KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalget Molde, 30. mai 2011 MØTEINNKALLING MØTE NR.: 3/11 TID: kl. 09:00 OBS! Merk tiden STED: Møterom, Kafe Gimle, Hamnegt. 35 OBS! Merk møtested SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 21/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 13. APRIL 2011 PS 22/11 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 23/11 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2011 PS 24/1 1 PS 25/11 PS 26/1 1 PS 27/1 1 PS 28/11 SKJEVIK BARNE- OG UNGDOMSSKOLE. BYGGEREGNSKAP KIRKEBAKKEN 4 - RENOVERING. BYGGEREGNSKAP BOLSØYA SKOLE. BYGGEREGNSKAP GLOMSTUA OMSORGSSENTER. BYGGEREGNSKAP OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PS 29/1 1 REVISJONENS ÅRSRAPPORT FOR REVISJONSÅRET 2010 PS 3 0/ 1 1 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER I KONTROLLUTVALGET 1 MOLDE PS 31/11 OPPFØLGINGSLISTE Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: aase.eriksen@molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Arve Ingvar Tovan (s) leder Åse Solveig Eriksen Kontrollsekretær

2 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksrnappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 21/11 Kontrollutvalget Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 13. APRIL 2011 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 13. april 2011 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

3 Forfall: KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Møtende medlemmer: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Fra Molde Eiendom KF: Fra Molde Folkebad KF: Fra Molde Havnevesen KF: Fra Molde Utleieboliger KF: Fra Molde Vann og Avløp: 2/ kl kl Formannskapssalen, Molde rådhus 09/11 20/11 Harald Valved, nestleder (Frp) Amund Opdahl (H) Sylvia Andersen (Sp) Arve Ingvar Tovan, leder (Ap) Ingeborg Berg (KrF) Ingen Kari Anne Kjerstad (H) Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Arne Sverre Dahl, rådmann (under sak 11/11) Kurt Magne Thrana, økonomisjef (under sak 11/11) Ole Rødal, seksjonsleder økonomi (under 11/11-16/11) Svein Arild Istad, daglig leder (under sak 12/11 ) Johan S Braaten, leder økonomi/eiendom (under sak 11/11 12/11) Eva Kristin Ødegård, daglig leder (under sak 11/11 16/11) Harald Lillebø, driftsleder (under sak 1 1 /1 1 16/11) Aaslaug Søreide, økonomikonsulent (under sak 11/11 13/11) Olav Akselvoll, havnedirektør (under sak 11/11 14/11) Dagrun Stakvik, økonomileder (under sak 11/11 14/11) Torstein Fuglseth, daglig leder (under sak 11/11 16/11) Bjarte Koppen, daglig leder (under sak 11/11 16/11) Nestlederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. En ekstra sak ble satt opp i møtet: sak 20/11 Eventuelt TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. PS 09/11 PS 10/11 PS 11/11 PS 12/11 PS 13/11 TITTEL GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 09. MARS 2011 REFERAT OG ORIENTERINGER MOLDE KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 MOLDE EIENDOM KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 MOLDE FOLKEBAD KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Side 1 av 10

4 PS 14/11 MOLDE HAVNEVESEN KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 PS 15/11 MOLDE UTLEIEBOLIGER KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 PS 16/11 MOLDE VANN OG AVLØP KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 PS 17/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING PS 18/11 PS 19/11 PS 20/11 DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN FKT SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2011 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 09/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 09. MARS 2011 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møtet 09. mars 2011 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 10/11 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: Orienteringssaker: OS 05/11 Høring - Veileder om kontrollutvalgets påse-ansvar i forhold til forvaltningsrevisjon rapport til styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 24. mars 2011 Sekretæren og distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte og viste til punkt 6 Anbefalinger i høringsutkastet vedr. prosjektplan. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 2 av 10

5 PS 11/11 MOLDE KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 11/11 behandlet Molde kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 18. mars 2011, revisors notat av 6. april 2011 og kommunens årsmelding for I tilegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Molde kommunes regnskap for 2010 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på 12,072 mill. kr, mens netto driftsresultat er positivt med 38,939 mill. kr. De fleste av driftsenhetene har hatt utfordringer med å holde budsjettet i Det er spesielt innenfor enhetene Sosialtjenesten NAV, Glomstua omsorgssenter, Kirkebakken omsorgssenter, Bergmo omsorgssenter, Røbekk omsorgssenter, Kleive omsorgssenter, Tiltak funksjonshemmede og Molde bydrift at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har også merket seg revisors merknad om at deler av pensjonspremien som er betalt siden 2003 ikke er kostnadsført i regnskapet. Premieavviket utgjør 88 mill. kroner. Disse forholdene kan være med på å svekke kommunens fremtidige finansielle stilling Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 18. mars 2011, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde kommunes regnskap for Kontrollutvalgets behandling Økonomisjef Kurt Magne Thrana orienterte om årsregnskapet og redegjorde for driftsresultatet for Rådmann Arne Sverre Dahl orienterte om økonomiske utfordringer for Molde i Rådmann, økonomisjef og seksjonsleder økonomi Ole Rødal svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om revisjonens arbeid og redegjorde for revisjonsberetningen og nøkkeltallene. Leder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 3 av 10

