SEKTOR FOR BY- OG SAMFUNNSUTVIKLING VANN OG AVLØP KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV NEDBØRMÅLESTASJONER

Transkript

1 SEKTOR FOR BY- OG SAMFUNNSUTVIKLING VANN OG AVLØP KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV NEDBØRMÅLESTASJONER

2 1 Tilbudsforespørsel vann og avløp i Lillehammer kommune, vil gå til anskaffelse av permanente nedbørmålere for innsamling av nedbørsdata til kommunalteknisk anvendelse. Det ønskes med dette å hente inn tilbud på følgende: Komplett leveranse av 4 automatiske helårs nedbørmålestasjoner til Lillehammer regionen for innsamling og behandling av nedbørsdata. Åpen anbudskonkurranse er valgt som anskaffelsesprosedyre, og konkurransegrunnlaget offentliggjøres på Doffin. Tilbudsfristen utløper den kl. 12:00 Fagområde vann og avløp Side 2 av 17

3 Innhold 1 Tilbudsforespørsel Oppdraget Oppdragsgiver Generelt om leveransen Beliggenhet Tidsfrister/fremdrift Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Tilleggsopplysninger Oppdateringer av konkurransegrunnlaget Avtalevilkår Krav til tilbudet Innleveringssted Tilbudsåpning Tildeling av kontrakt og begrunnelse Kostnader Avlysning eller totalforkastelse Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kravspesifikasjoner Kravspesifikasjoner Krav til utstyr Krav til kommunikasjon Fagområde vann og avløp Side 3 av 17

4 5.1.3 Krav til rapportering Krav til overtakelse og drift Tildelingskriterier Vedlegg Fagområde vann og avløp Side 4 av 17

5 2 Oppdraget 2.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver: Lillehammer Kommune, vann og avløp Prosjektansvarlig: Lillehammer kommune, vann og avløp Besøksadresse: Storgata 51, 2609 Lillehammer Postadresse: Postboks 986, 2626 Lillehammer Fakturaadresse: Lillehammer kommune, vann og avløp Bestillernummer: Fakturamottak Postboks 986, 2626 Lillehammer Prosjektleder: Elisabeth Børde, fagområdet vann og avløp E-post: 2.2 Generelt om leveransen Det ønskes innkjøp av 4 komplette nedbørmålere med GPRS-modem, plassert i Lillehammer regionen. Utstyret skal etableres for innhenting av nedbørsdata til kommunalteknisk arbeid og andre vurderinger. Alt nødvendig utstyr og elektronikk for måling og overføring av data må inngå i leveransen. I leveransen inngår også montering og idriftsetting av systemet, samt en webbasert løsning for presentasjon av kvalitetssikrede data. Utstyret med programvare skal sørge for at rådata samles og lagres hos leverandør, og videresendes til meteorologisk institutt, i henhold til vedlegg. Oppdragsgiver skal ha web-basert innsyn til status og data. Dataene burde videre kunne leses direkte inn i normalt forekommende dataverktøy (f.eks. Excel) for sammenstilling av data og beregninger i forbindelse med målinger Fagområde vann og avløp Side 5 av 17

6 av avløpsvann i transportledninger. Utstyret skal være kompatibelt med annet utstyr for system til innsamling og rapportering av data fra transportledninger for avløp/overvann. Prisen som oppgis på tilbudsskjema skal inkludere komplett leveranse av alle 4 nedbørsmålestasjonene. Med komplett leveranse menes: Leveranse av utstyr Montasje/installasjon av utstyr i samråd med oppdragsgiver Etablering av kommunikasjon og dataoverføring til leverandør, samt dataoverføring til meteorologisk institutt og innsyn til oppdragsgiver. Oppstart, kalibrering, testing, prøvedrift, ferdigbefaring og overtagelse av målestasjonene. Grunnopplæring av oppdragsgivers personell. Nødvendig strømtilførsel til målestasjonene vil besørges av oppdragsgiver. 2.3 Beliggenhet Målestasjonene skal installeres på 4 strategiske punkt fordelt i Lillehammer regionen. Beliggenhetene avklares med byggherre etter inngått kontrakt. Plassering bestemmes i samarbeid med met og leverandør. 2.4 Tidsfrister/fremdrift Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring på Doffin Frist for å levere tilbud ,kl 12:00 Tilbudsåpning ,kl 12:15 Tilbudets vedståelsesfrist ,kl 12:00 Meddelelse om tildeling Klagefrist leverandører ,kl 12:00 Kontraktsinngåelse Fagområde vann og avløp Side 6 av 17

