Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører

Transkript

1 FLESBERG KOMMUNE Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: TORSDAG kl. 13:00 Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 20/13 PS 21/13 Godkjenning av ny selskapsavtale i Buskerud Kommunerevisjon IKS Høring: NOU 2013:9 - et politi rustet til å møte fremtidens utfordringer Eilev Bekjorden Bjørg Homelien

2 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv 026 Saksmappe 2005/388 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Godkjenning av ny selskapsavtale i Buskerud Kommunerevisjon IKS MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /13 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Flesberg kommune godkjenner ny selskapsavtale for Buskerud Kommunerevisjon IKS. Vedlegg: Forslag til ny selskapsavtale for Buskerud Kommunerevisjon IKS Saksopplysninger: 1. Bakgrunn Representantskapet i Buskerud Kommunerevisjon IKS (BKR) behandlet sak om ny selskapsavtale i møte Representantskapet vedtok å tilrå den foreslåtte selskapsavtalen med noen endringer. Saken oversendes herved den enkelte deltaker for godkjenning i fylkestinget eller kommunestyret. Forut for representantskapets behandling har det vært eierprosess om revisjonsordningen, sett i lys av at tre deltakere har trådt ut av selskapet. Saken er videre inndelt som følger: - Om eierstrategier og (punkt 2) - Forslag til endringer i selskapsavtalen (punkt 3) - Andre forhold (punkt 4) 2. Om eierstrategier Ved etableringen av BKR i 2003 sluttet eierne seg til følgende: 1. Selskapet skal inneha tilstrekkelig faglig tyngde til å utvikle en fremtidsrettet kommunal revisjonsfunksjon på høyt nasjonalt nivå. 2. Selskapet skal være konkurransedyktig gjennom høyt fokus på både kvalitet og kostnader ut fra eiernes krav om høyere kostnadseffektivitet. 3. Gjennom eierskap fra fylkeskommunen og kommunene skal selskapet legge vekt på å tilby gode lokale løsninger. Ut fra den prosessen som har funnet sted i forbindelse med ny selskapsavtale, så har det ikke vært innvendinger til nåværende eierstrategier. BKR må forholde seg til disse eierstrategiene inntil nye eller andre eierstrategier foreligger. 3. Forslag til endringer i selskapsavtalen

3 Nedenfor følger kommentarer og forslag til endringer i selskapsavtalen. (I overskriften er aktuell paragraf fra selskapsavtalen nevnt i parentes). I vedlegg fremgår eksisterende og forslag til ny selskapsavtale. 3.1 Om selskapet ( 1) I forslag til ny selskapsavtale selskapets deltakere listet opp. 3.2 Formål og ansvarsområde ( 3) Eksisterende bestemmelse om formål og ansvarsområde lyder: Selskapets formål er å dekke deltakernes behov for: 1. Revisjonstjenester. 2. Andre tjenester, herunder undersøkelser og selskapskontroll, så langt dette er forenlig med selskapets oppgaver som revisor. Selskapet kan også påta seg oppdrag for andre så fremt dette ikke er i strid med gjeldende bestemmelser om revisjon. Selskapet har ikke erverv til formål. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapet skal dekke deltakernes felles behov for en revisjonsløsning. Dette gjelder: 1. Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 2. Andre tjenester, herunder undersøkelse og selskapskontroll, så langt dette er forenlig med selskapets oppgaver som revisor. 