Møtet startet med orientering om Sunndal kommunes personalpolitikk v/ personalsjef Ildri Solbakk.

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/14 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Formannskapssalen, Sunndal rådhus Sak nr: 19/14 25/14 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Trond M. Hansen Riise, leder (V) Odd-Helge Gravem, nestleder (Ap) Erling Rød (Frp) Kari Kittelsen (V) Edel Magnhild Hoem (SV) Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Einar Andersen, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Per Ove Dahl, rådmann (under sak 19/14 22/14 og 24/14) Kari T. Korsnes, helsesjef (under sak 22/14) Marianne Romfo, barnevernleder (under sak 22/14) Gunnar Olav Furu, plansjef (under sak 25/14) Møtet startet med orientering om Sunndal kommunes personalpolitikk v/ personalsjef Ildri Solbakk. Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 19/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. APRIL 2014 PS 20/14 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 21/14 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2014 PS 22/14 PS 23/14 PS 24/14 PS 25/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «INTERKOMMUNAL BARNEVERNTJENESTE FOR NESSET, SUNNDAL OG TINGVOLL KOMMUNER» DELTAKELSE I NY INTERKOMMUNAL REVISJONSORDNING I MØRE OG ROMSDAL VALG AV ORGANISASJONSFORM - VIDERE PROSEDYRE OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 8

2 PS 19/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. APRIL 2014 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 30. april 2014 godkjennes. Leder orienterte. Sekretæren viste til sak PS 15/14 som gjaldt bestilling av selskapskontroll av NIR og orienterte om resultatet etter forespørsel om deltakelse i selskapskontrollen til de øvrige eierkommunene. PS 20/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 07/14 RS 08/14 RS 09/14 RS 10/14 Årsregnskap 2013 for Sunndal kommune - saksprotokoll Sunndal kommunestyre , sak 16/14 Sunndal Energi KF regnskap og årsberetning saksprotokoll Sunndal kommunestyre , sak 18/14 Valgperioden suppleringsvalg melding om vedtak i Sunndal kommunestyre , sak 25/14 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: OS 17/14 KU sekretariatet. Årsmelding for 2013 OS 18/14 Årsmelding 2013 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal OS 19/14 Protokoll fra styremøte i NIR nr. 2/2014, OS 20/14 Protokoll fra styremøte i Sunndal Energi KF OS 21/14 Orientering om Sunndal kommunes personalpolitikk v/personalsjef Ildri Solbakk Personalsjef Ildri Solbakk var bedt om å komme i kontrollutvalgets møte for å orientere om Sunndal kommunes personalpolitikk. Kontrollutvalget ble orientert om følgende: Side 2 av 8

3 Helhetlig personalpolitikk i Sunndal kommune: Grunnlaget for personalpolitikk praktiseres i dag noe ulikt. Personalavdelingen har tidligere i stor grad utført lønnsarbeid. I forbindelse med utkast til kommuneplan og årsplan 2015 bør det etableres en arbeidsgiverpolitikk i Sunndal kommune. Det er forslag om å splitte personalavdelingen i en lønnsavd. og en personalavd. Personalsjefen ser det som viktig at kommunen har en mer forutsigbar arbeidsgiverpolitikk. Mål for kommunens personalpolitikk: - Arbeidsmiljø - Rekruttering - Seniorpolitiske tiltak - Øke bevisstheten i forhold til det å ha personalansvar - Kompetanseutvikling - Effektiv ledergruppe Mål og måloppnåelse - Hvor vil vi og hvordan skal vi komme dit? Offentlig vs. privat virksomhet Mindre konkurransepreget «Trygghet» som sovepute Holdninger til effektivitet Etikk i kommunesektoren: Personalsjefen reflekterte omkring etisk standard, bruk av sosiale medier både hos administrasjonen og blant politikere, om habilitet og om rådmann og ordfører bør ha styreverv i kommunalt eide selskap. Personalsjefens mål/visjon er: Gjør hverandre god! Det er planer om å gjennomføre medarbeiderundersøkelser har mål om å redusere sykefraværet. OS 22/14 Opparbeidelse av Levika boligfelt Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Kommunen har mottatt regning fra Statens Vegvesen på 1,7 mill. kr som ble motregnet mot forsikringsutbetaling på 1,2 mill.kr. Netto kostnader for kommunen er kr Det er utarbeidet ny reguleringsplan for området og opparbeidelse av boligtomtene er ikke ferdig ennå. Det vil bli færre tomter enn opprinnelig planlagt, noe som vil gi reduserte inntekter til kommunen. Totalt sett har denne saken til nå medført en del kostnader for kommunen. PS 21/14 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTILA 2014 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar økonomirapport for 1. tertial 2014, sammen med rådmannens/ økonomisjefens muntlige redegjørelse til orientering. Side 3 av 8

