MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET. SAKSLISTE Møtesaksnr: Arkivsaknr: Tittel Arkivkode Side 24/13 13/256 FOLKETS TALERSTOL 033 3

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen, Kommunehuset Møtedato: Tid: SAKSLISTE Møtesaksnr: Arkivsaknr: Tittel Arkivkode Side 24/13 13/256 FOLKETS TALERSTOL /13 13/186 ÅRSMELDING 2012 RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE I KRØDSHERAD KOMMUNE 033 & /13 13/38 OPPRETTELSE AV UNGDOMSRÅD I KRØDSHERAD B /13 13/191 AMBULERENDE SKJENKELØYVE KARNAS PUB 2013 U63 & /13 10/492 DEMENSPLAN - KRØDSHERAD KOMMUNE F23 & /13 13/30 SKATTEOPPKREVER-RAPPORT & /13 13/63 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 216 & /13 13/80 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /13 13/110 REVIDERING AV VEDTEKTER FOR SFO I KRØDSHERAD KOMMUNE A22 &00 20 ÅRSMELDING HØNEFOSS KRISESENTER 21/13 13/ & /13 13/171 NY SELSKAPSAVTALE - BUSKERUD KOMMUNEREVISJON /13 13/199 ENDRING I SELSKAPSAVTALEN FOR HALLINGDAL RENOVASJON IKS M /13 13/257 ORDFØRER ORIENTERER OM AKTUELLE SAKER /13 13/258 EVENTUELT

2 Til stede ved behandlingene: Møtt/Forfall/ Faste medlemmer: Fratrådt i sak Olav Skinnes Møtt Møtende varamedlemmer: Odd Henning Bentsen Møtt Asle Bøe Møtt Nils Ole Fladhus Forfall Geir Haukeland Geir Bottolfs Møtt Even Skjetne Bøe Vorfall Ove Jokerud Solveig Sæta Møtt Gustav Kalager Møtt Wenche Bjertnes Forfall Torgeir Solstad Linda Aaskjær Møtt Roy Heia Møtt Stian Dybendal Møtt Lars Erik Braaten Møtt Viggo Bottolfs Møtt Per Kristensen Møtt Lars Erik Hoff Møtt Lise Kristensen Møtt Tilstede fra administrasjonen, evt. andre: Rådmann Marit Lesteberg Kontorleder Helge Skjeggerud Innkalling/Merknader: Av 17 medlemmer var således 17 til stede. Behandlede saker: Fra sak 13/13 til sak 26/13 Møtet slutt kl Til saksliste 2

3 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 033 Arkivsaknr.:13/256 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: FOLKETS TALERSTOL Ingen har meldt sin tilstedeværelse på Folkets talerstol på dette møtet. KOMMUNESTYRET( ): Ingen taler til stede. Til saksliste 3

4 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 033 &14 Arkivsaknr.:13/186 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: ÅRSMELDING 2012 RÅDET FOR ELDRE OG FUNKSJONSHEMMEDE I KRØDSHERAD KOMMUNE Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Årsmeldingen hitsettes: Rådet består i denne kommunestyreperioden av: Thor Ole Rimejorde Leder Hanne Dybendal Medlem Kirsten Bjørnstad Medlem Wigger Liahagen Medlem Gerd Bjertnes Medlem Bjørn Tandberg Solveig Skinstad Kåre Berg Varamedlem Varamedlem Varamedlem Det har vært avholdt 9 møter i Rådet i kommunen har mange viktige oppgaver Veileder IS-1504 Eldrerådets oppgaver og funksjon er veiledende for rådet. På bakgrunn av denne er det utarbeidet en 4-årig arbeids- og møteplan. Den evalueres og oppdateres årlig ved behov. Nytt for perioden er en sammenslåing av rådet for funksjonshemmede og eldrerådet. Nytt rundskriv Q-21/2012 Om lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsatt funksjonsevne med mer har som formål å sikre god brukermedvirkning. Deltagelse på årlig seminar i regi av Buskerud fylkeskommune Seminaret ble arrangert på Tyrifjord hotell i Vikersund høsten Kommunen var representert med Thor Ole Rimejorde. Seminaret tok opp ulike aktuelle temaer som berører de eldre. Markering av den internasjonale eldredagen Rådet har i år markert den internasjonale eldredagen den 22.september. Kvelden ble Til saksliste 4

5 arrangert på Noresund samfunnshus med ca 100 deltagere. Det ble servert lapskaus fra Kryllingheimens kjøkken. Kryllingheimenes venner hadde bakt 10 flotte kaker til kaffen. Det ble holdt foredrag av Magne Thorrud fra hans sykkeltur Kirkenes til Lindesnes. Rune Bugge Persson fra Pensjonistforbundet informerte om de eldres rettigheter. Unotan stilte med sang og musikk. Helge Skjeggerud fremførte en sang av Adolf Heringrud. Runar Jokerud og Merethe Lien underholdt med sang og musikk. Det var et vellykket arrangement takket være et godt samarbeid med Kryllingheimens venner som dekket border, serverte mat og ryddet etterpå. Eldrerådsprisen Eldrerådsprisen ble i år tildelt Kristi Fladhus for sitt mangeårige arbeid for eldre i Krødsherad kommune. Kommunekontakt Rådet for eldre og funksjonshemmede formidler sin informasjon ut til innbyggere i kommunens informasjonsblad, Kommunekontakt. Ambulerende vaktmester Rådets medlemmer har på nytt vært inne på behovet for en ambulerende vaktmester i kommunen. Slik det er i dag er det ofte fagpersonene i hjemmebasert omsorg som også utfører vaktmesterjobber. Rådet ser at de politiske partier har satt saken på kartet nå. Eldresenteret Eldresenteret har vært åpent 1 dag hver uke for alle som har ønske om sosial kontakt. Tilbudet omfatter også forskjellige aktiviteter og et varmt måltid. Treffet Treffet i Sundestua er åpent for de som har behov for et sosialt samvær en dag hver uke. Datakurs Det har vært et samarbeid mellom rådet for eldre og funksjonshemmede og Krøderen skole om dataopplæring til eldre. Det har vært 15 deltagere. Kurset gikk over 5 dager a 2 timer. Mange positive tilbakemeldinger. Dataansvarlig ved skolen og skolens elever i 10. klasse har vært lærere. Samhandlingsmøte Det har vært avholdt et samhandlingsmøte med ordfører, sektorleder helse og omsorg, fagansvarlig i omsorg, kommunens fysioterapeut og frisklivskoordinator, leder for Kryllingheimens venner, leder for eldresenteret, representant fra historielaget, leder for pensjonistforbundet, leder for Krødsherad Røde Kors og eldrerådet der temaet var å gi hverandre en orientering om hva de enkelte holder på med og å diskutere en videre strategi. Det var enighet blant de fremmøtte om å sende en anmodning til kommunestyret om å oppnevne et utvalg som skal se på forskjellige sider av eldrepolitikken og å komme med forslag til viktige punkter rundt eldreomsorgen. Avsluttende kommentarer fra rådet for eldre og funksjonshemmede Rådet ser nødvendigheten av at det blir et samarbeid mellom alle som arbeider for Til saksliste 5

