EVALUERING AV NY FAKULTETSSTRUKTUR FRA 2013 FORSLAG TIL PLAN FOR ARBEIDET

Transkript

1 Universitetet i Bergen Det medisinsk-odontologiske fakultet Styresak: 33/17 Sak nr.: 2017/1458 Møte: EVALUERING AV NY FAKULTETSSTRUKTUR FRA 2013 FORSLAG TIL PLAN FOR ARBEIDET Grunnlagsdokumenter i saken - Fakultetsstyresak 73/12: Framlegg til ny organisasjon for Det medisinsk-odontologiske fakultet Framtidens fakultet 1.pdf. - Fakultetsstyresak 7/17: Evaluering av ny fakultetsstruktur fra Brev om evalueringen til instituttene (vedlegg) - Notat fra Styringsgruppen til fakultetsstyret, 21.mars 2017 (vedlegg) Hva saken gjelder Fakultetsstyret vedtok i sist møte følgende: 1. Fakultetsstyret godkjenner prosjektorganisering for evaluering av ny organisasjonsstruktur slik den framgår i saksframlegget. 2. Dekanen får fullmakt til å oppnevne styringsgruppe og planleggingsgruppe. 3. Fakultetsstyret ber om at forslag til mandat, opplegg og tidsplan for evalueringen fremlegges i møte 29.mars Prosjektorganisasjonen Prosjektorganiseringen er nå trådt i kraft og oversikt over medlemmer i de ulike gruppene følger av vedlagte brev. Studentene er også tilbudt plass i prosjektorganisasjonen, men i samråd med leder av Medisinsk-odontologisk Studentutvalg (MOSU) er det avtalt at studentene involveres ved at saken tas opp i felles møter med MOSU. Mandat Evalueringen planlegges gjennomført i løpet av 2017 med følgende mandat: - vurdering av om ny instituttstruktur er tilpasset forsknings-, formidlings- og utdanningsvirksomheten - vurdering av optimal organisering internt ved instituttene - vurdering av administrativ kapasitet i forhold til faglig organisering. Gjennomgang av organisering av tekniske tjenester var en del av omorganiseringsprosjektet, men ble utført etter en innfasingsperiode av ny instituttstruktur ved fakultetet. Denne evalueringen skal også dekke organisering av tekniske tjenester. 1

2 Plan for arbeidet og milepælsplan Hovedinndeling av arbeidet Styringsgruppen foreslår at evalueringen gjennomføres i 2017 med datainnsamling våren 2017, og at arbeid med analyse og evalueringsrapport gjennomføres høsten Forslaget er begrunnet ut fra at det fra høsten vil være et nytt fakultetsstyre og ett nytt dekanat som da vil være med i evalueringsprosessen og deretter må vurdere hvilke tiltak som skal settes i verk. I tillegg tiltrer to nye instituttledere fra høsten, en administrasjonssjef er under tilsetting og det skal velges nye instituttråd fra høsten Det er naturlig rent arbeids- og ressursmessig også å dele inn arbeidet i to bolker fordelt på vår- og høstsemesteret. Forslag til milepælsplan er satt opp med fakultetsstyret som øverste beslutningsorgan for evalueringen, med sluttbehandling av evalueringen i styremøte 13. desember 2017; se notat fra Styringsgruppen for detaljert milepælsplan. Vårsemester datainnsamling I vårsemesteret foreslås en avlevering fra sittende fakultetsstyre og dekanat i styremøte 14. juni basert på datainnsamling og en anbefalt plan for videre prosess for høsten Det settes av egne møter i kommunikasjonsplanen for å ivareta kommunikasjonsbehovet underveis i evalueringsprosjektet. Datainnsamlingen foreslås slik: Grunnlagsdata. Hvordan er instituttene organisert sjølmelding fra instituttene. Tall for ressursbruk ved dagens organisering målt mot ressursbruk før. Spørreundersøkelse til alle ansatte. Sammenligninger mot andre fakultet. Kommunikasjonsplan Det er avgjørende for et godt evalueringsresultat at evalueringsprosessen er transparent og godt kjent blant alle fakultetets ansatte og studenter. I kommunikasjonsplanen vil det tas særlig hensyn til at evalueringsprosjektet skal være godt kjent blant våre ansatte og studenter. Det etableres egne nettsider under fakultetets nettsider for prosjektet og egne internsaker legges ut når det er viktige kommunikasjonsbudskap. Instituttenes infobrev vil få tilsendt tilrettelagt informasjon om framdriften til evalueringsprosjektet. Studentene holdes informert ved de faste møtene fakultetet har med Medisinskodontologisk Studentutvalg (MOSU) og i de fora som studentene er representert som fakultetsstyret. I vårsemesteret er det to viktige kommunikasjonsbudskap: Evalueringen er startet. Spørreundersøkelsen gjennomføres. 2

