Til seksjonseierne i Marienfryd Hus C3 Sameiet

Transkript

1 Til seksjonseierne i Marienfryd Hus C3 Sameiet Velkommen til sameiermøte. Tirsdag 4. april 2017 kl i barnehagen Espira i 1 etg (hovinveien 37E). Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Marienfryd Hus C3 Sameiet det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Marienfryd Hus C3 Sameiet Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Marienfryd Hus C3 Sameiet avholdes tirsdag 4. april 2017 kl i Barnehagen Espira. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Ikke ha kollektiv avtale om TV fra Get B) Valg av revisor Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 1 varamedlemmer for 1 år C) \Valg av representanter til utomhus- og garasjesameiet Oslo, 8. mars.2017 Styret i Marienfryd Hus C3 Sameiet Tone Johansen /s/ Achraf Bougroug /s/ Tina Rønning Lund /s/

3 3 Marienfryd Hus C3 Sameiet ÅRSBERETNING FOR 2016 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Tone Johansen Hovinveien 37 F Styremedlem Achraf Bougroug (på valg) Hovinveien 37 F Styremedlem Tina Rønning Lund (ikke på valg) Hovinveien 37 F Varamedlem Jan Rune Haug (ikke på valg) Hovinveien 37 F Styrets medlemmer består i dag av 1 mann og 2 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Marienfryd Hus C3 Sameiet Sameiet består av 51 seksjoner. Marienfryd Hus C3 Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 2 Grunerløkka i Oslo kommune med følgende adresse: Hovinveien 37 E Hovinveien 37 F Gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Marienfryd Hus C3 Sameiet har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.

4 4 Marienfryd Hus C3 Sameiet Styrets arbeid Styrets kommentarer på hva vi har gjort: Hatt 10 styremøter, noen befaringer og noen «på gangen» møter Mottatt og behandlet mail, reklamasjoner og klager fra seksjonseiere og leietakere. Besluttet at vi foreløpig ikke skal ha video overvåkning i bod området. På sameie møte ble det godkjent og besluttet at vi skal sette opp gjerder i bodene opp til tak. Grunnet en del uforutsette utgifter fra Utomhus har styret lagt dette på is inntil videre vi har ikke hatt noen tilfeller som gjør at dette haster. Vi har laget en video som forklarer rutiner vedrørende brannsikkerhet i C3. Denne er lagt ut på vår hjemmeside. Vi har hatt en brannøvelse, som ikke ble varslet i forkant. Vi har justerte følsomheten av brannvarslingssystemet i enkelte leiligheter. Vi har hatt mye oppfølging av ISS i forhold til kvaliteten på renholdet. Vi har hentet inn tilbud fra Bygårdsservice vedrørende renhold og de overtar renhold fra 1. februar. Dette medfører en kostands-reduksjon på kr 3000,- pr. måned. Vi har utvidet renhold til å omfatte 2 dager per uke. Den ene dagen tas kun hoved etasje. Sendt ut mail til alle seksjonseiere og leietakere med oppfordring til ett fornuftig bruk av fjernvarme via oppvarming. Vi har installert automatiske døråpnere på hoveddør og 2 dører ut mot garasjen. Støtte fra Oslo Kommune i forbindelse med tilgjengelighetstiltak på kr ,-. Diverse innkjøp av postkasseskilt, ugler til tak og andre småting Fulgt opp diverse reklamasjoner overfor Veidekke i fellesarealer etter ett års kontroll. Laget ett opplegg for å sende info mail til nye seksjonseiere/leietakere Sendt skiftelige klager til 2 seksjoner, samt noe klage på støy. Hatt en gjennomgang av kjellerboder og varslet og fulgt opp der det blir lagret for høyt i forhold til hva sprinkleranlegg tillater. Innhentet priser på side markiser fra Solskjermingsgruppen. Etter forslag fra en leietaker som ønsket å ha fryser i kjellerbod, innhentet vi tilbud på å legge opp kontakter i kjeller boder. Dette vil bli kostbart både for sameiet og hver enkelt seksjon så dette har vi besluttet å ikke gå videre med. Laget ett system for jevnlige HMS vernerunder utført av styret. Hatt diverse oppfølging i forhold til heis.

