ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET I VOSS KOMMUNE

Transkript

1 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET I VOSS KOMMUNE

2 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Samansetnad av kontrollutvalet Fakta om verksemda i Sekretariatsordninga Opplæring Opne versus lukka møter i kontrollutvalet Voss kommune sin valde revisor - IHR Personalsituasjonen Ev. samanslåing med Sogn og Fjordane revisjon IKS Oppfølging av revisor Aktivitetar i Særskilt om Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Den økonomiske situasjonen i Voss kommune Årsrekneskapen Voss idrettshall KF Årsrekneskapen Voss kommune Rekneskapsrevisjon Kontrollutvalet på Voss kommune si heimeside Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forvaltningsrevisjon av oppvekstvilkår for born og unge Selskapskontroll Plan for selskapskontroll for perioden Selskapskontroll av Voss Eigedom AS Selskapskontroll av Voss Bustadutvikling AS Andre saker kontrollutvalet har handsama Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar Prosjektrekneskap Finansiering og rutinar i byggeprosjekt

3 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar er ein viktig basis for kontrollutvalet si verksemd. Ansvaret omfattar m.a. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet har også ansvar for å innstille til kommunestyret på val av revisjonsordning og val av revisor. 2. Samansetnad av kontrollutvalet For valperioden vart kontrollutvalet sett saman slik: Leiar Oddvar Martin Jansen (FrP) Nestleiar Siv Anita Jønsson (Ap) Medlem Bjarne Gjerme (KrF) Medlem Tore Eikeland (R) Medlem Audhild Rygg (V) Varamedlemmer i rekkefølgje: 1. Klaus Røynesdal (V) 2. Inger Gjøstein (SV) 3. Trond Håvard Bjørnstad (SV) 4. Henriette Himle Istad (SP) 5. Egil Lee (KrF) 6. Elisabeth Daae Kaldestad 7. Knut Kalvik (H) Nestleiar Siv Anita Jønsson har fast sete i kommunestyret 3. Fakta om verksemda i 2012 Kontrollutvalet hadde 6 møter Kontrollutvalet handsama 55 saker Møta vart haldne for lukka dører Ordførar har møterett i kontrollutvalet Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o saksframlegg med forslag til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet o rekneskapsrevisjon gjennomførd av IHR o forvaltningsrevisjonar gjennomførd av IHR o selskapskontroll gjennomførd av IHR o skriftleg og munnleg informasjon frå IHR o møteprotokollar frå andre utval o orienteringar frå administrasjonen o kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet fekk tilgang til all den informasjonen det vart bede om 3

4 4. Sekretariatsordninga I Kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eige forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. Kontrollutvalet kjøper sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Roald Breistein har vore sekretær på alle møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er sekretariat for kontrollutvala i kommunane: Voss, Odda, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Kvam, Fusa, Fitjar, Stord, Bømlo, Kvinnherad, Austevoll, Tysnes, Øygarden, Sund, Samnanger og Os. Vidare er sekretariatet også sekretær for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), som er ein landsdekkande organisasjon for kontrollutvala i norske kommunar og sekretariata deira. 5. Opplæring Hordaland fylkeskommune sitt sekretariat for kontrollutvalet, ønskjer å bidra til så god overgang som mogeleg frå ein kontrollutvalsperiode til den neste. Som eit tiltak i så måte, arrangerte sekretariatet ei 2 dagars folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland på Solstrand Hotell og Bad. Representantar frå Deloitte stod for alle føredraga, med utgangspunkt i Kontrollutvalsboka, som dei har utarbeidd på oppdrag av Kommunal- og regionaldepartementet. 4 av medlemmene i kontrollutvalet i Voss kommune deltok på opplæringa. Som eit ledd i eigen opplæring har kontrollutvalet i løpet av året invitert inn representantar for helse og sosial, pedagogiske tenester, tekniske tenester og kultur og fritid der dei fekk presentere verksemda si, inkludert korleis dei seg for seg framtida og kva utfordringar dei ser. Vidare føretok leiar i kontrollutvalet, saman med sekretariatet, ein presentasjon for kommunestyret av kontrollutvalet, sekretariatet og deira roller og ansvar. 6. Opne versus lukka møter i kontrollutvalet Fram til no har hovudregelen vore at kontrollutvalet sine møter skal vera lukka, jf. kommuneloven 77 nr. 8 som lyd slik: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Kommunal- og regionaldepartementet la fram lovproposisjonen 119 L Endringar i kommunelova m.m. (eigenkontroll mv.) der det m.a. stod dette i pressemeldinga i samband med proposisjonen: 4