6 eldre og funksjonshemmede nettopp for å utnytte ressursene bedre. Utfra ovenstående vil rådmannen anbefale kommunestyret å fatte slikt vedtak: Årsmelding 2012 fra rådet for eldre og funksjonshemmede tas til orientering. KOMMUNESTYRET( ): ENSTEMMIG VEDTAK: Årsmelding 2012 fra rådet for eldre og funksjonshemmede tas til orientering. Til saksliste 6

7 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Geir Waaler Arkivnr.: B41 Arkivsaknr.:13/38 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /13 KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: OPPRETTELSE AV UNGDOMSRÅD I KRØDSHERAD Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: I budsjettbehandlingen for driftsåret 2013, gjorde Krødsherad kommunestyre vedtak om at det skal opprettes et ungdomsråd eller ungdommens kommunestyre i kommunen. Det ble samtidig stillet til rådighet kroner for dette forumet for budsjettåret Bakgrunnen for dette er blant annet: Alle politiske grupperinger i Krødsherad har i sine programmer tilkjennegitt ønske om økt deltakelse fra ungdom inn i demokratiske prosesser. Elevrådet ved Krøderen skole sammen med Buskerud Ungdomsgruppe hadde i februar 2012 et møte med kommunen for å drøfte oppstart av en ungdomsdemokratisk arena. Buskerud Ungdomsgruppe besøkte Folkets talerstol i forkant av kommunestyremøtet 22. mars Der informerte de om sitt arbeid, samtidig som de ga nyttige innspill til hvordan ungdomsråd/ungdommens kommunestyre bør organiseres, etableres og drives. Altså er det et bredt ønske om engasjement og deltakelse fra ungdom på demokratiske arenaer i Krødsherad. Etter rådene fra Buskerud Ungdomsgruppe er det klokt å gjøre et grundig arbeid i etableringsfasen, slik at Ungdomsrådet, når det er etablert, raskt finner sin rolle og rette plass i lokaldemokratiet. Viktige spørsmål som må avklares før etablering er: Hva et ungdomsråd skal være, og hvilken rolle det skal ha. Et ungdomsråd er et råd som representerer ungdoms interesser i kommunen uavhengig av interesser knyttet til partipolitikk og organisasjonstilhørighet. Rådet skal være et organ for å fremme ungdoms saker overfor politikere og beslutningstakere. Et ungdomsråd er et lokalt hørings- og innflytelsesorgan på lik linje med eldreråd og råd for funksjonshemmede. I tillegg må rådet ha handlingsrom og mulighet til å ta egne Til saksliste 7

8 initiativ. Hvem som skal sitte i ungdomsrådet. Wikipedia definerer ungdomstiden til perioden fra man slutter å være barn til man er blitt voksen. Altså et svært tøyelig begrep. Noen definerer ungdomstida mellom 14 og 20 år, andre mellom 13 og 30 år. Det er viktig at Krødsherad tar stilling til hvilke målgruppe et ungdomsråd skal representere og jobbe aktivt mot. Dette må i neste omgang gjenspeiles i alderssammensetningen av rådets medlemmer. Hvordan rådet skal velges. Når alderssammensetning er avklart må det tas stilling til hvilken prosess som skal følges når rådet skal velges. Buskerud Ungdomsgruppe ga det råd at et ungdomsråd ikke settes sammen etter en tenkning om representasjon fra andre etablerte lag og organisasjoner, men at rådet består av engasjert ungdom som er med i kraft av å være engasjert ungdom. Antallet medlemmer i rådet må også bestemmes. Organisatorisk plassering og administrativ støtte. Det må avklares om rådet skal knyttes til en kommunal etat, eller om det skal kobles direkte opp mot rådmannen. Det må videre defineres hvilken administrativ støtte og oppfølging rådet skal ha. Rådmannens vurdering. I sum er det behov for at overnevnte punkter avklares og nedfelles i utformingen av et mandat for Ungdomsrådet, samt retningslinjer for Ungdomsrådets arbeid. I tråd med Buskerud Ungdomsgruppes anbefalinger bør dette gjøres av ei arbeidsgruppe. Rådmannen vil anbefale at denne arbeidsgruppa består av En representant oppnevnt av ungdomsskolens elevråd En representant oppnevnt ungdomsklubbens styre To representanter for ungdom i videregående skolealder, oppnevnt av kommunestyret To politisk valgte representanter fra kommunestyret Sektorleder oppvekst oppnevnes som sekretær for arbeidsgruppa Mandat og retningslinjer skal legges fram til vedtak i kommunestyret før Krødsherad Ungdomsråd etableres. Rådmannen ber formannskapet fremme følgende innstilling til kommunestyret: Krødsherad Ungdomsråd skal etableres i løpet av Før dette skjer skal det vedtas mandat og retningslinjer for rådets arbeid. Det opprettes ei arbeidsgruppe for å utarbeide forslag til mandat og retningslinjer. Arbeidsgruppa består av En representant oppnevnt av ungdomsskolens elevråd En representant oppnevnt av ungdomsklubbens styre To representanter for ungdom i videregående skolealder, oppnevnt av kommunestyret To politisk valgte representanter fra kommunestyret Sektorleder oppvekst er sekretær for arbeidsgruppa Mandat og retningslinjer legges fram til vedtak i kommunestyret før Krødsherad Ungdomsråd etableres. Til saksliste 8

9 FORMANNSKAPET( ): Formannskapet (Skinnes, Kristensen, Sæta, Bjertnes og Kalager) innstiller: Rådmannens innstilling tiltres. KOMMUNESTYRET( ): Ordfører Olav Skinnes (TPBL) fremmet følgende tilleggsforslag: Kommunestyret gir formannskapet fullmakt i sitt førstkommende møte, å oppnevne de representantene de selv skulle velge. ENSTEMMIG VEDTAK: Krødsherad Ungdomsråd skal etableres i løpet av Før dette skjer skal det vedtas mandat og retningslinjer for rådets arbeid. Det opprettes ei arbeidsgruppe for å utarbeide forslag til mandat og retningslinjer. Arbeidsgruppa består av En representant oppnevnt av ungdomsskolens elevråd En representant oppnevnt av ungdomsklubbens styre To representanter for ungdom i videregående skolealder, oppnevnt av kommunestyret To politisk valgte representanter fra kommunestyret Sektorleder oppvekst er sekretær for arbeidsgruppa Mandat og retningslinjer legges fram til vedtak i kommunestyret før Krødsherad Ungdomsråd etableres. Kommunestyret gir formannskapet fullmakt i sitt førstkommende møte, å oppnevne de representantene de selv skulle velge. Til saksliste 9

