Oppstartmøte 19. desember 2011 Oxford-Research rapporten - og videre om bakteppe og formål med prosjektet fakultetsdirektør Nina Mevold

Transkript

1 Oppstartmøte 19. desember 2011 Oxford-Research rapporten - og videre om bakteppe og formål med prosjektet fakultetsdirektør Nina Mevold

2 Organisasjon Vi skal ha en organisasjonsstruktur som er best mulig tilpasset forsknings-, formidlings- og utdanningsvirksomheten. Vi skal ha en organisasjon som skal ha tilstrekkelig fleksibilitet til å kunne endres i takt med faglige behov og som fasiliterer strukturer på tvers av tradisjonell faginndeling. Vi skal videreutvikle forskningsgrupper som organiserende prinsipp for forskningen Vi skal videreutvikle programutvalg som styringsverktøy i undervisningen. Vi vil i planperioden evaluere vår organisasjonsstruktur og på denne bakgrunn vurdere tilpasninger av dagens organisasjonsplan. Samarbeidspartnere Organisasjon Ledelse og personalpolitikk Administrasjon

3 Hvorfor gjør vi dette? Studie 1 Tverrfaglighet gir kompleksitet i undervisningen (breddefakultet) krav til integrasjon og samhandling mellom fag og fagmiljøer Økt kunnskapsbase nødvendig med prioriteringer nødvendig med læringskompetanse Endrede krav til kandidatene endringer i undervisning og kvalitetssikring

4 Hvorfor gjør vi dette? Studie 2 Utfordringer hos oss: Kompleksitet og nye temaer har gitt fragmenterte studieplaner Studieplanene må organiseres på tvers av fagmiljøer og institutter Organisasjonen kan i for liten grad ivareta tversgående utdanningsstrukturer Økonomisk resultatmodell skaper terskler for samarbeid på tvers Er utdanning nedprioritert i vår struktur?

5 Hvorfor gjør vi dette? Forskning 1 Vi har ambisjoner om at vår forskning og forskerutdanning skal bli ennå bedre Kvalitet Vi skal tilpasse oss endringene i forskningsfinansiering Resultatkrav og incentivordninger Eksternfinansiering Vi skal møte den økte kompleksiteten i forskningen Spisskompetanse Tverrfaglighet, samhandling, internasjonalisering Kritisk masse i forskningsgrupper og -nettverk Den mest moderne forskningsinfrastruktur (kjernefasiliteter)

6 Hvorfor gjør vi dette? Forskning 2 Vi skal rekruttere og videreutvikle Talentene Forskerne, veilederne og forskningslederne For å kunne gjøre dette trenger vi en kultur og en organisering av vår forskning som gjør oss i stand til effektivt å gjøre forpliktende og godt forankrede veivalg og å gjennomføre dem «Hvorfor lykkes de beste og hvordan legge enda bedre til rette for disse?» «Hvordan prioritere? Hvordan tilrettelegge for de med størst utviklingspotensial? Hva skal vi ikke videreutvikle?»

7 Kontekst O R e v a l u e r i n g S F F - p r o s e s s N F R - e v a l u e r i n g Kjernefasiliteter Studieplaner Driftsorganisasjon Fakultetsstrategi UiBstrategi Endrede samfunnsbehov Rekrutteringsgrunnlag

8 Bestilling i anbudsdokumentet Instituttenes ulike størrelse og sammensetning og konsekvenser for instituttenes forskning, forskerutdanning og undervisning? Kombinasjonen av linjeledelse og matriseorganisering (programutvalg med mer)? Instituttlederes og dekanens kontrollspenn? Svakheter og styrker ved fakultetets styringsstruktur og organisering Organiseringen av fakultetets eksternfinansierte virksomhet Dagens administrative organisering, dimensjonering og arbeidsdeling mellom organisasjonsnivåene

9 Prosess - evaluering Bestilling sak i Fakultetssyret Mot slutten av evalueringen: drøfting med instituttledere og Fakultetsstyret

