Erling Rød (Frp) Ingebjørg Solbakk (H)

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/13 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Formannskapssalen, Sunndal rådhus Sak nr: 09/13 18/13 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Trond M. Hansen Riise, leder (V) Odd Helge Gravem, nestleder (Ap) Erling Rød (Frp) Ingebjørg Solbakk (H) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Ingen Marit Hafsås (Ap) Ingen Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Per Ove Dahl, rådmann (under sak 10/13-12/13 og 17/13) Jørund Kvande, daglig leder Sunndal Energi KF (under sak 12/13) Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 09/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 7. MARS 2013 PS 10/13 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 11/13 SUNNDAL KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2012 PS 12/13 SUNNDAL ENERGI KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2012 PS 13/13 PS 14/13 PS 15/13 PS 16/13 PS 17/13 PS 18/13 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «REFUSJON SYKEPENGER I SUNNDAL KOMMUNE» KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL. ENDRING AV ORGANISASJONSFORM DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN (FKT) SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2013 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT URETTMESSIG BRUK AV BEBOERS PENGEMIDLER U.off. ihht: Off.l. 24, andre ledd Side 1 av 8

2 PS 09/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 7. MARS 2013 Protokollen fra møte 7. mars 2013 godkjennes. Leder orienterte. PS 10/13 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringsakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/13 Kontrollutvalget i Sunndal - Årsmelding 2012 saksprotokoll Sunndal kommunestyre i K sak 11/13 Orienteringssaker: OS 06/13 Oppfølging av Sunndal kommunes overholdelse av regelverket for offentlige anskaffelser orientering om status fra administrasjonen i Sunndal kommune Rådmann Per Ove Dahl orienterte utvalget om anskaffelsesprosessen. Sunndal kommune har deltatt i en felles anbudsinnbydelse i IKT Orkide regi om et felles nytt økonomi, lønns- og personalsystem. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. OS 07/13 Innføring av et helhetlig internkontrollsystem i Sunndal kommune - orientering om status fra administrasjonen i Sunndal kommune Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Arbeidet med innføring av et helhetlig internkontrollsystem er i gang. Sunndal kommune deltar i et prosjekt i regi av IKT Orkide om innkjøp av et digitalt system for internkontroll og kvalitetssikring. Systemet vil være på plass i løpet av inneværende år. Det skal også ansettes en prosjektleder. OS 08/13 Beredskapsplan for Sunndal kommune - orientering om status fra administrasjonen i Sunndal kommune Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Arbeidelse med en helhetlig analyse er godt i gang. Det er utarbeidet en beredskapsplan ved ras- og flomsituasjoner og arbeidet med ROS-analysen er nylig startet. Sunndal kommune deltar i et Beredskapsarbeidsprosjekt med kommuner på Nordmøre i samarbeid med fylkesmannen i Møre og Romsdal. Side 2 av 8

3 OS 09/13 Administrative rutiner i Sunndal kommune orientering fra administrasjonen i Sunndal kommune om kommunens post- og arkiveringsrutiner Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Sunndal kommune benytter saks- og arkivsystemet ephorte. De har nå tatt i bruk systemmodulen Restanseliste. OS 10/13 Økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS - orientering om status fra administrasjonen i Sunndal kommune Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Ved utarbeidelse av budsjett for årets festival er det tatt grep for å redusere kostnadene og øke inntektene. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for den regnskapsmessige føring av kommunens aksjeverdi i selskapet. PS 11/13 SUNNDAL KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 11/13 behandlet Sunndal kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning av 22. mars 2013, revisors notat av 5. april 2013 og rådmannens årsmelding for I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet presenteres i eget vedlegg, samt at deler av regnskapet er innarbeidet i årsmeldinga. Sunndal kommunes driftsregnskap for 2012 viser kr til fordeling til drift, og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Netto driftsresultat er positivt med kr Årets bruk av disposisjonsfond er på kr , mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør 5 mill. kroner. De fleste tjenesteområdene har hatt god budsjettstyring i 2012, men noen av enhetene har hatt utfordringer med å holde seg innenfor budsjettrammen. Det er spesielt innenfor enheten Barnehagetjenesten at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsmelding og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet for 2012 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Sunndal kommunes virksomhet i 2012 og for kommunen sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 22. mars 2013, har kontrollutvalget ikke merknader til Sunndal kommunes regnskap for Side 3 av 8

