Til kontrollutvalgets medlemmer Harald Lande (leder), Margit Hovland (nestleder), Bård Melvin Bulæg (medlem), Leif B. Hestad (1.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Harald Lande (leder), Margit Hovland (nestleder), Bård Melvin Bulæg (medlem), Leif B. Hestad (1. varamedlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Onsdag 26. august 2015 kl på rådhuset, kommunestyresalen. SAKSLISTE: SAKER SAK 10/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL SAK 12/15 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL LISTER BOMPENGESELSKAP AS SAK 13/15 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON - BYGGESAKSBEHANDLING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 05/15 Kommunerevisjonen Vest, innkalling til representantskapet september 2015 Ref. 06/15 Grethe Johannessen, e-post av vedr. klage på vedtak i kommunestyret Ref. 07/15 Agder Sekretariat, protokoll styremøte + årsmelding 2014 Ref. 08/15 Signert attestasjonsrapport finansforvaltningen 2014 Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Lyngdal, den 19. august 2015 Harald Lande Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor 2 2

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 10/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 10/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. 3

4 LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/15 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen. MØTEBOK Tilstede: Harald Lande, leder Margit Hovland, nestleder Bård M. Bulæg, medlem Leif B. Hestad, 1. varamedlem Forfall: Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommuneadministrasjonen + kulturforetaket: Norman Udland, Karl Emil Erlandsen, Jan Martin Kaarigstad, Einar Handeland, Jan Seland, Eksterne: Øystein Meland, Øystein Salthaug Kommunerevisjonen: Monica Nilsen, Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERINGER Kl Sluttrapport Lyngdal ungdomsskole Kl Årsregnskap Lyngdal Kultursenter KF Kl Årsregnskap Lyngdal kommune Kl Arbeidet mot mobbing i Lyngdalsskolen SAKER SAK 05/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 06/15 LYNGDAL KULTURSENTER KF ÅRSREGNSKAP 2014 SAK 07/15 LYNGDAL KOMMUNE ÅRSREGNSKAP 2014 SAK 08/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL SAK 09/15 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON - MOBBING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet mars 2015 Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. varamedlem, ordfører, rådmann og revisor. 4

5 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg UNDERSKRIFTER Harald Lande Leder 2 5

6 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg ORIENTERINGER Kl Sluttrapport Lyngdal ungdomsskole Kl Årsregnskap Lyngdal Kultursenter KF Kl Årsregnskap Lyngdal kommune Kl Arbeidet mot mobbing i Lyngdalsskolen Kontrollutvalget ble orientert om ovennevnte tema. Se også kommentarer under den enkelte sak. SAK 05/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 06/15 LYNGDAL KULTURSENTER KF ÅRSREGNSKAP 2014 Kultursjef presenterte årsregnskapet i korte trekk og kommenterte de forhold som revisor har påpekt. Revisor kommenterte forbehold vedrørende pensjon og øvrige kommentarer i nummerert brev. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 3 6

7 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Lyngdal Kultursenter KF for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetning og nummerert brev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget viser til forbehold i revisjonsberetningen vedrørende presentasjon av pensjon, og til kommentarer i nummerert brev nr. 8. Kontrollutvalget ser positivt på at foretaket fra og med 2015 har fulgt opp anbefalinger fra revisor og kontrollutvalg ved å gjennomføre endringer når det gjelder presentasjon av pensjon og kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og nummerert brev nr. 8, begge datert 30. mars 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2014 for Lyngdal Kultursenter KF. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Saksdokumenter: Årsregnskapet for 2014 Årsberetning for 2014 Revisjonsberetning, datert Nummert brev nr. 8 datert Styrebehandling av årsregnskapet Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Det er avgitt revisjonsberetning med forbehold om følgende forhold: Årsregnskapet mangler innarbeidelse av foretakets pensjonsforpliktelser i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning 12. Revisor og kontrollutvalg har tatt opp dette spørsmålet gjennom flere år. For nærmere opplysninger om dette forholdet vises det til forbeholdet i revisjonsberetningen og til nummerert brev nr. 8. Det opplyses at foretaket fra og med 2015 har foretatt nødvendige endringer slik at pensjon blir ivaretatt og presentert i foretakets regnskap slik forskrift tilsier. I tillegg til pensjon har revisor også tatt opp følgende forhold i det nummererte brevet: Kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune feilpresentasjon av lønn/sosiale utgifter (Rettes fra og med 2015) 4 7

8 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Digitalisering av kino regnskapsføring (anbefaling om å vurdere innarbeidelse av forholdet i regnskapet fremfor kun som en garanti i note) Revisor opplyser at det underveis ved regnskapsavslutningen og årsoppgjørsrevisjonen har vært god kontakt mellom revisjonen og administrasjonen for nødvendige avklaringer. Vurderinger: Forholdene som revisor har tatt opp i revisjonsberetning og nummerert brev er ikke nye av året. Kontrollutvalget har påpekt at det ikke er tilfredsstillende at forholdene ikke er fulgt opp. Det opplyses nå om at forholdene vedrørende pensjon og kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune, er rettet opp med virkning fra Så ved neste regnskapsavslutning skal ikke disse forholdene lenger være aktuelle å kommentere. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Lyngdal Kultursenter KF for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetning og nummerert brev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget viser til forbehold i revisjonsberetningen vedrørende presentasjon av pensjon, og til kommentarer i nummerert brev nr. 8. Kontrollutvalget ser positivt på at foretaket fra og med 2015 har fulgt opp anbefalinger fra revisor og kontrollutvalg ved å gjennomføre endringer når det gjelder presentasjon av pensjon og kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og nummerert brev nr. 8, begge datert 30. mars 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2014 for Lyngdal Kultursenter KF. SAK 07/15 LYNGDAL KOMMUNE ÅRSREGNSKAP 2014 Rådmannen orienterte kort om styringssystemet, herunder kommuneplanens langsiktige og kortsiktige del (økonomiplan). Økonomisjef presenterte årsregnskapet og kommenterte utvalgte forhold i årsberetningen. Revisor presenterte revisjonsberetning og kommentarer i revisjonsbrev. 5 8

9 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Lyngdal kommunes årsregnskap for Sammen med regnskapet forelå årsberetning fra rådmannen og revisjonsberetning og nummerert brev nr. 11 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget ser positivt på at det er avgitt standard revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. Det vises likevel til revisors kommentarer i nummerert brev nr. 11 vedrørende manglende budsjettjusteringer, mangler ved oppfyllelsen av bokføringslovens krav i forhold til tidspunkt for utfakturering i havna, samt betydelig økning i ubrukte lånemidler. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert , samt nummerert brev nr. 11 av , har kontrollutvalget ingen merknader til Lyngdal kommunes årsregnskap for Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskap for ettersendes Årsberetning for ettersendes Revisjonsberetning, datert Revisjonsberetning, datert Revisjonsbrev nr. 9, datert Saksopplysninger: Årsregnskapet for Lyngdal kommune for 2014 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Revisor har avgitt en standard revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. Revisjonsberetningen av erstatter beretning av På det tidspunkt var ikke fullstendig årsregnskap og årsberetning avlagt. Etter revisors mening er regnskapet med noter og årsberetning meget oversiktlig og informativt, og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. 6 9

10 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg I revisors nummererte brev nr. 11 er det knyttet kommentarer til følgende forhold: 1. Revisjonsberetning 2014 bakgrunn for revisjonsberetning av 15.4, samt ny revisjonsberetning av Regnskapet 2014 store avvik mellom budsjett og regnskap for flere enheter 3. Havn tidspunkt for utfakturering, jf. krav i bokføringsloven 4. Ubrukte lånemidler betydelig økning de siste 2 år For ytterligere informasjon om nevnte punkter vises det til nummerert brev nr. 11, samt informasjon fra revisor i møtet. Administrasjonen vil også være tilstede i kontrollutvalgets møte for å presentere årsregnskapet og vil få anledning til å kommentere revisors merknader i møtet. Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsberetning - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Lyngdal kommunes årsregnskap for Sammen med regnskapet forelå årsberetning fra rådmannen og revisjonsberetning og nummerert brev nr. 11 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget ser positivt på at det er avgitt standard revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. Det vises likevel til revisors kommentarer i nummerert brev nr. 11 vedrørende manglende budsjettjusteringer, mangler ved oppfyllelsen av bokføringslovens krav i forhold til tidspunkt for utfakturering i havna, samt betydelig økning i ubrukte lånemidler. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert , samt nummerert brev nr. 11 av , har kontrollutvalget ingen merknader til Lyngdal kommunes årsregnskap for

11 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg SAK 08/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL Administrasjonen og innleid personell på prosjektet presenterte sluttregnskapet og Lyngdalsmodellen, samt orienterte om selve prosessen. Kontrollutvalget og revisjonen fikk besvart spørsmål om sluttregnskapet og modellen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: - utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet - det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap - sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. 2. Det bes om at rapport fra revisjonens gjennomgang foreligger innen 17. august. 3. En grundig evaluering av Lyngdalsmodellen i tråd med kommunestyrets vedtak av 23.april 2015, vil være en omfattende og ressurskrevende prosess, både økonomisk og tidsmessig. Kontrollutvalget mener at det vil være mer hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. 4. Kontrollutvalget ber om at det fremlegges en sak for kontrollutvalget i august 2015 som omhandler både gjennomgang av sluttregnskapet og evaluering i tråd med pkt Kontrollutvalgets behandling av saken oversendes til kommunestyret for behandling i kommunestyrets møte 3. september Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Sak 26/15 til kommunestyret med vedlegg 2. Vedtak i sak 26/15 3. Instruks for Plan- og byggekomiteen 4. Diverse kommunestyrevedtak Saksopplysninger: I møte den behandlet kommunestyret sluttoppgjøret for Lyngdal ungdomsskole, se vedlegg 1. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret vedtar å utsette saken og sende regnskapet over til Kontrollutvalget. Samtidig utføres en grundig evaluering av Lyngdalsmodellen før behandling i kommunestyret. 8 11

12 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Første del av oppdraget fra kommunestyret er relativt uproblematisk dersom man tenker seg en ordinær byggeregnskapsrevisjon. Som følge av kontraheringsmodellen som er valgt kan det tenkes at det er noen tilleggsmomenter som må kontrolleres. Jeg ser for meg at kontrollutvalget i samråd med revisor blir enig om en formålstjenlig måte å kontrollere selve regnskapet på. Andre del av kommunestyrets vedtak innebærer at kontrollutvalget skal foreta en grundig evaluering av Lyngdalsmodellen før behandling i kommunestyret. Dette er en mer omfattende oppgave som krever nærmere avgrensinger og vurdering av metodevalg; altså hva skal kontrollutvalget undersøke/vurdere og hvordan skal man gjøre dette. Jeg ser for meg at kontrollutvalget diskuterer dette i møtet. Et viktig moment ved evalueringen vil være å vurdere om målsettingen(e) med prosjektet er nådd. Kontrollutvalget skal for øvrig ikke vurdere/overprøve hensiktsmessigheten i kommunestyrets vedtak. I første omgang er administrasjonen invitert til å presentere sluttrapporten med regnskap. Samtidig tenker jeg at administrasjonen også orienterer om prosessen som førte til valg av Lyngdalsmodellen, herunder vurderinger omkring fordeler og ulemper med denne modellen fremfor andre mulige modeller. Vedlagt følger en del relevante kommunestyrevedtak i saken. Vurderinger: Basert på foreliggende dokumenter og orientering fra administrasjonen i møtet må kontrollutvalget ta stilling til hvordan man vil følge opp kommunestyrets oppdrag om å evaluere Lyngdalmodellen. Dette kan eventuelt også innbefatte et oppdrag til revisjonen om å vurdere utvalgte sider av saken. Ved behov må utvalget be kommunestyret om å definere oppdraget nærmere. Når det gjelder revisors gjennomgang av prosjektregnskapet, kan kontrollutvalget be om gjennomgang av tilleggsmomenter utover en normal byggeregnskapskontroll dersom det er ønskelig. Et viktig moment ved evalueringen er ressursbruk kontra tidsaspektet. For øvrig har ikke kontrollutvalget særskilte ressurser disponible til slike oppdrag. Det kan derfor bli aktuelt å be om tilleggsbevilgning. Jeg ser for meg at kontrollutvalget i møtet kommer frem til en omforent måte å følge opp kommunestyrets oppdrag på og at det formuleres nye punkter i vedtaket som gjenspeiler dette. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole. 9 12

13 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg SAK 09/15 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON MOBBING Administrasjonen orienterte om fylkesmannens tilsyn og kommunens oppfølging av disse. Utvalget, administrasjonen og revisjonen drøftet hvilke problemstillinger og områder som kunne være fornuftige å undersøke i en forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget konstaterer at det har vært arbeidet målrettet fra kommunens side etter fylkesmannens tilsyn på området. 2. Kontrollutvalget ønsker å undersøke et område innenfor tematikken mobbing som er særlig aktuelt og som kan være til nytte for Lyngdalsskolen. 3. Kontrollutvalget bestiller derfor fra Kommunerevisjonen Vest gjennomføring av forvaltningsrevisjon innenfor temaet digital mobbing. 4. Prosjektplan bes utarbeidet i tråd med følgende signaler gitt i møtet: - Undersøke om skolen i sine handlingsplaner tatt i bruk de muligheter som finnes med henvisning til nyere forskning for å avdekke og forebygge digital og skjult mobbing. - Involvere elever i relevante undersøkelser/intervjuer for å avdekke digital mobbing. - Ta utgangspunkt i 5 7. klassetrinn på barneskolene Kvås og Å, samt 9. klassetrinn ved Lyngdal ungdomsskole. 5. Prosjektplanen fremlegges kontrollutvalget for godkjenning. 6. Prosjektet gjennomføres innenfor de normale budsjettrammer til forvaltningsrevisjon. 7. Kontrollutvalget holdes orientert om prosjektet underveis. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Notat fra administrasjonen datert mars 2015 Saksopplysninger: I plan for forvaltningsrevisjon har kommunestyret prioritert gjennomføring av prosjekt med temaet Mobbing. Kontrollutvalget igangsatte egentlig dette prosjektet for et par år siden, men det ble utsatt som følge av ønske fra administrasjonen om bedre tid til å følge opp anbefalingene i tilsynsrapportene fra fylkesmannen. Kontrollutvalget diskuterte mulig tema for forvaltningsrevisjon mobbing i møte den 18. mars i år. Som grunnlag for diskusjonen forelå tilsynsrapportene fra fylkesmannen og notat fra administrasjonen. Ifølge administrasjonen er alle avvik fra fylkesmannens tilsynsrapporter fulgt opp og lukket. I kontrollutvalgets møte vil det blitt gitt en kortfattet informasjon om tilsynene og oppfølging av disse. Som forutsatt i kontrollutvalgets møte er det avholdt et drøftingsmøte mellom ordfører, rådmann, skolefaglig ansvarlig, revisjonssjef, kontrollutvalgsleder og utvalgssekretær for å 10 13

14 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg diskutere hvilke områder vedrørende mobbing det kan være mest hensiktsmessig å undersøke gjennom en forvaltningsrevisjon. Hovedhensikten med forvaltningsrevisjon er å være et verktøy for forbedringsarbeid i kommunen. I det forberedende møtet fremkom det at tematikken digital mobbing kunne være interessant å se nærmere på, kanskje fortrinnsvis på de øverste trinnene i barneskolen. Vurderinger: Basert på foreliggende dokumenter og orientering fra administrasjonen, må kontrollutvalget ta stilling til hvilke områder og problemstillinger som ønskes undersøkt. Deretter vil fremdriften være at revisjonen utarbeider forslag til prosjektplan som må godkjennes av utvalget før forvaltningsrevisjonen gjennomføres. Sentrale momenter i prosjektplanen vil være problemstillinger, revisjonskriterier, ressursbruk, fremdrift etc. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller fra Kommunerevisjonen Vest gjennomføring av forvaltningsrevisjon innenfor temaet digital mobbing. 2. Prosjektplan bes utarbeidet i tråd med signaler gitt i møtet. Prosjektplanen fremlegges kontrollutvalget for godkjenning. 3. Prosjektet gjennomføres innenfor de normale budsjettrammer til forvaltningsrevisjon. 4. Kontrollutvalget holdes orientert om prosjektet underveis. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet mars 2015 Konklusjon: Referatet ble tatt til etterretning

15 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 12/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/15 SELSKAPSKONTROLL LISTER BOMPENGESELSKAP AS Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll Lister Bompengeselskap AS datert juni 2015 Bakgrunn for saken: Bakgrunn, problemstillinger, mandat og avgrensninger. Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden for kommunene Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandal for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene. Selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Fakta i denne saksutredningen bygger i det vesentligste på informasjon i rapportens sammendrag. Funn og konklusjoner. Revisjonen kommenterer i rapporten funn og konklusjoner til Lyngdal kommune, til alle eierne samlet og til selskapet. 1. Lyngdal kommune: «Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentanten rapporterer om generell politikeropplæring, samt tilbud og gjennomføring av opplæring av styremedlemmer som samtidig var politikere. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. 15

16 Etter vår vurdering har Lyngdal kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Eiers oppfølging er ennå ikke iverksatt slik meldingen legger opp til. Vi ser imidlertid at den rutinen som eierskapsmeldingen legger opp til er et redskap som kan sikre god eierstyring og en gjensidig kommunikasjon mellom eierrepresentanter og eier.» 2. Eierne samlet: «KS har gitt flere anbefalinger for god kommunal eierstyring av selskaper. Vi vil trekke frem disse samlet for de fire eierne. Anbefalingene vil innebære en endring av vedtekter, og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. KS anbefaler at bruk av valgkomité for styreutnevnelse forankres i selskapets vedtekter. Det foreligger per i dag ikke en slik forankring. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Kommuneloven og enkelte av kommunenes egne eierskapsmeldinger omhandler kjønnsrepresentasjon i styret. Kommuneloven tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn.» 3. Selskapet: «Enkelte av funnene er knyttet til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunenes eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret. 2. Enkelte av eier-kommunenes eierskapsmelding har etikk og etiske retningslinjer som prinsipp. KS anbefaler at etiske retningslinjer utarbeides. Det er ikke vedtatt etiske retningslinjer for selskapet. 3. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks og egenevaluering foreligger ikke. 4. Inngåelse av låneavtale er ikke del av den daglige drift. Inngåelse av en slik avtale må behandles og godkjennes av selskapets styre. Vedtektene angir at selskapets styre tegner selskapet i fellesskap. Inngått låneavtale med Vest-Agder Fylkeskommune er undertegnet av daglig leder og styreleder. Anbefalinger. Revisjonen anbefaler at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge rapportens anbefalinger som er gjengitt nedenfor. Anbefalinger til Lyngdal kommune særskilt: 1. Påse oppfølging av selskapet slik som angitt i eierskapsmeldingen. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Anbefalinger til alle eierkommunene samlet: 16

17 1. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. 3. Kjønnsrepresentasjon i styret er ikke i henhold til kommunelov som tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Vi anbefaler at eierne ivaretar kommunelovens krav. Anbefaling 1 og 2 i dette avsnittet vil innebære en endring av vedtekter og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Disse er dermed medtatt som felles anbefaling mot alle de fire eierkommunene. Vurderinger: Hovedhensikten med gjennomføring av selskapskontroll er å gi grunnlag for forbedring. Noen av anbefalingene gjelder for kommunen som eier, mens andre anbefalinger gjelder for selskapet. Rapporten er sendt på høring til eierkommunene og til selskapet. Lyngdal kommune ved ordfører har sendt høringssvar. Utover noen klargjøringer i forhold til faktagrunnlaget, har Lyngdal kommune følgende høringsuttalelse: «Lyngdal kommune tar rapporten til etterretning, og ønsker å følge opp de anbefalinger som eierskapskontrollen her har kommet med. Kommunen vil tilstrebe å oppnå kommunelovens krav på minimum 3 av hvert kjønn i styret for Lister Bompengeselskap AS.» Revisor vil være tilstede i møtet for å presentere rapporten. Kommunestyret følger opp rapporten slik det anses hensiktsmessig. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret vil ta med seg rapportens anbefalinger i det videre arbeid med eieroppfølging av selskapet. 3. Eiers representant i generalforsamlingen bes følge opp anbefalingene som er knyttet til styret. 4. Kontrollutvalget gis tilbakemelding om gjennomførte tiltak, både fra eiers side og fra selskapets side. 17

18 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Selskapskontroll av Lister Bompengeselskap AS Farsund kommune Flekkefjord kommune Kvinesdal kommune Lyngdal kommune Juni

19 Lister Bompengeselskap AS SAMMENDRAG Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene. Problemstillinger Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Vi vil nedenfor besvare problemstillingene i våre funn. Funn og konklusjoner Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen. Vi har besvart og konkludert på problemstillingene for den enkelte kommune. Farsund kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Vi vurderer at eier bør angi mer konkret hvorledes deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres. Flekkefjord kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Flekkefjord kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Eierskapsmeldingen er vedtatt av formannskapet i 2013 og vi anbefaler at den blir forelagt bystyret som eier. Eiers oppfølging blir etter vår vurdering ikke foretatt slik meldingen har lagt opp til. Orientering i bystyret er ikke en rutine som gjennomføres i praksis. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 2 19

20 Lister Bompengeselskap AS Kvinesdal kommune Kvinesdal kommune har ikke utarbeidet og vedtatt eierskapsmelding, og vi vurderer derfor at etablering av en skriftlig rutine for oppfølging og evaluering av eierinteressen bør foretas. Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentant rapporterer om generell politikeropplæring og at eierstyring er tema i forbindelse med opplæringen. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Lyngdal kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentanten rapporterer om generell politikeropplæring, samt tilbud og gjennomføring av opplæring av styremedlemmer som samtidig var politikere. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Lyngdal kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Eiers oppfølging er ennå ikke iverksatt slik meldingen legger opp til. Vi ser imidlertid at den rutinen som eierskapsmeldingen legger opp til er et redskap som kan sikre god eierstyring og en gjensidig kommunikasjon mellom eierrepresentanter og eier. Felles for de 4 eierne KS har gitt flere anbefalinger for god kommunal eierstyring av selskaper. Vi vil trekke frem disse samlet for de fire eierne. Anbefalingene vil innebære en endring av vedtekter, og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. KS anbefaler at bruk av valgkomité for styreutnevnelse forankres i selskapets vedtekter. Det foreligger per i dag ikke en slik forankring. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Kommuneloven og enkelte av kommunenes egne eierskapsmeldinger omhandler kjønnsrepresentasjon i styret. Kommuneloven tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Selskapet Enkelte av funnene er knyttet til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunenes eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret. 2. Enkelte av eier-kommunenes eierskapsmelding har etikk og etiske retningslinjer som prinsipp. KS anbefaler at etiske retningslinjer utarbeides. Det er ikke vedtatt etiske retningslinjer for selskapet. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 3 20

21 Lister Bompengeselskap AS 3. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks og egenevaluering foreligger ikke. 4. Inngåelse av låneavtale er ikke del av den daglige drift. Inngåelse av en slik avtale må behandles og godkjennes av selskapets styre. Vedtektene angir at selskapets styre tegner selskapet i fellesskap. Inngått låneavtale med Vest-Agder Fylkeskommune er undertegnet av daglig leder og styreleder. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. Farsund kommune 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Flekkefjord kommune 1. Eierskapsmeldingen bør vedtas av bystyret. 2. Påse oppfølging av egen eierskapsmelding, og at det etableres rutine som ivaretar eierskapsmeldingens krav til eier. 3. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Kvinesdal kommune 1. Utarbeide eierskapsmelding for å sikre oppfølging og evaluering av sine eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Lyngdal kommune 1. Påse oppfølging av selskapet slik som angitt i eierskapsmeldingen. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Felles for Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal kommune 1. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. 3. Kjønnsrepresentasjon i styret er ikke i henhold til kommunelov som tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Vi anbefaler at eierne ivaretar kommunelovens krav. Anbefaling 1 og 2 under avsnittet merket «Felles for Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal kommune» vil innebære en endring av vedtekter og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Vi har derfor medtatt dette som felles anbefaling rettet mot alle de 4 eierkommunene. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 4 21

22 Lister Bompengeselskap AS Innhold: 1. INNLEDNING Bestilling Kort om metode Kontrollkriterier FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar EIERSTYRING MED VURDERING Vedtektene Generalforsamling og styre Eiermøter Eierskapsmelding og strategi Status på godt eierskap - KS anbefalinger KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Farsund kommune Flekkefjord kommune Kvinesdal kommune Lyngdal kommune Felles for de 4 eierne Funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre EIERNES KOMMENTARER Farsund Kommune Flekkefjord Kommune Kvinesdal Kommune Lyngdal kommune SELSKAPETS KOMMENTARER REVISORS KOMMENTARER DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 5 22

23 Lister Bompengeselskap AS Forord Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. Selskapskontrollen er utført etter bestilling fra kontrollutvalgene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal henholdsvis den sak 17/13, sak 09/14, sak 11/14 og den sak 18/13. Det er utarbeidet en felles rapport. Der hvor det er ulikheter eierne i mellom blir dette opplyst. Vi har avgrenset vår selskapskontroll til å gjelde perioden 2011 til og med I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Kontrollen er gjennomført av revisor Monica Nilsen. Flekkefjord, den Sign. Irene Loka revisjonssjef Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 6 23