3 Det vurderes 2-3 allmøter i evalueringsperioden. I høstsemesteret vil det være viktig at evalueringsprosjektet er åpent for innspill og meningsytringer underveis i prosessen. Forslag til vedtak 1. Fakultetsstyret godkjenner forslag til mandat, opplegg og tidsplan for evalueringen som presentert i dette saksforelegget. 2. Dekanen får fullmakt til å foreta justeringer i mandat, opplegg og tidsplan i tråd med diskusjonene i møtet. 3. Fakultetsstyret ber om en orientering av status for evalueringen i neste møte. Inger Hjeldnes Senneseth Fakultetsdirektør Ørjan Hauge Assisterende fakultetsdirektør Vedlegg: - Brev til instituttene om prosjektorganisasjonen for evalueringen. - Notat fra Styringsgruppen til fakultetsstyret, datert 21. mars INSE, ØRH 3

4 UNIVERSITETET I BERGEN Det medisinsk-odontologiske fakultet Institutt for global helse og samfunnsmedisin Institutt for klinisk odontologi Klinisk institutt 1 Klinisk institutt 2 Institutt for biomedisin Referanse Dato 2017/1458-INSE Evaluering av ny fakultetsstruktur fra prosjektorganisasjon Det vises til fakultetsstyresak 7/17, , med vedtak om oppstart av evaluering av fakultetets organisasjon fra Ny organisasjonsstruktur ved Det medisinsk-odontologiske fakultet ble vedtatt i Universitetsstyret 27. september 2012 (sak 51/12), med organisering til fem institutter, jfr. uhl. 9-2 (4) fra Organisasjonsendringen var forankret i fakultetets strategiplan og i Handlingsplan for hovedvirkemidler ble det lagt opp til planlegging og gjennomføring av en omorganisasjonsprosess i , med plan om ny organisasjonsstruktur med iverksetting fra Mål for organisasjonsendringen Strategiplanen la vekt på at målet var en organisasjonsstruktur som er best mulig tilpasset forsknings-, formidlings-, og utdanningsvirksomheten og fleksibel i forhold til faglig struktur. I styresak 103/11 vedtok fakultetsstyret fem overordnede hovedmomenter for rammene for en omorganisering av fakultetet: 1. Forenkling av organisasjons- og styringsstruktur og tydeliggjøring av strategisk ledelse. 2. Synliggjøring av tversgående strukturer. 3. Styrke funksjoner som understøtter forskning og forskerutdanning. 4. Styrke undervisningsorganisering. 5. Forenkle administrative funksjoner. I henhold til Omstillingsavtalen ved UiB skal alle organisasjonsendringer gjennomgå en evaluering etter en viss tid. Evaluering av «Framtidens fakultet» er videre fastsatt i Handlingsplan for hovedvirkemidler med en gjennomgang av organisasjonsstrukturen i «Framtidens fakultet» ut fra å vurdere: - om organisasjonsstrukturen er best mulig tilpasset forsknings-, formidlings- og utdanningsvirksomheten, - optimal organisering internt ved instituttene, - eventuelle justeringer av administrativ kapasitet i forhold til faglig organisering. Dette er et UiB-internt notat som godkjennes elektronisk i ephorte Det medisinsk-odontologiske fakultet Telefon post@mofa.uib.no Postadresse Postboks Bergen Besøksadresse Jonas Lies vei 79 Bergen Saksbehandler Inger Hjeldnes Senneseth side 1 av 3