5 Statsråd Liv Signe Navarsete føreslår for Stortinget at møte i kontrollutval og styremøte i kommunale føretak som hovudregel skal vere opne Eg ynskjer å gje innbyggjarane og media innsyn i kommunal verksemd, seier Navarsete. På bakgrunn av dette gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak 44/12: Kontrollutvalet i Voss kommune vedtek at møta i utvalet er opne, med verknad frå neste møte. Unnatak ved handsaming av opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, KL Voss kommune sin valde revisor - IHR 7.1. Personalsituasjonen Det er Indre Hordaland Revisjonsdistrikt (IHR), som er kommunen sin valde revisor. IHR har ved utgangen av 2012 ein betre personalsituasjon i høve til IHR har nå 3 revisorar inkl. revisjonssjefen, samt 1 revisor tilsett i ein deltidsstilling til disposisjon. I løpet av 2012 slutta forvaltningsrevisor som selskapet hadde til disposisjon og ny forvaltningsrevisor vart tilsett hausten Omtrent samstundes tilsette selskapet ein ny rekneskapsrevisor. IHR er fortsett i ein vanskelig økonomiske situasjonen. Dette gjeld særskilt i høve stor auke i G-regulering når det gjeld pensjonskostnadene for tidlegare tilsette i selskapet. IHR er no i ein positiv dialog med eigarkommunane med tanke på at dei skal overta desse pensjonskostnadene Ev. samanslåing med Sogn og Fjordane revisjon IKS Som eit ledd i å prøve å styrke selskapet la IHR i 2012 fram planer om ei eventuell samanslåing med Sogn og Fjordane revisjon IKS (SFR IKS). Styreleiar i IHR er på bakgrunn av dette midlertidig gått inn som arbeidande styreleiar i selskapet i 50% for å leie dette arbeidet. Arbeidet har teke lenger tid enn først antatt. Dette skuldast usemje og usikkerheit i eigarkommunane i SFR IKS i høve til fordeling av kostnader i eksisterande selskap. Ny fordeling av kostnadene vart vedteke i representantskapet i SFR IKS, i fylkestinget i Sogn og Fjordane fylkeskommune og i kommunestyret i ein av dei øvrige eigarkommunane før jul Etter det kontrollutvalet kjenner til er vedtak ikkje gjort i dei resterande 7 kommunestyra enno, men truleg vil kommunestyra handsame saka i første møte i Det er planen at kontrollutvalet skal leggje fram ei sak for kommunestyret om ev. samanslåing av dei to selskapa i løpet av vinteren/våren Oppfølging av revisor Kontrollutvalet har ikkje haldepunkt for anna enn at rekneskapsrevisjonen er utført på en god måte. Kontrollutvalet har stort sett hatt eit godt samarbeid med IHR gjennom heile Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halde seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. 5