24 Lister Bompengeselskap AS 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal henholdsvis den sak 17/13, sak 09/14, sak 11/14 og den sak 18/13. Vest-Agder Fylkeskommune er ikke del av denne selskapskontrollen. 1.2 Kort om metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser i form av forvaltningsrevisjon. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, 1, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet mottatt fra eiere, styret og daglig leder fremgår av dokumentliste i kap. 8. Som det fremgår av rapporten, vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon, med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene 1 Nettsted hvor blant annet regnskapsinformasjon og firmaopplysninger kan innhentes Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 7 24

25 Lister Bompengeselskap AS eierstyringen. Når dette allikevel presenteres, er det som bidrag til helhetsbildet som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) Vedtekter Eierskapsmeldinger KS 19 anbefalinger for godt eierskap (versjon august 2011) Kommunestyrets vedtak for de 4 eierkommunene St. prp. nr 60 om rett til innkreving av bompenger Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er vurdert tilfredsstillende, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildeomfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene vedtok. Vi har i vår gjennomføring avgrenset kontrollen til å gjelde perioden 2011 til og med Kontrollkriterier Kontrollkriteriene er hentet fra autorative kilder. Her presenterer vi kort de kildene kriteriene er utledet fra Aksjeloven I følge aksjeloven utøver aksjeeierne den øverste myndigheten i selskapet gjennom generalforsamlingen ( 5-1). I generalforsamlingen kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre vedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Aksjeloven bestemmer at det skal gjennomføres årlig generalforsamling innen 30. juni året etter regnskapsåret. Aksjeloven stiller krav til hvilke saker generalforsamlingen skal behandle. Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen ( 6-3). Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet ( 6-13). Selskapet skal ha vedtekter som oppfyller aksjelovens minstekrav til innhold ( 2-2). Aksjeselskapsformen er en fleksibel organisasjonsform. Innenfor de faste rammene loven setter, har en eier av et heleid aksjeselskap stor frihet til å definere hvordan selskapet skal fungere og hvordan kontakten mellom eier og selskapet skal være. Dette innebærer at en eier kan forskyve kompetanseforholdet mellom eier og selskapets ledelse for å sikre seg større innflytelse over selskapet, så lenge det forankres i selskapets vedtekter. Å vedtektsfeste gjennomgående politisk representasjon på generalforsamlingen, bruk av generalforsamlingens alminnelige instruksjonsmyndighet og eierstyring for øvrig gjennom selskapets vedtekter, er eierstyringsverktøy som kan benyttes for og ytterligere styrke den politiske eierstyringen av aksjeselskap. For offentlige eiere er det likevel normalt å stille noen krav til hvordan de utøver sin eierrolle. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 8 25

26 Lister Bompengeselskap AS Kommunestyrets vedtak I egenskap av eier styrer kommunen aksjeselskapet gjennom generalforsamlingen. Det finnes ikke særskilte bestemmelser, verken i kommuneloven eller aksjeloven, om hvem som har kompetanse til å representere en kommune som aksjeeier på selskapets generalforsamling. Det følger derfor av kommuneloven 6, jfr. aksjeloven 5-2, at kommunestyret må utstede en særskilt fullmakt til den som skal representere kommunen på generalforsamlingen. Kommunestyret vil imidlertid kunne treffe vedtak om hvordan kommunen skal stemme i en bestemt sak. Vedtaket vil være bindene for kommunens representanter på generalforsamlingen. Etter kommuneloven 35 nr 1 kan et slikt vedtak treffes med alminnelig flertall. Dette gjelder også i saker hvor aksjeloven stiller opp krav om kvalifisert flertall på generalforsamlingen KS anbefalinger KS har utarbeidet en rekke anbefalinger for godt eierskap i kommunesektoren. Noen av anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere kommunens arbeid med eierskap. KS omtaler 19 tema med tilhørende anbefalinger: 1. Obligatorisk opplæring 2. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 3. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurderinger og valg av selskapsform 5. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 6. Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet 7. Sammensetning og funksjon til eierorgan 8. Gjennomføring av eiermøter 9. Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor 10. Valgkomite for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper 11. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 12. Styresammensetning i konsernmodell 13. Oppnevnelse av vararepresentanter 14. Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 15. Kjønnsrepresentasjon i styrene 16. Godtgjøring og registrering av styreverv 17. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 18. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 19. Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 9 26

27 Lister Bompengeselskap AS 2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER 2.1 Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar Informasjon medtatt nedenfor er basert på oppstartsmøte med selskapet, egenerklæring fra eiere og styret, samtale med daglig leder og styreleder, samt gjennomgang av åpne kilder Eierforhold og formål Utgangspunktet for selskapskontrollen er kommunestyrenes hensikt og intensjon med Lister Bompengeselskap AS. Selskapet ble stiftet Selskapet er opprettet med hjemmel i Lov om aksjeselskap. Selskapets forretningsvirksomhet er drift av bompengestasjonene knyttet til Listerpakken. Forretningsadressen er i Lyngdal. Aksjekapitalen er kr Informasjon om selskapet per mai 2015: Navn: Lister Bompengeselskap AS Daglig leder: Styre: Revisor: Gunnar Haddeland Svein Bringsjord Leder Jørg Magne Hadland- Nestleder Janne Karin Nesheim Anju Choudhary Manneråk Richard Ivar Buch Jan Kristensen Thorvald Reiersen Bjørn Ulland BDO AS Eier: Farsund kommune 10 % Flekkefjord kommune 10 % Kvinesdal kommune 10 % Lyngdal kommune 10 % Vest-Agder Fylkeskommune 60 % Bompengeordningen og rett til innkreving av bompenger Stortingsvedtak og Stortingsproposisjon (St.prp.) Stortinget vedtok 11. juni 2002 etablering av bompengeselskapet som da fikk rett til å kreve inn bompenger til delvis finansiering av Listerpakka, jfr. St. prp. nr 60 ( ). De samlede byggekostnadene var angitt til 1624 mill i kroner. Kostnadene til bomstasjoner og innkrevingsutstyr ville komme i tillegg. Stortinget samtykket i at E39 Handeland-Feda skulle gjennomføres som et OPS 2 -prosjekt. Kostnad på OPS-prosjektet ble anslått til kr mill. Den resterende delen av prosjektet ble anslått til å utgjøre en kostnad på kr 554 mill. Bompengeperioden ble satt til 15 år. Innkrevingen av bompenger startet Offentlig Privat Samarbeid Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 10 27

28 Lister Bompengeselskap AS Listerpakken 3 : Utgifter eksklusiv utgifter til bomstasjoner: Utgifter E39 Handeland-Feda Listerpakken ekskl. E39 Handeland-Feda Totalt Forventede utgifter beregnet i 2002-kroner Beløp er i mill kr Finansieringsplan, ekskl. E39 Handeland - Feda (mill kr) Sum Andel i pst. Statlige midler Bompenger til investering Annen finansiering Sum I tillegg har OPS prosjektet E39 Handeland-Feda blitt lagt inn med 100 mill i bompengefinansiering. Dette var opprinnelig tenkt å skulle være full statlig finansiering. Samlet bompengefinansiering som Lister Bompengeselskap AS skulle stille til rådighet overfor Statens Vegvesen, var 417 mill i kroner ved oppstart av prosjektet. Det ble i ettertid kjent at det ble en kostnadsøkning i prosjektene. I Statsbudsjettet 2009 St. prp. nr 1 ( ) ble det vedtatt at innkrevingsperioden forlenges med fire år pga nevnte kostnadsøkninger. Bompengeperioden ble forlenget til Bompengetakstene pr passering ble i samme vedtak forhøyet fra kr 20 til kr 25 på lette kjøretøy og fra kr 40 til kr 50 for tunge kjøretøy. Takstene økte med virkning fra Det beskrives i St.prp. at statlig finansieringsrammer, fylkeskommunale og kommunale rammer ble økt i forhold til denne kostnadsøkningen. Bompengefinansieringen ble økt med kr 204,1 mill i følge selskapets note til regnskapet Total bompengefinansiering etter dette utgjorde kr 740 mill i kroner. Dette er opplyst i årsregnskapet 2009, samt fremkommer i Statens vegvesen sitt grunnlag for lokale bompengevedtak av 15. januar Bompengeavtale og driftsavtale Alle bompengeselskap må inngå bompengeavtale og avtale om drift av innkrevingssystemet med hhv Vegdirektoratet og Statens vegvesen. Disse to avtalene ble signert hhv den og I henhold til bompengeavtalen er det Statens vegvesen som er byggherre og har 3 Tall er tatt fra St prp. nr 60 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 11 28

29 Lister Bompengeselskap AS ansvaret for gjennomføringen av prosjektene i Listerpakken. For OPS-prosjektet har Statens vegvesen inngått kontrakt med privat selskap for deler av gjennomføringen. Når det gjelder bomstasjonene, er det avtalefestet at Statens vegvesen foretar valg, innkjøp og etablering av innkrevingssystem. Innkrevingsutstyret er eid av Statens vegvesen. Innkrevingsavtalen punkt 5.2 pålegger Lister Bompengeselskap AS ansvaret for administrasjon, drift og vedlikehold av innkrevingssystemet i bompengeperioden. Statens vegvesen sender rekvisisjoner til bompengeselskapet i den grad det trengs midler. Denne rekvisisjonsplanen behandles av styret årlig. Selskapet har selv ikke mulighet for å påvirke behovet for midler som rekvireres. I bompengeavtalen punkt 3.2 kan bompengeperioden, etter søknad til Vegdirektoratet, forlenges med inntil 5 år. Kort om dagens bompengetakster og CS-systemet hos Q-free ASA Ordinære priser 4 for en passering er kr 25 for lett bil og kr 50 for tung bil. Det er flere rabattordninger. Det har ikke vært endring i prisene siden prisøkningen ble gjennomført med virkning Inntektsgenereringen skjer via CS-Systemet hos Q-free ASA. Det er månedlige oppgjør. Andel av bilister som bruker brikke er synkende. Nedgangen startet da bilistene ikke ble krevd for tilleggsavgifter da de manuelle bomstasjonene ble lagt ned og erstattet av automatiske bomstasjoner. Ledelsen var usikker på hvordan dette ville slå ut i forhold til tap på krav. Garantier fra eierne Det er inngått ny låneavtale mellom selskapet og Vest-Agder Fylkeskommune. Denne er datert (Denne låneavtalen erstatter tidligere inngått avtale med Fylkeskommunen). Avtalen gir Lister Bompengeselskap AS en trekkrettighet på inntil kr 400 mill. De resterende 4 eierkommunene garanterer i form av simpel kausjon hver oppad begrenset til kr 20 mill. Lister Bompengeselskap AS har bokført lån kr 135 mill i regnskapet for Om bompengeanlegget Anlegget består av tre bomstasjoner; A. Handeland på E39 mellom Lyngdal og Kvinesdal B. Kollevoll på fylkesveg 43 mellom Lyngdal og Farsund C. Gjervollstad på fylkesveg 465. Disse er merket ut på figur nedenfor. Det er innkreving hele døgnet, alle dager. Bomstasjonene er automatiske. Bompengene skal delvis finansiere utbyggingen av Listerpakken, som består av ni små og store vegprosjekter. Se figur med henvisning. 4 Prisinformasjon fra Auto Pass Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 12 29

30 Lister Bompengeselskap AS 3. OPS E39 Lyngdal- Flekkefjord 1. E39 Handeland-Feda 2. RV 465 Kjørrefjord-Ulland 3. RV 43 Aunevik-Bukkesteinen 4. Tiltak på RV 43 Farsund-Aunevik og Bukkesteinen Lyngdal 5. Rv 43 Farsund Sentrum 6. Fv 651 Skråveien 7. Fv 656 Agnefestveien i Lyngdal 8. Trafikksikkerhetstiltak langs eksisterende E39 9. Opprustning av privat vei Bakken-Moi Det ble opplyst fra ledelsen at pr oktober 2014 at det gjenstår å gjennomføre prosjekt 5,7 og deler av 8. De resterende prosjektene er utført. Verken gjennomføringstidspunkt eller kostnadsutvikling på anleggene er noe Lister Bompengeselskap AS rår over Organisatoriske forhold herunder arbeidsmiljø (indre miljø) Selskapet har ingen fast ansatte. Funksjonen som daglig leder kjøpes fra Vest-Agder Fylkeskommune. Dette ble styrebehandlet sist i Det blir opplyst å være nær kontakt mellom daglig leder og styreleder. Det er inngått avtale med Tescidel Norway om service og vedlikehold av innkrevingsutstyret den Det er videre inngått avtale med Agder Bomdrift AS om drift av bomstasjonene den Inngått avtale gjelder fra Ledelsen bekrefter tilfredshet med leverandørene av tjenestene. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 13 30

31 Lister Bompengeselskap AS Agder Bomdrift AS eies per d.d. av Nye Kristiansand Bompengeselskap AS, Aust-Agder Vegfinans AS og Lister Bompengeselskap AS. Lister Bompengeselskap AS eierandel i selskapet er 12 %. Agder Bomdrift AS skal i henhold til vedtektene drives til selvkost. Selskapet foretar kostnadsfordeling blant annet basert på antall passeringer i de enkelte bomstasjonene. Lister Bompengeselskap AS ble belastet med 15 % av selskapets utgifter i 2013 og For 2015 er andelen redusert til 14 % Ytre miljø Styret opplyser i årsberetningene for 2011, 2012 og 2013 at virksomheten ikke påvirker det ytre miljø Styret Styret består etter vedtektene av 8 medlemmer. Styreleder skal velges blant fylkeskommunens medlemmer i styret. Eierkommunene har egne valgkomiteer som bistår generalforsamlingen med å finne egnede styremedlemmer. Det utarbeides skriftlige protokoller fra styremøtene. Styret mottar jevnlig rapport på bompasseringer. Det er ikke vedtatt styreinnstruks. Retningslinjene for selskapet er nedfelt i bompengeavtalen med Vegdirektoratet. Styret opplyser at denne avtalen er styrende for selskapets drift. I Kommunelovens ledd heter at kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets møter i generalforsamlingen. Vi kan ikke se at denne varslingen er foretatt til kontrollutvalgene for årene For 2014 er det foretatt Avtalemessige forhold Forhold knyttet til inngåelse av enkelte typer avtaler er vurdert. Opplistingen er ikke uttømmende. Lister Bompengeselskap AS eier ingen anleggsmidler. Disse eies av Statens vegvesen som er opplyst å være selvassurandør. Informasjon i regnskapet note 3. Styreansvarsforsikring er vurdert, men funnet å være for dyrt ut fra ansvar og risiko. Bankavtale- Det blir opplyst at Vest-Agder Fylkeskommune har hatt anbud ute på vegne av selskapet knyttet til inngåelse av bankavtale. Tecsidel- inngått avtale om service og vedlikehold Konkurranse er opplyst å være ivaretatt av Statens Vegvesen. Agder Bomdrift AS- Avtale som driftsoperatør av Det er opplyst at dette er i egenregi, og videre unntatt fra bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Det er avtalt oppsigelsestid et år regnet fra 1.1 og et år etter det. Forskrift om offentlige anskaffelser 1-2 angir at statlige, kommunale og offentlige organer eller sammenslutninger, dannet av en eller flere av disse, skal følge forskriften. Det er videre utgitt veileder for offentlige anskaffelser. 5 I veilederen fremkommer vurderinger, rettspraksis og tolkinger i forhold til egenregi. Et av 5 Veileder til reglene om offentlige anskaffelser oppdatert desember 2013 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 14 31

32 Lister Bompengeselskap AS forholdene som utdypes er leveranse av ytelser i egenregi. Innkjøpsregelverket vil da ikke komme til anvendelse. Kjøp av daglig ledelse gjøres fra hovedaksjonær Vest-Agder Fylkeskommune. Ordningen er styrebehandlet. Anskaffelsesregelverket er ikke anvendt med begrunnelse i at dette er kjøp i egenregi. Vi viser til vurderingen over. Låneavtale mellom selskapet og Vest-Agder fylkeskommune er datert og gir Lister Bompengeselskap AS en trekkrettighet på kr 400 mill. Det fremkommer ikke klart av styreprotokollen at den konkrete låneavtalen er vedtatt av styret, men en kan lese av styremøteprotokollen den at det ble gitt fullmakt til daglig leder og styreleder om å kunne foreta forhandlinger knyttet til låneopptak. Lånefinansiering er for øvrig behandlet på styremøtene den og Låneavtalen er undertegnet av Fylkesrådmann samt daglig leder og styreleder i Lister Bompengeselskap AS. Vedtektene tilsier at styret tegner selskapet i fellesskap. Viser for øvrig til punkt hvor bompengeavtale og driftsavtale ble omtalt. Vår vurdering: En nærmere gjennomgang av inngåtte kontrakter og avtaler i forhold til om regelverket rundt offentlige anskaffelser er fulgt, må eventuelt utføres som egen forvaltningsrevisjon. Styret tegner selskapet i fellesskap. Låneavtalen er undertegnet av daglig leder og styreleder i selskapet. Vi vurderer at låneavtalen skulle ha vært undertegnet av et samlet styre da det ikke er gitt særskilt fullmakt til en eller flere enkeltpersoner. Videre må behandling og vedtak i forhold til inngåelse av låneavtale behandles og protokolleres i styret Forpliktelser overfor offentlige instanser Selskapet opplyser at de ikke har uoppgjorte krav til offentlige instanser Offentlighet og arkiv Selskapet er omfattet av lovregler om offentlighet, jfr. lovens 6 2. Det er heleid av 5 offentlige instanser og driver ikke næring. Selskapet har nettsider med informasjon om deres organisasjon og arbeidsoppgaver. Selskapet opplyser at de ikke journalfører inngående og utgående post. Post oppbevares i egen perm. Det opplyses videre at driftsoperatøren mottar det meste av post fra kunder. Styrepapirer sendes til kommunene via styremedlemmene. Lyngdal kommunes eierskapsmelding angir krav om meroffentlighet. 7 Likeledes har Flekkefjord kommune også medtatt dette i eierskapsmeldingen som et av sine prinsipp. 8 Årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret i Brønnøysund. Krav om innsendelse av regnskap følger av andre lover enn offentleglova. Siste innsendte regnskap er årsregnskapet for Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). 7 Eierskapsmelding vedtatt av kommunestyret Se meldingens punkt Eierskapsmelding vedtatt av formannskapet Se meldingens punkt Brønnøysundregisteret pr Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 15 32

33 Lister Bompengeselskap AS Juridiske forhold Det er ikke avdekket forhold som viser at selskapet har pågående eller potensielle tvister for domstolene. Det blir opplyst at det ikke er relasjoner mellom selskapet, selskapets ledelse og samarbeidspartnere. Forhold knyttet til inhabilitet blir opplyst å vurderes ved behov Selskapets økonomiske utvikling Kilde: Tall fra selskapets offisielle årsregnskap 2013, 2012 og 2011 i hele 1000 Nøkkeltall: Definisjoner Resultatregnskap: Driftsinntekter Tilført Statens Vegvesen Avskrivninger Tap på fordring Andre driftskostnader Netto rentekostnader Årsresultat Tap på fordring i % av dr utg ink avskr Andre driftsutgifter ink tap og avskr i % av inntekter 26,1 % 5,3 % 10,7 % 14,1 % 14,0 % 33,4 % Balanseregnskap: Innkrevingsrett bompenger Andre anleggsmidler Omløpsmidler Sum EIENDELER Egenkapital Gjeld innkrevingsrett og øvrig LG Sum kortsiktig gjeld Sum Gjeld og egenkapital Likviditetsgrad 1+2 0,46 0,34 0,11 Antall passeringer Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 16 33

34 Lister Bompengeselskap AS Selskapet avlegger årsregnskap iht. regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Regnskapet for 2014 ble styrebehandlet og skal behandles i generalforsamling Tabellen er derfor ikke oppdatert med regnskapstall for Foreløpige regnskapstall 2014 viser: Driftsinntekter Tap på fordringer Avskrivninger og andre driftskostnader 71,5 mill 2,5 mill 7,2 mill Avviklingskostnader avsettes ikke. Dette vil komme som en kostnad i avviklingsåret. Den enkelte abonnent som har brikke blir løpende avregnet ut fra forskuddet som er innbetalt. For de som ikke er abonnenter utstedes faktura. Disse har manuell oppfølging fra Agder Bomdrift AS. Ledelsen opplyser at alle krav blir avskrevet når de går til inkasso. Inkasso skjer etter 2 purringer. Det er EPC i London som foretar inkasso for utenlandske bilister og Kreditorforeningen for norske bilister. Vår kommentar: Statens vegvesen har sammenholdt utviklingen av samtlige bompengeselskaps drift for Analysen viser følgende: Driftskostnader inkl. avskr i % bompengeinntektene 10,6 % 10,9 % Tap på krav i % av driftskostnadene inkl. avskr 15,0 % 16,0 % St.prp. nr 60( ) har som forventninger driftskostnader på 19 % av brutto inntekter. Inntektsutvikling: Inntektene har økt fra kr 66 mill i 2011 til kr 71,5 mill i Antall passeringer for 2014 var Det har vært en jevn økning. Fra 2011 til 2012 med 4 % og fra 2012 til 2013 med 9,6 % og fra 2013 til 2014 med 2,8 %. Styret forventer at den vedtatte innkrevingsperioden på 19 år skal være tilstrekkelig. Jfr. styrets årsberetning Driftsutgifter: Selskapets driftsutgifter har for 2012, 2013 og 2014 vært ca. 14 % av bompengeinntektene. Snittet for landet har vært 10,6 % i 2013 og 10,9 % i Den høye andelen som Lister Bompengeselskap AS har blir forklart med at dette skyldes et høyt tap på krav, samt at hoveddelen av driftskostnadene er tilnærmet faste. Av større utgiftsposter i 2013 kan nevnes drift og vedlikehold bomstasjoner med ca. kr 1,1 mill og konsulenttjenester ca. kr 3,3 mill til forrige (Vegamot) og nåværende driftsoperatør (Agder Bomdrift AS). Leie sentralsystem Q-Free er ca. kr 0,6 mill. Avskrivninger utgjør ca. kr 1,5 mill Tilbakemelding fra revisor Selskapets revisor er BDO AS. Revisjonsselskapet har oversendt revisjonsrapport nr 4 og 5 fra 2009 samt revisjonsrapport 1 som omhandler «Revisjon av transaksjoner fra CS-systemet hos Q-free ASA». Denne vedrører regnskapsåret Revisjonsberetningene for årene Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 17 34

35 Lister Bompengeselskap AS 2014 er normalberetning uten modifikasjoner i konklusjonen. Revisjon av CS-systemet hos Q-free 2014 er foretatt av PwC Fremtidsutsikter Selskapet er opprettet med formålet innkreving av bompenger i Listerpakken. Dette har de tillatelse til å gjøre frem til Ytterligere forlengelse må godkjennes. Ledelsen i selskapet opplyser i denne forbindelse at de pga forventinger til driften og passeringer fremover antar at nedbetaling skjer før denne tid. Ledelsen forventer at anleggene er nedbetalt i Dette kan vi blant annet lese i referat fra oppfølgingsmøte i 2014 hvor Lister Bompengeselskap AS, Statens vegvesen og Agder Bomdrift AS var representert. Selskapet skal avvikles etter at bompengeperioden er over. Trafikkstatistikk pr april 2015 viser, sammenlignet med samme periode i fjor, en økning i antall passeringer med 3,2 %. Rest innkrevingsrett i henhold til selskapets noteopplysninger i regnskapet for 2014 er 290 mill 2014-kroner. Vår kommentar: Regnskapene er revidert og godkjent av selskapets revisor. Det er avgitt revisjonsberetning uten modifikasjoner i konklusjonen. Styret opplyser ikke om forhold i årsberetningen eller andre dokument som negativt påvirker innkrevingsperioden på 19 år. Vi baserer oss på opplysninger fra ledelse og revisor og har ikke indikasjoner pr d.d. om at verdien av kommunenes investeringer i selskapet ikke er til stede eller at realisering av kommunenes stilte garantier overfor selskapet vil bli en realitet. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 18 35

36 Lister Bompengeselskap AS 3. EIERSTYRING MED VURDERING I dette punktet beskriver vi kommunenes etablerte eierstyring sentralt og hvordan Lister Bompengeselskap AS ved styret og generalforsamlingen følger opp eiernes intensjoner og vedtak. 3.1 Vedtektene Selskapets formål er iht vedtektene av «Selskapets formål er drift av bompengestasjonene knyttet til Listerpakken og alt som står i naturlig sammenheng med dette.» 3.2 Generalforsamling og styre Oppfølging av selskapet ivaretas av Lov om aksjeselskap av Aksjeloven 5-5 og vedtektene 7 omhandler hva generalforsamlingen skal behandle. Vi har påsett at det er holdt årlige møter i generalforsamlingen i 2012, 2013 og Godkjenning av årsregnskap og årsberetning har blant annet blitt behandlet. Neste generalforsamling blir forventet avholdt Det har i årene 2011, 2012, 2013 vært avholdt ett til to styremøter årlig. I første halvår 2014 har de hatt ett styremøte. I andre halvdel 2014 ingen. Styremøte i 2015 ble avholdt Det føres protokoller fra møtene. Styret har jevnlig fått orientering om driften gjennom tilsendt månedlig trafikkstatistikk, samt at det gis en orientering om løpende drift/økonomi og finansiering i styret årlig. Styret avlegger årsregnskap og årsberetning. Dette styrebehandles. 3.3 Eiermøter Det har ikke vært avholdt eiermøte i kontrollperioden ut over ordinær generalforsamling. 3.4 Eierskapsmelding og strategi Eierskapsmeldingen kan defineres som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomhet som er lagt til et annet rettssubjekt. Kommunen kan for sine selskaper utarbeide eierskapsmelding med generelle og spesielle eierstrategier, samt opplegg for eiermøte. Generelle eierstrategier omfatter i utgangspunktet alle selskaper som kommunen måtte være eier av. Kommunen vil i en generell eierstrategi utarbeide nærmere bestemmelser om hvem som kan sitte i styrende organer for selskaper, krav til styrets arbeid om generelle mål, resultatkrav, samt vurdering av om kommunen skal gå inn som eier i andre selskaper eller selge seg ut av selskap. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. En eierskapsmelding er vurdert å ha som minimum tre hovedpunkter: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskapet og samarbeid. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 19 36