5 side 2 av 3 Informasjon om prosess og dokumenter som dannet grunnlag for omorganiseringen finnes på web: med bl. a. Rapport fra AG1 Anbefaling ny Instituttstruktur og Rapport fra AG 2 Forslag til organisering av tekniske og administrative støttefunksjoner. Fakultetsstyrevedtak i omorganiseringsprosessen er tatt inn som grunnlagsdokumenter i styresak 7/17. Mandat, rammer og framdrift for evalueringen Evalueringen planlegges gjennomført i løpet av 2017 og omfatter: - vurdering av om ny instituttstruktur er tilpasset forsknings-, formidlings- og utdanningsvirksomheten - vurdering av optimal organisering internt ved instituttene - vurdering av administrativ kapasitet i forhold til faglig organisering. Gjennomgang av organisering av tekniske tjenester var en del av omorganiseringsprosjektet, men ble utført etter en innfasingsperiode av ny instituttstruktur ved fakultetet. Evaluering av organisering av tekniske tjenester gjennomføres som en egen prosess. I henhold til fakultetsstyrevedtak, sak 7/17, skal det etableres en prosjektorganisasjon for planlegging og gjennomføring av evalueringen, med en styringsgruppe, en planleggingsgruppe og et prosjektsekretariat. Styringsgruppen skal på bakgrunn av innspill fra planleggingsgruppen gjennomgå og gi råd om opplegg og plan for gjennomføring av evalueringen til Fakultetsstyret. Det fremmes forslag til evalueringsopplegg med milepælsplan for evalueringen for fakultetsstyret i møte 29. mars. Dekan oppnevner styringsgruppen og planleggingsgruppe: Styringsgruppens sammensetning Nina Langeland, dekan, leder Eyvind Rødahl, prodekan Inger Hjeldnes Senneseth, fakultetsdirektør Per Bakke, instituttleder Sonja Irene Dyrkorn, HR-direktør Representant fagforeninger June Vibecke Knudtsen Indrevik, hovedverneombud Ørjan Hauge, underdirektør, sekretær for styringsgruppen Planleggingsgruppens sammensetning: Inge Fristad, visedekan, leder Guri Rørtveit, instituttleder Nils Erik Gilhus, instituttleder Jan Haavik, professor Julie Stavnes, administrasjonssjef Karl Erik Muller, stipendiat Representant fagforeninger June-Vibecke Knudtsen Indrevik, hovedverneombud Prosjektsekretariatet

6 side 3 av 3 Prosjektsekretariat: Ingve Bergheim, seniorrådgiver HR-avdelingen Tone Bergan, seniorrådgiver HR-avdelingen Ørjan Hauge, underdirektør Ingrid Hagerup, seniorkonsulent Opplegg for evaluering ble vedtatt i styremøte med følgende vedtak: 1. Fakultetsstyret godkjenner prosjektorganisering for evaluering av ny organisasjonsstruktur slik den framgår i saksframlegget. 2. Dekanen får fullmakt til å oppnevne styringsgruppe og planleggingsgruppe. 3. Fakultetsstyret ber om at forslag til mandat, opplegg og tidsplan for evalueringen fremlegges i møte 29.mars Mandat/leveranser for planleggingsgruppen: - Komme med forslag til opplegg og plan for gjennomføring av evalueringen, inkludert milepælsplan til styringsgruppen innen 15.mars. - Følge opp fakultetsstyrets vedtak og styringsgruppens plan for evalueringen underveis i arbeidet - Komme med innspill til gjennomføringen av evalueringen underveis i evalueringsperioden, herunder kommunikasjonsplan og evalueringsmetoder, Vi ber planleggingsgruppen gjennomgå mandat, og utarbeide forslag til opplegg og tidsplan (milepælsplan) for evalueringen innen 15. mars. Dette legges fram for styringsgruppen før det fremmes for fakultetsstyret i møte Vennlig hilsen Nina Langeland dekan Inger Hjeldnes Senneseth fakultetsdirektør Vedlegg: Fakultetsstyresak 7/17, Kopi: Styringsgruppen Planleggingsgruppen Prosjektsekretariatet Medisinsk-odontologisk studentutvalg, v/leder

