400,- = kr ,- Buss Vangsvik - Finnsnes 16 x 55 kr/dag x 5 dag/uke x 40 uker = kr ,- (Basert på busskort med rabatt) Dagens elevtall på Finnsnes koster i sum kr ,- i løpet av ett år. Det betyr en snitt elevpris på kr ,- per år for de som går på norsk og samfunnsfag (13). Det tilbudet disse Side 6 av 29

7 Sak 3/12 13 får, er en fordeling på fire grupper (med 9 18 elever i hver gruppe), der hver gruppe er på ulikt nivå. Undervisningen blir dermed mer effektiv. Kostnader voksenopplæringen på Stonglandseidet koster i dag kr ,- på årsbasis. Det betyr en snitt elevpris med dagens antall elever (6) på kr ,-. Det tilbudet disse 6 får, er ikke bra nok, fordi alle er i en gruppe sammensatt av analfabeter, nybegynnere og viderekomne, og dermed blir progresjonen for alle dårlig. Det burde vært flere grupper, slik at undervisningen kunne bli mer tilpasset den enkeltes forutsetninger. Sum 22 elever i norsk, samfunnsfag og grunnskole koster i dag Vi ser også at gruppestørrelse på min 7 elever i Tranøy vil være konkurransedyktig i forhold til kostnadene i Lenvik, og med mer enn 14 elever vil man kunne ha to grupper (to lærere) til en konkurransedyktig pris. Skyssutgifter Stonglandseidet - Finnsnes er ca kr 60,- hver vei Skyssutgifter Stonglandseidet Vangsvik er ca kr 50,- hver vei Skyssutgifter Vangsvik Stonglandseidet ingen rutebuss, innleie av egen buss på årsbasis kr ,- Dersom vi holder elever i grunnskole utenfor, får vi med dagens elevtall følgende kostnader: Kostnader (kun norsk og samfunnsfag) forutsatt 2 grupper i Vangsvik/Stonglandseidet Alternativ Undervisning Skyss SUM I dag, 13 elever Finnsnes, 6 elever Stonglandseidet , , ,- 0, ,- Alle til Stonglandseidet , , ,- Alle til Vangsvik , , ,- Alle 19 til Finnsnes , , ,- Legger vi til grunn et høyere antall elever (pga ny bosetting), eksempelvis 10 fra Stonglandseidet og 15 fra Vangsvik, blir tabellen slik, forutsatt 2 grupper på Stonglandseidet og 3 grupper ved felles tilbud: Alternativ Undervisning Skyss SUM Framtid, 15 elever Finnsnes, 10 elever Stonglandseidet , , ,- 0, ,- Alle til Stonglandseidet , , ,- Alle til Vangsvik , , ,- Alle 25 til Finnsnes , , ,- Det som ikke er tatt med i disse regnestykkene er evt kostnader til lokaler i Vangsvik eller på Stonglandseidet. Det er her forutsatt at lokaler i Stonglandet skole er gratis. Dersom kommunen må leie lokaler i Vangsvik, viser regnestykkene at årskostnadene kan ligge på ca kr ,- før Vangsvik fremstår som like kostnadskrevende. Hvis vi tar utgangspunkt i driftskostnader alene, og basert på dagens elevtall, evt med en liten økning, fremstår alternativene kostnadsmessig slik, og forutsatt husleiekostnader < ,- /år: Side 7 av 29