37 Lister Bompengeselskap AS 2. Politisk og juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon. En eierskapsmelding vil sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Det vil bidra til og skaffe til veie en oversikt over kommunens samlede virksomhet. Det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene som ligger i de ulike selskapsformene og det vil bidra til mer åpenhet overfor omverden i forhold til den samlede kommunale virksomhet. Gjennom en eierskapsmelding kan kommunen dessuten gi mer overordnede styringssignaler til selskapsstyrene. Eierskapsmeldingen kan også inneholde et eget punkt om selskapenes samfunnsansvar, f.eks. politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Eierskapsmeldingen bør reflektere det rettslige ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eier. Kommunestyrene skal ikke gjennom eierskapsmeldingen detaljstyre selskapene, men bidra til å sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret overfor selskapene og omverden. Nedenfor vil vi gå gjennom utdrag av eierskapsmeldingene som omhandler eierskapsstyringen til de fire eierkommunene Farsund Kommune: Eierskapsmelding ble vedtatt i kommunestyret ,3 sak 13/18. Det er gitt informasjon om selskapet. Retningslinjer til kommunens representant for oppfølging og rapportering er gitt generelt i punkt 3 i meldingen: «. Når beslutning om valg av selskapsdannelse er fattet, må eierskapet utøves gjennom selskapets eierorgan og i samsvar med eierdokumentene». Kommunale vedtak og intensjoner Kommunerevisjonen har bedt om å få oversendt kommunestyrevedtak eller referatsaker som har blitt behandlet i perioden vedrørende selskapet. Det var kun vedtak knyttet til valg av styremedlemmer. Oppfølging av eierinteressen i praksis (opplæring + rapportering) Det er ordføreren som er kommunens representant i generalforsamlingen. Eierrepresentanten opplyser at det ikke er obligatorisk opplæring og informasjon om eierstyring til folkevalgte representanter. Vi er informert om at det gjennomføres generell politikeropplæring i kommunen. Den vedtatte eierskapsmeldingen har ikke angitt spesifikke krav om rapportering fra eierrepresentant til eier. I etterkant av kommunestyrets behandling av selskapskontroll i Q 4 3- Q Fire Tre AS den PS 2/15, ble det fattet vedtak om at rådmannen skulle følge opp revisjonens anbefalinger gitt til kommunen. Anbefalingene var blant annet knyttet til opplæring og behovet for konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av eierskapet. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 20 37

38 Lister Bompengeselskap AS Vår vurdering: Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men den er ikke obligatorisk. Vi har ikke gjort oss opp noen formening om opplæringens innhold og hvordan informasjon til politikerne fremkommer. Vi anbefaler at dette blir ivaretatt for å bevisstgjøre eierne sitt ansvar i forhold til eierskapet. Eierskapsmeldingen angir ikke spesifikke krav og forventing om rapportering og oppfølging av eierskapet. Det er følgelig vanskelig for oss å påse at rapportering og oppfølging av eierskapet er i henhold til eiers forventinger og behov, men vi er av den formening at eierne, som er kommunestyret, må ha informasjon om eierskapet sitt for å kunne gjennomføre tilfredsstillende eierstyring. Rådmannen er allerede bedt om å vurdere de samme to forholdene som nevnt over, i forbindelse med tidligere behandlet selskapskontroll i kommunestyresak 2/ Flekkefjord Kommune: Eierskapsmelding ble behandlet og vedtatt i formannskapet sak 78/13. Utdrag av eierskapsmeldingen: «5.0 Prinsipper og retningslinjer for Flekkefjord kommunes eierskap - eierskapspolitikk/strategi). Dette kapittelet omhandler overordnede prinsipper og retningslinjer som Flekkefjord kommune skal legge til grunn for sitt eierskap i selskaper. Disse føringene skal bidra til å utvikle et helhetlig eierskap som ivaretar kommunens interesser og omdømme. Prinsippene og retningslinjene tar blant annet utgangspunkt i anbefalingene fra KS, føringer for eierstyring i andre kommuner som har utarbeidet eierskapsmeldinger, og tilpasset Flekkefjord kommunes behov. 1 Det skal være åpenhet om kommunens eierskap a. Mer offentlighet og tilrettelegging for innsyn skal være et prinsipp. b. Det skal være åpenhet om kommunens valg av styremedlemmer. c. Det skal være åpenhet om godtgjørelse til styret. d. Kommunens eierskapsmelding skal gjennomgås og eventuelt revideres hver bystyreperiode. e. Alle folkevalgte og ledere som påtar seg styreverv bør registrere vervene på 4 Kommunen bør fremme sine eierinteresser gjennom virksomhetenes overordnede organer som generalforsamling, representantskap, årsmøte osv. a. Normalt oppnevnes politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i selskapets overordnede eierorgan. I kommunalt heleide aksjeselskaper er formannskapet normalt generalforsamling. b. Politisk vedtatte eierstrategier binder kommunens representanter i disse overordnede organene.. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 21 38

39 Lister Bompengeselskap AS 6 Eierne skal behandles likt, og gis tilfredsstillende informasjon fra selskapet. a. Selskapet skal gi dekkende informasjon i god tid om saker som er til behandling, saksdokumentene bør være utførlig nok til at eierne kan ta stilling til alle saker som behandles. b. I aksjeselskaper bør det vedtektsfestes at innkalling og saksdokumenter til generalforsamling sendes minst fire uker før generalforsamlingen. Ellers følges aksjelovens bestemmelser om innkalling senest en uke før møtet skal holdes. c. For interkommunale selskaper skal innkalling og saksdokumenter til representantskapsmøte sendes minst fire uker før møtet skal holdes, i tråd med IKSloven. d. Mottatte sakspapirer til generalforsamlinger og representantskapsmøter tas med som egne saker til behandling i møter i formannskap og eventuelt bystyre som avholdes før møte i aktuell generalforsamling/representantskap. Slik gis kommunens politiske organer mulighet til eventuelt å vedta føringer/instrukser for kommunens eierrepresentant(er). e. Når generalforsamling og representantskap har behandlet regnskapet for selskapet, framlegges protokoll fra møtet som referatsak i bystyret. Slik gis bystyret en fortløpende informasjon om selskapets økonomiske utvikling, i tillegg til den informasjon som kommer i årlig revidering av eierskapsmeldingen...» Kommunale vedtak og intensjoner Kommunerevisjonen har bedt om å få oversendt bystyrevedtak og referatsaker som har blitt behandlet i perioden vedrørende selskapet. Vi har ikke fått oversendt noen. Oppfølging av eierinteressen i praksis (opplæring + rapportering) Det er ordføreren som er kommunens representant i generalforsamlingen. Ordfører opplyser at det ikke er obligatorisk opplæring og informasjon om eierstyring til folkevalgte representanter. Vi er informert om at det gjennomføres generell politikeropplæring i kommunen. I eierskapsmeldingen er det gitt retningslinjer knyttet til eiers oppfølging av selskapet. I eierskapsmeldingen er det blant annet beskrevet at mottatte sakspapirer til generalforsamling skal tas med som egne saker i formannskap og eventuelt bystyre før møte og så refereres i bystyret etter at behandling i generalforsamling er avholdt. Eierskapsmeldingen angir at dette er blant annet for å sikre eierne informasjon om selskapets økonomiske utvikling. Vi kan i de mottatte vedtak og referatsaker, i perioden etter at eierskapsmeldingen ble vedtatt, ikke se at dette har vært til behandling eller referert. I forbindelse med selskapskontroll i IRS Miljø IKS ble blant annet manglende rapportering av årsregnskapet i bystyret, samt anbefaling om at eierskapsmeldingen burde vedtas av kommunens høyeste organ, bystyret, tatt opp. Vi kan ikke se at det har vært endring i rutiner og vedtak i denne forbindelse. Jfr. sak 083/14 i bystyret hvor blant annet rapport fra selskapskontroll i IRS Miljø IKS er medtatt som vedlegg til saken. Det ble ikke gjort formelt vedtak knyttet til eierskapsmelding eller selskapskontrollen. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 22 39

40 Lister Bompengeselskap AS Vår vurdering: Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men den er ikke obligatorisk. Vi har ikke gjort oss opp noen formening om opplæringens innhold og hvordan informasjon til politikerne fremkommer. Vi anbefaler at dette blir ivaretatt for å bevisstgjøre eierne sitt ansvar i forhold til eierskapet. Oppfølging av eierskapet og rutinen må påsees fulgt slik som angitt i eierskapsmeldingen. Vi vurderer det fortsatt slik at kommunens eierskapsmelding bør forelegges bystyret for behandling Kvinesdal Kommune: Kommunen har ikke vedtatt eierskapsmelding. Kommunale vedtak og intensjoner Kommunerevisjonen har bedt om å få oversendt kommunestyrevedtak eller referatsaker som har blitt behandlet i perioden vedrørende Lister Bompengeselskap AS. Det har ikke vært saker i denne perioden. Oppfølging av eierinteressen i praksis (opplæring + rapportering) Det er ordføreren som er kommunens representant i generalforsamlingen. Ordfører opplyser at det gjennomføres generell politikeropplæring i kommunen. Eierstyring er tema i forbindelse med denne opplæringen. Videre opplyser han om å ha tilfeldig dialog med styrerepresentant. Det har ut fra mottatt informasjon fra kommunen, ikke vært krav og instrukser til behandling fra eier til eierrepresentant eller informasjon fra eierrepresentant til kommunestyret. Opplæring og manglende eierskapsmelding var to punkter som også ble rapportert i forbindelse med selskapskontroll i IRS Miljø IKS. Kommunestyret har allerede i PS 85/14 bedt rådmannen påse at anbefalingene i den rapporten blir gjennomført. Vår vurdering: Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring med fokus på eierstyring. Opplæringen er ikke obligatorisk. Vi har ikke gjort oss opp noen formening om opplæringens innhold og hvordan informasjon til politikerne fremkommer. Vi anbefaler at dette blir ivaretatt for å bevisstgjøre eierne sitt ansvar i forhold til eierskapet. Kommunen har ikke vedtatt eierskapsmelding og vi kan følgelig ikke rapportere opp mot gjennomføring av eiers forventninger om oppfølging og rapportering av eierskapet. Vi vil anbefale at eierskapsmelding utarbeides og vedtas. For å sikre god eierstyring bør det etableres en rutine for gjensidig kommunikasjon mellom eierrepresentant og eier Lyngdal Kommune: Kommunestyret vedtok den , sak 34/14, eierskapsmelding for Lyngdal kommune. I eierskapsmeldingen punkt og er følgende vedtatt om eieroppfølging. Se utdrag. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 23 40

41 Lister Bompengeselskap AS «2.6.3 Politisk og administrativ utøvelse av eierrollen Eierrepresentantenes roller 1. Eierrepresentantene skal ivareta kommunens interesser gjennom en aktiv deltakelse i selskapenes eierorgan. 2. Der det er mer enn en eierrepresentant valgt av kommunestyret, skal disse sørge for koordinering i forkant av møter i eierorganene (generalforsamling/representantskap) i selskapet. 3. Eierrepresentantene plikter å avklare eiernes syn før møter i selskapenes organer (generalforsamling/representantskap), dvs i tråd med eierstrategier vedtatt i eierskapsmeldingen, eller via avklaringer som skissert nedenfor. 4. Eierrepresentantene skal rapportere tilbake til eier v/ økonomi- og planutvalget samtidig som protokoller fra møter i eierorgan er referatsaker i utvalget, eller når rapportering er satt opp som orienteringssak. Politiske avklaringer i forkant av møter i selskapene Valgte representanter skal ha anledning til å få en politisk avklaring i forkant av møter i selskapene. Det gjelder alle slags saker. ØP tillegges mulighet for å forestå nødvendige avklaringer før behandling i selskapene, og representantene rapporterer tilbake. Tabell 4: Prosedyre for politiske avklaringer Innmelding av sak Avklaring Tilbakemelding Representanten melder inn sak/tema 10 dager før ØPmøte Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører rådfører seg med: partienes gruppeledere rådmannen Blir evt. sak i åpent eller lukket møte i ØP. Svaret er kommunens råd/syn på saken. Representanten melder inn hastesak til ordfører Representanten melder spørsmål om en sak til oppklaring Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt som mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordføreren. Eiersekretariatet v/rådmannen Ordføreren gir svar til representanten. Svaret er kommunens råd/syn på saken. Eiersekretariatet gir svar Rådmannens/administrasjonens rolle Det etableres et eiersekretariat under ledelse av rådmannen, bestående av økonomisjef og en eierskapskoordinator. Eiersekretariatet skal: ha oversikt over selskapene med tilhørende vedtekter, selskapsavtaler, tjenesteavtaler og lovverk som holdes à jour Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 24 41

42 Lister Bompengeselskap AS yte sekretariatsstøtte til eierrepresentantene angående faglige forhåndsavklaringer yte sekretariatsstøtte til valgkomite eller lignende som skal oppnevne representanter til eierorgan og styrer følge opp representantenes registreringer på gjennomgå innkallinger og protokoller fra eierorgan for å kontrollere at kommunens interesser blir ivaretatt i tråd med eierskapsmelding Rådmannen skal for øvrig ha en rolle i forbindelse med utarbeidelse av strategier for selskapene og delta i eiermøter osv når dette er hensiktsmessig/nødvendig Rutiner for rapportering mellom selskap og eiersekretariat Rapporteringsrutinene og kravene er rettet mot de selskap som er plukket ut som strategisk viktige for kommunen, og der kommunen derfor har styrerepresentanter. Jf. selskapsdelen. Tabell 5: Selskapenes rapporteringsrutiner HVA Generell informasjon om selskapet kontaktperson selskapets kontaktinformasjon Selskapets styringsdokumenter gjeldende aksjonæravtale, selskapsavtale styreinstruks strategiplaner etiske retningslinjer varslingsregler/- rutiner klima- /miljøplaner budsjett Årlig rapportering årsmelding m/regnskap årsplan m/budsjett Generalforsamling/representantskap innkalling og saksdokumenter protokoll med tilhørende dokumenter (revisorbekreftet årsregnskap og styrets beretning) NÅR Snarest ved nyetablering Fortløpende ved endring Snarest ved nyetablering Fortløpende ved endring Ifm protokoll fra møte eierorgan. Januar 4 uker før generalforsamling/ representantskapsmøte Snarest og senest 1 måned etter avholdt møte i eierorgan Årshjul for rapportering og kontakt mellom eier og selskap Tidspunkt frister Januar /Møte/oppgave Styrets innstilling til årsplan og budsjett oversendes eiersekretariatet Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 25 42

43 Lister Bompengeselskap AS Januar Mars/april Juni Juli August Hovedrullering av eierskapsmelding, hvert 4. år etter valg. Årsberetning oversendes eiersekretariatet Eierorgan avvikler møter Regnskap m/noter for selskapet oversendes eiersekretariatet etter behandling i eierorgan Økonomisk rapportering (basert på regnskap) i kommunestyret i forbindelse med årlig rullering av selskapsdelen i eierskapsmeldingen. Eiermøter avholdes ved behov» I møte den hadde rådmannen sammen med 3 fra administrasjonen, gjennomgang for oppfølging av punktene 2.5, 2.6 og 2.7 i eierskapsmeldingen. Referat fra gjennomgangen er oversendt til Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kommunale vedtak og intensjoner Vi har bedt om å få oversendt kommunestyreprotokoller og referatsaker som omhandler nevnte selskap for perioden Vi har ikke mottatt noen. Oppfølging av eierinteressen i praksis (opplæring + rapportering) Det er ordføreren som er kommunens representant i generalforsamlingen. Eierrepresentanten opplyser at kommunen har tilbudt og gjennomført opplæring til styremedlemmer som samtidig var politikere. Vi er informert om at det gjennomføres generell politikeropplæring i kommunen. Når det gjelder rutinen for oppfølging og rapportering slik som angitt i eierskapsmeldingen ovenfor, er vi gjort kjent med at eierskapsmeldingen ikke er satt i verk. Vi informert om at administrasjonen i 2015 har påbegynt dette arbeidet. I etterkant av kommunestyrets behandling av selskapskontroll i Q 4 3- Q Fire Tre AS den , sak 112/14, ble det fattet vedtak om at rådmannen skulle følge opp anbefalinger til kommunen. Anbefalingene var da blant annet knyttet til opplæring og iverksettelse av eierskapsmeldingens rutine for oppfølging av eierskapet. Vår vurdering: Det gjennomføres generell politikeropplæring, samt at det har blitt tilbudt og gjennomført styreopplæring til de styremedlemmene som samtidig var politikere. Vi har ikke gjort oss opp noen formening om opplæringens innhold og hvordan informasjon til politikerne fremkommer. Det er viktig at kommunestyret er bevisst sitt ansvar som eier. Vi anbefaler at dette blir ivaretatt. Vi har ikke funnet konkret dokumentasjon av eiers gjennomførte oppfølging ut over deltagelse i generalforsamling. Rutine for oppfølging og rapportering, slik som angitt i Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 26 43

44 Lister Bompengeselskap AS eierskapsmelding, er ennå ikke iverksatt. Vi kan se av tilsendt referat fra administrasjonen at arbeidet er påbegynt og medlemmer til sekretariat er oppnevnt. 3.5 Status på godt eierskap - KS anbefalinger En av problemstillingene vi ønsket svar på ved selskapskontrollen, var å vurdere om kommunens eierinteresse utøves i samsvar med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Vi vil her vurdere den enkelte kommunes praksis for oppfølging, samt selskapets praksis for egen oppfølging. KS` har utarbeidet 19 anbefalinger for godt eierskap. I tabellen nedenfor har vi tatt med en oversikt over status for de enkelte anbefalingene. Anbefalingene er rettet mot både selskap og eier. Vi vil kun kommentere anbefalingene mot eier, men vil også nevne KS-anbefalinger som ikke er innarbeidet av selskapet. Anbefaling om eierskap Status Nærmere kommentarer Nr 1 Obligatorisk opplæring Nei Se besvarelse i annet punkt Nr 2 Eierskapsmelding Ja/nei Se nærmere under pkt Kvinesdal: Kommunen mangler eierskapsmelding Nr 3 Selskapsstrategi og vedtekter Ja Selskapets formål er definert i vedtektene Nr 4 Selskapsform Ja Eierkommunene hadde ikke noe entydig begrunnelse. Vi kan ikke se at den valgte selskapsform er uegnet for virksomheten. Nr 5 Skille monopol og konkurranse Nr 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og forvaltning av eierinteresser Ikke aktuelt Ja Kommunestyrene har vedtatt plan for selskapskontroll. Nr 7 Sammensetning /funksjon eierorgan Ja Ordfører representerer eier i alle de 4 eierkommunene Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. Nr 8 Gjennomføring av eiermøter Ja Det har vært avholdt årlige generalforsamlinger Nr 9 Krav til profesjonelle styrer? Vi har ikke hatt mulighet til å foreta denne vurderingen. Nr 10 Valgkomité for styreutnevnelse Ja/Nei Alle eierne har nedsatt egen valgkomité. Valgkomité er ikke vedtektsfestet Nr 11 Rutine for kompetansevurdering Nei Det er ikke definert strategier/retningslinjer for styret. Bompengeavtalen er opplyst å være styrende. Det er ikke dokumentert i styrereferater at egen kompetansevurdering er foretatt, men vi har ikke grunn til å stille spørsmål med styrets kompetanse. Nr 12 Styresammensetning i konsern Ikke aktuelt Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 27 44

45 Lister Bompengeselskap AS Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentant Nei Det anbefales fra KS å benytte numeriske vararepresentanter. Vedtektene omtaler ikke bruk av varamenn. Det er i dag valgt 8 varamenn tilsvarende antall styremedlemmer. Varamedlem møter som personlige varamenn. Nr 14 Habilitetsvurderinger av styret Ja Vurderes ivaretatt ved valget av det enkelte medlem. Nr 15 Kjønnsrepresentasjon i styret Nei Styret har 8 medlemmer, hvorav 2 er kvinner. Kjønnsfordelingen er lik for varamedlemmene. Kommunelovens 80a henviser til Aksjelovens 20-6 mht kjønnsrepresentasjon. For Lister Bompengeselskap AS som har 8 medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 3 medlemmer. Flekkefjord: «Begge kjønn skal være representert i styret med minst 40 %» (Eierskapsmeldingen pkt 7.6) Lyngdal: Kjønnssammensetning skal vurderes ved oppnevnelse av styre (Eierskapsmeldingen 2.6.1) Nr 16 Godtgjøring og registrering av styreverv Nei Avsatt styrehonorar i regnskapet for 2013 var kr i følge regnskapets note 2. Tilsvarende var det avsatt kr året før. Farsund: Etiske retningslinjer anbefaler registrering. «Folkevalgte bør la seg registrere i kommunens register for styreverv og økonomiske interesser.(kommunestyrevedtak 07/40) Flekkefjord: «Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper skal registrere vervene på 7.7) Lyngdal: Eierskapsmeldingen angir honorering til og «være på tilnærmet samme nivå som godtgjøring til politikere» (Eierskapsmeldingen pkt 2.6.2) Eierskapsmelding krever registrering i styrevervregisteret for folkevalgte og administrasjon. (Eierskapsmeldingen pkt 2.6.1/ 2.6.2) Styrets medlemmer har ikke registrert sine verv i styrervervregisteret 10, men alle medlemmene er registrert i Brønnøysundregisteret. Nr 17 Arbeidsgivertilhørighet IA Selskapet har ikke arbeidsgiveransvar. Det er ingen fast ansatte. Jfr. sist avlagte årsregnskap for Nr 18 Etiske retningslinjer Nei Det er ikke vedtatt etiske retningslinjer. Eierne oppfordrer til dette i eierskapsmeldingene. Farsund: Eierskapsmeldingen punkt 5 er samfunnsansvar herunder etikk nevnt. Flekkefjord: Se eierskapsmeldingens punkt 2 Lyngdal: Se eierskapsmeldingens punkt Styrevervregisteret pr Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 28 45

46 Lister Bompengeselskap AS Nr 19 Administrasjonssjefens rolle Ja Kommunens rådmann er ikke delaktig i selskapet Forklaringer til tabellen Ja betyr at forholdet er i henhold til anbefaling, mens nei betyr at forholdet ikke er i henhold til anbefaling. Anbefalingene fra KS kan gjelde flere forhold. Vi har i oversikten tatt med det vi anser som viktigst. Oversikten må derfor sees på som veiledende og ikke en uttømmende oversikt. Vår vurdering av godt kommunalt eierskap Kommentarer er foretatt for de punktene over som vi har ment å kunne bedre eierstyring og oppfølging av eierskapet. Vi nevner følgende punkter: Nr 1- Opplæring/informasjon folkevalgte Per i dag rapporterer eierrepresentantene at opplæring ikke er obligatorisk. Etter vår vurdering bør en slik opplæring gis. Om dette er del av den generelle politikeropplæringen eller spesifikt overfor representantene er ikke det avgjørende. Opplæring og bevisstgjøring bør foreligge i alle ledd, både overfor eier og styre. Nr 2 - Eierskapsmelding Vi viser til kap over hvor dette temaet også ble omhandlet. Kommuner bør i følge anbefalingen foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i bystyret/kommunestyret. En eierskapsmelding er vurdert å ha som minimum tre hovedpunkter: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskapet og samarbeid. 2. Politisk og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon. Vi anbefaler at eierskapsmelding utarbeides av Kvinesdal kommune for å sikre eiers formål og strategi for det enkelte selskap. Videre henviser vi til våre vurderinger knyttet til de 3 andre eierkommunenes eierskapsmeldinger i punkt 3.4 i rapporten. Nr 9/10 - Krav til profesjonelle styrer/valgkomité Det er generalforsamlingens ansvar å sørge for at styret settes sammen og gis de nødvendige styringsrammer for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. De 4 eierne har egen valgkomité. Det er anbefalt at bruk av valgkomité vedtektsfestes. Anbefaling nr 10 vil medføre endring i vedtektene. Nr 11 Rutine for kompetansevurdering KS anbefalinger til «godt eierskap» anbefaler styrets medlemmer å vurdere egen kompetanse som styremedlem. Dette blir ikke gjennomført. Vi har ikke grunnlag som tilsier at styrets arbeid og rutiner ikke er tilfredsstillende. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 29 46

