Partsbrev - Innstilling - Årsmelding for kontrollutvalet i Voss kommune for 2014

Transkript

1 Voss kommune Sekretariat for kontrollutvalet Voss kommune, Kommunestyret Postboks VOSS Vår sakshandsamar: Roald Breistein Dykkar ref.: Vår ref: 2014/16 Vår dato: Partsbrev - Innstilling - Årsmelding for kontrollutvalet i Voss kommune for 2014 Vedlagt følgjer innstilling til kommunestyret i sak PS 6/15 Årsmelding for kontrollutvalet i Voss kommune for 2014 etter møte i kontrollutvalet Kontrollutvalet ber om at denne vert lagt fram som sak i kommunestyret Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Ordførar Rådmann Utvalsleiar Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Vangsgt VOSS Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Arkivsak: 004 Arkivnr: 2014/16-5 Sakshandsamar: Roald Breistein Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Voss kommune 6/ Årsmelding for kontrollutvalet i Voss kommune for 2014 Sekretariatet har laga forslag til kontrollutvalet si årsmelding for Revisjonen er ikkje vorte utfordra på å laga eigen årsmelding om oppdraget i Voss kommune. Resultatet av revisjonsarbeidet går fram av revisjonsmeldinga som følgjer rekneskapen, brev og gjennom andre revisjonsrapportar som vert lagt fram for kontrollutvalet. Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera naturleg at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding 2014 for kontrollutvalet i Voss kommune. Saksprotokoll i kontrollutvalet i Voss kommune Handsaming i møtet: Det var gjort nokre mindre redigeringsmessige endringar i årsmeldinga. Med desse endringane vart forslag til innstilling samrøystes vedteke. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding 2014 for kontrollutvalet i Voss kommune. Side 2 av 2

3 Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Forslag til årsmelding frå kontrollutvalet for 2014 Side 3 av 3

4 ÅRSMELDING 2014 FOR KONTROLLUTVALET I VOSS KOMMUNE

5 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Samansetnad av kontrollutvalet Fakta om verksemda i Sekretariatsordninga Opplæring Voss kommune sin valde revisor - IHR Personalsituasjonen Ev. samanslåing med Sogn og Fjordane revisjon IKS Oppfølging av revisor Særskilt om Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Den økonomiske situasjonen i Voss kommune Årsrekneskapen Voss idrettshall KF Årsrekneskapen Voss kommune Rekneskapsrevisjon Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon innan omsorgstenesta i og utanom institusjon Forvaltningsrevisjon innan kommunale innkjøp Gjennomførte selskapskontrollar Evaluering av plan for selskapskontroll Selskapskontroll av Hardangerbrua AS Prosjektrekneskap ombygging av spesialromsfløyen Voss ungdomsskule Andre saker kontrollutvalet har handsama Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar Oppfølging av forvaltningsrevisjon innan «Oppvekstvilkår for born og unge» Oppfølging av selskapskontroll av eigarskaps-forvaltninga i Voss kommune

6 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar er ein viktig basis for kontrollutvalet si verksemd. Ansvaret omfattar m.a. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet har også ansvar for å innstille til kommunestyret på val av revisjonsordning og val av revisor. Kontrollutvalet kjøper sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eiga forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. 2. Samansetnad av kontrollutvalet For valperioden vart kontrollutvalet sett saman slik: Leiar Oddvar Martin Jansen (FrP) Nestleiar Siv Anita Jønsson (Ap) Medlem Bjarne Gjerme (KrF) Medlem Tore Eikeland (R) Medlem Audhild Rygg (V) Varamedlemmer i rekkefølgje: 1. Klaus Røynesdal (V) 2. Inger Gjøstein (SV) 3. Trond Håvard Bjørnstad (SV) 4. Henriette Himle Istad (SP) 5. Egil Lee (KrF) 6. Elisabeth Daae Kaldestad 7. Knut Kalvik (H) Nestleiar Siv Anita Jønsson (Ap) og Tore Eikeland (R) har fast sete i kommunestyret. 3. Fakta om verksemda i 2014 Kontrollutvalet hadde 6 møter Kontrollutvalet handsama 74 saker Ordførar har møterett i kontrollutvalet Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o saksframlegg med forslag til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet o rekneskapsrevisjon gjennomførd av IHR o forvaltningsrevisjonar gjennomførd av IHR o selskapskontroll gjennomførd av IHR o skriftleg og munnleg informasjon frå IHR o møteprotokollar frå andre utval o orienteringar frå administrasjonen o kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet fekk tilgang til all den informasjonen det vart bede om 3