6 PS 12/11 MOLDE EIENDOM KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 12/11 behandlet Molde Eiendom KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 25. mars 2011 og Molde Eiendom KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger, Kontrollutvalget har merket seg at Molde Eiendom KF sitt regnskap for 2010 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr mens netto driftsresultat er negativt med kr Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 25. mars 2011, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Eiendom KF sitt regnskap for Kontrollutvalgets behandling Daglig leder i Molde Eiendom KF Svein Arild Istad kom i møtet. Leder økonomi/eiendom Johan S. Braaten redegjorde for foretakets regnskap og driftsresultat og kommenterte de økonomiske utfordringer de har i forhold til budsjettering. Daglig leder i Molde Eiendom KF Svein Arild Istad kommenterte behovet foretaket har for avsetning av midler til vedlikehold av kommunale bygg og redegjorde for avsluttede prosjekt Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for revisjonsberetningen. Daglig leder og leder økonomi/eiendom svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 13/11 MOLDE FOLKEBAD KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 13/11 behandlet Molde Folkebad KF sitt årsregnskap for Side 4 av 10

7 Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 23. mars 2011 og Molde Folkebad KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger, Kontrollutvalget har merket seg at Molde Folkebad KF sitt regnskap for 2010 viser et regnskapsmessig merforbruk på kr mens netto driftsresultat er positivt med kr Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 23. mars 2011, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Folkebad KF sitt regnskap for Kontrollutvalgets behandling Daglig leder Molde Folkebad KF Eva Kristin Ødegård redegjorde for det første driftsåret og utfordringene foretaket ser for seg i tiden fremover. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for revisjonens arbeid og kommenterte enkelte detaljer i regnskapet. Daglig leder og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 14/11 MOLDE HAVNEVESEN KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 14/11 behandlet Molde Havnevesen KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 17. mars 2011 og Molde Havnevesen KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger, Kontrollutvalget har merket seg at Molde Havnevesen KF sitt regnskap for 2010 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr mens netto driftsresultat er positivt med kr Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Side 5 av 10

8 Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 17. mars 2011, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Havnevesen KF sitt regnskap for Kontrollutvalgets behandling Havnedirektør Olav Akselvoll orienterte om forholdet mellom Molde Havnevesen KF og Molde og Romsdal Havn IKS. Akselvoll redegjorde for årsregnskapet. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om revisjonens arbeid og supplerte havnedirektørens redegjørelse. Leder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 15/11 MOLDE UTLEIEBOLIGER KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 15/11 behandlet Molde Utleieboliger KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 21. mars 2011 og Molde Utleieboliger KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger, Kontrollutvalget har merket seg at Molde Utleieboliger KF sitt regnskap for 2010 viser et regnskapsmessig resultat på kr 0.- mens netto driftsresultat er positivt med kr Dette har i sin helhet gått til nedbetaling av tidligere års underskudd. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 21. mars 2011, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Utleieboliger KF sitt regnskap for Kontrollutvalgets behandling Daglig leder Molde Utleieboliger KF Torstein Fuglseth delte ut foretakets årsmelding for 2010 i møtet. Fuglseth redegjorde for årsregnskapet, forutsetningene for driften av foretaket og de utfordringer de har i forhold til vedlikeholdskostnader og anskaffelse av nye og egnede boliger. Side 6 av 10

9 Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om revisjonens arbeid og supplerte daglig leders redegjørelse. Daglig leder og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 16/11 MOLDE VANN OG AVLØP KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 16/11 behandlet Molde Vann og avløp KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 6. april 2011 og Molde Vann og avløp KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger, Kontrollutvalget har merket seg at Molde Vann og avløp KF sitt regnskap for 2010 viser et regnskapsmessig mer/mindreforbruk på kr 0.- mens netto driftsresultat er positivt med kr Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 6. april 2011, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Vann og avløp KF sitt regnskap for Kontrollutvalgets behandling Daglig leder Molde Vann og Avløp KF Bjarte Koppen redegjorde for årsregnskapet og orienterte om økonomiske utfordringer i Koppen informerte utvalget om årsaken til at årsmeldingen ikke forelå til kontrollutvalgets møte. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om fondsavsetningene og supplerte daglig leders redegjørelse. Daglig leder og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 7 av 10

10 PS 17/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: "Gjennomgang av rutiner og regler for refusjon av sykepenger fra NAV" 2. Prosjektene bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for de funn som forvaltningsrevisorene har gjort i arbeidet med dette prosjektet i en annen kommune. Kontrollutvalget drøftet alternative områder som kunne være aktuelle som nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt ihh. til vedtatte plan for forvaltningsrevisjon for perioden Utvalget konkluderte med at de ønsket å bestille forvaltningsrevisjon av følgende prosjekt: "Gjennomgang av rutiner og regler for refusjon av sykepenger fra NAV" Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens innstilling I. Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsrevisjonsprosjekt: 2. Prosjektet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R PS 18/11 DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN FKT SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2011 Kontrollutvalgets vedtak Amund Opdahl deltar på Forum for Kontroll og Tilsyn FKT sin fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen 7. og 8. juni Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens innstilling...deltar på Forum for Kontroll og Tilsyn FKT sin fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen 7. og 8. juni Side 8 av 10