6 På grunnlag av revisjonen sine rapportar og anna informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføre ein systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlane, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørane i Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredsstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må vise ei aktiv haldning. Ansvarleg revisor har vore Odd Jakob Storebø og han har levert eigenvurdering vedrørande om IHR er uavhengig i forhold til Voss kommune, som utvalet tok til etterretning. 8. Aktivitetar i 2012 Av dei viktigaste sakene kan nemnast: Årsmeldingar, Rekneskapen for Voss kommune for 2011, Rekneskapen for Voss Idrettshall KF for 2011, Kvartalsrapportar, Interimsrevisjonsrapport, Kontrollrapport vedrørande skatteoppkrevjarfunksjonen, Forvaltningsrevisjon - Oppvekstvilkår for born og unge, Selskapskontroll Voss Bustadutvikling AS og Voss Eigedom AS, Budsjettforslag for kontrollog tilsynsarbeidet i Voss kommune og Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). 9. Særskilt om 9.1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og er ein møte- og kompetanseplass, først og fremst for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Voss kommune er medlem i FKT. FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte i Trondheim i tidsrommet Voss kommune hadde denne gongen ingen deltakarar på konferansen. Konferansen inneheld desse hovudtemaa: Ombod og embetsverk, Roller i kommunen, Korrupsjon og antikorrupsjonsarbeid i offentleg sektor, forvaltningsrevisjon vårt viktegaste reiskap, stat kommune samhandling og med skråblikk på kommunesektoren Den økonomiske situasjonen i Voss kommune Årsrekneskapen Voss idrettshall KF Årsrekneskapen for Voss Idrettshall KF er å betrakte som ein del av årsrekneskapen for Voss kommune. Kontrollutvalet er nøgd med at Voss Idrettshall KF i år har levert årsrekneskap og årsmelding for 2011 til revisjon hjå Indre Hordaland Revisjonsdistrikt (IHR) innan dei nasjonalt fastsette fristane. 6

7 Av rekneskapen for 2011 har kontrollutvalet merka seg sum driftsinntekter på kr og negativt netto driftsresultat på kr Det gjev eit driftsresultat på 3,17 % (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB til samanlikning netto resultatgrad på 2,0 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Voss idrettshall KF var netto resultatgrad i 2010 ( 7,7 %). Vi ser av dette at Voss Idrettshall KF har fått ei monaleg forverring av netto resultatgrad i høve 2010 og ligg også monaleg under både resultatet i heile kommunesektoren og tilrådinga til TBU. Kontrollutvalet gav m.a. slik uttale til rekneskapen for Voss idrettshall KF for 2011 i sak 25/12 i møte : Ut over punkta nemnde over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka, revisjonsmeldinga av og årsoppgjersbrev av , har kontrollutvalet ikkje merknader til Voss Idrettshall KF sin årsrekneskap for Årsrekneskapen Voss kommune Av rekneskapen for 2011 har kontrollutvalet merka seg eit rekneskapsmessig negativt resultat på kr ,-, medan netto driftsresultat er negativt med kr ,-, dvs netto resultatgrad på 0,98 prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB til samanlikning netto resultatgrad på 2,0 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Voss har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 ( - 0,37 %) 2005 (+ 2,18 %), 2006 ( + 2,27 %), 2007 (+ 3,44 %), 2008 (- 0,07 %), 2009 ( 5,06 %), 2010 ( - 1,62 %) og 2011 ( - 0,98 %). Som vi ser av desse tala har Voss eit resultat som i 2011 ligg monaleg under både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU, slik det også gjorde i Kontrollutvalet har kvart år sidan 2006 vore uroa over at det har vore store negative avvik i høve budsjett innan spesielt helse og sosial. I kontrollutvalet sin uttale til årsrekneskapen for 2010 skreiv kontrollutvalet m.a. dette. Rekneskapsresultatet for Helse og sosial har også i 2010 vist seg å vera høgare enn godkjend budsjett. Ved utgangen av 2010 viser det seg at Helse og sosial totalt sett fekk ei overskriding på 11,4 mill eller 3,9 % i høve revidert budsjett. Dersom ein ser tala i høve opphavleg budsjett vert overskridingane 14,2 mill, ( 4,9 %). Dette er enno større avvik enn det som var resultatet på området både i 2008 og i Rekneskapsresultatet viser at det er store overskridingar i fleire av kommunalavdelingane. Det er særleg innan helse og sosial at det også i 2011 har vist seg å vera høgare forbruk enn godkjend budsjett. Ved utgangen av 2011 viser det seg at helse og sosial totalt sett fekk ei overskriding på 13,5 mill, eller 4,3 % i høve revidert budsjett. Dersom ein ser tala i høve opphavleg budsjett vert overskridingane 15,7 mill, ( 5,1 %). Dette er enno større avvik enn det som var resultatet på området både i 2008, 2009 og Kontrollutvalet vil igjen gjera kommunestyret merksam på at dette m.a. kan tyde på at det ikkje er realistisk budsjettering innan dette feltet, slik det også vart gjort i samband med rekneskapen for dei tre føregåande åra, jf. kommunelova På bakgrunn av dette vil kontrollutvalet be rådmannen om å komme i kvart møte i utvalet i 2012 for å gjera greie for 7