7 4. Sekretariatsordninga I Kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eige forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. Kontrollutvalet kjøper sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Roald Breistein har vore sekretær på alle møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er sekretariat for kontrollutvala i kommunane: Voss, Odda, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Kvam, Fusa, Fitjar, Stord, Bømlo, Kvinnherad, Austevoll, Tysnes, Øygarden, Sund, Samnanger og Os. Vidare er sekretariatet også sekretær for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), som er ein landsdekkande organisasjon for kontrollutvala i norske kommunar og sekretariata deira. 5. Opplæring Hordaland fylkeskommune sitt sekretariat for kontrollutvalet, ønskjer å bidra til så god overgang som mogeleg frå ein kontrollutvalsperiode til den neste. Som eit tiltak i så måte, arrangerte sekretariatet ei 2 dagars folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland på Solstrand Hotell og Bad i Vidare vart det i januar 2014 gjennomført ei oppfølging av denne opplæringa frå lunsj til lunsj på same hotell. Representantar frå Deloitte og sekretariatet stod for føredraga, med utgangspunkt i Kontrollutvalsboka». Leiar i kontrollutvalet i Voss kommune deltok på opplæringa i Voss kommune sin valde revisor - IHR 6.1. Personalsituasjonen Det er Indre Hordaland Revisjonsdistrikt (IHR), som er kommunen sin valde revisor. IHR har ved utgangen av 2014 ein betre personalsituasjon i høve til IHR har nå 4 revisorar inkl. revisjonssjefen, samt 1 revisor tilsett i ein deltidsstilling til disposisjon. Av desse 4 er styreleiar i IHR tilsett for å gjennomføre forvaltningsrevisjonar for selskapet i løpet av året. IHR har i praksis fått på plass ein avtale med eigarkommunane der kommunane har teke på seg å overta pensjonskostnadane for tidlegare tilsette i selskapet. I 2014 har det vore mindre problem med å få levert forvaltningsrevisjon innan den frist som er sett Ev. samanslåing med Sogn og Fjordane revisjon IKS Som eit ledd i å prøve å styrke selskapet la IHR i 2012 fram planar om ei eventuell samanslåing med Sogn og Fjordane revisjon IKS (SFR IKS). Styreleiar i IHR gjekk på bakgrunn av dette midlertidig inn som arbeidande styreleiar i selskapet i 50% for å leia arbeidet. Arbeidet har teke mykje lenger tid enn først antatt. Kontrollutvalet hadde saka til handsaming i nesten kvart møte i 2013 og første halvdel av Det såg lenge ut til at fusjonen skulle gå i orden ved at IHR i slutten av mai 2014 sende sak «Høyring om selskapsavtale for eit fusjonert selskap mellom Sogn og Fjordane Revisjon IKS og Indre Hordaland Revisjonsdistrikt» til alle eigarkommunane med innstilling frå styret om å gå inn for samanslåing. 4