11 PS 19/11 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: FR prosjekt (Plan for forvaltningsrevisjon m/overordna analyse) : Kontrollutvalget ønsker til neste møte å bestille nye forvaltningsrevisjonsprosjekt : Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt vedtatt i dagens møte. Kontrollutvalgets behandling Det var ikke lagt opp til noen orienteringer fra administrasjonen i dette møtet. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de sakene som sto oppført i oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) PS 20/11 EVENTUELT Endring av dato for neste møte Sekretariatet har fått melding fra Molde Eiendom KF om framleggelse av 5 byggeregnskap. Byggeregnskapene skal legges fram for politisk behandling i kommunestyret 16. juni og kontrollutvalget må behandle og gi sin uttalelse til byggeregnskapet i forkant av dette. Møtet i kontrollutvalget som var berammet til torsdag 23. juni 2011 endres derfor til mandag 6. juni Melding om forfall til kontrollutvalgsmøter Sekretæren tok opp situasjonen som oppsto i forkant av dette møtet i kontrollutvalget med meldinger om forfall fra utvalgsmedlemmer kort tid før møtet. Utvalget drøftet konsekvensene det får dersom forfallet blir så stort at kontrollutvalget ikke er beslutningsdyktig. Nestleder oppfordret utvalgsmedlemmene om å melde eventuelle forfall til møter i god tid. Side 9 av 10

12 Harald Valved nestleder Sylvia Andersen Amund Opdahl Kari Anne Kjerstad Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 10 av 10

13 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr PS 22/11 Utval Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 03/11 Kontrollutvalgets årsmelding for saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 35/11 (vedlagt) RS 04/11 Selskapskontroll Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS - saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 36/11 (vedlagt) RS 05/11 Molde kommunes årsrapport for saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 37/11 (vedlagt) RS 06/11 Molde Eiendom KF Årsrapport saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 39/11 (vedlagt) RS 07/11 Årsrapport 2010 Molde Folkebad KF - saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 40/11 (vedlagt) RS 08/11 Molde Havnevesen KF Årsberetning og årsregnskap saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 41/11 (vedlagt) RS 09/11 Molde Utleieboliger KF. Regnskap og årsmelding saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 42/11 (vedlagt) RS 10/11 Molde Vann og Avløp KF Årsrapport saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 43/11 (vedlagt) Orienteringssaker: Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

14 PS 35/11 Kontrollutvalgets årsmelding for 2010 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Kontrollutvalgets årsmelding for 2010 tas til etterretning. Behandling Kontrollutvalgets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. PS 36/11 Selskapskontroll i Romsdalhalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (RIR IKS) Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak 1. Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll i Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (RIR IKS), herunder anbefalingene i punkt 7, til etterretning. 2. Kommunestyret ber revisjonen om å følge opp rapporten. Behandling Kontrollutvalgets forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Referatsak: Kontrollutvalgets møteprotokoll fra ble referert kommunestyret.

15 Etter de opplysninge jeg har fått er svaret er ja det er til utbedring. Det fremkom ikke merk ader til innkalling og saksliste. Protokollen fra kommunest ets møte ble enstemmig godkjent. Til å underskrive dagens protok I sammen med ordføreren ble Ingrid Thorn (KRF) og Morten Lunde (AP) valgt. Ordføreren fremmet følgende forslag ti aletid: Gruppelederne gis 7 minutters taletid, og ø.ge representanter gis 5 minutters taletid. Kommunestyret sluttet seg enstemmig til dette. Orienterinossak: - Presentasjon av resultatet fra arbeidet i dialogko 1 v/ordfører og rådmann. Følgende saker blabehandlet: PS 37/11 Molde kommunes årsrappoit for 2010 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Molde kommunes årsrapport for 2010 som består av årsregnskap og årsmelding godkjennes. Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr ,67 avsettes til kommunens disposisjonsfond. Behandling Følgende dokumenter ble fremlagt i møtet: - Uttalelse fra Molde ungdomsråd av Frank Ove Sæther fremmet følgende forslag: Molde kommunes årsrapport for 2010 som består av årsregnskap og årsmelding godkjennes. Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr ,67 disponeres slik: 5 millioner kroner, som var kommunens andel av "eldremilliarden" i 2010, avsettes til snarest mulig oppstart av sengeposter ved Råkhaugen sjukeheim, eller annen styrking av pleie- og omsorgsbudsjettet. Resten kr ,67 avsettes til kommunens disposisjonsfond. Det ble votert alternativt mellom innstillingen og AP's fremsatte forslag der førstnevnte ble vedtatt med 33 mot 12 stemmer. PS 38/11 Molde KomnUmale Pensjonskasse - årsberetning og regnskap for 2010 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Arsberetning og årsregnskap r Molde mmunale Pensjonskasse for 2010 tas til orientering.

16 Behandling Innstillingen ble etemmig vedtatt. PS 39/11 Molde Eiendom KF - Årsrapport 2010 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Årsrapport med årsregnskap og årsberetning for 2010 for Molde Eiendom KF godkjennes. Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr ,- avsettes til disposisjonsfond. Behandling Ordføreren fremmet følgende tilleggsforslag til innstillingen: Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr ,- avsettes til disposisjonsfond. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ordførerens fremsatte tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. PS 40/11 Årsrapport Molde Folkebad KF Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak 1. Årsmelding og regnskap for Molde Folkebad KF for 2010 godkjennes. 2. Underskuddet innarbeides i revidert budsjett for Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS 41/11 Molde Havnevesen KF - årsberetning og årsregnskap 2010 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Årsberetning og årsregnskap for Molde Havnevesen KF for 2010 godkjennes. Regnskapsmessig mindreforbruk for 2010 og tidligere år på kr ,- avsettes til disposisjonsfond. Behandling Ordføreren fremmet følgende tilleggsforslag til innstillingen: Regnskapsmessig mindreforbruk for 2010 og tidligere år på kr ,- avsettes til disposisjonsfond. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ordførerens fremsatte tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt.

