På møtet er styreleder, nestleder, fem styremedlemmer og to varaer tilstede. Styret er vedtaksdyktig jf. organisasjonens 5-5.

Transkript

1 Tilstede Fra Styret : Andreas-Johann Ø. Ulvestad, Ann-Mari Nesmo, Elling Klepp (skype), Karl Fredrik Haugland, Marcus H. Sæthershagen, Svein Thomas I. Tvedt, Niklas Myklebost og Peder Andreas H. Hulthin Fra Kontrollkomiteen : Frank Henrik Edin, Jens Ådne J. Rydland Fra Ledergruppen : Andreas Lindrupsen, Guro Faller, Bjørn Erik Gundelsby (skype), Andreas Martin Aanerud (skype) Fra Valgkomiteen : Marius Hole, René Råen og Svenn-Olav Frogner Forfall : Mats O. Bristol, Simon E. Valvik, og Vetle Halvorsen På møtet er styreleder, nestleder, fem styremedlemmer og to varaer tilstede. Styret er vedtaksdyktig jf. organisasjonens 5-5. Møtet avholdes på Frivillighetshuset i Oslo. Møtet er satt Saksliste K1 : Godkjenning av innkalling K2 : Valg av møteleder og referent Følgende saker blir behandlet tidligere grunnet tilstedeværelse av medlemmer fra TG-Ledelsen: V10 : Innkjøp av ny videorigg og oppgradering av nåværende videorigg V13 : Crew-festen O2 : TG Pre-Party gjennomgang V18: Innkjøpsliste TG15 V14 : Diskusjon om dekking av hotell/motell O1 : Orienteringer a : Aktivitet b : Medlemsaktivitet/medlemstilbud c : KANDU skal bistå andre arrangement d : Det kreative mangfoldet skal synliggjøres e : Datamiljøets talerør f : Ny visuell identitet g : Organisasjonsseminar h : Arbeidsinstruks for Valgkomiteen i : Arbeidsinstruks for Styret j : Gjennomgang av styringsdokumentene 1/11

2 k : Gjennomgang av alle tolkninger og vedtektene l : Gjennomgang av våre ressurser m : Øke andelen av medlemsmassen som deltar i demokratiet n : Orientering fra Kontrollkomiteen o : Orientering fra Valgkomiteen p : Orientering fra mediegruppa q : Orientering fra driftsgruppa r : Orientering fra kontoret t : Orientering fra Chillout u : Frivillighetshuset V11 : Permisjonssøknad Simon V14 : E-post ang motellet - Styret V15 : Kort/kontant kasse til kontoret V16 : Møtemat og dets innkjøpssted V17 : Gigacon X : Eventuelt X : Videogruppe i KANDU -- strykes, dekket av V1 V19 : Stillinger videre V20 : Konstituering av sekretær V21 : Endring av e-postlister V22: Datatilsynet K1. Godkjenning av innkalling Det foreslås å godkjenne innkallingen med revidert saksliste hvor saker som angår Ledergruppen blir flyttet til starten av møtet. Innkallingen er enstemmig godkjent. K2: Valg av møteleder og referent Marcus foreslås som møteleder. Karl Fredrik foreslås som referent. Det finnes ingen andre kandidater. De foreslåtte kandidatene er enstemmig valgt. V10: Innkjøp av ny videorigg og oppgradering av nåværende videorigg Andreas-Johann orienter om kalkyler som viser at leie av ønsket videoutstyr vil koste 1.6 millioner kroner over de neste 5 årene mens innkjøp vil koste 1.4 millioner kroner. Oppgradering av nåværende rigg vil i praksis dekkes av KANDU-budsjett mens innkjøp 2/11