8 Det vart gjennomført ei grundig sakshandsaming som førebuing til sak i kontrollutvalet. Undervegs i denne sakshandsaminga vart vi gjort kjend med at styret i Sogn og Fjordane Revisjon IKS vedtok slik innstilling til kommunestyra: «Styret tilrår derfor at fusjonsplanane vert lagt på is og at SF Revisjon IKS fortsetter som revisjonsordning for eigarane som i dag.» Saka vart lagt fram for kontrollutvalet i sak PS 45/14 i møte og det vart gjort slikt vedtak: 1. Sak om samanslåing av Sogn og Fjordane Revisjon IKS og Indre Hordaland Revisjonsdistrikt vert lagt på is inntil IHR ev. ber om at den skal handsamast. 2. Kommunestyret vert orientert om vedtaket Oppfølging av revisor Kontrollutvalet har ikkje haldepunkt for anna enn at rekneskapsrevisjonen er utført på ein god måte. Kontrollutvalet har hatt eit godt samarbeid med IHR gjennom heile Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halde seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. På grunnlag av revisjonen sine rapportar og anna informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføre ein systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlane, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørane i Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredsstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må vise ei aktiv haldning. Ansvarleg revisor har vore Odd Jakob Storebø og han har levert eigenvurdering vedrørande at IHR er uavhengig i forhold til Voss kommune, som utvalet tok til etterretning. 7. Særskilt om 7.1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og er ein møte- og kompetanseplass for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Voss kommune er medlem i FKT. FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte i Haugesund i tidsrommet Kontrollutvalet i Voss kommune hadde denne gongen ingen deltakarar på konferansen. Konferansen inneheld desse hovudtemaa: Nytt frå KMD, Er forvaltningsrevisjonsarbeid interessant utanfor kontrollutvalet?, Forvaltningsrevisjon som verktøy i kontrollarbeidet, Presentasjon av vegleiar om høyringer i kontrollutvala, Samfunnstryggleik og beredskap, Pensjonsproblematikk i kommunane, Kommunelovutvalet, mandat, arbeid og fokus på eigenkontroll og Antikorrupsjon og etikkarbeid i kommunesektoren. 5

9 7.2. Den økonomiske situasjonen i Voss kommune Årsrekneskapen Voss idrettshall KF Årsrekneskapen for Voss Idrettshall KF er å betrakte som ein del av årsrekneskapen for Voss kommune. Av rekneskapen for 2013 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr og driftsresultat på kr Det gjev eit driftsresultat på 4,94 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB til samanlikning netto resultatgrad på 2,3 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Voss idrettshall KF var netto resultatgrad i 2010 ( 7,7 %), 2011 ( - 3,71 %), 2012 ( 5,97 %) og 2013 ( 4,94 %). Vi ser av dette at Voss Idrettshall KF ligg monaleg over både resultatet i heile kommunesektoren og tilrådinga til TBU. Kontrollutvalet gav slik uttale til rekneskapen for Voss idrettshall KF for 2013 i sak 17/14 i møte : «Kontrollutvalet støttar seg til IHR sin uttale om den økonomiske situasjonen for Voss Idrettshall KF for året 2013, og har ikkje øvrige merknader til denne.» Årsrekneskapen Voss kommune Av rekneskapen for 2013 har sekretariatet merka seg eit rekneskapsmessig positivt resultat på kr , medan netto driftsresultat er positivt med kr , dvs. netto resultatgrad på + 4,2 prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB til samanlikning netto resultatgrad på 2,3 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Voss kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2008 (- 0,07 %), 2009 ( 5,06 %), 2010 ( - 1,62 %), 2011 ( - 0,98 %), 2012 ( - 0,29 %) og 2013 ( + 4,2 %). Som vi ser av desse tala har Voss kommune eit resultat som i 2013 ligg monaleg over både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. Kontrollutvalet har kvart år sidan 2006 vore uroa over at det har vore store negative avvik i høve budsjett innan spesielt helse og omsorg. På bakgrunn av dette har rådmann og kommunalsjef for helse og omsorg orientert kontrollutvalet jevnleg om tiltak som er sett i verk for å bidra til at budsjettet vert halde. I samband med handsaming av rekneskapen for 2013 gjorde kontrollutvalet m.a. slikt vedtak: Kontrollutvalet er framleis uroa over den økonomiske situasjonen i Voss kommune og oppmoder kommunestyret og administrasjonen om framleis å ha stort fokus på tiltak som kan bidra til å betre situasjonen Rekneskapsrevisjon IHR orienterte kontrollutvalet i gjennom heile året om status når det gjeld rekneskapsrevisjonen. Dei presenterte revisjonsstrategien for 2014 for kontrollutvalet på hausten. Vidare vart førebels resultat av den gjennomførte interimsrevisjonen for 2014 presentert i siste møte. IHR har i samband med interimsrevisjonen gjort særskilde vurderingar av rutinar innan delar av intern kontrollen i kommunen. Det vart levert eit nummerert brev frå IHR i 2013 som gjaldt feil og manglar i rutinane når det gjeld drivstoffkort i Voss kommune. Kontrollutvalet følgde saka vidare opp utover i 2013 og i 2014, men rutinane er enno ikkje komne heilt på plass. 6