8 Sak 3/12 Rimeligst: Alle til Vangsvik Nest rimelig: Alle til Finnsnes eller Stonglandseidet Dyrest: Dagens delte løsning Tar vi hensyn til variasjon i elevtall over tid, fra få til mange, vil den enkleste løsningen være alle til Finnsnes, da kostnadene følger antall elever til enhver tid, og utfordringer med bemanning og lokaler tilligger Lenvik kommune å løse. Tar vi hensyn til robusthet og faglig spredning, vil nok voksenopplæringen på Finnsnes være beste løsning. Her er det flere grupper på flere nivå, flere lærere og lettere å rekruttere lærere eller skaffe vikarer. Voksenopplæringen og flyktningetjenesten selv har gitt et klart råd om å velge Vangsvik som base. Det er flere hensyn som taler for dette: Beholde kompetanse i Tranøy, kortere skyss/transportvei for alle og miljø-/trivselhensyn. Da beregningene ble gjort, var det ennå ikke avklart hva kostnadene ville bli ved å leie lokaler i Vangsvik. Det er ikke foretatt noen innhenting av pris fra andre enn Senja Rutebil, da vi i utgangspunktet viste at det var ledige lokaler der. Da aktiviteten må regnes som en endring i bruk av lokaler, vil dagens byggeregler slå inn for de fleste formål. Det betyr at lokalene som en del av bruksendring, må oppgraderes til dagens standard så langt det bygningsmessig er forsvarlig. Dette gjelder tilgjengelighet, krav til lys og luft og krav til toaletter og personalfasiliteter. Senja Rutebil har vurdert kostnadene, og har kommet fram til at oppgradering av lokalene til dagens standard, vil koste ca kr 1,5 mill + mva. Det er videre satt en leie av lokalene som de er til kr ,- + mva/år. Dersom oppgraderingen skal avskrives over 10 år (med en 10 års leieavtale), kan det innebære det årlig kostnad for kommunen (sum leie) på ,- kroner/år. Det er ikke fremforhandlet avtale, og det er ikke vurdert om det kan være andre lokaler som er egnet til undervisningsformål og som kan være rimeligere å leie. Vurdering: Med bakgrunn i de tall som foreligger, kan det se ut til at det å samle all voksenopplæring til ett sted, er det billigste. Delt løsning, er det dyreste. Alternativene Finnsnes, Vangsvik og Stonglandseidet fremstår som relativt likeverdige i pris med det antall elever som ligger til grunn for beregningen. Transportmessig ligger det best til rette for Vangsvik, deretter Finnsnes. Mest krevende løsning er Stonglandseidet, da kommunen må leie egen buss fra Vangsvik til Stonglandseidet om morgenen, og egen buss tilbake om ettermiddagen. Kvalitet og robusthet i undervisningen vil nok være best på Finnsnes, mens Stonglandseidet og Vangsvik vil være likeverdige. Når det gjelder organisering av en samlet flyktningetjeneste og voksenopplæring, var dette vurdert som en nyttig og god løsning. Dersom det etableres en samlet voksenopplæring på Side 8 av 29

9 Sak 3/12 Stonglandseidet eller i Vangsvik, vil disse to tjenestene lett kunne legges til en felles virksomhet. Dersom voksenopplæringen heretter i sin helhet skjer på Finnsnes, vil flyktningstjenestens tilknytning til skole/undervisning bli langt mer perifer. Da må tjenestens organisatoriske tilknytning revurderes. Da kan tilknytning til NAV igjen være aktuell, alternativt tilknytning til hjemmetjenestene eller administrasjonen på kommunehuset. Saken legges fram uten innstilling, da det er lokalisering av voksenopplæringen som blir avgjørende for hvordan flyktningetjenesten skal organiseres framover. Side 9 av 29

10 Sak 4/12 TILPASNING AV ORGANISASJONSMODELLEN I TRANØY Saksbehandler: Alf Rørbakk Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 10/1261 4/10 Eldrerådet /10 Rådet for funksjonshemmede /11 Administrasjonsutvalget /11 Tranøy kommunestyre /11 Arbeidsmiljøutvalget /11 Tranøy formannskap /11 Tranøy kommunestyre /11 Administrasjonsutvalget /12 Administrasjonsutvalget /12 Tranøy kommunestyre Vedlegg: særskilt 1. Referat fra personalmøte Vikstranda skole, Tilbakemelding virksomhetsleder Solli bhg, Høringsuttalelse fra organisasjonene, Tilbakemelding fra virksomhetsleder Stonglandet bhg, Tilbakemelding fra virksomhetsleder Vikstranda skole, Tilbakemelding fra virksomhetsleder hjemmetjenesten, Tilbakemelding verneombud hjemmetjenesten, Tilbakemelding ansatte Solli bhg, Tilbakemelding fra foreldrene Stonglandet bhg, Organisasjonskart alt A, B og C 11. Forslag til organisering, datert Bakgrunn for saken: Tranøy kommunestyre fattet følgende vedtak i sak 26/11 den : Tranøy kommunestyre viser til de innkomne uttalelser og saksframlegget, og slutter seg til de vurderinger som er gjort. Kommunestyret vil på bakgrunn av evalueringen gi følgende tilbakemeldinger: Organiseringen av Tranøy kommune etter 2-nivå-modell har i hovedsak fungert etter hensikten, og videreføres under forutsetning av at de utfordringer som det er pekt på i uttalelsene og rådmannens vurdering, herunder: 1. Med bakgrunn i kommunens økonomiske situasjon med reduksjon av ramme 1, reduseres toppledelsen til en løsning med rådmann og assisterende rådmann. 2. Antallet virksomhetsledere vurderes redusert ved at barnehagene får en felles virksomhetsleder innenfor eksisterende økonomiske rammer. Ansvaret for drift og vedlikehold av kommunale bygg avklares i en videre prosess med deltakelse fra virksomhetsledere og driftsavdelinga. Alle momenter vedrørende ansvarsforhold, ressursbruk og rutiner trekkes inn i denne prosessen. Tranøy kommunestyret vil at drifts- og vedlikeholdsfeltet skal handteres med utgangspunkt i en kommunal styrings- og driftsmodell. 3. Stabsfunksjonene på kommunehuset videreføres, men det bør vurderes tilpasninger i forhold til personalledelse og effektiv ressursutnyttelse. Side 10 av 29

