Til seksjonseierne i Sameiet Calmeyer

Transkript

1 Til seksjonseierne i Sameiet Calmeyer Velkommen til sameiermøte, mandag 03. april 2017 kl. 17:00 i Hammersborggata 9. (inngang ved siden av Intersport) Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Calmeyer det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Sameiet Calmeyer Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Calmeyer avholdes mandag 03. april 2017 kl. 17:00 i Hammersborggata 9 Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Styret foreslår å dekke negativ årsresultat av sameiets egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag om ny vedtekt 13- Avregning B) Forslag om oppsetting av videokamera ved inngangspartiet Ebbelsgate Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år Oslo, 23.mars 2017 Styret i Sameiet Calmeyer Arild Johan Myrberg/s/ Torbjørn Vik/s/ Gro Wøien/s/

3 3 Sameiet Calmeyer ÅRSBERETNING FOR 2016 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Arild Johan Myrberg Styremedlem Torbjørn Vik Styremedlem Gro Wøien Varamedlem Elisabeth Agre Varamedlem Per Muri Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Calmeyer Sameiet består av 22 seksjoner. Sameiet Calmeyer er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger St. Hanshaugen bydel i Oslo kommune med følgende adresse: Calmeyers gate 1 Gårds- og bruksnummer : Det sittende styret har i perioden hatt fire styremøter i perioden juni 2016 til mars Mye av styrets arbeid foregår for øvrig pr. e-post og telefon mellom møtene. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Calmeyer har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.

4 4 Sameiet Calmeyer Styrets arbeid Det sittende styret har i perioden hatt fire styremøter i perioden april juni 2016 til mars Mye av styrets arbeid foregår for øvrig pr. e-post og telefon mellom møtene. Enkelte saker som styret har jobbet med i perioden: Inngangspartiet mot Ebbelsgate er flyttet lenger ut mot gaten og det er montert ny dør. Ved inngangspartiet i Ebbelsgate er det satt opp et skilt med adresse og «inngang Ebbelsgate». Porttelefonanlegget til boligseksjonene er byttet ut Vegger og dører i inngangspartiet mot Ebbelsgate er malt. Søppelrommet er pusset opp og det er lagt nytt gulv og belysning. Kollektiv kontrakt med Canal digital er reforhandlet og fornyet. Alle boligseksjoner får nå tv-pakke og grunnpakke for bredbånd inkludert i fellesutgiftene. Hele den utvendige fasaden på bygningen er malt, samt det er montert ny belysning rundt bygget på gateplan. Styret har utarbeidet en vedlikeholdsplan for sameiet. I løpet av 2017 skal blant annet innvendige ganger mot boligseksjonene pusses opp. Pr. 1.januar 2017 har sameiet følgende avtaler for drift og vedlikehold: - rengjøring mv. av fellesarealer - brannvernledelse - fjerning av graffiti - feiing av fortau - måking/strøing av fortau - kontroll og service av brannvarslingsanlegg - kontroll og service av nød- og ledelys - service og reparasjon av heis (Otis) - periodisk spyling av sluk på tak og terrasser - beredskapstjeneste vaktmester for hendelser som krever øyeblikkelig utbedring (vannlekkasjer, ødelagt garasjeport, etc.) - Mobilt vakthold og tilkalling ved hendelser (Securitas) Det har ikke vært solgt seksjoner i sameiet i styreperioden.

