Orienteringer: Styret sin orientering

Transkript

1 Sak 6A, forberedt av Marcus Sæthershagen Orienteringer: Styret sin orientering Dette dokumentet er Styrets sin orientering for arbeidsåret Orienteringen inneholder hovedpunktene for aktiviteten i organisasjonen og hvilken retning en p.t. holder. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar Styret sin beretning til orientering Innhold: Del A: Organisasjon Styrets sammensetning og arbeid i perioden Kontor på Frivillighetshuset Sosiale Medier Samarbeid med andre organisasjoner Utleieordning Lager, lagersystem og infrastruktur Arbeidsgrupper Organisatoriske endringer og ansatte Investeringer og økonomi Del B: Aktivitet Chillout Minecraft LAN Andre små arrangementer Del C: Større arrangementer The Gathering Side 1 av 6

2 Del A: Organisasjon Styrets sammensetning og arbeid i perioden Leder Marcus Sæthershagen Nestleder Svein Thomas Tvedt (konstituert for 1 år på styremøte ) Styremedlemmer Simon Eriksen Valvik, konstituert sekretær (trakk seg fra styret ) Andreas Johann Ulvestad, konstituert kasserer Elling Klepp Mats O. Bristol Peder Hulthin Varamedlemmer 1. Karl Fredrik Haugland (rykket opp til styremedlem ) 2. Niklas Myklebost 3. Ann Mari Nesmo Andreassen Styret har i perioden gjennomført 11 fysiske styremøter, 3 møter på henholdsvis gjennom videokonferanser og 4 arbeidsmøter samt hatt høy aktivitet pr. . Styret har i tillegg fattet 18 vedtak gjennom epostvotering, de fleste av disse voteringene omhandlet godkjenning av avtaler for The Gathering. Styrets arbeid i perioden har vært preget av en god, saklig tone. Det har vært mange diskusjoner, men alle har vært rundt sak. I motsetning til mange tidligere styresammensetninger har dette styret ikke måttet bruke tid på drama og saker som ikke gavner KANDU, hverken internt genererte eller utenfra. Av negative sider kan det sies at deltakelsen fra enkelte styremedlemmer har vært noe lav, uten at dette har hemmet styrets arbeid i særs grad. Kontor på Frivillighetshuset KANDU har det siste året jobbet med å fullføre flytting til Frivillighetshuset på Tøyen. I prosessen har vi innredet nytt kontor til ansatte og frivillige. Styret håper at det nye kontoret kan brukes aktivt av ansatte og frivillige, og at vi kan skape en aktiv møteplass for organisasjonens engasjerte. I tillegg til kontor har vi nå innredet og tatt i bruk lager i 3. etasje på bygget, og vi vil innrede pallelager i 1. etasje når det står klart til bruk. KANDU har vært representert i styret til Frivilligetshuset gjennom året, og har også vært representert i K1 gruppa som håndterer utleie og bruk av konferansesal K1 i Frivillighetshuset. Organisasjonen har bidratt økonomisk til etablering av K1 gruppen, og investeringer og drift knyttet til konferansesalen. Gjennom utleie av konferansesalen har vi nå begynt å få tilbakebetalt de midlene vi har investert. Sosiale Medier Sosiale Medier og i Medier generelt: KANDU har en tilstedeværelse i sosiale medier gjennom platformer som Facebook og Twitter. Begge to blir brukt, om enn noe sporadisk, for å annonsere hendelser utad til våre følgere og medlemmer. I 2015 har det ikke blitt publisert mye. Dette er et bevisst valg KANDU har gjort. Hovedandelen av våre medlemmer kommer gjennom The Gathering, og i de fleste tilfeller er det ønskelig å nå ut til dem via den kanalen. KANDU har i samarbeid med The Gathering og Hyperion delt noen saker seg imellom, som er av felles interesse for alle medlemmene som et kollektiv. Side 2 av 6

3 KANDU : The Gathering: Samarbeid med andre organisasjoner Det har i perioden vært noe samarbeid med andre organisasjoner, utover de samarbeidspartnere som tilknytter seg The Gathering. Som alltid har KANDU hatt ett tett og godt samarbeid med paraplyorganisasjonen Hyperion. KANDU har deltatt aktivt i de demokratiske organene KANDU har representanter i. KANDU har også deltatt aktivt i komiteer og arbeidsgrupper i Hyperion. KANDU har også hatt kontakt med en del bedrifter, målet med denne kontakten har vært å se på nye samarbeidsprosjekter og medlemstilbud for KANDU. Enkelte tidligere samarbeidsprosjekter, som for eksempel samarbeid med Ranking Battles Norway har hatt noe nedgang i perioden. Utleieordning Utleieordningen til KANDU består av utleie til både større og mindre arrangementer i Norge. Hittil i år har vi fått inn ,00 kr i utleieinntekter. Og vi har ,25 kr utestående som forventes å komme inn på kontoen innen denne måneden. Det utstyret som leies ut mest er svitsjer, hovedsakelig D link 48 porters svitsjer. I år investerte vi i nye junipersvitsjer, men de er fortsatt i en prøveperiode når det gjelder utleie. Utleie av videokonferanseutstyr er den andre store posten i utleieinntekter, da vi både leier utstyr og assisterer under konferanser. Side 3 av 6