7 Sak Vedlegg 2 Evaluering av ny fakultetsstruktur fra 2013 Notat Til: Fakultetsstyret Fra: Styringsgruppen FORSLAG TIL PLAN FOR GJENNOMFØRING AV EVALUERINGEN, INKLUDERT MILEPÆLSPLAN Styringsgruppen foreslår følgende opplegg for evalueringen av ny fakultetsstruktur fra 2013: Vår 2017 datainnsamling. Høst 2017 evaluering og eventuelle forslag til tiltak. Iverksetting av tiltak er neste skritt etter at evalueringen er fullført i FIGUR 1 - EVALUERINGSPROSESSEN 3 TRINN Datainnsamling Evaluering Vurdering av tiltak Drøfting av mandat Styringsgruppen har drøftet representasjonen i evalueringsprosjektet: - Ber om å inkludere også tekniske tjenester i evalueringen og dermed teknisk ansatt i Planleggingsgruppen for å ivareta representasjon fra denne stillingsgruppen. - Ber om representasjon også fra administrativt tilsatte i Planleggingsgruppen. - Ber om utvidet representasjon fra arbeidstakerorganisasjonene i Styringsgruppen med totalt to medlemmer med varamedlem deltar. Styringsgruppen har drøftet mandatet: - Avgrensninger: o Dette er ikke en medarbeiderundersøkelse eller trivselsundersøkelse. UiBs opplegg for medarbeiderundersøkelse, ARK-undersøkelsen gjennomføres høst 2017 utenfor evalueringsprosjektet. ARK vil gjennomføres årlig. o Forhold som vedrører studieplanendringer, særlig for ny studieplan medisin og studieplanendring i odontologi holdes utenfor evalueringsprosjektet. o Evalueringen bør prøve å skille ut effekten av en kraftig budsjettinnstramming for fakultetet fra 2012 fra effekten av tiltak i ny fakultetsstruktur fra o I tolkningen av om ny instituttstruktur er tilpasset virksomheten legges til grunn at det kan finnes positive endringer sammenlignet med tilstand før ny fakultetsstruktur. I tolkningen av "vurdering av optimal organisering internt ved instituttene" legges til grunn hensikt og virkemidler fra rapportene i omorganiseringen og en analyse av om dette er 1

8 Milepælsplan gjennomført. Det vil si at optimal organisering allerede ble vurdert i 2012-rapportene og at evalueringen ser om dagens institutter er organisert slik. Hovedinndeling av arbeidet Styringsgruppen foreslår at evalueringen gjennomføres i 2017 i to faser med datainnsamling vår 2017 og evalueringsrapport høst Da vil nytt fakultetsstyre og dekanat delta i sluttføringen av evalueringsprosessen og deretter vurdere eventuelle tiltak. Forslaget er også begrunnet med tiltredelse for to nye instituttledere fra høsten, en administrasjonssjef er under tilsetting, og det skal velges nye instituttråd fra høsten Forslag til milepælsplan er satt opp med fakultetsstyret som øverste beslutningsorgan for evalueringen, med sluttbehandling av evalueringen i styremøte den 13. desember TABELL 1 MILEPÆLSPLAN FORSLAG Tidpunkt Deltakere, møtearena Agenda Forhandlingsutvalget Orientert om oppstart av evalueringen Fakultetsstyret Godkjenning oppstart evaluering Styringsgruppen Første møte. Plan for gjennomføring, inkl milepælsplan Fakultetsstyret Mandat, opplegg og tidsplan. Forhandlingsutvalget Statusorientering Fakultetsstyret Avrapportering og orientering om status Styringsgruppen Fellesmøte med planleggingsgruppen Prosjektsekretariatet Sjølmelding og spørreundersøkelse sendes ut Prosjektsekretariatet Frist for svar på sjølmelding og spørreundersøkelse Styringsgruppen Behandling av grunnlagsdokumentasjon, inkl. survey Forhandlingsutvalget Statusorientering Fakultetsstyret Avlevering av grunnlagsdokumentasjon, inkl survey Styringsgruppen Konstituerende møte for ny styringsgruppe Fakultetsstyret Styresak Forhandlingsutvalget Statusorientering Styringsgruppen Møte Fakultetsstyret Styresak Fakultetsstyret Styresak Styringsgruppen Frist for endelig evalueringsrapport Forhandlingsutvalget Statusorientering Fakultetsstyret Evalueringen fullføres Vårsemester datainnsamling I vårsemesteret foreslås en avlevering fra sittende fakultetsstyre og styringsgruppe i styremøte 14. juni basert på datainnsamling og en anbefalt plan for videre prosess for høsten Opplegg med møter og foreslåtte oppgaver for vårsemesteret er kommunisert mellom styringsgruppen, planleggingsgruppen og prosjektsekretariatet og skal være gjennomførbart. Det er særlig tidsaspektet for spørreundersøkelsen som er kritisk og vil bli fulgt særlig opp. Det settes av egne møter i kommunikasjonsplanen for å ivareta kommunikasjonsbehovet underveis i evalueringsprosjektet. Datainnsamling: 1. Grunnlagsdata om vår virksomhet fra Database for høgre utdanning (DBH) for forsknings- og utdanningsresultater og antall ansatte med bruk av årene og Innspill også 2

