Til seksjonseierne i Sameiet Idun Syd

Transkript

1 1 Til seksjonseierne i Sameiet Idun Syd Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 215. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Idun Syd det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen. Vel møtt! Hilsen Styret Sameiet Idun syd Lillogata 2,4,6,1 og Oslo Styrets e-post: styret@idunsyd.no Sameiets hjemmeside:

2 2 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Idun Syd avholdes torsdag kl. 18. i Treschows hus (Sagene seniorsenter) Treschowsgate 2 A Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 215 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 3 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 3 varamedlemmer for 1 år C) Valg av valgkomité Oslo, Styret i Sameiet Idun Syd Heidi Nordin/s/ Torunn Gløtta/s/ Unni Merete Kirste/s/ Idar Lund/s/ Steinar Undrum/s/

3 3 ÅRSBERETNING FOR 215 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Heidi Nordin Lillogata 2 Styremedlem Torunn Gløtta Lillogata 12 Styremedlem Unni Merete Kirste Lillogata 12 Styremedlem Idar Lund Lillogata 6 Styremedlem Steinar Undrum Lillogata 1 Varamedlem Anne Seland Lillogata 2 Varamedlem Anders Sundal Lillogata 6 Varamedlem Monica Helene Unosen Lillogata 2 Valgkomiteen Bård Beldring Fossumhavene 3 Walborg Krosshaug Lillogata 1 Synnøve Paulsen Lillogata 12 Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 3 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Idun Syd Sameiet består av 1 seksjoner. Sameiet Idun Syd er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 3 Sagene i Oslo kommune med følgende adresse: Lillogata 2 Lillogata 6 Lillogata 1 Lillogata 12 Gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Idun Syd har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.

4 4 Til årsrapporten, Styrets arbeid i perioden 215/216 De største og mest krevende oppgavene har vært salg av el-bil plasser og installasjon av el-bil ladere i garasjen. Nå er begge plassene solgt, og inntektene blir godskrevet regnskapet i 216. Alle ladere er installert og rutine for avlesing av strøm og betaling er gitt til de som har bestilt lader på sin plass. Styret har i 215 gjennomgått avtalene for sameiet (ca. 15 stk) og endret litt på noen, samt forlenget de som gikk ut, eks. er vinteravtale forlenget, hvor vi deler området foran blokkene med Idun Nord. Det er inngått en stor avtale med Hageform om stell av uteområdet. Vi har inngått ny avtale Canal Digital noe som medfører en bedre avtale med raskere bredbånd til samme pris som før. Forsikringen vår et utvidet til å dekke utgifter ved evt. skadedyrangrep. Vår nettside, er vår viktigste informasjonskanal til beboerne. Denne oppdateres jevnlig, husk å sjekke der først hvis du lurer på noe! Vedlikehold: Det skal utarbeides ny vedlikeholdsplan 216, dette kan inkludere eks. spyling av rør, vask av vegger blokkene og andre ting som anbefales gjort etter 4-5 år. Gulvene i kjelleren mot garasjen og bodene er reparert og malt med epoxy Vi har hatt flere kontroller og reparasjon av heis i D. Diverse dører er reparert eks. grunnet tvungen åpning ved flytting, steiner, etc. Vi har sjekket bruk av dørsensor, men systemet er følsomt for temperatursvingninger, mm Vi har satt opp nummerskilt foran hver oppgang, samt installert lys i portalen. Garasjedøren er reparert som følge av slitasjeskade. På uteområdet har vi fått fjernet den ene sandkassen, lagt gress og beplantet alle «utekassene». Det er inngått avtale om oppgradering og vedlikehold av plen, trær, busker og planter. Brannsikringene er kontrollert av Norsk brannvern; kontroll, test av klokker Gulvene i garasjen vaskes og feies hver vår. Sykkelbodene ute feies 2 ganger i året Det bestilles container to ganger i året, rett etter jul og i mai/juni. Vi har forsøkt å klage på ytterligere ting som vi mener er utbyggers ansvar, men det er svært vanskelig å få gjennom noe hos AF etter såpass lang tid. Vi har fått skiftet noen fliser som var brukket, men må mest sannsynlig betale all maling i kjellergangene selv. Vi hadde befaring av bygningsekspert som var enig med oss i at AF burde utbedre ytterligere ting, men dette hjalp ikke. AF har fortsatt en utestående oppgave med å tett lekkasje i garasjen (ved D blokka).