4 Lager, lagersystem og infrastruktur KANDU flyttet i 2014 inn i nytt kontorlokaler i Kolstagata 1. I den forbindelse ble lageret vedtatt flyttet til samme bygg. Det har vært en del frem og tilbake med andre parter i huset, som har gitt noen utfordringer rundt dette. Det ble i høst gjort store fremskritt,og vi fikk overlevert deler av ytelsene som er beskrevet i leieavtalen. Vi har fått overlevert ett lager for plukk og høyverdilager. Til dette har vi gått til innkjøp av nye hyller og oppbevaringsenheter. Alt som er på dette lageret er meldt inn i vårt logistikksystem. Meste parten av det som er lagret her vil bli gjort tilgjengelig for utleie av andre. KANDU venter på overtagelse av en ny del av huset som skal brukes som pallelager. Frem til dette er ferdigstilt har vi en mellomløsning. Dette skal fungere som fast lager for KANDU sin utstyrspark, noe som gjør pakking og utleie for arrangementer både interne og eksterne vesentlig lettere. Vi har også gjort opp siste del av våre forpliktelser i våre gamle lokaler i Akersbakken 12, og vi anser oss ferdig med AB12 nå. Det ble før The Gathering 2015 i våres, etter en lang prosess og fantastisk innsats fra involverte parter gått til innkjøp av helt nytt nettverksutstyr til bruk på The Gathering og til utleieformål. Ved dette innkjøpet har KANDU styrket sin portefølje av nettverksutstyr dramatisk. Kantswitcher er fornyet, og vi er nå i svært stor grad selvforsynte på kant og distro nettverk. Arbeidsgrupper Lagergruppe Allerede dekket av punktet Lager, lagersystem og infrastruktur. Mediegruppen Mediegruppens oppgave er å være mottakere av nyhetsovervåkningsvarsler og melde fra om saker som er av større interesse for KANDU. Styret har rådført seg med mediegruppen der dette har vært naturlig ifm behandling av potensielt mediesensitive saker. Mediegruppen har i stor grad vært inaktiv den siste tiden pga frafall av flere aktive medlemmer. Videogruppen Det ble før The Gathering 2015 kjøpt inn en betydelig videorigg, og i den forbindelse ble det også opprettet en videogruppe. Gruppen har ansvar for drift, vedlikehold og formidling av KANDUs videorigg. Denne gruppen består av folk med god erfaring innen for media, og mediaproduksjon Driftsgruppen Driftsgruppen er gruppen som KANDU har hatt i årevis som har ansvar for helhårlig drift av alle KANDU sine informasjonssystemer og maskinvarer. Denne gruppen har historisk sett bestått av de samme medlemmene som The Gatherings Tech:Server, med enkelte unntak. Organisatoriske endringer og ansatte Som kan leses av punktet over har KANDU i perioden har en stor satsning på å skille visse området ut i arbeidsgrupper med særkompetanse på et område. Dette har som mål at styret kan drive mer visjonær ledelse av organisasjonen og mindre arbeidsfokus i styret. Styret har også i perioden videreført stillingene Organisasjonssekretær og Aktivitetssekretær og som mange har fått med seg, ansatt en generalsekretær for organisasjonen. Valget å gå til ansettelse av generalsekretær var et ledd i arbeidet om å sørge for bedre daglig drift av organisasjonen, i sammenheng med den nye satsningen på arbeidsgrupper. Generalsekretæren startet i stillingen i Oktober i 20% og starter i desember i 80% stilling. Side 4 av 6