3 av ny rigg vil dekkes av TG:Events budsjett. KANDU hadde 2.1 millioner kroner i egentkapital ved inngangen av året kr er låst til switchkjøp, disponibelt er reelt 1.6 millioner kroner. Innkjøp vil (trolig) medføre at organisasjonen legger lås på kr. Marcus forlater møtet. Innkjøp i tråd med innkjøpslista (jf. mail sendt styret 24. februar 2015) er godkjent Utstyret skal lagres i Oslo, og vedlikeholdes av ei videogruppe Deler av inntekter fra ny utleie skal gå til vedlikehold blir plassert på Event sitt budsjett for TG kr blir plassert på TG sitt budsjett TG16-TG19 Resterende (ca kr) blir plassert på KANDU sitt budsjett Det opprettes en videogruppe under KANDU som skal forvalte utstyr, under dette regnet både vedlikehold og utleie, gjennom året. Forslaget legges til grunn. Forslaget er enstemmig vedtatt med fem stemmeberettigede. V11: Diskusjon om crewfesten Niklas orienterer om forhold rundt nåværende crewfest-organisering og inviterer til diskusjon om forbedring. Andreas Lindrupsen orienterer om Ledergruppens tidligere diskusjoner om tema. Marcus ankommer møtet. Det blir ikke fattet vedtak i saken. O2: TG Pre-Party gjennomgang Andreas-Johann orienterer om tilstanden på konferanseområder på Frivillighetshuset og teknisk stand etter avviklet arrangement. 3/11

4 V17: Innkjøpsliste TG15 Andreas Aanerud og Svein Thomas orienterer om at alle mellomstore innkjøp er samlet i én liste for å skaffe gode priser og rabatter. Styret godkjenner innkjøp så lenge det er dekket av budsjettet til TG. Enstemmig vedtatt. V12. Diskusjon om dekking av hotell og motell Niklas innleder til diskusjon om retningslinjer og praksis rundt dekking av hotell- og motellrom. Det presiseres at hotell kun dekkes for artister og samarbeidspartnere som eksplisitt har dette i kontrakten sin. Det blir ikke fattet vedtak i saken. Lindrupsen, Aanerud, Guro, Peder, Gundelsby forlater møtet. Ni minutters pause. Mats ankommer møtet. O1a: Aktivitet Ansvarlig : Aktivitetsansvarlig Irene Vi har hatt et par aktiviteter med noe oppmøte. O1b: Medlemsaktivitet/medlemstilbud Ansvarlig : Niklas «Medlemmene skal i 2015 få tilbud om flere aktiviteter og føle at de får mer ut av medlemskapet sitt. Det skal vurderes å tilby flere medlemsfordeler enn tilgang til arrangement.» Det vil bli utført en kvantitativ spørreundersøkelse etter TG. O1c: KANDU skal bistå andre arrangement Ansvarlig : Karl Fredrik «Datamiljøet i Norge er stort, og det finnes et utall av store og små arrangement over hele landet med ulik fokus. KANDU skal tilrettelegge for at det levende ikke-kommersielle arrangørmiljøet i Norge skal fortsatt være sterkt, for eksempel med informasjonsarbeid, arbeide for trygge rammevilkår fra det offentlige og tilby relevant utstyr til utleie. 4/11

5 Tiltak : Opprette prisliste for utstyrsleie, oppdatere utstyrslista på kandu.no, lage rutine for vedlikehold av utstyret.» Intet å melde. O1d: Det kreative mangfoldet skal synliggjøres Ansvarlig : Simon «Datamiljøet i Norge er stort både innen spill og kreativitet. KANDU skal arbeide for å styrke det kreative miljøet, for eksempel ved å tilby kurs, arrangere utstillinger som Pikslar, låne ut komponenter av Digital Kultur og lignende. Det skal vurderes å opprette butikk for å selge bilder som er produsert til datatreff, i tett samarbeid med artister.» Simon er ikke tilstede men det vises til at vi nylig hadde arrangement med dette i fokus. O1e: Datamiljøets talerør Ansvarlig : Simon «Vi vet alle at datakultur er flott og nyskapende, men noen elementer som tar stor plass i det offentlige ordskiftet skal ha det til noe annet. KANDU skal ha en mediegruppe som aktivt taler datamiljøets sak og jobber for en positiv vinkling av datatreff og dataspill.» Ikke tilstede. O1f: Ny visuell identitet Ansvarlig : Simon «KANDUs identitet, herunder visuell framtidning, skal styrkes. En ny visuell identitet skal signalisere KANDU som en dataorganisasjon. Det skal også vurderes å bytte ut nettsida kandu.no slik at den er mer relevant som informasjonskanal for medlemmene. Styret har fullmakt til å bytte ut profilen og nettsiden.» Ikke tilstede. O1g: Organisasjonsseminar Ansvarlig : Andreas-Johann «Styret skal arrangere et organisasjonsseminar hvor det er opplæring i hvordan 5/11

