Konferansehotell - NHH Executive Konkurransegrunnlag KONKURRANSEGRUNNLAG. Konkurranse med forhandling i ett trinn

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling i ett trinn Rammeavtaler om konferansehotell for NHH Executive, MBA-studier Tilbudsfrist: , kl Avtaleperiode:

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Opplysningsplikt Vedståelsesfrist Tilbakekallelse eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens faglige kvalifikasjoner KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravsspesifikasjon Tildelingskriteriene OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Gjennomføring av forhandlinger Kostnader ved å delta i konkurransen AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Bilag 1 - Kravspesifikasjon Bilag 2 Tilbuds- / svarskjema Bilag 3 - Prisskjema Bilag 4 - HMS-egenerklæring

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Norges Handelshøyskole er sammen med de tilknyttede sentrene, SNF og AFF, Norges største senter for forskning og utdanning innen økonomi og administrasjon. NHH tilbyr som kjent siviløkonomutdanning. I tillegg tilbys etter- og videreutdanning for voksne deltakere som ønsker å ta utdanning ved siden av jobb. NHH Executive ved Norges Handelshøyskole har ansvaret for etter- og videreutdanning på ulike nivå og tilbyr blant annet Executive MBA-studier med tre ulike spesialiseringer i eller nær Oslo. De fleste samlingene for MBA-studiene er ut fra en markedsvurdering i Oslo området. Enkelte samlinger er lagt til Bergen eller utlandet. MBA-studiene er for høyt kvalifiserte og motiverte deltakere. Studiene er blant de ledende studietilbud i Skandinavia. Det stilles følgelig store krav til undervisningsstedet. Konferansehotellet må ha meget gode undervisningslokaler og en atmosfære som gir en god ramme for undervisningen. Oppdragsgivers kontaktperson for anskaffelsen er: Navn: Marit Høisæter Adresse: Helleveien 30, 5045 Bergen e-post: marit.hoisaeter@nhh.no Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang NHH inviterer til konkurranse med forhandlinger vedrørende rammeavtaler om konferansehotell for MBA studier i eller nær Oslo. Høyskolen ønsker å inngå rammeavtaler med to konferansehotell i dette området. Konferansehotellet som ut fra tildelingskriteriene rangeres å være best vil være hovedsamarbeidspartner. NHH vil imidlertid også inngå rammeavtale med det konferansehotellet som rangeres nest best. Dette vil bli benyttet når konferansehotellet som er hovedsamarbeidspartner, ikke har kapasitet. Det vil følgelig ikke gjennomføres ny konkurranse i avtaleperioden. 3

4 MBA-studiene har en varighet på 2 år med oppstart januar/februar hvert år. Hvert kull innen de tre spesialiseringene, har ca 30 deltakere. Studiene har i løpet av studietiden - 2 år, ca 50 samlingsdager fordelt på samlinger som hver er 3 dager. Samlinger kan unntaksvis være 4 dager. Samlingene vil som regel være knyttet til helg. Deltakere, foreleser og programansvarlig fra NHH kan ha overnattingsbehov på konferansehotellet. Hvor mange deltakere fra kullet som overnatter avhenger bl.a. hvor stor andel som er tilreisende m.m. Ut fra tidligere dekning av behovet forventes en omsetning over rammeavtalene på til sammen ca 1,8 mill. kr inkl. mva per år. (Da deltakerne som har behov for overnatting, betaler sine egne overnattingsutgifter, er disse ikke medregnet.) Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i bilag 1 Kravspesifikasjon. 1.3 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er to år. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med ett + ett år slik at total mulig kontraktslengde blir fire år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses skriftlig senest tre måneder før avtalens utløp. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Tilbuds-/svarskjema Bilag 3 Prisskjema Bilag 4 HMS-egenerklæring 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se 4

5 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 1.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud , kl Tilbudsåpning Evaluering Uke 3, 2010 tentativt Gjennomføring av forhandlinger Uke 4 8, 2010 tentativt Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 10, 2010 tentativt Klagefrist leverandører Uke 12, 2010 tentativt Kontraktsinngåelse Uke 13, 2010 tentativt Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 5