47 Lister Bompengeselskap AS Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentant. Der det utpekes vararepresentant til styre bør ordningen med numeriske vararepresentanter benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Selskapet praktiserer ikke denne ordningen. Det er valgt personlige vararepresentanter for det enkelte styremedlem. Nr 15 Kjønnsrepresentasjon i styret KS foreslår at eierorgan tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon i styrene. Styret består av 25 % kvinner. Kommunelov har krav til 37, 5 % som minimum av hvert kjønn når antall medlemmer i styret er mellom 6 og 8. Nr 16 Godtgjøring og registrering av styreverv KS anbefaler alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper å registrere sine verv i Lyngdal og Flekkefjord kommune har i eierskapsmeldingen sin krav om registrering. Farsund kommune anbefaler registrering. Selskapets styremedlemmer har ikke registrert sine verv i registeret pr mai Nr 18 Etiske retningslinjer Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Flekkefjord har medtatt denne anbefalingen i sin eierskapsmelding. For Lyngdal og Farsund er dette nedfelt som retningslinje. Selskapet har ikke vedtatt etiske retningslinjer. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 30 47

48 Lister Bompengeselskap AS 4. KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Selskapskontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Vi vil trekke frem de vesentligste funn nedenfor. Vi har besvart og konkludert på problemstillingene for den enkelte kommune. 4.1 Farsund kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Vi vurderer at eier bør angi mer konkret hvorledes deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres. På bakgrunn av våre funn ved eierskapskontrollen vil vi gi følgende anbefalinger til Farsund kommune: 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. 4.2 Flekkefjord kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Flekkefjord kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Eierskapsmeldingen er vedtatt av formannskapet i 2013 og vi anbefaler at den blir forelagt bystyret som eier. Eiers oppfølging blir etter vår vurdering ikke foretatt slik meldingen har lagt opp til. Orientering i bystyret er ikke en rutine som gjennomføres i praksis. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 31 48

49 Lister Bompengeselskap AS På bakgrunn av våre funn ved eierskapskontrollen vil vi gi følgende anbefalinger til Flekkefjord kommune: 1. Eierskapsmeldingen bør vedtas av bystyret. 2. Påse oppfølging av egen eierskapsmelding, og at det etableres rutine som ivaretar eierskapsmeldingens krav til eier. 3. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. 4.3 Kvinesdal kommune Kvinesdal kommune har ikke utarbeidet og vedtatt eierskapsmelding, og vi vurderer derfor at etablering av en skriftlig rutine for oppfølging og evaluering av eierinteressen bør foretas. Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentant rapporterer om generell politikeropplæring og at eierstyring er tema i forbindelse med opplæringen. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. På bakgrunn av våre funn ved eierskapskontrollen vil vi gi følgende anbefalinger til Kvinesdal kommune: 1. Utarbeide eierskapsmelding for å sikre oppfølging og evaluering av sine eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. 4.4 Lyngdal kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentanten rapporterer om generell politikeropplæring, samt tilbud og gjennomføring av opplæring av styremedlemmer som samtidig var politikere. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Lyngdal kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Eiers oppfølging er ennå ikke iverksatt slik meldingen legger opp til. Vi ser imidlertid at den rutinen som eierskapsmeldingen legger opp til er et redskap som kan sikre god eierstyring og en gjensidig kommunikasjon mellom eierrepresentanter og eier. På bakgrunn av våre funn ved eierskapskontrollen vil vi gi følgende anbefalinger til Lyngdal kommune: 1. Påse oppfølging av selskapet slik som angitt i eierskapsmeldingen. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 32 49

50 Lister Bompengeselskap AS 4.5 Felles for de 4 eierne KS har gitt flere anbefalinger for god kommunal eierstyring av selskaper. Vi vil trekke frem disse samlet for de fire eierne. Anbefalingene vil innebære en endring av vedtekter, og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Vi har derfor medtatt dette som felles anbefaling rettet mot de 4 eierkommunene. På bakgrunn av våre funn ved eierskapskontrollen vil vi gi følgende anbefalinger til Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal kommune: 1. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. 3. Kjønnsrepresentasjon i styret er ikke i henhold til kommunelov som tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Vi anbefaler at eierne ivaretar kommunelovens krav. 4.6 Funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre I punktet «Funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre» har vi tatt med funn knyttet til selskapet. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunens eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret (pkt 3.5 nr 16). 2. Enkelte av eier-kommunenes eierskapsmelding har etikk og etiske retningslinjer som prinsipp. KS anbefaler at etiske retningslinjer utarbeides. Det er ikke vedtatt etiske retningslinjer for selskapet (pkt 3.5 nr 18). 3. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks og egenevaluering foreligger ikke (pkt 3.5 nr 11). 4. Inngåelse av låneavtale er ikke del av den daglige drift. Inngåelse av en slik avtale må behandles og godkjennes av selskapets styre. Vedtektene angir at selskapets styre tegner selskapet i fellesskap. Inngått låneavtale med Vest-Agder Fylkeskommune er undertegnet av daglig leder og styreleder (pkt 2.1.7). Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 33 50

51 Lister Bompengeselskap AS 5. EIERNES KOMMENTARER 5.1 Farsund Kommune Farsund kommune har ikke avgitt høringssvar til rapporten. 5.2 Flekkefjord Kommune Vi har mottatt svar på e-post fra rådmann Bernhard Nilsen den Skrift i kursiv er eiers kommentarene til Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS anbefalinger til eierkommunen. «Fra Flekkefjord kommunes side gis følgende uttalelse til rapporten : 1. Eierskapsmeldingen bør vedtas av bystyret. Formannskapet er planutvalg i Flekkefjord. Eierskapsmeldingen har kun vært behandlet i formannskapet. Bystyret er likevel blitt informert i sakene de har behandlet om eierskapsstrategi. Vi ser at bystyret vil kunne ha nytte av forbedret informasjon og mulighet for diskusjon, og vil derfor legge til grunn en slik behandlingsmåte når eierskapsmelding og strategi skal behandles av nye politikere. 2. Påse oppfølging av egen eierskapsmelding, og at det etableres rutine som ivaretar eierskapsmeldingens krav til eier. Eierskapsmeldingen legges til grunn når eierstrategiene for de selskapene kommunen eier, eller er medeier i, blir utarbeidet. Et oppdatert og eventuelt revidert forslag til eierskapsmelding vil bli fremlagt for politikerne (formannskapet og bystyret) etter høstens valg. Det vil også bli sikret en styrket involvering av politisk nivå slik meldingen legger opp til. 3. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Ved gjennomføring av høstens folkevalgtopplæring vil orientering både om eierskapsmeldingen og kommunens eierstrategi inngå.» 5.3 Kvinesdal Kommune Vi har mottatt svar på e-post fra ordfører Svein Arne Jerstad den «Ordfører og rådmann har etter gjennomgang kommet til at det ikke sendes egen høringsuttalelse. I det ligger at vi tar selskapskontrollens rapport til etterretning og vil følge opp de forhold som er påpekt for Kvinesdal kommune.» Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 34 51

52 Lister Bompengeselskap AS 5.4 Lyngdal kommune Vi har mottatt svar på e-post fra ordfører Jan Kristensen den Han ønsker å gjøre følgende klargjøringer i forhold til faktagrunnlaget: Rapporthenvisninger. Vedr. s. 3 Lyngdal kommune Det fremkommer av referatet fra eierskapssekretariatet at det er etablert en rutine for å sikre at aktuell informasjon blir gitt til eierskapsrepresentantene. Vedr. s. 26 Kommunale vedtak og intensjoner En kan opplyse at det i nevnte periode ikke er registrert vedtak/referater i kommunens saksbehandlingssystem. Vedr. s. 26 Oppfølging av eierinteressen i praksis Det er blitt gjennomført spesifikk opplæring knyttet til funksjonen som eierrepresentant (styremedlem). Ekstern faginstans gjennomførte opplæringen. Det fremkommer av tidligere oversendt referat fra eierskapssekretariatet at implementering av vedtatte tiltak i eierskapsmeldingen er påbegynt. I referatet fra eierskapssekretariatet av » «fremkommer det at flere oppfølgingspunkter er påbegynt. Videre oppfølging vil skje i neste møte ( ). Eierens kommentarer til rapporten. Vil få takke for en flott og oversiktlig rapport som her er utarbeidet. Lyngdal kommunes kommentar til høringen: Lyngdal kommune tar Rapporten til etterretning, og ønsker å følge opp de anbefalinger som eierskapskontrollen her har kommet med. Kommunen vil tilstrebe å oppnå kommunelovens krav på minimum 3 av hvert kjønn i styret for Lister Bomselskap AS.» Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 35 52

53 Lister Bompengeselskap AS 6. SELSKAPETS KOMMENTARER Vi har mottatt svar fra styreleder Svein Bringsjord datert «Det henvises til mottatt rapport om selskapskontroll i Lister Bompengeselskap AS datert samt oversendelsesbrev. Rapporten er distribuert til styremedlemmene, og selskapet har følgende kommentarer til konklusjonene for selskapet (side 3 og 4 i rapporten): Pkt. 1-3 : Pkt. 4: Disse punktene er blitt forelagt styret. Styret vil behandle anbefalingene ved første anledning, og vurdere forslagene. Inngått låneavtale med fylkeskommunen vil bli undertegnet av hele styret ved første anledning.» 7. REVISORS KOMMENTARER Det har i forbindelse med høringssvar fra selskapets styre ikke fremkommet forhold som vi har funnet nødvendig å kommentere. Medtatt informasjon i forbindelse med Lyngdal kommunes høringssvar er, slik vi vurderer det, presiseringer og videre oppfølginger av arbeid som er foretatt etter at vi avsluttet vår kontrollperiode. Vi har i rapportens punkt under kulepunkt «Oppfølging av eierinteressen i praksis» tilføyd og presisert at opplæringen i tillegg til å være tilbudt, også har blitt gjennomført. Presiseringen har ikke medført endringer i vår anbefaling til kommunen. Rapportens sammendrag, samt pkt. 4.4 er endret tilsvarende. Det vil for dette forhold derfor være en endring i den rapport som ble sendt til høring og den rapport som blir oversendt kommunenes kontrollutvalg. Fra de resterende eierkommunene har det ikke fremkommet forhold som vi har funnet nødvendig å kommentere. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 36 53

54 Lister Bompengeselskap AS 8. DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE Dokumentliste- Fullstendig oversikt over mottatt informasjon i forbindelse med selskapskontrollen: 1) Bestilling av selskapskontroll fra KU i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal 2) Egenerklæring fra styret 3) Egenerklæring fra eierrepresentantene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal 4) BDO sine nummererte brev nr 3-5+ Revisjonsrapport 1 for revisjon av transaksjoner fra CS-systemer hos Q-free ASA ) PWC sin revisjon av Q-free ASA ) Kommunestyrevedtak fra Lyngdal kommune Sak 34/14 Eierskapsmelding og notat av vedrørende oppfølging av vedtak 7) Kommunestyrevedtak fra Farsund kommune PS 11/88 8) Eierskapsmelding 2013 Farsund kommune 9) Eierskapsmelding Flekkefjord kommune 10) Eierskapsmelding Lyngdal kommune 11) Stiftelsesdokumenter av ) Protokoll fra styremøter i ) Protokoll fra generalforsamling i ) Årsregnskap for årene ) Foreløpig årsregnskap Ikke behandlet i styre 16) Spesifisert driftsregnskap og balanse på kontonivå for ) Listerpakken- driftsavtale mellom Statens vegvesen Vest-Agder og Lister bompengeselskap av ) Bompengeavtale mellom Statens vegvesen og Lister Bompengeselskap av ) Driftsavtale Agder Bomdrift AS og Lister Bompengeselskap AS av med vedlegg 20) Kjøp av aksjer i Agder Bomdrift AS korrespondanse med Statens Vegvesen 21) Tecsidel kvartalsfaktura + avtale 22) Statsbudsjettet St.prp.nr. 1 ( ) 23) Firmaattest fra ) Låneavtale mellom Lister Bompengeselskap AS og VAF av juni ) Trafikkstatistikk april -15, desember-14, november-14, oktober-14, ) Rapport Statens vegvesen Bompengeselskapenes drift i ) Noter 2009-regnskapet 28) Statens vegvesen- Listerpakken-utvidet innkreving og forskottering av statlige midler, Høringsutgave Litteraturliste 1) Lov om aksjeselskap (Aksjeloven) 2) Lov om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (skattebetalingsloven) 3) Lov om merverdiavgift (merverdiavgiftsloven) 4) Lov om skatt av formue og inntekt (Skatteloven) 5) Lov om offentlige anskaffelser 6) Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 37 54

55 Lister Bompengeselskap AS 7) Lov om arkiv (arkivlova) 8) Lov om kommuner og Fylkeskommuner (Kommuneloven) 9) KS 19 anbefalinger for godt eierskap- utgave august ) NKRF (mai 2010) Selskapskontroll fra a til å ( praktisk veileder ) 11) Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES): Norsk anbefaling - Eierstyring og selskapsledelse - utgave 21. oktober endring i anbefaling ) Veileder til reglene om offentlige anskaffelser- desember 2013 (Fornyings- og administrasjonsdepartementet) Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 38 55

56 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 13/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 13/15 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAKSBEHANDLING Vedlegg: Rapport fra Kommunerevisjonen Vest datert august 2015 Saksopplysninger: Etter oppdrag fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS (heretter kalt revisjonen) gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tema: Byggesaksbehandling. Hovedtrekkene i saksutredningen er hentet fra sammendraget i rapporten. For mer detaljert informasjon om gjennomført forvaltningsrevisjon vises det til selve rapporten. Formål og problemstillinger: Formålet med prosjektet har vært å gi et bilde av kvalitet i saksbehandlingen i perioden januar 2014 til mai 2015 ved å belyse deler av den. Følgende problemstillinger ble utformet i prosjektplanen: 1. Har Lyngdal kommunelagt til rette for god saksbehandling av byggesaker? 2. Er saksbehandlingen på utvalgte punkter iht. gjeldende regelverk? 3. Har kommunen rutiner for å registrere og behandle inngående post knyttet til byggesaker? Følgende revisjonskriterier er lagt til grunn for å oppfylle den første problemstillingen: - Kommunen må ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse, ivareta sin veiledningsplikt, foreta mottakskontroll av søknader på et tidlig tidspunkt, og ha lagt til rette for kvalitetssikring. - For den andre problemstillingen ble det lagt til grunn av saksbehandlingsfrister skal være overholdt, det skal være sendt foreløpig svar dersom det tar uforholdsmessig lang tid å besvare en henvendelse, og bestemmelsene om gebyrfrafall skal være overholdt. For den siste problemstillingen er det satt som kriterier at kommunen skal ha en arkivplan for arkivarbeidet, og at all inngående post skal registreres i postjournal. Revisjonen har kommentert sine funn og anbefalinger under hvert kriterium. Det vises til rapporten for detaljerte opplysninger. Nedenfor referer jeg revisjonens hovedkonklusjon og anbefalinger. Konklusjon: Basert på gjennomgangen av de utvalgte revisjonskriteriene er konklusjonen på den første problemstillingen at kommunen delvis har lagt til rette for en god saksbehandling av 56

57 byggesaker. Under problemstilling to kan vi konkludere med at saksbehandlingen i mange tilfeller ikke er i henhold til utvalgte punkter i regelverket. Vedrørende den tredje problemstillingen har kommunen oppfylt kriteriet om arkivplan, men etter vår vurdering oppfylles ikke kriteriet om journalføring av alle dokumenter. På bakgrunn av undersøkelsen gis følgende anbefalinger: Vi anbefaler kommunen å vurdere om det i større grad kunne være nyttig å oppfordre til forhåndskonferanser. Vi anbefaler å gjennomføre tidlig mottakskontroll av innkomne søknader. Det bør sikres at det stilles like krav til dokumentasjon av søknader, uavhengig av hvem som saksbehandler. Det bør legges til rette for at saksbehandlerne ved behov får nødvendige avklaringer med leder i rett tid. Det bør sikres at rutinen for journalføring av e-post til kommunen blir etterlevd og at alle saker blir behandlet. Vi anbefaler at det settes inn tiltak slik at saksbehandlingsfristene holdes, samt at det sendes foreløpig svar når saksbehandlingstiden forventes å ta uforholdsmessig lang tid. Vi anbefaler at kommunen vurderer hvorvidt det er anledning til å sette utsatt frist eller avtale utsatt frist dersom særskilte forhold ved saken tilsier lang behandlingstid. Vi anbefaler at kommunen praktiserer bestemmelsen om gebyrbortfall. Vurderinger: Det overordnede målet med gjennomføring av forvaltningsrevisjon er å være et grunnlag for forbedring. Rapporten avdekker en noen avvik ved byggesaksbehandlingen. Revisjonen kommer med 8 anbefalinger til kommunen for å forbedre kvaliteten på saksbehandlingen og dokumenthåndteringen. Hensikten med rapporten synes dermed å være oppnådd. Rapporten har blitt sendt på høring til kommunen v/rådmannen og rådmannen har avgitt høringsuttalelse som er medtatt i rapporten. Rådmannen sier i sitt høringssvar blant annet følgende: «Plankontorets hovedvurdering er at fremstillingen i rapporten gir et bra bilde av situasjonen. Den framstilling og oppsummering som er gitt stemmer bra med det inntrykket vi har selv.» Rådmannen har også mer detaljerte kommentarer knyttet til problemstillingene i rapporten. Avslutningsvis sies det følgende i høringssvaret: «Vi har som nevnt over allerede vært klar over noen av de svake punktene/forbedringspotensialene som det er pekt på i rapporten, og har allerede satt i gang tiltak for bedre situasjonen,..» Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. desember

58 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Byggesaksbehandling Lyngdal kommune Forvaltningsrevisjonsrapport August

59 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS SAMMENDRAG Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS har, etter oppdrag fra kontrollutvalget i Lyngdal kommune gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende kommunens byggesaksbehandling. Følgende problemstillinger ble utformet i prosjektplanen: 1. Har Lyngdal kommune lagt til rette for god saksbehandling av byggesaker 2. Er saksbehandlingen på utvalgte punkter iht. gjeldende regelverk 3. Har kommunen rutiner for å registrere og behandle inngående post knyttet til byggesaker Prosjektet har hatt fokus på ren byggesaksbehandling i perioden fra januar 2014 til mai Det er tatt ut et tilfeldig utvalg av saker som er kommet inn til kommunen i denne perioden. For den første problemstillingen ble det lagt til grunn følgende revisjonskriterier: Kommunen må ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse, ivareta sin veiledningsplikt, foreta mottakskontroll av søknader på et tidlig tidspunkt, og ha lagt til rette for kvalitetssikring. For den andre problemstillingen ble det lagt til grunn at saksbehandlingsfrister skal være overholdt, det skal være sendt foreløpig svar dersom det tar uforholdsmessig lang tid å besvare en henvendelse, og bestemmelsene om gebyrfrafall skal være overholdt. For den siste problemstillingen er det satt som kriterier at kommunen skal ha en arkivplan for arkivarbeidet, og at all inngående post skal registreres i postjournal. Kapasitet og kompetanse For å sikre at byggesaksbehandlingen blir utført innenfor de rammer som lov og regelverk trekker opp, og på en måte som i størst mulig grad tilfredsstiller søker med hensyn på resultat, tid og ressursbruk er det nødvendig at kommunen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse. Det er 2,8 stillinger knytte til byggesaksbehandling. Når opplæringsfasen av sist ansatte er over mener administrasjonen at man har tilstrekkelig ressurser. De tre stillingene som utøver saksbehandling besittes av en arkitekt, en jurist, og en ansatt uten formell kompetansen. Sistnevnte med lang erfaring fra byggesaksbehandling. Enhetsleder er jurist. Arealplanleggere og plansjef bistår saksbehandlerne ved behov, men vakanser og kapasitet hos øvrige ansatte på plankontoret virker inn på hvor raskt spesielle problemstillinger kan avklares med dem. Det blir avholdt ukentlige fagmøter på plankontoret der det tas opp saker til diskusjon i fellesskap og med leder, men ikke alle saksbehandlere opplever det som tilstrekkelig. Det er etablert et nettverk for byggesaker i regionen der det arrangeres samlinger med ulike tema. Terskelen er lav for å utveksle erfaringer kommunene i mellom, og dette kan bidra til kompetanseheving. Revisjonens vurdering er at bemanningen knyttet til byggesaksbehandling per i dag synes tilstrekkelig med tanke på både kompetanse og kapasitet all den tid alle stillinger er besatt. Men at øvrige vakanser på plankontoret kan virke inn på kapasiteten da det kan ta lengre tid å få nødvendig bistand og avklaringer fra leder eller arealplanleggere. Veiledningsplikt Iht. Fvl. 11 har forvaltningsorganene en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. I følge kommunen ble veiledningsplikten i 2014 ivaretatt gjennom at saksbehandlere var tilgengelige hver dag på telefon og for besøk. Våren 2015 ble det etablert en egen byggesaksskranke på servicekontoret. Denne betjenes to dager i uken av byggesaksbehandler. Saksbehandlerne kan da i større grad skjermes resten av uken. Vi får opplyst at forhåndskonferanse er noe som i liten grad blir bedt om eller praktisert i byggesaker. Uformelle avklaringsmøter og dialog undervegs blir i større grad brukt uten at det blir håndtert som en formell forhåndskonferanse med møtereferat. Av de utvalgte sakene vi har gått gjennom i kapittel 6, så det ut til å være avholdt forhåndskonferanse i kun en sak. Våren 2015 ligger det ute omfattende informasjon og veiledning om framgangsmåte byggesaker på kommunens hjemmeside. Kommunen har vært aktiv ut mot bransjen og arrangert samlinger med veiledning i forhold til søknader og regelverk, de siste gangene i regi av nettverket for byggesaksbehandling i regionen. Revisjonens vurdering er kommunen har lagt til rette for å ivareta sin veiledningsplikt og at tilgjengeligheten for brukerne synes god. Vi støtter kommunens syn om at det er viktig å jobbe videre med informasjonsmøter. Bedre dialog med søkere og felles forståelse for søkeprosess og krav til søknader kan gi økt kvalitet på innkomne søknader, som igjen bidrar til raskere Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 1 59

60 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS saksbehandling. Vi anbefaler kommunen å vurdere om det i større grad kunne være nyttig å oppfordre forhåndskonferanser. Mottakskontroll Iht. Pbl kan kommunen først gi tillatelser når søknaden er fullstendig. Kommunen bør på et tidlig tidspunkt bør stille krav til søknadens form og innhold, og kontrollere at den er fullstendig. Kommunen vurderer at de her har et forbedringspotensial. Søknadene blir i hovedsak kontrollert for fullstendighet når saken blir påbegynt, mens målet er at søknaden skal kontrolleres når den kommer inn. Det pekes også på at saksbehandlerne nok praktiserer krav til søknadene ulikt, og at det er et klart mål å søke å harmonisere dette sånn at det blir lik behandling uavhengig av hvem som saksbehandler. Revisjonens vurdering er at mottakskontroll ikke fungerer i henhold til intensjonen. Vår gjennomgang av enkeltsaker bekrefter dette. Vi anbefaler å gjennomføre tidlig mottakskontroll som et ledd i arbeidet med å komme a jour med saksbehandlingen, for å unngå at søker først etter langt tid får beskjed om mangler. Vi vil dessuten understreke viktigheten av sette inn tiltak for å nå målet om å harmonisere saksbehandlingen slik at det blir stilt like krav til søknadene uavhengig av saksbehandler. Kvalitetskontroll I henhold til kommunelovens 23 nr. 2 har administrasjonssjefen ansvaret for å se til at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll. Dette innebærer blant annet at ansvaret for å etablere tilfredsstillende rutiner for å sikre seg slik kontroll. For å sikre at saksbehandlingen av byggesaker skjer i tråd med lover og regler, og for å oppnå likebehandling av søkere, er det viktig at det er visse rutiner for kvalitetssikring. Plansjef går gjennom saksframstillingene i alle saker som skal politisk behandles. Administrative vedtak har dobbel signatur når de sendes ut, men bak denne ligger ikke noen formalisert kvalitetskontroll av alle vedtak. For nyansatte under opplæring går en annen saksbehandler gjennom alle sakene før de ferdigstilles og sendes ut. Problemstillinger kan løftes opp og diskuteres på ukentlig møte på plankontoret. Både plansjef og saksbehandler peker på at ved spesielle problemstillinger kan det være behov for å drøfte disse med plansjef, og dette blir også forventet. Saksbehandler opplever gjerne at det er behov for avklaringer utover det faste ukentlige møtet. Dermed også at knapp kapasitet hos plansjefen gjør at det kan ta tid å få tilbakemelding, noe som igjen kan være med å påvirke saksbehandlingstiden. Det er lav terskel for å diskutere sakene saksbehandlere i mellom. Vår vurdering er at kommunen har lagt til rette for kvalitetskontroll. For administrative saker er det ikke noen formalisert kvalitetssikring, men løpende dialog og godt samarbeid kan være med å sikre kvalitet i saksbehandlingen. Det bør legges til rette for at saksbehandlere ved behov får nødvendige avklaringer med leder, i rett tid. Gjennomgang av utvalgte saker I revisjonens gjennomgang av utvalgte saker knyttet til problemstilling to, har vi sett på hvorvidt saksbehandlingsfrister var overholdt, om det var sendt foreløpig svar, og om bestemmelse om gebyrfrafall var overholdt. Vår gjennomgang av 53 tilfeldige byggesaker og ni klagesaker viste at fristene var overholdt 3 av 4 saker med 12 ukers frist. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 5,5 uker. For saker med 3 ukers frist, var fristen overholdt i 17 av 28 saker. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 5 uker. Klagesaker har en frist for saksbehandlingstid på åtte uker, her var 5 av 9 saker behandlet innen fristen. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 11,4 uker. Et stort antall saker i utvalget viste seg å være dispensasjonssaker som ikke har noen særskilt frist for saksbehandlingstid. For disse var gjennomsnittlig saksbehandlingstid 5,2 uker. Kommunen opplyser at det ikke er etablert noen rutine for å sende foreløpig svar iht. forvaltningsloven. Vår gjennomgang av enkeltsaker bekrefter dette. I flertallet av sakene er det etterlyst dokumentasjon og dette er dokumentert gjennom brev til søker, eller notat i saksmappen om at det er tatt opp muntlig. Men det har i mange tilfeller også tatt lang tid før mangelbrev går ut, jf. avsnittet om mottakskontroll, og kun i et fåtall av sakene er det angitt når søker kan vente svar. Dersom en sak med 12 ukers frist ikke er avgjort innen fristen, må kommunen tilbakebetale tiltakshaver 25 % av det totale byggesaksgebyret for hver påbegynte uke fristen overskrides, jfr. Pbl første ledd, og forskriftens 7-4. I den ene saken der fristen på 12 uker var overskredet var ikke gebyret redusert. Kommunen opplyser at de ikke har hatt noen rutine for å redusere gebyret dersom fristen er overskredet. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 2 60

