Arkivkode: Fak.sak: 130/09 Sak nr.: Møte:

Transkript

1 Universitetet i Bergen Det medisinsk-odontologiske fakultet Arkivkode: Fak.sak: 130/09 Sak nr.: Møte: STRATEGIPROSESS FOR STRATEGIPLAN DET MEDISINSK- ODONTOLOGISKE FAKULTET Rapportering fra fase 1 1. Bakgrunn: Det vises til fakultetsstyresak 34/09, der rammene for ny strategiplan for Det medisinsk-odontologiske fakultet ble vedtatt, og der dekanus ble gitt fullmakt til å jobbe videre med representanter og organisering. Det vises også styresak 40/09, der styret oppnevnte komiteer til Strategiprosessen. Strategikomiteen og arbeidsutvalget har arbeidet godt i strategiprosessens fase 1 og fase 2. Strategikomiteen har hatt to møter i tillegg til oppstartsmøtet på Finse. Arbeidsutvalget, bestående av Kjell Haug (leder), Anne Chr. Johannessen og Nina Mevold, samt Thea Thingnes (sekretær) har avholdt 14 møter med referansegrupper jfr. milepælsplan (vedlagt). Møtet med forskerskoleledere og med administrasjonssjefene er utsatt til september. Det er også avtalt et møte med Stavanger Universitetssykehus i september. Referansegruppemøtene har vært gode, med stor oppslutning fra institutter og samarbeidspartnere, med konstruktiv medvirkning og mange innspill. Det vises til vedlegg (4 og 5) med invitasjon og problemstillinger som er drøftet med referansegruppene. En oppsummering av innspillene som er fremkommet gjennom møtene med referansegruppene i 1. og 2. fase redegjøres muntlig for i dette fakultetsstyremøte. 1

2 Fakultetsdirektøren legger fram forslag til vedtak: Fakultetsstyret sier seg fornøyd med aktiviteten og fremdriften i strategiprosessen slik det fremkom i den muntlige redegjørelsen og i dette saksframlegget, og ber Strategigruppen rapportere videre til det nye Fakultetsstyret, med sikte på vedtak av ny strategiplan i styrets novembermøte /NIM Vedlegg: 1. Notat om strategiprosessen 2. Program for oppstartsseminar 3. Milepælsplan 4. Invitasjon til møte med referansegruppe for samarbeidspartnere og samfunnskontakter 5. Program for møter med instituttene 2

3 Vedlegg 1 : Notat om strategiprosess MOF SCENARIER STRATEGIPROSESS VED DET MEDISINSK-ODONTOLOGISKE FAKULTET Organisering Fakultetsstyret ved Det medisinsk-odontologiske fakultet har i styresak 34/09 vedtatt at det i løpet av 2009 skal lages en ny strategiplan for fakultetet. I styresaken ble det vedtatt rammer for strategiprosessen mht organisering, framdrift og prosessens innhold. Strategiprosessen organiseres med bredt sammensatt intern strategigruppe, med et integrert arbeidsutvalg: Referansegrupper Fakultetsstyret Strategigruppe Arbeidsutvalg Instituttledere MOSU Samarbeidspartnere Programutvalgsledere Administrasjonssjefer For å sikre involvering gis instituttlederne god innflytelse i prosessen, som referansegruppe. Milepælsplanen (vedlagt) viser at mye av prosessen i vårsemesteret vil skje innenfor instituttene, med instituttlederne som prosessledere, og arbeidsutvalget som støttespillere. Det er også lagt vekt på eksterne samarbeidspartnere, og god kontakt med studentene. Det legges opp til et oppstartsseminar 23. og 24. mars, der strategigruppe, instituttledelser, noen representanter fra Fakultetsstyret, eksterne samarbeidspartnere og inviterte innledere deltar. Der vil en legge rammene for strategiprosessens milepæler. Tentativt program er vedlagt dette dokumentet. 1.1 Strategigruppen og arbeidsutvalget Strategigruppen nedsettes av Fakultetsstyret. Den møter samlet 3-4 ganger i løpet av prosessen. Strategigruppen er delt i en utvidet gruppe (hele strategigruppen) og et arbeidsutvalg. Arbeidsutvalget møtes ca. 3 ganger i måneden, noen av disse samlingene vil være heldagssamlinger. Fakultetsstyret vedtar rammer for prosessen, nedsetter grupper og vedtar strategi og handlingsplan(er). Strategigruppen har ansvar for framdrift, spiller inn forslag til prosessen og 3