10 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: U63 &18 Arkivsaknr.:13/191 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /13 KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: AMBULERENDE SKJENKELØYVE KARNAS PUB 2013 Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Kommunen mottok slik søknad den : Som det framgår av søknaden er det første arrangementet planlagt gjennomført før kommunestyret har sitt neste møte, og søknaden om dette arrangementet må således vedtas av formannskapet etter hasteparagrafen, dersom det er ønske om at initiativtakerne skal få tillatelse til dette. For eventuelle øvrige arrangementer kan kommunestyret fatte vedtak på ordinært vis. Disse festene har vært populære tiltak de gangene det tidligere har vært arrangert, og kommunen har aldri mottatt noen klager eller at noen har hatt noe å utsette på gjennomføringen av dem. Til saksliste 10

11 Utfra ovenstående vil rådmannen anbefale formannskap/kommunestyre å fatte slikt vedtak: Marianne Bekkelund og Mette Torgersen gis anledning til å arrangere inntil 5 fester på Karnas Pub Krøderheimen i løpet av 2013, med løyve for å skjenke alle typer alkohol. Som skjenkebestyrer godkjennes Marianne Bekkelund. Arrangementene skal finne sted mellom klokka 18 og 03 på nærmere angitte datoer. Søkerne må sende opplysning om når de enkelte arrangementene går av stabelen i god tid før hvert arrangement, slik at kommunen får informert lensmann og skjenkekontrollør om tidspunktene for disse. For første arrangement, planlagt i mars måned, har formannskapet godkjent dette etter kommunelovens 13, og blir således å ta til orientering for kommunestyret. Kommunestyret godkjenner at øvrige arrangementer i 2013 gjennomføres i samsvar med ovenstående. Vedtaket er fattet under forutsetning av at lensmannen ikke har noen negative bemerkninger. FORMANNSKAPET( ): Rådmannen endret sin innstilling i saken til å avslutte skjenkingen kl. 02 i tråd med vedtatt ruspolitisk plan. Per Kristensen (H) foreslo å tillate skjenking til kl. 03. Ved avstemming ble Kristensens forslag enstemmig vedtatt. ENSTEMMIG VEDTAK: Marianne Bekkelund og Mette Torgersen gis anledning til å arrangere inntil 5 fester på Karnas Pub Krøderheimen i løpet av 2013, med løyve for å skjenke alle typer alkohol. Som skjenkebestyrer godkjennes Marianne Bekkelund. Arrangementene skal finne sted mellom klokka 18 og 03 på nærmere angitte datoer. Søkerne må sende opplysning om når de enkelte arrangementene går av stabelen i god tid før hvert arrangement, slik at kommunen får informert lensmann og skjenkekontrollør om tidspunktene for disse. For første arrangement, planlagt i mars måned, har formannskapet godkjent dette etter kommunelovens 13, og oversendes derfor kommunestyret til orientering. Vedtaket er fattet under forutsetning av at lensmannen ikke har noen negative bemerkninger. Til saksliste 11

12 KOMMUNESTYRET( ): Til møtet i kommunestyret forelå uttalelse fra lensmannen, som sier følgende: Det er ellers å bemerke at det planlagte arrangementet i mars måned utgår, slik at kommunestyret kan fatte vedtak for samtlige 5 anledninger i Formannskapet endret sin innstilling med følgende: Ordet arrangementene i 3 de avsnitt endres til skjenketiden Asle Bøe (TPBL) foreslo følgende: Skjenkestopp settes til klokka i henhold til Ruspolitisk plan Ved avstemming oppnådde formannskapets innstilling 13 stemmer, mens 4 stemmer ble avgitt for representanten Bøes forslag. Etter dette ble vedtaket: Marianne Bekkelund og Mette Torgersen gis anledning til å arrangere inntil 5 fester på Karnas Pub Krøderheimen i løpet av 2013, med løyve for å skjenke alle typer alkohol. Som skjenkebestyrer godkjennes Marianne Bekkelund. Skjenketiden skal finne sted mellom klokka 18 og 03 på nærmere angitte datoer. Søkerne må sende opplysning om når de enkelte arrangementene går av stabelen i god tid før hvert arrangement, slik at kommunen får informert lensmann og skjenkekontrollør om tidspunktene for disse. Til saksliste 12

13 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Mette Jahr Arkivnr.: F23 &30 Arkivsaknr.:10/492 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /10 FORMANNSKAPET /13 KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: DEMENSPLAN - KRØDSHERAD KOMMUNE Vedlegg: Forslag til demensplan for Krødsherad kommune. Saksopplysninger: I tråd med nasjonale føringer har sektor for helse- og omsorg i Krødsherad kommune utarbeidet egen demensplan. Planen skal blant annet være et hjelpemiddel for prioriteringer av tiltak som er forsvarlig og fleksible innen demensomsorgen i vår kommune i årene framover. Det vil bli foretatt en årlig rullering av tiltaksplanen, ansvarlig for slik rullering er sektorleder helse- og omsorg. Gjennomføring av tiltak i henhold til planen vil måtte vurderes løpende og innarbeides i kommunens årlige driftsbudsjetter og økonomiplaner. Rådmannens kommentar: Som det går fram av planen vurderer helse- og omsorgssektoren at Krødsherad kommune totalt sett har tilstrekkelig kapasitet på rom/boliger. Det understrekes imidlertid at er behov for etablering av Sundestugua som permanent demensavdeling, og at ytterligere somatikk- og demensomsorg kan ivaretas innenfor dagens Kryllingheimanlegg. Rådmannen ser klart at en slik omstrukturering av bygningsbruk er helt i tråd med sentrale retningslinjer for framtidig demensomsorg da Sundestugua er godt tilrettelagt i så måte. Omstruktureringen vil imidlertid medføre ekstra kostnader i form av økt døgnbemanning, tilnærmet lik 2 hele stillinger. Muligheten for tilførsel av disse tilleggsressurser til helse- og omsorgssektoren må således løpende vurderes i driftsbudsjettsammenheng. I tillegg til denne vurdering må også Krødsherad kommune tilrettelegge deler av uteområder ved Kryllingheimanlegget til demenshage. Dagsenter for demente er også et behov som ytterligere må vurderes. Dagens Til saksliste 13