5 5 Sikring av blokker, boder, postkasser og sykkelboder som følge av innbrudd: Vi har skiftet reparert dører inn til bodområdene og dørene til disse og inngangsdørene til blokkene vil bli forsterket. Styret innhentet tilbud på elektroniske brikker som erstatning for nøkler. Fordelen er at låsene kan omprogrammeres slik at brikker på avveie ikke virker. Med nøkler på avveie må alle sylindere og nøkler skiftes. Brikkeløsning er imidlertid svært kostbart og gir ingen sikring mot innbrudd. Styret vil derfor ikke gå inn for denne løsningen. Styret vil vurdere å kjøpe vakttjenester hvis det blir flere innbrudd. Vi har sjekket sikring av postkasser, men firmaet vi ble anbefalt sa at det hjelper lite og at det blir veldig dyrt siden vi da må bygge om hele postkasse «brønnen». I tillegg til disse sakene har en rekke forespørsler og mindre omfattende forhold vært behandlet: Terrassestolpe må byttes i F Reklamasjon på kondens i verandaglass Sjekket sak vedr. blikkskjerming mot vann på verandaer Vurdert sak vedrørende oppheng skiboks i garasje Det er påvist fabrikasjonsfeil ved noen av porttelefonene. De som får problemer skal melde fra til Wickstrøm og det blir foretatt utskiftning.

6 6 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 215 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 216. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 215 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 215 var til sammen kr ,- Dette er kr 1 68 høyere enn budsjettert. Andre inntekter består i hovedsak av utleie av biloppstillingsplass. Kostnader Driftskostnadene i 215 var til sammen kr ,- Dette er kr 42 84,- lavere enn budsjettert. Resultat Årets resultat på kr 411 3,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr ,- For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 7 KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 216 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 216. Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Andre inntekter Det er solgt 2 stk garasjeplasser som til sammen gir en inntekt på kr 748,- til sameiet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 665,- til løpende vedlikehold i sameiet. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 215. Forsikring Forsikringspremien for 216 har økt med kr ,- Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Idun Syd. Lån Sameiet Idun Syd har ikke lån. Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 216. Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året 216. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Sameiet Idun Syd Heidi Nordin/s/ Torunn Gløtta/s/ Unni Merete Kirste/s/ Idar Lund/s/ Steinar Undrum/s/

8

9

10 1 RESULTATREGNSKAP Regnskap 215 Regnskap 214 Budsjett 215 Budsjett ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 12 Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER

11 11 BALANSE Note EIENDELER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER 13 SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse Garantiansvar Oslo, , STYRET I SAMEIET IDUN SYD Heidi Nordin/s/ Idar Lund/s/ Torunn Gløtta/s/ Unni Merete Kirste/s/ Steinar Undrum /s/

12 12 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak.. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid.. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene.. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Felleskostnader Seksjonert lokale TV Strøm/lys Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER

13 13 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Leie biloppstillingsplass SUM ANDRE INNTEKTER 6 6 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 214/215, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS Boligintituttet AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold fyringsanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg Drift/vedlikehold garasjeanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD

14 14 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 1 ENERGI/FYRING Elektrisk energi Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita Trykksaker Telefon, annet Porto Gaver Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Avsatt fjernvarme refunderes fra Sameiet Idun Nord Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 216) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 216, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 216.

15 15 4. Godtgjørelse til styret. Honorar til det sittende styret for perioden 215/216 foreslås satt til kr 15,- VALGKOMITEEN INNSTILLER FØLGENDE PERSONER: A. Som styremedlemmer for 2 år foreslås: Monica Unosen Lillogata 2 Olav Fossbakken Lillogata 2 Sveinar Stormark Lillogata 6 Styremedlemmer som ikke er på valg: B. Som varamedlemmer for 1 år foreslås: 1. Astrid Olsen Lillogata Anne Seland Lillogata 2 3. Bjørn Arve Lie Lillogata 2 C. Som valgkomité for 1 år foreslås: Unni Merete Kirste Lillogata 12 Synnøve Paulsen Lillogata 12 Walborg Krosshaug Lillogata 1 I valgkomiteen for Sameiet Idun Syd Bård Beldring Walborg Krosshaug Synnøve Paulsen

16 16 Orientering om sameiets drift Styrets arbeid Styret Styret kan kontaktes på E-post: Styret minner om at det er svært viktig at beboere og utleiere setter seg inn i informasjon som ligger på sameiet Idun Syds hjemmeside Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Sameiet har avtale med OBOS Eiendomsdrift AS som ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 2333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.