6 ulike organisasjoner drives, og kompetansen til de ulike organene styrkes på deres fagfelt. Det skal settes av god tid til å diskutere hvordan organene ønsker å jobbe, og sørge for at det er en felles plattform for drift samt hvordan ressursene skal brukes.» Andreas-Johann ønsker at KANDU-organer tar et lite møte for å kaste litt ideer i lufta og diskutere hvordan man kan arrangere orgsem. O1h: Arbeidsinstruks for Valgkomiteen Ansvarlig : Elling «Styret og Valgkomiteen skal bli enige om en arbeidsinstruks for Valgkomiteen. Denne skal inneholde forventninger til sammensetning på innstilling, hvordan det er ønskelig at komiteen skal arbeide og andre relevante punkter. I arbeidet rundt innkalling til generalforsamling skal det tydeliggjøres alle frister. Kandidater som stiller til valg skal informeres fortløpende om de er valgbar eller ikke.» Det har blitt laget et utkast og Marcus følger opp. O1i: Arbeidsinstruks for Styret Ansvarlig : Marcus/Svein-Thomas «Styret skal vedta en arbeidsinstruks som gjelder for seg selv. Denne skal dekke hvilke saker som er relevante å løfte opp til styremøter for vedtak, hvordan styremøter skal avholdes, hvordan e-postdiskusjoner og -voteringer skal foregå og hvilke fullmakter som er delegert videre til for eksempel Kontoret. Styret skal be Kontrollkomiteen om innspill før endelig vedtak av arbeidsinstruks.» Intet å melde. O1j: Gjennomgang av styringsdokumentene Ansvarlig : Andreas-Johann «De formelle styringsdokumentene som økonomiregelverk skal gjennomgås og oppdateres. Regelverket skal være lettfattelig, forståelig og så ubyråkratisk som mulig mens det samtidig gir trygg forvaltning av ressursene til organisasjonen. Viktige prosesser som håndtering av innmeldinger, fakturering og andre økonomirutiner skal dokumenteres skriftlig.» Intet å melde. 6/11

7 O1k: Gjennomgang av alle tolkninger og vedtektene Ansvarlig : Marcus «Kontrollkomiteen skal fram til generalforsamlinga i 2015 gå gjennom alle tolkninger samt vedtektene som helhet. Komiteen skal foreslå vedtektsendringer som medfører tydeliggjøring av regelverket. Det skal legges opp til diskusjon om de ulike punktene på generalforsamlinga. Alle tolkninger som gjøres i løpet av et år skal enten legges fram som vedtektsendringer til neste generalforsamling eller legges ved som vedlegg til vedtektene som er publisert på nettsidene.» Kontrollkomiteen har hatt et møte for å diskutere tolkinger og vedtekter og skrive vedtektene på nytt. O1l: Gjennomgang av våre ressurser Ansvarlig : Svein-Thomas «KANDU har store mengder ressurser, både i form av avtaler, egenkapital, omsetning, frivillige og utstyr. Rutiner for inngåing av avtaler, regnskapsføring, pengeflyt og annen bruk av ressurser skal gjennomgås. Alle rutiner skal dokumenteres, og ved behov, utarbeides nye rutiner.» Lite å melde; Svein Thomas har vært i dialog med Frank (Logistikk-chief TG15) for å diskueter pakking av utstyr. Niklas nevner at vi snart vil få nytt logistikksystem som utvikles av TG15:Info:Systems. Det har blitt bestilt 5k RFID-merker som leveres før påske. Styret tar pause i orienteringene og går videre på vedtakssaker. O1m: Øke andelen av medlemsmassen som deltar i demokratiet Ansvarlig : Niklas «Kandu skal utrede tiltak for å øke andelen av medlemsmassen som kommer med innspill til organisasjonen. Styret skal i denne prosessen vurdere tiltakene å gjennomføre Generalforsamling i tilknytning til The Gathering og bruk av elektronisk kommunikasjonsverktøy for større medlem deltakelse.» Niklas jobber med Guro om å utarbeide et medlemsmøte i auditoriet i Vikingskipet. V11: Permisjonssøknad fra Simon Simon ønsker midlertidig permisjon fra sitt verv grunnet arbeidssituasjon som krever 7/11