61 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Vår vurdering er at saksbehandlingsfristene gitt i plan- og bygningsloven i mange tilfeller blir overskredet, og kommunens egen beregning av saksbehandlingsfrister indikerer at kommunen strever med å overholde fristene både i 3 og 12 ukers saker. Fristene beregnes fra søknaden er fullstendig, og i en stor andel av søknadene var det etterlyst dokumentasjon. Opplevd saksbehandlingstid for søkeren vil da være lenger enn faktisk saksbehandlingstid. Her viser vi igjen til viktigheten av tidlig mottakskontroll av søknader. Den store andelen av dispensasjonssaker underbygger administrasjonens informasjon om at gammel planverk er lite detaljert og krever mange dispensasjoner og vurderinger. Vi vil her vise til at dersom det er kompliserte saker som ikke er dispensasjonssaker kan kommunen evt. vurdere om det i særlige tilfeller er anledning til å utsette fristen, og evt. sende underretning om dette før utløpet av opprinnelig frist. Det ser ikke ut til å være rutine for å sende foreløpig svar i saker som tar uforholdsmessig lang tid. Det kan tenkes at dersom kommunen fikk innført rutine for å sende foreløpige svar som også angir når søker kan forvente svar, ville det kunne redusere antall purringer og håndtering av henvendelser fra søkere som tar kontakt for å etterlyse sin sak. Det ser ikke ut til å være rutine for å redusere gebyret dersom saksbehandlingsfristen for saker med 12 ukers frist er overskredet. Arkivplan og journalføring I følge opplysninger fra kommunen har kommunen en vedtatt arkivplan for 2002, som etter planen skal oppdateres i Kommunen har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Det er arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Saksbehandlerne har anledning til selv å journalføre e-posten på den aktuelle saken, samt å sende e-post som blir arkivert i sak-/arkivsystemet. Saksbehandler kan imidlertid fortsatt velge å sende e-posten til postmottak for journalføring. Det vil være saksbehandlers ansvar å levere brev/dokumenter til skanning. Rutinen er ikke skriftliggjort, men skal inn i ny oppdatert arkivplan. I intervju opplyser enhetsleder for plankontoret at post som regel skal gå til postmottak, men at det noen ganger mottas post direkte hos saksbehandler. Leder hadde på tidspunkt for intervju i oktober 2014 ca. 300 uleste eposter og han sier at ting der kan ha kommet bort. Årsaken til at slike restanser har bygd seg opp er forklart med lav bemanning. Med ny bemanningssituasjon mener plansjefen at det bør være mulig å få hodet over vannet. Revisjonens vurdering er at dersom post ikke blir journalført og skannet inn i postsystemet vil heller ikke dokumentet kunne bli besvart og behandlet eller være gjenstand for innsyn for offentligheten. Vi mener at kravene til journalføring av dokumenter ikke er fulgt. Konklusjon Basert på gjennomgangen av de utvalgte revisjonskriteriene er konklusjonen på den første problemstillingen at kommunen delvis har lagt til rette for en god saksbehandling av byggesaker. Under problemstillingen to kan vi konkludere med at saksbehandlingen i mange tilfeller ikke er i henhold til utvalgte punkter i regelverket. Vedrørende den tredje problemstillingen har kommunen oppfylt kriteriet om arkivplan, men etter vår vurdering oppfylles ikke kriteriet om journalføring av alle dokumenter. På bakgrunn av undersøkelsen gis følgende anbefalinger: Vi anbefaler kommunen å vurdere om det i større grad kunne være nyttig å oppfordre til forhåndskonferanser. Vi anbefaler å gjennomføre tidlig mottakskontroll av innkomne søknader Det bør sikres at det stilles like krav til dokumentasjon av søknader, uavhengig av hvem som saksbehandler. Det bør legges til rette for at saksbehandlere ved behov får nødvendige avklaringer med leder i rett tid. Det bør sikres at rutinen for journalføring av e-post til kommunen blir etterlevd og at alle saker blir behandlet. Vi anbefaler at det settes inn tiltak slik at saksbehandlingsfristene holdes, samt at det sendes foreløpig svar når saksbehandlingstiden forventes å ta uforholdsmessig lang tid. Vi anbefaler at kommunen vurderer hvorvidt det er anledning til å sette utsatt frist eller avtale utsatt frist dersom særskilte forhold ved saken tilsier lang saksbehandlingstid. Vi anbefaler at kommunen praktiserer bestemmelsen om gebyrbortfall. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 3 61

62 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS INNHOLD SAMMENDRAG... 1 INNHOLD... 2 FORORD INNLEDNING Bakgrunn... 7 Problemstillinger, avgrensning og metode... 7 Høring REVISJONSKRITERIER Innledning Kommuneloven Forvaltningsloven med forskrift Plan- og bygningsloven og byggesakforskriften Post og journalføring Revisjonskriterier BYGGESAKSBEHANDLING I LYNGDAL KOMMUNE Innledning Organisering Historikk HAR LYNGDAL KOMMUNE LAGT TIL RETTE FOR GOD SAKSBEHANDLING AV BYGGESAKER Innledning Kapasitet og kompetanse Revisjonens vurdering Veiledningsplikt Revisjonens vurdering Mottakskontroll Revisjonens vurdering Kvalitetssikring Revisjonens vurdering UTVALGTE BYGGESAKER Innledning Gjennomgang av utvalgte saker Revisjonens vurdering INNGÅENDE POST KNYTTET TIL BYGGESAKER Innledning Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 4 62

63 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 6.2 Arkivplan og journalføring Revisjonens vurdering KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon Anbefalinger HØRING Kommunens høringssvar Revisjonens kommentar til høringssvar DOKUMENTHENVISNING Tabelloversikt: Tabell 1: Oversikt over saksbehandlingsfrister iht. Pbl og sak Tabell 2: Tabell over utvalgte saker og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i perioden Tabell 3: Utvalgte saker og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i Tabell 4: Utvalgte saker og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i Tabell 5: Klagesaker behandlet av fylkesmannen i vest-ager Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 5 63

64 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS FORORD Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Lyngdal kommune med tema byggesaksbehandling. Prosjektet er utført på bestilling fra kontrollutvalget. Revisjonen har gjennomført prosjektet fra oktober 2014 til juni Undersøkelsen er gjort i tråd med fastsatt standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Revisjonen ønsker å takke Lyngdal kommune og plankontoret for et godt samarbeid under gjennomføringen av prosjektet. Prosjektet er gjennomført av revisor Helene Egeland og revisjonssjef Irene Loka. Irene Loka er oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonen. Flekkefjord, 19. august 2015 (sign.) Irene Loka Revisjonssjef Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 6 64

65 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Lyngdal kommune bestilte i møte den et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å se på kommunens byggesaksbehandling, samt rutiner for registrering av post knyttet til byggesaker. Prosjektet var ikke et av de prioriterte prosjektene i kommunens plan for forvaltningsrevisjon , men ble bestilt av kontrollutvalget med bakgrunn i fullmakt gitt av kommunestyret. Kontrollutvalget har fått fullmakt til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behovet for det. I overordnet analyse som lå til grunn for nevnte plan, ble det pekt på at det kunne være aktuelt å se på både etterlevelse av regelverk iht. forvaltningsloven, og rutiner for håndtering av innkomne saker. Forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling var bestilt i flere nabokommuner, og kontrollutvalget anså at et slikt prosjekt var aktuelt også i Lyngdal, i tillegg til at det var ønskelig å se på rutine for håndtering av inngående post knyttet til byggesaker. 1.2 Problemstillinger, avgrensning og metode Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet har vært å gi et bilde av kvalitet i saksbehandlingen i perioden januar 2014 til mai 2015 ved å belyse deler av den. Følgende problemstillinger ble utformet i prosjektplanen: 1. Har Lyngdal kommune lagt til rette for god saksbehandling av byggesaker 2. Er saksbehandlingen på utvalgte punkter iht. gjeldende regelverk 3. Har kommunen rutiner for å registrere og behandle inngående post knyttet til byggesaker Avgrensning Prosjektet har hatt fokus på ren byggesaksbehandling. Eksempelvis plansaker, delingssaker, påkopling- og søknad om utslippstillatelse, tilsyn med byggesaker, og ulovlighetsoppfølging har ikke vært omfattet. Tilsyn ivaretas av det interkommunale samarbeidet Lister byggesakstilsyn. Prosjektet har vært avgrenset til saksbehandling i perioden fra januar 2014 til mai 2015, og det er tatt ut et utvalg av saker som er kommet inn til kommunen i denne perioden. Vi har likevel tatt med informasjon fra tidligere år der det har vært naturlig for å sammenligne med dagens situasjon. Under den første problemstillingen har vi avgrenset prosjektet til å se på utvalgte kriterier om kompetanse og bemanning, veiledningsplikt, mottakskontroll og kvalitetssikring, jf. kapittel 2 om revisjonskriterier. Under problemstilling to er det tatt et tilfeldig utvalg av saker som er kommet inn til kommunen i perioden. Det er i disse sakene undersøkt etterlevelse av noen utvalgte krav i regelverket for byggesaksbehandling, avgrenset til revisjonskriteriene i kapittel 2. Det er ikke gjort vurderinger av teknisk eller bygningsfaglig karakter, og heller ikke av det faglige innhold i sakene som er behandlet. Noen svært få av sakene som var registrert som byggesaker var behandlet av enheten for tekniske tjenester. Disse har vi holdt utenfor utvalget vårt, da fokuset i prosjektet har vært på plankontoret som er den enheten med ansvar for byggesaksbehandlingen. De vurderinger, anbefalinger og konklusjoner som kommer fram i denne rapporten bygger på den informasjonen vi har mottatt underveis i arbeidet. Kommunen har fått anledning til å verifisere faktagrunnlaget i en foreløpig rapport. Det kan likevel være at eventuelle opplysninger som ikke er kommet til vår informasjon kunne gitt endringer i vurderinger og konklusjoner. Brukernes opplevelse av byggesaksbehandlingen er ikke vurdert. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 7 65

66 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Metode Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Revisjonen har før igangsetting av prosjektarbeidet vurdert egen uavhengighet når det gjelder Lyngdal kommune, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Vi har søkt svar på problemstillingene ved utgangspunkt i en kombinasjon av intervjuer/møter, skriftlig korrespondanse, dokumentanalyse og gjennomgang av saksmapper i utvalgte saker. Intervjuer/møter Revisjonen avholdt oppstartsmøte med rådmann der også plansjef og en saksbehandler deltok. Saksbehandler ble oppnevnt som kontaktperson i prosjektet. Vi har hatt løpende dialog/korrespondanse med kontaktpersonen underveis i prosjektet. Vi har gjennomført intervjuer med plansjef og en saksbehandler. Referater fra disse intervjuene er blitt verifisert. Dokumentanalyse Utover gjennomgang av dokumenter i 62 utvalgte saker har vi blant annet hentet informasjon fra fylkesmannen, kommunens hjemmesider, kommunale reglementer, kommunens årsmeldinger , sjekklister og vedtaksmaler. Utplukk av saker Det var ikke mulig å hente ut særskilte statistikker fra kommunens saksbehandlingssystem. Vi har derfor tatt et utplukk av saker for å gå gjennom sakene enkeltvis og registrere de nødvendige data. Av ressursmessige hensyn er det således kun et mindre antall saker som er gjennomgått i forhold til den totale mengden med saker som kommunen har behandlet gjennom året. Vi mener likevel at gjennomgangen kan gi en indikasjon på kvaliteten på saksbehandlingen. Vi har gått gjennom saker etter utplukk fra kommunens saksbehandlingssystem Ephorte. Søket er gjort på byggesaker der søknad er kommet inn og sak opprettet i perioden Vi avgrenset til å se på saker behandlet av servicekontoret og plankontoret. Totalt var det kommet inn 332 byggesaker denne perioden. Herav har vi så tatt et tilfeldig utvalg på 53 saker for å se nærmere på disse. I prosjektplanen ble det avgrenset til å se på byggesaksbehandling og saker innkommet i Da utplukket ble foretatt på et senere tidspunkt enn først tenkt, har vi utvidet perioden fram til for å få mest mulig oppdaterte resultater. I gjennomgangen av sakene har vi hatt tilgang til kommunens saksbehandlingssystem. Vi har dermed kunnet gå inn i de dokumentene som var aktuelle, samt registrerte datoer til bruk for beregning av saksbehandlingstid. Ved beregning av saksbehandlingstid og kategorisering av om saken har 12 eller 3 ukers frist, har vi tatt utgangspunkt i hva som er krysset av i søknaden. Der det klart er annen saksbehandlingstid iht. plan og bygningsloven enn det søker har krysset for, er dette tatt hensyn til. Vi tar forbehold om at dersom en sak ikke er blitt registrert med riktig kode for byggesak i systemet, så er den ikke blitt med i utvalget vårt. Dersom det skulle være søknader som er kommet inn perioden, men som er registrert på et eksisterende saksnummer i fra tidligere år, så har vi heller ikke hatt mulighet til å fange opp disse. For klagesaker har vi fra kommunen fått oversikt over dokumenter med klage i teksten, innkommet i perioden Av disse har vi plukket ut de som gjaldt klage på byggesaksvedtak behandlet av servicekontoret og plankontoret, totalt 9 stk. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 8 66

67 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data (validitet) menes at det skal være samsvar mellom problemstillingene og revisjonskriteriene for undersøkelsen, og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Gyldighet er sikret gjennom kombinasjon av faktafunn fra gjennomgang av saksdokumenter, samt muntlig og skriftlig informasjon fra kommunen. Med pålitelige data (reliabilitet) mener vi at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er fremkommet fra dokumenter, og verifisering av referater fra intervjuer/møter og mottatt informasjon/dokumentasjon. 1.3 Høring Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon ble sendt på høring til kommunen ved rådmannen den 30. juni Høringsfristen ble satt til 12. august Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 9 67

68 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 2 REVISJONSKRITERIER 2.1 Innledning I dette kapittelet utledes revisjonskriterier for de problemstillingene som belyses i prosjektet. Revisjonskriterier er de krav og forventninger som kommunens praksis vurderes opp mot for å svare på problemstillingen. Sammenholdt med faktabeskrivelsen, danner revisjonskriteriene grunnlag for de analyser og vurderinger som foretas, samt de konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene for den første problemstillingen finnes i stor grad i overordnede forvaltningsrettslige prinsipper om likebehandling og god og forsvarlig saksbehandling. Det tas også utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om betryggende kontroll, forvaltningslovens bestemmelse om veiledningsplikt, og plan og bygningslovens krav til innkommet søknad. For den andre problemstillingen utledes revisjonskriteriene fra forvaltningsloven med forskrift og veileder, plan og bygningsloven, og byggesaksforskriften. Revisjonskriteriene for den tredje problemstillingen hentes fra forskrift om offentlege arkiv. 2.2 Kommuneloven Iht. 1, er formålet med kommuneloven å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig kommunalt folkestyre, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. Loven skal legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. I henhold til kommunelovens 23 nr. 2 har administrasjonssjefen ansvaret for å se til at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter, overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Dette innebærer blant annet ansvaret for å etablere tilfredsstillende rutiner for å sikre seg slik kontroll Forvaltningsloven med forskrift I plan og bygningsloven 1-9 står det at forvaltningsloven gjelder med de særlige bestemmelser som er gitt i plan og bygningsloven. Særlige bestemmelser i plan og bygningsloven er for eksempel bestemmelsene om tidsfrister i ulike byggesaker (se under). Veiledningsplikt, muntlig konferanse og nedtegning av opplysninger Iht. Fvl. 11 har forvaltningsorganene en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Formålet skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å ivareta sine interesser i bestemte saker på best mulig måte. God veiledning kan være avgjørende for at den enkelte skal kunne ivareta sine interesser i møte med forvaltningen. For å yte god veiledning er det viktig at forvaltningens tjenestemenn har god kompetanse om det fagfeltet de jobber på. 2 Det heter videre i 11 at omfanget av veiledningen likevel må tilpasses det enkeltes forvaltningsorgans situasjon og kapasitet til å påta seg slik virksomhet. Bestemmelsen har bare betydning for omfanget av den veiledningen forvaltningsorganet plikter å yte i det enkelte tilfellet. Et forvaltningsorgan kan ikke på generelt grunnlag avstå fra å yte veiledning under henvisning til denne bestemmelsen 3. 1 Ot.prp. nr. 70 ( ) side 50 (fra 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane). 2 Kap. 6 pkt Veileder og kommentarutgave til Forvaltningsloven i kommunene (2011). Av K. Grimstad og S. Halvorsen. 3 Kap. 6 pkt Veileder og kommentarutgave til Forvaltningsloven i kommunene (2011). Av K. Grimstad og S. Halvorsen. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 10 68

69 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS I den utstrekning en forsvarlig utførelse av tjenesten tillater det, skal en part som har saklig grunn for det, gis adgang til å tale muntlig med en tjenestemann ved det forvaltningsorgan som behandler saken. Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen i saken, skal de så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres. (Fvl. 11 d) Saksbehandlingstid og foreløpig svar Iht. Fvl. 11a skal forvaltningsorganet forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Se også eget avsnitt under om egne frister for saksbehandling iht. plan- og bygningslov. Dersom det forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. Formuleringen indikerer at det er en forholdsvis snever unntaksadgang Plan- og bygningsloven og byggesakforskriften Den overordnede målsettingen for saksbehandlingsreglene i plan- og bygningsloven er å legge til rette for en prosess som er rask og effektiv, samtidig som hensynet til samfunnets rammer, forutberegnelighet, rettssikkerhet og kvalitet ivaretas. Saksbehandlingsreglene er blant de reglene i plan- og bygningsloven som har gjennomgått flest endringer i løpet av de siste årene, og som det kontinuerlig skjer en oppfølging av. Plan- og bygningslovgivningens regler om byggesaksbehandling og byggesakforskriften kap. 6 omfatter blant annet forhåndskonferanse, kommunens samordningsplikt, godkjenning av plassering av tiltak, behandling av rammetillatelse, rapportering til andre myndigheter, personlig ansvarsrett for selvbygger og tilbaketrekking av lokal godkjenning for ansvarsrett. Nedenfor beskriver vi nærmere de bestemmelsene som vil være relevante for vår undersøkelse. Forhåndskonferanse Iht. Pbl og byggesakforskriften 6-1 kan det holdes forhåndskonferanse mellom tiltakshaver, kommunen og andre berørte fagmyndigheter. Forhåndskonferanse kan kreves av tiltakshaver eller plan og bygningsmyndighetene, og skal avklare tiltakets forutsetninger og rammene for videre saksbehandling. Forhåndskonferanse kan brukes i alle typer tiltak etter plan- og bygningsloven, uavhengig av størrelse og vanskelighetsgrad. Forhåndskonferanse avholdes før innsending av søknad. Kommunen kan innkalle berørte fagmyndigheter og andre berørte til konferansen, eventuelt etter ønske fra tiltakshaver. Kommunen og tiltakshaver eller ansvarlig søker skal på forhånd være gjensidig orientert om hvem som skal delta. Tiltakshaver skal så langt det er avklart redegjøre for tiltakets innhold, omfang, plassering, fremdrift, aktuelle ansvarlige utøvere og forutsetninger for tiltaket. Tiltakshaver skal på forhånd gi kommunen de opplysninger som er nødvendig for forberedelsen av konferansen. Kommunen kan kreve at slike opplysninger gis i nærmere fastsatt form. Kommunen skal gi nødvendig informasjon om rammeforutsetninger og krav knyttet til arealplaner, infrastruktur, aktuelle lover, forskrifter og retningslinjer, dokumentasjonskrav, krav til plassering av tiltaket, behov for koordinering med aktuelle myndigheter, jf. 6-2, kommunens praksis, saksbehandlingsrutiner, mulighet for delt søknadsbehandling, uavhengig kontroll, tilsyn, ansvarsregler, krav til ansvarlige foretak og annet av betydning. Kommunen skal opplyse om den videre saksbehandling og antatt saksbehandlingstid. Kommunen har ansvar for å føre referat fra forhåndskonferansen. Referatet skal undertegnes av tiltakshaver og kommunens representant i forhåndskonferansen. Referatet skal dokumentere de forutsetninger som er lagt til grunn, og danner grunnlag for videre behandling. Referatet skal følge med som saksdokument i den videre saksbehandlingen. 4 Kap. 7 pkt Veileder og kommentarutgave til Forvaltningsloven i kommunene (2011). Av K. Grimstad og S. Halvorsen. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 11 69

70 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Krav til søknad For tiltak som krever søknad er det gitte krav til søknadens form og innhold. Dette beskrives i plan og bygningsloven 21-2 første ledd og byggeforskriften 5-4. Kommunen kan først gi tillatelser når søknaden er fullstendig, og må dermed gjennomgå søknaden for å sikre det. Tidsfrister for saksbehandling Iht. Pbl første ledd skal kommunen snarest mulig og senest innen den frist som framgår av 21-7 gi tillatelse dersom tiltaket ikke er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan og bygningsloven. Iht første ledd skal søknad om byggetillatelse avgjøres av kommunen innen 12 uker etter at fullstendig søknad foreligger, med mindre annet følger av andre og tredje ledd: dersom tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven, det ikke foreligger merknader fra naboer eller gjenboere, og ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig, er fristen er satt til 3 uker. Dette gjelder både for søknad om tiltak som må forestås av foretak med ansvarsrett og søknad om tiltak som tiltakshaver kan stå ansvarlig for selv. I tillegg til saksbehandlingsfrister i Pbl. 21-7, framgår flere frister i forskriftens 7-1. Vi viser her en oversikt over relevante frister: Saksbehandling Frist Forhåndskonferanse Henvendelse 2 uker Søknad om byggetillatelse Søknad 3/12 uker I. Mindre byggearbeid, tiltak som ikke krever søknad, Pbl og SAK 10, 4-1. II. Mindre byggearbeid (søknad u/ansvarsrett) Pbl jf. SAK 10 kap. 3 III. Tiltak i tråd med bestemmelser Pbl og 20-2, samt plan og forskrifter Ingen Søknad Søknad Ingen 3 uker fra fullstendig søknad 3 uker fra fullstendig søknad IV. Tiltak iht. Pbl og 20-2 med behov for ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet, eller der tiltaket ikke er i samsvar med bestemmelser gitt i eller med hjemmel i loven. Tiltak iht. Pbl 20-1 der det foreligger merknader fra naboer eller gjenboere. Søknad 12 uker fra fullstendig søknad V. Søknad om dispensasjon fra plan Søknad Ingen lovpålagt frist Klage på vedtak Søknad om igangsettingstillatelse Søknad om midlertidig brukstillatelse Krav om ferdigattest Brev Søknad Søknad 8 uker fra klagefristens utløp 3 uker fra fullstendig søknad 3 uker fra fullstendig søknad 3 uker fra mottatt krav Tabell 1: Oversikt over saksbehandlingsfrister iht. Pbl og sak SAK10 = forskrift om byggesak. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 12 70