8 kva tiltak Voss kommune vil setja i verk for å bidra til at budsjettet innan m.a. helse og sosial vert halde framover. Oppsummering/tilrådingar frå kontrollutvalet: Ein omtale i årsmeldinga av tiltak innanfor etikk og likestilling vil vera med å oppfylla intensjonen i Kommuneloven 48 nr. 5. Kontrollutvalet ber rådmannen om å prioritere å sette fokus på betringsområda som kjem fram av årsoppgjersnotat 2011 frå IHR Kontrollutvalet ber rådmannen komme i kvart møte i utvalet i 2012 for å gjera greie for kva tiltak Voss kommune vil setja i verk for å bidra til at budsjettet innan m.a. helse og sosial vert halde framover. På bakgrunn av dette har rådmann og fungerande økonomiansvarleg for helse og sosial orientert kontrollutvalet i kvart møta om tiltak som er sett i verk for å bidra til at budsjettet m.a. innan helse og sosial vert halde. Det er lagt opp til at kontrollutvalet vil følgje dette opp vidare utover i Rekneskapsrevisjon IHR orienterte kontrollutvalet i gjennom heile året om status når det gjeld rekneskapsrevisjonen. Dei presenterte revisjonsstrategien for 2012 for kontrollutvalet på hausten. Vidare vart førebels resultatet av den gjennomførte interimsrevisjonen for 2012 presentert i siste møte medan den endelege rapporten vert lagt fram i første møte IHR har i samband med interimsrevisjonen gjort særskilde vurderingar av rutinar innan delar av intern kontrollen i kommunen. Det vart levert eit nummerert brev frå IHR i 2012 som gjaldt overtidsbruk som gjekk langt utover arbeidsmiljølovas bestemmingar i Voss kommune i Kontrollutvalet følgde saka vidare opp utover i 2012 og det ser så langt ikkje ut til at det har vore slikt overforbruk i Kontrollutvalet på Voss kommune si heimeside Kontrollutvalet har gjennom heile 2012 arbeid med å få på plass betre informasjon om kontrollutvalet og lettare tilgang til den på Voss kommune si heimeside. Litt og litt er kome på plass utover året og kontrollutvalet konkluderte på slutten av året med at heimesida no fungerer som den skal i høve utvalet Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 8

9 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalet valde å konkurranseutsette arbeidet med å gjennomføre analyse og lage forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Voss kommune for perioden Etter å ha evaluert pristilbod frå 4 leverandørar vart PwC vald til å utføre arbeidet. På bakgrunn av dette gjennomførte PwC ein analyse av Voss kommune si totale verksemd for å m.a. få fram kvar det ligg risikoar for at ting kan gå galt eller at innbyggjarane ikkje får dei tenestene dei har krav. Analysen var med på å identifisere behov for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunen. I gjennomføringa av dette arbeidet nytta revisor sterk involvering av både administrasjon, politisk nivå og kontrollutvalet. Resultatet av arbeidet førte til plan for forvaltningsrevisjon for perioden som inneheld desse forvaltningsrevisjonsprosjekta i prioritert rekkefølgje: 1. Oppvekstvilkår for born og unge samhandling mellom offentlege instansar 2. Helse og omsorg 3. Omdømmer og behandling av hendvendingar til kommunen 4. Organisering og internkontroll 5. Oppfølging av sjukefråvær i kommunen 6. Skule 7. Arealplanlegging og næringsutvikling 8. IKT 9. Helse - Samhandlingsreforma Kommunestyret i Voss kommune handsama forslag til plan for forvaltningsrevisjon i Voss kommune for perioden i sak 59/12 og gjorde slikt vedtak: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre inkl. dei endringane som kom fram i møtet. 2. Kommunestyret tek inn Organisering og internkontroll frå lista uprioriterte område til den prioriterte lista. Punktet vert sett inn som pkt. 4 i den prioriterte lista og erstattar Vedlikehald av kommunale bygningar og infrastruktur, som då vert overført til den uprioriterte lista. 3. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 6. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. 7. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for Kommunestyret etter kvart. 9

