Saksbehandler: Anders Solheim Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 02/ Dato:

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Anders Solheim Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 02/ Dato: BUSKERUD KOMMUNEREVISJON IKS - UTVIDET EIERSKAP INNSTILLING TIL: Formannskapet driftsstyret for plan- og økonomisaker/bystyret Administrasjonens innstilling: 1. Med virkning fra 1. januar 2004 går kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad inn som medeiere i Buskerud Kommunerevisjon IKS. 2. Vedlagte forslag til revidert selskapsavtale godkjennes og danner grunnlag for utvidelsen. Nils Fr. Wisløff, rådmann Trond Julin, kommunaldirektør

2 Saksutredning: Med virkning fra har Buskerud Kommunerevisjon overtatt de revisjonsoppgavene som fram til da var tillagt Drammen kommunerevisjon, Fylkesrevisoren i Buskerud og Nedre Buskerud revisjonsdistrikt. Etter innstilling fra styret besluttet representantskapet i Buskerud Kommunerevisjon enstemmig å tilrå at kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad med virkning fra går inn som medeiere i selskapet. Representantskapets vedtak lyder slik: Representantskapet tilrår overfor eierne at kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad med virkning fra går inn som medeiere i Buskerud Kommunerevisjon IKS og at selskapsavtalen blir endret i tråd med dette. Disse kommunene revideres i dag av Midtre Buskerud Revisjonsdistrikt, og kommunestyrene og kontrollutvalgene i samtlige fire kommuner har gitt sin prinsipielle tilslutning til den utvidelse som nå blir foreslått. Det samme har styret for Midtre Buskerud Revisjonsdistrikt og distriktsrevisor, som allerede under etableringen av Buskerud Kommunerevisjon sa seg interessert i at også distriktets fire eierkommuner ble deltakere i det nye selskapet. I forhold til de nye eierkommunene og de ansatte i Midtre Buskerud Revisjonsdistrikt, baseres utvidelsen på de samme prinsipper som de som ble lagt til grunn da selskapet ble stiftet. I tråd med dette er endringene i selskapsavtalen begrenset til det som følger av at de fire kommunene nå går inn som deltakere med en samlet innskuddskapital på kr med virkning for samtlige deltakeres eier- og ansvarsforhold. Samlet sett synes en deltakerandel på 20 % for de nye kommunene å harmonere med de nåværende eieres innskudd. Hovedbegrunnelsen for å stifte Buskerud Kommunerevisjon, jfr bystyresak 130/02, var at både eierkommunenes behov for en mer effektiv revisjon og revisjonsenhetens muligheter for å videreutvikle kompetanse og konkurranseevne, best kunne ivaretas gjennom en felles revisjonsløsning innenfor en større enhet. Dette er hensyn som også taler for den utvidelsen som nå foreslås. For øvrig vises til styresak nr 19/03 og representantskapssak nr 18/03 der bakgrunnen og premissene for å foreslå selskapet utvidet er nærmere utredet. Den utvidelse av selskapet som nå foreslås, forutsetter at vedlagte utkast til selskapsavtale vedtas av fylkestinget og kommunestyrene i samtlige 10 eierkommuner. Vedlegg: 1. Forslag til revidert selskapsavtale for Buskerud Kommunerevisjon IKS. 2. Representantskapssak nr 18/ Styresak nr 19/03.

3 Vedlegg nr 1 Forslag til revidert selskapsavtale for Buskerud Kommunerevisjon IKS 1. Selskapet Buskerud Kommunerevisjon IKS (BKR) er et interkommunalt selskap opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper. Selskapet har følgende deltakere: 1. Buskerud fylkeskommune 2. Drammen kommune 3. Hurum kommune 4. Lier kommune 5. Nedre Eiker kommune 6. Røyken kommune 7. Øvre Eiker kommune 8. Hole kommune 9. Krødsherad kommune 10. Modum kommune 11. Ringerike kommune 2. Hovedkontor Selskapet har hovedkontor i Drammen. 3. Formål og ansvarsområde Selskapets formål er å dekke deltakernes behov for: 1. Revisjonstjenester. 2. Faglig og administrativ bistand til deltakernes kontrollutvalg i den utstrekning dette er forenlig med lov og forskrift. Selskapet kan også utføre andre oppdrag for deltakerne innen revisjon og veiledning. Selskapet kan også påta seg andre oppdrag så langt dette er forenlig med lovgivningen om kommunal revisjon til enhver tid. Selskapet har ikke erverv til formål.

