Sentraladministrasjonens Arbeidsmiljøutvalg Møtenr: 3/16 Møtedato: kl Møte hevet kl Møtested: A 202

Transkript

1 PROTOKOLL Utvalg: Sentraladministrasjonens Arbeidsmiljøutvalg Møtenr: 3/16 Møtedato: kl Møte hevet kl Møtested: A 202 Innkalte: Funksjon: Navn: Forfall: Møtt for: Leder Wenche Myrland Medlem Anneli Bigseth Vetrhus Medlem Christine Haver X Medlem Gunnar Gaard Medlem Torill Medhus Medlem Elisabeth Krohn Varamedlem Rune Thele Christine Haver Fra administrasjonen møtte fylkesbyggesjef Heidi Klaveness og fagkoordinator for faggruppe HMS, beredskap og IA, Odd Erik Gabrielsen. ORIENTERINGER: Bygg- og eiendomsavdelingen v/fylkesbyggesjef Heidi Klaveness: Arbeid som pågår på huset: o Heis bygg E, ved kantinen er ferdigstilt. o Arbeider med innføring av vannbåren varme fortsetter. o Det vurderes oppstart av arbeider med ny energisentral i fyrrommet. I forbindelse med disse arbeidene er vi nødt til å etablere provisorisk pipe. Pipen vil være synlig i gårdsrommet, inng. 4. Vi skal bygge ny energi- og miljøvennlig fyrkjel. Vi legger også om til å fyre med 100% biogass fra Lyse. o Vi er i gang med siste del av vindusutskifting i D-bygget v/terrasse, takrenner blir også byttet. Forventet ferdigstilt november o Arbeidene med overlegeboligen snart ferdig. Noen vinduer skal skiftes. o Oppgradering av møterom og gamle fylkesutvalgssal skal igangsettes i løpet av høsten/våren o Nå er nye brukerhjelp ferdigstilt, tas i bruk disse dager. Lokalene trenger ny ventilasjon. Dette blir byttet siste del av 2016 eller første del av o Arbeider med utskifting av EL-tavler i B-bygg er i ferd med å ferdigstilles. o Arbeider med ny taktekking over kantine igangsettes nå, dvs denne uke. o Første del av 2017 vurderer vi bla. dette: Oppgradering av brannskiller og branndører, vannbåren varme fortsetter, utbedring spredenett for data, Side 1

2 fyrkjelprosjektet, oppgradering møterom, bytte brannmeldere, skifte belysning, lysstyring. Utfordrende kontorkabal. Flere avdelinger får i disse dager nye ansatte, og det er utfordrende å finne gode kontorløsninger. Fylkeshuset er lite fleksibelt med tanke på utvidelser. Lite ledige kontorer i dag. Flere ansatte kan innebære at noen må flytte kontor, se på delt-kontor løsning og andre ting. Veldig kostbart. Vurderer om vi kan ta i bruk noen av utleiearealene i stedet. Nytt fra kantinen: o Ikke lenger mulig å utsette betaling, føre kjøp opp i bok. Dette pga lange køer og uoversiktlig system. o Nye priser fra januar. Selvkostpriser til ansatte. For å få dette til må det legges inn en rabatt på ansattkortet. Kassen programmeres med full pris. Identifisering og betaling med ansattkort vil gi en rabatt på 20 % som blir selvkostpris. Betaling med bankkort vil da gi fullpris. For eksterne kunder vil det gjelde en pris med et påslag på ca. 20% av kostpris. Betaling med bankkort vil gi full pris. Vurderer å avvikle avtalen på de to leasingbilene: o Stor pågang, kun to biler. De fleste må uansett benytte dagens leiebilordning. o Mye administrasjon for å ivareta disse bilene, for driftspersonell og resepsjonen. o For å sikre rettferdig fordeling av bilene er det innført begrensninger i bruken. Som f.eks kun låne to dager sammenhengende, samt at bilen kun kan rekvireres inntil en måned fram i tid. Parkeringsordning: o Dagens ordning med A- og B-kort fungerer ikke optimalt. Dette åpner ikke for muligheten til å parkere enkeltdager, og det er gratis for «hvermannsen» å parkere i helgene. Dette går på tvers av fylkeskommunens egne ambisjoner om å redusere bilbruken i fylket. Ser på løsning sammen med parkeringsselskap. Ikke i mål med dette. Personal- og organisasjonsseksjonen v/fagleder HMS, beredskap g sikkerhet - Odd Erik Gabrielsen: 1. Leveranse av beredskapstjenester inngått med Proactima AS. - Egen sak kommer om dette 2. Det er gjennomført anbudsrunde vedrørende leveranse av bedriftshelsetjenester. - Mer informasjon om ny avtale i neste SAMU. 3. Partssammensatt arbeidsgruppe som skal utarbeide retningslinjer for «vold og trusler». Deltakere fra organisasjonene er Fagforbundet Torhild Østhus, Utdanningsforbundet Stig Ellingsen og FHVO Erling Gilje. Fra arbeidsgiver møter Alise Gjedrem fylkesadvokaten, Reidun Angell opplæringsavdelingen, Siv Heidi Eikemo Stavik og Odd Gabrielsen fra personal- og organisasjonsavdelingen. Første møte er fredag Side 2