4 Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Sunndal kommune for 2012 slik det er avlagt. Rådmann Per Ove Dahl kommenterte årsregnskapet og redegjorde for noe av årsakene til avvik i Barnehagetjenestens driftsutgifter i forhold til budsjett. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte netto driftsresultat og konsekvenser ved føring av kommunens pensjonskostnader og premieavvik. Rådmann og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) PS 12/13 SUNNDAL ENERGI KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 12/13 behandlet Sunndal Energi KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning og Sunndal Energi KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av resultatregnskap, balansen pr , kontantstrømanalyse og noter er avlagt av daglig leder og økonomileder. Årsregnskapet presenteres i eget vedlegg, samt at opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsberetningen. Sunndal Energi KF sitt regnskap for 2012 viser et regnskapsmessig overskudd på kr Det legges opp til at overskuddet i sin helhet går til utbetaling av utbytte til Sunndal kommune. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god bokføringsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet for 2012 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Sunndal Energi KF sin virksomhet i 2012 og for foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 21. mars 2013, har kontrollutvalget ikke merknader til Sunndal Energi KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Sunndal Energi KF for 2012 slik det er avlagt. Side 4 av 8

5 Daglig leder i Sunndal Energi KF Jørund Kvande kom i møtet. Det ble delt ut et notat med nøkkeltall og kommentarer til årsregnskapet. Kvande orienterte om regnskapet og redegjorde for driftsresultatet for 2012 og forklarte årsak til at det som kalles for merinntekter i forhold til tildelt inntektsramme må føres som kostnad i regnskapet. Styret for Sunndal Energi KF behandlet årsmelding og regnskap for 2012 i møte Styret har enstemmig vedtatt disponering av årets overskudd som i sin helhet går til utbetaling av utbytte til Sunndal kommune. Daglig leder svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. PS 13/13 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «REFUSJON SYKEPENGER I SUNNDAL KOMMUNE» Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Refusjon sykepenger i Sunndal kommune, datert 3. april 2013, herunder forvaltningsrevisors vurdering av kommunens oppfølging, til etterretning. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem viste til de merknader og anbefalinger revisjonen hadde i den opprinnelige rapporten som ble lagt fram for kontrollutvalget i 2011og redegjorde for Sunndal kommunes oppfølgingen av rapporten. PS 14/13 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL. ENDRING AV ORGANISASJONSFORM 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets anbefaling om å endre organisasjonsformen for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal fra dagens samarbeidsavtale mellom de ni samarbeidende kommuner til et Interkommunalt samarbeid (IS) etter kommunelovens Kommunestyret godkjenner det fremlagte forslag til Vedtekter for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. 3. Kontrollutvalgets leder velges til Sunndal kommunes representant i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal med utvalgets nestleder som personlig vararepresentant. Side 5 av 8

6 Sekretæren orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 15/13 DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN (FKT) SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2013 Odd Helge Gravem med Ingebjørg Solbakk som vara deltar på Forum for Kontroll og Tilsyn FKT sin fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen 5. og 6. juni Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens innstilling.. deltar på Forum for Kontroll og Tilsyn FKT sin fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen 5. og 6. juni PS 16/13 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Refusjon sykepenger i Sunndal kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjons-rapporten Refusjon sykepenger i Sunndal kommune i møte i sak 33/11. Videre ble den behandlet av kommunestyret i sak 85/ : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten behandlet i dagens møte i sak PS 13/13. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Oppfølging av Sunndal kommunes overholdelse av regelverket for offentlige anskaffelser Sunndal kommune har foretatt enkelte anskaffelser hvor det er blitt stilt spørsmål ved anskaffelsesprosessen. Kontrollutvalget ønsker derfor en videre oppfølging av kommunens overholdelse av regelverket for offentlige anskaffelser : Rådmann orienterte utvalget om anskaffelsesprosessen. Sunndal kommune har deltatt i en felles anbudsinnbydelse i IKT Orkide regi om et felles økonomi, lønnsog personalsystem. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Innføring av et helhetlig internkontrollsystem i Sunndal kommune Flere av kommunens tjenestesteder har egne internkontrollsystem og avviksrapportering, men kommunen mangler et helhetlig system for internkontroll og avviksrapportering : Rådmann orienterte. Arbeidet med innføring av et helhetlig internkontrollsystem er i gang. Sunndal kommune deltar i et prosjekt i regi av IKT Orkide om innkjøp av et digitalt system for internkontroll og kvalitetssikring. Systemet vil være på plass i løpet av inneværende år. Side 6 av 8