10 Organisasjonsstruktur ved medisinsk-odontologisk fakultet Momenter i en evaluering senior analytiker Jon P. Knudsen senior analytiker Tore Neset Copyright 2011 by Oxford Research AS. 10

11 Oxford Research AS Oxford Research er et skandinavisk konsulentselskap med fokus på policyrelevante analyser, evalueringer og utredninger. Vår forretningsidé er å dokumentere og utvikle kunnskap slik at politiske og strategiske aktører kan få et bedre grunnlag for sine beslutninger. Selskapet ble etablert i København i På skandinavisk basis har vi nå ca 60 medarbeidere. Det norske selskapet ble etablert 1. juni 2004 og har i dag 18 ansatte. Faglig fokus er innen utdanning, velferd, regional utvikling og innovasjon.

12 Kvalitativ metode Dokumentstudier 29 semi-strukturerte intervjuer med nøkkelpersoner og andre representanter fra MOF. Nøkkelinformanter: Fakultetsledelsen 4 representanter Instituttledere 8 representanter Programutvalgsledere 5 representanter Forskningsgruppeledere 3 representanter Øvrige 9 representanter (rektor ved UiB, adm. dir. Helse Bergen, 2 IDU-repr., 2 administrasjonssjefer, 1 PhD stipendiat, 1 forsker, og en seksjonssjef fra fakultetet.

13 Dagens institutter - variasjon Instituttene Organiseringsprinsipper Antall ansatte Årsverk 2010 Institutt for biomedisin ti forskningsgrupper ca ,5 Institutt for klinisk medisin fagseksjoner * ca ,0 Institutt for kirurgiske fag fagseksjoner* ca 80 39,7 Institutt for klinisk odontologi 12 seksjoner og 2 ca 60 48,9 sentre Institutt for forskergrupper og ca ,0 samfunnsmedisinske fag faggrupper Institutt for indremedisin 12 seksjoner* ca ,7 Gades institutt 2 seksjoner ca ,6 Senter for internasjonal helse ca 50 29,1

14 Fakultetet som politisk system Kjennetegn Oppmerksomhet mot interesser, konflikter og maktspill Organisasjonen benytter politiske prinsipper for å legitimere styring (forhandlingsregime) Store prosesskostnader Legitimeringskamp Kilder til makt Fordeling av knappe ressurser Kontroll med beslutningsprosesser Evne til å mestre usikkerhet Kontroll over teknologien Formell autoritet Uformell autoritet Kunnskap og informasjon Gareth Morgan, 1986

15 Administrasjonen Utviklingsområder: Personaladministrasjon Økonomistyring Tiltak Mer robuste administrative miljøer Tydelig prosesseierskap i fakultetet

16 Styring og ledelse Linjeorganisasjonen og utvalgene Autoritetskonflikt og uklare roller Mange høvdinger, for få indianere. Hvordan tilpasse til en organisasjon med overvekt av høvdinger Tiltak Tydeliggjøre hvem som har ansvaret Tydeligere linjeeierskap til forskning og utdanning? Sterkere forankring i dekanatet eller sterkere førstelinjeledelse? Matriser skaper gråsoner med overlappende myndighet og ansvar. prof. Tom Colbjørnsen, BI

17 Instituttstruktur

18 Struktur alt. 1 Dekan Undervisning Forskning Administrasjon Gades Indremedisin Klinisk Samfunnsmedisin Odontologi Biomedisin

19 Struktur alt. 2 Dekan Undervisning Forskning Administrasjon Klinisk medisin Paraklinisk Odontologi Biomedisin

20 Struktur alt. 3 Dekan Undervisning Forskning Administrasjon Klinisk medisin Paraklinisk Samfunnsmedisin Biomedisin

21 Struktur alt. 4 Fakultetsstyre Dekan Undervisning Forskning Administrasjon Klinisk medisin Paraklinisk Basalmedisin

22 Struktur på undervisning Visedekan undervisning Programsjef medisin Programsjef farmasi Programsjef odontologi Programsjef ernæring Programsjef helsefag Programsjef xyz

