Hvorfor Statoil valgte EHF, forventninger til digital samhandling

Transkript

1 Hvorfor Statoil valgte EHF, forventninger til digital samhandling SBN oktober 2016 Classification: Open 25 oktober 20 Statoil ASA

2 Introduksjon Var det naturlig for Statoil å velge EHF? Statoil satset tidlig på e-handel Nytt fokus på e-handel Lav oljepris og intensjon om å digitalisere og automatiserer mest mulig Implementering av EHF/PEPPOL E-faktura, e-handel fremover 2 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

3 Var det naturlig for Statoil å velge EHF? Statoil er et energiselskap med internasjonal utbredelse og har en mengde ulike virksomheter med veldig ulike arbeidsprosesser og arbeidsmetodikk Selv om Norge er viktig, er det en betydelig transaksjonsmengde og store verdier involvert med leverandører utenfor Norge Det mest opplagte valget innen vår industrisektor er løsninger utviklet for petroleumsindustrien av multinasjonale selskaper med hovedsete i Nord-Amerika 3 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

4 Statoil satset tidlig på e-handel Allerede i år 2000 gikk Statoil sammen med 13 andre oljeselskaper i bransjeinitiativet Trade-Ranger, nå Hubwoo Statoil var også tidlig på e2b formatet for e-faktura Etter hvert så Statoil et behov for en e-handels løsning som ikke krevde IT ressurser hos leverandørene. Statoil utviklet da sin Vendor Portal, som er rettet mot mindre leverandører og lave transaksjonsvolum Overtakelsen av landbasert virksomhet i USA introduserte løsningen OpenInvoice, som bruker PIDX formatet Fellesnevner for disse initiativene var at innsatsen var noe spredt og hver tilknytning var krevende på både tid og ressurser 4 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

5 Nytt fokus på e-handel Flere initiativ innen anskaffelsemiljøet i 2012 identifiserte behov og potensiale for mer digitalisering, automatisering og forenkling Fra 2013 etablerte Statoil på nytt et dedikert IT-miljø for e- handel. Dette teamet fikk ansvaret for alle etablerte e- handelsløsninger i morselskapet, og oppfølging av utviklingingen i markedet Det ble raskt identifisert at EHF/PEPPOL hadde stort potensiale som en «b2b» løsning, men vi fikk først en konkret «case» høsten Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

6 Lav oljepris og intensjon om å digitalisere og automatiserer mest mulig Statoil IT fikk høsten 2015 oppdrag om å levere ny e-handelsløsning i forbindelse med nye kontrakter for vedlikehold og modifikasjon (V&M), med leveranse i mars/april 2016 Det ble i starten hovedsakelig vurdert løsninger for e-handel som allerede ble benyttet i Statoil. I tillegg ble EHF/PEPPOL tatt med basert på identifisert potensiale Det ble foretatt en undersøkelse blant potensielle V&M leverandører rundt muligheter innen e-handel, samtidig som vi kjørte en evaluering mellom ulike løsninger Resultatet var entydig; EHF + egenutviklet godkjenningsløsning ville bli enklere, raskere og billigere å innføre for både Statoil og leverandørene 6 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

7 Implementering av EHF/PEPPOL Statoil fikk full støtte for mottak av EHF først i november 2015 Statoil var «passivt» oppført i ELMA før denne tid uten aktiv påtrykk mot leverandører (transaksjoner ble konvertert til E2B). Overgangen til ren EHF var vellykket fra første dag Den største gevinsten med EHF/PEPPOL er muligheten for «self-onboarding» på fakturasiden og ingen binding til en enkelt markedsplass Implementering av innkjøpsordre EHF Ordre kommer for fullt i løpet Denne løsningen krever mer innsats for begge parter, spesielt for tjenester. Her er det ofte mye forarbeid, må avklare modenhet både på interne arbeidsprosesser og hos leverandør Statoil vil senere vurdere EHF Katalog og Pakkseddel?? 7 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