6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling i ett trinn. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud og forhandlinger er tillatt. Prosedyren gjennomføres i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal leveres/sendes til: Norges Handelshøyskole Økonomiavdelingen v/ Marit Høisæter Helleveien Bergen 6

7 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal: 1. Oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: «Konferansehotell» 2. Utfylt tilbuds-/svarskjema, bilag 2, datert og signert 3. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk 4. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post 5. Leveres med: to eksemplarer av tilbudet samt en papirkopi av tilbudet i sladdet utgave kopi av tilbudet med vedlegg leveres også på en CD, DVD eller minnepinne Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Skatteattester, en attest for skatt og en attest for betalt avgift (utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. 2. HMS-egenerklæring 3. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon) 4. Finansiell og økonomisk stilling (etterspurt dokumentasjon) 5. Faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon) 6. Spesifikasjoner (besvarelse med etterspurt dokumentasjon) 7. Prisskjema (utfylt) Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Tilbuds-/svarskjema, bilag 2 og deretter den rekkefølge som er nevnt fra vedlegg nr.1 til nr 7. 7

8 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.6 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 8

9 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring (Se bilag 4 til konkurransegrunnlaget). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Eller: Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 9

10 3.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra andre tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante oppdrag de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og navn på kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. Referanser vil bli kontaktet ved behov. Uttømmende presentasjon av konferansehotellet særlig mht undervisningslokaler (plenumssal, grupperom og pauseareal) og god ramme for undervisning. Personell for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse til å gjennomføre oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Leverandørs miljøprofil CV er for nøkkelpersonell med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Og/eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon Leverandør må inneha miljøkunnskap. Dersom tilbyder har en implementert miljøprofil i sin virksomhet bes han om å fremlegge en oversikt over forestående eller gjennomførte miljøtiltak de siste årene. Eventuell dokumentasjon som sertifisering etter ISO 14001, EMAS-registrering, miljøfyrtårnssertifisering, eller annen verifikasjon av akkreditert 3. part bes vedlagt. 10

11 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravsspesifikasjon Kravspesifikasjonen følger av bilag Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Pris Standard og kapasitet på konferansehotellet Beliggenhet Service Prisene skal oppgis i henhold til bilag 3 Prisskjema Her vektlegges særlig undervisningsrom og at det gis en god ramme for undervisning i henhold til bilag 2 Kravspesifikasjon Beskrivelse av kommunikasjonsmuligheter i forhold til Oslo, Gardermoen Lufthavn og Flytoget Beskrivelse av hvordan NHH vil bli håndtert som kunde 11

12 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med de leverandørene og det kan forhandles ved alle sider ved de innleverte tilbudene. Forhandlingen vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene vil skje i forkant av forhandlingene. 5.4 Kostnader ved å delta i konkurransen Leverandør utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. Kostnader og utgifter som leverandørene pådrar seg under utarbeidelse av tilbudet, ifm eventuelle møter og presentasjoner samt andre kostnader, skal bæres av leverandøren selv. NHH dekker egne reisekostnader ved eventuelle besøk hos leverandører. 12

13 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 14 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 13

14 Bilag 1 - Kravspesifikasjon NHH Executive ønsker å inngå rammeavtaler med to konferansehotell i eller nær Oslo til samlinger for MBA-studiene. Konferansehotellet som ut fra tildelingskriteriene rangeres å være best vil være hovedsamarbeidspartner. NHH vil imidlertid også inngå rammeavtale med det konferansehotellet som rangeres nest best. Dette vil bli benyttet når konferansehotellet som er hovedsamarbeidspartner, ikke har kapasitet. Det vil følgelig ikke gjennomføres ny konkurranse i avtaleperioden. Det stilles store krav til konferansehotellets undervisningslokaler. Konferansehotellet må generelt gi en god ramme og atmosfære for undervisningen. Beliggenhet Konferansehotellet må være i eller nær Oslo. Da flere deltakere er tilreisende vektlegges beliggenhet i forhold til kommunikasjon til Oslo, Gardermoen Lufthavn og Flytoget. Kapasitet Konferansehotellene må til sammen ha kapasitet til ca 150 samlingsdøgn i løpet av 2 år, for ca 90 deltakere, fordelt på samlinger som hver er 3 dager (enkelte samlinger er 4 dager) som regel knyttet til helg. Konferansehotellet må minst ha overnattingskapasitet til ett kull, ca 30 deltakere. Undervisningslokalene Plenumssal med god plass til en gruppe på deltakere med god bordkapasitet (Ikke kino oppsett). I plenumssalen må det være møteromsutstyr slik som AV-utstyr, PC og projektor. Grupperom for inntil 8 grupper med plass til minst 6 deltakere, som er hensiktmessig plassert i forhold til plenumssal. Plenumssal, grupperom og pausearealer må være godt egnet med hensyn til belysning, klima og luftkvalitet mm. Nivået på tekniske løsninger slik som trådløst nettverk, må være tilfredsstillende. 14