23 Studier i matrise med linje Dekan Visedekan Undervisning Visedekan Forskning Administrasjon Undervisning Programsjef medisin Programsjef farmasi Klinisk medisin Paraklinisk Samfunnsmedisin Biomedisin Programsjef odontologi Programsjef ernæring Programsjef helsefag Programsjef xyz

24 Ledergruppe Fakultetsstyre Dekan Visedekan forskning Visedekan undervisning Fakultetsdirektør Instituttleder Instituttleder Instituttleder

25 Institutt-internt

26 Instituttnivået Instituttleder Visestyrer Undervisning Visestyrer Forskning Administrasjonsjef Seksjon 1 Seksjon 2 Seksjon 3 Seksjon 4

27 Instituttnivået, med sentra Institutt 1-n Instituttleder Visestyrer Undervisning Visestyrer Forskning Administrasjonsjef Senter1 Senter2 Seksjon 1 Seksjon 2

28 Hovedkonklusjoner fra OR 1. Forenkling av organisasjons- og styringsstruktur (3-4 institutter) 2. Tydeliggjøring av strategisk ledelse, lederroller 3. Styrke undervisningen 4. Styrke administrative funksjoner 5. Integrering av odontologiske fagfelt i det samlede fakultetet Copyright 2011 by Oxford Research AS. 28

29 Hovedprinsipper i mandatene Forenkling av organisasjons- og styringsstruktur og tydeliggjøring av strategisk ledelse Synliggjøring av tversgående strukturer Styrke funksjoner som understøtter forskning og forskerutdanning Styrke undervisningsorganiseringen Effektive og robuste administrative funksjoner (forenkling)

30 NFR-evalueringen 2011

31 Prosjektets struktur Styringsgruppe Nina Langeland, dekan Robert Bjerknes, prodekan Line Rye, personaldirektør Jarle Eid, dekan (Psykfak) Randi Heimvik, Parat UiB Knut-Jan Andersen, Forskerforbundet UiB Arbeidsgruppe 1 Eva Gerdts, professor, IFI(leder) Jan Haavik, professor, IBM Anders Molven, professor, Gades Asgeir Baardsen, professor IKO Arne Tjølsen, visedekan, Nina Mevold, fakultetsdirektør Arbeidsgruppe 2 Synnøve Myhre, assisterende fakultetsdirektør (leder) Oddveig Åsheim, administrasjonssjef, IBM Ørjan Hauge, seksjonssjef Randi Oen, seniorkonsulent, ISF Stig Morten Frøiland, rådgiver, POA Inger H. Senneseth, underdirektør

32 Referansegruppen Vitenskapelig tilsatte: Bjarne Robberstad Eivind Meland Lars B. Engesæter Jon Arne Søreide Inge Fristad Per Eystein Lønning Gunnar Houge Phd: Suzanne Ledahl Teknisk tilsatte Nina L. Larsen Siren H. Østvold Administrativt tilsatte: Kate Frøland Eldbjørg Sanden Søvik Janicke L. Bjørke Verneombud UiB og MOF: Elin Theodorsen Torunn Valen Mikalsen Studenter: Aslaug Drotningsvik Anette Hemsing

33 Styringsgruppe - mandat Styringsgruppen skal med bakgrunn i innspill fra de ulike prosjektgruppene gi sin vurdering og sine råd til Fakultetsstyret for en ny organisasjonsmodell ved Det medisinsk-odontologiske fakultet. Styringsgruppen bes om å ta hensyn til rådene fra evalueringsrapporten fra Oxford Research og anbefale en struktur som: Styrker fakultetets forskning, forskerutdanning, undervisning og formidling gjennom en god styrings- og ledelsesstruktur som ivaretar tversgående faglige strukturer og gir en robust og forenklet administrasjon.