8 E-faktura i Statoil Resultatet av V&M prosjektet var så positivt at Statoil innførte krav om innføring av e-faktura til alle leverandører med norsk foretaksnummer innen , fortrinnsvis på EHF format Per medio oktober 2016 har Statoil fått 900 leverandører som sender EHF faktura; antallet øker nå med nye leverandører hver uke Statoil kjenner ikke til noen løsninger for e-faktura som har klart å få så stor utbredelse i løpet av like kort tidsperiode Jan '15 Jul '15 Jan '16 Jul -16 Hubwoo e2b EHF / PEPPOL 8 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

9 Bruk av e-handel for mer digitalisering og automatisering E-faktura i seg selv er bare et første steg i digitalisering av den papirbaserte transaksjonsflyten. Det løpet vi startet med V&M leverandører stiller veldig strenge krav til informasjonsinnhold, men gevinsten er raskere kommersiell behandling og automatisk opprettelse av tjenestemottak basert på innholdet fra e-faktura sammenstillet med informasjon vi allerede har på innkjøpsordren. Gevinstene kommer ikke av seg selv: Tenk arbeidsprosesser og samhandling som passer en digital hverdag Planlegg og implementer en løsning for utveksling av informasjon inn og ut av din SAP løsning som du kan vokse med fremover Målet må være gevinst for både oppdragsgiver og leverandør 9 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

10 Gevinster e-faktura For Statoil faktura per år med en kostbesparelse på ca 90 kr per faktura Bedre kvalitet på behandlingsgrunnlag Gir et fundament for videre automatisering For leverandør Gjennomsnittlig 4 dager kortere behandlingstid hos Statoil gir bedre likviditet Kan bruke EHF løsningen mot andre oppdragsgivere og underleverandører Gir et fundament for videre automatisering 10 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

11 Neste nivå på digital samhandling: automatisert tjenestemottak Gevinst for Statoil Automatisering kutter behandlingstid med 20min per tjenestemottak i gjennomsnitt Har økt den kommersielle forståelsen betydelig da ansvarlig rekvirent/ prosjektleder nå kan fokusere på verifikasjon av fakturagrunnlag Gevinst for leverandør Tradisjonell behandling av tjenestemottak medførte ofte en forsinkelse på dager før faktura kunne sendes. Med automatisk tjenestemottak utføres dette i samme operasjon hos Statoil og kan gi vesentlig bedre likviditet for leverandør Strengere krav til fakturaoppsett kan kompenseres ved å nyttiggjøre nøkkelinformasjon fra elektronisk innkjøpsordre 11 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

12 Hvorfor Statoil valgte EHF, forventninger til digital samhandling Arne Johan Larsen address Statoil ASA This presentation, including the contents and arrangement of the contents of each individual page or the collection of the pages, are owned by Statoil. Copyright to all material including, but not limited to, written material, photographs, drawings, images, tables and data remains the property of Statoil. All rights reserved. Any other kind of use, reproduction, translation, adaption, arrangement, any other alteration, distribution or storage of this presentation, in whole or in part, without the prior written permission of Statoil is prohibited. The information contained in this presentation may not be accurate, up to date or applicable to the circumstances of any particular case, despite our efforts. Statoil cannot accept any liability for any inaccuracies or omissions. 12 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

13 Functional overview, EHF Order to Pay w/«invoice Authorizer» Statoil Create PO PO Supplier Receive PO Automatically create SE Invoice/Credit Note Flips PO to invoice, adds line item details and attachments Invoice processesd automatically & posted for payment New inhouse developed «Invoice Authorizer» solution which utilize information from nvoice and PO for automated creation of SE 13 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

14 Technical set-up in Statoil; ecommerce via EHF/PEPPOL Statoil on-premise PO Invoice Workflow SAP ERP IDOC Microsoft BizTalk EHF XML Supplier ERP PEPPOL Statoil s Accesspoint Suppliers Accesspoint 14 Classification: Open 25 oktober 2016 Statoil ASA

15