11 Sak 4/12 4. Samarbeidet med organisasjonene styrkes gjennom faste møtepunkter. 5. Det arbeides med strategiske og overordnede mål for kommunen, som gjenspeiles i virksomhetens egne mål 6. Arbeidet med kompetanseheving og effektivisering videreføres. 7. Styrking av flyktningetjenesten og kulturarbeidet vurderes sammen med mulighetene for samorganisering. 8. Rapporteringsordning til kommunestyret vedrørende HMS-arbeidet. Etter at dette vedtaket ble fattet, har det vært drøftet flere alternativer for tilpasninger i organisasjonen, og en del punkter er allerede gjennomført. Vedtakets punkt 1 ble gjennomført i løpet av våren 2011, slik at dagens toppledelse består av rådmann og assisterende rådmann. Vedtakets punkt 3 er likeledes fulgt opp med endringer i organiseringen på kommunehuset. Personalledelse er nå samlet hos assisterende rådmann. Vedtakets punkt 5 er fulgt opp i prosjektet helhetlig styring, der det administrativt er fastsatt visjon og strategiske mål for virksomheten. Disse målene er nå tatt opp som grunnlag for kommuneplanens samfunnsdel, og skal bearbeides av kommunestyret i den videre prosess. Vedtakets punkt 2 er fulgt opp gjennom flere drøftinger om hvordan virksomhetene skal organiseres. Prosessen ledet fram til tre alternative løsninger, kalt alternativ A, B og C. Disse alternativene ble sendt ut på administrativ høring høsten 2011 med svarfrist Felles alternativ A, B og C: Organisering av stab på kommunehuset under en leder (assisterende rådmann) i 4 avdelinger, Post/arkiv/IT, Økonomi, Forvaltning/plan/næring og Strategi/IK/HMS Virksomheten Sykehjem som nå Virksomheten NAV Tranøy uten flyktningetjenesten Virksomheten teknisk med brann, drift, vedlikehold og komm.bygg/boliger Spesielt for alternativ A: Ny virksomhet barnehage/folkehelse med 3 barnehager, helsestasjon og fysioterapi Vikstranda skole tillegges voksenopplæring og flyktningetjenesten Stonglandet skole tillegges bibliotek og kulturskole Spesielt for alternativ B: Ny virksomhet Stonglandet oppvekst som omfatter barnehage, skole, SFO, bibliotek og kulturskole. Ny virksomhet Vikstranda oppvekst som omfatter 2 barnehager, skole, SFO, voksenopplæring og flyktningetjenesten. Hjemmetjenestene tillegges helsestasjon og fysioterapi Stab kommunehuset tillegges folkehelse (koordinator) Spesielt for alternativ C: Solli barnehage tillegges Vangsvik barnehage Hjemmetjenesten tillegges helsestasjon og fysioterapi Vikstranda skole tillegges voksenopplæring og flyktningetjeneste Stonglandet skole tillegges bibliotek og kulturskole Side 11 av 29

12 Sak 4/12 Fra uttalelsene skal det her refereres hvilket alternativ som man konkluderer med: Vedlegg 1, personalet Vikstranda skole: Foretrekker alternativ C. Vedlegg 2, virksomhetsleder Solli bhg: Foretrekker alternativ C Vedlegg 3, organisasjonene: Foretrekker ingen alternativ. Opprettholde dagens virksomheter. Vedlegg 4, virksomhetsleder Stonglandet bhg: Foretrekker alternativ C Vedlegg 5, virksomhetsleder Vikstranda skole: Foretrekker alternativ C Vedlegg 6, virksomhetsleder hjemmetjenesten: Foretrekker kanskje alternativ A, men også kombinasjon av alternativ C og B Vedlegg 7, verneombud, hjemmetjenesten: Støtter virksomhetsleders synspunkt. Vedlegg 8, personalet Solli bhg: Foretrekker alternativ C Vedlegg 9, foreldrene Stonglandet bhg: Er egentlig ikke spurt, men kommer med et innspill i etterkant av budsjettvedtaket for 2012, der de uttrykker usikkerhet og en viss skepsis i forhold til samlokalisering av skole /barnehage. I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2012 i desember 2011, har kommunestyret gitt signaler om at: Solli og Vangsvik barnehager slås sammen (felles ledelse). Stonglandet barnehage/sfo og Stonglandet skole vurderes slått sammen (felles ledelse). Samlokalisering kan være aktuelt på sikt, men først dersom en god prosess kan gi grunnlag for at samlokalisering kan resultere i et velfungerende oppvekstsenter. I forbindelse med at styrer i Vangsvik barnehage har sagt opp sin stilling, gjennomføres nå sammenslåing av de to barnehagene. I forbindelse med utlysing av ny virksomhetsleder for Stonglandet skole, er det tatt høyde for en evt sammenslåing av skole/barnehage under felles ledelse, og at det skal igangsettes en prosess med tanke på framtidig oppvekstsenter. Vurdering: Organiseringen av stabsfunksjoner på kommunehuset, er dette gjennomført. Det er noen av de avklarte endringene som ikke er gjennomført i praksis i påvente av tekniske forutsetninger. I løpet av våren 2012 vil endringene i stab være gjennomført. Side 12 av 29