7 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpningen av tilbudene er veiledende. Dato for komplett leveranse avtales nærmere, men senest innen Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 3.2 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette snarest formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 3.3 Oppdateringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Fagområde vann og avløp Side 7 av 17

8 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører varsles om forlengelsen via Avtalevilkår Lillehammer kommunes standard avtalevilkår, «Standard avtalevilkår ved kjøp av varer og/eller tjenester», gjelder for anskaffelsen. Denne ligger vedlagt. 3.5 Krav til tilbudet Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes «Tilbud nedbørmålestasjoner Lillehammer Kommune». Vedlagt tilbudsskjema må være fullstendig utfylt for at tilbudet skal vurderes. Ved innlevering skal det også følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet ligger. Det skal også legges ved: Beskrivelse av tilbudt utstyr og presentasjonsløsning Dokumentasjon på tilsvarende leveranse godkjent av met Referanseliste fra tilsvarende leveranser Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. Fagområde vann og avløp Side 8 av 17

9 3.6 Innleveringssted Tilbudet sendes til: Lillehammer kommune vann og avløp ved prosjektleder Elisabeth Børde Postboks Lillehammer eller leveres til: Servicetorget i Lillehammer kommune Storgata Lillehammer. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 3.7 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen skjer umiddelbart etter tilbudsfristen. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbydere eller andre utenforstående. 3.8 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, meddeles skriftlig til alle deltakerne samtidig, og i rimelig tid før kontrakts inngåelse. 3.9 Kostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbud vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Fagområde vann og avløp Side 9 av 17

10 3.10 Avlysning eller totalforkastelse Lillehammer Kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Kommunen forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn. Ved avslutning av konkurransen vil innsendte tilbud ikke bli returnert. Fagområde vann og avløp Side 10 av 17

11 4 Kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Attest for merverdiavgift Samtlige norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser 3-3 / 8-7. Tilsvarende skal samtlige utenlandske leverandører framlegge attest for å ha oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat de er etablert. Dersom et eller flere av firmaene ikke har levert skatteattest, vil oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse av attester. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring Samtlige norske og utenlandske leverandører som vil utføre arbeid i Norge skal fremlegge HMS -egenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 3-4/ 8-8. Erklæringen skal være utformet på norsk. Dersom et eller flere av firmaene ikke har levert HMS -egenerklæring, vil oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse av HMS - egenerklæring. Fagområde vann og avløp Side 11 av 17

12 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Oppdragsgiver innhenter selv kredittrating fra For nyetablerte foretak som ikke har kredittrating, må det foreligge tilsvarende dokumentasjon, for eksempel redegjørelse for egenkapital og økonomisk stilling bekreftet av revisor. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Tilbyder skal ha det faglige grunnlag som er nødvendig for å kunne oppfylle kontraktens forpliktelser Dokumentasjonskrav Tilbyder skal kunne dokumentere leveranse av tilsvarende målestasjoner som er godkjent av, og utveksler data med Meteorologisk institutt. Fagområde vann og avløp Side 12 av 17

13 5 Kravspesifikasjoner 5.1 Kravspesifikasjoner Alt utstyr og alle tekniske løsninger må stå i samsvar med norsk standard. Tegninger og detaljert beskrivelse av løsninger fra leverandør skal legges ved tilbudet Krav til utstyr Nedbørmålerne skal være av typen vippepluviometer med temperaturføler. Nedbørmålestasjonene skal tilfredsstille krav/anbefalinger fra meteorologisk institutt, se vedlegg. Som et minimum nevnes følgende: Nedbørmåleren skal være en helårsmåler, og må tåle nordisk klima. Herunder oppvarmet og isolert nedbørstrakt og kommunikasjonsenhet, varmeleder i vippe samt varme rundt åpningen for å forhindre snøhatter. Varmetilførselen må slå seg automatisk av og på ved behov. Stasjonene skal ha optisk nedbør/ikke-nedbør sensor Lufttemperatursensor inklusiv strålingsbeskyttet målehytte Korreksjon for tidsstempling pr vipp og oppløsning på 0,1 mm Utstyret skal monteres på stativ med vindskjerm, og disse skal kunne monteres på tak/vegg/mark Vanntett kabinett og vanntette gjennomføringer/plugger/montasjemateriell, alt med minimum beskyttelse IP 67 (gjelder også antennetilkoblinger). Syrefaste eksterne komponenter 230 V AC, med backupbatteri ved bortfall av strøm Skal ha internminne som gjør at data ikke går tapt dersom det oppstår kommunikasjonsproblemer etc., med driftstid på 1 måned Fagområde vann og avløp Side 13 av 17