4 Revisors kommentarer til økonomirapporten var ikke sendt ut sammen med saksdokumentene og ble delt ut i møtet. Rådmann Per Ove Dahl orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 22/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «INTERKOMMUNAL BARNEVERNTJENESTE FOR NESSET, SUNNDAL OG TINGVOLL KOMMUNER» Kontrollutvalgets innstilling 1. Sunndal kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Interkommunal barneverntjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll kommuner» til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 8 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at revisjonens anbefalinger i avsnitt 8 blir fulgt og påse at dette arbeidet gjennomføres. 3. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen en periode på 12 mnd. Forvaltningsrevisor Einar Andersen orienterte innledningsvis om innholdet i rapporten og redegjorde for revisjonens anbefalinger i rapportens avsnitt 8. Barnevernleder Marianne Romfo og helsesjef Kari T. Korsnes svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Barnevernleder ser bemanningen som den største utfordringen for tjenesten med sykefravær, permisjoner og vacanser. Rådmann Per Ove Dahl viste avslutningsvis til de utfordringer barneverntjenesten har Leder takket for orienteringen. PS 23/14 DELTAKELSE I NY INTERKOMMUNAL REVISJONSORDNING I MØRE OG ROMSDAL VALG AV ORGANISASJONSFORM - VIDERE PROSEDYRE Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret slutter seg til utredningen om etablering av en ny interkommunal revisjonsordning i fylket, og at Sunndal kommune vil delta i forhandlingene om selskapsavtalen for det interkommunale selskapet. Side 4 av 8

5 2. Kontrollutvalget blir bedt om å velge representant fra kommunen i forhandlingene om avtaleverket for den interkommunale revisjonsordningen og gitt fullmakt til å ta stilling til konkrete spørsmål som i den sammenheng måtte bli lagt fram. 3. Styringsgruppen for utredningsprosessen oppfordres til å gjennomføre forhandlingsprosessen og legge fram en omforent avtalestruktur for det nye selskapet. Leder og sekretær orienterte. PS 24/14 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Beredskapsplan for Sunndal kommune Kommunal beredskapsplikt ble lovfestet i Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Det er ansatt en person i 50 % stilling som skal utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Det er også foretatt en gjennomgang av kommunens beredskapsplan : Kontrollutvalget ønsker en statusrapport om arbeidet med Beredskapsplanen til høsten. Interkommunal barnevernstjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll Fra ble det etablert et interkommunalt samarbeid om barnevernstjenesten i kommunene Nesset, Sunndal og Tingvoll. Sunndal kommune ble valgt som vertskommune for samarbeidet. Det forelå en statusrapport etter første års drift av samarbeidet som viser at tjenesten har hatt store utfordringer med å fungere etter intensjonen. Kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjonsprosjektet «Evaluering av Interkommunalt barnevernsamarbeid i Nesset, Sunndal og Tingvoll kommuner» i møte : Forvaltningsrevisjonsrapporten behandlet i dagens møte i sak PS 22/14. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS Kontrollutvalget behandlet i møte i sak 27/12 økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS. Sunndal kommunestyre behandlet søknad fra Sunndal Kulturfestival AS om ny egenkapital i møte i sak 103/12. Det ble vedtatt å styrke egenkapitalen i selskapet med kr ,-. På bakgrunn av vedtak i kommunestyre i sak 103/12 og rådmannens orientering til kontrollutvalget i møte ønsket kontrollutvalget at ordfører og rådmann kommer i kontrollutvalgets første møte i 2013 og gir en statusrapport om situasjonen for Sunndal Kulturfestival AS. Utvalget har blitt løpende orientert i 2013, men ønsket å følge saken videre : Kontrollutvalget mottok en redegjørelse fra ordfører pr. e-post dagen før møtet. Det ble vist til kommunestyrets vedtak av i sak 8/14 hvor kommunestyret ber om at det innkalles til ekstraordinær generalforsamling i Sunndal Side 5 av 8