8 for mye tid til å kunne oppfylle sitt verv. Simon E Valvik får innvilget permisjon, og oppfordres til å innen en måned før generalforsamlingen tydelig gi tilbakemelding til Styret om han kommertil å gjenoppta sine plikter eller ønsker å stille plassen sin disposisjon. Styreleder følger opp saken. Enstemmig vedtatt. V17: Gigacon Gigacon ønsker sammarbeid med KANDU. Svein Thomas og Marcus har vært i dialog med Gigacon. Kristian Pettersen, fra Gigacon, har på annet medium lovet betaling for switchleie fra nytt selskap men har ikke betalt andre faktura innen fristen. Det blir ikke fattet vedtak i saken. Svein Thomas forlater møtet. O1n: Orientering fra Kontrollkomiteen Ansvarlig : Kontrollkomiteen Jens Ådne orienterer om at KK har hatt en vurdering av John-Morten Malerbakkens forespørsel om hvorvidt Ledergruppa er habile angående beslutninger om motellrom. O1o: Orientering fra Valgkomiteen Ansvarlig : Valgkomiteen VK bemerker at de ser lite av aktiviteten til Styret og eterlyser protokoller. O1p: Orientering fra mediegruppa Ansvarlig : Mediegruppa Ikke tilstede. O1q: Orientering fra driftsgruppa Ansvarlig : Driftsgruppa Ikke tilstede. 8/11

9 O1r: Orientering fra kontoret Ansvarlig : Ida Marie Orienteringer fra kontoret har blitt sendt Styret på epost. O1s: Frivillighetshuset Ansvarlig : Karl Fredrik/Niklas KANDU har vært i møte med EO, OD, LNU og Hyperion for å diskutere ansvarsfordeling og forvaltning av K1 på Frivillighetshuset. KANDU har tatt mye av kostnadene for oppussing og vedlikehold og mye av inntektene fra utleie av konferansesalene i 2014 vil gå til KANDU for å tilbakebetale for oppussing og andre utlegg. Videre arbeides det med ymse forbedringer av konferansesal som elektrisk og male tak og vegger. O1u: Orientering fra Chillout Ansvarlig : Svein-Thomas Arbeidet mot TG går fremover, ikke så mye å melde. Merknad til protokoll: Det foreslås at Styreleder følger opp orienteringssakene og ber om orientering per epost innen mandag 16. mars. V15: Kort/kontant kasse til kontoret Andreas-Johann orienterer om kontorets ønsker om en kontaktkasse til småkjøp. Andreas-Johann tar saken videre for å kartlegge behovet. Enstemmig vedtatt. V16: Møtemat og dets innkjøpssted Andreas-Johann orienterer om dagens situasjon og pengebruk på møtemat. Det vil forberedes presiseringer og føringer til behandling av økonomisk reglement. Det fattes ikke vedtak i saken. V19: Stillinger videre 9/11

10 Andreas-Johann orienterer om nåværende stillinger og inviterer til debatt om hvorvidt KANDUs struktur, med arbeidsfordeling mellom Styret og kontoret ved ansatte. Andreas-Johann og Marcus vil ha en medarbeidersamtale med KANDUs ansatte og bringer saken videre til neste styremøte. Enstemmig vedtatt. V20: Konstituering av sekretær Simon ønsker å trappe ned fra rollen som sekretær noe som medfører at Styret må konstituere en ny sekretær. Følgende kandidater er foreslått: Niklas Niklas er nominert til sekretær med Karl Fredrik som skygge. Det finnes andre kandidater og Niklas konstitueres ved akklamasjon. V21: Endring av e-postlister Andreas-Johann foreslår muligheten til å legge KK og VK til på Styrets epost-liste. VK og KK legges til på med observatørrolle, og Styret får ny lukket epost-liste med adresse Enstemmig vedtatt. V22: Sak fra Datatilsynet Marcus orienterer om status på dialog med Datatilsynet i forbindelse med informasjonslekkasje-saken. Datatilsynet mottok en klage fra en part som ble pårørt i saken. Marcus har svart Datatilsynet og invitert til videre dialog. Det fattes ikke vedtak i saken. Neste styremøte vil avholdes onsdag 8. april. 10/11

11 Møtet heves /11