71 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Behandlingsfristen løper fra en fullstendig søknad mottas i kommunen og til vedtak er sendt. De fastsatte fristene i plan og bygningsloven og byggesakforskriften kan forlenges med den tid som går med til å rette feil eller supplere opplysninger, jfr. byggesakforskriften 7-2. Det er søkers ansvar at alle nødvendige opplysninger følger med søknaden, jfr. Pbl første ledd andre punktum hvor det står at «søknaden skal gi de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket». Dersom dokumentasjon mangler som er nødvendig for saksbehandlingen, vil tidsfristen ikke starte før kommunen har mottatt «fullstendig» søknad. Slike mangler kan også gi grunnlag for at søknaden sendes i retur. Kommunen gjøres altså ikke ansvarlig, og fristen starter ikke å løpe når en søknad har grunnleggende mangler. Slike mangler er søkers/tiltakshavers ansvar. 6 I rundskriv H-13/04 fra departementet fremgår det at kommunen samtidig har et ansvar for en forsvarlig saksbehandling, og vil som regel ha en type mottakskontroll der saken gjennomgås for å vurdere om den er klar for videre behandling. Tidsfristene forutsetter at kommunen har rutiner for å oppdage eventuelle feil og mangler ved søknaden, og det vil være hensiktsmessig med en rutine som avdekker det på et så tidlig tidspunkt som mulig. Det gjør at kommunen får oversikt over de problemstillinger den enkelte sak reiser, og at de sikrer seg tilstrekkelig tid til å vurdere disse. 7 I saker som er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring eller samtykke fra andre myndighet, kan kommunen i behandlingen av saken, forlenge fristen for søknader som omfattes av fristen på 12 uker. Ny frist skal meddeles tiltakshaver og ansvarlig søker så snart det er klart at fristen vil bli overskredet, og gi en ny frist for behandling av saken. For søknader som omfattes av tidsfristen på 3 uker, kan kommunen i særlige tilfeller forlenge fristen. Underretning om ny frist må være sendt søker før utløpet av 3-ukersfristen, jfr Eksempel på særlige tilfeller er tiltak i områder hvor plangrunnlaget er uklart, tiltak i uregulerte områder eller tiltak i områder der spesielle hensyn gjør seg gjeldende. I hvilke tilfeller dette kan være aktuelt er nærmere utdypet i Direktoratet for byggkvalitet sin veileder til byggesakforskriften. 8 Kommunen har også mulighet for å inngå avtale om lengre frist for saksbehandlingen i den enkelte sak. Fristen omfatter tid for journalføring, arkivbehandling, saksbehandling og ekspedisjon. Om en kommune regelmessig ønsker å behandle søknader i politisk organ, gis det ikke generelt et tillegg i behandlingsfristene for dette. Kommunen må enten øke delegasjonen til administrasjonen eller innføre hyppige politiske møter. Dersom det skal hentes samtykke eller uttalelse fra annen myndighet inngår dette som en del av saksbehandlingen og skal foretas innenfor fristen på 12 uker. Hvis kommunen ikke mottar dette innen fristen, vil det kunne gå ut over kommunens overholdelse av egen frist for behandling av saken. I de tilfellene der annen myndighet skal gi samtykke, kan ikke bygningsmyndighetene gi igangsettingstillatelse uten at slikt samtykke foreligger. Kommunen kan gi rammetillatelse innenfor sitt myndighetsområde med forbehold om at igangsettingstillatelse ikke vil bli gitt før forholdet til andre myndigheter er avklart. Der annen myndighet kun skal avgi uttalelse, og denne ikke blir gitt innen fristen, kan kommunen avgjøre saken uten å vente på uttalelsen, eventuelt gi rammetillatelse med forbehold som nevnt. For å unngå at fristen for behandling av byggesaken i slike tilfeller oversittes, må kommunen altså i den enkelte sak vurdere om den skal gi rammetillatelse med forbehold, eventuelt om saken er av en slik karakter at det er grunnlag for ensidig fristforlengelse. 9 Saker som betinger dispensasjon fra arealdel til kommuneplan og reguleringsplan, eller fra lovens planbestemmelser er det ikke frist for behandlingstid. Fristen for forhåndskonferanse løper fra det tidspunkt kommunen har fått tilstrekkelig skriftlig redegjørelse fra tiltakshaver om hvilke spørsmål som vil bli tatt opp og opplysninger som er nødvendige for kommunens forberedelse av forhåndskonferansen. Fristen avsluttes når konferansen avholdes. 6 Direktoratet for byggkvalitet. Veiledning om byggesak kapittel 7. 7 Rundskriv H-13/04 Tilbakebetaling av gebyr ved kommunens oversittelse av fristen for behandling av byggesaker. 8 Direktoratet for byggkvalitet. Veiledning om byggesak kapittel 7. 9 Rundskriv H-13/04 Tilbakebetaling av gebyr ved kommunens oversittelse av fristen for behandling av byggesaker Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 13 71

72 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Tiltakshaver, naboer og andre klageberettigede kan klage på kommunens vedtak i bygge- og reguleringssaker. Klagen skal sendes til kommunen. Dersom kommunen ikke endrer vedtaket sitt, sender de saken videre til Fylkesmannen for endelig avgjørelse. Fylkesmannen er klageinstans i byggesaker. Klage skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker. Samme frist gjelder der kommunen tar klagen helt til følge og fatter et nytt vedtak. Fristen gjelder for kommunens forberedende klagesaksbehandling i alle byggesaker uavhengig om det er klage i en ordinær byggesak eller dispensasjonssak. Fylkesmannen skal behandle klagen innen 12 uker. Overskridelse av tidsfrist Ved overskridelse av tidsfristen på 12 uker skal kommunen betale tilbake til tiltakshaver 25 % av det totale byggesaksgebyret for hver påbegynt uke tidsfristen overskrides, jfr. byggesakforskriften 7-4 og Pbl Dette gjelder imidlertid ikke dersom det er avtalt en annen frist, eller kommunen har forlenget fristen, som nevnt i avsnittet over. I slike tilfeller inntrer virkningen av fristoverskridelse fra det tidspunkt den avtalte eller forlengede frist overskrides. For byggesaker der fristen er 3 uker etter at fullstendig søknad er mottatt, er rettsvirkningen ved oversittelse av fristen at tillatelse anses for gitt. Iflg. Pbl og 20-2 må følgende vilkår da være oppfylt: Tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller med hjemmel i loven, det ikke foreligger merknader fra naboer eller gjenboere, og at ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig. Dersom det er naboprotester til søknader om tiltak som ikke krever ansvarlige foretak, skal søknaden fremdeles behandles innen 3 uker, såfremt øvrige vilkår er oppfylt. Konsekvensen ved fristoverskridelse er imidlertid ikke at tillatelse regnes for gitt, og tiltaket kan dermed heller ikke settes i gang. Søknad om igangsettingstillatelse skal behandles innen 3 uker. Det er ikke noen rettsvirkning ved overskridelse av denne fristen, men kommunen har et ansvar for å behandle søknad om igangsettingstillatelse innen fristen. Det er ikke knyttet rettsvirkning til overskridelse av fristlengden for behandling av klage, men kommunen har likevel et ansvar for å behandle og oversende klagesaken, eventuelt fatte et nytt vedtak, innen fristen. 2.5 Post og journalføring Regler om post og journalføring framgår av forskrift om offentlege arkiv av 11. desember 1998 nr Rådmannen har ansvaret for arkivarbeidet som en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommuneloven 23. Arkivarbeidet skal som hovedregel utføres av en egnet enhet, en arkivtjeneste, under daglig ledelse av en arkivansvarlig. Arkivtjenesten skal være felles for organet. Kommunen skal også ha en ajourført arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer mv som gjelder for arkivarbeidet, jf I 2-6 framgår det at all inngående og utgående dokument skal registreres i en journal. Et dokument regnes som saksdokument for organer dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument skal registreres i journalen så langt organet finn det tjenlig. Dokumenter som kan holdes utenfor arkivet er dokument som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. 2-6, 3-18 og Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt. Ved registrering av dokument i journalen skal en føre inn følgende: a. Journalføringsdato, b. Saks- og dokumentnummer c. Sender og/eller mottaker Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 14 72

73 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS d. Opplysninger om sak, innhold eller emne e. Datering på dokumentet I tillegg skal journalen inneholde arkivkode, ekspedisjons- eller avskrivningsdato og avskrivningsmåte, jf angir at organet skal etablere administrative rutiner som sikrer at arkivtjenesten kan utføre kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Ledelsen for organet må avgjøre hvem som skal ha anledning til å gjøre ulike former for registreringer og rettinger i basen. Kapittel III i arkivforskriften omhandler behandling av post og saksdokument. Hovedregelen er at inngående post skal leveres til arkivtjenesten. Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument for organet, skal straks returneres til arkivtjenesten og behandles som post til organet. Post til organet skal åpnes av arkivtjenesten, jf Videre skal dokument som ble avsendt eller mottatt via e-post, og som etter form må regnes som saksdokument for organet, behandles som andre saksdokument etter arkivforskriften, jf. særlig krav om journalføring av innkomne dokument i 2-6 og at inngående post skal leveres til arkivtjenesten som angitt i 3-1. Saksdokument skal registres i journalen før de går til saksbehandling, jf Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 15 73

74 2.6 Revisjonskriterier Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS På bakgrunn av kommuneloven, forvaltningsloven med forskrift, plan- og bygningsloven, byggesakforskriften, og forskrift om offentlig arkiv, har vi satt opp følgende revisjonskriterier knyttet til problemstillingene: Har Lyngdal kommune lagt til rette for god saksbehandling av byggesaker Kommunen må ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse Kommunen skal ivareta sin veiledningsplikt Kommunen bør på et tidlig tidspunkt stille krav til søknadens form og innhold og kontrollere at den er fullstendig (mottakskontroll) Kommunen bør ha lagt til rette for kvalitetssikring av saksbehandlingen Er saksbehandlingen på utvalgte punkter iht. gjeldende regelverk Frister for saksbehandlingstid iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt Bestemmelsene om gebyrbortfall iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt der det er aktuelt. Det skal være sendt foreløpig svar iht. Forvaltningsloven dersom det er ventet at det vil ta uforholdsmessig lang tid før henvendelsen vil kunne besvares Har kommunen rutiner for å registrere og behandle inngående post knyttet til byggesaker Kommunen skal ha en arkivplan som viser hva slags instrukser, regler, planer mv som gjelder for arkivarbeidet. All inngående post skal registreres i postjournal. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 16 74

75 3 BYGGESAKSBEHANDLING I LYNGDAL KOMMUNE Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 3.1 Innledning I dette kapittelet gir vi en kort beskrivelse av hvordan byggesaksbehandlingen i Lyngdal kommune er organisert og presenterer informasjon om hvordan situasjonen vedrørende byggesaksbehandling har vært de siste årene. 3.2 Organisering Følgende myndighet knyttet til byggesaker er delegert til rådmannen iht. Lyngdal kommunes delegasjonsreglement: 10 «Rådmannen gis myndighet til å treffe vedtak i alle saker som ikke er av prinsipiell betydning, etter den til enhver tid gjeldende plan- og bygningslovgivning. ( ) Rådmannen gis myndighet etter kapittel 19 til å avslå søknader om dispensasjon etter plan- og bygningsloven samt innvilge kurante dispensasjonssaker. Myndigheten kan videredelegeres. ( )» Saker som skal behandles politisk blir utredet av administrasjonen og legges fram for hovedutvalg for miljø, plan og drift. Fra og med 2014 har både fagansvar og personalansvar for byggesaksbehandling ligget til plankontoret som er en støtteenhet under rådmannen. Plankontoret har i tillegg til byggesaker ansvar for arealplanlegging- og forvaltning, landbruks- og viltforvaltning. Plankontoret har også ansvar for klagebehandling, og for å forberede saker til politisk behandling. Høsten 2014 ble det utvidet med en stilling på byggesaksbehandling og til sammen er det tre ansatte i 2,8 årsverk som behandler byggesaker. Det er postmottaket i kommunen som håndterer innkomne søknader. Disse blir registrert i kommunens saksbehandlingssystem Ephorte, og kodet iht. hvilken type søknad det er. Plansjefen fordeler nye saker videre til saksbehandler. Tidligere ble også post knyttet til eksisterende saker fordelt til plansjefen og så videre til den enkelte saksbehandler, men dette går fra og med 2014 direkte til saksbehandler fra postmottak. Publikum blir oppfordret til å rette alle skriftlige henvendelser (epost) til kommunens postmottak i stedet for direkte til saksbehandler. 3.3 Historikk Servicekontoret ble i sin tid ble opprettet som en egen enhet som skulle utføre publikumstjenester. Da ble tjenester avgitt fra de andre avdelingene til servicekontoret. Siden den gang og fram til 2013 hadde servicekontoret ansvaret for kurante byggesaker. Uten den formelle kompetansen ble det opparbeidet kompetanse via kursing og erfaring. Fra å ta de små og enkle sakene så utviklet det seg etter hvert slik at all kompetanse på byggesaker lå hos servicekontoret. Ved dispensasjonssaker la i utgangspunktet plankontoret føringene mens servicekontoret førte i pennen og saksbehandlet, men til tider var det lite bemanning på plankontoret og i visse perioder var leder av servicekontoret alene om byggesaksbehandlingen. Det ble i flere omganger leid inn ressurser utenfra for å avhjelpe situasjonen. Det er en oppfatning at lite ressurser har hatt innvirkning på kvaliteten av saksbehandlingen, samt hvilke krav til dokumentasjon som ble stilt til søknadene. Samtidig har det vært uklare organisatoriske linjer der plankontoret ikke hadde noe personalansvar og heller ikke formelt faglig ansvar. 10 Vedtatt av kommunestyret sak 60/12, revidert iht. kommunestyret sak 11/14, Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 17 75

76 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS De siste årene har det skjedd en gradvis endring. Ny plan og bygningslov kom i 2010 der ansvar i mye større grad ble lagt på søker. Krav til dokumentasjon og praktisering i saksbehandlingen har siden den gang blitt skjerpet, noe som oppleves som en utfordring ut mot søkerne som blir møtt av andre krav enn tidligere. Det pekes på at det har vært en kultur i Lyngdal kommune for at ting skal gå fort. Lyngdals motto er «vi vil, vi våger». Det har vært enkelt for søkere å få gjennomført det de vil. Så strammes det inn fordi kravene endrer seg og regelverket skal følges. Næringslivet ønsker rask saksbehandling for å komme i gang fortest mulig. Samtidig må saksbehandler følge krav til informasjon og dokumentasjon av søknader når dette er mangelfullt, noe som kan oppleves som en krevende balansegang. Ansvaret for byggesaksbehandling er gradvis flyttet over fra servicekontoret til plankontoret, og fra ansatte uten formell kompetanse til at det er ansatt egne byggesaksbehandlere. I 2012 ble plankontoret først utvidet med 40 % stilling som arealplanlegger. I 2013 ble denne økt til 80 %, i tillegg ble det lyst ut en 100 % stilling til. I 2013 bestod plankontoret da av plansjef og to arealplanleggere med god kompetanse. Det ble etablert et fagmiljø. På servicekontoret ble det i 2013 ansatt en egen byggesaksbehandler med bakgrunn som arkitekt og med erfaring som byggesaksbehandler. Sammen med ansatt fra servicekontoret med lang erfaring ble disse stillingene overført til plankontoret som fikk både personal og fagansvar fra En tredje saksbehandler (jurist) ble ansatt høsten 2014 slik at man hadde 2,8 stillinger til byggesaksbehandling. Man var da i ferd med å få unna restanser, og kommunen mente at de hadde god kombinasjon av erfaring og fagmessig kompetanse. Bemanningssituasjonen var blitt riktig for å betjene dagens nivå av saker, i motsetning til å ha vært underbemannet på byggesaker tidligere. Enheten har jobbet med å finne sin form og vil jobbe videre med dette framover. De ansatte er lokalisert på samme etasje i rådhuset, og målet er å få til et effektivt fagmiljø. Kommunen jobbet høsten 2014 første gang med å utarbeide en helhetlig kommuneplan. Administrasjonen peker på at gammel kommuneplan og gamle reguleringsplaner har hatt innvirkning på byggesaksbehandlingen. Mange planer har vært lite detaljerte og gitt lite føringer. Lite detaljerte plankrav har krevd mange vurderinger og mange dispensasjoner. Fremover vil plankart og bestemmelser i mye større grad gi føringer og retningslinjer som vil gjøre byggesaksbehandlingen enklere. Ny kommuneplan skal ferdigbehandles i løpet av høsten Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 18 76

77 4 HAR LYNGDAL KOMMUNE LAGT TIL RETTE FOR GOD SAKSBEHANDLING AV BYGGESAKER Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 4.1 Innledning I dette kapittelet presenterer vi informasjonen vi har mottatt knyttet til den første problemstillingen, og gjør en vurdering av om revisjonskriteriene er oppfylt. 4.2 Kapasitet og kompetanse For å sikre at byggesaksbehandlingen blir utført innenfor de rammer som lov og regelverk trekker opp, og på en måte som i størst mulig grad tilfredsstiller søker med hensyn på resultat, tid og ressursbruk er det nødvendig at kommunen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse. Vi har derfor tatt det med som et revisjonskriterium knyttet til forvaltningsrettslige prinsipper om forsvarlig saksbehandling. Plansjefen som er enhetsleder for plankontoret er jurist, og har et overordnet faglig ansvar for byggesaksbehandlingen. Han fordeler innkomne saker videre til saksbehandlerne. De tre stillingene som utøver saksbehandling besittes av en arkitekt, en jurist, og en ansatt uten formell kompetansen men med lang erfaring fra byggesaksbehandling. Byggesaksbehandling i norske kommuner har tradisjonelt blitt utført av personer med ingeniørfaglig kompetanse. Per i dag har man ikke denne kompetansen i kommunen, men kan spille på det interkommunale samarbeidet om tilsyn i Lister der man har dette. Samtidig blir det pekt på at det er et godt samarbeid saksbehandlerne i mellom der man bruker hverandres kompetanse. Direktoratet for byggkvalitet brukes også for å få svar på ulike problemstillinger. Tidligere var det slik at plansjef gikk gjennom saken før fordeling til saksbehandler og la føringer for vedtaket som saksbehandler fulgte opp. Slik er det ikke i dag. Intensjonen er at alle saksbehandlere skal håndtere alle typer saker. Så kan arealplanleggere og plansjef bistå i komplekse saker eller ved spesielle vurderinger. Per i dag er det ikke alle saksbehandlere som har like mye erfaring og kompetanse på dispensasjonssakene, og de har i varierende grad behov for å drøfte disse med plansjef eller arealplanleggere. Den siste tiden har det vært vakanser ved plankontoret samtidig som det har vært jobbet med turnering av kommuneplan og reguleringsprosesser slik at kapasiteten hos de andre ansatte og leder har vært begrenset. Det blir avholdt ukentlige fagmøter på plankontoret der det tas opp saker som det er tvil om til diskusjon, men ikke alle saksbehandlere opplever det som tilstrekkelig. Vi får opplyst at det er etablert et nettverk for byggesaksbehandling i regionen der det arrangeres samlinger med ulike tema. Terskelen er lav for å utveksle erfaringer kommunene i mellom, og dette bidrar til kompetanseheving. Med få ansatte er avdelingen sårbar for oppsigelser og annet fravær. Tidligere ved vakanser har man ikke hatt personell til å dekke opp dette. Det jobbes for å få unna restanser, og etter siste ansettelse når opplæringsfasen er over, så mener administrasjonen at man har nok ressurser per i dag. Da vil man også få bedre kapasitet til å følge opp resultater av byggetilsyn og foreta ulovlighetsoppfølging. På forespørsel om hvordan opplæring av nyansatte foregår, får vi opplyst at de ikke har noen formalisert eller organisert form for opplæring. Den nyansatte får en generell innføring i byggesaksbehandling og blant annet kilder for å hente informasjon, før denne starter med å saksbehandle enkle saker under oppfølging av en annen saksbehandler. I opplæringsfasen går en annen saksbehandler gjennom sakene før de ferdigstilles og sendes ut. 4.3 Revisjonens vurdering At saker, inkludert dispensasjonssaker, fordeles iht. ledig kapasitet fremfor basert på kompetanse eller type sak, sikrer at enkeltsaker ikke blir liggende ubehandlet. Det gjør også at avdelingen blir mindre avhengig av en enkeltmedarbeider når alle saksbehandlere skal kunne håndtere alle typer saker. Samtidig må det sikres at alle saksbehandlere har tilstrekkelig kompetanse og evt. får tilstrekkelig bistand til å behandle komplekse Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 19 77

78 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS forhold i for eksempel dispensasjonssaker. Bemanningen knyttet til byggesaksbehandling i dag synes tilstrekkelig med tanke på både kompetanse og kapasitet all den tid alle stillinger er besatt. Vakanser hos andre ansatte på plankontoret kan også virke inn på kapasiteten da det kan ta lengre tid å få nødvendig bistand og avklaringer fra leder eller arealplanleggere. Mangel på ingeniørfaglig kompetanse avhjelpes via Lister byggesakstilsyn, og sammensetningen av dagens kompetanse synes å fungere godt. 4.4 Veiledningsplikt Iht. Fvl. 11 har forvaltningsorganene en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde, jf. kapittel 2.3. Vi har satt opp som revisjonskriterium at kommunen skal ivareta sin veiledningsplikt. Henvendelser fra søkere Se eget kapittel om rutine for innkommet post (skriftlige henvendelser). I følge kommunen ble veiledningsplikten i 2014 ivaretatt gjennom at saksbehandlere var tilgengelige hver dag på telefon og for besøk. Både saksbehandler og leder fremhevet da at det var et mål å finne en bedre form for å håndtere henvendelser vedrørende byggesaker. Det burde være faste tider for å svare på henvendelser slik at saksbehandlerne også ble sikret ro til å saksbehandle. De ønsket å finne en god balansegang mellom å møte publikums behov for veiledning og få arbeidsro til å saksbehandle. Våren 2015 ble det etablert en egen byggesaksskranke på servicekontoret. Denne betjenes to dager i uken av byggesaksbehandler. Det trengs ingen avtale på forhånd og her kan bruker få informasjon og veiledning i byggesaker. Den nye ordningen innebærer at de øvrige dagene må det gjøres avtale med saksbehandler på forhånd, slik at saksbehandlerne skjermes. Forhåndskonferanse Forhåndskonferanse kan kreves av tiltakshaver eller plan og bygningsmyndighetene, og skal avklare tiltakets forutsetninger og rammene for videre saksbehandling. Dette er noe som også kan ses i sammenheng med forvaltningsorganenes generelle veiledningsplikt iht. forvaltningsloven. Vi får opplyst at forhåndskonferanse er noe som i liten grad blir bedt om eller praktisert i byggesaker. Uformelle avklaringsmøter og dialog undervegs blir i større grad brukt uten at det blir håndtert som en formell forhåndskonferanse med møtereferat. Hvis det gjelder en allerede opprettet sak, så legges det inn en merknad om dette i saksbehandlingssystemet. Av de utvalgte sakene vi har gått gjennom, jf. kapittel 5, var det avholdt forhåndskonferanse i kun en sak. Hjemmeside Plansjefen pekte i intervju høsten 2014 på at de ønsket å gjøre informasjon om byggesaksbehandling lettere tilgjengelig på nett. Våren 2015 ligger det ute omfattende informasjon og veiledning om framgangsmåte i byggesaker på kommunens hjemmeside. Informasjon ut til bransjen Kommunen har vært aktiv ut mot bransjen og arrangert samlinger med veiledning i forhold til søknader og regelverk, de siste gangene i regi av nettverket for byggesaksbehandling i regionen. Kommunen har mottatt positiv respons på disse samlingene, men mener at det fremdeles er et potensiale for å få bedre kvalitet på søknadene. Kommunen må være i en prosess for å få bedre forståelse mellom profesjonelle søkere og kommunen. 4.5 Revisjonens vurdering Vår vurdering er at kommunen har lagt til rette for å ivareta sin veiledningsplikt. Faste tider for byggesaksskranken sikrer forutsigbar tilgjengelighet for publikum. Det avlaster saksbehandlingen for øvrig, og de kan henvise folk til å ta kontakt når mottaket er åpent. Henvendelser utenom byggesaksmottaket kan besvares iht. kapasiteten hos saksbehandlerne, og fordelen er at når det er travelt så kan man henvise til mottakets åpningstider. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 20 78