3. Rådgivningstjenester Selskapet kan også påta seg oppdrag for andre enn selskapets deltakere så fremt dette ikke er i strid med gjeldende bestemmelser om revisjon og annen lovgivning. Selskapet har ikke erverv til formål. Siktemålet med endringene er å fremheve grunnlaget for fellesskapets revisjonsløsning. Det skal være en god revisjonsløsning som felles dekker deltakernes behov for tjenester på en billigere og bedre måte enn hver for seg. Det er videre ønskelig å presisere hva som ligger i revisjonstjenester, og videre å fremheve selskapets mulighet til å kunne påta seg oppgaver for administrasjonen. I revisjonsforskriften 14 om rådgivningstjenester m.v. fremgår at revisor ikke kan utføre rådgivningstjenester eller andre tjenester dersom dette er egnet til påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet. Det må således gjøres en vurdering i det aktuelle tilfelle, og her vil god (kommunal) revisjonsskikk kunne gi veiledning. BKR har siden etableringen påtatt seg flere oppdrag/bestillinger direkte fra administrasjonen. Tidsbruken på slike rådgivningstjenester har variert fra noen timeverk til månedsverk, med størst omfang av mindre bestillinger. Type oppdrag har variert fra undersøkelser (eksempelvis årsaker til kostnadsoverskridelser) til vurderinger knyttet til merverdiavgiftsbehandling, eller tolkninger av regelverket innen regnskap/god kommunal regnskapsskikk. BKR kan tilby god kompetanse til konkurransedyktige priser. Det vil være en merverdi for deltakerne at selskapet kan påta seg oppgaver for administrasjonen uten at dette skal gå på bekostning av andre oppgaver. Oppdrag for andre enn selskapets deltakere vil eksempelvis være kirkelig fellesråd, menigheter og stiftelser/legater. 3.3 Innskuddsplikt ( 4) Avtalen endres i tråd med at totalt deltakerinnskudd nå er kr , Eierandeler og ansvar ( 5) Etter uttreden av tre deltakere er det behov for å øke eierandelene for flere av deltakerne. Det er naturlig at de største eierne får en økning i sine eierandeler. Side 3 av 9

4 Økning i eierandeler blir (med nye eierandeler i parentes): - Buskerud fylkeskommune, 3 % (27 %) - Drammen kommune, 3 % (20 %) - Ringerike kommune, 2 % (13 %) - Kongsberg kommune, 2 % (11 %) - Nedre Eiker kommune, 2 % (8 %) 3.5 Representantskapet ( 6) Som følge av reduksjonen i antall deltakere, gjøres det en endring i antall representanter i selskapsavtalen. Det foreslås å endre avtalens 6 første ledd slik: Representantskapet er selskapets øverste myndighet og består av 15 representanter med to personlige vararepresentanter, én representant med to vararepresentanter for hver deltaker. 3.6 Styret ( 8) Eksisterende bestemmelse om styret ( 8 første ledd) lyder: Selskapets styre består av fem medlemmer med tre varamedlemmer. Ett av medlemmene med varamedlem velges av og blant de ansatte i selskapet. Etter lov om interkommunale selskaper er det ikke krav om varamedlemmer til styret. Styrets møter har vanligvis vært fulltallige. Det har vært avholdt svært få styremøter i BKR der styremedlem har vært forhindret i å møte og varamedlem har møtt. Årsaken til dette har vært at styret har vært bevisste på å ha styremøter som passer for alle medlemmene og at forfall, i de få tilfelle dette har skjedd, har kommet på kort varsel. Behovet for å innkalle varamedlemmer har derfor vært sjeldent. Det som mest taler for ikke å ha varamedlemmer, er ønsket om å fremheve styrets ansvar/myndighet og at kontinuitet er viktig for å løse oppgavene. Det som kanskje taler mest for å ha varamedlemmer til styret, vil være i de tilfellene det oppstår et langt sykefravær hos et styremedlem. I slike tilfelle bør det vurderes om nytt styremedlem bør velges av representantskapet. Ut fra en samlet vurdering foreslås det ikke å ha varamedlemmer for styremedlemmene, med ett unntak. Ett av styremedlemmene skal velges av og blant de ansatte i selskapet. I møte i selskapets arbeidsmiljøutvalg har det vært et ønske om å opprettholde muligheten for de ansatte å ha et varamedlem. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapets styre består av fem medlemmer og ett varamedlem. Ett av medlemmene med varamedlem velges av og blant de ansatte i selskapet. 