4 4. Innskuddsplikt Deltakerne har plikt til å gjøre følgende innskudd i selskapet: 1. Buskerud fylkeskommune Drammen kommune Hurum kommune Lier kommune Nedre Eiker kommune Røyken kommune Øvre Eiker kommune Hole kommune Krødsherad kommune Modum kommune Ringerike kommune Sum Eierandel og ansvarsandel Deltakernes eierandel er: 1. Buskerud fylkeskommune 30 % 2. Drammen kommune 21 % 3. Hurum kommune 3 % 4. Lier kommune 7 % 5. Nedre Eiker kommune 7 % 6. Røyken kommune 6 % 7. Øvre Eiker kommune 6 % 8. Hole kommune 2 % 9. Krødsherad kommune 1 % 10. Modum kommune 5 % 11. Ringerike kommune 12 % Sum 100 % Deltakernes ansvarsdel er lik eierandel. 6. Representantskapet Representantskapet er selskapets øverste myndighet og består av 11 representanter med personlige vararepresentanter, én representant med vararepresentant for hver deltaker. Deltakerne har stemmerett i forhold til sin eierandel.

5 Ved første gangs valg til representantskapet velges representantene for den gjenstående delen av kommunevalgperioden. 7. Representantskapets møter Ordinært representantskapsmøte skal holdes i 1. halvår innen og i 2. halvår innen Ordinært representantskapsmøte i 1. halvår skal behandle: 1. Årsberetning. 2. Regnskap. 3. Valg til styret. 4. Valg av revisor. Ordinært representantskapsmøte i 2. halvår skal behandle: 1. Økonomiplan for de fire neste budsjettår. 2. Årsbudsjett for kommende kalenderår. For øvrig skal representantskapet avgjøre: 1. Andre saker som i henhold til lovgivningen skal avgjøres av representantskapet. 2. Andre saker som styret ønsker å legge fram for representantskapet. Utskrift av representantskapets møtebok sendes deltakerne. 8. Styret Selskapets styre består av fem medlemmer med tre varamedlemmer. Ett av medlemmene med varamedlem velges av og blant de ansatte i selskapet. Utelukket fra valg er de som er utelukket fra valg til kontrollutvalg hos noen av selskapets eiere. Funksjonstiden er to år. Hvert år velges halvparten av medlemmene og varamedlemmene. 9. Utlån og låneopptak Selskapet kan ikke foreta pengeutlån. Selskapet kan ta opp lån til likviditetsformål med en samlet ramme på kr ved vedtak av styret. Endring av denne rammen krever vedtak av deltakerne. 10. Arbeidsgivertilknytning

6 Selskapet skal være medlem av Kommunenes Sentralforbund. 11. Uttreden En deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet med virkning fra 1.7. det enkelte år og kreve seg utløst av selskapet. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd. 12. Forholdet til lovgivningen For selskapet gjelder i tillegg til selskapsavtalen den til enhver tid gjeldende lovgivning om interkommunale selskaper. 13. Ikrafttreden Selskapsavtalen trer i kraft når den er vedtatt av samtlige eiere.

7 Vedlegg nr 2 Buskerud Kommunerevisjon IKS SAKSFRAMSTILLING Til: Saksbehandler: Representantskapet i Buskerud Kommunerevisjon IKS Rolleiv Lilleheie Dato: Møtedato: Saksnr.: 18/03 Vedlegg: Styresak 19/03 med vedlegg. Sak: Utvidelse av selskapet med kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad Forslag til vedtak: Representantskapet tilrår overfor eierne at kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad med virkning fra inngår som eiere i Buskerud Kommunerevisjon IKS og at selskapsavtalen blir endret i tråd med dette.

8 Rolleiv Lilleheie, kst. daglig leder

9 Utvidelse av selskapet med kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad Saksframstilling: Saken ble lagt fram for styret som fattet følgende vedtak: Styret anbefaler representantskapet å tilrå overfor eierne at kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad med virkning fra inngår som eiere i Buskerud Kommunerevisjon IKS og at selskapsavtalen blir endret i tråd med dette. For øvrig vises til vedlagte dokumentasjon. Rolleiv Lilleheie

10 Vedlegg nr 3 Buskerud Kommunerevisjon IKS SAKSFRAMSTILLING Til: Saksbehandler: Styret i Buskerud Kommunerevisjon IKS Rolleiv Lilleheie Dato: Møtedato: Saksnr.: 19/03 Vedlegg: Felles saksframlegg fra Midtre Buskerud Revisjonsdistrikt (MBR) dat Protokoll fra styremøte i MBR Referat fra møte mellom MBR og Buskerud Kommunerevisjon IKS (BKR) Brevveksling mellom MBR og BKR mars/april 2003 MBRs tillegg til sak 2003/04 Sak: Utvidelse av selskapet med kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad Forslag til vedtak: Styret anbefaler representantskapet å tilrå overfor eierne at kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad med virkning fra inngår som eiere i Buskerud Kommunerevisjon IKS og at selskapsavtalen blir endret i tråd med dette. Rolleiv Lilleheie, kst. daglig leder