79 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Sjekklister, informasjon og veiledning er tilgjengelig på nett, og det er avholdt dialogmøter med bransjen. Vi støtter kommunens syn om at det er viktig å jobbe videre med slike informasjonsmøter for å få en bedre dialog og felles forståelse for søkeprosessens krav til søknader. Økt kvalitet på innkomne søknader kan igjen bidra til raskere saksbehandling. Forhåndskonferanser blir derimot lite brukt, og vi anbefaler kommunen å vurdere om det i større grad kunne være nyttig å oppfordre til forhåndskonferanser. Dette for å ta formelle avklaringer i forkant, der det skrives referat som signeres slik at det er dokumentert at partene er enige om hvilke avklaringer som er gjort. 4.6 Mottakskontroll Iht. Pbl kan kommunen først gi tillatelser når søknaden er fullstendig. Vi har ført opp som et revisjonskriterium at kommunen på et tidlig tidspunkt bør stille krav til søknadens form og innhold og kontrollere at den er fullstendig, jf. kapittel 2. Kommunen vurderer at de her har et forbedringspotensial. Søknadene blir i hovedsak kontrollert for fullstendighet når saken blir påbegynt, mens målet er at søknaden skal kontrolleres når den kommer inn. Hver saksbehandler skal gå gjennom nye søknader, mens i praksis når man har stort etterslep så blir de eldste sakene prioritert først. Nye søknader blir liggende uten å bli kontrollert før de skal påbegynnes. Det sendes ut manglebrev, men alternativt hvis det er mindre mangler skrives det en merknad i Ehporte dersom det avklares over telefon. Det pekes også på at saksbehandlerne nok praktiserer krav til søknadene ulikt, og at det er et klart mål å søke å harmonisere dette sånn at det blir lik behandling uavhengig av hvem som saksbehandler. 4.7 Revisjonens vurdering Vår vurdering basert på informasjon fra kommunen er at mottakskontroll ikke fungerer i henhold til intensjonen. Denne tas løpende sammen med saksbehandling, og ved etterslep og restanser kan søknader bli liggende over lengre tid før mangelbrev blir sendt ut. Vår gjennomgang av enkeltsaker i kapittel 5 bekrefter dette. Kontroll av søknadene er uført og manglende opplysninger er etterlyst. Men kontrollen er ikke nødvendigvis tatt på et tidlig tidspunkt, og kan mer betegnes som en kontroll enn en mottakskontroll. Det er i varierende grad sendt ut brev med sjekkliste som viser hvilke mangler søknaden har. Vi har ikke gått inn i detaljer i forhold til hvilke krav som er stilt til søknadene, men sitter igjen med et inntrykk som bekrefter at saksbehandlere har praktisert dette ulikt. Vi kjenner til at andre kommuner, som et tiltak i perioder der man jobber for å komme a jour med saksbehandlingen, har satt en person til å ta tidlig mottakskontroll av innkomne søknader slik at man får inn mangler på et tidlig tidspunkt. Søknadene er dermed klare til å behandles når saksbehandler har ledig kapasitet. Nettopp i situasjon med etterslep og restanser mener vi det vil være nyttig å gjennomføre tidlig mottakskontroll slik at mangler blir oppdaget på et tidlig tidspunkt. Skulle situasjonen endre seg til at man er helt a jour med saksbehandlingen så vil mottakskontroll og start av saksbehandling følge hverandre da man har kapasitet til å ta begge deler fortløpende. Vi anbefaler å gjennomføre tidlig mottakskontroll som et ledd i arbeidet med å komme a jour med saksbehandlingen for å unngå at søker først etter lang tid får beskjed om mangler. Vi vil dessuten understreke viktigheten av å sette inn tiltak for å nå målet om å harmonisere saksbehandlingen slik at det blir stilt like krav til søknadene, uavhengig av saksbehandler. 4.8 Kvalitetssikring I henhold til kommunelovens 23 nr. 2 har administrasjonssjefen ansvaret for å se til at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll. Dette innebærer blant annet et ansvar for å etablere tilfredsstillende rutiner for å sikre seg slik kontroll. For å sikre at saksbehandlingen av byggesaker skjer i tråd med lover og regler, og for å oppnå likebehandling av søkere, er det viktig at det er visse rutiner for kvalitetssikring Vi har satt opp et revisjonskriterium om at kommunen bør ha lagt til rette for kvalitetssikring av saksbehandlingen. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 21 79

80 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Plansjef går gjennom saksframstillingene i alle saker som skal politisk behandles, før sakene legges fram for utvalget. Gjennomgangen dokumenteres ikke. Utfordrende saker blir diskutert med rådmann. Administrative vedtak har dobbel signatur når de sendes ut, men bak denne ligger ikke noen formalisert kvalitetskontroll av alle vedtak. For nyansatte under opplæring går en annen saksbehandler gjennom alle sakene før de ferdigstilles og sendes ut. Det er etablert fast ukentlig møte på plankontoret der problemstillinger i saker kan løftes opp og diskuteres i fellesskap, her deltar også leder. Både plansjef og saksbehandler peker på at ved spesielle problemstillinger kan det være behov for å drøfte disse med plansjef, og dette blir også forventet. Saksbehandler opplever gjerne at det er behov for avklaringer utover det faste ukentlige møtet. Dermed også at knapp kapasitet hos plansjefen gjør at det kan ta tid å få tilbakemelding. Noe som igjen kan være med å påvirke saksbehandlingstiden. For øvrig får vi opplyst at det er lav terskel for å diskutere sakene saksbehandlere i mellom, og at de bruker hverandres kompetanse. Vi oppfatter at saksbehandlerne tar opp spørsmål med hverandre i det daglige. Sjekklister for krav til søknad ligger tilgjengelig som et hjelpemiddel ved saksbehandling, men det er ikke rutine at denne eller andre sjekklister skal brukes. Det foreligger maler for underretning om vedtak. I disse inngår obligatoriske opplysninger om klagefrist, klageadgang og fremgangsmåte ved klage som sikrer at opplysningene blir gitt. 4.9 Revisjonens vurdering Vår vurdering er at det er lagt til rette for kvalitetskontroll ved at saksutredningen av alle saker som legges fram for politisk behandling, gås gjennom av plansjef. For administrative saker er det ikke noen formalisert kvalitetssikring, men løpende dialog og godt samarbeid kan være med å sikre kvalitet i saksbehandlingen. En vurdering av om kvalitetskontrollen skal dokumenteres og en eventuell formalisering av kvalitetssikring på administrative saker, bør baseres på en kost/nytte vurdering innad på avdelingen. Det bør legges til rette for at saksbehandlere ved behov får nødvendige avklaringer med leder, i rett tid. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 22 80

81 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 5 UTVALGTE BYGGESAKER 5.1 Innledning I dette kapittelet presenteres funn og vurderinger fra en gjennomgang av 53 utvalgte byggesaker og 9 klagesaker i perioden fra januar 2014 til og med mai Av utvalgte byggesaker var to søknader trukket, en var ikke fullstendig og en var fremdeles ikke behandlet, slik at til sammen 49 byggesaker og 9 klagesaker ligger til grunn for våre vurderinger. Vi har gått gjennom saker etter utplukk fra kommunens saksbehandlingssystem Ephorte. Vi har tatt et søk på saker kodet med BS (byggesak) som er opprettet i perioden, totalt 332 stk. (219 i 2014 og 113 i 2015) Av de 49 sakene som er gjennomgått var 16 dispensasjonssaker, 29 var saker med frist på 3 uker, og bare 4 var saker med 12 ukers frist. For klagesakene har vi tatt utgangspunkt i innkomne dokumenter i perioden som hadde ordet «klage» i overskriften i dokumenttittelen. Av disse har vi sett på de som gjaldt klage på byggesaksbehandling, totalt 9 stk. I disse sakene kan den opprinnelige saken være behandlet før 2014 mens selve klagen er håndtert i perioden for vår undersøkelse. 5.2 Gjennomgang av utvalgte saker Foreløpig svar I følge forvaltningsloven 11 a skal saker forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det gis foreløpig svar. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. Kommunen opplyser at det ikke er etablert noen rutine for å sende foreløpig svar. Vår gjennomgang av enkeltsaker bekrefter dette. I flertallet av sakene er det etterlyst dokumentasjon og dette er dokumentert gjennom brev til søker, eller notat i saksmappen om at det er tatt opp muntlig. Men det har i mange tilfeller også tatt lang tid før mangelbrev går ut, jf. avsnittet om mottakskontroll, og kun i et fåtall av sakene er det angitt når søker kan vente svar. Forhåndskonferanser Av de sakene vi har gått gjennom var det kun en sak der det i søknaden var notert at forhåndskonferanse var gjennomført. Frist for avholdelse av forhåndskonferanse etter henvendelse er 2 uker. Det lå ingen dokumenter på dette i saksmappen, og vi kunne dermed ikke kontrollere om forhåndskonferansen var avholdt innen fristen. Saksbehandlingstid Saksbehandlingstiden regnes fra fullstendig søknad er mottatt fra søker. Det er søker som er ansvarlig for at alle opplysninger følger med søknaden. Dette følger av Pbl første ledd andre punktum hvor det fremgår at «søknaden skal gi de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket». Hvis søknaden kun inneholder mindre feil eller mangler, løper fristen fra mottak av søknaden i kommunen. I flere av de gjennomgåtte sakene viste mottakskontrollen at det var mangler i søknaden og søker ble gjort oppmerksom på dette. Tabellen under viser gjennomsnittlig saksbehandlingstid for de utvalgte sakene. Vi har her også tatt med saksbehandlingstiden for dispensasjonssaker for å gi et inntrykk av denne, selv om disse ikke er underlagt noen frist. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 23 81

82 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS jan mai uker 12 uker disp. saker ingen frist 8 uker klagebehandling antall saker Gjennomsnittlig saksbehandlingstid 35 dager = 5 uker 39 dager = 5,5 uker 37 dager =5,2 uker 80 dager =11,4 uker Tabell 2: Tabell over utvalgte saker og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i perioden Med unntak av en sak, var alle 12-ukers saker behandlet innen saksbehandlingstidene gitt i plan- og bygningsloven. Den ene saken der fristen var overskredet, var det brukt drøyt 14 uker på saksbehandlingen. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for 12 ukers saker var 39 dager = 5,5 uker altså godt innenfor fristen. Av saker med frist på 3 uker ser vi at gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 5 uker. 17 av 28 saker var behandlet innen fristen. I sakene der fristen var overskredet varierte saksbehandlingstiden fra noen dager over 3 uker, til opp mot 30 ukers saksbehandlingstid. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for klagesaker var 80 dager = 11,4 uker. Fristen var overholdt i 5 av 9 klagesaker. Saksbehandlingstiden for sakene der fristen var overskredet varierte fra noen dager over 8 uker til drøyt 31 uker i den lengste saken. For dispensasjonssaker var gjennomsnittlig saksbehandlingstid 5,2 uker. Dersom vi deler opp i saker i 2014 og 2015 ser resultatene slik ut: uker 12 uker disp. saker ingen frist 8 uker klage behandling antall saker Gjennomsnittlig saksbehandlingstid 39 dager = 5,6 uker 44 dager = 6,3 uker 36 dager = 5,1 uker 91 dager = 13 uker Tabell 3: Utvalgte saker og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i uker 12 uker disp. saker ingen frist 8 uker klage - behandling antall saker Gjennomsnittlig saksbehandlingstid 25 dager = 3,6 uker 17 dager = 2,4 uker 40 dager = 5,7 uker 41 dager = 6 uker Tabell 4: Utvalgte saker og gjennomsnittlig saksbehandlingstid i Vi har også fått oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid i 2014 fra kommunens eget byggesaksregister. Vi har ikke gått inn for å se på hvilke saker som er tatt med, hvordan sakene er klassifisert eller hvordan fristen er beregnet i dette systemet. Men oversikten viser at kommunens egen En av klagesakene i 2015 var satt opp til politisk behandling, men da rapporten ble skrevet var den enda ikke behandlet. Her er brukt møtedato for utvalget. Dersom utvalget velger å opprettholde vedtaket og sende klagen videre til fylkesmannen skal tiden det tar før saken blir sendt klageorganet også tas med i saksbehandlingstida. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 24 82

83 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS beregning gir gjennomsnittlig saksbehandlingstid på 6,6 uker i saker med 3 ukers frist, 15 uker i saker med 12 ukers frist, 5,6 uker for klagebehandling og 10 uker for dispensasjonssaker. Dette indikerer at kommunen i 2014 strevde med å overholde saksbehandlingsfristene for saker både med 3- og 12 ukers frist. Gebyrbortfall Dersom en sak med 12 ukers frist ikke er avgjort innen fristen, må kommunen tilbakebetale tiltakshaver 25 % av det totale byggesaksgebyret for hver påbegynte uke fristen overskrides, jfr. Pbl første ledd, og forskriftens 7-4. Saksbehandlingsfristen på 12 uker var overskredet i en av de undersøkte sakene. Her var ikke gebyret redusert. Kommunen opplyser også at de ikke har hatt noen rutine for å redusere gebyret dersom fristen er overskredet. Klagesaker I vårt utvalg av saker med ordet «klage» i sakstittel, fant vi 9 saker som hadde vært behandlet i perioden. Fire av de påklagede vedtakene var behandlet av rådmannen etter delegert myndighet, mens fem av sakene var avgjort i hovedutvalg for miljø, plan og drift. En av klagene ble tatt til følge av kommunen, to ble imøtekommet på grunn av saksbehandlingsfeil, en ble avvist og en var ikke behandlet da rapporten ble skrevet. Fire klagesaker ble videresendt fylkesmannen for videre behandling. I en av sakene ble kommunens vedtak delvis omgjort og delvis opprettholdt, en ble opprettholdt, og i to saker ble vedtaket omgjort. Fra fylkesmannen i Vest-Agder har vi fått en oversikt over hvordan klagesaker mottatt fra Lyngdal kommune er avgjort i klageinstansen. Her kan det være ulik periodisering fra vårt utvalg avhengig av når klagen er kommet inn til fylkesmannen. Vedtak som evt. er påklaget av fylkeskommunen vil ikke fremkomme her, da de sendes til settefylkesmann for klagebehandling. År Stadfestet Opphevet Omgjort Avvist Totale saker Tom. april Tabell 5: Klagesaker behandlet av fylkesmannen i vest-ager Fylkesmannen skrev på sin hjemmeside i 2013 at av de 227 klagesakene fylkesmannen i Vest-Agder mottok i 2013 ble totalt 49 % stadfestet, 34 % opphevet, 13 % omgjort og 4 % trukket/avvist. Fylkesmannen sier videre: «Halvdelen av klagerne får medhold i klagen. I kurs og møter med kommunene har Fylkesmannen fokusert på kravet til begrunnelser særlig i dispensasjonssaker, men fortsatt har kommunene utfordringer her. Vi kunne ønske at andelen opphevde vedtak var mindre. Oppheving av et vedtak med ny behandling av saken er tidkrevende både for tiltakshaver og kommunene.» Statistikken fra fylkesmannen viser at det stemmer noenlunde for sakene fra Lyngdal kommune også, at i underkant av halvparten av kommunens vedtak over de siste årene er blitt stadfestet. 5.3 Revisjonens vurdering Vi har gått gjennom i alt 58 saker og ni klagesaker for å kontrollere disse opp mot utvalgte revisjonskriterier for å vurdere kvaliteten på byggesaksbehandlingen. Gjennomgangen viser at saksbehandlingsfristene gitt i Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 25 83

84 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS plan- og bygningsloven i mange tilfeller blir overskredet, og kommunens egen beregning av saksbehandlingsfrister indikerer at kommunen strever med å overholde fristene både i 3 og 12 ukers saker. Fristene beregnes fra søknaden er fullstendig, og i en stor andel av søknadene var det etterlyst dokumentasjon, noe som ofte ikke skjedde før det var gått en del tid, slik at opplevd saksbehandlingstid for søkeren vil være lenger enn faktisk saksbehandlingstid. En stor andel av de tilfeldig utvalgte sakene var dispensasjonssaker. Dette underbygger administrasjonens informasjon i kapittel 3 om at gammelt planverk er lite detaljert og krever mange dispensasjoner og vurderinger. Vi vil her vise til at dersom det er kompliserte saker som ikke krever dispensasjon kan kommunen evt. vurdere om det i særlige tilfeller er anledning til å utsette fristen, og evt. sende underretning om dette før utløpet av opprinnelig frist. Som særlige tilfeller er nevnt tiltak i områder der plangrunnlaget er uklart, tiltak i uregulerte områder med videre, se kapittel 2.4 Det ser ikke ut til å være rutine for å sende foreløpig svar i saker som tar uforholdsmessig lang tid. Det kan tenkes at dersom kommunen fikk innført rutine for å sende foreløpige svar med angivelse av når søker kan forvente svar, ville det kunne redusere antall purringer og håndtering av henvendelser fra søkere som tar kontakt for å etterlyse sin sak. Det ser ikke ut til å være rutine for å redusere gebyret dersom saksbehandlingsfristen for saker med 12 ukers frist er overskredet. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 26 84

85 6 INNGÅENDE POST KNYTTET TIL BYGGESAKER Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 6.1 Innledning I dette kapittelet presenterer vi informasjonen vi har mottatt knyttet til den første problemstillingen, og gjør en vurdering av om revisjonskriteriene er oppfylt. 6.2 Arkivplan og journalføring I følge opplysninger fra kommunen har kommunen en vedtatt arkivplan for 2002, men det jobbes med å oppdatere planen. Planen er at oppdateringen skal gjennomføres i år. Arkivplanen inneholder rutine for ansvarsforhold og prosedyrer for registrering av arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post, jfr. pkt. 3 i arkivplanen. Kommunen har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Det er arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Tidligere var rutinen slik at saksbehandler som mottok e-post direkte, pliktet å vurdere om det var arkivverdig post som krevde journalføring. I tilfelle skulle e-posten straks videresendes til arkivtjenesten for registrering. Nåværende rutine sier at saksbehandlerne har anledning til selv å journalføre e-posten på den aktuelle saken, samt å sende e-post som blir arkivert i sak-/arkivsystemet. Saksbehandler kan imidlertid fortsatt velge å sende e-posten til postmottak for journalføring. Det vil være saksbehandlers ansvar å levere brev/dokumenter til skanning. Rutinen er ikke skriftliggjort, men skal inn i ny oppdatert arkivplan. I intervju opplyser enhetsleder for plankontoret at post som regel skal gå til postmottak, men at det noen ganger mottas post direkte hos saksbehandler. Leder hadde på tidspunkt for intervju i oktober 2014 ca. 300 uleste eposter og han sier at ting der kan ha kommet bort. Årsaken til at slike restanser har bygd seg opp er forklart med lav bemanning. Med ny bemanningssituasjon mener plansjefen at det bør være mulig å få hodet over vannet. 6.3 Revisjonens vurdering Kommunens arkivplan ble sist vedtatt i I følge intervju skal denne oppdateres i løpet av året. Vi har derfor ikke gått gjennom denne planen nærmere bortsett fra den delen som omhandler håndtering av e-post som mottas direkte hos saksbehandler uten å ha gått via postmottak. Kravene til journalføring framgår tydelig arkivforskriften. Vi registrerer at mange dokumenter sendt som e- poster er blitt liggende uåpnet hos plansjefen uten at disse dokumentene er blitt kontrollert for arkivverdighet og i så tilfelle blitt journalført. I følge kommunens egen rutine skal enten saksbehandler selv journalføre e- poster som kommer direkte eller disse kan videresendes til postmottak for journalføring. Dersom post ikke blir journalført og skannet inn i postsystemet vil heller ikke dokumentet kunne bli besvart og behandlet eller være gjenstand for innsyn for offentligheten. Vi mener kommunen har etablert rutiner for journalføring av post, men at kravene til journalføring av dokumenter ikke er fulgt. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 27 85

86 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 7 KONKLUSJON OG ANBEFALINGER 7.1 Konklusjon Revisjonen har i dette prosjektet undersøkt følgende problemstilling: 1. Har Lyngdal kommune lagt til rette for god saksbehandling av byggesaker 2. Er saksbehandlingen på utvalgte punkter iht. gjeldende regelverk 3. Har kommunen rutiner for å registrere og behandle inngående post knyttet til byggesaker I vår undersøkelse av den første problemstillingen, fant vi at bemanningen knyttet til byggesaksbehandling synes å være tilstrekkelig med tanke på kompetanse og kapasitet, men at denne også blir påvirket av kapasitet og vakanser hos leder og andre ansatte på plankontoret. Kommunen har lagt til rette for å ivareta sin veiledningsplikt og tilgjengelighetene for brukerne synes god. Kommunens rutine for mottakskontroll fungerer ikke iht. intensjonen da denne burde vært tatt på et tidligere tidspunkt. Det er etablert tilfredsstillende kvalitetssikring av byggesaksbehandlingen, men det bør sikres at saksbehandlere får nødvendig veiledning fra leder i kompliserte saker i rett tid. Basert på vurderingen av de ulike revisjonskriteriene kan vi konkludere med at kommunen delvis har lagt til rette for en god saksbehandling av byggesaker. I vår gjennomgang av utvalgte byggesaker fant vi at saksbehandlingsfristene gitt i plan- og bygningsloven i mange tilfeller blir overskredet. Kriteriene om å sende foreløpig svar og redusert gebyr ved overskridelse av 12 ukers saker var ikke oppfylt. Konklusjonen ut i fra dette var at saksbehandlingen på de utvalgte punktene ikke er iht. gjeldene regelverk. Vedrørende den tredje problemstillingen har kommunen oppfylt kriteriet om arkivplan, men etter vår vurdering oppfylles ikke kriteriet om journalføring av alle dokumenter og innkommende saker kan bli liggende uten saksbehandling. 7.2 Anbefalinger På bakgrunn av undersøkelsen gis disse anbefalingene. Vi anbefaler kommunen å vurdere om det i større grad kunne være nyttig å oppfordre til forhåndskonferanser. Vi anbefaler å gjennomføre tidlig mottakskontroll av innkomne søknader Det bør sikres at det stilles like krav til dokumentasjon av søknader, uavhengig av hvem som saksbehandler. Det bør legges til rette for at saksbehandlere ved behov får nødvendige avklaringer med leder i rett tid. Vi anbefaler at det settes inn tiltak slik at saksbehandlingsfristene holdes, samt at det sendes foreløpig svar når saksbehandlingstiden forventes å ta uforholdsmessig lang tid. Vi anbefaler at kommunen vurderer hvorvidt det er anledning til å sette utsatt frist eller avtale utsatt frist dersom særskilte forhold ved saken tilsier lang saksbehandlingstid. Vi anbefaler at kommunen praktiserer bestemmelsen om gebyrbortfall. Det bør sikres at rutinen for journalføring av e-post til kommunen blir etterlevd og at alle saker blir behandlet. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 28 86

87 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 8 HØRING 8.1 Kommunens høringssvar Rapporten ble sendt på høring til kommunen v/rådmannen. Det er gitt følgende høringsuttalelse datert ved plansjef Anne Kristine Lysestøl: «Plankontoret har hatt en gjennomgang av høringsrapporten som ble sendt til kommunen med høringsfrist På grunn av ferieavvikling og lederskifte rakk ikke kommunen å svare i tide og har fått en ukes utsatt høringsfrist. Plankontorets hovedvurdering er at framstillingen i rapporten gir et bra bilde av situasjonen. Den framstilling og oppsummering som er gitt stemmer bra med det inntrykket vi har selv. Vi har likevel noen kommentarer/tilleggsopplysninger til rapporten. Kommentarene er delt opp etter problemstillingene i rapporten: 1. Legge til rette for god saksbehandling: Dette skrives det om i rapporten at blir gjort på en tilfredsstillende måte, men det gis råd blant annet om å bedre mottakskontroll og harmonisering mellom saksbehandlere. Kommunen har hatt fokus på god saksbehandling en god stund allerede, og viser til den oppbemanningen som har foregått over en tid. Mye har også skjedd også i forbindelse med ombyggingen av rådhuset hvor nettopp ideen var å få samlet enheten slik at det lå bedre til rette for samhandling mellom saksbehandlere. I ombyggingen ble det også etablert en byggesaksskranke i servicekontoret, og denne skal bemannes 3 dager i uka. I perioder har dette vært redusert til to som det står i rapporten. Saksbehandlere er også tilgjengelig ellers ved at det er oppføring i kalenderen som gir beskjed om avtaler og skjermet saksbehandlingstid. Det betyr at dersom ikke annet er sagt i kalenderen er saksbehandler ledig, og skal kunne ta i mot besøk og telefoner som kommer via sentralbord og servicekontor. Kunder kan ikke lenger gå direkte inn til saksbehandler på kontoret, men må altså henvende seg i skranke/sentralbord først. Tilbakemeldingene fra publikum er positive. Vi prøver også å redusere sårbarheten ved sykefravær og ved skifte av ansatte ved å ha på plass rutinebeskrivelser for de oppgavene som vi skal utføre. 2. Utvalgte byggesaker: Noen av sakstypene tar for lang tid. Det pekes på i rapporten at kommunen bør øke bruken av foreløpige svar. Plankontoret vurderer at dette sterkt henger sammen med bedre rutiner for mottakskontroll. Det har også vært et problem at saker med kort frist har brukt for lang tid før den har blitt tildelt til saksbehandler. Vi fokuserer spesielt nå på å få saker med kort frist behandlet innen fristen. På saker med lengre frist er vi innenfor saksbehandlingstiden i de fleste saker. Selv om utvalget av saker er få tolker vi tallmaterialet slik at tendensen for 2015 viser at det allerede er forbedringer i forhold til saksbehandlingstid. Plankontoret har kjøpt inn en programvare (byggesaksregister) som skal være til hjelp for saksbehandlerne til å ha oversikt på saksbehandlingstid og tidsfrister. Bruken av denne er forholdsvis ny og er i en innkjøringsfase, men vi håper å få god effekt av dette snart. Tilbakemelding angående gebyrbortfall ved for lang saksbehandlingstid blir fulgt opp. 3. Håndtering av inngående post. Vi er oppmerksomme på dette og prøver å få søknader til å sendes direkte til postmottak for å minske feilkilden. Oppsummering: Vi har som nevnt over allerede vært klar over noen av de svake punktene/forbedringspotensialene som det er pekt på i rapporten, og har allerede satt i gang tiltak for å bedre situasjonen, dette gjelder blant annet bruk av forhåndskonferanser. Likevel ser vi rapporten som et godt hjelpemiddel i vårt videre arbeid med dette og som en kvalitetssikring av vår vurdering i tillegg til at vi har blitt obs på noen elementer som vi ikke har hatt så mye fokus på.» 8.2 Revisjonens kommentar til høringssvar Revisjonen har ingen merknader til rådmannens høringssvar. Det er positivt at det allerede er satt i gang tiltak for å bedre situasjonen. Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 29 87

