Hovedorganisasjonenes Fellestiltak. Retningslinjer for tildeling av støtte

Transkript

1 Hovedorganisasjonenes Fellestiltak Retningslinjer for tildeling av støtte 1

2 Retningslinjer for tildeling av støtte fra HF På bakgrunn av søknad kan Hovedorganisasjonenes Fellestiltak (HF) gi støtte til utviklingsaktiviteter i bedrifter eller bedriftsnettverk. Støtten kan både gis i form av økonomisk tilskudd og/eller faglig bistand i gjennomføring av aktivitetene. Forpliktelsen til å støtte utviklingstiltak er forankret i Hovedavtalen mellom LO og NHO. HF kan bevilge tilskudd til: Bedriftsinterne samarbeidskonferanser/ kartleggingskonferanser Bedriftsutviklingsprosjekt/forprosjekt 1. Bedriftsinterne samarbeidskonferanser HF har etablert en støtteordning for bedrifter som ønsker å sette fokus på samarbeidsorganer og samarbeidsform i bedriften. Hvis ledelse og tillitsvalgte (partene) i bedriften ønsker det, fastslår Hovedavtalens kapittel XVII at LO og NHO skal bistå med råd og veiledning ved etablering eller vitalisering av samarbeidsorganet i bedriften. En samarbeidskonferanse må ha som formål å utvikle samarbeidsforholdene mellom ledelse og tillitsvalgte. Behovet for en slik konferanse og tilretteleggingen av den må være drøftet i bedriftens eksisterende samarbeidsorgan (bedriftsutvalg, arbeidsmiljøutvalg). Videre må representanter for ledelse og tillitsvalgte i fellesskap stå ansvarlig for utvikling av program og gjennomføring av konferansen. Bedriftsinterne samarbeidskonferanser bør legges utenfor bedriften og bør ha en varighet på inntil to dager. Det forutsettes at sentrale personer i bedriften deltar i tillegg til samarbeidsorganets medlemmer. Søknaden må være undertegnet av begge parter (daglig leder og hovedtillitsvalgt), og sendes HF i god tid før konferansen. Søknaden må inneholde deltakeroversikt, program og tidspunkt for arrangementet. 2. Kartleggingskonferanser Gjennom Hovedavtalens Tilleggsavtale I forplikter LO og NHO med tilsluttede organisasjoner seg til aktivt å arbeide for bedriftsutvikling. Bedriftsutviklingen må ha som mål å øke verdiskapingen gjennom medvirkning fra alle ansatte (bred medvirkning). HF kan gi faglig veiledning og støtte ved igangsetting og gjennomføring av slike utviklingstiltak. Før bedriften setter i gang større utviklingsaktiviteter, vil det være nyttig å arrangere en kartleggingskonferanse der man drøfter situasjonen ved bedriften nå og i overskuelig fremtid, utviklingsbehovene og forslag til utviklingstiltak. En slik konferanse kan ha en varighet på 1 3 dager og gjennomføres helst på et konferansested utenfor bedriften. HF bygger på ideen om at bred medvirkning er en forutsetning for utvikling og lønnsomhet for bedriften HF er etablert av LO og NHO i fellesskap for å bidra til økt verdiskaping gjennom samarbeid om bedriftsutvikling, likestilling, bedre arbeidsmiljø og lavere sykefravær 2 32

3 Kartleggingskonferansen kan brukes på ulike måter. Utgangspunktet for å arrangere en slik konferanse er ofte forskjellig: bedriften har erfaring i å drive partsbasert utviklingsarbeid og ønsker å drøfte hvordan man kan jobbe videre med aktuelle problemstillinger eller områder kartleggingskonferansen kan være første steg i en nødvendig utviklingsprosess. Konferansen kan benyttes til å belyse den generelle situasjonen og samarbeidsforholdene i bedriften bedriften har besluttet å igangsette et utviklingsprosjekt og har defi nert et klart mål. En kartleg - gingskonferanse vil da kunne benyttes til å sikre medvirkning og engasjement fra ansatte, og forankre tiltakene og la ansatte komme med forslag til hvordan utviklingsprosjektet kan organiseres og gjennomføres. Organiseringen av en kartleggingskonferanse er avhengig av fl ere forhold, ikke minst bedriftens størrelse og situasjon. Hver enkelt bedrift må med andre ord fi nne sin egen oppskrift. HF kan gi støtte til dekning av oppholdsutgifter og konferanselokaler på inntil kr 1400 pr deltaker pr døgn (2010) samt til dekning av utgifter til eventuell ekstern foreleser/innleder. HFs sekretariat bidrar gjerne som faglig diskusjonspart i forbindelse med forberedelse og/eller gjennomføring av konferansen. 3. Utviklingsprosjekter Utviklingsprosjekter som det søkes om midler til, må støtte opp under HFs strategi, avspeile bred medvirkning i aktivitetsplanene og gjerne utvikles i dialog med HFs sekretariat. Det anbefales derfor at ledelse og tillitsvalgte i bedriften(e) tar kontakt med HFs sekretariat så tidlig som mulig i planleggingsprosessen. For de fl este bedrifter er det ikke tilstrekkelig kun å fokusere på seg selv. Det er ofte nødvendig å inngå allianser med andre bedrifter og/eller kompetanse- og utviklingsmiljøer. Støtte til tiltak fremmet av landsforeninger og forbund i fellesskap (bransjeprosjekter) blir prioritert, men HF vil også kunne gi støtte til tiltak i bedriftsgrupper som velger å samarbeide utover egen bransje. Det settes også av noen midler til utviklingsaktiviteter i enkeltbedrifter. I utviklingsprosjekter kan det søkes om støtte til: prosjektstyring og prosjektledelse prosjektlederopplæring oppstartskonferanse avslutningskonferanse erfaringssamlinger underveis informasjons- og erfaringsspredning fra prosjektet Forprosjekt Ønsker man å gjennomføre et større utviklingsprosjekt der fl ere bedrifter skal være med, anbefales det å gjennomføre et forprosjekt. Er ikke bedriftene på plass før planlagt prosjektstart, vil et forprosjekt kunne brukes til HF støtter utviklingstiltak i bedriftsnettverk, bransjer og regionale koalisjoner med både kompetanse og penger HF tilbyr kurs i samarbeid om strategisk bedriftsutvikling for ledelse og tillitsvalgte i bedriften HF arbeider for å øke samarbeidet mellom bedrifter, og for å få flere bedrifter til å fokusere på utvikling og nyskaping 4 54