13 Sak 4/12 Prosessen med sammenslåing av Solli og Vangsvik barnehager er igangsatt, og skal være på plass fra Sammenslåingen innebærer svært lite endringer i bemanningen, og medfører en innsparing i ledelseskostnader i samsvar med budsjettvedtaket. Flyktningetjenesten er fra formelt og endelig tatt ut av NAV Tranøy. Flyktningetjenesten er midlertidig lagt i stab hos rådmannen, inntil sak om lokalisering av voksenopplæringen er avklart. Det er overfor hjemmetjenesten tatt opp at helsestasjon og fysioterapi forventes tillagt tjenesten. Det er videre avklart at en del saker som har vært behandlet av sosialtjenesten, heretter skal håndteres av hjemmetjenesten. Dette henger sammen med endringer og presiseringer i nye lover og forskrifter. I sum innebærer dette behov for styrking av den administrative ressursen. Rådmannens forslag til organisering, datert : Virksomhet Stonglandet oppvekst består av Stonglandet barnehage og SFO, Stonglandet skole og bibliotek. Kan tillegges kulturskole og voksenopplæring/flyktningetjeneste. Virksomhet Vikstranda skole består av Vikstranda skole og SFO. Kan tillegges kulturskole og voksenopplæring/flyktningetjeneste. Virksomhet NAV består av statlige stillinger og kommunale tjenester etter tidigere sosialtjenestelov og dagens NAV-lov. Virksomhet Omsorg består av hjemmetjenester, PU-tjenester, helsestasjon og fysioterapi. Virksomhet Solli/Vangsvik barnehage består av Solli og Vangsvik barnehage. Virksomhet Tranøy sykehjem består av sykehjemmet. Virksomhet Teknisk består av brannvesen og driftsavdeling. Driftsavdeling tillegges drift og vedlikehold av kommunale bygg og boliger. Kommunestyret slutter seg til organiseringen av virksomheter i tråd med rådmannens forslag datert , med følgende avklaringer: Kulturskolen legges til. Voksenopplæring/flyktningetjenesten legges til Kommunestyret tar i dette vedtaket ikke stilling til samlokaliseringer. Evt samlokalisering av tjenester tas opp som egen sak når dette er aktuelt. Side 13 av 29

14 Sak 5/12 SØKNAD OM LÅNEGARANTI EIDET BÅTFORENING Saksbehandler: Angelika Strobel Arkiv: 256 Arkivsaksnr.: 12/82 3/12 Tranøy formannskap /12 Tranøy kommunestyre Vedlegg: særskilt Søknad, datert Bakgrunn for saken: Eidet Båtforening har søkt SpareBank1 NN om et lån på kr og ber Tranøy kommune for å stille garanti. Eidet Båtforening skal utbygge molo på Stonglandseidet. Første Byggetrinn av moloutbygging koster ca. kr Foreningen finansierer det resterende beløp med andelstegning fra medlemmene og søkt SpareBank1 NN om et lån på kr For dette søker de om kommunal garanti. Kommunelovens 51 nr. 1 sier at vedtak om å stille kausjon eller annen økonomisk garanti skal godkjennes av departementet for garanti over kr ,-; jfr forskrift om kommunale eller fylkeskommunale garantier: 5. Garantier for små beløp Garantier der maksimumsansvaret er lavere eller lik kroner trenger ikke statlig godkjenning. Kommunelovens 51 nr. 2 sier at det ikke kan stilles kausjon eller annen økonomisk garanti knyttet til næringsvirksomhet. Eidet Båtforening er ikke en organisasjon som er knyttet til næringsvirksomhet. Vurdering: Tranøy Kommune har tidligere gitt garanti for lån til ideelle organisasjoner som for eksempel Veilysforeninger eller Rødsand Velforening. Garanti bør gis som simpel kausjon og tidsbegrenses. Rådmannens vurdering er at båtforeningen har en god økonomi i motsetning til en velforening. Moloutbyggingen på Stonglandseidet vil primært være et tiltak for foreningens medlemmer, og har mindre betydning for allmenheten sammenlignet med for eksempel en investering i veilys eller i et samfunnshus. På grunn av denne vurderingen og ut fra Tranøy kommunes stramme økonomi vil rådmannen ikke anbefale at det gis garanti for lån. Side 14 av 29