15 Matservering Kapasitet til servering av lunsj/måltider innenfor rimelig tid (normalt en time). Treningstilbud og rekreasjonsmuligheter For å gi en god ramme for undervisning må det være treningstilbud og rekreasjonsmuligheter ved konferansehotellet. Personalet ved konferansehotellet For eksempel: Fleksibilitet tidsmessig i forhold til kjøkkenets åpningstider og service/bemanning på lørdager. Fleksibilitet tidmessig slik at undervisning kan arrangeres på kveldstid. 15

16 Bilag 2 Tilbuds- / svarskjema De grå feltene fylles ut av tilbyder: Tabell 1. Om tilbyder Firmanavn / selskap Foretaksnr. Gateadresse Telefon / telefaks Postboks Postnr./-sted Firma e-post Tabell 2. Obligatoriske dokumentasjonskrav lovpålagte attester Skatteattester, ikke eldre enn 6 mnd., regnet Tilbyder bekrefter at fra tilbudsdato følgende attester er levert Attest for betalt forskuddsskatt oa. fra kemner/kommunekasserer blankett RF-1244 Attest for betalt MVA fra skattefogd/ fylkesskattesjef, blankett RF-1244 HMS-erklæring (bilag 5) med 2 underskrifter Fylles ikke ut Tabell 3. Annen dokumentasjon / opplysninger som skal følge anbudet Dokumentasjon som kreves vedlagt Bekreft at dokument. følger vedlagt Ref. konkurransegrunnlaget pkt. 3 og bilag 1, Ja, alternativt Nei og kravspesifikasjonen hvorfor ikke Tilbud i form av dette Tilbuds-/svarskjema med forpliktende underskrift Firmaattest som beskriver tilbyders eierforhold Fylles ikke ut Kredittvurdering / rating ikke eldre enn 1 år eller årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Liste over viktigste, relevante oppdrag siste 3 år, verdi, tidspunkt og navn på kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse Uttømmende presentasjon av konferansehotellet, særlig mht undervisningslokaler og god ramme for 16

17 undervisning. CV er for nøkkelpersonell med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring Dokumentert kvalitetssikringssystem Dokumentert kompetanse ift miljø Erklæring Undertegnede tilbyder erklærer å ha kontrollert konkurransegrunnlag med vedlegg og at alle sider og dokumenter er med i det tilsendte anbudsmateriellet. Tilbyder har gjennomgått konkurransegrunnlaget og er klar over oppdragets omfang og de forpliktelser det vil medføre. Tilbyder er innforstått med at dette materialet vil danne grunnlaget for en eventuell kontrakt for levering. Videre erklærer tilbyder å ha utfylt vedleggene etter beste skjønn og at gitte opplysninger og vedlagt dokumentasjon er korrekt. Tabell 4. Dato og underskrift Dato Sted Navn Signatur/ Stempel Tabell 5. Andre opplysninger om tilbyder Navn på avtaleansvarlig Telefon og e-post til avtaleansvarlig Navn på kontaktperson Telefon og e-post til kontaktperson Annet, føy til: 17

18 Bilag 3 - Prisskjema Prisskjema skal fylles ut av leverandøren. Konferanse dagpakke per person, pris per dag Ordinær pris Tilbudspris Konferanse helpensjon per person (middag og overnatting) Dersom konferanse - dagpakke per person ikke inkluderer plenumssal og grupperom, angis følgende: Plenumssal med plass til personer, pris per dag Ordinær pris Tilbudspris Grupperom med plass til minst 6 personer, pris per dag 18

19 Bilag 4 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 19