5 <Generalsekretær presenteres>, se også vedlegg Investeringer og økonomi Styret har i denne perioden gjennomført to store investeringer; kjøp av nytt videoutstyr og kjøp av nye switcher. Begge innkjøpene ble gjennomført etter omfattende prosesser hvor det ble gjort vurdering av organisasjonens evne til å betjene lån for å dekke innkjøpene, utstyrets utleiepotensiale og brukspotensiale innad i organisasjonen. Ettersom switchparken til KANDU begynnner å bli utdatert og velbrukt ble det startet en prosess med å utforske muligheten til å investere i nytt nettverksutstyr høsten Kjøp av nye switcher ble vedtatt 1. desember 2014 etter en utdredning og andbudsrunde gjennomført av Tech organizer for TG15. Det ble utarbeidet flere flere mulige alternativer, og Styret valgte å gå for et alternativ hvor kostnaden deles mellom KANDU og The Gathering, og spres over flere år. Kostnadsrammen for investeringen ble satt til 1.8 mill. kr. KANDU har i flere år forvaltet diverse videoutstyr for direktesendte videoproduksjon og nettverksstrømming. Utsyret har blant annet blitt brukt til å dekke KANDUs generalforsamling, samt årsmøter og liknende for flere landsdekkende organisasjoner. Med bakgrunn i at dette utstyret begynner å bli utdatert, og at The Gathering ser behov for mer videoutstyr, ble det startet en prosess for innhenting av tilbud på nytt utstyr. Styret vedtok å bruke rundt 1.4 mill. kr på investeringen. Det er satt som mål at deler av switch kjøpet og video kjøpet skal dekkes av utleie. Del B: Aktivitet Chillout Chillout ble som vanlig gjennomført i på The Gathering 2015, under en noe endret format, vi ser at Chillout på The Gathering 2015 hadde en liten nedgang i kvalitet. Chillout ble for mye fokusert på tilbud på standen. Dette medførte at informasjon om KANDU, som er Chillouts viktigste oppdrag, ble overskygget av aktiviteter og andre tilbud på standen. Chillout hadde, som i tidligere år, et veldig godt samarbeid med Hedmark Fylkeskommune om et sunt tilbud til deltakerne på The Gathering. Dette samarbeidet ble i år dog veldig arbeidskrevende, tilbudet var dog en suksess og ble godt tatt imot av deltakerne. Andre aktiviteter inkluderte daglig magic draft, organiserte konkurranser i brettspill og andre småkonkurranser. V Styret føler at Chillout over de siste årene ikke har fungert optimalt. Etter The Gathering 2015 har styret gjennomført en evaluering av hva chillout burde være. Styret kom i denne prosessen frem til at Chillout i sin nåværende form ikke fungerer optimalt som et talerør for KANDU og arbeider i skrivende stund med ledelsen for The Gathering for å se på nye måter å synliggjøre KANDU på en god måte på The Gathering. SpillExpo 2015 KANDU var tilstedet på Spillexpo 2015 i Lillestrøms Varemese i et sammarbeidsrpojekt mellom KANDU, The Gathering og Hyperion. dette følte vi at fungerte veldig bra og der noe vi ønsker og videreføre i større grad med tetter sambriede med externe parter slik som Hyperion. Minecraft LAN Høsten 2014 ble det arrangert et Minecraft LAN her på huset i regi av KANDU. Vi fikk låne en server av IT selskapet CDS til å hoste den under LAN et samt en av deres ansatte som er glad i spillet kom og hjalp oss å drive den dennne kvelden. Side 5 av 6

6 Premier til konkurransen vi hadde ble sponset av Outland hvor vi fikk inn diverse Minecraft ting til en verdi av 2.500, Det deltok ca 40 stk. online og 7 stk. i lokalet vårt her på tøyen. Medlemsmøte med ISOC I november var det medlemsmøte hvor vi sammen med ISOC (Internet Society, organisasjonen som eier.org toppdomenet og arbeider for demokratisk informasjonsdeltakelse). Medlemsmøtet hadde mye diskusjon, både teknisk og prinsippmessig, om sensur og overvåking på internett. KANDU og ISOC skal samarbeide om nye aktiviteter for teknisk interesserte. Creative Weekend Det ble arrangert en helg med aktiviteter som satte fokus på kreativ databruk. Vi hadde for anledninga leid lokalet Månefisken, og det var godt med oppmøte. Andre små arrangementer Vi har forsøkt å holde en jevn aktivitet gjennom året. Denne aktiviteten har også vært variert mellom pre TG party til S.D.F.G her på huset. Vi har hatt totalt 13 aktiviteter som er en god blanding mellom både egne og i samarbeid med TG og RBN. Vi har hatt en del Spill Demo Film og Grilling/Pizza arrangementer. Etter påske inngikk vi også et samarbeid med Ranking Battles Norway, der de arrangerer aktiviteter gjennom oss og de som deltar betaler medlemskap i begge foreninger. Vi har fått inn den del medlemmer på denne måten og også fått mer varierte aktiviteter. På vinteren hadde vi en stand under vintermarkedet på Tøyen hvor vi viste fram datainteressene. Del C: Større arrangementer The Gathering Side 6 av 6