5 5 Marienfryd Hus C3 Sameiet Vi har fått forslag om å sette opp noen ekstra spotter i heis, samt sette opp ett speil. Styret har vurdert kostanden for dette som for høy. ( ). Hatt en gjennomgang av brøken vi får kostander fra Utomhus. Vi har fått godkjent en ny brøk for renovasjon og opprinnelig brøk for resten av kostandene til Utomhus. Årsaken til dette er fordi barnehagen var med i brøken for renovasjon, selv om de har egen renovasjon. Skjeveldingen i kostnader rettes opp i. Inngått avtale med Homenet vedørende fiberløsning. Dette har ikke vært helt problemfritt og vi jobber fortsatt med en løsning for 9 leiligheter som ikke har fått fiber pr. januar Inngått fellesavtaler i samarbeid med de andre sameiene i Marienfryd for: o EDA (elektrisk, brannsystemer) o Sparebanken 1 (forsikring) o OTIS (heis) o IBL (ldører, lås) o Randem&Hybert (ventilasjon) Som allerede nevnt har vi blitt belastet en del ekstra fra Utomhusstyret i 2016, og våre kostander til utomhusstyret vil øke i Vi som styre har varslet at vi synes at noen av Utomhus sine beslutninger vedrørende investeringer ikke er helt i tråd med hva vi ser som fornuftig. Styrets kommentarer på hva vi har planer om videre i 2017: Vi innhenter priser fra Bygårdsservice vedrørende vaktmestertjenester Følge opp dette med at det samler seg mye vann enkelte steder i garasje delen til C3 når det er mye snø som følger med biler inn. Det som skulle utbedres er gjennomført. Følge opp og lage ny avtale vedrørende heiskontroll. Den vi har i dag utløper i Vurdere hva vi gjør i forbindelse med Get og TV fra september KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2016 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2016 var til sammen kr ,-.

6 6 Marienfryd Hus C3 Sameiet Dette er høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak økning av innkrevde kostnader til kabel-tv/brebånd. Andre inntekter, kr ,- består i hovedsak av tilskudd fra Oslo Kommune. Kostnader Driftskostnadene i 2016 var til sammen kr ,-. Dette er ca. kr ,- høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak større kostnader til drift og vedlikehold, større kostnader til kommunale avgifter og økte kostnader bredbånd etter ny avtale med HomeNet.+ Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr ,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2017 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr ,- til normal drift og enkelt vedlikehold. Kommunale avgifter i Oslo kommune Oslo Kommune har ikke budsjettert med endring i de kommunale avgiftene for Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2017 forventes å være lik premien i Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 4,2 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Marienfryd Hus C3 Sameiet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,65 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2017.

7 7 Marienfryd Hus C3 Sameiet Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 8. mars 2017 Styret i Marienfryd Hus C3 Sameiet Tone Johansen /s/ Achraf Bougroug /s/ Tina Rønning Lund /s/

8

9

10 11 Marienfryd Hus C3 Sameiet DRIFTSINNTEKTER: MARIENFRYD HUS C3 SAMEIET RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kostnader sameie Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./- KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

11 12 Marienfryd Hus C3 Sameiet BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Andel egenkapital i fellesanlegg SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Andel egenkapital i fellesanlegg SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar Oslo, 8.mars.2017, STYRET I MARIENFRYD HUS C3 SAMEIET Tone Johansen /s/ Achraf Bougroug /s/ Tina Rønning Lund/s/

12 Marienfryd Hus C3 Sameiet NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Seksjonert lokale TV Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER OBOS BBL, sluttoppgjør 182 Oslo Kommune, tilskudd SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Annen lønn, ikke feriepenger -999 Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er