9 fra Arbeidsgruppe 1 sin rapport i omorganiseringsprosjektet «Framtidens fakultet». Det må vurderes om evalueringen også skal ta inn utviklingen i svar på Studentbarometeret og studentevalueringer. 2. Hvordan er instituttene organisert sjølmelding fra instituttene etter utsendt mal. 3. Tall for ressursbruk ved dagens organisering målt mot ressursbruk før iverksetting av ny fakultetsstruktur fra 2013, herunder vurdere bruk av a. Ressursbruk pr stillingsgruppe. b. Forholdstall administrativt/vitenskapelig ansatte. c. Tid brukt på tilsettingsprosesser, bruk av målinger ved rekrutteringsseksjonen. d. Økt ressursbruk forskningsrådgivning målt mot økt ekstern finansiering. e. Økt ressursbruk på kommunikasjon målt mot økning i antall mediesaker. 4. Spørreundersøkelse til alle ansatte for å dekke mandat: a. vurderinger om ny organisering er tilpasset forsknings- formidlings- og utdanningsvirksomheten b. optimal organisering internt ved instituttene c. administrativ kapasitet i forhold til faglig organisering. Styringsgruppen ønsker også å åpne for at instituttspesifikke spørsmål kan tas inn i undersøkelsen. 5. Bruk av sammenligninger mot andre fakultet for å kunne kontrollere mot endringer i fakultetets rammebetingelser. Det er særlig ønskelig å måle vårt fakultet opp mot MN-fakultetet ved UiB og tidligere «Det medisinske fakultet» ved NTNU. 1. Grunnlagsdata Arbeidsgruppe 1 sin rapport i omorganiseringsprosjektet «Framtidens fakultet» inneholder en rekke suksesskriterier som gir gode innspill til grunnlagstall. Prosjektsekretariatet vil strukturere informasjon fra hovedsakelig DBH, men også vurdere andre datakilder som UiBs økonomisystem for å få ut økonomidata. I tillegg kan Studentbarometeret og studentevalueringer gi en indikasjon på utviklingen for studentene våre over tid. Planleggingsgruppen vil deretter foreslå en samling grunnlagsdata som gir viktig bakgrunnsinformasjon for utviklingen ved fakultetet i evaluerings-perioden fra før omorganiseringen i 2013 fram til nå. Funksjonsplanen for fakultetsadministrasjonen målt opp mot den faktiske bemanningen vil inngå i datagrunnlaget for administrativ organisering. Bakgrunnsdata er også viktig for tolkning av data fra spørreundersøkelsen. 2. Instituttorganisering Planleggingsgruppen vil komme med forslag til en sjølmelding som sendes våre 5 institutter for å få svar på den interne organiseringen ved instituttene. Den administrative organiseringen ved hvert institutt vil også være naturlig å spørre om. 3. Ressursbruk før og etter omorganiseringen Planleggingsgruppen vil foreslå måter å måle ressursbruk før og etter ny fakultetsstruktur slik at også denne dimensjonen i omorganiseringen blir best mulig belyst. Ressurssituasjonen ved fakultetet endret seg mye i perioden og påvirket i stor grad både handlingsrom og muligheter for å iverksette tiltak i tråd med oppfølgingen av planer for ny fakultetsstruktur. 4. Spørreundersøkelse Spørreundersøkelse er valgt for å kunne fange opp meninger blant alle ansatte og for få innspill fra alle ansatte ved fakultetet. Spørreundersøkelsen er en kritisk suksessfaktor for evalueringen. Det er avgjørende at det metodiske opplegget for spørreundersøkelsen er gjennomarbeidet både for å få flest mulig svar og for å gi alle ved fakultetet en mulighet til å gi tilbakemelding i evalueringen. Planleggingsgruppen støttet av prosjektsekretariatet er allerede i gang med arbeidet for å lage en skisse til spørsmål. Planleggingsgruppen har delt seg inn i undergrupper for å komme med forslag til de ulike 3