15 Sak 5/12 Kommunestyret har vurdert søknaden fra Eidet Båtforening datert , og finner etter en helhetlig vurdering å avslå søknaden. Avslag begrunnes med at Eidet Båtforening har god økonomi og moloutbyggingen dekker primært medlemmenes behov for sikker båtplass. Side 15 av 29

16 Sak 6/12 ATOMBEREDSKAPSPLAN Saksbehandler: Trond Eidissen Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 12/87 6/12 Tranøy kommunestyre /12 Komité oppvekst, kultur og omsorg Vedlegg: særskilt Atomberedskapsplan for Tranøy kommune Bakgrunn for saken: Tranøy kommune skal kunne håndtere hendelser hvor radioaktive stoffer er involvert. I verste fall kan dette dreie seg om en krise i forbindelse med atomuhell. Planen skal gi retningslinjer for hvordan man håndterer hendelser og trusler. Den skal også skissere hvordan de tiltak som Kriseutvalget for atomberedskap har forhåndsbestemt skal løses lokalt. Ved større hendelser er Kriseutvalg for atomberedskap den nasjonale myndighet for håndtering av hendelsene, og vil i tilfelle gi Tranøy kommune instrukser om handlemåte. Måten ulykkene håndteres på, vil avhenge av ulykkens eller hendelsenes art, størrelse og mulige konsekvenser. Atomberedskapsplan for Tranøy var sist oppdatert Ansvarlig for planen var kommuneoverlege Aslak Hovda Lien. Vurdering: Planen er oppdatert i januar Kommuneoverlege Aslak Hovda Lien har også kommet med innspill i forhold til tiltak. Atomberedskapsplan for Tranøy godkjennes. Oppdatering av planen skal skje i januar/februar Side 16 av 29

17 Sak 7/12 KRISEPLAN Saksbehandler: Trond Eidissen Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 12/91 6/12 Tranøy formannskap /12 Tranøy kommunestyre Vedlegg: særskilt Kriseplan for Tranøy kommune Bakgrunn for saken: Ansvar for at Tranøy kommune mestrer kriser ligger til kommunens politiske og administrative ledelse. Det er også kommunens politiske og administrative ledelses ansvar at det foreligger en plan for hvordan kommunen skal opprettholde sin virksomhet i en krisesituasjon. Kriseplan for Tranøy kommune er med jevne mellomrom ajourført. Ajourføring er datert , , og nå til sist Krise defineres som en uønsket hendelse som rammer større grupper av mennesker og/eller er mer omfattende enn det ordinære hjelpeapparatet kan håndtere tilfredsstillende. Eller som Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap uttrykker det: En krise er en situasjon som truer eller kan true en virksomhets kjernevirksomhet og/eller troverdighet. Når en katastrofe, krise- eller krigssituasjon inntreffer, er hurtig og effektiv handling nødvendig, og forutsetter at ansvarsforhold og myndighet til å ta avgjørelser følger normale rutiner. Håndtering av kriser i fred og krig må være basert på færrest mulig forandringer i kommunens normale organisasjon. Kommunen skal gjennom sitt sikkerhetsarbeid ivareta samfunnssikkerheten ovenfor innbyggerne og andre som oppholder seg innenfor kommunens grenser. Arbeidet skal rettes inn mot å sikre at ikke liv går tapt, at ingen blir utsatt for alvorlig skade eller får varige men, og at materielle verdier, kulturminner og naturmiljø ikke går tapt. Vurdering: Kriseledelsen i Tranøy kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise forventes å oppstå eller oppstår. For at kommunen best kan ivareta sitt ansvar er det nødvendig med planer. Kriseplanen for Tranøy kommune er ment som et redskap for kommunens kriseledelse for å kunne reagere rasjonelt og effektivt i kritiske situasjoner. Grunnlag for planen er kartlagt risiko- og sårbarhet i kommunen. Kriseplan for Tranøy kommune sist oppdatert godkjennes. Side 17 av 29