4 til strategien, og utformer forslag til strategi og handlingsplan(er). Strategigruppen er ansvarlig for skriftlig rapportering til Fakultetsstyret etter hvert møte. Det er Strategigruppens ansvar å kalle inn referansegruppene, og benytte disses innspill slik Strategigruppen finner det best, i dialog med Fakultetsstyret. Arbeidsutvalget er et sekretariat for Strategigruppen. Den henter inn dokumentasjon, planlegger og forbereder møtene i Strategigruppen og referansegrupper, saksforbereder rapportering til Fakultetsstyret, og forestår skrivearbeidet for Strategigruppen (knyttet til strategi og handlingsplan/er). Representanter: Kjell Haug (leder) Jan Erik Nordrehaug Helga Salvesen Aurora Martinez Lars Birger Engesæter Ole Fridtjof Norheim Stein Emil Vollset Nina Mevold Tine Johannessen Ingvild Sandøy Morten Eirik Berge Fakultetet Institutt for indremedisin Institutt for klinisk Institutt for biomedisin Institutt for kirurgiske fag Institutt for samfunnsmedisinske fag Institutt for samfunnsmedisinske fag Fakultetet Gades institutt Senter for internasjonal helse Institutt for klinisk odontologi Av disse utgjør følgende arbeidsutvalget: Kjell Haug (leder) Fakultetet Nina Mevold Fakultetet Tine Johannessen Gades institutt Andre ressurser: Internkonsulent: underdirektør Svenn-Åge Dahl (Forskningsavdelingen) Sekretærfunksjon: Thea Thingnes (Fakultetsadministrasjonen) Eksternkonsulent: programdirektør Tor Øyvind Baardsen, NHH (etter følgende rammer: 2 totimers møter før oppstartseminar samt deltakelse på oppstartsseminar). 1.2 Referansegrupper Referansegruppene er satt sammen for å sikre internt og ekstern forankring. Oppgavene som legges i referansegruppene fremkommer i oversikten over arbeidsoppgaver (punkt 2 i dette notatet) og i milepælsplanen (vedlagt). Instituttlederne er viktige aktører i prosessen. Sammen med Arbeidsutvalget leder de de instituttvise prosessene. Samarbeidspartnere og samfunnskontakter Andreassen, Alf Henrik Helse Bergen Arianson, Helga Fylkeslegen Bovim, Gunnar St. Olavs Hospital Bruvik, Inge Magnus Fylkestannlegen Eriksen, Hege Unifob/Avdeling for helse Guldvog, Bjørn Helsedirektoratet 4

5 Kvale, Gerd Rommetveit, Kåre Søreide, Odd Det psykologiske fakultet Bergen Medisinske forskningsstiftelse Helse Vest Instituttledere: Fristad, Inge instituttleder Institutt for klinisk odontologi Gilhus, Nils Erik instituttleder Institutt for klinisk medisin Halstensen, Alfred instituttleder Institutt for indremedisin Hove, Leiv instituttleder Institutt for kirurgiske fag Kalland, Karl Henning instituttleder Gades institutt Lie, Rolv Terje instituttleder Institutt for samfunnsmedisinske fag Nilsen, Rune instituttleder Senter for internasjonal helse Reed, Rolf instituttleder Institutt for biomedisin Programutvalg og forskerskoleledere Lederne ved de 7 studieprogramutvalgene Leder for programutvalg for forskerutdanningen Leder for forskerlinjen Faglig koordinator for internasjonalisering Lederne for forskerskolene 2. Arbeidsoppgaver Fakultetsstyret Strategigruppe Arbeidsutvalg Referansegruppe: Samarbeidspartnere Referansegruppe: Instituttledere Referansegruppe: Programutvalgs- og forskerskoleledere Referansegruppe: MOSU Referansegruppe: Administrasjons-og seksjonssjefer Vedtar rammer for prosessen, nedsetter grupper, følger prosessen og vedtar strategi og handlingsplan(er). Styringsgruppe for prosessen. Ansvarlig for framdrift og rapportering til Fakultetsstyret. Følge opp arbeidsutvalgets kontakt med referansegruppene. Sekretariat for Strategigruppen. Innhente data, arrangere møter, forberedelse og etterarbeid. Støtte instituttenes strategiarbeid. Delta på to møter i strategiprosessen, bidra til å gi eksterne innspill i prosessen. Formidle instituttenes innspill til strategiprosessen, lede strategiprosessene ved egne institutter. Formidle studieprogrammenes, forskerskolenes og forskerlinjens innspill til strategiprosessen. Formidle studentenes innspill til strategiprosessen. Formidle administrative innspill til strategiprosessen. Bistå instituttlederne i de instituttvise prosesser. 5

