Region Midt. Referat fra styremøte 05. desember Møtested: Halsen ungdomsskole, Stjørdal

Transkript

1 Referat fra styremøte 05. desember 2015 Møtested: Halsen ungdomsskole, Stjørdal Tilstede: Asbjørn Halvorsen, Gunhild Høvik, Tove Moan Andersen, Geir Arne Øfsti, Kate-Mari Pedersen, Eldar Høydal, Kjell Martinsen, Anne Christine Mohn, Jørn Ryggvik. Saksliste: 1. Sesongen kretsene orienterer 2. Sesongen 2016 orientering fra hvert felt. 3. Økonomi 4. SU - orientering om aktivitet og forslag til statutter for økonomisk støtte 5. Eventuelt. Det ble gjort en rokering av sakslisten, og sak 4 ble tatt først da leder av SU Jørn Ryggvik måtte dra seneste Sak 4. Jørn har vært leder av et arbeidsutvalg som skulle jobbe frem forslag til retningslinjer for økonomisk støtte til regionens klubber. Utvalget hadde tatt utgangspunkt i retningslinjene som Region Innland hadde, og jobbet frem et forslag som var fremlagt styret. Han orienterte om arbeidet i arbeidsutvalget, og gikk gjennom de ulike punktene i forslaget. Følgende prioriterte punkter var satt opp: 1. Regionsamling 2. Regionslag 3. Arrangement 4. Deltakelse i konkurranser 5. Utøver-/klubbutvikling 6. Kurs arrangert av NCF Komplett forslag kommer på siste side i referatet. Punkt 1-3 er punkter som bør prioriteres, da det er saker som er viktig for utvikling og rekruttering. Det er også punkter som medfører forholdsvis stor økonomisk belastning på klubber og utøvere. I den påfølgende diskusjonen ble det påpekt viktigheten av klare og tydelige retningslinjer for søkerne, og å gi rask tilbakemelding. Man må sørge for at det blir felles regler for alle klubbene i regionen, og sikre at alle klubber får informasjon om muligheten for økonomisk støtte. Punkt 1 i forslaget er allerede en sak er prioritert av styret, og har en egen budsjettpost. Når det gjelder punkt 3 og 4 må det kunne søkes om støtte til alle aktive ritt, ikke bare NC/NM/UM. Økonomisk støtte skal prioriteres til klubber som driver aktivt barn og ungdomssatsing.

2 Det kan i noen tilfeller være ønskelig med økonomisk støtte i forkant av arrangement m.m., men det ser ikke styret er en aktuell politikk. Økonomisk støtte skal skje etter søknad innen en gitt frist, og tildeles etter samlet behandling av innkomne søknader. Angående søknadsprosessen så bør søknadene gå til SU, som så fremlegger en prioritert liste til styret. Styret behandler listen og tildeler midler ut avsatte budsjettmidler. Styret må sette opp et årshjul med alle viktige datoer, der også frister for søkning og tildeling av økonomisk støtte må inn. For sesongen 2015 bør søknadsfrist settes til , med svarfrist inne Asbjørn tar en oppsummering av diskusjonen om retningslinjene og syr sammen et konkret forslag til vedtak. Styret behandler forslaget i et senere møte og vedtar det med eventuelle endringer. Sak 3. Denne saken ble tatt etter sak 4, da diskusjonen allerede var mye inne på økonomi. I diskusjonen om økonomisk støtte kom man flere ganger inn på «problemstillingen» med restbeholdning hos de tidligere kretsene, og hvordan disse midlene ble håndtert. I et møte med NCF i 2012 ble man enige at disse midlene burde tildeles kretsens klubber over en 3-årsperiode, eventuell rest gikk så inn i regionens kasse. Etter en lang diskusjon ble det enighet om følgende: Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland sender ut info til alle fylkets klubber om mulighet for å søke økonomisk støtte på disse konkrete midlene. Støtte til barn- og ungdomsarbeid skal prioriteres. Søknadsfrist settes til 31. januar 2016, og midlene fordeles ut fra innkomne søknader. Møre og Romsdal bruker restbeholdningen til satsing på M&R-cup på sykkel, over en 2- årsperiode. Klubber i M&R kan ikke søke regionen om økonomisk støtte for kostnader relatert til denne cupen. Regionen har fått inn «Tur-10eren» fra alle klubber det er sendt faktura til, men det ser ut som en del klubber mangler i listen over turritt-arrangører. Fylkesrepresentantene må sjekke i sitt fylke hvilke turritt som har vært arrangert og hvor mange deltakere, og melde det tilbake til Gunhild. Opplysninger om ritt og deltakelse kan hentes hos NCF dersom man ikke finner det andre steder. Sak 5. Eqtiming: En del klubber har problemer med registrering og arbeid med ritt i Eqtiming, og det etterlyses kurs/opplæring. EQ har hatt noen kurs siste året, men det er mange klubber som ikke har hatt anledning å delta på disse. Så hvordan løser vi dette? Flere kurs, ressurspersoner i klubbene, manualer, annet?