3.7 Valgkomité ( 9) Eksisterende bestemmelse om valgkomité sier intet om komiteens funksjonstid. Det er nærliggende å tenke to eller fire år når det gjelder funksjonstid. Med henblikk på å involvere flere personer i løpet av kommunevalgperioden, så kan det være hensiktsmessig med to års funksjonstid. Hensynet til kontinuitet vil også telle her, slik at nødvendigvis ikke hele komiteen bør skiftes ut i forbindelse med valg. Imidlertid behøver ikke dette forholdet å vedtektsfestes. Det anses ikke som nødvendig å ha varamedlemmer til valgkomiteen. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapet skal ha en valgkomité på tre medlemmer. Representantskapet velger komiteens leder og medlemmer. Valgkomiteens funksjonstid er to år. 3.8 Arbeidsgivertilknytning ( 11) Ifølge selskapsavtalen skal BKR være medlem av Kommunenes Sentralforbund. BKRs arbeidsgivertilknytning er KS Bedrift og bør derfor endres. Det foreslås å endre bestemmelsen slik: Selskapet skal være medlem av KS Bedrift. Side 4 av 9

5 3.9 Uttreden ( 12) Eksisterende bestemmelse lyder: En deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet med virkning fra 1.7. det enkelte år og kreve seg utløst av selskapet. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd. Det foreslås at en presisering av at en eventuell oppsigelse av deltakerforholdet også innebærer en oppsigelse av revisjonstjenestene fra uttredelsesdato. At det er deltakerens øverste myndighet som skal vedta en eventuell oppsigelse av selskapsavtalen, inntas også i forslaget nedenfor. Det foreslås å supplere bestemmelsen slik: En deltaker kan med ett års skriftlig varsel, på grunnlag av vedtak i kommunestyret eller fylkestinget, si opp sitt deltakerforhold i selskapet med virkning fra 1.7. det enkelte år og kreve seg utløst av selskapet. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd. En oppsigelse av deltakerforholdet innebærer også en oppsigelse av revisjonstjenestene og andre tjenester fra uttredelsesdato. 4. Andre forhold Under dette punktet følger to forhold som BKR arbeider aktivt med. Dette gjelder kvalitet på utført arbeid og prising av tjenester. Selskapet skal levere tjenester av høy kvalitet og samtidig være konkurransedyktig på pris. Som medlem av Norges Kommunerevisorforbund er selskapet omfattet av ekstern kvalitetskontroll. BKR har hatt flere kontroller de siste årene, og resultatene har ifølge selskapet vært tilfredsstillende. Selskapet sammenligner årlig sine priser med andre revisjonsaktører, både interkommunale revisjonsvirksomheter og private revisjonsselskaper. Siste års sammenligning viser ifølge selskapet at BKR er blant de rimeligste sammenlignet med interkommunale revisjonsvirksomheter og på lik linje med de private revisjonsselskapene. Vurdering: Rådmannen har vurdert saken, og vil anbefale at Flesberg kommune godkjenner ny selskapsavtale for Buskerud Kommunerevisjon IKS. Side 5 av 9

6 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv X31 Saksmappe 2007/1431 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Høring: NOU 2013:9 - et politi rustet til å møte fremtidens utfordringer MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /13 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Flesberg kommune støtter ikke forlaget til ny struktur og organisering av politiet slik det fremkommer i utredningen: NOU 2013:9 «Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer. Flesberg kommune mener at lensmannens viktige rolle i forhold til forebygging og preventive tiltak i et lite lokalsamfunn, ikke er godt nok belyst og ikke kommer godt nok frem i utredningen. Flesberg kommune støtter ikke forslaget om å redusere antall lensmannsdistrikter, slik det foreslås. Med mindre lokalsamfunnet selv ønsker å legge ned lensmannskontor, bør disse opprettholdes som i dag. Flesberg kommune støtter ikke forslaget i utredningen om å legge beslutningsfullmakten knyttet til opprettelse, og endring av politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter, til Politidirektoratet. Dagens myndighetsstruktur opprettholdes Vedlegg: NOU 2013:9 «Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer. På