34 Mandat arbeidsgruppe 1 Utrede ny instituttstruktur innenfor rammene av Oxford Research sine anbefalinger. -fordeler og utfordringer med en instituttstruktur bestående av 3-5 institutter. -størrelse, faglig organisering og kompleksitet, samt antall institutter skal særlig kommenteres. bygge på fakultetets strategi og handlingsplaner. vurdere behovet for instituttinterne understrukturer (seksjoner forskningsgrupper, utvalg) og institutt-tversgående strukturer (sentre, forskningsgrupper, utvalg). -sentrale lederroller på fakultets-, instituttnivå. - ledelse, personalansvar og rapporteringslinjer, rolleinnhold og rapporteringslinjer

35 Mandat Arbeidsgruppe 2 Arbeidsgruppen skal utrede og vurdere ulike administrative løsninger innenfor den organisatoriske hovedstruktur som foreslås av arbeidsgruppe 1. Følgende skal vektlegges: Styrke administrative funksjoner gjennom å forenkle og effektivisere. Gjøre administrasjonene mer robuste og mindre sårbare. Foreslå en administrativ organisering som på en best mulig måte understøtter forskning, utdanning og formidling.

36 Ledelsesforankring og administrativ prosjektstøtte Fakultetsledelsen har framdriftsansvar og koordineringsansvar Ansvar for involvering Ansvar for sekretariatsfunksjon Prosjektkoordinator 50% stilling (seksjonssjef Kim O. Hommen) Ekstra 50% stilling ved Studieseksjonen Dekan Nina Langeland leder selv styringsgruppen

37 Prosjektplan Vår 2011 Høst 2011 oktober 2012 Fra 30. okt 2012 Januar 2013

38 Administrasjon effektiv organisering Dekan Dekan Fakultetsadministrasjon Fakultetsadministrasjon

39 Fyr løs!

40 Oppstartsmøte Det medisinsk-odontologiske fakultet, UiB

41 Prosjektkoordinator Kim Ove Hommen Leder for studieseksjon ved fakultetet Cand. Polit. (Administrasjon- og organisasjonsvitenskap)

42 Prosjektkoordinator sin rolle i prosjektet 50% administrativ ressurs for prosjektet Bidra til progresjon iht. milepælsplan Nettsider, informasjon Logistikk, sekretær, dokumentasjon Koordinere og delta på alle møter Følge opp Omstillingsavtale ved UiB

43 Milepælsplan Hovedleveranser Oppstartmøte Arbeidsgruppe 1 mai 2012 Arbeidsgruppe 2 september 2012 Fakultetsstyresak oktober 2012 Iverksetting av ny organisasjon

44 Prosjektsider Fremtidens fakultet Link:

45

46 Oppdrag og mandat for AG1 Eva Gerdts Professor dr. med. Leder

47 Mandat Arbeidsgruppen skal utrede ny instituttstruktur innenfor rammene av Oxford Research sine anbefalinger. Den skal skissere og vurdere fordeler og utfordringer med en instituttstruktur bestående av 3-5 institutter. Forhold rundt størrelse, faglig organisering og antall institutter skal særlig kommenteres.

48 AG1 sammensetning Professor Eva Gerdts (IFI) - leder Visedekan for undervisning Arne Tjølsen Professor Anders Molven (Gade) Professor Jan Haavik (IBM) Professor Asgeir Baardsen (IKO) Fakultetsdirektør Nina Mevold (MOFA) Seksjonsleder Kim Ove Hommen (MOFA) - sekretær

49 Mandatkrav til oppdraget Arbeidet skal forankres i fakultetets strategi og handlingsplaner med bakgrunn i Oxford Research sin rapport. Arbeidsgruppen skal vurdere behovet for understrukturer (seksjoner, forskningsgrupper, utvalg) og tversgående strukturer (sentre, forskningsgrupper, utvalg)

50 Punkter som skal vektlegges Forenkling og tydeliggjøring av strategisk ledelse Synliggjøring av tversgående strukturer (sentre, kjernefasiliteter, studieprogrammer) Styrke funksjoner som understøtter forskning, forskerutdanning og formidling Styrke undervisningsstrukturene