3 Ettersom det er en god del personer i regionen som kan EQ ganske bra, bør man benytte disse som ressurspersoner for de klubbene som trenger hjelp. Det bør lages en oversikt over personer i ulike fylker/distrikt som kan kontaktes. Man kan også få hjelp direkte hos Eqtiming, pr. epost eller telefon. Tove sjekker ut hvilke andre hjelpemidler som finnes, og Kjell sender/legger ut info for klubbene. Sesongen 2017: Regionen har fått forespørsel om arrangering av NM landevei. Man er positiv til et slikt arrangement, og forespørselen vil bli behandlet på et eget møte. Tinget 2016: Regionen sender 4 representanter, en fra hver krets (Det blir 2 fra Nordland fylke). Felles påmelding fra regionen via leder. Kurs: Det er planlagt følgende kurs i vinter/vår Arrangør- og kommisærkurs, Trener 1 i Namsos, Trener 2 i Trondheim. Sak 1 og 2. Disse sakene måtte dessverre utgå, da tiden for terminlistemøtet nærmet seg og det skulle holdes i samme lokale. Sakene vil bli satt opp på neste styremøte. KjellM.

4 Forslag til retningslinjer for økonomisk tilskudd til klubber og ryttere i sykkelregion Midt-Norge. Regionsamling Regionen bidrar med økonomi til regionsamlingen. Dette er i utgangspunktet en samling for utøvere i alder år. Ansvarlig klubb/ sportslig utvalg søker. Frist for søknad er 15. september. Regionslag Regionslag (utøvere/støtteapparat) kan søke midler i forbindelse med deltakelse i ritt/ treningssamlinger. Dette forutsetter at lagene er tatt ut i samarbeid med sportslig utvalg. Arrangement Klubbene kan søke om midler i forbindelse med arrangering av ritt. Dette gjelder både selve arrangementet og evt. kurs (for eksempel kurs for trafikkvakter) i forbindelse med disse. Gjelder først og fremst ritt som NC/UM/NM. Her må det være klare retningslinjer for hva det kan søkes støtte til (dommerutgifter, premier, speaker osv.), og et øvre tak på hvor mye evt. arrangøren kan regne med å få i støtte. Deltakelse i konkurranser Klubbene kan etter sesongslutt søke midler for å få etterbetalt utgifter i forbindelse med deltakelse i aktive ritt (NC/Rankingritt). Dette gjelder for utøvere i klassene 15/16, junior og senior. Denne søknaden må vise til en oversikt over hvilke ritt, og hvor mange som deltar. Søknadsfrist 15. oktober. Her må det være klare retningslinjer for hva det kan søkes støtte til (startkontingent, overnatting, reise o.l.), og et øvre tak på hvor mye evt. klubbene kan regne med å få i støtte. Kom forslag på støtte til deltakelse i konkurranse i første omgang kan begrenses til å gjelde kun for NM/UM, og en fast sum. Utøver-/klubbutvikling arrangert av klubb Det kan søkes midler til samlinger arrangert av klubber. Dette forutsetter at samlingene er åpne for utøvere/støtteapparat også fra andre klubber. Kurs arrangert av NCF Klubber og støtteapparat kan søke midler i forbindelse med deltakelse på kurs arrangert av NCF. Kommentarer - Alle som søker må legge ved en detaljert oversikt over hva de søker midler til og utgifter i forbindelse det de søker støtte til. - Viktig at disse retningslinjene gjøres kjent for alle klubber i regionen. - Ønskelig at pengene som kommer inn skal brukes på aktive utøvere nå i dag, derfor bør regnskapet i utgangspunktet gå i null. - Alle som søker må få svar på søknaden uavhengig av om de får det de søker på eller ikke.

5