grunn av dokumentets størrelse legges ikke dette ved saken. Dokumentet kan lastes ned fra regjeringens nettsider: Saksopplysninger: Justis- og beredskapsdepartementet har sendt på høring NOU 2013:9 «Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer. Utredningen er avgitt av et utvalg oppnevnt av departementet 8. november Utvalgets mandat var å gjennomføre en politianalyse, som skal danne grunnlag for en langsiktig plan for videreutvikling av etaten. Analysen skulle peke på forslag til forbedringspunkter og tiltak for å legge til rette for bedre oppgaveløsning og mer effektiv ressursbruk i politiet. Justis og beredskapsdepartementet ber om uttalelser til utredningen innen 1.oktober 2013 Utredningen (rapporten) består av 248 sider inklusive vedlegg og kan hentes fra regjeringens nettsider For å utvikle et politi som kan møte fremtidens behov anbefaler utvalget at det gjennomføres to reformer i norsk politi; en strukturreform og en kvalitetsreform. Strukturreformen har som formål å frigjøre ressurser til løsing av kjerneoppgavene og legge forutsetninger for et kompetent og robust lokalt politi samt robuste fagmiljøer og

7 spesialister regionalt og nasjonalt. Strukturreformen omfatter forslag om endringer i politiets oppgavesett og en ny struktur og organisering av politiet. Kvalitetsreformen har som formål å utvikle et kunnskapsbasert og effektivt politi med evne til kontinuerlig forbedring og utvikling. Kvalitetsreformen vil omfatte forbedringer i styring og ledelsesprosesser samt forbedringer knyttet til kvalitet og prestasjoner. Selv om strukturreformen og kvalitetsreformen er fremstilt som to adskilte reformer, understreker utvalget at disse i stor grad både henger sammen, og også i noen grad danner forutsetninger for hverandre. Utredningen Fra sammendraget i utredningen refereres følgende: Politiet er i dag under et betydelig endringspress. Grunnleggende utviklingstrekk i samfunnet utfordrer den norske politimodellen og stiller nye krav til hva som er en god polititjeneste. Utvalget mener at politiet ikke i tilstrekkelig grad er organisert, styrt og ledet for å møte denne utviklingen. Den underliggende årsaken til dagens utfordringer er etter utvalgets vurdering todelt. På den ene siden har ikke politiet fått de rammevilkår som er nødvendige for å kunne styre, lede og utvikle virksomheten på en måte som best mulig svarer til oppgavene. På den annen side har heller ikke politiet evnet å utnytte de muligheter som faktisk finnes. For å utvikle et bedre og mer effektivt politi i fremtiden må politiet gis større handlingsrom til å organisere, styre og lede virksomheten. Samtidig må politiets egen evne til å gjøre nettopp dette også forbedres. Politiet utfører en del av statens funksjoner som er av grunnleggende betydning både for den enkeltes sikkerhet og for utviklingen av et lovlydig og velfungerende samfunn. Politiet skal forebygge og bekjempe kriminalitet, samt skape trygghet for befolkningen. Forutsetningene for å kunne ivareta dette meget viktige samfunnsoppdraget er endret. Selv om kriminaliteten går ned, blir den samtidig mer organisert og kompleks. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi danner stadig oftere både en arena og et virkemiddel for kriminalitet. Befolkningen vokser, den blir mer heterogen og den konsentreres geografisk. Det forventes en ytterligere forsterkning i geografiske forskjeller når det gjelder omfang av kriminalitet, type av kriminalitet og andre saker politiet er forventet å håndtere i fremtiden. Samtidig har hele befolkningen krav på en polititjeneste med lik kvalitet. En effektiv løsing av kjerneoppgavene stiller høye krav til spesialisering, fagkompetanse, kontinuerlig læring og utvikling i hele organisasjonen. Disse kravene skjerpes like mye for det lokale politiet som for de spesialiserte enhetene og fagmiljøene. Utfordringen