10 På bakgrunn av dette laga IHR eit notat om saka som vart handsama i kontrollutvalet i møte og send kommunestyret med slik innstilling: «På bakgrunn av notat frå IHR, «Bruk av bil- og sjåførkort Voss kommune», ber kommunestyret rådmannen syta for at: 1. Voss kommune har betre oversikt over korta ved at einingane jamleg, f. eks. årleg eller halvårleg, avstemmer sine eigne oversikter mot oversikten frå leverandøren. Dette inkluderer også å sikre at personar som ikkje skal ha kort, ikkje har det. 2. Kommunen utarbeider skriftlege rutinar med krav til føring av kjørebøker og loggføring av drivstoffkort. Det bør også vurderast om det kan vera føremålstenleg å innføre elektronisk løysing for kjørebok. 3. Kjørelister vert oppbevart i 5 år, i samsvar med bokføringsregelverket for kjørelister, når denne inneheld oppbevaringspliktig informasjon som elles ikkje kjem fram på grunnlagsdokumentasjonen (faktura/kvittering). 4. Rutinen for fylling av drivstoff vert generell slik at den omfattar alle rammeavtaler som kommunen har for fylling av drivstoff. 5. Det vert meldt attende innan kva tiltak som er/skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» Saka skal etter planen handsamast i kommunestyret Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Gjeldande plan for forvaltningsrevisjon vart handsama av kommunestyret i 2012 og det vart m.a. gjort slikt vedtak: «Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden» På bakgrunn av dette vart det gjennomført ein enkel prosess i møtet der gjeldande plan for forvaltningsrevisjon vart gjennomgått med tanke på om det har skjedd endringar i risikobilete i Voss kommune som gjer at det bør gjerast endringar i planen. Ordførar, rådmann, verksemdskontroller, økonomisjef, revisjonssjef, forvaltningsrevisor og sekretariatet deltok i dette arbeidet saman med kontrollutvalet. 7

11 Som resultat av gjennomgangen leverte kontrollutvalet i sak PS 29/14 innstilling til kommunestyret som gjorde slikt vedtak i møte : Kommunestyret vedtek slik redigering av plan for forvaltningsrevisjon for resten av planperioden : Prioriterte prosjekt: 1. Kommunale innkjøpsrutiner 2. Oppfølging av sjukefråvær og arbeidsmiljø i kommunen 3. Arealplanlegging og næringsutvikling 4. Medarbeiderundersøking 5. Organisering og internkontroll Uprioriterte prosjekt: Omdømme og behandling av hendvendingar til kommunen Skule IKT Helse Samhandlingsreforma Byggjeprosjekt Forvaltningsrevisjon innan omsorgstenesta i og utanom institusjon Kontrollutvalet bestilte forvaltningsrevisjon innan «Omsorgstenesta i og utanom institusjon». Revisjonsrapport med innstilling frå kontrollutvalet vart handsama i kommunestyret som sak 101/14 der det vart gjort slikt vedtak: «På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Omsorgstenesta i og utanfor institusjon, ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. vurdere om tal på tilsette, korttidsplassar, sjukeheimsplassar og omsorgsbustader med heildøgnsbemanning for eldre 80 år og over, dekker behovet. Det er kommunestyret sin intensjon at antalet plassar skal dekkja behovet. 2. sikre at tildelingskontoret etterlever bestemmingar om sakshandsaming i Forvaltningslova. 3. sikre at krav i internkontrollforskrifta 4 vert følgd. 4. styrke og profesjonalisere arbeidet med internkontroll. 5. sikre at eigne tilsette får påkravd vidare- og etterutdanning, 6. tilretteleggje slik at tilstrekkeleg fagkompetanse sikrast i tenestene 7. sikre tilsette tilgang til og opplæring i aktuelle lover og forskrifter. 8. å ha prosedyrar/rutinar/system for å innhente erfaringar og synspunkt til pasientane og brukarane. 9. overhalde krav om brukarmedverknad og -oppfølging i regelverket. 10. fullføre arbeidet med å etablere rutinar for samhandling mellom institusjon, heimeteneste og leiing. 11. snarast mogleg får koordinerande eining i funksjon. 12. Avklare venteliste/opphoping av brukarar med behov, slik at kommunen heile tida har oversyn over omfanget av behov som ikkje blir møtt 13. Det vert meldt attende innan kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» 8