6 3. Framdriftsplan Fase 1 Oppstart Fase 2 Datainnsamling og rammer for strategiplan Fase 3 Ferdigstilling og vedtak Mars Apriljuni Augustoktober Fase 1 Prosessen starter med oppstartsseminar i mars, der fakultets- og instituttledelser, samarbeidspartnere og innledere deltar. Aktiviteter: Presentere fakultetet og dets omgivelser, forventninger og utviklingstrekk. Utforme innspill til visjoner, overordnede målsetninger Fase 2 Aktiviteter: Datainnsamling: Instituttvise prosesser med deltakelse av Arbeidsutvalget Andre institusjoners/samarbeidspartneres/myndigheters syn på MOF Politiske utviklingstrekk Skriveprosess starter Fase 3 Aktiviteter: Koble på nytt styre og ledelse (2-dagerssamling) Skriveprosess Ferdigstille strategi Vedtak i Fakultetsstyret 3. Informasjonsplan Det legges opp til en involverende prosess, med god involvering i instituttene. Det utformes egne nettsider på fakultetets sider, der skriftlig materiale legges ut. Fase 1 Nyhetsbrev på nettsider Fase 2 Fase 3 Nyhetsbrev på nettsider Allmøte Nyhetsbrev på nettsider Allmøte 6

7 Vedlegg 2: MOF SCENARIER OPPSTARTS-SEMINAR mars 2009 FINSE 1222 Excellent Veldig god kvalitet God kvalitet Program 23. mars: Kaffe/te Per Omvik, dekanus Det medisinsk-odontologiske fakultet hvorfor trenger vi en strategi? Karolinska institut, Bengt Norrving Karolinska instituts strategi Strategiprosessen: Erfaringen med nåværende strategi og læring for fremtidig strategi Dag Aksnes, NIFU-step Utvikling av norsk medisinsk-odontologisk forskning sett i forhold til andre land Lunsj Berit Nygård, NFR Hvilke strategiske planer har NFR for den medisinsk odontologiske forskningen? Hva er Det medisinsk-odontologiske fakultets konkurransefortrinn? De norske medisinske fakulteters styrker og svakheter i forhold til NFRs programmer - innvilgelsesmeritter, sterke fagmiljøer, mindre sterke fagmiljøer etc Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet Helsedirektoratets forventninger til Det medisinsk-odontologiske fakultet for perioden

8 14.15 Ernst Omenaas, Helse Vest Hvordan kan Helse Vest og Det medisinsk-odontologiske fakultet samarbeide om forskning og undervisning? Pause med kaffe/te og forfriskninger Tor Øyvind Baardsen (programdirektør) NHH Suksesskriterier, erfaringer med strategiprosesser, strategiske tema for en konsernstrategi, instituttstrategier Fakultetsledelse og student Det medisinsk-odontologiske fakultet. Status forskning og undervisning Avslutning Middag Program 24. mars: Gruppe- og plenumsdiskusjoner Lunsj Oppsummering og avslutning Avreise 8

9 Vedlegg 3 Milepælsplan for strategiprosessen MILEPÆLSPLAN januar Fakultetsstyresak 34/09 januarmøte 10. februar Informasjon Instituttledermøte 26. februar Møte med instituttledere 11. mars Fakultetsstyresak 40/ mars Oppstartsseminar Finse 14. april: Utvidet instituttledermøte (inkl. adm.sjefer) april Strategigruppen møtes 23.april Fagdag institutt- og fakultetsadministrasjoner 24. april: Møte med Forskningsavdelingen UiB 28. april: Møte med instituttledelse og instituttråd, Institutt for klinisk medisin Møterommet 2.etasje AHH 28. april Instituttledermøte 29. april: Orientering i Fakultetsstyret 29. april: Møte med referansegruppe MOSU Konferanserommet AHH 30. april: Møter med instituttledelse og instituttråd, Møterommet 2.etasje AHH Institutt for biomedisin 9