blir i fremtiden å sikre tilstedeværelse av et kompetent og effektivt lokalt politi der befolkningen bor og samtidig utvikle robuste spesialistmiljøer. I tillegg må man sikre at det lokale politiet og spesialistmiljøer virker effektivt sammen som én organisasjon. Et kompetent lokalt politi er en forutsetning for at spesialistmiljøene skal fungere godt. Utvalgets gjennomgang avdekker at dagens politi har et vanskelig utgangspunkt for å møte disse utfordringene. Det er store variasjoner i hvordan politiet er organisert, med hvilken kvalitet og effektivitet oppgavene løses og hvordan det enkelte politidistrikt prioriterer og innretter tjenesten. Politiet er i dag heller ikke dyktige nok til å lære, utvikle og forbedre egen virksomhet. Utvalget peker også på svak teknologiledelse og en organisasjon som ikke har en tidsmessig og hensiktsmessig teknologiunderstøttelse. Utvalget mener også at styringen og ledelsen av politiet ikke fungerer tilfredsstillende. Utvalget mener videre at tilleggsoppgavene til politiet binder opp for mye ressurser og trekker oppmerksomhet vekk fra kjerneoppgavene. Struktur og organisering legger ikke godt nok til rette for å utvikle verken spesialistmiljøer eller et effektivt og kompetent lokalt politi. Dagens organisering i 27 politidistrikter gir ikke de nødvendige forutsetninger for å utvikle spesialistfunksjoner og kapasiteter til å håndtere større og alvorlige saker og hendelser godt nok. Det er kun i de få store politidistriktene grunnforutsetningene er på plass og robuste spesialistmiljøer og - funksjoner kan utvikles og bevares. Det er store forskjeller mellom politidistriktene i størrelse, volum, og kriminalitetsomfang. Det gir et dårlig grunnlag å bygge et felles kunnskapsgrunnlag, prosedyrer og metoder på. Dagens organisering gjør det meget Side 7 av 9

8 vanskelig å etablere en effektiv styring og utvikling av etaten. Politiet bør derfor organiseres i færre og større politidistrikter. Utvalget anbefaler seks politidistrikter. Utvalget viser også at dagens lokale struktur ikke gir et effektivt lokalpoliti eller gode nok publikumstjenester lokalt. Den lokale strukturen er i mange tilfeller et hinder for politiets mulighet til å drive effektiv forebygging, sikre lov og orden og tilby en god polititjeneste lokalt. Mange små tjenestesteder med få ansatte, knyttet opp i andre gjøremål enn kjerneoppgavene, gir verken effektiv forebygging, god responsevne eller effektiv kriminalitetsbekjempelse. Det skaper derfor også i liten grad trygghet for befolkningen. Effektiv løsing av politiets kjerneoppgaver lokalt er først og fremst et spørsmål om hvilke arbeidsmetoder som benyttes, hvilken kompetanse tjenestepersonene besitter, hvilken systemunderstøttelse som er tilgjengelig og sist, men ikke minst, politi tilgjengelig der og når kriminalitet skjer og publikum har behov for polititjenester. Den lokale strukturen må derfor styrkes gjennom økt politibemanning og færre små tjenesteder. Vurdering: Et av de sentrale forholdene som drøftes i utredningen er fremtidig struktur og organisering av politiet. Særlig gjelder dette utvalget sitt forslag om å redusere fra 354 til 210 tjenestesteder og fra 27 til seks politidistrikt. I dette ligger det at små tjenestesteder slås sammen. Videre foreslås det at beslutningsfullmakten knyttet til opprettelse og endring av politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter legges til Politidirektoratet. Fullmakten bør reguleres av et sett med kriterier og prosessuelle krav, herunder krav til responstid, publikumstilgjengelighet, konsekvensanalyse og lokal uttalerett. Hensynet til effektive polititjenester bør være det viktigste kriteriet. Rådmannen foreslår at kommunen vektlegger disse to forholdene i sin høringsuttalelse til utredningen. Rådmannen har små innvendinger til forslaget om å endre antall politidistrikter. Imidlertid