4 å rekruttere deltakerbedrifter. For å sikre god forankring av prosjektideen i bedriftene, kan det også være aktuelt å arrangere en fellessamling for ledere, tillitsvalgte og andre nøkkelpersoner i løpet av forprosjektet. Hvem kan søke? Bedrifter som betaler til Opplysnings- og utviklingsfondet og hvor Hovedavtalen mellom LO og NHO er gjort gjeldende, kan søke om økonomisk og faglig støtte fra HF. I tillegg kan bransjepartene og LO og NHOs regionale parter søke om støtte. Med bransjeparter menes her LO-forbund og landsforening i NHO som har overenskomstansvar innenfor LO/NHO-området. I alle tilfeller forutsettes det at partene (i bedrift, regionalt eller på bransjenivå) står bak søknaden i fellesskap. Deltakerbedriften(e) har inngått avtale om Inkluderende Arbeidsliv (IA-avtale). viklingsfondet på best mulig måte, og tilrettelegge for at så mange som mulig kan dra nytte av HFs tilbud. Det betyr at hver enkelt søknad vil bli vurdert og behandlet med dette for øye. HF kan bare unntaksvis fullfi nansiere utviklingsprosjekter. Søkere veiledes også inn mot andre aktuelle fi nansieringskilder. Søknaden HFs sekretariat ønsker å ha dialog med søkerne i utviklingen av prosjektet og i søknadsprosessen. Partene anbefales derfor å ta kontakt med sekretariatet så tidlig som mulig i prosessen. Søknader fra bedrifter vil bli oversendt forbund og landsforening som har overenskomstansvar for bedriften(e) til uttalelse. Søknadens utforming og innhold Søknad om økonomisk og faglig støtte til utviklingsprosjekter må inneholde: bakgrunn for prosjektet beskrivelse av prosjektets mål og nytteverdi for søker(e) beskrivelse av aktiviteter, tiltak og medvirkningsmetoder organisering av prosjektet (styringsgruppe, prosjektledelse) bedriftsportefølje (bransje- og fl erbedriftsprosjekter) fremdriftsplan med tidsangivelser og delmål kostnadsbudsjett fi nansieringsplan HF gir støtte til bedriftsinterne samarbeidskonferanser som har som mål å utvikle samarbeidsforholdet mellom ledelse og tillitsvalgte HF ønsker å bidra til at eksisterende samarbeidsorganer i bedriftene vitaliseres eller at det skapes nye samarbeidsarenaer i bedriftene Hvor mye kan HF gi i støtte? Det fi nnes ingen nedre eller øvre grense for størrelsen på støttebeløp det kan søkes om. HF er imidlertid forpliktet til å utnytte tildelte midler fra Opplysnings- og ut- Organisasjonenes og bedriftenes egeninnsats i prosjektet i form av tidsforbruk og kontante midler, skal synliggjøres i budsjettet som legges ved søknaden. Timesats beregnes til én promille av årslønn. 6 76