14 eldresentertilbud er nå redusert til 1 dag/uke, og er heller ikke spesielt tilrettelagt for demente. Bruk av fellesarealet i Sundestugua vil her være en god løsning ved foreslått endret bruk av bygningsmassen. Det vil være mulig å søke tilskudd til ovenstående tilrettelegging, men ikke til framtidig drift. Som det også understrekes i planen, er det svært viktig med styrking av faglig kompetanse, noe sektoren allerede har tatt en del høyde for. Spesialutdanning for sykepleier i form av tilleggsutdanning i demens er svært ønskelig, og bør således prioriteres. Administrativt bør Krødsherad kommune gå ut med tilbud til våre sykepleiere om mulighet for å gjennomføre tilleggsutdanning med kommunal støtte mot framtidig bindingstid. Rådmannen viser til foranstående og foreslår at formannskapet fremmer følgende forslag overfor kommunestyret. Forslag til Demensplan 2015 tiltres og legges til grunn for framtidig arbeid med demensomsorgen i Krødsherad kommune. Tiltak som medfører økonomiske konsekvenser vurderes løpende i budsjettsammenheng. FORMANNSKAPET( ): Formannskapet (Skinnes, Kristensen, Sæta, Aaskjær og Kalager) innstiller: Rådmannens innstilling tiltres. KOMMUNESTYRET( ): ENSTEMMIG VEDTAK: Forslag til Demensplan 2015 tiltres og legges til grunn for framtidig arbeid med demensomsorgen i Krødsherad kommune. Tiltak som medfører økonomiske konsekvenser vurderes løpende i budsjettsammenheng. Til saksliste 14

15 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 203 &14 Arkivsaknr.:13/30 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /13 KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: SKATTEOPPKREVER-RAPPORT 2012 Vedlegg: Rapport og regnskap for (eget dokument) Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet skatteoppkreverrapporten i sitt møte den og hadde ingen andre kommentarer til denne enn å anbefale at Kommunestyret tar den til orientering. Det vises for øvrig til vedlagte dokument. Utfra ovenstående vil rådmannen anbefale kommunestyret å fatte slikt vedtak: Skatteoppkrevers årsrapport tas til orientering. FORMANNSKAPET( ): Formannskapet (Skinnes, Kristensen, Sæta, Bjertnes og Kalager) innstiller: Rådmannens innstilling tiltres. KOMMUNESTYRET( ): ENSTEMMIG VEDTAK: Skatteoppkrevers årsrapport tas til orientering. Til saksliste 15

16 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 216 &14 Arkivsaknr.:13/63 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /13 KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Vedlegg: Rådmannens redegjørelse til Kontrollutvalget i sakens anledning. Forvaltningsrevisjonsrapport av januar 2013.(Separat dokument) Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet denne saken i sitt møte Saksframlegg og vedtak herfra hitsettes: Buskerud Kommunerevisjon IKS har etter bestilling fra kontrollutvalget den (sak 21/12) gjennomført en forvaltningsrevisjon om kommunens etterlevelse av reglene for offentlige anskaffelser. Bestillingen er nå gjennomført og rapportert til kontrollutvalget den Vi kan i saksfremlegget kort konkludere med at gjennomgangen avdekker at det eksisterer et stort forbedringspotensial innenfor anskaffelsesområdet. Det synes derfor nødvendig å gjennomføre tiltak slik at anskaffelser kan gjennomføres i samsvar med gjeldende lov- og regelverk. Vi foreslår at rapporten oversendes kommunestyret med innstilling om at dette ber rådmannen om å innrette seg etter de anbefalinger som fremgår av rapporten. Kontrollutvalgets behandling: Innledningsvis redegjorde revisjonssjef Pål Ringnes generelt om rapportering av forvaltningsrevisjon og spesielle begrep som for eksempel revisjonskriterier (regelverket som gjelder for det kontrollerte området). Likeledes informerte han om utvalg/utplukk av kontrollerte saker, og kommunens samarbeid med BTV (det interkommunale/fylkeskommunale innkjøpssamarbeidet). Ringnes opplyste også at forvaltningsrevisjonen ikke omfattet Krødsherad Everk. Kontrollutvalget ønsket derfor å få en redegjørelse om everkets innkjøpspraksis ved behandling av årsregnskapet for For øvrig ga kontrollutvalget uttrykk for viktigheten av at praktisering av regelverket for offentlige skal ivareta lik behandling av alle leverandører i kommunen. Til saksliste 16

17 Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til konklusjoner og anbefalinger i rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert , og oversender denne med følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret slutter seg til konklusjoner og anbefalinger i rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert , og ber rådmannen innrette eg etter anbefalingene. 2. Rådmannen bes melde tilbake til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. oktober Rådmannens kommentar: Det vises til ovenstående og til gjennomførte forvaltningsrevisjon i forbindelse med innkjøp. Rådmannen er fullt ut klar over at Krødsherad kommune har behov for grundig gjennomgang av våre innkjøpsrutiner, spesielt hva gjelder rammeavtaler for løpende innkjøp, vedlikehold m.m. I denne anledning har vi allerede høsten 2012 gjennomført en kursdag med leder i BTVinnkjøp sammen med ansatte i Krødsherad kommune. For øvrig har vi avtalt at BTV innkjøp skal bistå Krødsherad kommune med utarbeidelse av rammeavtaler. Gjennomføring er innarbeidet i Krødsherad kommunes virksomhetsplan for I henhold til ovenstående vil rådmannen be formannskapet gi slik innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Krødsherad kommune til orientering, og ber rådmannen om innrette seg etter de anbefalinger rapporten gir. Tidsfrist for tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak er FORMANNSKAPET( ): Formannskapet (Skinnes, Kristensen, Sæta, Bjertnes og Kalager) innstiller: Rådmannens innstilling tiltres. KOMMUNESTYRET( ): ENSTEMMIG VEDTAK: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Krødsherad kommune til orientering, og ber rådmannen om innrette seg etter de anbefalinger rapporten gir. Tidsfrist for tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak er Til saksliste 17

18 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 216 Arkivsaknr.:13/80 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /13 KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg: Kontrollutvalgets plandokument Saksopplysninger: Fra kontrollutvalgets sekretær har vi fått oversendt følgende saksframlegg: Etter 10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret som kan delelegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal i henhold til samme forskrift baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Utkast til en slik overordnet analyse ble behandlet av kontrollutvalget den Endelig analyse behandles av kontrollutvalget den Analysen peker på områder som er aktuelle for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets behandling: Med utgangspunkt i den overordnede analysen fant kontrollutvalget å ville gjennomføre forvaltningsrevisjon innen barnevern, spesialundervisning/tilpasset undervisning og saksbehandling. De aktuelle områdene tas inn i plan for forvaltnigsrevisjon 2013/2015 som skal godkjennes av kommunestyret. Kontrollutvalget forutsatte at det, hvis nødvendig, kunne endre denne prioriteringen. Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalget delegeres myndighet til å fastsette endringer i planen når dette etter utvalgets vurderinger er nødvendig. Rådmannens kommentar: Rådmannen vil gjøre oppmerksom på at en forvaltningsrevisjon av denne typen koster anslagsvis kr., altså en samlet kostnad opp mot ,- kr. dersom revisjon Til saksliste 18