12 Forvaltningsrevisjon innan kommunale innkjøp Kommunestyret handsama i møte i sak 83/14 - Kjøp av konsulenttenester i kommunalavdeling helse og omsorg, og det vart gjort slikt samrøystes vedtak: 1. Kommunestyret ber om eiga sak om kommunen sine innkjøp. Saka skal visa: korleis kommunen sine innkjøp må gjennomførast for å vera i tråd med regelverket kva moglegheiter kommunen har til å setja vilkår ved innkjøp kva moglegheiter ein ha for å sikra effektive og fornuftige innkjøp på same tid som ein sikra openheit om innkjøpa 2. Kommunestyret meiner at det er trong for ei systematisk vurdering og gjennomgang av kommunen sine innkjøpsrutinar, og ber difor kontrollutvalet om å tinga forvaltningsrevisjon, med fokus på innkjøpsrutinane i alle dei kommunale avdelingane. Hovudføremålet med revisjonen skal vere å undersøke om kommunen følgjer gjeldande lovar og reglar for offentlege innkjøp av varer og tenester. På bakgrunn av punkt i vedtaket over gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak PS 57/14 i møte : 1. Med bakgrunn i kommunestyrevedtak tingar kontrollutvalet forvaltningsrevisjon innan «Kommunale innkjøp». 2. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Prosjektplanen vart vedteke i møte i kontrollutvalet og av den går det fram at forvaltningsrevisjonen har slikt føremål og slike problemstillingar: «Undersøke om kommunen følgjer gjeldande lovar, reglar og politiske føringar for offentlege innkjøp av varer og tenester i alle avdelingar i kommunen. Problemstillingane i prosjektet vil vera: 1. Organisering av innkjøp i kommunen a. Korleis er innkjøp organisert i kommunen, og er organiseringa føremålstenleg? b. I kva grad er det etablert skriftlege rutinar for innkjøp i kommunen? c. Er det inngått rammeavtalar i tilstrekkeleg grad? d. I kva grad er det etablert internkontroll for å avdekke og følgje opp brot på rutinar og regel-verk? e. Er etablerte IT-verktøy på området tenlege, og i kva grad vert dei nytta? f. Har tilsette som er involvert i innkjøp naudsynt kompetanse, og i kva grad er det etablert rutinar for opplæring som sikrar dette? 2. Etterleving av regelverk, rutinar og rammeavtalar a. I kva grad vert regelverket og rutinar følgd? b. I kva grad vert rammeavtalene følgd?» Etter planen skal revisjonsrapport vera ferdig til handsaming i kontrollutvalet i mai 2015 med vidare handsaming i kommunestyret i juni