10 Forvaltningsrevisjon av oppvekstvilkår for born og unge På bakgrunn av vedtatt plan for forvaltningsrevisjon gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak 37/12 i møte : Kontrollutvalet ber IHR gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Oppvekstvilkår for born og unge samhandling mellom offentlege instansar/etater. Føremålet og problemstillingar med denne forvaltningsrevisjonen er definert slik i godkjent prosjektplan: Føremålet med dette prosjektet er å vurdere om oppvekstvilkåra for born og unge i Voss kommune er i tråd med aktuelle lovar og politiske vedtak. Kontrollutvalet ser likevel ikkje på dette som ein djupdykk -undersøking, men som eit forprosjekt som viser korleis samhandlinga fungerer på eit overordna nivå for å sjå om det kan vera behov for å gjera forvaltningsrevisjon på eit eller fleire enkeltområde innan dette feltet. Vidare er definert følgjande problemstillingar: 1. Rutinar omkring meldingar om problem frå barnehage, barneskule og grunnskule i Voss kommune til andre offentlege instansar (barnevern, helsetenester, PPT, BUP, Bufetat): a. Er det etablert rutinar? b. Vert rutinane følgt? c. Kor mange meldingar er registrert? 2. Korleis er rutinane i Voss kommune for å sikre god overgang mellom barnehage, barneskule, ungdomsskule? 3. Korleis er rutinane i Voss kommune for å sikre god overgang mellom grunnskule og vidaregåande skule? 4. Kvar finst flaskehalsane? 9.6. Selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg 13. Selskapskontroll lyd m.a. slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll Plan for selskapskontroll for perioden På bakgrunn av forskrifta gjennomført IHR i 2012, på bestilling frå kontrollutvalet, ein analyse av Voss kommune sin eigarskap for å kunne prioritere kva selskap som kan vera grunnlag for selskapskontroll i perioden. I gjennomføringa av dette arbeidet involverte IHR både administrasjon, politisk nivå og kontrollutvaleet. Kommunestyret handsama Plan for selskapskontroll for Voss kommune for perioden , etter innstilling frå kontrollutvalet, som sak 36/12 i møte og det var gjort slikt vedtak: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 10