19 av samtlige 3 områder gjennomføres. Kontrollutvalget bør derfor oppfordres til å bestille sine forvaltningsrevisjoner i god tid før budsjettet for kommende år legges. Rådmannen viser til ovenstående og legger saken fram for formannskap og kommunestyre FORMANNSKAPET( ): Formannskapet (Skinnes, Kristensen, Sæta, Bjertnes og Kalager) innstiller: Kontrollutvalgets innstilling tiltres med rådmannens betraktninger. KOMMUNESTYRET( ): ENSTEMMIG VEDTAK: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalget delegeres myndighet til å fastsette endringer i planen når dette etter utvalgets vurderinger er nødvendig. Kontrollutvalget oppfordres til å bestille sine forvaltningsrevisjoner i god tid før budsjettet for kommende år legges. Til saksliste 19

20 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Geir Waaler Arkivnr.: A22 &00 Arkivsaknr.:13/110 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /13 KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: REVIDERING AV VEDTEKTER FOR SFO I KRØDSHERAD KOMMUNE Vedlegg: Forslag til nye vedtekter for SFO ved skolene i Krødsherad. Høringsuttalelser fra FAU Noresund, SU Krøderen og Fagforbundet Krødsherad. Saksopplysninger: Opplæringslovens 13-7 fastslår at kommunen skal ha et tilbud om SFO før og etter skoletid for elever på årstrinn, og for barn med særskilte behov på årstrinn. Tilbudet er frivillig og kommer i tillegg til ordinær undervisning. Tilbud om SFO ble i Krødsherad etablert fra Det ble da fastsatt vedtekter. Disse har blitt justert noe i løpet av de årene ordningen har eksistert. Administrasjonen ser nå behov for en revidering for å bringe vedtektene i samsvar med de krav som stilles i Opplæringslovens Det er kommunestyret som endelig fastsetter vedtekter. Med det som utgangspunkt har SFO ledere, rektorer og sektorleder utarbeidet seinhøstes 2012 et forslag til nye vedtekter som ble sendt på høring til begge skolers FAU-er og SU-er i tillegg til relevante arbeidstakerorganisasjoner. Det er i hovedsak følgende punkter som ble omfattet av revidering: 3: 6. avsnitt. Her presiseres hvordan lovpålagt tilbud om gratis leksehjelp organiseres. 6: 3. avsnitt. Gjeldende vedtakter fastslår sommerstengt SFO til 3 uker i juli. Erfaringer viser at det er liten oppslutning om SFO i juli måned; enkelte dager helt ned mot ett barna selv om flere i utgangspunktet er påmeldt. Erfaringsmessig er det også slik at om foresatte blir kjent med at det er få barn til stede, så finner de andre løsninger. Dagens vær er også en faktor som påvirker oppslutningen. På denne bakgrunnen foreslås at SFO feriestenges i ukene 28, 29,30 og 31. 7: I gjeldende vedtekter er betalingssatser en del av 7. Kommunestyret har fastsatt disse, samt vedtatt at disse skal Til saksliste 20

21 10: Nytt punkt. justeres årlig pr. 1. januar i henhold til konsumprisindeks. For å unngå at vedtekter som følge av dette må revideres årlig, foreslår administrasjonen at betalingssatsene løftes ut av vedtektene for SFO. Tilsvarende er tidligere gjort for betalingssatsene i barnehagene. Bemanningsnorm i SFO er tidligere vedtatt av kommunestyret. Denne har imidlertid så langt ikke vært tatt inn i vedtektene. Opplæringslovens 13-7 krever dette. Dette foreslås derfor innarbeidet som nytt punkt. Høringsuttalelser har kommet inn fra FAU Noresund skole, SU Krøderen skole og fra Fagforbundet Krødsherad. Disse er vedlagt. Som det framgår av høringsuttalelsene er det to av administrasjonens foreslåtte punkter som er kommentert. I tillegg har kommunekassa kommet med en bemerkning. Disse er så vurdert av administrasjonen. Høringsinnspill Til 3: Fra FAU Noresund skole: Ønske om at leksehjelp legges til en annen dag på grunn av at det er få som benytter seg av tilbudet i dag. Til 6: Fra SU Krøderen skole: Ønske om videreføring av kun tre sommerstengte uker. Til 7: Kommunekassa har gjort oppvekstsektoren oppmerksom på at det ikke er likelydende tekst som regulerer søskenmoderasjon i vedtektene for barnehage og SFO Administrasjonens vurderinger Foreslått tekst opprettholdes. Tilbudet om frivillig og gratis leksehjelp gis fra morgenen på skolefri dag. Elever med lang skolevei som ønsker å benytte seg av tilbudet kan følge skolebuss til leksehjelpa, og må hentes når tilbudet er over. Da tilbudet med gratis leksehjelp ble innført fra , vedtok kommunestyret at dette skulle finansieres innenfor sektorens budsjettrammer. En annen organisering enn den vi har i dag, vil kreve økt ressursinnsats som må løses ved å omdisponere fra det obligatoriske skoletilbudet. Det kan administrasjonen ikke anbefale. Administrasjonen justerer sitt forslag for å ivareta dette ønsket. Det foreslås sommer stengt uke 29, 30 og 31. Det innarbeides i vedtektene at SFO holder stengt på de ferie- og fridager det ikke er påmeldt barn. Administrasjonen foreslår følgende tillegg i 7 i vedtektene for SFO: Moderasjonen gis til det barnet/de barna som har minst plass. Vedlagte forslag til nye vedtekter for SFO er justert i henhold til administrasjonens vurderinger av de innkomne høringsuttalelser. Til saksliste 21

22 På denne bakgrunn anbefaler rådmannen at formannskapet gir følgende innstilling til kommunestyret: Reviderte vedtekter for Skolefritidsordningen ved skolene i Krødsherad vedtas, og gjøres gjeldende fra FORMANNSKAPET( ): Formannskapet (Skinnes, Kristensen, Sæta, Aaskjær og Kalager) innstiller: Rådmannens innstilling tiltres. KOMMUNESTYRET( ): ENSTEMMIG VEDTAK: Reviderte vedtekter for Skolefritidsordningen ved skolene i Krødsherad vedtas, og gjøres gjeldende fra Til saksliste 22