13 7.5. Gjennomførte selskapskontrollar Forskrift om kontrollutvalg 13. Selskapskontroll lyd m.a. slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll Evaluering av plan for selskapskontroll Gjeldande plan for selskapskontroll vart handsama av kommunestyret i 2012 og det vart m.a. gjort slikt vedtak: «Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden, etter vedtak i kommunestyret» På bakgrunn av dette vart det gjennomført ein enkel prosess i møtet der gjeldande plan for selskapskontroll vart gjennomgått med tanke på om det har skjedd endringar i risikobilete i eigarskapen i Voss kommune som gjer at det bør gjerast endringar i planen. Ordførar, rådmann, verksemdskontroller, økonomisjef, revisjonssjef, forvaltningsrevisor og sekretariatet deltok i dette arbeidet saman med kontrollutvalet. Som resultat av gjennomgangen gjorde kontrollutvalet i sak PS 30/14 innstilling til kommunestyret som gjorde slikt vedtak i møte : Kommunestyret vedtek slik redigering av plan for selskapskontroll som skal gjelda resten av planperioden : 1. Voss Energi AS 2. Indre Hordaland Miljøverk IKS saman med dei andre eigarane a. Liten kommunal kontroll b. Sjølvkostrekneskap c. Auke i bemanning ved oppkjøp d. Pensjonsforpliktingar e. Spørjeundersøking til brukarkommunane 3. Voss Eigedom AS 4. Hagahaugen AS 5. Voss Parkering AS 6. Selskapskontroll i desse deleigde selskapa a. Voss og Omland Bompengeselskap AS b. Kveik AS i. Lekve Industrier AS ii. Voss Bedriftsservice AS Kontrollutvalet vert beden om for dei største selskapa å vurdera samanhengen mellom målparagraf/intensjon og tiltaksplanane for selskapet. 10

14 Selskapskontroll av Hardangerbrua AS Kontrollutvalet mottok våren 2014 invitasjon frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune om å delta i felles selskapskontroll av Hardangerbrua AS og det vart gjort slikt vedtak i sak PS 33/14 i møte : 1. Kontrollutvalet i Voss kommune seier nei til å delta i felles regional selskapskontroll av Hardangerbrua AS når det gjeld delen om eigarskapskontroll. 2. Kontrollutvalet i Voss kommune seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll av Hardangerbrua AS når det gjeld den delen som omfattar forvaltningsrevisjon. Dette under føresetnad av at minst 73,34 % av eigarane seier ja til å delta. 3. Selskapskontrollen skal utførast av Deloitte i tråd med forslag til prosjektplan som ligg føre. 4. Kontrollutvalet ber om at Deloitte presenterer resultatet av selskapskontrollen for kontrollutvalet når den er ferdig. 5. Kostnadene til deltaking i prosjektet vert godkjent i tråd med utrekningsmodellen i invitasjon dagsett I tillegg kjem kostnader til presentasjon av rapport for kontrollutvalet og opsjon på eventuell presentasjon for kommunestyret. 6. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av november 2014 ferdig verifisert og med rådmannen og selskapet sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Av den godkjende prosjektplanen går det fram at denne selskapskontrollen har slikt føremål og problemstillingar: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Hardangerbrua AS. Vidare vil føremålet med selskapskontrollen vere å undersøke om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driver i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Følgjande problemstillingar vil bli undersøkte: 1. Utøver Hordaland fylkeskommune kontroll med Hardangerbrua i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? a. Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? b. Utøver Hordaland fylkeskommune eigarstyring av Hardangerbrua i samsvar med fylkeskommunen si eigarskapsmelding og andre fylkeskommunale vedtak og føringar? c. Blir Hordaland fylkeskommune tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? 2. I kva grad blir krav og retningslinjer som Hordaland fylkeskommune stiller til sine selskap etterlevd av Hardangerbrua? a. Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Hordaland fylkeskommune si eigarskapsmelding? 3. Er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? a. I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp driftsavtalen med Vegamot AS 4. I kva grad har selskapet rutinar for å følgje opp bompengeavtalen og avtale om drift av innkrevingssystem med Statens vegvesen? 5. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til: a. Aksjelova b. Offentlege innkjøp c. Offentleggjering 6. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ein økonomisk forsvarleg drift? a. Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova 3-4? b. I kva grad har selskapet etablert rutinar for økonomistyring? c. Kva er eventuelle utfordringar knytt til selskapet sin økonomiske drift? 11