18 Sak 8/12 ÅRSRAPPORT SKATTEOPPKREVEREN FOR 2011 Saksbehandler: Angelika Strobel Arkiv: 203 & 14 Arkivsaksnr.: 12/59 2/12 Tranøy formannskap /12 Tranøy kommunestyre Vedlegg: særskilt 1. Årsrapport fra skatteoppkreveren for Årsmelding fra Midt-Troms Arbeidsgiverkontroll for 2011 Bakgrunn for saken: Skatteoppkreveren og Midt-Troms Arbeidsgiverkontroll har lagt fram årsmelding for Skatteoppkreveren i Tranøy og Midt-Troms Arbeidsgiverkontroll har lagt fram årsmelding for Den totale Skatteinngangen i 2011 er økt med kr ,- (det betyr økning med 4,8 %). Kommunens andel er redusert med kr ,- (det betyr en nedgang med 8,7 %). Statens andel er økt med kr ,-, altså med 10,3%. I Tranøy har vi et selskap som gikk konkurs i 2010 og dermed innvirker på innbetalt forskuddsskatt og arbeidsgiveravgift. Samtidig har skatteoppkreveren vært ute i permisjon store deler av Det er avsatt for lite margin i Marginavsetning vurderes i 2012 fortløpende. Den restanseoversikten viser en nedgang i total summen på 8 %, men restskatt er økt betydelig. Det er planlagt / gjennomført flere innfordringstiltak for å bedre restansesituasjonen. Det var planlagt å gjennomføre 4 fullstendige arbeidsgiverkontroller i Tranøy. Alle ble gjennomført, og de utgjør 6,34 % av total antall arbeidsgivere. Det ble ike avdekket noe i noen av kontrollene i Vurdering: Årsmeldingene gir et godt bilde av aktivitetene og gjenspeiler situasjonen, at skatteoppkrever har vært store deler av 2011 i permisjon. Dessuten viser skatteinntektene og restanseoversikten en positiv utvikling framover. Arbeidsgiverkontrollene har ikke avdekket noe avvik i Tranøy. Årsmeldinger for 2011 fra skatteoppkreveren i Tranøy og Midt-Troms Arbeidsgiverkontroll tas til orientering. Side 18 av 29

19 Sak 9/12 VEDRØRENDE VALG AV SKATTEUTVALG Saksbehandler: Helfrid Skoglund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/961 74/11 Tranøy kommunestyre /12 Tranøy kommunestyre Kommunestyret har i sak 74/11 foretatt valg av skatteutvalg for inneværende periode. Det viser seg i ettertid å ha vært en helt unødvendig øvelse. Saksbehandler har fra kemneren fått tilbakemelding om at det ikke lenger er aktuelt å velge skatteutvalg i hver kommune. De gamle skatteutvalgene opphørte å fungere ved utgangen av 2008, og de nye overtok pr 1. januar De nye skatteutvalgene består av 6 medlemmer som er fordelt på 2 avdelinger med 3 medlemmer i hver avdeling. Skatt nord skatteutvalg består av medlemmer fra Tromsø, Harstad, Bodø, Hemnesberget, Vega og Vardø. Vurdering: Ettersom det ikke lenger er aktuelt for kommunene å velge skatteutvalg, foreslås at vedtak om valg av skatteutvalg oppheves. Da det ikke er aktuelt å velge kommunale skatteutvalg, oppheves kommunestyrets vedtak i sak74/11. Side 19 av 29

20 Sak 10/12 VALG AV REPRESENTANT TIL REPRESENTANTSKAPET FOR INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) Saksbehandler: Helfrid Skoglund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/995 10/12 Tranøy kommunestyre Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) har sendt en påminnelse om at kommunestyret i henhold til 8, 2. avsnitt i IKATs selskapsavtale må utpeke representant til IKATs representantskap: Hver deltaker oppnevner et medlem med varamedlem til representantskapet med funksjonstid lik den kommunale valgperioden. De skriver videre at de har hatt problemer med å få på plass gyldig oppmøteprosent på årsmøtene, og oppfordrer derfor kommunene til å velge representanter som faktisk har anledning til å møte på årsmøtet. Til å representere Tranøy kommune i representantskapet for Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) for perioden velges med som varemedlem. Side 20 av 29

21 Sak 11/12 VALG AV LEGATSTYRE FOR JOHANNA IVERSONS OG FREDRIK JØRGENSENS LEGATER Saksbehandler: Helfrid Skoglund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/ /12 Tranøy kommunestyre I henhold til statuttene for Fredrik Jørgensens legat skal legatet bestyres af en Komité bestaaende af tre af herredsstyret valgte og inden Stonglandets menighed bosatte mend, og av statuttene til Johanna Iversons legat framgår at legatet skal ha et styre på 3 medlemmer bosat i Stonglandet sogn og velges av Tranøy kommunestyre for 4 år. Legatstyret har i forrige periode hatt følgende medlemmer varamedlemmer Kristin Jakobsen - leder Anne Hofsøy Godtlieb Rochmann 1. Håkon Ryvoll 2. Cecilie Halsnes 3. Kåre Ryvoll Kristin Jakobsen har i epost av satt fram ønske om å bli fritatt for vervet. Som legatstyre for Fredrik Jørgensens legat og Johanna Iversons legat for perioden velges medlemmer varamedlemmer Leder: Side 21 av 29