11 2. Kommunestyret ber om at det i kommunen vert vidareført å innarbeide standard atterhald om kontroll. Dette gjeld der det av kommunale midlar vert ytt tilskot til verksemd som ikkje er undergitt kommunal kontroll, eller der kommunen går inn på eigarsida i selskap som ikkje er underlagt kommunal kontroll. I slike døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setje i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føreset. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn påkravd for sin kontroll. 3. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden og den nye planen får slik prioritering: 1. Selskapskontroll i høve om Voss kommune har fått på plass eit strukturert styringssystem for selskapsengasjementa sine, og om det er bygt opp eigarskap til dette. 2. Selskapskontroll i desse heileigde selskapa i prioriterte rekkefølgje: 1. Voss Energi AS 2. (Nye) Voss Eigedom AS 3. Hagahaugen rehabiliteringssenter AS 3. Selskapskontroll i desse deleigde selskapa Indre Hordaland miljøverk IKS Voss og Omland Bompengeselskap AS Lekve Industrier AS Voss Bedriftsservice AS 4. Kontroll av om det vert teke standard atterhald om høve til revisjon av t.d. kommunale tilskot eller der kommunen går inn på eigarsida i selskap som ikkje er underlagt kommunal kontroll. 4. Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 6. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden etter vedtak i kommunestyret. 7. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart Selskapskontroll av Voss Eigedom AS Kommunestyret handsama revisjonsrapport for selskapskontroll av Voss Eigedom AS som sak 20/12 i møte og gjorde slikt vedtak: Kommunestyret ber rådmannen og / eller generalforsamlinga syta for at det for Voss Eigedom AS vert: 1. Utarbeidd spesifikk eigarskapsstrategi for selskapet 2. Utarbeidd rutinar som sikrar at prinsipp som ligg til grunn for eigarstrategien blir lagt til grunn for kommunen si eigarforvaltning 3. Drøfta om rammevilkåra for selskapet er optimale 4. Årleg utarbeidd eigarmelding i samsvar med krav i regelverket 5. Årleg gjennomgang og evaluering av eigarstyringa 6. Sytt for at styret og leiinga set i verk tiltak i høve det som m.a. kjem fram i punkt 4.2 i rapporten 7. Lage ein kortfatta plan innan som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 8. Voss kommune skal orientere alle sine selskap om dei vedtekne retningslinene for eigarstyring 11

12 9. Kommunestyret skal årleg handsame eigarskapsmelding 10. Kommunestyret tar merknadene frå kontrollutvalet til orientering. Merknadene og tilrådingane skal vurderast i samband med utarbeiding av vedtekter, rammevilkår, rutinar og event. eigen eigarskapsstrategi for det fusjonerte selskapet Voss eigedom - Voss bustadutvikling. Kommunestyret ber om at arbeidet med fusjonen blir prioritert. E-post vart send til rådmann og ordførar med førespurnad om status når det gjeld i verk sette tiltak pr Svar vart motteke i ein e-post frå rådmannen som lyd slik: Administrasjonen har i 2012 hatt fullt fokus på kommuneøkonomien. Arbeidet med økonomiplan for og budsjett for 2013 har difor vorte høgste prioritet for oppfølging av KST-vedtak. Når det gjeld Voss eigedom, har administrasjonen fylgt oppmodinga i pkt 10, og prioritert fusjonen mellom Voss eigedom AS og Voss bustadutvikling AS. Fusjonen er føretaksregistrert I og med at fusjonen no er gjennomført, ynskjer kommunen å setja fokus på dei andre punkta i vedtaket, jfr ordlyden i pkt 10. Ein har difor kalla styret i Voss eigedom AS inn til møte i veke 9. Tema for dette møtet vil vera diskusjon kring handlingsplan, mål og strategiar for det fusjonerte selskapet Voss eigedom med utgangspunkt i KST sak 20/12 og revisjonsrapporten frå IHR. Administrasjonen har tenkt å nytta verksemdskontrolleren til noko av arbeidet med oppfylginga av vedtaket i sak 20/12. Pga arbeid med overføring av overformynderiet til fylkesmannen frå , kan ein ikkje pårekna ledig kapasitet til dette før til hausten. Kontrollutvalet har forståing for administrasjonen si prioritering, men seier seg likevel ikkje nøgd med tilbakemeldinga og vil følgje saka vidar opp hausten Selskapskontroll av Voss Bustadutvikling AS Kommunestyret handsama revisjonsrapport for selskapskontroll av Voss Eigedom AS som sak 21/12 i møte og gjorde slikt vedtak: Kommunestyret ber rådmannen og / eller generalforsamlinga syta for at det i samband med fusjonen mellom Voss Eigedom AS og Voss Bustadutvikling AS vert teke omsyn til det som er komme fram i denne selskapskontrollen. E-post vart send til rådmann og ordførar med førespurnad om status når det gjeld i verk sette tiltak pr Når det gjeld svar frå rådmannen vert det vist til punkt over 12