15 Punkt 1 og delar av punkt 3 av problemstillingane gjeld Hordaland fylkeskommune si eigarstyring medan deler av punkt 3 og resten av punkta gjeld rutinar i selskapet. Dei andre 7 eigarkommunane; Bergen, Granvin, Voss, Eidfjord, Ulvik, Ullensvang og Kvam, vart invitert til å delta i dette prosjektet. Alle unntatt Bergen og Granvin, har takka ja til å delta. Revisjonsrapport skal etter planen handsamast i kontrollutvalet med tanke på vidare handsaming i kommunestyret i mars Prosjektrekneskap ombygging av spesialromsfløyen Voss ungdomsskule Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i RS 13/14 «Total rapport og rekneskap ang. prosjekt 2552 ombygging av spesialromsfløyen Voss ungdomsskule» i møte : 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre revisjon av prosjektrekneskapen til dette prosjektet. 2. IHR vert også innan beden om å vurdere om innhaldet i rapporten som ligg føre gjev eit korrekt bilete av det som har føregått i dette prosjektet. IHR leverte notat til handsaming i møte og kontrollutvalet vedtok slik innstilling til kommunestyret i sak PS 47/14: 1. Kommunestyret tar notat 2/2014 frå IHR gjeldande ombygging av Voss ungdomsskule spesialromsfløyen til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen syta for: a. i framtidige byggeprosjekt å ta omsyn til dei forbetringspunkta som kjem fram i notatet b. at Voss kommune gjer ferdig rekneskap og evalueringsrapport for prosjektet så snart som råd er, og leverer det til IHR for revisjon før handsaming i kontrollutvalet og kommunestyret. Kommunestyret vedtok innstillinga samrøystes i møte Andre saker kontrollutvalet har handsama Kontrollrapport 2013 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen Finansrapportar Budsjettforslag for kontroll og tilsyn i 2015 Kvartalsrapportar Orientering om oppfølging av tilsynsrapportar Orientering om arbeid med etikk i Voss kommune Vurdering av tilskot frå Kraftfondet Innspel om formuleringar i konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttenester i kommunalavdeling Helse og omsorg Styrevervregisteret Orientering om Voss kommune sine rutinar for saker frå kontrollutvalet 12

16 7.8. Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar I forskrift om kontrollutvalg i kommunar og fylkeskommunar 12 heiter m.a.: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. På bakgrunn av dette er det rutine å be rådmannen om skriftleg attendemelding på kva tiltak som er sett i verk i høve tilrådingane i tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar Oppfølging av forvaltningsrevisjon innan «Oppvekstvilkår for born og unge» Revisjonsrapport for forvaltningsrevisjon innan «Oppvekstvilkår for born og unge Samhandling mellom offentlege instansar» vart handsama i kommunestyret og det vart gjort slikt vedtak: 1. På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Oppvekstvilkår for born og unge Samhandling mellom offentlege instansar og etatar, ber kommunestyret rådmannen om å syta for å betre rutinane på desse områda: a. Overgangar (rapport punkt 2) a. Overgang barnehage-barnetrinn : Samarbeid i sentrum er utfordrande b. Overgang barnetrinn-ungdomstrinn: Svakast på samarbeid om fellestrekk i læringsmetodar og innhald c. Overgang ungdomstrinn-vidaregåande skular: Svakt på samarbeid om fellestrekk i læringsmetodar og innhald b. Meldingar om problem frå barnehagar (rapport punkt 3) a prosent har rutinar for å hjelpe born med psykiske lidingar/konflikt med familie b. Barnehageteam: eit viktig eller lite brukt verktøy? c. Ikkje så sterke på å vurdere retten til hjelp frå PPT og sjølvstendig melde til PPT d. Urovekkjande mange melder ikkje til barnevernet. Ein del melder seint problem hjå born ikkje vert meldt born får hjelp seint og kan følgjeleg få større vanskar problem hjå born ikkje vert oppdaga e. Ein del problem vert ikkje sett av barnehagetilsette eller meldt til helsesyster ein del problem hjå born ikkje vert sett av barnehagetilsette ein del saker ikkje vert meldt helsesyster får ein del saker seint Legge til rette spesielt for minoritetsspråklege barn som treng ekstra språkleg støtte f. Styrarar er ikkje så kjent med tenestene til BUP og familievernkontoret c. Meldingar om problem frå skular (rapport punkt 4) a. barnevernet, mens dobbelt så mange har skriftlege rutinar i samband med tilvisingsplikta til PPT. b. Under halvparten har rutinar for å hjelpe elevar som er i konflikt med foreldre eller fleire generasjonar i familien. c. Skuleteam: Målretta bruk til eleven sitt beste? 13