23 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 026 &14 Arkivsaknr.:13/123 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: ÅRSMELDING HØNEFOSS KRISESENTER 2012 Vedlegg: Årsmelding 2012 Saksopplysninger: Det vises til vedlagte dokument. Utfra ovenstående vil rådmannen anbefale kommunestyret å fatte slikt vedtak: Årsmeldingen fra Hønefoss krisesenter tas til orientering. Krødsherad kommune vil oppfordre krisesenteret for kommende år, å utarbeide en mer spesifikk årsmelding for året som har gått uten å ta med alt for mye historikk, formål med mer. KOMMUNESTYRET( ): ENSTEMMIG VEDTAK: Årsmeldingen fra Hønefoss krisesenter tas til orientering. Krødsherad kommune vil oppfordre krisesenteret for kommende år, å utarbeide en mer spesifikk årsmelding for året som har gått uten å ta med alt for mye historikk, formål med mer. Til saksliste 23

24 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Helge Skjeggerud Arkivnr.: 026 Arkivsaknr.:13/171 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /13 KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: NY SELSKAPSAVTALE - BUSKERUD KOMMUNEREVISJON Vedlegg: Eksisterende- og forslag til ny selskapsavtale Saksopplysninger: 1. Bakgrunn Representantskapet i Buskerud Kommunerevisjon IKS (BKR) behandlet sak om ny selskapsavtale i møte Representantskapet vedtok å tilrå den foreslåtte selskapsavtalen med noen endringer. Saken oversendes herved den enkelte deltaker for godkjenning i fylkestinget eller kommunestyret. Forut for representantskapets behandling har det vært eierprosess om revisjonsordningen, sett i lys av at tre deltakere har trådt ut av selskapet. Saken er videre inndelt som følger: - Om eierstrategier og (punkt 2) - Forslag til endringer i selskapsavtalen (punkt 3) - Andre forhold (punkt 4) 2. Om eierstrategier Ved etableringen av BKR i 2003 sluttet eierne seg til følgende: 1. Selskapet skal inneha tilstrekkelig faglig tyngde til å utvikle en fremtidsrettet kommunal revisjonsfunksjon på høyt nasjonalt nivå. 2. Selskapet skal være konkurransedyktig gjennom høyt fokus på både kvalitet og kostnader ut fra eiernes krav om høyere kostnadseffektivitet. 3. Gjennom eierskap fra fylkeskommunen og kommunene skal selskapet legge vekt på å tilby gode lokale løsninger. Ut fra den prosessen som har funnet sted i forbindelse med ny selskapsavtale, så har det ikke vært innvendinger til nåværende eierstrategier. BKR må forholde seg til disse Til saksliste 24

25 eierstrategiene inntil nye eller andre eierstrategier foreligger. 3. Forslag til endringer i selskapsavtalen Nedenfor følger kommentarer og forslag til endringer i selskapsavtalen. (I overskriften er aktuell paragraf fra selskapsavtalen nevnt i parentes). I vedlegg fremgår eksisterende og forslag til ny selskapsavtale. 3.1 Om selskapet ( 1) I forslag til ny selskapsavtale selskapets deltakere listet opp. 3.2 Formål og ansvarsområde ( 3) Eksisterende bestemmelse om formål og ansvarsområde lyder: Selskapets formål er å dekke deltakernes behov for: 1. Revisjonstjenester. 2. Andre tjenester, herunder undersøkelser og selskapskontroll, så langt dette er forenlig med selskapets oppgaver som revisor. Selskapet kan også påta seg oppdrag for andre så fremt dette ikke er i strid med gjeldende bestemmelser om revisjon. Selskapet har ikke erverv til formål. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapet skal dekke deltakernes felles behov for en revisjonsløsning. Dette gjelder: 1. Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 2. Andre tjenester, herunder undersøkelse og selskapskontroll, så langt dette er forenlig med selskapets oppgaver som revisor. 3. Rådgivningstjenester Selskapet kan også påta seg oppdrag for andre enn selskapets deltakere så fremt dette ikke er i strid med gjeldende bestemmelser om revisjon og annen lovgivning. Selskapet har ikke erverv til formål. Siktemålet med endringene er å fremheve grunnlaget for fellesskapets revisjonsløsning. Det skal være en god revisjonsløsning som felles dekker deltakernes behov for tjenester på en billigere og bedre måte enn hver for seg. Det er videre ønskelig å presisere hva som ligger i revisjonstjenester, og videre å fremheve selskapets mulighet til å kunne påta seg oppgaver for administrasjonen. I revisjonsforskriften 14 om rådgivningstjenester m.v. fremgår at revisor kan ikke utføre rådgivningstjenester eller andre tjenester dersom dette er egnet til påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet. Det må således gjøres en vurdering i det Til saksliste 25

26 aktuelle tilfelle og her vil god (kommunal) revisjonsskikk kunne gi veiledning. BKR har siden etableringen påtatt seg flere oppdrag/bestillinger direkte fra administrasjonen. Tidsbruken på slike rådgivningstjenester har variert fra noen timeverk til månedsverk, med størst omfang av mindre bestillinger. Type oppdrag har variert fra undersøkelser (eksempelvis årsaker til kostnadsoverskridelser) til vurderinger knyttet til merverdiavgiftsbehandling eller tolkninger av regelverket innen regnskap/god kommunal regnskapsskikk. BKR kan tilby god kompetanse til konkurransedyktige priser. Det vil være en merverdi for deltakerne at selskapet kan påta seg oppgaver for administrasjonen uten at dette skal gå på bekostning av andre oppgaver. Oppdrag for andre enn selskapets deltakere vil eksempelvis være kirkelig fellesråd, menigheter og stiftelser/legater. 3.3 Innskuddsplikt ( 4) Avtalen endres i tråd med at totalt deltakerinnskudd nå er kr Eierandeler og ansvar ( 5) Etter uttreden av tre deltakere er det behov for å øke eierandelene for flere av deltakerne. Det er naturlig at de største eierne får en økning i sine eiendeler. Økning i eierandeler blir (med nye eierandeler i parentes): - Buskerud fylkeskommune, 3 % (27 %) - Drammen kommune, 3 % (20 %) - Ringerike kommune, 2 % (13 %) - Kongsberg kommune, 2 % (11 %) - Nedre Eiker kommune, 2 % (8 %) 3.5 Representantskapet ( 6) Som følge av reduksjonen i antall deltakere, gjøres det en endring i antall representanter i selskapsavtalen. Det foreslås å endre avtalens 6 første ledd slik: Representantskapet er selskapets øverste myndighet og består av 15 representanter med to personlige vararepresentanter, én representant med to vararepresentanter for hver deltaker. 3.6 Styret ( 8) Eksisterende bestemmelse om styret ( 8 første ledd) lyder: Selskapets styre består av fem medlemmer med tre varamedlemmer. Ett av medlemmene med varamedlem velges av og blant de ansatte i selskapet. Til saksliste 26