5 5 Sameiet Calmeyer Sameiet har i dag følgende eiere og leietagere: Seksjon Eier Fremleie Garasje, Calmeyers gate 1 AS Næring 2-6 Kontorutleie, Calmeyers gate 1 AS Næring 7 Ola Collett Ulimoen Nei 8 Tobias Brodtkorb Nei 9 Anders Huitfeldt Nei 10 Odd Steinar Østby Nei 11 Elisabeth og Roar Agre Nei 12 R.Michelet og A.J.Myrberg Nei 13 Norsk post og kommunikasjonsforbund Nei 14 Politiets fellesforbund Ja Unn Alma Skatvold (fremleie) 15 Politiets Fellesforbund Ja Stein Nordahl Wilhelmsen (fremleie) 16 Robin Petterson Nei 17 Torbjørn Vik Nei 18 Gerhard Rinner Nei 19 Jan Zima Ja Henrik Winther Solemslie (fremleie) 20 Remo Frenning Ja Ad de Groen (fremleie) 21 AK Inwest R.Westad Ja Le Thi Thao (fremleie) 22 Erik Fagerland Ja Ørjan Irgens (fremleie)

6 6 Sameiet Calmeyer KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2016 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2016 var til sammen kr mot budsjett ,-. Kostnader Driftskostnadene i 2016 var til sammen kr ,- mot budsjett ,-. Dette er kr ,- høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak arbeider ifbm vedlikeholds/malingsarbeid med inngangsparti og fasader, samt bytte av dører og reparasjoner etter innbrudd/hærverk i oktober. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr ,- og foreslås dekket ved av egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 7 Sameiet Calmeyer KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2017 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Kommunale avgifter i Oslo kommune Oslo Kommune har ikke budsjettert med endring i de kommunale avgiftene for Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2017 har økt med kr Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Calmeyer. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,65 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på økning av felleskostnadene for garasjedriften i 2017 ifbm større vedlikehold i garasjeseksjonen.dette vil være en engangsinvestering for 2017 og det planlegges at fellesutgiftene for garasje vil være tilbake på 2016-nivå fra Utgiftene til vedlikeholdet beløper seg til kr ,- pr seksjon og styret foreslår at seksjonseierene dekker dette som en engangsbetaling medio For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 23. mars 2017 Styret i Sameiet Calmeyer Arild Johan Myrberg/s/ Torbjørn Vik/s/ Gro Wøien/s/

8

9

10 9 Sameiet Calmeyer RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Garasjer Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./- KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

11 10 Sameiet Calmeyer BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, 23. mars.2017 Styret i Sameiet Calmeyer Arild Johan Myrberg/s/ Torbjørn Vik/s/ Gro Wøien/s/

12 Sameiet Calmeyer NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Avregnet næring 2015/ Felleskostnader Seksjonert lokale SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2015/2016, og er på kr ,-

13 12 Sameiet Calmeyer NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 4 500,- NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Hande As og Malerfirmaet MD Vedlikehold AS SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 9 GARASJER KOSTNADER GARASJER Diverse kostnader SUM KOSTNADER GARASJER

14 13 Sameiet Calmeyer NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Vaktmestertjenester Vakthold Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Trykksaker -875 Andre kontorkostnader Porto Bank- og kortgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOSbanken 747 Renter av sparekonto i OBOS-banken SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Avregnet næring 2015/ Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2017) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER

15 14 Sameiet Calmeyer INNKOMNE FORSLAG: Sak A) Forslag om ny vedtekt 13- Avregning Sameiet skal årlig avregne sine utgifter mellom næringsdelen og boligdelen, for mye eller forlite innbetalt beløp skal tilbakeføres eller kreves inn fra næringsdelen. Sak B) Forslag om oppsetting av videokamera ved inngangspartiet Ebbelsgate Det har de siste to årene vært gjort skader og innbruddsforsøk på inngangspartiet, trafoskap og postkassene i inngangspartiet mot Ebbelsgate. Dette har medført kostnader og trygghet blant beboerne og seksjonseiere. Det foreslås å montere ett kamera som overvåker gangen fra inngangsdøren, postkassene og heisdøren. Kameraet vil knyttes til samme krets som den eksisterende overvåkningen i garasjeanlegget og opptakene vil bli automatisk slettet etter 7 dager. Installasjon vil bli tydeligmerket og forskriftmessig meldt til Datatilsynet. Styret ber om sameiermøtes tilslutning til dette.

16 15 Sameiet Calmeyer Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i SpareBank 1 Skadeforsikring AS med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.