10 Institutt for indremedisin Institutt for kirurgiske fag 6.mai: Møte med Programutvalg (Studieutvalget) 8.mai: Møte med Utdanningsavdelingen UiB 12. mai: Møte med instituttledelse og instituttråd, Møterommet 2.etasje AHH Senter for internasjonal helse Institutt for klinisk odontologi Institutt for samfunnsmedisinske fag 15. mai: Møte om strategiarbeidet med referansegruppe administrasjonssjefer 19. mai: 08: Møte med leder for forskerlinjen, leder for programutvalg for forskerutdanning, faglig koordinator for internasjonalisering og ledere av forskerskolene. Møterom 2. etasje AHH 19. mai: Instituttledermøte om strategiprosessen inkludert instituttrådsledere Møterom 2.etasje AHH 20. mai: Orientering i Fakultetsstyret 22. mai: Møte med referansegruppe Samarbeidspartnere Konferanserom BBB 2. juni: Møte i Strategigruppen Konferanserom AHH 16. juni Orientering i Fakultetsstyret 10

11 Vedlegg 4: Kjære samarbeidspartnere DET MEDISINSK-ODONTOLOGISKE FAKULTET, UiB Bergen Vedrørende møtet ved Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen fredag 22. mai kl til 15.00: Vi takker for at du har sagt ja til å sitte i en referansegruppe for sentrale samarbeidspartnere i forbindelse med at Det medisinsk-odontologiske fakultet ved Universitetet i Bergen skal lage en strategisk plan for perioden 2010 til Fakultetet har et viktig samfunnsoppdrag når det gjelder forskningsbasert utdannelse av mange typer helsepersonell og fagutvikling og forskning på et høyt internasjonalt nivå. For den aktuelle 4- årsperioden vil fakultetet ha et samlet budsjett på nærmere 3 milliarder kroner. Vi mener dette stiller store krav til oss. Hensikten med møtet fredag 22. mai er å få innspill til en rekke spørsmål som strategiprosessen skal ta stilling til. Vi har allerede hatt flere interne møter med våre instituttledere, med forsknings og utdanningsavdelingen ved UiB, med studentorganisasjonene ved fakultetet, med administrative ledere og med lederne for undervisningsprogrammene og forskningsgruppene våre. I møtet med dere ønsker vi spesielt å fokusere på disse problemstillingene: Utdanner vi helsepersonell som har de kvalifikasjoner som samfunnet har behov for? Har vi en forskningsprofil som fokuserer på de viktigste helseproblemene i vårt samfunn i dag? Har vi en utdannings- og forskningsprofil som er rettet inn mot de viktigste helseproblemene vi vil stå overfor i perioden ? Hvordan kan vi videreutvikle et nærmere samarbeid med offentlige helsemyndigheter og helseforetakene? Bør vi ha økt fokus på internasjonale helseproblemer (global health)? Hvordan kan vi øke vår eksternt finansierte virksomhet? Vi ønsker også at dere tar opp andre spørsmål som dere mener er viktige når vi skal planlegge aktiviteten og den faglige profilen for neste 4-årsperiode. Nærmere opplysninger om strategiprosessen finner dere på: Her er det lagt ut sentrale dokumenter. Vi ønsker dere hjertelig velkommen til et inspirerende møte, som holdes i Armauer Hansens hus (Haukeland universitetssykehus), 2. etasje (stort møterom) klokken Vi ber dere sende dokumentasjon på reiseutgifter til fakultetet. Beste hilsen Kjell Haug prodekanus Nina Mevold fakultetsdirektør 11

12 Vedlegg 5: Invitasjon til instituttmøter Strategiprosess Møter med instituttledelser/instituttråd vår april: Institutt for biomedisin (finner ny dato) Institutt for klinisk medisin Gades institutt 30. april: Institutt for indremedisin Institutt for kirurgiske fag 12. mai: Senter for internasjonal helse Institutt for klinisk odontologi Institutt for samfunnsmedisinske fag 1. Hva er instituttets/programmets/ visjoner for Det medisinsk-odontologiske fakultet innen år 2020? 2. Hva er fakultetets konkurransefortrinn? Hvor kan fakultetet bli excellent over tid? Hva er fakultetets svake sider? Hva gjør vi med disse? 3. Hva har vært styrker og svakheter ved dagens strategidokument? Hvordan har dere brukt den? Hva har dere evt. savnet? Hvis dere ikke har brukt den, hvorfor ikke? 4. Rammene for strategidokumentet hvilket strategidokument ville være nyttig for dere? Vi ønsker å få innspill til følgende hovedområder i strategidokumentet, for å kunne oppnå fakultetets visjoner: Innledning Undervisning Forskning (publisering, støtteinfrastruktur, eksternfinansiering) Forskerutdanning Formidling Internasjonalisering Organisasjon Forholdet til samarbeidspartnere Økonomiske rammebetingelser Ledelse og personalpolitikk Administrasjon 12