13 9.7. Andre saker kontrollutvalet har handsama Vedtekter for Kraftfondet Rapport frå tilsyn med tvungen helsehjelp ved Voss sjukeheim Kontrollrapport 2011 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen Finansrapportar Budsjettforslag for kontroll og tilsyn i 2013 Rullering av ruspolitisk handlingsplan Rapport frå tilsyn med tema handtering av politiattestar ved Voss barnevernssenter Kvartalsrapportar Prosjektrekneskap tilbygg Voss tinghus 13

14 14

15 10. Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar OPPFØLGING AV TIDLEGARE GJENNOMFØRTE FORVALTNINGSREVISJONAR OG SELSKAPSKONTROLLAR I forskrift om kontrollutvalg i kommunar og fylkeskommunar 12 heiter m.a.: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. På bakgrunn av dette er det rutine å be rådmannen om skriftleg attendemelding på kva tiltak som er sett i verk i høve tilrådingane i tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar Prosjektrekneskap Kontrollutvalet har i mange høve og over lang tid bede om å få seg førelagt prosjektrekneskapar i tråd med økonomireglement punkt 9.13 i Voss kommune. Kontrollutvalet registrerer at desse rutinane ser ut til å ha komme på plass i løpet av 2012 og seier seg nøgd med det Finansiering og rutinar i byggeprosjekt IHR har levert til saman 4 revisjonsrapportar som gjeld forvaltningsrevisjon Finansiering og rutinar i byggeprosjekt. Dette gjaldt 2 rapportar for Voss kulturhus, 1 rapport for Voss barnehage og til slutt 1 totalrapport. Kommunestyret gjorde slikt vedtak for rapport 1 i møte : 1. Kommunestyret tek forvaltningsrevisjonen av byggeprosjekt Voss kulturhus til orientering. 2. Økonomireglementet vert revidert i samband med innføring av nytt økonomisystem i Voss kommune. 15

16 3. Økonomi, framdrift, ferdigstilling og avvik skal rapporterast til kommunestyret kvartalsvis. Kommunestyret handsama rapport 2 i møte og gjorde då slikt vedtak: Kommunen følgjer gjeldande økonomireglement, med spesiell fokus på kapitel 9.8 og Kommunestyret handsama rapport 3 (Voss barnehage) i sak 21/10 og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tar forvaltningsrevisjonsrapport frå IHR om byggjeprosjekt Voss barnehage til orientering. 2. Kontrollutvalet ber IHR vurdere om dei skal ta med felles konklusjonar frå alle dei tre rapportane når totalrapporten for dette forvaltningsrevisjonsprosjektet skal leggjast fram for utvalet til siste møte i Endeleg revisjonsrapport vart vedteke i kommunestyret i sak 21/11: Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Ved eventuelle større byggeprosjekt framover må tilrådingane i punkt 6 i IHR-rapport nr. F-6/10 av leggjast til grunn for gjennomføringa. 2. Rådmannen kjem på første møte i kontrollutvalet etter sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten. Revisjonsrapporten vart følgd opp ved å be rådmannen om skriftleg status pr og ved munnleg orientering for kontrollutvalet i møte I samband med den munnlege orienteringa gjorde kontrollutvalet slikt vedtak: Kontrollutvalet seier seg nøgd med tilbakemeldinga som rådmannen kom med i høve i verk sette tiltak når det gjeld forvaltningsrevisjon av byggesaker for store byggeprosjekt. Utvalet ber likevel om å verta orientert når økonomireglementet er ferdig revidert. Voss, Oddvar Martin Jansen Utvalsleiar 16

17 17

18 Voss kommune Kontrollutvalet c/o Sekretariat for kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune Postboks 7900, 5020 Bergen telefon: / / / , telefaks: e-post: hogne.haktorson@hfk.no e-post: roald.breistein@hfk.no e-post: kari.nygard@hfk.no e-post: kjartan.haugsnes@hfk.no e-post: elin.molven@hfk.no e-post: kontrollutvalet@hfk.no 18