vil en kunne anta at en såpass stor endring som det her foreslås (fra 27 til seks politidistrikter), burde underbygge behovet for å opprettholde de lokale lensmannskontorene i distriktene. Det kan være fornuftig i å slå sammen små lensmannskontor og andre tjenestesteder til større, mer robuste enheter. Folk flytter, og kommunikasjonene blir bedre. Også politiet må ta konsekvensen av det. Det er likevel overraskende at dette grepet blir tillagt så stor vekt. De 139 tjenestestedene med fem tilsette eller mindre representerer en svært beskjeden del av den samlede politistyrken. Flesberg kommune kjenner seg heller ikke igjen i påstanden om at dagens lokale struktur ikke gir et effektivt lokalpoliti eller gode nok publikumstjenester lokalt. Heller ikke at den lokale strukturen skal være et hinder for politiets mulighet til å drive effektiv forebygging. Det er grunn til å anta at Flesberg lensmannskontor vil bli lagt ned hvis forslagene i utredningen tas til følge. Rådmannen vurderer dette i så fall som svært uheldig. Lensmannen har en særdeles viktig funksjon i lokalsamfunnet. Det arbeidet som lensmannen gjør i forhold til forebyggende og preventive tiltak, må ikke undervurderes. Lensmannens kunnskap om lokalsamfunnet og innbyggerne i kommunen, gjør at en gjerne på et tidligere stadium kan avdekke og å forebygge alvorligere hendelser. Også blant barn og unge har lokal lensmann en viktig funksjon. Skole og lensmann har i vår kommune tett og god dialog og samarbeider mye i kommunens MOT-arbeid. Dette er svært viktig arbeid, som både forebygger mobbing og er kriminalitetsforebyggende. Og, vi ser at dette samarbeidet gir resultater i form av lav kriminalitet i kommunen, og god trivsel på skolene. For denne aldersgruppa har det «å kjenne lensmannen», og bygge opp et godt tillitsforhold, stor betydning. Med større lensmannsdistrikter er det grunn til å anta at denne lokale tilhørigheten vil forsvinne. Rådmannen er av den oppfatning at lensmannens viktige rolle i forhold til forebygging og preventive tiltak, ikke er godt nok belyst og kommer ikke godt nok frem i utredningen. Hvordan ser den samfunnsmessige gevinstene ut i forhold til de anbefalingene som gis, er et spørsmål som kan stilles. Side 8 av 9

9 Forslaget om å legge beslutningsfullmakten knyttet til å opprettelse og endring av politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter til Politidirektoratet har også stor betydning i forhold til dagens lovverk. I dag ligger denne myndigheten i henhold til politilovens 16 til Kongen. I tillegg har regjeringen, gjennom St.meld. nr. 25 ( ) Lokal vekstkraft og fremtidstru Om distrikts og regionalpolitikken, lagt som premiss at det må ligge en lokalpolitisk enighet til grunn før forslag om endringer i lokal struktur kan behandles. Rådmannen støtter ikke forslaget i utredningen om å endre beslutningsfullmakten da dette bryter med et viktig lokaldemokratisk prinsipp. Ut fra det ovennevnte vil rådmannen anbefale at man i høringsuttalelsen konkluderer med det følgende: Flesberg kommune støtter ikke forlaget til ny struktur og organisering av politiet slik det fremkommer i utredningen: NOU 2013:9 «Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer. Flesberg kommune mener at lensmannens viktige rolle i forhold til forebygging og preventive tiltak i et lite lokalsamfunn, ikke er godt nok belyst og kommer ikke godt nok frem i utredningen. Flesberg kommuner støtter ikke forslaget om å redusere antall lensmannsdistrikter slik det foreslås. Med mindre lokalsamfunnet selv ønsker å legge ned lensmannskontor, bør disse opprettholdes som i dag. Flesberg kommune støtter ikke forslaget i utredningen om å legge beslutningsfullmakten knyttet tilopprettelse og endring av politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter til Politidirektoratet. Dagens myndighetsstruktur opprettholdes. Side 9 av 9