17 d. Ein del elevar vert tilvist til PPT utan at dei har behov for det. Ein del får sein hjelp. e. Enkelte skular sender aldri melding til barnevernet. Ein del problem vert ikkje oppdaga eller meldt seint. f. Helsesyster får ikkje melding om ein del relevante problem hjå elevar. g. Rutinar for handtering av problem knytt til BUP vert praktisert i høg grad. Flaskehalsar nemnt av rektorar gjev inntrykk av at det er: fare for at eleven får sein hjelp fare for at eleven ikkje får hjelp d. Ein god del elevar med problem knytt til familievernkontoret får antakeleg ikkje hjelp. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Handlingsplanen og resultat skal verta evaluert innan utgangen av KST vert orientert om resultatet. 3. Rapporten og kontrollutvalet si tilråding blir oversendt LEV til orientering og oppfølgjande handlingsplan til LEV for behandling. Kontrollutvalet har følgt denne forvaltningsrevisjonen opp ved 3 høve gjennom 2014, siste gong i samband med referatsak RS 47/14 «Status frå rådmannen i høve handlingsplan forvaltningsrevisjon oppvekst» i møte og det vart då gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet seier seg nøgd med det som kjem fram i tilbakemeldinga frå rådmannen når det gjeld oppfølging av forvaltningsrevisjon «Oppvekstvilkår for born og unge» og seier seg ferdig med saka.» Oppfølging av selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Voss kommune Kontrollutvalet bestilte hausten 2013 selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Voss kommune. Revisjonsrapport vart handsama i kommunestyret som gjorde slikt vedtak: «Kommunestyret ser det som uheldig at Voss kommune enno ikkje har følgt opp anbefalingane frå rapportar om eigarskapsforvaltning i 2009 og 2010, som vart handsama i kommunestyret seinast i sak 09/11. På bakgrunn av selskapskontroll av eigarskapsforvaltninga i Voss kommune, ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. Etablere rutinar som sikrar at prinsipp som ligg til grunn for eigarstrategien blir lagt til grunn for kommunen si eigarforvaltning 2. Utarbeide eigarskapsmelding der ein tydeleg får fram formålet med eigarskapsmeldinga og nyttar eigarskapsmeldinga som eit levande dokument 3. Gjennomføre årleg gjennomgang og evaluering av eigarstyringa 4. Å utarbeide retningsliner for valnemnda 5. Melda attende innan kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» Som eit ledd i arbeidet med eigarskapsforvaltninga i Voss kommune vedtok kommunestyret i sak 87/14, Eigarskapsmelding 2013 for Voss kommune, i desse to punkta: 1. Kommunestyret tek eigarskapsmeldinga til orientering. 2. Kommunestyret gir fylgjande signal for framtidige eigarskapsmeldingar: o Det skal vera jamlege møter med dei viktigaste selskapa. 14

18 o o Selskapa blir bedne om å syta for god og kontinuerleg opplæring i styreansvar og plikter, i selskapet sine aktivitetar og kommunen sin eigarskapsstrategi Opplæring i eigarskapstilhøve skal vera ein viktig del av folkevaldopplæringa for neste periode I samband med handsaming av referatsak RS 38/14 «Svar frå rådmannen ad oppfølging selskapskontroll eigarskapsforvaltning» i møte i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet ber om ny skriftleg tilbakemelding innan utgangen av januar Det er ønskjeleg med slik tilbakemelding: Status for punkt 3 og 4 i vedtaket i sak 31/14 frå kommunestyret Det er vidare ønskjeleg at det vert gjort greie for korleis det er tenkt at punkt 2 i sak 87/14 i kommunestyret skal ivaretakast.» 15

19 Voss kommune Kontrollutvalet c/o Sekretariat for kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune Postboks 7900, 5020 Bergen telefon: / / / , telefaks: e-post: hogne.haktorson@hfk.no e-post: roald.breistein@hfk.no e-post: kari.nygard@hfk.no e-post: kjartan.haugsnes@hfk.no e-post: elin.molven@hfk.no e-post: kontrollutvalet@hfk.no 16