10 hovedtemaene forskning, undervisning og administrativ kapasitet. HR-avdelingen og fakultetet har erfaring med spørreundersøkelser fra andre evalueringer som kan brukes inn i utformingen. Det vil også undersøkes om andre ressurser kan knyttes til arbeidet for å få en best mulig undersøkelse for vårt formål. I etterkant av gjennomført spørreundersøkelse vil det vurderes om det er behov for å gjennomføre dybdeintervjuer med utvalgte, randomiserte personer for å belyse forhold som er av betydning for evalueringen ytterligere. 5. Sammmenligninger mot andre fakultet For å kontrollere mot utviklingen i fakultetets rammebetingelser og for å måle oss opp mot våre nærmeste samarbeidspartnere og konkurrenter er det ønskelig å sammenligne utviklingstrekk med andre fakultet. Særlig gjelder dette MN-fakultetet ved UiB og tidligere Det medisinske fakultet ved NTNU. Høstsemester 2017 vurdering og evaluering Nytt fakultetsstyre har sitt første møte 6. september og vil da starte behandlingen av fase II i evalueringen. Det er nytt fakultetsstyre, ledelse og ny styringsgruppe som avgjør i hvilke form evalueringen vil foregå høsten Planleggingsgruppen har satt opp et forslag til milepæler, datoer og framdriftsplan som er tentative, men sammenhengende med en overordnet tilnærming for en todelt prosess. Endelig evalueringsrapport er foreslått lagt fram for fakultetsstyret den 13. desember Kommunikasjonsplan Planleggingsgruppen arbeider også med et utkast til kommunikasjonsplan og hovedtrekkene så langt refereres under. Det etableres egne nettsider for prosjektet. Det vurderes å lage egne internsaker når det er viktige kommunikasjonsbudskap. Instituttenes infobrev vil få tilsendt tilrettelagt informasjon etter hvert som evalueringsprosjektet går framover. Studentene er også tilbudt plass i prosjektorganisasjonen, men i samråd med leder av Medisinskodontologisk Studentutvalg (MOSU) er det avtalt at studentene involveres ved at saken tas opp i felles møter med MOSU. I kommunikasjonsplanen vil det tas særlig hensyn til at evalueringsprosjektet skal være godt kjent blant alle våre ansatte og våre studenter. I vårsemesteret er det to viktige kommunikasjonsbudskap: - Evalueringen er startet. - Spørreundersøkelsen gjennomføres. Planleggingsgruppen vil anbefale et allmøte i forkant av utsendelsen av spørreundersøkelsen i mai. I høstsemesteret vil det være viktig at evalueringsprosjektet skal være åpent for innspill og meningsytringer underveis i prosessen. Planleggingsgruppen anbefaler to allmøter til høsten som legges i forkant til de mest kritisk beslutningspunktene i evalueringsprosessen. Planleggingsgruppen ser det som avgjørende at evalueringsprosessen er transparent og godt kjent blant alle fakultetets ansatte og studenter. 21. mars 2017, Inger Hjeldnes Senneseth og Ørjan Hauge 4