51 Punkter som skal vektlegges Forenkle administrative funksjoner med vekt på arbeidsdeling mellom fakultet og institutt Arbeidsgruppen skal ha dialog med og rapportere til styringsgruppen underveis i arbeidet Arbeidsgruppen bes om å legge frem en samlet vurdering og med anbefalt instituttmodell for styringsgruppen innen

52 Operasjonalisering Nødvendig bakgrunnskunnskap Oxford Research rapporten MOF strategiplan Handlingsplaner Forskning og infrastruktur Utdanning Formidling Forskerutdanning Hovedvirkemidler Ny studieplan for medisin

53 Organisering av arbeidet for AG1 Plan for tilflyt av informasjon og diskusjon Ekskursjoner til medisinske fakultet som nylig har gjennomført omorganisering av instituttstrukturen Universitetet i Oslo Lund Universitet Møteplan Hel/halvdagsmøter Informasjonsinnhenting ferdig ultimo februar 2012 Utarbeiding av rapport ferdig primo mai 2012

54 Operasjonalisering - møteplan AG1 møte Hva er visjonen Rapport fra studiebesøk til medisinsk fakultet UiO Rapport fra studiebesøk til medisinsk fakultet Lund universitet

55

56

57 Organisasjon medisinsk fakultet Lund Universitet

58 Operasjonalisering - møteplan Tematiske møter AG Instituttstruktur i relasjon til forskning» Visedekan for forskning Robert Bjerknes Instituttstruktur i relasjon til undervisning» Visedekan for undervisning Arne Tjølsen Instituttstruktur i relasjon til samfunnets behov, samhandlingsreformen

59 Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe II Synnøve Myhre leder av arbeidsgruppe II

60 Hovedmomentene for presentasjonen Arbeidsgruppens sammensetning Mandat til arbeidsgruppe II Alternative modeller Milepælsplan

61 Mandat for arbeidsgruppe II Arbeidsgruppen skal utrede og vurdere ulike administrative løsninger innenfor den organisatoriske hovedstrukturen som foreslås av arbeidsgruppe I. Følgende skal vektlegges: Styrke administrative funksjoner gjennom å forenkle og effektivisere Gjøre administrasjonen mer robuste og mindre sårbare Foreslå en administrativ organisering som på best mulig måte understøtter forskning, utdanning og formidling Arbeidsgruppen bes om å legge frem en samlet vurdering og anbefaling for Styringsgruppen innen 15. september 2012

62 Sammensetning av arbeidsgruppe II Oddveig Åsheim, administrasjonssjef, Institutt for biomedisin Ørjan Hauge, seksjonssjef, Det medisinsk-odontolgiske fakultet Randi Oen, seniorkonsulent, Institutt for samfunnsmedisinske fag Stig Morten Frøiland, rådgiver, Personal- og organisasjonsavdelingen Inger H. Senneseth, underdirektør, Det medisinskodontologiske fakultet Synnøve Myhre, assisterende fakultetsdirektør, Det medisinsk-odontologiske fakultet (leder)

63 2012 Januar Møter i arbeidsgruppe 1 Ca. 10. februar Møte med Styringsgruppen, Arbeidsgruppe 1 og ledelse Ca. 25. februar Møte mellom Styringsgruppe, Arbeidsgruppe 1 og Arbeidsgruppe 2 Ca25. mars Møte med Styringsgruppen og Arbeidsgruppe I og II Medio mai Rapport fra Arbeidsgruppe I ferdigstilles, overleveres Styringsgruppen 25. mai Heldagsmøte med hele prosjektorganisasjonen 13.juni Fakultetstyre behandling av ny organisasjonsstruktur Medio august Arbeidsgruppe II presenterer foreløpig rapport til Styringsgruppen 15. September Arbeidsgruppe II ferdigstiller sin rapport Oktobermøtet Fakultetstyret vedtar Administrativ organisering