17 PS 42/11 Molde Utleieboliger KF. Regnskap og årsmelding Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak 1. Regnskap og årsmelding 2010 for Molde Utleieboliger KF godkjennes. 2. Netto driftsresultat for 2010 med kr ,- er tatt inn i regnskapet til inndekning av underskudd/merforbruk fra år Regnskapsmessig er resultatet i balanse for Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS 43/11 Molde Vann og Avløp KF - Årsrapport 2010 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Årsberetning og regnskap for Molde Vann og Avløp KF for året 2010 godkjennes. Årets resultat, som balanseres mot fond: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS 44/11 Medarbeiderundersøkelsen resultater Saksprotokoll i Molde kommunestyre 7, Vedtak Molde kommune tar resultateh av medarbeiderundersøkelsen til vitende og ønsker å føre opp følgende tiltak for 2011 på overbrdnet nivå for Molde kommune: Positive ting vi skal fortsette med:\ a) Fortsette lederutvikling og følge èpp lokalt AMU-arbeid, bl.a. ved utvidede ledermøter, besøk til enhetene fra BHT og AMU-samlin b) Bruke intranettet aktivt som formidli s- og informasjonskanal til ledere og øvrige ansatte. Utfordringer vi skal ta tak i; c) Revidere medarbeidersamtalen og ruti r for gjennomføring av denne. d) Fokus på organisering av arbeidet ved je nlig arbeid med definering av oppgaver og roller. Alle stillinger skal ha gode stillingsbeskrivels. Resultater på enhetsnivå skal følges opp i enhet nes AMU. Minimum fire tiltak som oppfølging av resultatene fra niedarbeiderundersøkelsen ska ettes på tiltaksplan for 2011.

18 Tlf Rådhusplassen Molde Org.nr Kontonr Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen MOLDE Deres ref: Vår ref: Saksbeh: 2011/1509 Bjarte Koppen Arkivkode: 100 Dato: Molde Vann og Avløp KF - Årsrapport 2010 Oversendelse av rapport vedtatt av styret Vedlagt er styrevetatt årsrapport 2010 for Molde Vann og Avløp KF. Rapporten ble behandlet på styremøte sak 14/11. Styret fattet følgende vedtak: " Årsberetning og regnskap for Molde Vann og Avløp KF for året 2010 godkjennes. Arets resultat, som balanseres mot fond: Mvh x Bjarte Koppen Daglig leder Vedlegg: Årsrapport Kopi: Sigmund Harneshaug :.ULDE KOMUNL

19 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: /03 212&14 Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval PS 23/11 Kontrollutvalget Motedato MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2011 Sekretærens forslag til uttalelse Kontrollutvalget tar økonomirapport for 1. tertial 2011, sammen med rådmannens/økonomisjefens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget forutsetter at rådmannen setter i verk tiltak for å redusere enhetenes prognoserte avvik slik at netto driftsutgifter i 2011 ikke vil overskride vedtatte budsjettrammer. Saksopplysninger I henhold til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 nr 4 skal kontrollutvalget "påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte." I medhold av bestemmelsen har Kommunaldepartementet gitt Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) hvor kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon fremkommer i kapittel 4. Vedlagt saken følger: Saksframlegg til formannskap og kommunestyre (ettersendes) Økonomirapport per enhet pr. 30.april 2011 Økonomirapport frie inntekter og finansieringsutgifter Finansrapport Molde kommune Revisjonens kommentarer til økonomirapporten, datert VURDERING Regnskapet for 1. tertial 2011 viser et merforbruk i forhold til periodisert budsjett på 32,7 mill. kr. Dette fremkommer ved at resultatenhetene har hatt et samlet merforbruk på 15,9 mill. kr i tillegg til et negativt periodiseringsavvik i kommunens frie inntekter på 16,8 mill. kroner. Dette er en forverring i forhold til samme periode i 2010 på 6,1 mill. kroner. Kontrollutvalget har merket seg at enhetenes årsprognoser viser et estimert merforbruk i 2011 på 14,6 mill. kroner. Dette er 0,6 mill. kr mer enn forventet merforbruk på samme tid i 2010 og 7,4 mill. kr mer enn ved rapportering pr

20 Samlet har enhetene brukt 38,6 % av årsbudsjettet pr Det er spesielt innenfor Plan og utviklingsavdelingen, Nordbyen skole, Sosialtjenesten NAV, Ressurstjenesten, Glomstua omsorgssenter og Molde bydrift at merforbruket er størst. Det er redegjort for avvikene mellom regnskap og budsjett i rådmannens saksframlegg. På inntektssiden er det de negative avvikene på momskompensasjon, statlige overføringer til flyktninger og andre statlige overføringer som utgjør mesteparten av mindreinntektene i forhold til periodisert budsjett pr. 1. tertial Rådmannen vil i nært samarbeid med enhetslederne arbeide for å redusere avviket på enhetene med mål om å få et årsresultat i balanse. Sekretær er ikke kjent med at det er feil eller mangler ved den fremlagte tertialrapporten. Regnskapsrapporten er for øvrig bekreftet av oppdragsansvarlig revisor. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