5 Eventuelle vedlegg til søknaden: forprosjektrapport intensjonsavtale om deltaking fra deltakerbedriftene kopi av tilsagn fra andre fi nansieringskilder/kopi av søknad til andre fi nansieringskilder Søknaden bør ikke være på mer en 10 sider og den må være lett lesbar for alle. Søknaden skal underskrives av begge parter og sendes HFs sekretariat i NHO og LO. Søknadsfrister HF har ingen faste søknadsfrister, søknader behandles fortløpende. Søknader behandles av HFs styre som møtes 4 5 ganger i året. Opplysninger om tidspunkt for aktuelle styremøter fås ved henvendelse til sekretariatet. Søknader må være sekretariatet i hende senest 4 uker før styremøtet. Tildeling av støtte Etter behandling i HFs styre vil søkerne bli tilskrevet og opplyst om styrets konklusjon. Er det fattet et positivt vedtak om støtte, vil søkerne motta et tilsagnsbrev. I tilsagnsbrevet beskrives rutiner for rapportering fra prosjektet og for utbetaling av støtten. Tilsagnsbrevet sendes i to eksemplarer hvorav det ene eksemplar fungerer som en avtale mellom søker og HF, og som må returneres HF i undertegnet stand. Utbetaling av støtte Støtte til samarbeids- og kartleggingskonferanser utbetales etter gjennomført konferanse og når HF har mottatt en kort oppsummering fra konferansen sammen med program, deltakerliste og kostnadsoversikt. Støtte til utviklingsprosjekter utbetales etterskuddsvis hvert kvartal etter mottatt fremdriftsrapport. Sluttoppgjør foretas etter mottatt sluttrapport og prosjektregnskap. Dersom det ved prosjektavslutning fi nnes ubenyttede prosjektmidler, vil disse bli tilbakeført HF. Rapportering En viktig del av oppfølgingen og fremdriften i et prosjekt er å utarbeide jevnlige rapporter. Alle som mottar støtte til prosjekter fra HF må rapportere og stille resultater og erfaringer fra prosjektet til disposisjon for andre. Kvartalsrapporter Rapportene skal sendes HFs sekretariat i løpet av påfølgende måned etter hvert kvartal sammen med en oversikt over forbruk av midler i prosjektet. Alle rapporter skal være undertegnet av prosjektets eiere (partene) og prosjektleder. Påfølgende kvartalsrapporter kan bygge på tidligere delrapporter og må inneholde opplysninger om: Hvordan har fremdriften i prosjektet vært i rapporteringsperioden? Hvilke aktiviteter er igangsatt i perioden? Hvordan har det vært tilrettelagt for informasjon om prosjektet og fremdriften internt i virksomheten? Og i media? HF knytter bedrifter, forsknings-miljøer og virkemiddelapparatet sammen for å utvikle felles kunnskap om partsbasert samarbeid, bedriftsutvikling og verdiskaping Støtte fra HF forutsetter at bedriften er bundet av tariffavtale, at Hovedavtalen mellom LO og NHO gjelder for bedriften og at bedriften betaler til Opplysnings- og utviklingsfondet 8 98

6 Ta kontakt! Se kontaktinformasjon på baksiden Du kan også komme i kontakt med HF gjennom distriktskontorer og fagforbund i LO, og regionkontorer og landsforeninger i NHO. Hva har gått etter planen, og hva har eventuelt ikke gått etter planen? Hvorfor? Hvordan praktiseres bred medvirkning i prosjektet? Er det oppnådd forbedringer/resultater på andre områder enn det som har vært hovedfokus i prosjektet? Hva skal det jobbes med i kommende kvartal? Sluttrapport Ved avslutning av prosjektet skal det lages sluttrapport. Rapporten innledes med en kort repetisjon av prosjektets målsetting(er). Med utgangspunkt i målsettingen(e) beskrives oppnådde resultater. Rapporten må inneholde en redegjørelse om følgende: Hvilke forbedringer/endringer er gjennomført i bedriften(e) i prosjektperioden? Har samarbeidsforhold og samarbeidsmønstre i bedriften(e) endret/utviklet seg som følge av prosjektet? Hvis ja, på hvilken måte? Har det hatt noen betydning at HF har vært samarbeidspartner i prosjektet? Hvordan er prosjektet og resultatene gjort kjent i bedriften/bransjen? I regionen? I media? Hvordan vil man i ettertid bruke de erfaringene man har høstet gjennom prosjektet? Prosjekteierne må gi en totalvurdering av nytteverdien av prosjektet sammen med et prosjektregnskap. HFs representasjon i styringsgrupper Så langt det lar seg gjøre skal HF være representert i prosjektenes styringsgrupper. Dette for både å bidra med faglig kompetanse og høste erfaringer fra prosjektet. Bruk av HFs logo HFs logo kan benyttes i informasjonsmateriell og lignende på forespørsel. Det må fremgå av rapporter og materiell at HF er fi nansieringskilde. Erfaringsdeling Alle som mottar støtte fra HF må stille resultater og erfaringer fra prosjektet til disposisjon for andre. Det forventes at HF kan oppgi navn på kontaktperson(er) i bedriften som kan kontaktes på forespørsel fra interesserte

7 Hovedorganisasjonenes Fellestiltak 12 Næringslivets Hovedorganisasjon - PB 5250 Majorstuen Oslo - Tlf: Landsorganisasjonen i Norge - Youngs gt Oslo - Tlf: November 2010/5000x - Gjerholm Design -Trykk: Grøset - Foto: / Gjerholm design