3 4. Det er nå tid for nye kurs i HMS-grunnopplæring (40 timers kurset). Første to kursdager går mandag og tirsdag i neste uke, mens de to resterende dagene blir gjennomført 2 og 3 november. 5. Mye arbeid for tiden med HMS-systematikk, bl.a. retningslinjer for databriller og hørselvern. Saker til Hovedarbeidsmiljøutvalget den Internkontrollen blir også viktig fremover da vi snart er i gang med vernerunder. Prioriterte områder innen HMS (finnes på Qm+) er viktige å følge opp i vernerundene. 6. IA-handlingsplan er revidert i en partssammensatt arbeidsgruppe. Skal legges frem for rådmannens ledergruppe førstkommende mandag. 7. Mye kursgjennomføringer for tiden. Nye datoer for IA-kurs (oppfølging av sykemeldte medarbeidere) settes opp i samarbeid med NAVarbeidslivssenter. Kurs i konflikthåndtering ble gjennomført mandag Gode tilbakemeldinger fra kursdeltakerne. 8. Safe-Use ansvarlig (elektronisk stoffkartotek) i sentraladministrasjonen er nytilsatt renholdsleder Inger-Bente Svensen. Siv Heidi står for opplæring og gjennomgang av rutiner. 9. Overordnet beredskapsplan (ekskl. alle vedlegg) skal legges frem for rådmannens ledergruppe førstkommende mandag. Arbeidet med lokalt beredskapsplanverk er i gang i samarbeid med bygg- og eiendomsavdelingen ved Atle Kristoffersen. 10. Gladsak: Kvalitetspauserom blir mye brukt og det er gode tilbakemeldinger. Ny bedre sofa er på plass og en del annet utstyr. SPØRSMÅL / EVENTUELT: Torhild Østhus, Fagforbundet: Det er sendt en henvendelse / søknad til personal- og organisasjonsavdelingen om støtte til oppstart av «helse-yoga» for ansatte. Anneli Bigseth Vetrhus svarte at støtte til slike aktiviteter må sendes som søknad om velferdsmidler hvis det ikke dekkes av bedriftsidrettslaget. Torhild Østhus, Fagforbundet: Etterlyste oppfølging av bruk av «Brukerskjema for ansatte i Rogaland fylkeskommune». Skjema for opplysninger om ansatte og pårørende. Anneli Bigseth Vetrhus svarte at dette vil bli fulgt opp. Side 3

4 Forslag til møtedatoer for utvalget i 2017 vil bli sendt medlemmene. Neste møte i SAMU er 10. november. Det var ingen merknader til innkallingen / sakslisten. SAKLISTE Møtesaksnr. Arkivsaksnr. Resultat Tittel SAMU-sak 10/16 16/9619 Innstilling enstemmig vedtatt GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I AMU V/SENTRALADMINISTRASJONEN DEN SAMU-sak 11/16 16/10512 Innstilling enstemmig vedtatt SYKEFRAVÆR 2.KVARTAL 2016 Side 4

5 Sak: SAMU-10/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I AMU V/SENTRALADMINISTRASJONEN DEN Innstilling: I samsvar med vedtak. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget for sentraladministrasjonen den godkjennes. Sak: SAMU-11/16 SYKEFRAVÆR 2. KVARTAL 2016 Innstilling: I samsvar med vedtak. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Stavanger, 28. september 2016 Wenche Myrland utvalgsleder Unni Høibo utvalgssekretær Side 5