27 Etter lov om interkommunale selskaper er det ikke krav om varamedlemmer til styret. Styrets møter har vanligvis vært fulltallige. Det har vært avholdt svært få styremøter i BKR der styremedlem har vært forhindret i å møte og varamedlem har møtt. Årsaken til dette har vært at styret har vært bevisste på å ha styremøter som passer for alle medlemmene og at forfall, i de få tilfelle dette har skjedd, har kommet på kort varsel. Behovet for å innkalle varamedlemmer har derfor vært sjeldent. Det som mest taler for å ikke ha varamedlemmer, er ønsket om å fremheve styrets ansvar/myndighet og at kontinuitet er viktig for å løse oppgavene. Det som kanskje taler mest for å ha varamedlemmer til styret, vil være i de tilfellene det oppstår et langt sykefravær hos et styremedlem. I slike tilfelle bør det vurderes om nytt styremedlem bør velges av representantskapet. Ut fra en samlet vurdering foreslås det ikke å ha varamedlemmer for styremedlemmene, med ett unntak. Ett av styremedlemmene skal velges av og blant de ansatte i selskapet. I møte i selskapets arbeidsmiljøutvalg har det vært et ønske om å opprettholde muligheten for de ansatte å ha et varamedlem. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapets styre består av fem medlemmer og ett varamedlem. Ett av medlemmene med varamedlem velges av og blant de ansatte i selskapet. 3.7 Valgkomité ( 9) Eksisterende bestemmelse om valgkomité sier intet om komiteens funksjonstid. Det er nærliggende å tenke to eller fire år når det gjelder funksjontid. Med henblikk på å involvere flere personer i løpet av kommunevalgperioden, så kan det være hensiktsmessig med to års funksjonstid. Hensynet til kontinuitet vil også telle her, slik at nødvendigvis ikke hele komiteen bør skiftes ut i forbindelse med valg. Imidlertid behøver ikke dette forholdet å vedtektsfestes. Det anses ikke som nødvendig å ha varamedlemmer til valgkomiteen. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapet skal ha en valgkomité på tre medlemmer. Representantskapet velger komiteens leder og medlemmer. Valgkomiteens funksjonstid er to år. 3.8 Arbeidsgivertilknytning ( 11) Ifølge selskapsavtalen skal BKR være medlem av Kommunenes Sentralforbund. BKRs arbeidsgivertilknytning er KS Bedrift og bør derfor endres. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapet skal være medlem av KS Bedrift. Til saksliste 27

28 3.9 Uttreden ( 12) Eksisterende bestemmelse lyder: En deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet med virkning fra 1.7. det enkelte år og kreve seg utløst av selskapet. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd. Det foreslås at en presisering av at en eventuell oppsigelse av deltakerforholdet også innebærer en oppsigelse av revisjonstjenestene fra uttredendato. At det er deltakerens øverste myndighet som skal vedta en eventuell oppsigelse av selskapsavtalen, inntas også i forslaget nedenfor. Det foreslås å supplere bestemmelsen slik: En deltaker kan med ett års skriftlig varsel, på grunnlag av vedtak i kommunestyret eller fylkestinget, si opp sitt deltakerforhold i selskapet med virkning fra 1.7. det enkelte år og kreve seg utløst av selskapet. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd. En oppsigelse av deltakerforholdet innebærer også en oppsigelse av revisjonstjenestene og andre tjenester fra uttredendato. 4. Andre forhold Under dette punktet følger to forhold som BKR arbeider aktivt med. Dette gjelder kvalitet på utført arbeid og prising av tjenester. Selskapet skal levere tjenester av høy kvalitet og samtidig være konkurransedyktig på pris. Som medlem av Norges Kommunerevisorforbund er selskapet omfattet av ekstern kvalitetskontroll. BKR har hatt flere kontroller de siste årene, og resultatene har ifølge selskapet vært tilfredsstillende. Selskapet sammenligner årlig sine priser med andre revisjonsaktører, både interkommunale revisjonsvirksomheter og private revisjonsselskaper. Siste års sammenligning viser ifølge selskapet at BKR er blant de rimeligste sammenlignet med interkommunale revisjonsvirksomheter og på lik linje med de private revisjonsselskapene. I henhold til ovenstående vil rådmannen be formannskapet gi slik innstilling til kommunestyret: Krødsherad kommune slutter seg til de endringene i selskapsavtalen for Buskerud kommunerevisjon som selskapets representantskap foreslår. Til saksliste 28

29 FORMANNSKAPET( ): Formannskapet (Skinnes, Kristensen, Sæta, Aaskjær og Kalager) innstiller: Rådmannens innstilling tiltres. KOMMUNESTYRET( ): ENSTEMMIG VEDTAK: Krødsherad kommune slutter seg til de endringene i selskapsavtalen for Buskerud kommunerevisjon som selskapets representantskap foreslår. Til saksliste 29

30 MØTEBOK KOMMUNESTYRET Saksbeh.:Inger Merete Bjerkerud Arkivnr.: M50 Arkivsaknr.:13/199 Utvalg: Møtedato: Saksnr.: FORMANNSKAPET /13 KOMMUNESTYRET /13 SAKSPROTOKOLL: ENDRING I SELSKAPSAVTALEN FOR HALLINGDAL RENOVASJON IKS Vedlegg: Brev fra Hallingdal Renovasjon IKS av Saksopplysninger: Gjeldende selskapsavtale for Hallingdal Renovasjon IKS (HR) ble sist vedtatt av eierkommunene våren I avtalens 17 som omhandler Låneopptak, garantiansvar og aksjeutvidelse står det: Selskapet gis ei total låneramme på kr. 80 millioner. I forhold til langsiktig gjeld skal: hvert låneopptak vedtas av Representantskapet lånet kan bare brukes til investeringer i bygninger, anlegg og varige til eget bruk i Hallingdal Renovasjon IKS sin ordinære aktivitet. det skal kun tas opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet. I tillegg kan selskapet ta opp lån for å konvertere eldre gjeld i ny gjeld med bedre renteog avdragsvilkår. Låneopptak skal skje i norske kredittinstitusjoner. Låneopptaket skal godkjennes av Fylkesmannen i Buskerud. Endringer av låneramme i selskapsavtalen skal etter 25 i selskapsavtalen godkjennes av alle deltagerne i selskapet. Styret og Representantskapet i HR har i møte 20. november og 27. november 2012 foreslått endringer i selskapsavtalens 17 Låneopptak, garantiansvar og aksjeutvidelse. Selskapet foreslår å øke lånerammen fra kr 80 mill til kr 90 mill. Lånerammen tilsier hva selskapet kan ha i total langsiktig gjeld før selskapet må ha godkjenning fra eierkommunene, og ikke en låneramme på hvert enkelt låneopptak. Selskapet har per en langsiktig gjeld på 55 millioner, og vil ved utgangen av 2012 ha en langsiktig gjeld på kr. 79,8 millioner. Til saksliste 30