7 Beredskapsplan for Sunndal kommune Kommunal beredskapsplikt ble lovfestet i Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. I forskriften om kommunalt beredskap stilles det krav om at alle kommuner må lage en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse som ser beredskapsarbeidet under ett. Kontrollutvalget ønsker informasjon fra administrasjonen om status for beredskapsarbeidet i Sunndal kommune : Rådmann orienterte. Arbeidet med en helhetlig analyse er godt i gang. Det er utarbeidet en beredskapsplan ved ras- og flomsituasjoner og arbeidet med ROSanalysen er nylig startet. Sunndal kommune deltar i et Beredskapsarbeidsprosjekt med kommuner på Nordmøre i samarbeid med fylkesmannen i Møre og Romsdal. Interkommunal barnevernstjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll Fra ble det etablert et interkommunalt samarbeid om barnevernstjenesten i kommunene Nesset, Sunndal og Tingvoll. Sunndal kommune ble valgt som vertskommune for samarbeidet. Det foreligger nå en statusrapport etter første års drift av samarbeidet som viser at tjenesten har store utfordringer med å fungere etter intensjonen : Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte. Det kan være aktuelt å gjennomføre en et forvaltningsrevisjonsprosjekt i samarbeid med de øvrige kommunene. Kontrollutvalget vil senere ta stilling til om det skal bestilles en forvaltningsrevisjon av den interkommunale barnevernstjenesten. Administrative rutiner Sunndal kommune benytter ephorte som kommunens saks-/arkivsystem. Kontrollutvalget har ved flere anledninger drøftet kommunens rutiner for post og arkivering. Utvalget har i den anledning gitt uttrykk for at de ønsker en orientering om post- og arkiveringsrutinene i Sunndal kommune : Rådmann orienterte. Sunndal kommune benytter saks- og arkivsystemet ephorte. De har nå tatt i bruk en systemmodul for Restanseliste. Økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS Kontrollutvalget behandlet i møte i sak 27/12 økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS. Bakgrunnen for at denne saken ble tatt opp var at situasjonen for Sunndal Kulturfestival AS hadde fått så stor oppmerksomhet blant innbyggerne i Sunndal kommune og i media lokalt at kontrollutvalget ønsket å få mer opplysninger og fakta i saken Rådmann orienterte. Ved utarbeidelse av budsjett for årets festival er det tatt grep for å redusere kostnadene og øke inntektene. Dørumtomta i Sunndal Det har vært forhandlinger mellom Sunndal kommune og utbyggerne på Dørumtomta om en parkeringskjeller. Det skal dannes et aksjeselskap Sunndal Parkering AS hvor det vurderes om Sunndal kommune skal gå inn med en eierandel på 50 %. Den andre aksjonæren er Utbyggeren AS som eies av Coop og Amfigruppen. Kommunestyret behandlet i møte i sak 102/12 organisering og finansiering av parkeringskjeller på Dørumtomta. Det ble vedtatt å ikke inngå samarbeid med Utbyggeren AS om utbygging og drift av parkeringskjeller. Etter dette har ordføreren hatt møter med utbyggerselskapet og det ble pånytt fremmet en sak til kommunestyret den 12. desember om kommunen skal gå inn i selskapet med litt andre forutsetninger enn det som var tidligere : Det er fremmet krav om lovlighetskontroll av kommunestyrets vedtak i K- sak 119/12. Saken er nå oversendt Fylkesmannen i M&R for lovlighetskontroll. Kontrollutvalget vil følge saken videre. Side 7 av 8

8 Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) PS 17/13 EVENTUELT Ny ambulansestasjon på Sunndalsøra Som styremedlem i Sunndal Næringseiendom AS meldte utvalgsmedlem Erling Rød seg inhabil i drøfting av saken og fratrådte møtet. Kontrollutvalget vurderte om tildeling av midler fra det kommunale næringsfondet er i strid med fondets vedtekter, men kunne ikke finne at så var tilfelle. Kontrollutvalget vil påpeke at beløpsgrensen for maksimal støtte i vedtektenes 5, pkt. 5 ikke er i samsvar med beløpsgrensen i EØS-avtalens regler om offentlig støtte. Kommunale vedtekter til bygningsloven og Amfi Sunndal Erling Rød tiltrådte møtet. Kontrollutvalget konkluderte med at de ber revisjonen gjøre ytterligere undersøkelser i denne saken for vurdering om det vil være grunnlag for å gjennomføre en forvaltningsrevisjon av Sunndal kommunes etterlevelse av vedtektene til bygningsloven og praktisering av det vedtatte planverk og gebyrsatser knyttet til parkering i sentrum, reguleringsplaner og gebyr i byggesaker. En ber særlig om at forhold som likebehandling av ulike næringsaktører og hvor og når beslutningen om at kommunens vedtekter fra 1993 skal være såkalt «sovende» belyses. Tildeling av hjemmel ny fastlege - plassering Under drøfting av saken i dagens møte konkluderte kontrollutvalget med at det ikke er grunnlag for å følge denne saken videre da det kun er en av de to legesentrene som har søkt om tildeling av den nye fastlegehjemmelen. PS 18/13 URETTMESSIG BRUK AV BEBOERS PENGEMIDLER U.off. ihht: Off.l. 24, andre ledd Trond M. Hansen Riise Odd-Helge Gravem Erling Rød leder nestleder Ingebjørg Solbakk Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 8 av 8