88 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 9 DOKUMENTHENVISNING Lover, forskrifter, lovforarbeider og rundskriv Kommuneloven. Lov 25. september Lov om kommuner og fylkeskommuner. Sist endret: LOV fra , LOV Forvaltningsloven. Lov 10. februar Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker. Sist endret: LOV fra Plan- og bygningsloven. Lov 27. juni Lov om planlegging og byggesaksbehandling. Sist endret: LOV Byggesakforskriften. Forskrift av 26. mars 2010 nr Forskrift om byggesak. Forvaltningslovforskriften. Forskrift av 15. desember 2006 nr Forskrift om forvaltning. Rundskriv H-13/04 Tilbakebetaling av gebyr ved kommunens oversittelse av fristen for behandling av byggesaker Litteratur: Hans Petter Graver (2007) Alminnelig forvaltningsrett, Universitetsforlaget Grimstad og Halvorsen (2011) Forvaltningsloven i kommunene - veiledning og kommentarer, Kommuneforlaget Kommunale dokumenter: Årsberetninger for Lyngdal kommune, Generelt delegasjonsreglement for Lyngdal kommune, vedtatt av kommunestyret , revidert Rutinebeskrivelse klagebehandling Sjekkliste ved søknadsgjennomgang Lister krav en sjekkliste som er utarbeidet i fellesskap mellom byggesakskontorene i Lister, siste revisjon 2012 Nettkilder Lyngdal kommunes hjemmeside: Fylkesmannen i Vest-Agder: Sivilombudsmannens: Direktoratet for byggkvalitet: Forvaltningsrevisjon - byggesaksbehandling Side 30 88

89 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET INNKALLING TIL Onsdag, , kl. 18:00 Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Lyngdal rådhus Dagros møterom (ved servicekontoret) 89

90 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJON VEST, VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET Følgende medlemmer er innkalt: Svein Bøgwald Hans Gunnar Sveindal Judith Birkeland Alf Skeime Henny Heskestad Bård Melvin Bulæg Kjersti Aukland Hansen Jens Monstad Gunhild E. Halvorsen Ribe Lars Odin Engeli Lars Tjelland Helge Elle Irene Loka Silje Djuvik Støle Kvinesdal kommune Audnedal kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune Farsund kommune Styreleder Revisjonssjef Ansattes representant SAKSLISTE: 07/2015 Godkjenning av innkallingen og saksliste til representantskapet. 08/2015 Valg av to representanter til å underskrive protokoll fra møtet. 09/2015 Budsjett Økonomiplan MELDINGER M-06/2015 Protokoll fra representantskapsmøte M-07/2015 Protokoll fra styremøte Evt. forfall meldes til revisjonssjef på telefon eller e-post Varamedlemmer mottar sakspapirer, men møter bare etter særskilt innkalling. Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef 90

91 91

92 92

93 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Protokoll fra styret Møte nr. 2/2015 Sted: Lyngdal rådhus Dato: Tid: 09:30-11:00 Til stede: Forfall: Helge Elle Svein Røynesdal Lise Klemsdal Løkling Alf Morten Normann Shirley Rødland Monica Nilsen Irene Loka Wenche Storaker Else Pedersen Rafoss styreleder nestleder styremedlem varamedlem varamedlem representant fra ansatte revisjonssjef Saksliste Saksnr. Sakstittel 04/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra møte /2015 Økonomirapport juni /2015 Budsjett for Økonomiplan /2015 Revisjon av kvalitetskontrollsystemet for Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Referatskriv: M-02/2015: Protokoll fra møte i representantskapet M-03/2015: Protokoll fra møte i representantskapet M-04/2015: Firmaattest. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 93

94 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 04/2015: Godkjenning av møteprotokoll fra møte Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Møteprotokoll fra styrets møte godkjennes. Sak 05/2015: Økonomirapport juni 2015 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Økonomirapporten per juni 2015 tas til etterretning. Sak 06/2015: Budsjett for Økonomiplan Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2016 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % side 2 94

95 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 07/2015: Revisjon av kvalitetskontrollsystemet for Kommunerevisjonen Vest, Vest- Agder IKS Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret vedtar revidering av kvalitetskontrolldokumentet for Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, datert Lyngdal, Helge Elle styreleder Svein Røynesdal nestleder Lise Klemsdal Løkling styremedlem Alf Morten Normann varamedlem Shirley Rødland varamedlem side 3 95

96 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 09/2015 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Årsbudsjett 2016 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan Vedlegg: Styresak 6/2015. Forslag til budsjett for I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta budsjett for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om årsbudsjett for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for innarbeidelse i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Når det gjelder forutsetninger og rammer for budsjettet vises det til vedlagt styresak 06/2015. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2016, dvs. samme budsjettall er videreført. 1 96

97 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Økonomiplan i perioden : Re gnsk ap Buds jett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,31 % Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,8 % Netto finansinntekter ,3 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr Dette er en økning på 3,44 % i forhold til budsjettet for I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene er det brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2016: 2 97

98 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2016 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av budsjett 2015 %-fordeling budsjett 2015 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef 3 98

99 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 06/2015 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett Økonomiplan Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2016 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Saksutredning: Vedlegg: Forslag til årsbudsjett for Rammer for budsjettet Det er tre forhold som påvirker planleggingen og budsjetteringen av driften framover. Den første er kommende kommunereform med kommunesammenslåinger, den andre er pågående 1 99

100 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS utredning om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS med andre revisjonsenheter, og til sist er det bemanningssituasjonen i selskapet. Det synes ganske klart at det vil bli en sammenslåing av kommuner i løpet av kommende år. Et alternativ kan gi en sammenslåing iverksatt allerede fra 2018, mens andre først vil komme i Hvor nye kommunegrenser vil gå er vanskelig å si noe om nå, men vi må ta utgangspunkt i at våre 11 eierkommuner vil bli redusert til et betydelig mindre antall. Det vil imidlertid være en overgangsfase når flere kommuner blir til en og da vil det mest sannsynlig bli behov for ekstra bistand fra revisjonen. Når det gjelder utredningsarbeidet så er dette igangsatt sammen med Rogaland Revisjon IKS. Her vil jeg ta utgangspunkt i at vi vil bli del av en større offentlig revisjonsenhet med et sterkere og bredere fagmiljø enn det vi i dag har. Den nye revisjonsenheten må tilpasse sin drift og eksistens til et nytt kommunekart. Den siste forutsetningen knyttes til selskapets bemanning. Vi har i vår mottatt oppsigelser fra to av våre revisorer. En regnskapsrevisor og en forvaltningsrevisor. Foreløpig har vi ansatt to revisorer i engasjement fram til sommeren Spørsmålet er hvordan selskapet bør bemannes gitt de usikre forholdene vi står overfor. Vi må anta at det i overgangsperioden vil måtte brukes ekstra ressurser for å sikre at avslutningen av kommuner og oppstarten av ny kommune blir gjennomført på en ordentlig måte. Jeg har valgt å budsjettere ut fra disse forutsetningene: Det blir kommunesammenslåing og dermed vil vår kundeportefølje bli redusert. Samtidig vil det bli behov for ekstra bistand i sammenslåingsperioden når flere regnskap skal samordnes til ett. Der vil det bli mange forhold som må avklares og dokumenteres. Dette tilsier at vi har behov for minst nåværende bemanningsnivå av regnskapsrevisorer. Selskapet blir del av en ny større revisjonsenhet og vil måtte tilpasse seg kommunenes behov for tjenester. Vi bør derfor starte tilpasningen til denne situasjonen nå når vi har muligheten til å gjøre det på en smidig måte. Vi hadde i inneværende års budsjett lagt opp til å ta ut en effektiviseringsgevinst fra sommeren av. Da hadde vi forventninger om at også kommunene ville levere årsregnskap med avstemminger og nødvendig dokumentasjon innen fristen for regnskapsavleggelse. Imidlertid fikk vi av ulike årsaker merarbeid i flere av kommunene, og har måttet gjennomføre revisjonen med 7 revisorer (planen å redusere til 6 fra sommeren) i tillegg til en god del overtid. I det bildet kan det også nevnes at to av kommunene leverte ekstra tidlig, noe som gjorde det mulig for oss å utføre revisjonen over en lengre periode. Når vi nå har muligheten til å se på bemanningsnivået på nytt, er det tid for å vurdere dette opp mot de endringene som må forutsettes å ville komme. Jeg foreslår derfor at vi holder en fast bemanning med 8 ansatte (herav noe redusert arbeidstid pga mindre barn) og kjøper tjenester fra andre revisjonsenheter for gjennomføring av enkeltprosjekter innen forvaltningsrevisjon. Det vil si at vi velger å ikke ansette en ny fast forvaltningsrevisor nå. Dette fordi vi antar at samlet vil behovet for denne typen revisjonstjeneste blir redusert om et par år og at det i år og neste år vil gjennomføres overordnet analyse og plan for selskapskontroll, noe som kan gjennomføres med det personalet vi har i selskapet i dag. I tillegg kan vi gjøre noen interne justeringer og overføre noen av ressursene fra regnskapsrevisjon til forvaltningsrevisjon. Jeg har dermed videreført bemanningsnivået omtrent som budsjettet for 2015 med 8,4 årsverk

101 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr Lønnsoppgjøret for 2015 lokalt i selskapet er ikke gjennomført på tidspunktet for budsjettering. Det har vært et mellomårsoppgjør med lite tillegg sentralt, så jeg baserer budsjettet ut fra en marginal økning på 1 % i Lønnen for 2016 er budsjettert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, samt at jeg forutsetter budsjettet ut fra 8,35 ansatte, men at en del av personalbehovet vil bli dekket ved kjøp av tjenester fra andre. Jeg har beregnet lønnsutgiftene med et generelt tillegg på 3 % fra 1.5. SSB har i sine konjunkturtendenser per en prognose med antatt lønnsvekst på 3,0 %. Posten for lønn til faste stillinger har en økning på 4,2 % i forhold til budsjettet for Det er budsjettert med 8,4 årsverk, omtrent som budsjettert for Overtiden er budsjettert med kr Forhåpentligvis er dette tilstrekkelig ut fra at vi ikke gjennomfører tenkt reduksjon av bemanningen av regnskapsrevisorer. Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 18 %. Jeg har ikke noe budsjett fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr i budsjettet. Dette er samme nivå som budsjettet for Nivået på budsjettet er usikkert. Arbeidsgiveravgift er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, budsjettert med en økning på 3,58 % fra Andre driftsutgifter Budsjett: kr Sum driftsutgifter er økt med 4 % fra budsjett for Det er foretatt visse justeringer av de enkelte postene. Vi har kjøpt en lisens på tilgang til Gyldendal Rettsdata. Vi har behov for en effektiv tilgang til lovtekst og forarbeid, samt litteratur og dommer i forbindelse med spørsmål fra kunder samt ved forvaltningsrevisjon. Dette forklarer den store økningen på posten for lisenser. Faste utgifter som ligger i posten er Forsikring ansatte Kontingenter NKRF (medlemskontingent og premie for kvalitetskontroll) KS - medlemskap Lisenser Sticos (oppslag regnskap) Descartes (revisjonsprogram) Current timeregistreringssystem (nytt 2013) Hjemmekontorløsning (IT-tilgang avd.kontor

102 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Lyngdal) Gyldendal Rettsdata (oppslag lov/forarbeid/litteratur nytt 2014) Drifting IT Regnskapsføring Flekkefjord Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr Inntektene fra kommunene har en økning på 3,44 %. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr Inntektsanslaget er på økt opp for å få den mer i samsvar med siste års regnskap. Inntekten vil avhenge av om det er særskilte forhold i noen av selskapene som påvirker tidsforbruket vårt. Det foreslås å øke timeprisen fra kr 735 til kr 750, en økning på 2,1 %. Finans overføringer Renteinntektene er budsjettert med kr I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr Dette er en økning på 3,44 % i forhold til budsjettet for I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Forslag til utgiftsfordeling i 2016: 4 102

103 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Økonomiplan En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2016: Re gnsk ap Buds jett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,31 % Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,8 % Netto finansinntekter ,3 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Den videre budsjettprosess: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for å innarbeide dette i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning 5 103

104 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Vi har i år laget et budsjett som er preget av kommende endringer i kommunestrukturen blant våre eierkommuner. Budsjettet og bemanningen er tilpasset denne kommende tiden samtidig som vi skal betjene kommunene ut fra dagens behov for revisjon, kontroll og analyser. Overgangsperioden fra vedtak om kommunesammenslåing er fattet og til ny storkommune er oppe å gå, vil kreve ekstra oppmerksomhet og fokus for å sikre en god og smidig gjennomføring av prosessen. Vi har derfor brukt mulighetene som oppsigelsene har gitt oss, til å forme en revisjon som kan møte dette på en forberedt og god måte. Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2016 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef 6 104

105 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til årsbudsjett 2016 Driftsinntekter: Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring B2016-B Inntekt kommuner ,44 % Honorar o.l Inntekt fra andre ,76 % Refusjon sykepenger MVA.komp drift ,00 % Diverse refusjoner Refusjon telefon ansatte -265 Sum Driftsinntekter ,31 % Driftsutgifter: Lønn faste stillinger ,21 % Vikariater Ekstrahjelp ,00 % Overtid ,09 % Annen lønn Bilgodtgj. Skattepl./arb.g.avg ,00 % Godtgjørelse styremedl ,00 % Tapt arbeidsfortjeneste ,00 % Pensjon ,33 % Premieavvik Pensjon Arbeidsgiveravgift ,65 % Avsetn. Feriep. Arb.g.avg Sum Personalutgifter ,58 % Trykking/papir/rekvisita m.v ,00 % Faglitteratur,håndbøker m.v ,00 % Andre kontorutgifter ,00 % Møteutgifter, bevertning ,00 % Velferdstiltak ,00 % Andre varer og tjenester ,00 % Regnskapsføring ,00 % Telefon ,00 % Tjenestetelefon (ansatte) ,00 % Porto ,67 % Annonser ,00 % Kurs/opplæring ,00 % Reiseutg. Oppg.pl ,00 % Andre oppgavepl. Godtgj ,00 % Reiseutgifter, ikke oppg.pl ,45 % Forsikring ,00 % Kontingenter ,00 % It-lisenser ,39 % Inventar og utstyr ,00 % IT-utstyr ,00 % It-programvare ,00 % Driftsavtale IT ,00 % Konsulenttjenester

106 Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring B2016-B Revisjon ,33 % Kjøp fra private MVA. pl. anskaffelser ,00 % Sum Andre driftsutgifter ,11 % Avskrivninger Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,82 % Netto renteutgifter Netto renteinntekter ,33 % Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Bruk av tidligere mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Avsetning til disposisjonsfond Overført til inv Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk

107 Willy Gill Fra: Harald Lande Sendt: 10.juni 20L509:34 'Willy Gill' Til: Emne: Vedlegg: VS: Klage på vedtak i saksnummer PS 35/15 Plassutfordringer ved Berge Barneskole Klage på vedtak.docx Hei. Videresender denne. Vi tar den med som referat neste møte. Mvh harald Fra: Grethe Joha nnessen [mailto:grethe.joha nnessen@gmail.com] Sendt: 10. juni :19 Til: ksagsta@gmail.com; sigmund.abusland@gmail.com; torunn.tjomsland@gmail.com; fidjelk@online.no; andersliten@yahoo.no; turid.haaland@gmail.com; Johan.Ekeland@ae.no; Harald Lande; mh@sor.no; byggteknikklyngda l.no; mona.fred bo@ live.no Emne: Klage på vedtak i saksnummer PS 35/15 Plassutfordringer ved Berge Barneskole Sender vedlagt klage på deler av vedtaket som ble fattet i kommunestyret Hilc,lrn I tttvva! &næthe "Xohannessen Ttf. qq A? f,r qf, a taa vv vv vv vv 107

108 Til Lyngdal kommune Postboks Lyngdal Klage på vedtak i saksnummer PS 35/15 Plassutfordringer ved Berge Barneskole Vi ønsker med dette å klage på deler av vedtaket som ble fattet i kommunestyret 2 I.05. I 5. Klagen begrenses til å gjelde anmodningen om å sette igang tiltak for å overføre elever fra Svenevik til Årnes skole. I dette vedtaket er det flere forhold vi ønsker å belyse, og som vi stiller oss spørrende til. Vi ønsker først å gjengi rådmannens konklusjon i sin helhet, slik at det er klart for alle hva som anbefales: <Kortsihig er det mutig å flytte elever fra Svennevik til Årnes. Situasjonen vil bedres noe på Berge barneskole, det vil bli 2-5 færce elever i hvert /om, men opplevelsen av mangel på rom til grupper osv. vil ikke endres. Forholdene blir ikke bedretfor tilrettelegging av kvalitetsmessig utvikling cn opplæringen. Et modulbygg på Berge vil medvirke til god opplæring på skolen de nærmeste år. Overflytting cn elever fra Svennevik til Årnei skole vil medføre øhe driftskostnader med el<stra klassedelinger på Årnes. Disse vil i løpet qv en 5 årsperiode overstige innkjøp av moduler ved Berge b. Utarbeidelse av framtidig skolebrukspløn kan medfordel utsettes til ny kommunestruhur er ovhart. Dersom det blir kommunesammenslåing, vil det være naturlig at skolebruksplan ses i sammenhengfor hele den nye kommunen., (Norman Udland, I 5. Arkiv: 6 I 4,saksmappe: I I 5) Å overføre elever fra Svenevik til Årnes, vil som rådmannen har nevnt, medføre økte driftskostnader med ekstra klassedelinger i to, og på sikt, tre trinn på Årnes skole frem til2018. Ved å flytte elevene fra Svennevik til Årnes vil dermed skolens totale budsjett øke med 3,25 millioner de neste årene (se utregning i rådmannens innstilling) Dette vil påvirke økonomien ved de resterende barneskolene. Vi mener dette er unødvendig bruk av skolens resurser så lenge det faglig er konkludert med at Berge barneskole har plass til elevene som i dag går der. Rådmannen skriver i sin innstilling at <Det vil være en mulighet å håndtere en slik kostnad innenfor skolenes totale budsjett, men det ville medføre at tilrettelegging av et kvalitativt godt tilbud ville bli redusert.> Er dette en ønsket situasjon for nåværende elever ved barneskolene? På hvilket grunnlag er det da fornuftig å flytte elever, uavhengig av hvilken del av Berge skolekrets som rammes? Berge barneskole har en mangeårig velkjent plassmangel og er som rådmannen skriver i sin uttalelse utdatert. Ved å flytte elever vil mangelen på grupperom og spesialrom på ingen måte bedres. Utgifter til modulbygg ved Berge barneskole tilkommer uansett, uavhengig av om elever flyttes fra eller blir ved Berge. 108

109 Rådmannen skriver at Berge barneskole allerede har en bygningsmasse som er uhensiktsmessig for å drive funksjonell opplæring, og at ny skolebruksplan vil komme i Hvis det likevel planlegges å bygge nytt eller utbedre dagens skole, vil det være uforutsigbart for våre barn å måtte endre skolekrets fua2016. På hvilket grunnlag har kommunestyret valgt å gå imot skolesjefens/rådmannens uttalelse <Sett i et slikt perspektiv vil det være negatir.t å fase inn elever fra Svennevik til Årnes dersom det på lin sikr vil bli endret igjen>? Oppf æringsleiven ligger lil gmnn fcrr all skoledrift. $ 9a-3 omhandler det psykosoiale milioet: <Skolen skol nkli,'t og s))stewal.isk orheide.fbr a.fi enlie eil godt psykosasialt niljø, der clen enkelte eleven knn oppleve tryggleik og sosialt tilhørr. Hvis skolegrensene blir endret tra høsten 2016" vil flere barn oppleve å starte på en annen skole enn sine storesøsken, Vår erfaring er at det gir clen eukelte elev både trygghet og stabilitet å ha sine søsken på samme skole. Forskning bekreller også dette. Vi rllener at søsken på samme skole gir tlyggere bam og kan avverge mobbing. 'fr-l'gge barn lærer bedre. og felles lokalnriljø (f.eks samnle skole) er viktig for et godt søsken- og lamilieforhold. Foreldres engasjement vilnatulig nok øke ved at de har tilknytning til kun 6n skole, og et godt h.iem- /skolesainarbeicl er den viktigste faktor for barirs trivsel. læring og gjennomfbringsevne. I tillegg skal op;rlæringsloveus vurderinger følge <barns beste>-prinsippet. Bams beste er absolutt ikke å fiarøve dem deres lrygghel og lorutsigbarhet i å ikke få gå på samrre skole som sine søsken. Videre stiller vi oss spørrende til prosessen runclt vecltaket. Iltter r,år'oppfatuir-rg ble dette vecltaket laflet ufen en grunnleggende prosess i forkant. Mange foreldre. både på Svenevik og ellels i kommuuen, likk vite om saken giennom nredia. Dette var først etter at vedtaket var faltet i kommunestyret. i en sak som har så stor betydning fbr våre barn og deres oppvekstrniliø, mener vi kommune administrasjoneir må infbrmere de familiene det angår på en god og fornuftig uråte og i tillegg legge l'rem hvilken prosess som har væfi gjort i forh<ild til å endre skolegrenser. Det har ikke trlitt gjorr i defte tillellel. I en undersøkelse blant partiene på deres gruppemøter, var det mandag 0l , halvannen uke etter vecitaket var fattet. stor usikkerhet ho flere partier i lbrhold til orn dette faktisk var et f'attet vedtak, eller om det var en prosess som var satt igang. Rådmann og skolesjef'en var også fiedag 29. mai av den oppl'atning av at saken ikke var vedtafi, rnens vi dagen etter hkk tilbakemelding på at det iikevel var et fåttet vedtak. Når det blant komrlunens ansatte og fblkevalgte i ettertid er så stor usikkerhet rundt et så viktig vedtak, stiller vi oss spørrende til om dette er et vedtak som det hele tatt er gy-ldig og som politikerne egentlig ønsket å gå for. Visste politikerne egentlig liva de stemte over? l)et fbkturn at kiøp av modulbygg OG endring av skolekretser tåes opp i en og samme avstemning, stiller vi oss også 109

110 undrende til. Vi henstillel derfur 1il at saken som angår flytting av elever og skolegrenser. blir tatt opp igien på n,vtt som en enkelt sak. uten avgiørelsen om nrodulbygg. Vi krever også en ny og oml'attende prosess i fbrkant av en slik sygjørelse. Alle fbrhold må bli belyst. og god og tilstrekkelig infbrmasjon må i forkant gis til alle involverte, både kommunesiy-ret, skolens fcrrelclreorgan (FAU, sanarbeidsutvalget) og fbrelcire til berørte elever. Vi vil til sllrtt tilt-øye at vi har: tull tiltro til Årnes barneskole, med dens ansatte. Vi onsker kun rlet beste fur våre barn. uavhengig av hvilken skole de går på. Å flytte på skolegrensene s-v'nes imidlertid for oss som en kortsiktig, lite gjennomlenkt og kostbar løsning sorn ikke har noen betydning fbr de faktiske areal- og bygningsiriessige utfordringer Berge barneskole iclag står overfor, lnen son-l sarntidig vil skape sværl store utfbrdringer for de elever og familier det angår. På vegne av foreldre og elever på ytre og indre Svenevik: Grctlie Joliannessert Elise Camilla Suvatne Maria Sindland Løland Kopi til: I(ontroll utva lget Lyngdal kornmune GrLrppeledere i kommunens partier Ordfurer Jan Kristensen Skolesj ef Eir.rar Handeland Rådmann Noman Udland 110

111 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrolluwalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEtsOK Dato: Onsdag27. mai 2015 kl Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal Tilstede: Bjame Johansen, leder Ebba Farre Roksvold Harald Lande Malin Stokkeland hadde forfall Andre: Kjell lvar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste SAK 01/15 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE SAK O2l15 FREMLEGGELSE AV REGNSKAP FOR 2OI4 SAK 03/15 LØNNSJUSTERING PR sak 04/15 ÅnSVrnlDrr{G FOR 2015 Eventuelt UNDERSKRIFTER: Øm toufuweå^,"lli Ebba Farre Roksvold rt,. (d,/a+ct Harald Lande Utskrift sendes: Stvrets deltakerkommunene. medlernmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle" Evje og Homnes, Farsund, Flekketl ord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal. Lindesnes, Lyngdal, Mandal. Mamardal, Sirdal, Valle. Åseral Ansatte: Daglig ledcr Kjell Ivar i{ommen Telelbn: l4 09 Mobiltelefon: 97 5l L-po:t: kicll. ir ar t rsekrclirrial.no Saksbehandler Willy Gill Telefbn Mobiltelefon E-post: wi1ly. gill@asekretariat.no 111

112 Agder Sekr,etariat Sekretariat for kontrolluwalg i Agder Møtebok 27. mai2}l5 Agder Sekretariat SAK 01/15 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Protokoll fra styrem øte 3. september 2014 godkjennes. SAK O2II5 FREMLEGGELSE AV RtrGNSKAP FOR 2OI4 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: 1. Styrets årsberetning for 2014 godkjennes. 2. Det foreliggende regnskap avlegges som selskapets regnskap for Btter at regnskapet er avlagto skal regnskapet til revisjon hos Bruli Revisjon AS. Styret giør slikt vedtak under fonutsetning av at revisor ikke har merknader til det fremlagte regnskapet: 1. Styret godkjenner regnskapet for Årets mindreforbruk, kr tilføres disposisjonsfond. SAK 03/15 LØNNSJUSTERII\G PR Styret gjorde slikt enstemrnig vedtak: Det gis et tillegg i lønn fra for selskapets ansatte tilsvarende rammen i kommuneoppgiøret for

113 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrolluwalg i Agder SAK O4II5 ÅNSUELDING FOR.2015 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Årsmeldingen for 2014 vedtas. Eventuelt 113

114 Agder Sekretariat Årsmelding for 2014 Agder Sekretariat 114