31 Etter forurensingsloven er norske kommuner pålagt et ansvar for innsamling og behandling av forbruksavfall og håndtering av spesialavfall. For husholdningsavfall har kommunene monopol på tjenestene, mens det for næringsavfall er fri konkurranse. På vegne av eierkommunene tar HR seg av de lovpålagte oppgavene. Denne virksomheten finansieres etter selvkostprinsippet. Det betyr at denne delen av virksomheten skal gå i null og ikke omfattes av noe avkastningskrav. Det er viktig at ingen deler av den konkurranseutsatte delen av virksomheten belastes selvkostområdet. Dette er bakgrunnen for opprettelsen av datterselskapet Retura ValHall AS som tar seg av innsamling av næringsavfallet. Eierskapet er politisk motivert. Økonomiske konsekvenser: Endringer i selskapsavtalens 17 om at representantskapet i selskapet kan ta opp lån til kapitalformål innenfor en øvre total låneramme på NOK 90 mill. vil medføre at Krødsherad kommune vil stå ansvarlig for et lånebeløp på inntil kr ,- uten at det enkelte låneopptak og formål er behandlet i kommunestyret. I gjeldende selskapsavtale er dette begrenset til kr ,-. Vurdering: HR driver i hovedsak innenfor selvkostområdet, jfr. selskapsavtalens 4 om formål. En virksomhet som driver etter selvkost kan bare fakturere kundene for påløpte kostnader, og for anleggsmidler tilsvarer det årets avskrivninger. Dette fører til at HR som hovedregel må 100 % lånefinansiere alle anleggsmidler, da de først får likvider til å finansiere utgiften med (betale avdrag på lån) i takt med avskrivningene. Selskapet har per ei bokført langsiktig forpliktelse på etterdrift av anlegget på kr Dette er ikke gjeld til kredittinstitusjoner, men til fremtidige kostnader i selskapet, og blir ikke tatt med som gjeld i tabellen nedenfor. Sum anleggsmidler og langsiktig gjeld i HR Endring 2011/2012 Sum anleggsmidler 62,2 mill 79,2 mill 100,5 mill +21,3 mill Sum langsiktig gjeld 20,2 mill 55,0 mill 79,8 mill +24,8 mill Økning i anleggsmidler og langsiktig gjeld i denne perioden skyldes hovedsakelig rehabilitering av fjernvarmenettet og forbrenningsanlegget, nytt fjernvarmenett ifm utviding av næringsparken og ny ovnslinje for returtre (Weiss), samt lastebiler til transportavdelingen. Selskapets rehabilitering/ombygging av avfallsforbrenningsanlegget har blitt dyrere enn estimatet gitt i forprosjektet og som var grunnlag for tidligere økning i lånerammen. Kostnadene ved nybygging av ovnslinje for returtre og rehabilitering/ombygging av avfallsforbrenningsanlegget har blitt kr. 9,25 mill høyere enn budsjettert. Selskapet har under lånerammen på gjeldende selskapsavtale (80 mill) tatt opp nesten halvparten (kr. 4,5 mill) av dette, men resten (kr. 4,75 mill) kan ikke lånefinansieres før lånerammen er økt. Det er foreslått å øke lånerammen til kr. 90 mill som er cirka kr. 5 mill over det faktiske lånebehovet per utgangen av Men Styret og representantskapet i selskapet mener Til saksliste 31

32 lånerammen må ligge noe høyere for å ha mulighet til å dekke ukjente behov og for at selskapet skal unngå å være styrt av gjenstående restgjeld ved lånefinansiering av tiltak vedtatt i budsjettet for gjeldende budsjettår. For at selskapet skal kunne drive en rasjonell og effektiv aktivitet innenfor sitt virksomhetsområde, må selskapet ha handlingsrom til å foreta nødvendige låneopptak til sin ordinære virksomhet. Eierkommunene velger selv hvem som skal sitte i selskapets representantskap. Kommunestyret må legge til grunn at representantskapet til enhver tid ser til at selskapet bare tar opp langsiktig gjeld i samsvar med selskapsavtalens 17. Styret har reist spørsmål om selskapets sin maksimale lånegjeld er å forstå som all gjeld selskapet hefter for (inkludert kassakreditt). Dersom total låneramme også skal inkludere kassakreditten, ber styret om en total låneramme på kr 100 millioner. Til punktet om kassakreditt har revisor uttalt: (jfr. e-post datert ) Vanlig kortsiktig kassakreditt, som går litt i pluss og minus gjennom året, vil ikke bli vurdert ifht lånerammen jfr. selskapsavtalen. HR IKS hadde per netto positiv bankbeholdning på kr 4,1 mill. Per er kassakreditten reelt på kr 2,4 mill. Hvis denne går tilbake til null i løpet av kalenderåret, så er ikke dette et problem ifht lånerammen. Kassakreditt som får preg av langsiktighet, dvs ut over ett kalenderår, mener vi at vil bli ansett som en del av lånerammen. Da bærer det i realiteten preg av å være et langsiktig lån. Tilsvarende hvis leverandørkreditt øker, f.eks ifbm med kjøp av nye anleggsmidler og det inngås betalingsutsettelse, da må en slik betalingsutsettelse som går ut over ett kalenderår bli ansett som langsiktig låneopptak og en del av lånerammen. Derfor vil vi mene kassakreditt som opprettholdes over tid blir en del av lånerammen. Reell kortsiktig kassakreditt for å ta et kortsiktig likviditetsbehov bør ikke være et problem. Uttalelsen fra revisjon om kassakreditt er forelagt representantskapet i møte ved behandling av sak 16/2012. Representantskapet har i sitt vedtak tilrådd at den totale lånerammen blir økt til kr. 90 millioner. I vedtaket bør det derfor tas inn et punkt om at benyttet kassakreditt som har preg av langsiktighet skal omfattes av den totale lånerammen. Rådmannen foreslår at formannskapet innstiller følgende for kommunestyret: første setning i selskapsavtalen blir endret til: Selskapet gis en total låneramme på kr 90 millioner. Resten av 17 er uendret. 2. Benyttet kassakreditt, likviditetslån og kreditt hos leverandører som har preg av langsiktighet, dvs. ut over et kalenderår, vil bli omfattet av den totale lånerammen som vist i selskapsavtalens 17. For seinere investeringsprosjekt anmoder en om at representantskap og eiere blir informert fortløpende om avvik som medfører ekstra kostnader. Til saksliste 32