14 5.1.2 Krav til kommunikasjon All elektronikk og software nødvendig for kommunikasjon og overføring av data skal inngå i tilbudet. Som et minimum nevnes følgende krav: GPRS-modem med mulighet for fallback kommunikasjon over på SMS Informasjon om generell løpende tilstand på måleren, dekning og batteristatus. Statusmelding burde avgis 1 gang pr time uavhengig av nedbørsaktivitet Varslingssystem ved strømbortfall eller kommunikasjonsproblemer til mail/sms Innsending av data ved 20 vipp eller 2 min etter første vipp Antenneløsninger tilpasset montasje og ved dekningsutfordringer hvor krav til dekning er en utfordring. Rådata samles inn av leverandør, og det må opprettes kommunikasjon for datautveksling med met i samsvar med vedlegg Krav til rapportering Leverandør må stille med kompetanse og løsninger for innsamling, overføring og rapportering av data. Som et minimum nevnes følgende krav: Kvalitetssikrede data skal hentes opp fra met Leverandøren må stille med egen løsning for visualisering av innhentede data. Oppdragsgiver skal ha webbasert innsyn til stasjonenes status og data. Rapporter skal kunne settes opp av bruker Man må kunne innhente kombinasjonsdata for nedbør og avløpsrør/overløp og presentere dette i samme grensesnitt Krav til overtakelse og drift Nedbørmålerne skal leveres fungerende, dvs. ferdig montert inklusiv software, og testet av leverandør. Tilbudspris for totale driftskostnader skal oppgis per år. Denne prisen skal inkludere mottak og behandling av data som beskrevet ovenfor, samt oppfølging, vedlikehold og eventuelle reparasjoner av utstyr. Fagområde vann og avløp Side 14 av 17

15 Ved feil/skader på utstyr, kommunikasjonsproblemer etc. er tilbyder forpliktet til å løse problemet med en responstid på maksimalt ei uke (7 dager). Det skal utføres årlig tilsyn og kalibrering av nedbørmålerne. Det legges til grunne en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ukentlig tilsyn vil gjennomføres av kommunen. 6 Tildelingskriterier Tilbudene vil bli behandlet av Lillehammer kommune, vann og avløp. Oppdragsgiver vil velge det tilbud som etter en helhetsvurdering er det økonomisk mest fordelaktige. Dette vil baseres på en totalvurdering av følgende kriterier: 1) Pris (50%): - Enhetspriser fra tilbudsskjema. Prisene skal inkludere komplett leveranse i henhold til beskrivelse og krav. - Evt. kontrollregnet tilbudssum korrigert for forbehold som har økonomisk konsekvens Tilbudet med laveste konkurransepris får 10 poeng. De andre tilbudene får poengsum som er lineært fordelt med nullpunkt ved det doble av laveste konkurransepris. 2) Gjennomføring av oppdraget (20%): - Leverandørens beskrivelse av opplegg for levering, montasje, idriftsettelse, opplæring og drift. 3) Kvalitet (30%): - Leverandørens beskrivelse av utstyr og service, herunder kvalitet og egenskaper på tilbudt utstyr - Referanser fra tidligere oppdrag/leveranser. Det skal leveres referanseliste fra lignende leveranser. Fagområde vann og avløp Side 15 av 17

16 Gjennomføring og kompetanse vil bli poengsatt på en skala mellom 0 og 10 poeng, der 10 poeng er høyest mulig, og 0 poeng er uakseptabel gjennomføring og kompetanse. På disse to kriteriene vil referanser og subjektivt skjønn bli tatt med i vurderingene, og det er lite sannsynlig at hele skalaen vil bli tatt i bruk. Tilbudet med den høyeste sammenlagte poengsum blir vurdert som det mest fordelaktige tilbudet. 7 Vedlegg Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Krav fra meteorologisk institutt Vedlegg 3: Dataoverføring til meteorologisk institutt Vedlegg 4: Standard avtalevilkår for Lillehammer Kommune Fagområde vann og avløp Side 16 av 17

17 Fagområde vann og avløp Side 17 av 17