6 kulturfestival AS med sikte på å få igangsatt en styrt avvikling av selskapet. Grunnet sykdom stanset fremdriften i arbeidet opp, men nødvendige forberedelser til generalforsamling er nå i gang. Kontrollutvalget vil følge saken videre til den er endelig avsluttet. Dørumtomta i Sunndal Det har vært forhandlinger mellom Sunndal kommune og utbyggerne på Dørumtomta om en parkeringskjeller. Det skal dannes et aksjeselskap Sunndal Parkering AS hvor det vurderes om Sunndal kommune skal gå inn med en eierandel på 50 %. Den andre aksjonæren er Utbyggeren AS som eies av Coop og Amfigruppen. Kontrollutvalget ønsket å følge med slik at denne saken blir tilstrekkelig belyst. Det er fremmet krav om lovlighetskontroll av kommunestyrets vedtak i k-sak 119/12 og saken er oversendt Fylkesmannen i M&R. Kontrollutvalget ønsker å følge saken videre. Saken overføres fra oppfølgingslisten for 2012 og 2013 til oppfølgingslisten for : Rådmann orienterte. Det foreligger ennå ikke noe svar fra Fylkesmannen i M&R til lovlighetskontroll av k-sak 119/12. Saken følges videre. Opparbeidelse av Levika boligfelt I juni 2013 sperret et stort jord- og leirras veien mellom Sunndal og Surnadal i flere døgn. Raset oppsto etter at det var startet arbeid med opparbeidelse av Levika boligfelt. I ettertid viste det seg at det var kvikkleire i området som førte til raset. Kommunen ser at det burde vært gjort bedre vurderinger av grunnforholdene i forkant av opparbeidelsen av boligfeltet. Nye undersøkelser av grunnforholdene og endring av utbygging av boligfeltet vil påføre Sunndal kommune ytterligere kostnader. Kontrollutvalget ønsket å følge denne saken videre : Rådmann orienterte. Regning fra vegvesenet på 1,7 mill. kr. Mottatt forsikringsutbetaling på 1,2 mill. kr. Netto kostnader for kommunen er kr Det er utarbeidet ny reguleringsplan for området og opparbeidelse av boligtomtene er ikke ferdig ennå. Det vil bli færre tomter enn opprinnelig planlagt, noe som vil gi reduserte inntekter til kommunen. Kontrollutvalget vil følge saken videre til de totale kostnadene foreligger. Rapport fra uanmeldt tilsyn med samtykkekompetanse og bruk av tvang, Sunndal kommune, Sunndal helsetun 2013 Helsetilsynet v/fylkesmannen i Møre og Romsdal har gjennomført tilsyn med samtykkekompetanse og bruk av tvang ved Sunndal helsetun. Tilsynet avdekket 2 avvik som bygget på brudd på lover og forskrifter som regulerer kommunens tjeneste på dette området. Kontrollutvalget så alvorlig på de funn som fremgår av tilsynsrapporten fra Helsetilsynet v/ Fylkesm. i Møre og Romsdal og vil be rådmann om skriftlig dokumentasjon når avvikene er lukket : Rådmann orienterte. Det har ikke kommet tilbakemelding fra Fylkesmannen om de tiltak som er iverksatt er tilstrekkelig for å lukke avvikene. Saken følges videre. Utleie av kommunale anlegg Sunndal kommune leier ut anlegg til lag og foreninger etter leiesatser som ikke dekker kapitalkostnadene. Ved utleie til kommersielle aktiviteter er administrasjonen gitt fullmakt til å ta høyere leiesatser. Kontrollutvalget ønsker å få en orientering fra kommunens administrasjon om hvordan denne ordningen praktiseres ved utleie til kommersielle trimaktiviteter : Rådmann orienterte. Kommunestyret vedtar leiesatsene. Har egne priser for kommersielle aktører. Kontrollutvalget ønske å vite om dette også gjelder utleie til kommersielle aktører som driver med trimaktiviteter. Rådmann vil undersøke saken og gi tilbakemelding til kontrollutvalget. Side 6 av 8