22 Sak 12/12 VALG AV TILFLYTTINGS- OG INNKVARTERINGSNEMNDER Saksbehandler: Helfrid Skoglund Arkiv: 033 F40 Arkivsaksnr.: 11/ /12 Tranøy kommunestyre Bakgrunn for saken: For perioden 2011 til 2015 skal det velges en tilflyttingsnemnd og seks innkvarteringsnemnder. I følge 10 i forskriften skal det velges en tilflyttingsnemnd som skal forberede og lede tilflyttingen etter direktiv fra Sivilforsvarets myndigheter. Til hjelp for tilflyttingsnemnda skal det velges innkvarteringsnemnder. Antall innkvarteringsnemnder fastesettes av vedkommende kretssjef i Sivilforsvaret etter samråd med kommunen. 11 i forskrifter sier at tilflyttingsnemnda skal bestå av 3 til 7 medlemmer og innkvarteringsnemnda av 3 til 5 medlemmer. Medlemmer av tilflyttingsnemnda og medlemmer av innkvarteringsnemndene velges av kommunestyret for 4 år. Ved valg for ny periode bør om mulig gjenvalg finne sted. Et av medlemmene velges som leder og et av medlemmene som sekretær. Ordfører og lensmann er ikke pliktig til å motta valg, men kan tiltre nemndenes møter. Ved valg av medlemmer til tilflyttingsnemnda og innkvarteringsnemndene bør det sørges for at de blir sammensatt av personer som har kjennskap til kommunens forsyningsmuligheter, helsestell, arbeidsformidling, sosialomsorg og skolevesen. Mobiliseringspliktige personer skal ikke velges. Tilflyttingsnemnd for perioden hadde slik sammensetning: Medlemmer: Arnt Einar Nilsen Lensmannen i Lenvik Kristin Jakobsen, leder Varamedlemmer: 1. Tone Edwards 2. Elin Nygård 3. Louise Sollied Innkvarteringsnemndene for perioden hadde slik sammensetning: Mellomvik krets Rødsand Krets Å krets Gunnar Torgersen Inge Jakobsen Oddvar Olsen Eilif Pedersen Astrid Pettersen Tore Eidissen Merete Sivertsen Jeanett Urdshals Sissel Fredriksen Stonglandet krets Øverbotn krets Vikstranda krets Eli Husevåg Hofsøy Solveig Nylund Trond Svegre Oddgeir Solbø Alf K. Hansen Asmund Jenssen Magnus Rasmussen Nanna Jensen Margareth Edvardsen Side 22 av 29

23 Sak 12/12 Den første i hver krets er leder for nemnda. Det kan være at noen av medlemmene bør skiftes ut ved nyvalg, på grunn av alder, sykdom mv. Som tilflyttingsnemnd for perioden velges: Medlemmer: Varamedlemmer: Til innkvarteringsnemnder for perioden velges: Mellomvik krets Rødsand Krets Å krets Stonglandet krets Øverbotn krets Vikstranda krets Den første i hver krets er leder for nemnda. Side 23 av 29

24 Sak 13/12 VALG AV BEREDSKAPSRÅD OG KRISELEDELSE Saksbehandler: Helfrid Skoglund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/ /12 Tranøy kommunestyre Saken trekkes fra sakskartet. Side 24 av 29

25 Sak 14/12 VALG AV KRIGSSKADENEMND Saksbehandler: Helfrid Skoglund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/ /12 Tranøy kommunestyre Bakgrunn for saken: Kommunene er pålagt å velge krigsskadenemnd, jfr Kgl. Res av med hjemmel i lov om erstatning for krigsskade på eiendom og interesse av nr 2 6. Nemnda skal bestå av minst tre medlemmer med personlige varamedlemmer som oppnevnes av kommunestyret for den kommunale valgperioden. Nemnda velger leder og nestleder. Det skal søkes oppnevnt medlemmer med særlig kyndighet i de forhold som krigsskader i vedkommende distrikt antas å berøre, for eksempel bygningsvesen, industri, jordbruk, skogbruk, fiske, skipsfart osv. Den kommunale krigsskadenemnd har til oppgave å dra omsorg for at krigsskade på fast eiendom og løsøre innen kommunen snarest mulig blir anmeldt, gransket og taksert. Den skal først og fremst sørge for at bestemmelsene om melding om krigsskader blir kjent for kommunens innvånere, og veilede de skadelidte om fremgangsmåten ved melding og om de gjeldende bestemmelser om skadeerstatning. Den skal således ved oppslag og med passende mellomrom ved kunngjøring i pressen gjøre reglene om melding kjent. Vurdering: Som krigsskadenemnd for perioden , ble valgt: medlemmer: Rune Røberg - leder Solveig Nylund - nestleder Malvin Pedersen personlige varamedlemmer: Einar Rochmann Tor-Iver Benjaminsen Gunn Sørensen Som krigsskadenemnd for perioden velges følgende medlemmer: personlige varamedlemmer: Side 25 av 29