21 ØKONOMIRAPPORT MOLDE KOMMUNE DRIFTSRESULTAT - VEDLEGG1 Alle tall i hele tusen. orventet årsavvik i % AR: Arsbudsjet Prognose 2011 ENHETNIRKSOMHET Re nska Per. Buds ett Avvik t Arspr nose april 100 DRIFTS- OG FORVALTNINGSAVD INKL R DMANNEN o 110 PLAN- OG UTVIKLINGSAVDELINGEN ,19 % 140 PERSONAL- OG ORGANISASJONSAVDELINGEN ,00 % 150 ØKONOMIAVDELINGEN ,00 % 170 KIRKELIG FELLESR D ,00 % 180 MOLDE ASYLMOTTAK ,00 % 200 INFORMASJONS- OG SERVICEAVDELINGEN ,00 % 201 KVAM SKOLE ,00 % 202 SELLANR SKOLE ,28 % 203 LANGMYRA SKOLE ,98 % 204 NORDBYEN SKOLE ,64 % 205 KVILTORP SKOLE ,00 % 208 KLEIVE SKOLE ,00 % 210 BOLSØYA SKOLE ,00 % 220 V GSETRA BARNE- OG UNGDOMSSKOLE ,00 % 221 SEKKEN OPPVEKSTSENTER ,00 % 230 BEKKEVOLL UNGDOMSSKOLE ,00 % 231 BERGMO UNGDOMSSKOLE ,00 % 232 SKJEVIK BARNE- OG UNGDOMSSKOLE ,86 % 235 MOLDE VOKSENOPPLÆRINGSSENTER ,00 % 271 HAUGLEGDA, BERG OG ØVRE BERGMO BARNEHAGER ,00 % 272 HATLELIA OG BARNAS HUS BARNEHAGER ,00 % 273 KVAM OG ST.SUNNIVA BARNEHAGER ,00 % 274 KLEIVE, HJELSET, SKOGSTUA BARNEHAGER ,00 % 276 KVILTORP OG LANGMYRA BARNEHAGER ,00 % 277 LILLEKOLLEN BARNEHAGE ,00 % 311 HELSETJENESTEN ,00 % 331 BARNE- OG FAMILIETJENESTEN ,00 % 341 SOSIALTJENESTEN NAV MOLDE ,02 % 361 RESSURSTJENESTEN ,00 % 371 GLOMSTUA OMSORGSSENTER ,69 %

22 372 KIRKEBAKKEN OMSORGSSENTER 373 KHAUGEN OMSORGSSENTER 374 BERGMO OMSORGSSENTER 376 RØBEKK OMSORGSSENTER 377 KLEIVE OMSORGSSENTER 378 S LA OMSORGSSENTER 381 TILTAK FUNKSJONSHEMMEDE 412 BRANN- OG REDNINGSTJENESTEN 433 BYGGESAK OG GEODATA 441 MOLDE BYDRIFT 520 KULTURTJENESTEN 531 KULTURSKOLEN 900 FRIE INNTEKTER OG FINANSIERINGSUTGIFTER TOTALT

23 ØKONOMIRAPPORT MOLDE KOMMUNE FRIE INNTEKTER OG FINANSIERINGSUTGIFTER - VEDLEGG 2 Alle tall i hele tusen. KONTO P D TEKST REGNSKAP HITTIL BUDSJETT AVVIK BUDSJETr ARET ARSPROGNOSE PROGNOSE BRUK AV PREMIEFOND - KLP/MKP AFP-SERVICEPENSJON-EGENANDEL ARBEIDSGIVERAVGIFT ANDRE UTGIFTER ADM.TILSK SIKR.ORDN MKP/TILSK PENSJ.KTR, IKKE AVG.PL ANDRE KONSULENTTJENESTER IKKE OPPG PL SPK - OVERFØRING TIL TØNDERG RD MERVERDIAVGIFT SOM GIR RETT TIL MOMSKOMP OVERFØRING TIL MOLDE UTLEIEBOLIGER KF OVERFØRING TIL MOLDE FOLKEBAD KF OVERFØRING TIL MOLDE EIENDOM KF RENTER P N ANDEL RENTER L N - FRA KF RENTER RENTEBYTTEAVTALE S arebank ANDRE RENTEUTGIFTER AVDRAG P N ANDEL AVDRAG N - FRA KF AVSETNING DISP FOND - LØNNSPOTT OVERFØRING TIL INV REGNSK-momskom ensas'on 40% TOPPFINANSIERING RESSURSKREVENDE BRUKERE KOMPENSERT MVA INVESTERING KOMPENSERT MVA DRIFT OVERF MOMSKOMP ANDRE SELSKAP STATLIGE RAMMEOVERFØRINGER STATLIGE OVERFØRINGER VEDR. FLYKTNINGER ANDRE STATLIGE OVERFØRINGER SKATT P INNTEKT OG FORMUE EIENDOMSSKATT VERK OG BRUK EIENDOMSSKATT BUNNFRADRAG - EIENDOMSSKATT OVERFØRING FRA MOLDE UTLEIEBOLIGER KF OVERFØRING FRA MOLDE FOLKEBAD KF OVERFØRING FRA MOLDE EIENDOM KF KONSESJONSKRAFTINNTEKTER RENTER BANKINNSKUDD MOTTATTE RENTER AV BOLIG N ANDRE RENTEINNTEKTER FORSINKELSESRENTER AV BOLIG N RENTEINNTEKTER EKKO AKSJEUTBYTTE GEVINST FINANSIELLE INSTRUMENTER omlø smidler BRUK AV DISPOSISJONSFOND KALKULATORISKE POSTERINGER AVSATT DISPOSISJONSFOND TOTALT