13 14 Marienfryd Hus C3 Sameiet derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Annen lønn gjelder godtgjørelse for video brannopplæring. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret og annen lønn. Det ble ikke tatt høyde for økt arbeidsgiveravgift ved budsjettering av økt styrehonorar. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2015/2016, og er på kr I tillegg har styret fått dekket bevertning for kr 94, jf. noten om andre driftskostnader. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Andre konsulenthonorarer SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Årsak til at denne posten er såpass mye utover budsjett skyldes noen investeringer som ble gjort i Dette er blant annet sykkelstativ kr 30690,-, Sikring av kjellerbod-dører og inngangsdører kr 24492,-. Dørautomatikk kr ,- (her fikk vi tilskudd fra Oslo Kommune på kr 75000,- ) Ingeborg beslag og låssystemer AS SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold fyringsanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Renovasjonsavgiften kom som en uforutsett kostnad fra Utomhus Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

14 15 Marienfryd Hus C3 Sameiet NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -948 Verktøy og redskaper Driftsmateriell Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte -94 Porto Bankgebyr Velferdskostnader -510 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 175 Renter av sparekonto i OBOS-banken Andel renteinntekter fra Marienfryd Utomhussameie 24 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -209 Andel rentekostnader fra Marienfryd Utomhussameie -37 SUM FINANSKOSTNADER -246 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2017) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER

15 16 Marienfryd Hus C3 Sameiet NOTE: 15 GARANTIANSVAR/ANDEL ANLEGGSMIDLER/LANGSIKTIG GJELD I FELLESANLEGG Selskapet eier 13,06 % av Marienfryd Utomhussameie. Selskapet har solidaransvar for den samlede gjelden i Marienfryd Utomhussameie og garantiansvaret refererer seg til den samlede gjelden i Marienfryd Utomhussameie og utgjør kr ,-. Selskapets andel i Marienfryd Utomhussameie vises i balansen under posten "andel egenkapital i fellesanlegg". Selskapets andel av driftkostnadene og årsresultatet i Marienfryd Utomhussameie er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader sameie". Til orientering vedlegges sameiets regnskap.

16 17 Marienfryd Hus C3 Sameiet 5. INNKOMNE FORSLAG Forslag A) Ikke ha kollektiv avtale om TV fra Get Forslagstiller: seksjon 9, Ansten Slaathaug. Forslag kommet inn muntlig over telefonen. Foreslår å ikke gå videre med kollektiv TV avtale med Get, slik at alle er fristilt til å avgjøre om man ønsker TV eller ikke. Styrets anbefaling: vi anbefaler å fortsette kollektiv avtale. Forslag B) Valg av ny revisor Forslagsstiller: Styret Saksinformasjon: Styret og forretningsfører opplever forsinkelser i prosessen rundt revisors godkjenning av årsregnskap og årsberetning med dagens revisor EY. Det foreslås derfor bytte av revisor fra EY til BDO som forretningsfører OBOS og andre sameier på Marienfryd har gode erfaringer med. Forslag til vedtak: Sameiet bytter revisor fra EY til BDO.

17 18 Marienfryd Hus C3 Sameiet VALGKOMITEEN INNSTILLER FØLGENDE PERSONER: A. Som styremedlemmer for 2 år foreslås: Achraf Bougroug, Hovinveien 37F Åpent verv Styremedlemmer som ikke er på valg: Tone Johansen Hovinveien 37 F B. Som varamedlemmer for 1 år foreslås: Jan Christian Thommesen, Hovinveien 37F C. Som representant til utomhus- og garasjesameiet foreslås: Tone Johansen, Hovinveien 37F Tone Johansen, Hovinveien 37F Garasjesameiet Utomhussameiet

18 19 Marienfryd Hus C3 Sameiet Orientering om sameiets drift Styret Styret kan kontaktes på Vi har også en hjemmeside: Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Marienfryd Hus C3 Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med ISS Facility Service AS. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må den enkelte eier påregne å måtte betale for tjenesten selv. Renhold Sameiet har avtale med Bygårdsservice om renhold av fellesarealene (fra 1. februar 2017). Parkering Sameiet har eget garasjestyre kontaktinformasjon finnes på vår hjemmeside. Nøkler/skilt Nøkler kan bestilles hos styret. Skilt til ringeklokke og postkasse bestilles hos styret. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i SpareBank 1 Skadeforsikring AS med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet.

19 20 Marienfryd Hus C3 Sameiet Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.