26 Sak 15/12 VALG AV HEIMEVERNSNEMND Saksbehandler: Helfrid Skoglund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/ /12 Tranøy kommunestyre Bakgrunn for saken: I henhold til forskrift til lov om Heimevernet, punkt E, skal det i hver kommune være en kommunal heimevernsnemnd med rådgivende myndighet. Nemnda skal ha som medlemmer: - to medlemmer oppnevnt av kommunestyret - ett medlem fra den lokale politimyndighet Nemnda velger selv leder og sekretær blant nemndas medlemmer. Nemndas oppgaver: a) nemnda representerer de sivile myndigheter i kommunen og skal fremme samarbeidet mellom disse og heimevernsområdene i kommunen. b) Nemnda kan uttale seg i saker av spesiell viktighet for Heimevernet når nemnda anser dette nødvendig. c) Nemnda skal spesielt behandle de personellsaker som det er gitt egne bestemmelser for under heimevenrslovens 4, 5 og 6. Ved behandlingen av slike saker skal vedkommende områdesjef delta. d) Ved tilsetting av områdesjef skal nemnda uttale seg om søkere. Er det flere nemnder i heimevernsområdet skal nemnda der søkeren har bopel uttale seg. e) Det skal føres møtebok hvor nemndas vedtak inntas. Møtebokens innhold skal bare gjøres kjent for dem som har tjenestlig behov for dette. Når nemnda ikke er samlet til møte, oppbevares møteboken normalt hos politiets representant. Vurdering: For perioden har følgende fra kommunen vært valgt i Heimevernsnemnda: Medlemmer: Otto Nylund Ann-Rita B. Wold Leder: Otto Nylund Varamedlemmer: 1. Håvard Pettersen 2. Aud Knoph Nestleder: Ann-Rita B. Wold. Som heimevernsnemnd for perioden velges følgende Medlemmer: Varamedlemmer: Side 26 av 29

27 Sak 16/12 UTPEKING AV TJENESTEMANN MED SÆRSKILT ANSVAR FOR BARNS INTERESSER I BYGNINGSRÅDET Saksbehandler: Helfrid Skoglund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/ /12 Tranøy kommunestyre I henhold til plan- og bygningslovens 9-1 tredje punktum skal kommunestyret utpeke en av kommunens etatsjefer eller en annen tjenestemann som skal ha særlig ansvar for å ivareta barns interesser når det faste utvalget for plansaker etter denne paragraf utarbeider og behandler forslag til planer. Vedkommende som utpekes bør ha særlig barnefaglig kompetanse, og skal ikke være bygningsrådsmedlem, og bør heller ikke være politiker. Den utpekte representanten skal innkalles til møter i planutvalget, og har da møteplikt, talerett og rett til å stille forslag overfor utvalget. Representanten har også rett til å få gjort protokollmerknader til utvalgets protokoll, men har ikke adgang til å klage over vedtak. I foregående periode har Ulf Fredriksen, virksomhetsleder ved Vikstranda skole, vært oppnevnt til vervet, med Rita Pettersen, lærer ved Stonglandet skole, som vararepresentant. Som tjenestemann med særskilt ansvar for barns interesser i bygningsrådet for perioden velges Vararepresentant: Side 27 av 29

28 Sak 17/12 VALG AV REPRESENTANT TIL SAMARBEIDSUTVALG FOR FORVALTNING SMÅVILTJAKT/ INNLANDSFISKE PÅ STATENS GRUNN Saksbehandler: Helfrid Skoglund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/ /12 Tranøy kommunestyre I henhold til samarbeidsavtale angående forvaltning av småviltjakt og innlandsfiske på statens grunn under Troms skogforvaltning, skal det velges en representant med vararepresentant fra hver kommune med vesentlig statsgrunn som omfattes av samarbeidsavtalen. I de to foregående periodene var Gunnar Knoph representant med varerepresentant Helen Klemetsen Som Tranøy kommunes representant til samarbeidsutvalg for forvaltning av småviltjakt/ innlandsfiske på statens grunn for perioden velges med som vararepresentant. Side 28 av 29

29 Sak 18/12 OVERSENDELSE AV SAK TIL KONTROLLUTVALGET Saksbehandler: Alf Rørbakk Arkiv: 223 V20 Arkivsaksnr.: 12/113 Unntatt offentlig ofl 24 7/12 Tranøy formannskap /12 Tranøy kommunestyre Vedlegg: særskilt 1. Brev fra Tranøy Folkeliste v/knut Johnsen, datert Brev fra Svein Johnsen, datert Side 29 av 29