24 FINANSRAPPORT MOLDE KOMMUNE PER VEDLEGG 3 Bankinnskudd Fokus Bank % * Renten er beregnet ut ifra vektet avkastning og månedlig kapitalisering. Pga. bankskiftet er beløpene anslag. En stor del av kommunens likviditet er plassert i bank og gir en sikker avkastning. 1) Annualisert avkastning er til en viss grad påvirket av kjøp/salg i perioden. 2)Pengemarked ligger nå inkludert i bankinnskudd vist ovenfor.. Utover plassering i bank er en andel av langsiktige finansielle aktiva plassert i ulike finansielle instrumenter, herav 60 mill. kroner gjennom forvaltningsselskapet Pareto Forvaltning ASA i Oslo. De øvrige midlene på 35.5 mill. kroner var tidligere plassert i ulike banker til god rente. Som en følge av ny bankavtale, gjeldende fra , er nå disse midlene plassert på konto i hos kommunens bankforbindelse Fokus Bank og blir rapportert under bankinnskudd ovenfor. Renten er konkurransedyktig i forhold til øvrige tilbud i markedet Også 1. tertial 2011 har vært preget av uro i markedene ble et godt år, men hittil i 2011 har svingningene vært store. Gjeldsproblemer i sør europeiske land har igjen medført store svingninger på børsene i verden, også på Oslo Børs. Plassering er innenfor de rammer som gjelder iflg. kommunens finansreglement % 2 22 % 5 46 % TIDSVEKTET AVKASTNING VS. INDEKSER Molde kommune (Pareto 13C C 7C 60 Tidsperiode = = 57, -=' - PORIEF Bencn (45/551

25 PORTIF Benc, ia5/5:51 Renteswa S arebanken Midt Nor e Renteswa S arebanken Midt Nor e Sunlån konsernet Renteviikår Fl ende rente Fast rente Fl ende rente Fl ende rente Fast rente Fl ende rente Fl ende rente Fast rente Fl ende rente Fl ende rente Fl ende rente Fl ende rente Fast rente Fl ende rente Fast rente Fl ende rente Fast rente Fast rente Nibor Fradra utlån KF Molde utleieboli er KF Molde Vann o Avka KF Molde Folkebad KF Molde Eiendom KF Sum Molde kommune Kommunens låneopptak er i hovedsak fordelt mellom KLP Kommunekreditt, Kommunalbanken og Husbanken til markedets beste lånebetingelser. Det er tatt opp nytt lån i 2011 på til sammen 148,2 mill. kroner i samsvar med budsjett Lånet ble tatt opp i Kommunalbanken AS til gunstige rentebetingelser (3 mnd NIBOR -intern bank renten). Vilkår på låneporteføljen blir løpende vurdert. Molde kommune ligger med 91,3 % av låneporteføljen i flytende rente og risikoen er slik sett relativ høy. Likevel må vi ta hensyn til at en stor del av gjelden gjelder selvkostområdet, statlige refusjonsordninger og i tillegg motsvares av kommunens likvide midler. Dette skyldes at renten på selvkostområdet og refusjonsordningene følger den flytende renten, det gjelder også kommunens bankinnskudd. Når en tar hensyn til disse størrelsene reduseres kommunens lånegjeld som er utsatt for svingninger med 643,6 mill. kroner. Andel gjeld utsatt for rentesvingninger utgjør etter dette 55,9 %. Molde /or

26 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Distriktsrevisor Telefon: direkte Telefon: hovedkontor Telefaks: Mobil: E-post: si mund.harneshau molde.kommune.no si mund.harneshau komrev2mr.no Org./revisornr.: Kontrollutvalget i Molde kommune Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sigmund Hameshaug R16/11 Sted/dato Molde, 30. mai 2011 Økonomirapport per 1. tertial 2011 Jeg har lest gjennom økonomirapporten og sett på regnskapstallene og kommentarene fra de enkelte avdelinger og enheter. I rapporten framgår det at med dagens drift vil regnskapet for 2011 komme ut med et merforbruk på 14,6 mill kroner i forhold til budsjett. Merforbruket skyldes økte utgifter på 14,6 mill kroner for tjenesteproduksjonen, mens frie inntekter gir et pluss på 13,9 mill kroner som settes av til disposisjonsfond. Av rapporten går det fram følgende forklaringer på merforbruket. Det vises til økte utgifter både i drift- og forvaltning, skole og pleie og omsorg. Prognosen for 2011 er usikker så tidlig på året. rapporten for 1. tertial 2010 ble det forventet et merforbruk på 14,5 mill kroner for driftsenhetene. Regnskapet for 2010 ble gjort opp med et merforbruk på 14,8 mill kroner. Forventet merforbruk for 2011 er 14,6 mill kroner. Det tyder på at kommunen ligger på et for høyt driftsnivå tilsvarende dette beløpet. Revisjonen bekrefter det som kommer fram i økonomirapport per 1. tertial Siamund Harneshaua Distriktsrevisor Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen MOLDE 1 (1) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

27 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 24/11 Kontrollutvalget SKJEVIK BARNE- OG UNGDOMSSKOLE. BYGGEREGNSKAP Sekretærens forslag til uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 24/11 behandlet byggeregnskapet til Skjevik barne- og ungdomsskole. Grunnlaget for behandlingen har vært byggeregnskapet, samt revisjonserklæringen, datert Kontrollutvalget har merket seg at prosjektet Skjevik barne- og ungdomsskole hadde en kostnadsramme på kr ,- inkl. tilleggebevilgning, mens byggeregnskapet viser en totalkostnad på kr ,- inkl. byggelånsrenter med 1,4 mill. kr. Dette tilsvarer et mindreforbruk på prosjektet med 1 mill, kr. eller 1 % i forhold til opprinnelig budsjett. Prosjektet var vedtatt finansiert med låneopptak samt omdisponering av ubrukte lånemidler fra andre investeringsprosjekt. Regnskapsrevisor har konkludert med at byggeregnskapet for Skjevik barne- og ungdomsskole er avlagt i samsvar med god kommunal regnskapsskikk og kan godkjennes. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 9. mai 2011, har ikke kontrollutvalget merknader til byggeregnskapet for Skjevik barne- og ungdomsskole. Saksopplysninger Med hjemmel i Kommunelovens 77 nr 1 og Forskrift om kontrollutvalg, kap. 3 og 4, har kontrollutvalget gitt sin uttale til byggeregnskapet for Skjevik barne- og ungdomsskole. Molde kommunestyre vedtok den i K-sak 61/07 et rehabiliterings- og ombyggingsprosjekt av Skjevik barne- og ungdomsskole med en totalkostnad på kr ,-. Videre ble det vedtatt i k-sak 19/10 å øke kostnadsrammen for prosjektet med kr ,- til totalt 91,350 mill. kroner. Vedlagt saken følger: Saksframlegg til formannskap/kommunestyret - Byggeregnskap Skjevik barne- og ungdomsskole, datert Sluttrapport fra EPRO Eiendomsutvikling AS av april 2011 Revisjonsuttale byggeregnskap, datert