11 Utvidelse av selskapet med kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad Saksutredning 1. Bakgrunnsopplysninger Allerede under etableringsprosessen i 2002 tok Midtre Buskerud Revisjonsdistrikt (MBR) opp spørsmålet om hvorvidt distriktets fire kommuner kunne slutte seg til det nye selskapet. Etter at Buskerud Kommunerevisjon (BKR) ble stiftet i 2003, har MBR bedt om et muligheten for en slik utvidelse måtte bli avklart. På grunnlag av brev datert fra MBR ble det avholdt møte mellom de to revisjonsenhetene der temaet var om BKRs virksomhet burde utvides til å omfatte MBRs fire kommuner. Det ble i møtet konkludert med at en slik utvidelse er aktuell og at den mest hensiktsmessig kan skje gjennom en utvidelse av BKR med virkning fra For øvrig vises til eget referat fra møtet, som følger saken. Senere har MBRs styre behandlet spørsmålet om utvidelse og gjort følgende vedtak: 1. Styret vil anbefale overfor de 4 kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherad å gå inn i Buskerud Kommunerevisjon IKS med økonomisk virkning fra Midtre Buskerud Revisjonsdistrikt (dannet av de samme 4 kommuner) oppløses samtidig. Med dette som utgangspunkt har MBR utarbeidet felles saksframlegg for kommunene Ringerike, Modum, Hole og Krødsherads deltagelse i Buskerud Kommunerevisjon IKS. I tråd med det som tidligere er kommet til uttrykk, baseres saksframlegget på at selskapskapitalen utvides med kr , dvs. 20 % av samlet kapital etter utvidelsen. Kopi av saksdokumentene fra MBR vedlegges saken. 2. Vurderinger Fordelingen av innskuddene på BKRs nåværende eiere tok utgangspunkt i budsjetterte revisjonsutgifter, og for kommunenes del senere sammenstilt med folketallet. Basert på kommunenes folketall virker et innskudd på kr ikke urimelig. MBRs budsjettforslag for 2004 har en ramme på ca 3,5 mill. kroner. Dette er i overkant av 20 % av et stipulert totalbudsjett for et utvidet selskap, som med utgangspunkt i BKRs budsjett for 2003 anslagsvis ha en ramme på ca mill. kroner. Samlet sett vil imidlertid et innskudd fra de fire kommunene på kr være godt tilpasset de nåværende deltakeres innskuddsnivå. En forutsetning for å utvide BKR er at dette skjer uten andre endringer for selskapet enn de som er nødvendige når antall deltakere økes fra sju til 11. I BKRs selskapsavtale teller den enkelte deltakers stemme etter eierandel, med eierandelene fastsatt i hele prosenter. Det synes praktisk å beholde en slik avrunding, selv om det med den kapitalutvidelsen som nå foreslås, oppstår mindre avvik mellom andel av innbetalt kapital og eierandeler. Det forutsettes at deltakernes ansvarsandel i selskapet fortsatt beholdes lik eierandel.

12 Nedenfor følger en oppstilling som viser innskudd og eierandeler basert på disse forutsetninger: Deltakere Innskudd Eierandeler Buskerud Fylkeskommune % Drammen kommune % Lier kommune % Nedre Eiker kommune % Røyken kommune % Øvre Eiker kommune % Hurum kommune % Sum nåværende eiere % Ringerike kommune % Modum kommune % Hole kommune % Krødsherad kommune % Sum nye deltakere % Sum etter utvidelse % 3. Grunner for å utvide selskapet Ved etableringen av BKR ble det lagt vekt på følgende: Økte faglige krav til revisjonen Kravene til kvalitet og bredde i revisjonsarbeidet øker i takt med utviklingen innen offentlig sektor. Dette gjelder både regnskapsrettet revisjon og forvaltningsrevisjon. For forvaltningsrevisjon er det også behov for økt innsats. Nye rammevilkår for kommunal revisjon Vilkårene for kommunal revisjon er under endring og det synes nå temmelig klart at det relativt raskt går mot konkurranseutsetting av kommunale revisjonsoppdrag. Hvilke andre endringer dette vil føre med seg, gjenstår å se, men i departementets forslag til lovendring er det varslet at enkelte av revisjonens nåværende oppgaver kan falle bort. Samtidig ble følgende tre elementer framhevet som sentrale i selskapets framtidige strategi: 1. Å kunne tilby revisjonstjenester etter eiernes behov og i henhold til gjeldende bestemmelser om revisjon. 2. Selvfinansiering gjennom revisjonshonorarene. 3. Konkurransedyktige priser. Større revisjonsenheter vil gi bedre grunnlag for å bygge opp og utnytte nødvendig spisskompetanse og dertil muligheter for å effektivisere arbeidet gjennom fellesløsninger og utnyttelse av ny teknologi, først og fremst revisjonsmessig, men også administrativt. Det er derfor grunn til å tro at et større revisjonsselskap lettere vil kunne imøtekomme dagens krav til kommunal revisjon og dermed også være mer konkurransedyktig.

13 Med dette som utgangspunkt vil den utvidelsen som er beskrevet ovenfor være i tråd med selskapets mål og eiernes interesser. Rolleiv Lilleheie