7 Sekretær orienterte. Til dette møtet var det lagt opp til orientering fra administrasjonen til følgende saker: 1. Dørumtomta i Sunndal 2. Opparbeidelse av Levika boligfelt 3. Rapport fra uanmeldt tilsyn med samtykkekompetanse og bruk av tvang, Sunndal kommune, Sunndal helsetun 4. Utleie av kommunale anlegg Rådmann Per Ove Dahl orienterte om status i den enkelte sak og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) PS 25/14 EVENTUELT Eiendomsforvaltning i Sunndal kommune Kontrollutvalget drøftet i sitt møte 25. februar 2014 forhold knyttet til AMFI Sunndal AS som har disponert kommunal tomt i en del år hvor det ble stilt spørsmål om betaling av tomtepris. Kontrollutvalget ønsket en redegjørelse for verdien av tomta som AMFI Sunndal AS disponerer og hvor mye som er innbetalt til Sunndal kommune. Det er også stilt spørsmål om mulig rentetap for kommunen ved overdragelse av parkeringsplass som Amfi Bygg Sunndal AS tidligere har kjøpt. I tillegg til dette er det stilt spørsmål om eier av den nye ambulansestasjonen, Helse og Sosialbygg Sunndal AS, benytter kommunal grunn til parkeringsplass for ambulanser og ansatte vederlagsfritt. Kontrollutvalget ønsket opplysninger om kommunen har stilt parkeringsarealet vederlagsfritt til disposisjon for Helse og Sosialbygg Sunndal AS og om det er i tråd med gjeldende regelverk i Sunndal kommune dersom dette medfører riktighet. Saken var satt opp til drøfting i kontrollutvalgets møte Da plansjefen ikke hadde anledning til å være tilstede i kontrollutvalgets møte for å redegjøre for saken, ble det bestemt at saken skulle tas opp igjen i utvalgets møte 17. juni. Plansjef Gunnar Olav Furu kom i møtet. Det ble delt ut et notat som redegjorde for de spørsmål kontrollutvalget hadde til ovennevnte saker. Verdien av parkeringsplasser ved Amfi: Kommunestyret har godkjent salgssummen på 2,5 mill. kr for parkeringsarealet ved Amfi. Dette gir en pris pr. kvm på kr Råtomtpris i sentrum er kr 150,- pr. kvm. Saksbehandling ved salg av parkeringsplasser ved Amfi: Notatet skisserte saksgangen fra kommunestyret vedtok salg av parkeringsarealet til skjøte var underskrevet og faktura sendt til Amfi Plansjefen medgir at saksbehandlingen har tatt for lang tid og beklaget dette og viste til at drøfting med rettighetshaver om sletting av pant var noe av årsaken til dette. Side 7 av 8

8 Ambulansestasjon: Festeavtalen omfatter 200 kvm og er inngått i samsvar med vedtak i økonomi- og planutvalget. Parkering er vederlagsfritt på kommunalgrunn. Kommunen kan kreve parkering på egen grunn eller at tiltakshaver kjøper seg fri fra parkeringskravet. Plansjefen viser til at i dette tilfellet var det et politisk vedtak på at parkering skjer på kommunal grunn. Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget vil til høsten bestille nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt for Aktuelle tema for revisjon/undersøkelse kan være: Kommunal praktisering av innkreving av gebyr byggesak og planbehandling Læringsmiljø i skolen skoleeiers oppfølging Sunndal Energi KF - selskapskontroll Kommunalt garasjeanlegg i Edvard Svanøesgt. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra kommunen om hvordan disse garasjene disponeres. «Dekorering» av rådhuset Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra en innbygger om de ansatte på rådhuset har anledning til å «dekorere» vinduene selv. Det ble stilt spørsmål om dette er i samsvar med kommunens utsmykkingskomité for rådhuset. Sekretæren ble bedt om å tilskrive kommunen å be om orientering om dette. Dokumentbehandling og meroffentlighet i tilknytning til kontrollutvalget i Sunndal Kontrollutvalget har mottatt et brev fra Sunndal kommune hvor det stilles spørsmål om kontrollutvalgssekretariatet bryter arkivloven ved utarbeidelse og arkivering av saksdokumenter og protokoller. Kontrollutvalgets konklusjon Kontrollutvalget viser til brev fra Sunndal kommune v/ rådmann av og ber sekretariatet forberede en sak til Sunndal kontrollutvalg, evt. til styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Trond M. Hansen Riise Odd Helge Gravem Erling Rød leder nestleder Kari Kittelsen Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 8 av 8