28 VURDERING Avsluttende byggeregnskap for Skjevik barne- og ungdomsskole er nå fremlagt. Bakgrunnen for prosjektet var sammenslåing av tre skoler til en enhet. Det ble samtidig konstatert at det var behov for omfattende rehabilitering av eksisterende to skolebygg. Rehabiliterings- og ombyggingsprosjektet ble påbegynt våren 2008 og ble utført i to etapper. Skolen ble innflyttet og tatt i bruk i desember Gjennom 2010 har det vært foretatt videre oppussing av tidligere skolebygninger samt prøvedrift av tekniske anlegg og foretatt sluttoppgjør med entreprenører. Prosjektet er finansiert med låneopptak samt omdisponering av ubrukte lånemidler fra andre investeringsprosjekt. Regnskapet viser at det er investert kr ,- i prosjektet inkl. påløpt byggelånsrente. Totalbudsjettet for prosjektet var kr ,-. Prosjektet har hatt et mindreforbruk på 1 mill. kr noe som tilsvarer 1 % i forhold til de vedtatte rammer. I kostnadsoversikten fra EPRO Eiendomsutvikling AS er ikke byggelånsrenten med 1,4 mill, kr tatt med. Regnskapsrevisor har konkludert med at byggeregnskapet for Skjevik barne- og ungdomsskole er avlagt i samsvar med god kommunal regnskapsskikk og kan godkjennes. Grunnlaget for behandling av saken vil være revisors uttalelse og byggeregnskapet for renoverings- og ombyggingsprosjektet Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

29 MOLDE Arkiv: 037 Saksmappe: 2011/159-0 Saksbehandler: Svein Arild Istad Dato: Prosjektnr Skjevik barne- og ungdomsskole Rehabilitering og ombygging Sluttrapport og byggeregnskap Saksframiegg Utval ssaksnr Utval St ret for Molde Eiendom KF Molde formannska Molde kommunestyre Møtedato Styrets forslag til innstilling Sluttrapport og byggeregnskap for Prosjekt 2061 Skjevik barne- og ungdomsskole Rehabilitering og ombygging godkjennes. Saksopplysninger Som vedlegg til saken følger: Revisjonsuttale fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 datert 9. mai Sluttrapport prosjekt 2061 Skjevik barne- og ungdomsskole fra byggeleder EPRO Eiendomsutvikling datert 10. april revidert mai Bestilling og politiske vedtak Prosjektet 2061 Skjevik barne- og ungdomsskole ble godkjent igangsatt som rehabiliterings- og ombyggingsprosjekt med en ramme på 90 mill, kroner etter vedtak i Molde kommunestyre i møte Plan- og utviklingsstyret godkjente også i møte etter referatsak - igangsetting med rehabilitering av bygg 3 (gym.bygg og svømmehall) etter saksframstilling med kostnadsoverslag fra Molde Eiendom. Kostnadene var beregnet til 1,5 mill. kroner. Kommunestyret godkjente så i møte som sak 19/10 - en økning av rammen på 1,350 mill, kroner for ytterligere utbedringer på bygg 3, da en under rehabiliteringen oppdaget betydelig mangler av sikkerhetsmessige forhold som måtte utbedres.

30 Bakgrunn for prosjektet Utgangspunktet for prosjektet var at tre skoler som skulle slås sammen til en enhet, Hjelset barneskole, Vikamyra barneskole og Skjevik ungdomsskole. Hjelset barneskole skulle legges ned, mens byggene til Vikamyra og Skjevik skulle benyttes til det som skulle bli en klasse skole, Skjevik barne- og ungdomsskole. Det forelå i 2005 en alternativ skisse for nybygg på 1272 m2 i området mellom de to skolene. En nærmere gjennomgang av romprogram viste at det ikke var behov for dette. Det ble derfor satt i gang med en ny prosjektering på bakgrunn i nytt romprogram. Det ble samtidig - etter en gjennomgang av bygningsmassen - konstatert at det var behov for omfattende rehabilitering og ombygging av de to skolebyggene som i årevis har slitt med taklekkasjer og dårlig isolerning m.v. Organisering av prosjektet Rehabiliteringen ble gjennomført delvis mens skolen var i drift i deler av bygningene som inngikk i byggeprosessen, samt at Hjelset skole ble tatt i bruk til undervisning både ved rehabiliteringen av barne- og senere ungdomsskoletrinnet. Byggearbeidene ble organisert som hovedentreprise med tekniske sideentrepriser. Dette har vært en normal gjennomføring av slike byggeprosjekt og vi mener at dette også var et rett valg for dette prosjektet. Rådgiverkontraktene var enkeltstående kontrakter. Brukerorganiseringen og de som var involvert, spesielt fra skolens ledelse bidrog i høy grad til at prosjektet ble vellykket. Det som underveis i prosjektet var noe uklart var bruk av IKT i undervisningen og behov for utstyr og nødvendig tekniske opplegg i byggene. Men det skjer mye på dette området slik at uklarheter som vi følte i prosjektet vil nok være avklart ved senere prosjekt. Automatikken i driften av varme- og ventilasjonsanleggene har i innkjøringsperioden skapt en del problem er. Dette har Molde Eiendom satt fokus på, slik at fremtidige prosjekt vil ha mer spesifikke krav til samkjøring av de ulike komponenter. Og generelt bør driftspersonell involveres mer i plan- og byggeprosessen. Skoleavdelingen kunne med fordel ha vært mer aktiv og premissgivende i tidligfasene. Midlertidig drift for skolen var som sagt en utfordring med interne rokkeringer i byggene som ikke var under ombygging, samt full bruk av Hjelset skole - også her det eldste bygget. Det ble utvist stor samarbeidsvilje både fra skolen og hovedentreprenør slik at dette gikk på en smidig og god måte. All honnør til begge parter. Rehabilitering og ombygging av Skjevik barne- ungdomsskole startet i april 2008 og ble utført i to etapper. Først bygg 1 - tidligere benevnt som Vikamyra skole - og avsluttet med bygg 2 tidligere Skjevik ungdomsskole, som ble innflyttet og tatt i bruk i desember Etter denne tid har det vært utført en del oppussing av gymbygget og svømmehallen (bygg 3), samtidig som det har vært prøvedriftsperiode for de tekniske anlegg. I tillegg har det gjennom 2010 år vært foretatt sluttoppgjør med entreprenører og prosjekterende. Alle sluttoppgjør er nå avsluttet. Sluttrapporten med avsluttende byggeregnskapstall foreligger nå fra byggeleder. Rapporten redegjør på en god måte for historikk, og gir en orientering om byggesakens gang, bygningsmessig beskrivelse og økonomi/administrasjon. Rapporten bør derfor gi et godt innblikk i prosjektets historie og gjennomføring, og danner etter vår mening grunnlag for godkjenning av regnskapet. Som byggherre og prosjektansvarlig er Molde Eiendom KF svært godt fornøyd med prosjektgjennomføringen, og vi er stolte av å kunne levere et flott bygg til brukeme, i samsvar med forutsetningene om både tid, kvalitet og økonomi.

31 Naboforhold og samarbeid offentlige instanser Området rundt skolen er benyttet av idrettslaget i området, med skiloyper og fotballbane som er utbygd på dugnad og med tippemidler. Disse anlegg inngår delvis i skolens utomhusanlegg med aktiv bruk av skolens elever. Før byggearbeidene startet ble det avholdt møte med alle berørte parter for å unngå at det ble konflikt med skolens planer for utomhusområdene. Det ble avsatt områder som senere kunne utvikles av andre/på dugnad og allerede i byggeperioden ble det bygget kunstgassbane i regi av idrettslag, kommunen, tippemidler, dugnad og andre tilskudd. Dette resulterte i et langt mer "gjennomført" utomhusanlegg enn som opprinnelig tenkt og prosjektert. I de opprinnelige planene var det forutsatt fortsatt grusbane. Samarbeidet med øvrige offentlige instanser har vært god. Dette gjelder både byggesaksavdeling, Molde Bydrift og spesielt plan- og utviklingsavdelingen. Generelt om gjennomføringen Det har vært en utfordring med byggeaktivitet samtidig som det skulle drives skole. Noen mindre episoder har det vært med transport og byggeaktiviteter inn på områder der skolebarna har oppholdt seg. God løsningsorientering fra byggherre og entreprenører har likevel medført svært få konflikter i prosjektet. Reglene om offentlige anskaffelser har vært fulgt gjennom hele prosjektet. Det har ikke vært klager fra leverandører som ikke ble valgt. Bygget er prosjektert og bygget i samsvar med gjeldende krav til universell utforming så langt dette har vært mulig i et eksisterende bygg. Utvendig er atkomst tilrettelagt innfor kravene som gjelder for stigningsforhold etc. Det ble for noen år siden bygd heis i bygg II og III. Prosjektøkonomi og byggeledelse Godkjent prosjektramme var på kr 90,0 mill. Senere er det blitt bevilget kr 1,35 mill, kroner for innvendig bygningsmessig oppgradering av bygg III (gymbygget). Oppgradering av bygg III med utvendig isolering og platekledning av vegger, nye vinduer og isolering og ny tekking av tak ble utført innenfor opprinnelig budsjettramme. Prosjektregnskapet gjøres opp med en samlet kostnad å kr 90 4 mill. Dette inkluderer avsetninger til reklarnasjonstiden på ca kr 1,75 mill inkl. rnva. Molde Eiendom KF er meget fornøyd med både budsjettering og økonomistyring i prosjektet. Prosjektansvarlig vil fremheve innsatsen til byggeleder, som på en løsningsorientert måte har samarbeidet svært godt med entreprenører og byggherre/prosjektansvarlig. Med hensyn til avsctninger for reklamasjonstiden (på 5 år) så antas det vesentlige å påløpe de første par år. Det må avklares hvordan avsetningene skal håndteres mht lukking av prosjektet i kommuneregnskapet. Svein Arild Istad daglig leder